FILE - 20220830 - 124817 - Chuong 3

7/31/20 C3-QUẢN TRỊ THỜI GIAN, LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC 1
CHƯƠNG 3
QUẢN TRỊ THỜI GIAN,

LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
CHƯƠNG 3
NỘI DUNG
1. QUẢN TRỊ THỜI GIAN
2. LẬP KẾ HOẠCH
3. MỤC TIÊU SMART
4. MA TRẬN THỜI GIAN

CHƯƠNG 3
MỤC TIÊU
1. Nhận biết được giá trị của thời

gian
2. Biết cách lập kế hoạch công việc
3. Biết sắp xếp và giải quyết công

việc hiệu quả thông qua ma trận
quản trị thời gian.
3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN
3.1.1 KHÁI NIỆM
•Quản trị thời gian: Là sử dụng hiệu quả thời gian có

được(resource) cho một mục tiêu nhằm đạt được lợi
ích tối đa và nằm trong kế họach dự định trước.
3.1.1 KHÁI NIỆM
“Thời gian là Vàng.

Thời gian là cuộc sống”
3.1.1 KHÁI NIỆM
Thời gian là một tài nguyên vô giá!

Chúng ta không thể tạo ra nó nhưng
nhưng có thể quản lý nó thông qua quản lý
công việc!
3.1.2 SỰ CẦN THIẾT
Mỗi ngày có: 1440

36,792,000
2,207,520,000

Quản lý thời gian là
việc khó
Nhưng có thể
nếu có quyết
tâm
3.1.3 Nguyên nhân làm mất thời gian.
1. Làm việc không có kế hoạch
2. Các mục đích không rõ ràng
3. Đặt quá nhiều mục tiêu
4. Giám sát quá chặt chẽ
5. Lo lắng thái quá

6. Có quá nhiều công việc giấy tờ
7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo
8. Vòng vo
9. Sửa sai
10. Trì hoãn công việc

11. Mất thời gian chờ đợi
12. Dự các cuộc họp vô bổ
13. Nghỉ sớm
14. Tức giận
15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội

3.1.3 CÁC NGUYÊN TẮC VÀNG
Làm việc
hay
Bận việc?
1. Đọc có chọn lọc
2. Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày
3. Ưu tiên hoá các công việc
4. Ngăn nắp
5. Làm nhiều việc không quan trọng một lúc

6. Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ
7. Chia nhỏ các công việc lớn
8. Xác định 20% công việc quan trọng
9. Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng
10.Dành một thời gian không bị quấy rầy

3.1.5 MA TRẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan
trọng I II
Không
quan III IV
trọng
3.1.5 MA TRẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Quan Khẩn cấp Không khẩn cấp
trọng
I •Khủng hoảng II •Làm việc trong C/ lược
VIỆC QUAN TRỌNG
•Các vấn đề cấp bách •Xây dựng quan hệ

•Các dự án đến hạn •Tìm kiếm cơ hội
•Công việc tồn đọng •Lập kế hoạch
III•Các việc đột xuất IV•Các công việc vô bổ
•Thư từ, e-mail •Điện thoại
•Họp hành •Tán gẫu
Không •Các vấn đề cấp bách •Hoạt động “giải trí”
quan
trọng
BÂY GIỜ VIỆC KHẨN CẤP SAU ĐÓ
Các ví dụ ma trận quản lý thời gian
1. Khách hàng gọi điện cám bị mốc.
2. Sếp gọi đi thị trường
3. Gửi mail cho khách hàng.
4. Chốt đại lý.
5. Tìm hiểu thêm khách hàng tiềm năng.

1. Khách hàng gọi điện cám bị mốc.
2. Chốt đại lý.
3. Sếp gọi đi thị trường
4. Gửi mail cho khách hàng.
5. Tìm hiểu thêm khách hàng tiềm năng.

1. Xem bản tin thị trường.
2. Gửi mail báo cáo ngày.
3. Gọi điện hỏi thăm khách hàng.
4. Đưa bạn gái đi chơi.
5. Đại lý lấy cám công ty khác.

1. Đại lý lấy cám công ty khác.
2. Gọi điện hỏi thăm khách hàng.
3. Gửi mail báo cáo ngày.
4. Đưa bạn gái đi chơi.
5. Xem bản tin thị trường.

Giấy và bút • Phụ thuộc ít
• Dễ sử dụng
• Linh động
• Không oai
• Phụ thuộc nhiều

Công cụ hiện đại
• Khó sử dụng
• Không linh động
• Rất oai
Cách nghi sổ
• Viết ra mọi mục tiêu cần đạt
• Liệt kê tất cả các công việc cần
làm
• Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
• Gạch đi những việc đã làm
• Hãy nghĩ đến việc hiện tại

7/31/20
26 C3-QUẢN TRỊ THỜI GIAN, LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
3.2 LẬP KẾ HOẠCH VÀ MỤC TIỆU CÔNG VIỆC
3.2.1 KHÁI NIỆM KẾ HOẠCH
Kế hoạch là một tập hợp những

hoạt động được sắp xếp theo lịch
trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn
định những mục tiêu cụ thể và xác
định biện pháp tốt nhất… để thực
hiện một mục tiêu cuối cùng đã
được đề ra.
3.2 LẬP KẾ HOẠCH VÀ MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
3.2.2 VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
1. Tư duy có hệ thống hơn để tiên liệu các tình

huống xảy ra.
2. Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu hơn.
3. Tập trung vào các mục tiêu

3.2.2 VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
4. Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để
phối hợp với các vị trí quản lý khác.
5. Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay

đổi của môi trường bên ngoài.
6. Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

Các
3.2.3 PHƯƠNG PHÁP bước
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH lập kế
hoạch
1 2 3 4 5
Xác định Xác định các Xác định Xây dựng Tổng hợp và
mục tiêu tổng căn cứ để nhiệm vụ cụ các bảng rút kinh
thể, cụ thể xác định mục thể và quỹ biểu, các giải nghiệm
tiêu thời gian. pháp để đạt
được mục
tiêu
3.2.5 CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH
Phương pháp:
5W1H2C5M
W C
Công cụ lập
kế họach
W C
W W W H

Công cụ lập
kế họach
W
Xác định mục tiêu,
Why yêu cầu
• Tại sao làm?

• Ý nghĩa của việc làm?
• Hậu quả nếu không làm?
3.2.5 CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH Công cụ lập

kế họach
W
Xác định nội dung
What công việc
• Làm gì để đạt được điều ấy?
• Các bước chính cần tiến
hành là gì?

kế họach
W Xác định địa điểm thực hiện

công việc
Where
• Thực hiện tại đâu?
• Được hỗ trợ từ đâu?
• Kiểm tra ở bộ phận/công
đoạn nào?

kế họach
W Xác định thời gian thực hiện

công việc
When
• Xác định tiến độ thời gian
• Xác định mức độ khẩn cấp

kế họach
W Xác định người thực hiện

công việc
Who
• Ai làm?
• Ai kiểm tra?
• Ai hỗ trợ?
• Ai chịu trách nhiệm?

kế họach
H
How
Thực hiện công
việc như thế nào
• VÍ DỤ
H How
Why? What? Where? When? Who?
How?
Công cụ lập
kế họach
Control
Công cụ lập
kế họach
Check
Nguồn lực
man
Material
method 5M
machine
money
Cycle Diagram
“Bốn bước dẫn tới thành tựu:

Ø Lên kế hoạch có mục đích.
Ø Chuẩn bị chuyên tâm.
Ø Tiến hành tích cực.
Ø Theo đuổi bền bỉ”
3.2.2 MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
20% 80%
NỖ LỰC KẾT QUẢ
Nguyên lý 80/20 của Pareto:

80% kết quả đến từ 20% hành động.
3.2.2 MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

- Specific: -
Cụ thể, rõ Measurable:
rang, dễ hiểu S M Đo đếm
được
T SMART -
- Time Achievable:
bound: Có thể đạt
Thời gian để A được
đạt được
- Realistic:
Thực tế R “Cả ngày thì mãi đi chơi
Tối lặn mặt trời đổ thóc vào xay”
3.2.2 MỤC TIÊU CÔNG VIỆC VÍ DỤ
ØTôi sẽ mua xe AB. 50 triệu

đồng vào tháng 6/2017.
ØTôi sẽ đi du lịch với chi phí
20 triệu đồng.
ØNăm 2018 tôi sẽ mua một
chiếc ô tô.
47
7/31/20 C3-QUẢN TRỊ THỜI GIAN, LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
Chuẩn
mực
Tính Suy
cách SỐ PHẬN nghĩ
Thói Hành
quen vi
48
7/31/20 C3-QUẢN TRỊ THỜI GIAN, LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
Hệ
chuẩn
Văn Suy
hoá SỰ NGHIỆP nghĩ
Thói Hành
quen vi
3.3 ÁP DỤNG 5S TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
3.3.1 KHÁI NIỆM
v 5S là một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ
hiểu đối với mọi người, thực hiện dễ dàng và

chi phí thực hiện ít tốn kém.
3.3.1 KHÁI NIỆM
v 5S không những giúp cho các công ty nâng
cao được chất lượng hoạt động mà còn giúp

mọi người nâng cao được khả năng để đem
lại sự phát triển cho công ty và làm giảm lãng
phí cho doanh nghiệp.
3.3.2 Ý NGHĨA
Tiếng nhật/Anh Tiếng Việt Ý nghĩa
Seiri/Sort Sàng lọc Chọn và loại bỏ những thứ không

cần thiết
Seiton/ Set in order Sắp xếp Sắp xếp các đồ vật đúng chỗ
Seiso/Shine Sạch sẽ Khu vực làm việc luôn được vệ sinh
Seiketsu/Standardize Săn sóc Duy trì nơi làm việc sạch sẽ và ngăn
nắp
Shitsuke/Sustain Sẵn sàng Thực hiện 4S trên một cách tự giác,
tập thể
3.3.3 NỘI DUNG

S1 – Sàng lọc
v Phân loại những thứ cần thiết và không
cần thiết.
v Loại bỏ những thứ không cần thiết.
v Xác định “đúng số lượng” đối với những
thứ cần thiết.
3.3.3 NỘI DUNG

S2 – Sắp xếp
v Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp và có đánh số
ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy
v Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ
v Sắp xếp các vị trí dụng cụ,

máy móc, công nhân… sao
cho tiến trình làm việc trôi
chảy
3.3.3 NỘI DUNG

S3 – Sạch sẽ
v Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ

sạch sẽ
v Hạn chế nguồn gây dơ bẩn, bừa bãi.
v Lau chùi có “Ý THỨC”

3.3.3 NỘI DUNG

S4 – Săn sóc
v Duy trì thành quả đạt được.
v Liên tục thực hiện 3S mọi lúc, mọi nơi.
v Nguyên tắc 3 không:

ü Không có vật vô dụng.
ü Không bừa bãi
ü Không dơ bẩn
3.3.3 NỘI DUNG

S5 – Sẵn sàng
v Tự giác, tự nguyện thực hiện và duy trì 3S:

ü Sàng lọc
ü Sắp xếp
ü Sạch sẽ
3.3.3 ÍCH LỢI
v Năng suất cao (Productivity)
v Chất lượng cao (Quality)
v Chi phí hạ (Cost)
v Giao hàng đúng hẹn (Delivery)

3.3.3 ÍCH LỢI
v An toàn cho mọi người (Safety)
v Tinh thần làm việc cao (Morale)
v Tăng cường khả năng làm việc theo nhóm
v Tạo thêm nhiều không gian
v ...
3.3.3 ÍCH LỢI
v Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp

v Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ
dàng nhận thấy rõ kết quả
v Tăng cường phát huy sáng kiến
v Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan
3.3.3 ÍCH LỢI
v Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn

v Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc
v Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem
lại cơ hội trong kinh doanh...

Các bước thực hiện và kiểm tra
v Cam kết của lãnh đạo: chỉ đạo thực hiện, nhân
lực, kinh phí...
v Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên
trong công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như
phương pháp để thực hiện

v Sự tham gia của tất cả mọi người

v Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một
nguyên tắc hoạt động trong công ty để đảm bảo
tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh

Các tiêu chí thực hiện 5S
Tổng thể nơi làm việc:

v Nơi làm việc có sạch sẽ, ngăn lắp không?
v Nơi làm việc có an toàn không?
v Mọi thứ có được sắp xếp hợp lý để dễ tìm, dễ lấy
hay không?
v Máy móc thiết bị có được vệ sinh, bảo dưỡng
không?
v Máy móc và vật dụng có được đặt ở nơi thuận
tiện cho người sử dụng không?
v Các cán bộ nhân viên có mặc đồng phục/quần áo
sách sẽ, gọn gàng theo quy định hay không?

Bàn làm việc:
v Các hồ sơ đang sử dụng có được lưu giữ để dễ

truy tìm không?
v Các vật dụng có đảm bảo sạch sẽ không?
v Có vật dụng thừa trên bàn làm việc?
v Có đầy đủ các thiết bị, công cụ, dụng cụ để thực
hiện công việc?

STT Thực hiện Trách nhiệm
1 Tự thực hiện và kiểm tra Các bộ phận
2 Chụp ảnh hiện trường Ban 5S
3 So sánh Ban 5S
4 Khuyến cáo thực hiện Ban 5S
5 Tự thực hiện và kiểm tra liên tục Các bộ phận

FILE - 20220830 - 124817 - Chuong 3

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

FILE - 20220830 - 124817 - Chuong 3

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

7/31/20 C3-QUẢN TRỊ THỜI GIAN, LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC 1

QUẢN TRỊ THỜI GIAN,

1. QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3. MỤC TIÊU SMART

4. MA TRẬN THỜI GIAN

1. Nhận biết được giá trị của thời

2. Biết cách lập kế hoạch công việc

3. Biết sắp xếp và giải quyết công

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.1 KHÁI NIỆM

•Quản trị thời gian: Là sử dụng hiệu quả thời gian có

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.1 KHÁI NIỆM

“Thời gian là Vàng.

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.1 KHÁI NIỆM

Thời gian là một tài nguyên vô giá!

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.2 SỰ CẦN THIẾT

Mỗi ngày có: 1440

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.2 SỰ CẦN THIẾT

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.2 SỰ CẦN THIẾT

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.2 SỰ CẦN THIẾT

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.3 Nguyên nhân làm mất thời gian.

1. Làm việc không có kế hoạch

2. Các mục đích không rõ ràng

3. Đặt quá nhiều mục tiêu

4. Giám sát quá chặt chẽ

5. Lo lắng thái quá

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.3 Nguyên nhân làm mất thời gian.

6. Có quá nhiều công việc giấy tờ

7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo

10. Trì hoãn công việc

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.3 Nguyên nhân làm mất thời gian.

11. Mất thời gian chờ đợi

12. Dự các cuộc họp vô bổ

13. Nghỉ sớm

14. Tức giận

15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.3 CÁC NGUYÊN TẮC VÀNG

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.4 CÁC NGUYÊN TẮC VÀNG

1. Đọc có chọn lọc

2. Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày

3. Ưu tiên hoá các công việc

5. Làm nhiều việc không quan trọng một lúc

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.4 CÁC NGUYÊN TẮC VÀNG

6. Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ

7. Chia nhỏ các công việc lớn

8. Xác định 20% công việc quan trọng

9. Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng

10.Dành một thời gian không bị quấy rầy

3.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN

3.1.5 MA TRẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN

Khẩn cấp Không khẩn cấp