‫صندوق الضمان االجتماعي ‪-‬ليبيا‬

‫القرية العائلية السياحية ـ قاريونس ـ بنغازي ـ ليبيا‬

‫‪WEBSITE.INFO@LCCHD.COM‬‬
‫‪WWW.LCCHD.COM‬‬

‫صياغة املراسالت‬

‫اإلدارية والرمسية‬

‫إعـداد المدرب ‪ /‬صباح عبدالوهاب الشيخي‬

‫مستشار قانوني بصندوق الضمان االجتماعي‬
 ‫املقدمة‬

‫—النرضر—عض —محررهض —وكضاا—‬ ‫يشعر—المرء—عند—قراءة—المراسالت——اإلدارية—بغض‬ ‫—‬

‫عض —يعتعا ض —نا—هنض —و ضضدة— ض —الاععتـضضـر—وتج نسض—— ض —السضضيمي—يمتعهض —عض —‬

‫المراسضضالت—االخضضرع—عيضضي—سضضعتا—الم ض —الخ صضضة—نو—الاج ريضضة—ويضضد —عيضضي—نا—‬

‫لإلدارة—نسيمب——خ ص——ب —يعط —صعغة—رسمتة—لكا ب ت —اإلدارية—‬

‫كم —نن —تامتـع—بعنتة—مشععة—بروح—المصيحة—الع مة—ول اا—يجض —نا—تعضره —عض —‬ ‫—‬

‫ع لتا —وتععر—بمضمح—وبكتفتة—مف ممة—لدع—الجمتع—‪——.‬‬

‫—و——رغضضح— رصض —عيضضي—الدقضضة— ض —السضضيمي—تجانض —الاع ض بتر—المع ضضدة—والصضضت —‬ ‫—‬

‫الفخمة—نو—الركتكة—وتسعي—إلي—نساعم —نسيمي—واضح—وبستط‪.‬‬
 ‫—‬
‫تعريف المراسالت اإلدارية‬

‫تعريف الرسالة ‪ :‬ععض رة—عض —ورقضة—مكامبضة—يكضما—ل ض —صضفة—الاراسضا—ويكضما—‬ ‫—‬

‫مرسي —شخص——ع دي———نو—شخص——معنمي———‪—.‬‬

‫تعريف الرساالة اإلدارياة ‪—:‬هض —نضمم—مض —ننضمام—الكا بضة—الم تفتضة—وت ضم —عيضي—‬ ‫—‬

‫نس س—االتص —الكا ب —بت —ج ات ——‪—،‬وه —كا—مخ يعة—مكامبة—تاح—بضت —ج اضت —‬

‫—‬ ‫—نو—العكضب‪,‬نو—بضت —شخصضت —لغضر‬ ‫رسضمتات ——‪,‬نو—بضت —ج ضة—رسضمتة—وشضخ‬

‫و تف —‪—.‬‬

‫—‬

‫خصائص المــراسالت اإلدارية‬

‫‪ ‬احترام التسلسل اإلداري‬

‫تشكا—اإلدارة—بنتة—هرمتة—واسعة—ومنرمة—تسيسيت——— نجد—داخي ——‪—:‬‬

‫‪ o‬سيطة—تسيسيتة—تم رس—م —نعيي—إلي—نسفا——‬

‫‪ o‬مرؤوسته——تسيسيتة—مـــــــــــ —نسفـــا—إلي—نعيــــــي——‬

‫‪ ‬وينااتع ا أحتـااـرام التسلساال اإلداري—انضضضع ي—تعضضح—بدونضضه—الفمضضضي—المطي ضضة—‬

‫وتععضضضر—المراسضضضالت—اإلداريضضضة—بإسضضضامرار—عضضض —هضضضاا—اال اضضضـرا —بماسضضضطة—تعضضض بتر—‬

‫ومفردات—خ صة‪— .‬‬

‫—‬
 ‫—‬

‫‪ ‬إا—ذوي—الخعضضضرة—يعضضضـر ما—عالمضضض ت—اال اضضضرا —الضضضضرورية—ليمح رضضضة—عيضضضي—‬

‫—المصضطيح ت—‬ ‫—الاعض بتر—وبعض‬ ‫الاسيسا—بت —مضم ف —اإلدارة—‪—،‬كضالأ—نا—بعض‬

‫—الخضضرع—من ض —عنضضد—‬ ‫ال—تسضاعما—إال—إذا—ك تض —الضضرمتب—مرؤوسضته—بتنمض —تخصض‬

‫مك تعضضة—المضضرؤوس—رمتسضضه——كمض —تسضضاعما—تعض بتر—خ صضضة— ض — لضضة—مض —إذا—تك تض —‬

‫مم ف ا—ماس وي ا—نو— — لة—تماضع—الضرمتب—نمض —مرؤوسضته—‪—،‬فهكااا يكاتا‬

‫الرئيس مرؤوسيه ‪—:‬‬

‫‪ -‬يطي —منكح— ضمر—االجام م—الاي—ستنع د بمقر اإلدارة ‪.‬‬

‫‪ -‬أحيطكم علما ‪...‬‬

‫‪ -‬أطلب منكم االلتزام بتسوية هذه القضية في أقرب اآلجال‪.‬‬

‫‪ -‬أطلب منكم أن تتسموا بروح المبادرة في المستقبل ‪.‬‬

‫‪ -‬يج —عيتكح—تنفتا—هاه—الم مة—‪——.‬‬

‫‪ -‬تكيفما—باعمتح——نمرن ‪— .‬‬

‫‪ -‬عيتكح—نا—تملما—اهام م —ب لغ —إلي—إنج ز—هاا—المشروم‪— .‬‬

‫‪ -‬آمضضركح—مضض —اصا— صضض عدا—ب اللاحضض —بعميكضضح—عيضضي——تمضض —السضض عة—السضض بعة—‬

‫والنصف‪.‬‬
‫—‬ ‫—‬
‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬
 ‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫—‬

‫‪ ‬المراسالت—الرسمتة—الممج ة—م —المرؤوس—ليرمتب——‬

‫‪ -‬نـــمد—نا—ن ـــــد —لكح—بت ن —ع —نا مج—م ما —‪.......‬‬

‫—عيتكح—نســـــع ي‪— .......‬‬ ‫‪ -‬يطت —لــــ —نا—اعــــر‬

‫‪ -‬يشـــــــر ن —آا—نلاـــمب—منــــــكح——الذا——‪—........‬‬

‫‪ -‬إن —لممنما—لكح—ع —االهام —الاي—تملمنه—لطيع —‪—....‬‬

‫‪ -‬يسعدنـ —نا—نوا تكــح—ر اــــه—ب لا ريـــــــــر——‪—.......‬‬
‫—‪——...‬‬ ‫‪ -‬اقارح—عيي—ست دتكح—الاعديا—اصت —ليمشروم—الاي—يخ‬
‫مع لتكح——‪——،‬سع دتكح——‪—،‬نرجم—منكح——‪—،‬كم —اعادن —م —سع دتكح——‪ —،‬رصكح——‪—....‬وهكاا——‬
‫—‬

‫—‬
‫‪ ‬وم أمثلة التعابير المستعملة بي الموظفي المتساوي ‪:‬‬
‫‪ -‬يشر ن —نا—نخعركح—‪................‬‬
‫‪ -‬يشر ن —نا—ن تطكح—عيم —‪..........‬‬
‫‪ -‬يشر ن —نا—نيي —منكح—قعم —‪......‬‬
‫‪ -‬يشر ن —نا—نوا تكح—‪...............‬‬
‫‪ -‬يشر ن —نا—نوجه—إلتكح—‪...........‬‬
‫‪ -‬يشر ن —نا—اقارح—عيتكح—‪—........‬‬

‫‪ ‬روح—المســـــــــؤولتة—‬

‫إا—المراسضضالت—اإلداريضضة—تيضضع —اإلدارة—نمضض —العمضضم —‪ —,‬لسضضيطة—الممقعضضة—عيضضي—‬

‫الرس لة——ه —الا —تاحما—مسؤولتة—م —تاضمنه—ولم—لح—تصدر—عن ‪——.‬‬

‫—‬
 ‫—‬

‫وتاجيي—المسؤولتة— ــــــــ —بت ا—السيطة—الممقعة—— تث—يج —ذكر—اسضح—الممقضع—‬

‫بمضضضمح—‪—,‬ممض —يعطض —نهمتضضة—ليامقتضضع——كمض —يجض —نا—يكا ض —االسضضح—كض مال—نسضضفا—‬
‫تمقتعه—مع—بت ا—صفاه—ال نمنتة‪—.‬‬

‫وبم —نا—الممقع—ييع —نفسضه—وييضع —اإلدارة—كضالأ—‪ —،‬تاعضت —عيتضه—نا—يععضر—بضاحف —‬

‫كيم —تعيق—المر—ب تخ ذ—قرار—ال—يدخا— —نط —اخاص صض ته—‪—،‬نو—باعيتض —وقض مع—‬
‫وتصريح ت—لح—يامك —م —الاح تق—من ‪—.‬‬
‫—‬

‫‪ ‬الموضـــــــــــو ية‬
‫تعما—اإلدارة— —خدمة—الجمتع—والص لح—الع —ولالأ—عيت —نا—تاصف—ب لنعاهضة—‬
‫والممضمعتة‪—،‬كم —يج —نا—ال—تععـر—ع —المشض عر—الشخصضتة— محررالمراسضية—‬
‫ن درا—م —يكما—ممقع‬

‫وم —ج ضة—نخضرع— ضإا—الممقضع—ال—يحضرر—ب سضمه—ولكض —ب سضح—اإلدارة—وبنض ء—عيضي—‬

‫الم —الا —يعاول —داخا—المصضيحة—ويجض —نا—تكضما—المراسضية—الممقعضة—ممكنضة—‬
‫ال عم —م —يرف—ني—مم ف—ننتطت—به—نفب—الم ‪—.‬‬

‫عيضضي—المحضضرر—إذا—نا—ياجن ض —الاع ض بتر—الا ض —يطغضضي—عيت ض —الط ض بع—الع ض يف —نو—‬

‫االنفع ل — م ال—‪—:‬‬

‫ال—نكا —‪—:‬نعي —لكح—ع —(لن —عع رة—مف جئة—ومععجة)—‬

‫با—نكا —‪—:‬يشر ن —نا—نن —إلي—عيمكح—ننه—‪.......‬‬

 ‫‪ ‬المجـــــــــــاملة‬
‫تعاعـر—المج مية—ناتجة—ليممضمعتة— تث—تاجيي— —ا ـارا —الفضمار —الاسيسضيتة—‬
‫عيي—المراسية—اإلدارية—نا—تاجن —الاع بتر——المععجة——(المض ي ة)—نو—المحا ضرة——‬
‫وكالأ—المال ر ت—الص رمة‪—.‬‬

‫———————————— ال—نكا —م ــــــــال——‪——:‬ييعكح—ت ه—نو——م ـــــــــــــــتر—ليسخريةــ——‬

‫———————————————————————————با—‪—:‬ييعكح—ال—نس س—له—م —الصحة‪— .‬‬

‫قراركح—عع رة—ع —نستج—م —العالهة—(الغع وة)—‬

‫با—‪—:‬ولك —قراركح—تن صه—الماقعتة‪.‬‬

‫—و—ياجن —المحرر—اإلداري—نيض —إعط ء—صتغة—جد—عنتفة—لألجمبة—السيعتة—الا —‬

‫—م —خ رج—اإلدارة—با—يج —‬ ‫هم—بصدد—الاععتر—عن —‪—،‬ستم —عند—مك تعة—شخ‬

‫نا——يخفف—م — دة—هاه—الجمبة—السيعتة—‪—.‬‬

‫فمثال ال نكتب ‪-:‬‬

‫—ييعأ—‪—،‬نو—يؤسفن —نا—نخعر —بأا—ييعأ—غتر—م عم ‪.‬‬ ‫‪ -‬نر‬

‫‪— -‬ولك — —الرروف—الراهنة—ال—يمكنن —االساج بة——لطيعكح‪.‬‬

‫‪ -‬نو—نخضضات—ييعضضأ—بعضضت —االعاعض ر—وسضضتحري—بض ل عم —عنضضدم —تسضضمح—الرضضروف—‬

‫بالأ‪.‬‬

‫—‬
 ‫—‬

‫‪ ‬الحـــــذر‬
‫تضضرتعط—هضضاه—الصضضفة—ارتع يض——وثت ض —بضضروح—المسضضؤولتة—وب لممضضضمعتة—والمج ميضضة—‬

‫ويج —نا—تاصف—المراسضية—اإلداريضة—داممض —ب لحضار—لنضه—تيضع —مسضؤولتة—اإلدارة—‬

‫بأكمي —وكا—خطأ—نو—اهم ——نبرزته—المراسية——اإلداريضة—سضتععيه—الجم ضمر—إلضي—‬

‫مجممم—اإلدارة—‪—.‬‬

‫—‬ ‫ولايطتضضف—صضضتغة—الاعع ضـتر—ع ض —ني—رني—نو—وج ضضة—نرضضر—يمك ض —اسضضاعم —بع ض‬

‫الصت —الا لتة——‪——-—:‬‬

‫‪ -‬نرع—م —ج ـا —ننه—م —ال ضا—‪— —,‬نرضري‪ —،‬تمض —يخصضن —‪——،‬ير ضر—لض ‪—،‬‬

‫يعدو—ل ——‪— .....‬‬

‫‪ ‬الدقـــــــة والصحة‬

‫تعاـعر—هـ ت ا—الصفا ا—ضروريا ا—لية——وثت ة—م —وثـ مق—العضـما—الاضـ —ينعغضـ —‬

‫نا—تكضضضما—واضضضضحة—ومف ممضضضة—مضضض —لضضضدا—الجمتضضضع— اضضضـي—يامكنضضضما—مضضض —تطعتضضضق—‬
‫م اضضضت ت —واسضضاخالا—نا مج ض — ض —عمي ضضح——وتعاضـعر—ضضضرورية—كضضا—المتضـعات——‬
‫نو(اإلشضض رات)—الاضضـ —تمكضض —مضض —مط ب اضضـ ——والع ضضمر—عيضضي—سضضماب —كـــضضـ———”—‬
‫الا ريخ‪—،‬رقح—الاسجتا‪—،‬الممضمم—‪—،‬المرجع——‪—،‬المرسا—إلته“—م ـــا—‪— -—:‬‬

‫‪ -‬جوابا على رسالتكم المؤرخة في ‪ .........‬رقم إشاري ‪.........‬‬

 ‫‪ ‬الوضـــــوح و اإليجـــاز‬
‫—واضضح —— ض —الرسض لة—االداريضة—إذا—كض ا—دقت ض——وصضحتح——وكيمض —تضح—‬ ‫يكما—الضن‬ ‫—‬
‫اساعم —كيمة—صحتحة— —مك ن ـ —المن سض —كضالأ—إذا—تضح—تجنض —االسضاطرادات—‬
‫العامدة—والجما—والصت —الك ر—تع تدا‪—.‬‬

‫—‪—.‬ويضضاح—المضضضمح—عيضضي—العمضضم —ب جان ض ي—الجمضضا—الطمييضضة—‪—،‬وم ض —ج ضضة—نخضضرع—يجضض —‬

‫االقاصض ر—عيضضي—مض —هضضم—هض ——وضضضروري—وذلضضأ—ب سضضاعم —الصضضت —الدقت ضضة—والصضضحتحة—‬
‫—اإليج ز—لا—المكامي—اإلداري—هم—وستية—ليعما—بحتضث—ال—‬ ‫واجان ي——االين ي—و—يفر‬
‫ينعغ —ضت م—المقت— ض —قضراءة—المكاضمي—بضا—يجض —نا—يجضد—ال ض رع—كضا—العن صضر—الاض —‬
‫ت مه—بدوا—تع تد‪—.‬‬
‫—‬

‫أنواع املراسالت اإلدارية ‪:‬‬

‫‪ ‬المراسالت الرسمية ذات االتجاه الخارجي ‪:‬‬

‫هي المراسالت التـي تصدر عن هيئة حكومية أو منظمة خاصة وترسل إلىى جةىة‬
‫ما تقع خارج حدود السلطة اإلدارية المباشرة للجةة المرسلة ‪.‬‬

‫مثال‪ :‬الرسائل المرسلة من دولة إلى دولة ‪ ،‬أو من وزارة إلى أخرى‪.‬‬ ‫—‬
‫—‬

‫‪ ‬المراسالت الرسمية ذات االتجاه الداخلي ‪:‬‬

‫هي المراسالت التي يتم تداولةا داخل االدارة ذاتةا ‪.‬‬
 ‫‪ ‬المراسالت الرسمية ذات االتجاه النازل ‪:‬‬
‫تصدر من جةة إدارية عليا وتتجه إلى من هم أدنى منةا مرتبة إدارية‪.‬‬

‫‪ ‬المراسالت الرسمية ذات االتجاه الصاعد ‪:‬‬

‫تصدر من جةة إدارية أدنى إلى جةة إدارية أعلـى ‪ ,‬كأن ترسىل مىن المرؤوسىين‬
‫إلى الرؤساء وعادة ما تكون بلةجة لطيفة تدل على احترام المستوى الرئاسي األعلى‬
‫ويتم التحدث فيةا بصيغة الجمع في الغالب‪.‬‬

‫الصيغ اخلاصة بالتعبري اإلداري‬

‫سىىبأ أن أشىىرنا إلىىى أن التحريىىر اإلداري ال يفتىىرن أسىىلوبا ونحىىوا خاصىىا ‪،‬‬

‫غيىىر أن خصوصىىيته تفىىرن عليىىه بعىىن المصىىطلحات وبعىىن التعىىابير والصىىي‬

‫الخاصة التي تتكرر أكثر من غيرها والتي باستعمالةا تسةل مأمورية المحرر‪ .‬وكمىا‬

‫هو الشأن في كل تسلسل اختصاصىي أو مةنىي تسىتعمل هىذه المصىطلحات غالبىا إمىا‬

‫ألنةا متطابقة أكثر مع حاجيات اإلدارة أو ألنةا تبرز فىوارق دقيقىة فىي المعنىى غالبىا‬

‫ما تفرضةا طبيعة اإلدارة‪.‬‬

 ‫صيـــغ النـــداء‬

‫‪ ‬مثــــــل ‪- :‬‬
‫——الســــتد——‪—-‬الســـتد—المدير—–—الســـتد—السفتر—‬
‫—الســــــتد—المزيـــر—–—الســتد—ال نصا—العــ ——‬
‫—الســــــتد—الرمــتب—–—االساــــ ذ—‪——-‬اصنســـة——‬
‫—‬

‫صيـغ البـــدء‬

‫‪ ‬مثــــــل ‪- :‬‬
‫ب إلش رة—الي— كا بكح رقح ‪ / /‬ت ريخ‪— / /‬‬

‫اثعت ادن ه بالغ دولة رمتب المزراء رقح ) ( لسنة‬

‫—ج ءن م الستد وزير ‪ ….‬بكا به رقح ) ( لسنة ‪ / /‬ت ريخ‪/ /‬‬

‫ابعث التكح بنسخة م تعيتم ت … رقح ) ( لسنة‬

‫————بنــ ء—عيي—م —ورد— —خط بكح—‪—....‬‬

‫———جــماب —عيي—رس لاكح——با ريخ—‪—......‬‬

‫———يشر نــ —نا—نثتر—اناع هكح—‪—.........‬‬

‫———يطت —ل —نا—نن —الي—عيمكح—‪— .....‬‬

 ‫صيـغ العرض‬

‫الممضمم ‪—.‬‬ ‫الا تعر‬ ‫ي صد بعع رات العر‬

‫‪ ‬م ــــا—‪—-—:‬‬
‫———نساسمـــــــح—بأا—نوضـــح—‪—.....‬‬
‫———يعـــدو—م —ال ضا—والمالمح—‪—....‬‬
‫——نلفــت—اناعـــــ هكــــح—إلــــي—‪——....‬‬
‫———نولـــــي—اهام مــــــــــــــ —‪—.....‬‬
‫———ال—يسعنــ —إال—نا—نضتف‪— .......‬‬
‫الحسع ا‪.....‬‬ ‫———يُؤخا‬
‫———تح م يسادع —‪ ،‬ثمة م يؤدي ‪ ،‬ثمة م يحصا عيي—‬

‫صيغ السرد‬

‫‪ ‬م ـــا—‪—-—:‬‬
‫———— ـــــ —بــــــداية—المـــــــــر‪—........‬‬
‫————مــــ —نــ تـــة—نخــــــــرع‪—........‬‬
‫———— ضــال—عـــــــــ —ذلـــــــأ‪—.........‬‬
‫————نوال—‪——-‬ث نتـــــ —–—واختــــرا—‪——.......‬‬
‫—‬
‫—‬
 ‫صيغ االنتقال‬

‫‪ ‬م ــــــا—‪-—:‬‬
‫ومـــــ —ج ة—نخـــــــــــــرع—‪— ...........‬‬
‫بعكب—نو—بخــــــالف—ذلــــأ—‪——...........‬‬
‫—مـــ —ذلــأ‪— ...........‬‬ ‫عيـــــي—الن تـ‬
‫زي دة——نو—عــالوة—عيـي—ذلأ‪—............‬‬
‫—ب لم بـــــــــــا‪—.....................‬‬
‫تمـــ —يخصنـ ‪— .....................‬‬
‫—‬
‫— صيغ اخلامتة‬

‫‪ ‬م ــــــا—‪——-—:‬‬
‫———تفضيما—ب عم —نسمي—عع رات—اال ارا —والا دير‪—.‬‬
‫———تفضيما—ب عم — مق—اعاع ري—‪—.‬‬
‫——لكـــح— مق—ا ارام —وت ديري‪—.‬‬
‫——لكـــح—من — مـــــــــق—الاح يـــ ‪—.‬‬
‫——مع—جــــعيا—الشكر—والا ديـــر‪—.‬‬
‫——ش كــرا—لكح— ســـ —تع ونكــح‪— .‬‬
‫—‬
‫—‬
 ‫ميكن تقسيم اجلمل اخلتامية يف الكتب الرمسية اىل ثالثة‬

‫جمموعات‪:‬‬
‫ً‬
‫اوال ‪ :‬الجمل الختامية في الكتب الرسمية الصادرة من المؤسسة الى مستوى أدنى ‪-‬‬
‫أي الى دائرة تابعة لةا ومن االمثلة عليةا ما يلي ‪—-:‬‬
‫راجيا االطالع و االيعاز …للتقيد بمضمونه‪.‬‬
‫راجيا االطالع ‪...‬على مضمونه و أخذ تواقيعةم اشعارا بالتبلي ‪.‬‬
‫أرجو تزويدهم قسم ‪...‬بالسرعة الممكنة‪.‬‬
‫ً‬
‫ثانيا ‪:‬عبارات الجمل الختامية في الكتب الرسمية الصىادرة مىن دائىرة الىى مسىتوى‬

‫اعلى‪:‬‬

‫‪ ‬تقتضي قواعد التسلسل االداري عند مخاطبة المستويات العليا مراعاة االدب‬
‫المسلكي في العبارات الختامية كما هو الحال في العبىارات االفتتاحيىة و اهىم‬
‫الجمل الختامية في هذه الحالة هي ‪:‬‬

‫" رجاء التكرم بالعلم "‬

‫الكتىاب توصىيل معلومىات لمىن‬ ‫‪ o‬و تسىتخدم هىذه العبىارة عنىدما يكىون هىد‬
‫يشغلون مناصب ادارية عليا‪.‬‬

‫" رجاء التكرم بالموافقة "‬

‫‪ o‬و تستخدم هذه العبارة عندما يقترح الكتاب الرسمي حال لمسألة يعرضةا‪.‬‬

‫"رجاء التكرم بالموافقة " أو " ولكم الرأي فيما ترونه مناسبا " أو " رجاء التكرم‬
‫بإجراء الالزم"‬
‫الكتاب الرسمي الحصىول‬ ‫‪ o‬و تستخدم احدى هذه العبارات عندما يكون هد‬
‫االدارة تث يكضما المرسضا‬ ‫عيي تمجته او ابداء رني م السيط ت—العيت‬
‫تيجضأ المرسضا الضي‬ ‫غتر ق در عيي ا المشكية الا يع لج الكا ي الرسضم‬
‫رمتسه اوالي المسامي ت العيت ي لع الرني و المشمرة‪.‬‬

‫ً‬
‫ثالثـا ‪:‬ععض رات الجمضا الخا متضة ض الكاض الرسضمتة الصض درة مض دامضرة الضي دامضرة‬

‫المسامع وم االم ية عيي هاه—الجما م يي ‪—:‬‬ ‫نخرع مم ثية‬

‫نأما تع ونكح م نجا‪—.....‬‬

‫يرجي المما ة—عيي—‪......‬‬

‫يرجي إجراء الم اض ‪—.‬‬

‫‪ ‬اجلوانب الفنية يف كتابة املراسالت االدارية‬

‫هي الشروط التي تنصب على شكل الرسالة الخىارجي والجوانىب الفنيىة هىي‬ ‫—‬
‫و مسىتقبل الرسىالة و تتضىـح أهميىة‬ ‫التـي تعكس االنطباع الطيب لدى قىار‬
‫الحفاظ علىى الشىروط الشىكلية إذا نظرنىا إلىى رسىالة مكتوبىة علىى ورق مىن‬
‫نوع رديء أو لم يحسىن تنسىيقةا ‪ ,‬فةىي بىذلل لىن تتىـرل االنطبىاع والقبىول‬
‫الحسن لدى متلقييةا‪.‬‬

‫فاالهتمام بالنواحي الفنية للرسالة يساعد في عملية الحفىظ والقىراءة ومىن ثىم‬ ‫—‬
‫المنشود ‪ ،‬و تشمل الجوانىب الفنيىة نىوع الىورق المسىتخدم و‬ ‫الوصول للةد‬
‫و‬ ‫لونه و مقاسىاته ‪ ،‬و كىذلل تنسىيأ الرسىالة مىن حيىث المسىافات و الةىوام‬
‫التـرقيم و أجزاء الرسالة من اسم و عنوان المرسل و تىاري و رقىم الرسىالة‬
‫بالكيفية التالية ‪:‬‬
‫‪ ‬الورق المستخدم ‪ :‬يجب على االدارة أن تختار من الورق المستخدم الورق‬
‫المالئم الذي يتناسب مع طبيعة الرسالة وفأ مواصفات محدده من حيث ‪:‬‬

‫‪ ‬اللـــــون ‪ :‬إن أفضل لون هىي األلىوان الفاتحىة ألنةىا أكثىـر رسىمية ‪ ,‬مريحىة‬
‫للعين ‪ ,‬والكتابة عليةا أكثىـر وضىوح ‪ ،‬و يفضىل اللىون األبىين الن الكتابىة‬
‫علىىى الىىورق األبىىين عىىادة مىىا تكىىون أوضىىح واقىىل تكلفىىة وتغيىىرا مىىع مىىرور‬
‫الزمن‪.‬‬

‫‪ ‬النوع ‪ :‬يجب أن يختار الورق القوي الجيد الملمس الناعم وغـير قابل للتلى‬
‫‪ ،‬ويىدخل فىي تصىنيفه‬ ‫‪ ،‬وهو الورق الذي يدخل فىي صىناعته بعىن القمىا‬
‫شيء من النسيج وأن ال يتغـير لونه إلىى اللىون األصىفر ويتحمىل الحفىظ لمىدد‬
‫طويلة ‪.‬‬

‫‪ ‬المقاس ‪ :‬تخضع مواصفات الرسالة إلى مواصفات و مقاسات محىددة طبقىا‬

‫للمواصفات الدولية‪.‬‬

‫‪ o‬المسافات ‪ :‬هي الفراغات المتروكة داخل الرسالة سواء بين كلمة وأخرى‬
‫وبين السطر واآلخر أو بين الفقرة واألخرى‪.‬‬
‫ويجب توزيع هذه المسافات توزيعا متناسقا داخل الرسالة مما يعطيةا شكال‬
‫جماليا ورونقا وقبوال‪.‬‬
‫‪-‬المسافة بين السطر والسطر الذي يليه مسافة سطريه‪.‬‬
‫‪ -‬المسافة بين الفقرة والتي تليةا مسافة فقرية‪.‬‬
‫‪ -‬مسافة بداية الفقرة‪.‬‬

‫‪ o‬الهوامش ‪ :‬هو المسافة بين حافة الورقة والكتابة سواء كان من اعلى‬
‫الرسالة أو من اسفلةا من الجةة اليمنى أو اليسرى ‪.‬‬
 ‫‪ o‬دور الهامش ‪:‬‬
‫واضحا في تنسيأ الرسالة و اظةارها بمظةر جميل‬ ‫ويبدو دور الةام‬
‫وجذاب‪.‬‬

‫‪ o‬فوائد الهوامش ‪:‬‬

‫خاصة اذا تعرضت أطرافةا للتمزق من‬ ‫‪ -‬يحافظ على الرسالة من التل‬
‫كثرة االستعمال والتداول ‪.‬‬
‫عمليه حفظ الرسالة في الملفات الخاصة بةا ‪.‬‬ ‫‪ -‬تسةل الةوام‬
‫يعطي الرسالة شكال جميال و رونقا جذابا ‪.‬‬ ‫‪ -‬الةام‬
‫الرسالة من التزوير ‪.‬‬ ‫‪ -‬يحمي الةام‬

‫أجـــــــزاء الرسالة ‪:‬‬

‫أجزاء الرسىالة مىن األمىور المةمىة فىي الرسىالة الن الرسىالة الجيىدة عىادة مىا‬
‫تتكون من عناصر و أجزاء أساسية هي ‪:‬‬

‫الرسهالة ‪ -‬المرفقهات و المشهووعات‬ ‫اسم المرسل و عنوانه ‪ -‬رقهم تهاري‬

‫‪ -‬مـــــــهـتن‬ ‫‪ -‬الموضوع ‪ -‬اسهم المرسهل يليه و عنوانه ‪ -‬تحيهة االفتتها‬
‫الرسالة ‪.‬‬

‫‪ ‬اسم المرسل و عنوان ‪ :‬في اي مؤسسة أو جةة ادارية سواء كانىت عامىة‬
‫أو خاصىة فىىي جميىع المطبوعىىات الرسىمية يكتىىب اسىم المرسىىل و عنوانىه فىىي‬
‫صدر الرسالة و يشتمل على اسم الوحدة االدارية وعنوانةا و شىعارها و رقىم‬
‫و البريد االلكتروني ‪.‬‬ ‫الةات‬

‫و يجب ان تطبع هذه البيانات باأللوان المريحة و بشكل جىذاب و تسىاعد هىذه‬
‫البيانات على توجيه الرد على الرسائل المتبادلة بين الجةات ااالدارية ‪.‬‬
‫‪ ‬الرقم االشاري وتاري الرسالة ‪ :‬الرقم والتاري من العناصر المةمة فىالرقم‬
‫يوضىىىح و يحىىىدد تسلسىىىل الرسىىىالة فىىىي سىىىجل الصىىىادر العىىىام و يوضىىىح رقىىىم‬
‫الموضىىوع الىىذي يعالجىىه الخطىىاب و يسىىاعد رقىىم الرسىىالة علىىى تسىىةيل عمليىىة‬
‫االتصىىال المتبىىادل بىىين الطىىرفين و يسىىاعد فىىي عمليىىة فةىىم الرسىىالة والرجىىوع‬
‫اليةا عند الحاجة ‪.‬‬

‫اما بالنسبة للتاري أهميته في تحديد الزمن أو الوقت الذي كتبت فيه الرسىالة‬
‫و أصبحت وثيقة رسمية أو قانونية ‪.‬‬

‫‪ ‬المرفقات والمشووعات ‪ :‬هو كل ما يرفأ بالرسالة من طرود أو خرائط أو‬

‫تقارير أو محاضر أو رسومات أو ماشابه ذلل ‪.‬‬

‫و يشار إلى عدد المرفقات في مكان مخصص لةا و عندما تكون المرفقات‬
‫مةمة جدا فيفضل ان يشار اليةا في صلب موضوع الخطاب مثل (نرفأ لكم‬
‫طية‪. ).....‬‬

‫‪ ‬الم هـوضوع ‪ :‬هىىو عبىىارة عىىن تلخىىيص لموضىىوع الرسىىالة يىىذكر فىىي صىىدر‬
‫الرسىىالة فىىي الجةىىة اليسىىرى منةىىا و يسىىاعد كاتىىب الصىىادر والىىوارد فىىي اداء‬
‫عملةمىىا بسىىةولة و بىىدون عنىىاء و ذلىىل بمجىىرد القىىاء نظىىرة علىىى موضىىوع‬
‫الرسىىالة و توجيةةىىا إلىىى الجةىىة أو القسىىم المخىىتص دون تضىىييع الوقىىت فىىي‬
‫قراءتةا ‪.‬‬
‫‪ ‬اسههم المرسههل الي ه و عنوان ه ‪ :‬مىىن الضىىروري ذكىىر اسىىم المرسىىل اليىىه فىىي‬
‫الرسالة و جرت العادة في المنظمات الحكومية ان توجه الرسىائل لالشىخاص‬
‫حسب مراكزهم الوظيفية دون ذكر اسماء أو عناوين‪ .‬فالرسىالة يجىب أن تبىدأ‬
‫بكلمة تكريم حسب مكانة الشخص أو مركزه الوظيفي مثل ‪:‬‬

‫‪ ‬معالي ‪ ,‬فضيلة ‪ ,‬المكرم ‪ ,‬السيد ‪ ,‬و أن تخىتم الرسىالة بعىد ذكىر اسىم المرسىل‬
‫إليه بكلمة مثل ‪:‬‬

‫‪ ‬المحترم ‪ ,‬الموقر ‪ ,‬حفظة هللا‪ .‬أما بالنسبة لعنوان المرسىل إليىه فىان ذكىره فىي‬
‫الخطىاب‬ ‫الرسالة يساعد كاتب الصادر في كتابة عنوان الخطىاب علىى مغلى‬
‫يحمل عنوان جةة أخرى‪.‬‬ ‫و عدم وضعه في غال‬

‫‪ :‬تعتبر من العناصىر غيىر الرئيسىية و كثيىر مىن الكتىاب يىرى‬ ‫تحية االفتتا‬ ‫—‬
‫شىيئا جديىىدا إلىى الرسىىالة إال أن‬ ‫االسىتغناء عنةىا و ذلىىل بحجىة أنةىىا ال تضىي‬
‫أصول التةذيب و األدب و المجاملة لما لةا مىن اثىر طيىب فىي نفىس قارئةىا و‬
‫يفضل أن تكون بعبارات قصيرة و مختصرة مثل ‪:‬‬

‫السالم عليكم و رحمة هللا و بركاته ‪ ,‬بعد التحية ‪ ,‬تحية طيبة‪.‬‬

‫مهههتن الرسهههالة ‪ :‬يشىىىمل الموضىىىوع الرئيسىىىي للرسىىىالة و يفضىىىل أن تحمىىىل‬ ‫—‬

‫الرسالة الواحدة موضىوعا واحىد يسىاعد علىى حفظةىا فىي الملفىات الخاصىة و‬
‫إذا كانىىت الرسىىالة تعىىالج أكثىىر مىىن موضىىوع وجىىب تقسىىيم مىىتن الرسىىالة إلىىى‬
‫فقرات كل منةا يمثىل فكىرة مسىتقلة حتىى يسىاعد علىى فةمةىا مىن قبىل القىار‬
‫كما يجب اإلشارة إلى رقم وتاري الرسىالة السىابقة عنىدما تكىون الرسىالة ردا‬
‫عليةا أو متعلقة بةا و بةذا يمكن تذكير المرسل إليه بالموضوع دون رجوعىه‬
‫إلى الرسالة السابقة ‪.‬‬
 ‫اجلوانب املوضوعية يف كتابة املراسالت االدارية‬

‫ويقصههد لالجوانههم الموضههوعية للرسههالة ‪ :‬طريقىىة وأسىىلوب كتابىىة الرسىىالة‬ ‫—‬

‫ومىىدى مىىا تتركىىه الرسىىالة مىىن انطبىىاع طيىىب فىىي نفىىس القىىار تبنىىى عليىىه‬
‫العالقات والصالت المستقبلية بين المرسل والقار ‪.‬‬

‫فالرسىىالة وسىىيلة اتصىىال فعالىىه إذا مىىا أحسىىن إعىىدادها إعىىدادا جيىىدا فأسىىلوب‬ ‫—‬
‫الرسالة من حيث وضوحةا ودقتةا وصدقةا وترابطةا ذو أهمية كبيىرة ال تقىل‬
‫أهمية عن الجوانب الفنية التي تمت مناقشتةا ‪.‬‬

‫وتتمثل الجوانب الموضوعية في الرسالة في اآلتــي ‪:‬‬ ‫—‬

‫الوضوح ‪ -‬السةولة و البساطة ‪ -‬االختصار‪ -‬القوة‪ -‬اللطافه ‪...‬‬

‫‪:‬‬ ‫‪ ‬الوضو‬

‫وضوح الرسالة يعني أن كل جملة فيةا يجىب أن تحتىوي علىى معىاني كاملىة بحيىث‬
‫يعبر عنةا بالكلمات المناسبة والبسيطة الخالية من التعقيد والغمون ‪.‬‬

‫يعبىر عنةىا بكلمىات سىةلة‬ ‫‪ -‬فالرسالة يجىب أن تكىون محىددة وواضىحة الةىد‬
‫وبسيطة بعيدة عن الحشو والكلمات والضمائر الغامضة التي تسئ فةم المعنىى ‪ ،‬وأن‬
‫تكون مترابطة األفكار والجمل‬

‫‪ ‬السهولة و اللساطة ‪:‬‬

‫هىىو أن تكتىىب الرسىىالة بلغ ىه سىىةلة وسىىليمة وواضىىحة يفةمةىىا اإلنسىىان العىىادي‬
‫واالبتعىىاد عىىن الكلمىىات العاميىىة أو الفصىىحى وعىىن اسىىتخدام الجمىىل الطويلىىة التىىي قىىد‬
‫تؤدي إلى سوء الفةم والغمون‪.‬‬
 ‫‪ ‬االختصار‪:‬‬

‫هو الكتابة بإيجاز في صلب الموضىوع بحيىث تختىار الكلمىات والجمىل بطريقىة‬
‫دقيقة‪ ،‬والتي تؤدي مباشرة إللى المعنى المطلوب ‪ ،‬واالبتعاد عىن التكىرار والحشىو‬
‫شيئا ُ جديدا إلى لب الموضوع‬ ‫و األطناب ‪ ،‬أو الكلمات والعبارات التي ال تضي‬

‫‪ ‬القــــــوة ‪:‬‬

‫وهو الكتابة بالغة عربية سليمة وخالية من األخطىاء اللغويىة واسىتخدام الكلمىات‬
‫القويىىة والمىىؤثرة فىىي نفىىس القىىار وخاصىىة المركىىزة و المحىىددة ‪ ،‬و االبتعىىاد عىىن‬
‫استخدام الكلمات والعبارات الركيكة‪ ،‬أو التي تحتمل أكثر من تفسىير ممىا يثيىر الشىل‬
‫والغمون‬

‫‪ ‬اللطاف ‪:‬‬

‫وهو أن تكون الرسىالة لطيفىة بعيىدة عىن الكلمىات والعبىارات الجافىة التىي تىدل‬
‫‪ ،‬أو التي تنطوي على الخبث و التحايل والمواقى‬ ‫على روح الحقد والعداء و العن‬
‫السلبية فالرسالة اللطيفة المبنية على لغة مةذبة محترمىة تبعىث علىى الراحىة النفسىية‬
‫‪.‬‬ ‫وااليجابية في نفس القار وتساعد على تنمية العالقات الودية بين األطرا‬

‫الخاتمة‬

‫وهللا ولي التوفيأ‬