E01119

ThS Quản lý Hành chính công

lethituongkhanh@tdtu.edu.vn
Khoa Luật – Trường Đại học Tôn Đức Thắng
 Chương 6.

KỸ THUẬT SOẠN THẢO

VÀ TRÌNH BÀY
VĂN BẢN KHÔNG CÓ TÊN LOẠI
CÔNG VĂN

7/30/2020 E01119 - Chương 6 2

CHƯƠNG 6. 6.1. Khái niệm
KỸ THUẬT
SOẠN THẢO 6.2. Các loại công văn hành chính
VÀ TRÌNH BÀY
CÔNG VĂN 6.3. Thể thức và bố cục nội dung
công văn
6.4. Mẫu trình bày công văn hành
chính
6.5. Kỹ thuật soạn thảo một số loại
công văn hành chính
7/30/2020 E01119 - Chương 5 3
 6.1. KHÁI QUÁT VỀ
CÔNG VĂN

7/30/2020 E01119 - Chương 6 4

 KHÁI NIỆM CÔNG VĂN

Là loại văn bản hành chính không có tên loại; được sử dụng
phổ biến và thường xuyên trong các cơ quan, tổ chức

Dùng để phổ biến, trao đổi thông tin, hoạt động giao dịch
giữa các cơ quan, tổ chức với nhau và với công dân

Nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức

7/30/2020 E01119 - Chương 6 5

 HƯỚNG
DẪN, GIẢI
THÍCH
VĂN BẢN

….
PHÚC
ĐÁP,
CÁC TRẢ LỜI
LOẠI
GIAO
CÔNG CHỈ ĐẠO,
DỊCH, VĂN ĐÔN
THĂM ĐỐC,
HỎI, XIN Ý NHẮC
CÁM ƠN KIẾN, ĐỀ NHỞ
NGHỊ,
YÊU
CẦU
7/30/2020 E01119 - Chương 6 6
 THỂ THỨC CÔNG VĂN
Mẫu 1.5 – Công văn, Phần II, Phụ lục III,
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (trang 9)

7/30/2020 E01119 - Chương 6 7

7/30/2020 E01119 - Chương 6 8
 BỐ CỤC NỘI DUNG CÔNG VĂN (ô số 7)

ĐẶT VẤN • Nêu vấn đề/ nội

ĐỀ dung

GIẢI • Trình bày vấn đề/ nội dung đã

QUYẾT nêu
VẤN ĐỀ

KẾT • Kết luận và đề

LUẬN nghị hướng giải
VẤN ĐỀ quyết
7/30/2020 E01119 - Chương 6 9
 ĐẶT VẤN ĐỀ 1.“Phúc đáp công văn số…”
2.“Cơ quan chúng tôi đã nhận được
công văn số… về việc … của quý cơ
LÝ DO, CƠ SỞ quan …”
BAN HÀNH CÔNG VĂN 3.“Thực hiện Kế hoạch số …ngày …
tháng … năm về ….của…., cơ quan
…. hướng dẫn một số nội dung thực
hiện như sau:”
4.…

7/30/2020 E01119 - Chương 6 10

 Nêu và phân tích
CỤ THỂ, RÕ RÀNG,
THỂ HIỆN ĐƯỢC các viện dẫn pháp lý
TRỌNG TÂM VẤN
ĐỀ Để giải quyết và kết
luận vấn đề
GIẢI
QUYẾT Người đọc hiểu rõ,
VẤN ĐỀ chính xác những điều
CÁCH HÀNH VĂN
PHÙ HỢP, ĐẢM đã nêu trong công văn
BẢO TÍNH THUYẾT Thực hiện theo mong
PHỤC, TIN CẬY đợi của cơ quan ban
hành công văn
7/30/2020 E01119 - Chương 6 11
 Kết luận những thông
tin gửi đến các cơ quan
KHẲNG ĐỊNH có liên quan để giải
quyết
VẤN ĐỀ ĐÃ NÊU
(ngắngọn) Nhấn mạnh trách
KẾT LUẬN nhiệm giải quyết văn
VẤN ĐỀ bản khi cần thiết
CÁCH HÀNH
Sử dụng các câu kết có
VĂN PHÙ
tính khuôn mẫu
HỢP
7/30/2020 E01119 - Chương 6 12
 6.2. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ
TRÌNH BÀY MỘT SỐ LOẠI CÔNG VĂN

7/30/2020 E01119 - Chương 6 13

 6.2.1.

CÔNG VĂN HƯỚNG DẪN

7/30/2020 E01119 - Chương 6 14

 Đặc điểm

Thể hiện ý chí của cơ quan hướng dẫn

➢ Hướng dẫn thực hiện chủ trương, chính sách mới;

➢ Hướng dẫn giải quyết vướng mắc hoặc vấn đề chưa

rõ khi thực hiện chủ trương, chính sách của cấp trên;

➢ Hướng dẫn thực hiện văn bản (đã ban hành) của
chính cơ quan ban hành văn bản.
7/30/2020 E01119 - Chương 6 15
 MINH HỌA CÔNG VĂN HƯỚNG DẪN

7/30/2020 E01119 - Chương 6 16

7/30/2020 E01119 - Chương 6 17
 LƯU Ý
(6) Trích yếu: Tóm tắt nội dung đề (10) Trích yếu của văn bản được
cập của công văn hướng dẫn
(7) Tên cơ quan, đơn vị được (11) Nêu nhận xét về tình hình cơ
hướng dẫn sở
(8) Tên loại, số, ký hiệu VB được
(12) Nội dung hướng dẫn.
hướng dẫn
(13) Tên bộ phận hoặc cá nhân sẽ
(9) Tác giả văn bản được hướng
hỗ trợ cho cơ sở
dẫn
7/30/2020
(14) Nơi nhận
E01119 - Chương 6 18
 6.2.2.

CÔNG VĂN GIẢI THÍCH

7/30/2020 E01119 - Chương 6 19

 Đặc điểm

Viết theo yêu cầu của các nơi nhận công văn
Giải thích về vấn đề chưa rõ được hỏi

7/30/2020 E01119 - Chương 6 20

 MINH HỌA CÔNG VĂN GIẢI THÍCH
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
___________ _________________
Số: /…. (3) -….(4)…. …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
V/v …….. (6) ………

Kính gửi: - …………(7)……………………..;

- ………………………………..;
- ………………………………..;
Vừa qua, thực hiện ........................... (8) của …………… (9) về ………….(10), các đơn
vị đã tổ chức triển khai thực hiện.
Tuy nhiên, qua thực tế triển khai thực hiện của một số cơ sở, …………..(2) nhận thấy
(một số đơn vị còn lúng túng trong việc thực hiện trích đóng bảo hiểm tai nạn lao động cho
người lao động)………………………….(11)
Để khắc phục tình trạng này, ………….(2)giải thích (một số vấn đề liên quan đến
việc trích đóng bảo hiểm tai nạn lao động cho người lao động) như sau:
..................................................................... (12) ...........................................................
..................................................................... .
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc chưa rõ, đề nghị
quý cơ quan vui lòng liên hệ ……………..(13) để được hỗ trợ/.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

Nơi nhận(14):
- Như trên; (Chữ ký, dấu)
- ……………;
- Lưu: VT, ….
7/30/2020 E01119 - Chương 6 Họ và tên 21
 MINH HỌA CÔNG VĂN GIẢI THÍCH (tt)
(6) Trích yếu: Tóm tắt nội dung (11) Nêu nhận xét về tình hình
đề cập của công văn cơ sở
(7) Tên cơ quan, đơn vị được (12) Nội dung giải thích.
hướng dẫn (13) Tên bộ phận hoặc cá nhân
(8) Tên loại, số, ký hiệu VB sẽ hỗ trợ cho cơ sở
được giải thích (14) Nơi nhận
(9) Tác giả văn bản được giải
thích
(10) Trích yếu của văn bản
được giải thích

7/30/2020 E01119 - Chương 6 22

 6.2.3.

CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP

7/30/2020 E01119 - Chương 6 23

 Đặc điểm

Viết theo yêu cầu của các nơi nhận công văn
Trả lời về vấn đề được hỏi

7/30/2020 E01119 - Chương 6 24

 YÊU CẦU CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP (TRẢ LỜI)

Nội dung trả Cách trình bày

lời rõ ràng, phải lịch sự,
chính xác, thể hiện sự
chặt chẽ, đảm quan tâm, tôn
bảo cơ sở trọng của cơ
pháp lý. quan trả lời.

7/30/2020 E01119 - Chương 6 25

 MINH HỌA CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP (TRẢ LỜI)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
___________ _________________
Số: /…. (3) -….(4)…. …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
V/v …….. (6) ………

Kính gửi: - …………(7)……………………..

Vừa qua, cơ quan ………(2) có nhận văn bản số… ngày …(8) của …………… (7) về
………….(9).
Qua đối chiếu với các văn bản ……(10), …………..(2) xin được phúc đáp / trả lời như
sau:
..................................................................... (11) ...........................................................
..................................................................... .
Trên đây là ý kiến của cơ quan ….(2) trả lời vấn đề mà quý cơ quan ….(7) đã nêu.
Nếu có vấn đề chưa rõ, đề nghị quý cơ quan vui lòng liên hệ ……………..(12) để
chúng tôi tiếp tục nghiên cứu / giải quyết.
Trân trọng.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

Nơi nhận (13)
:
- Như trên; (Chữ ký, dấu)
- ……………;
- Lưu: VT, ….
7/30/2020 E01119 - Chương 6 Họ và tên 26
 MINH HỌA CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP (TRẢ LỜI) (tt)
(6) Nêu trích yếu vấn đề sẽ trả lời hoặc ghi “V/v phúc đáp VB (số, ký hiệu,
ngày tháng năm) của cơ quan gửi yêu cầu”;
(7) Tên cơ quan gửi VB yêu cầu;
(8) Tên, số, ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành của VB yêu cầu
(9) Nêu tóm tắt nội dung đề nghị trả lời của VB yêu cầu;
(10) Nêu các văn bản hiện hành liên quan trực tiếp đến các nội dung
được yêu cầu trả lời (tên, số, ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban
hành);
(11) Nội dung trả lời;
(12) Bộ phận hoặc cá nhân được phân công phụ trách / giải quyết.
7/30/2020 E01119 - Chương 6 27
 6.2.4.

CÔNG VĂN CHỈ ĐẠO

7/30/2020 E01119 - Chương 6 28

 CÔNG VĂN CHỈ ĐẠO
(Sử dụng thận trọng)

CẤP TRÊN

Công việc cần triển khai, cần

thực hiện

CẤP DƯỚI
7/30/2020 E01119 - Chương 6 29
 MINH HỌA CÔNG VĂN CHỈ ĐẠO
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
___________ _________________
Số: /…. (3) -….(4)…. …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
V/v …….. (6) ………

Kính gửi: - …………(7)……………………..

Để tiến hành công tác tổng kết năm … và đề ra phương hướng, kế hoạch công tác
năm …, ……(2) yêu cầu các cơ quan tổng kết hoạt động năm … và dự thảo phương hướng
kế hoạch công tác năm … của đơn vị theo những nội dung như sau:
1. Nội dung tổng kết:
a) Đánh giá tình hình thực hiện Kế hoạch năm …: trong đó, nêu rõ kết quả thực
hiện chức năng, nhiệm vụ được giao; phân tích nguyên nhân những việc làm
được và những việc chưa làm được.
b) Kiến nghị những chủ trương, biện pháp để giải quyết tồn tại.
c) Dự kiến phương hướng, kế hoạch năm …; cách thức, biện pháp thực hiện
phương hướng, kế hoạch đó.
2. Thời gian thực hiện: các đơn vị gởi báo cáo về ……….(8), trước ngày ….tháng
… năm ….
3. Giao …….(8):
- Chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị;
- Tổng hợp, dự thảo Báo cáo của ………...(2) và trình lãnh đạo ……(2) vào ngày
…tháng … năm …
Đề nghị các đơn vị thực hiện đảm bảo tiến độ theo quy định.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
Nơi nhận(9):
- Như trên; (Chữ ký, dấu)
- ……………;
7/30/2020 - Lưu: VT, …. E01119 - Chương 6 30
Họ và tên
 MẪU CÔNG VĂN CHỈ ĐẠO (tt)

(2) Trích yếu công văn chỉ đạo;

(7) Các đơn vị được chỉ đạo;
(8) Đơn vị hoặc bộ phận nghiệp vụ được giao nhiệm vụ tiếp
nhận, tổng hợp và trình dự thảo báo cáo.

7/30/2020 E01119 - Chương 6 31

 6.2.5.

CÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC, NHẮC NHỞ

7/30/2020 E01119 - Chương 6 32

 Đặc điểm CÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC, NHẮC NHỞ

• Là văn bản của cơ quan cấp

trên gửi cho các cơ quan cấp
dưới.
• Nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh
hoạt động thi hành các chủ
trương, biện pháp hay quyết

7/30/2020
định nào đó.
E01119 - Chương 6 33
 TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /XN-VP
TP Hồ chí Minh, ngày tháng năm 2008
V/v.Tiếp tục triển khai thực hiện
sự chỉ đạo về văn minh công sở
Kính gửi: gửi đích danh*
- Mđầu:
- Nêu tên ch.trương/k.hoạch/văn bản đã triển khai;
- Nêu biện pháp đã đưa ra để tổ chức thực hiện.
-Nội dung:
- Tóm tắt tình hình thực ch.trương/k.hoạch/văn bản;
+Ưu điểm;
+Khuyết điểm. => nguyên nhân
- Đưa ra biện pháp mới để tíêp tục thực hiện công việc
- Kết thúc
- Quy định thời gian hoàn thành;
- Chế độ thông tin báo cáo.

GIÁM ĐỐC
( Ký tên, đóng dấu)
Nơi nhận:
- Như trên;
7/30/2020 - Lưu: VT, TCCB. E01119 - Chương 6 34
 6.2.6.

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ,

YÊU CẦU

7/30/2020 E01119 - Chương 6 35

 Đặc điểm CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ/ YÊU CẦU

➢ Là văn bản của cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên, hoặc các cơ
quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với nhau

➢ Để đề nghị, yêu cầu giải quyết một công văn hoặc một vấn đề
nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
các cơ quan đó.

7/30/2020 E01119 - Chương 6 36

 6.2.7.

CÔNG VĂN XIN Ý KIẾN

7/30/2020 E01119 - Chương 6 37

 Đặc điểm

Xin ý kiến để giải quyết vấn đề phát sinh/ chưa rõ

Góp ý xây dựng văn bản

7/30/2020 E01119 - Chương 6 38

 TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /XN-VP
TP Hồ chí Minh, ngày tháng năm 2008
V/v.Xin ý kiến chỉ đạo
Giải quyết…….

Kính gửi: gửi đích danh*

- Mđầu: nêu mục đích lý do
Để…………,cơ quan (XN, ĐV, Cty….) có ý kiến như sau:*****
Nội dung:
1-…………………………………………………………………………………
2-…………………………………………………………………………………
-Kết thúc
Nhận được công văn này, kính đề nghị quý cơ quan nghiên cứu, giải quyết và trả lời chúng tôi trong
thời gian sớm nhất.
Trân trọng,
GIÁM ĐỐC
( Ký tên, đóng dấu)
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT, TCCB.
7/30/2020 E01119 - Chương 6 39
 6.2.8.

CÔNG VĂN GIAO DỊCH

7/30/2020 E01119 - Chương 6 40

 Đặc điểm

• Trao đổi, thông báo, phối hợp công tác

(Liênquannhiệmvụ,
chứcnăng, quyềnhạncủacơquan, tổchức)

7/30/2020 E01119 - Chương 6 41

 MẪU CÔNG VĂN TRAO ĐỔI
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
___________
Số: /…. (3) -….(4)….
V/v …….. (6) ………
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
_________________
…. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

Kính gửi: - …………(7)……………………..

Để (8)………………………………………………………………………………
Hiện nay, (9)……………………………………………………………………….
Vậy kính báo cùng quý cơ quan được biết để phối hợp công tác.

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- Như trên;
- ……………;
- Lưu: VT, …. (Chữ ký, dấu)

Họ và tên
7/30/2020 E01119 - Chương 6 42
 MẪU CÔNG VĂN TRAO ĐỔI (tt)

(6) Trích yếu: Tóm tắt nội dung vấn đề cần trao đổi,
thông báo, phối hợp (VD: giới thiệu chữ ký; một vấn đề
thuộc chức năng, nhiệm vụ cần phối hợp thực hiện,…)
(7) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân cần trao đổi, phối hợp,
thông báo
(8) Lý do để trao đổi, thông báo, phối hợp
(9) Nội dung cần trao đổi, thông báo, phối hợp.

7/30/2020 E01119 - Chương 6 43

 BÀI TẬP
Ngày 22 tháng 9 năm 2018, UBND Thành phố X ban hành
Quyết định số 345/QĐ-UBND về việc bổ nhiệm ông Trần Văn A
làm Phó Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo.

Hãy soạn thảo 01 công văn của Sở Giáo dục và Đào tạo
Thành phố X giới thiệu chữ ký của Phó Giám đốc Sở Trần Văn A,
phụ trách Khối Phổ thông trung học, từ năm học 2018 – 2019,
gởi đến các đơn vị liên quan E01119
7/30/2020
để -biết và phối hợp.
Chương 6 44
 • Những điều cần ghi nhớ
TÓM TẮT
CHƯƠNG 6 • Bài tập về nhà

• Chuẩn bị cho buổi học sau

7/30/2020 E01119 - Chương 6 45