Phần 2: Tự luận (6đ)

Công ty XYZ là một công ty chuyên phân phối sản phẩm điện tử. Hằng ngày, căn cứ vào đơn đặt
hàng của các đại lí bán lẻ, lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang
bộ phận kế toán. Căn cứ vào lệnh bán hàng nhận được, bộ phận kế toán sẽ nhập vào phần mềm
quản lí để cập nhật doanh thu bán hàng. Sau đó, phần mềm sẽ in hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất
kho (3 liên).
Liên 1 của lệnh bán hàng được chuyển sang bộ phận bán hàng và được lưu theo số thứ tự. Liên 2
của lệnh bán hàng được đính kèm với 2 liên của hóa đơn và phiếu xuất kho sau đó được chuyển
đến bộ phận kho hàng. Bộ phận kho hàng kiểm tra, ký xác nhận và giao hàng cùng 2 liên của hóa
đơn, 2 liên của phiếu xuất kho cho bộ phận giao hàng. Bộ phận giao hàng kiểm tra và ký xác
nhận, sau đó sẽ đưa lại 1 liên của phiếu xuất kho cho bộ phận kho hàng. Bộ phận kho hàng căn
cứ vào phiếu xuất kho nhận được ghi sổ theo dõi hàng hóa trong kho.
Khi giao hàng cho khách hàng, bộ phận giao hàng lấy chữ ký khách hàng và thu tiền theo số tiền
trên hoá đơn sau đó sẽ giao liên số 2 của hóa đơn cho khách hàng. Ngày làm việc tiếp theo, bộ
phận giao hàng sẽ mang tiền và hoá đơn bán hàng (liên 3) giao cho thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra
tiền, hoá đơn, và dựa vào đó lập phiếu thu tiền gồm 2 liên và ghi nhận vào sổ quỹ. 1 liên của
phiếu thu tiền sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng giữ liên còn lại và hoá đơn bán hàng sẽ
được lưu theo số thứ tự.
Định kỳ, thủ quỹ sẽ lập giấy nộp tiền, sau đó chuyển giấy nộp tiền và tất cả tiền vào ngân hàng
Yêu cầu:
a. Lập bảng mô tả đối tượng và các hoạt động tương ứng của đối tượng & vẽ sơ đồ dòng dữ liệu
cấp quát quá trình trên.
b. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 quá trình trên.
c. Vẽ lưu đồ chứng từ mô tả quá trình trên.
Đối tượng Hoạt động (Liệt kê theo thời gian)
ĐL - Chuyển đơn đặt hàng => BPBH
- Nhận đơn đặt hàng
BPBH
- Lập lệnh bán hàng (3 liên)
1.0
- Chuyển lệnh bán hàng (3 liên) => BPKT
BPKT - Nhận lệnh bán hàng (3 liên)
2.0 - Nhập liệu
- Cập nhật dữ liệu
PM - In hóa đơn (3 liên) + in PXK (3 liên)
2.0 - Chuyển liên 1 LBH => BPBH
- Chuyển liên 2 LBH + 2 liên hóa đơn + 2 liên PXK => BPKH
- Nhận liên 1 LBH
BPBH
- Lưu theo STT
- Nhận liên 2 LBH + 2 liên hóa đơn + 2 liên PXK
BPKH - Kiểm tra
3.0 - Xác nhận
- Chuyển 2 liên hóa đơn + 2 liên PXK => BPGH
- Nhận 2 liên hóa đơn + 2 liên PXK
BPGH - Kiểm tra
4.0 - Ký xác nhận
- Chuyển lại 1 liên PXK => BPKH
BPKH - Nhận 1 liên PXK
5.0 - Ghi sổ kho
KH - Chuyển tiền cho BPGH
- Nhận tiền
BPGH
- Lấy chữ ký
6.0
- Chuyển liên 2 hóa đơn => KH
KH - Nhận liên 2 hóa đơn
BPGH - Chuyển tiền + liên 3 hóa đơn => TQ
- Nhận tiền + liên 3 hóa đơn
- Kiểm tra
- Lập phiếu thu (2 liên)
TQ
- Ghi sổ quỹ
7.0
- Chuyển 1 liên phiếu thu => BPGH
- Lưu 1 liên phiếu thu còn lại
- Lưu hóa đơn liên 3 theo STT
BPGH - Nhận 1 liên phiếu thu
TQ - Lập giấy nộp tiền
8.0 - Chuyển tiền + GNT => NH
NH - NH nhận tiền + GNT