CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ KHO

Khái niệm cơ bản của lưu trữ hàng hóa

 Hàng tồn kho

Hàng tồn kho không phải là hàng sắp hết hạn, hoặc hàng có vấn đề không thể xuất
bán mà nhiều người vẫn lầm tưởng. Khái niệm hàng tồn kho rộng hơn rất nhiều.
Cụ thể, hàng tồn kho dùng để chỉ những nguồn hàng (hoặc nguyên liệu sản xuất)
dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng/kinh doanh hiện tại hoặc trong tương lai.
Bao gồm nhiều dạng như hàng thành phẩm, hàng dở dang, nguyên vật liệu, linh
kiện, công cụ dụng cụ hỗ trợ sản xuất. Hàng tồn kho có ý nghĩa đặc biệt quan
trọng, có khả năng ảnh hưởng trực tiếp tới sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chính vì thế cần quản lý chặt chẽ, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng.

 Quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là một hoạt động bao gồm nhiều công việc khác nhau. Ví dụ như
quản lý hoạt động hàng ngày của kho hàng, quản lý nhập xuất tồn, quản lý số
liệu, quản lý hàng tồn kho,… Với nhiệm vụ là đảm bảo mọi hoạt động của kho
hàng đều được vận hành suôn sẻ, không có sự cố hoặc có thể xử lý sự cố (nếu có)
một cách nhanh chóng, không ảnh hưởng lớn tới hàng hóa. Đồng thời đảm bảo
hàng hóa được bảo quản, lưu trữ an toàn, luân chuyển, phân phối một cách hợp lý.
Quản lý kho hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều khoản chi phí,
duy trì ổn định hoạt động, phát triển tốt, tăng khả năng cạnh tranh so với đối thủ.

11 nguyên tắc cơ bản quản lý kho hàng hiệu quả

1. Thiết kế phòng quản lý gần với khu vực xuất nhập hàng

- Hãy chắc chắn rằng hoạt động xuất nhập hàng được giám sát chặt chẽ. Bằng
việc thiết kế phòng quản lý gần với khu vực xuất nhập hàng hóa, người quản
lý kho hoặc nhân sự chịu trách nhiệm có thể dễ dàng quan sát, theo dõi hoạt
động xuất nhập hàng.

- Ngoài ra, cũng sẽ cần khá nhiều thủ tục, làm phiếu xuất nhập,… nên nếu
khoảng cách giữa văn phòng làm việc và khu vực xuất nhập hàng gần nhau
sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
 2. Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học

- Nguyên tắc đầu tiên để quản lý kho hàng hiệu quả, đó là phải sắp xếp hàng
hóa trong kho thật khoa học, gọn gàng.

- Cần phân chia khu vực loại hàng để tránh sự ảnh hưởng, tác động giữa
chúng với nhau. Việc này cũng giúp quá trình tìm kiếm, xuất nhập hàng
được thuận lợi, nhanh chóng hơn.

- Ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng là điều cần thiết (Sàng lọc,
Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng)

=> Nguyên tắc 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và được áp dụng thành công ở nhiều
công ty trên thế giới. Quy tắc 5s là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong
bất kỳ một tổ chức nào muốn hướng đến mô hình đẳng cấp thế giới.
a) Quy tắc 5S hướng tới

– Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp

– Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả

– Tăng cường phát huy sáng kiến

– Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan

– Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn

– Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc

– Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh…

b) Theo đó 5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc); Seiton (Sắp
xếp); Seiso (Sạch sẽ); Seiketsu (Săn sóc); Shitsuke (Sẵn sàng). Cụ thể:

Seiri (Sàng lọc)

Là bạn phải xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng, tần xuất sử dụng,
phân loại cũ mới và loại bỏ những vật dụng không cần thiết.

Việc sàng lọc được thực hiện theo các bước:

- Xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn, rò rỉ.

- Tổng vệ sinh
- Tìm hiểu nguyên nhân
- Xác định khu vực xấu trong nhà máy, phạm vi xem xét
- Liệt kê chi tiết các nguyên nhân
- Quyết định phương châm hành động hiệu quả
- Lên kế hoạch tiến độ và ngân sách

Seiton (Sắp xếp)

Tức là mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của mình vàdựa trên những tiêu chí
sau:
- Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần vị trí làm việc
- Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc

Hãy sử dụng màu sắc để phân biệt chúng với nhau. Các vật dụng như bình chữa
cháy, thiết bị an toàn và lối thoát hiểm cần phải làm nổi bật lên.

Seiso (Sạch sẽ)

Giữ gìn vệ sinh khu vực và phòng làm việc (phòng học). Cụ thể:
- Dành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso
- Bạn và các đồng nghiệp phải có trách nhiệm với môi trường làm việc
- Người làm vệ sinh chỉ chịu trách nhiệm ở nơi công cộng
- Bản thân bạn là người tạo ra môi trường sạch sẽ, an toàn và tốt nhất cho bạn.

Seiketsu (Săn sóc)

Luôn chăm sóc khu vực làm việc (phòng học), vệ sinh thường xuyên và duy trì sự
gọn gàng ngăn nắp bằng cách thực hiện liên tục 3S trên. Cụ thể:
- Thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định
- Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết các tiêu chuẩn vượt trội
- Thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí
Seiketsu là quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên trong tổ chức được rèn
luyện và phát triển lâu dài.

Shitsuke (Sẵn sàng)

Tuân thủ mọi quy tắc luật lệ được đề ra. Luôn trong tư thế sẵn sàng tự giác thực
hiện 4S trên, tạo thành một thói quen, nề nếp tốt. Muốn vậy, bản thân mỗi nhân
viên cần:
- Coi nơi làm việc là ngôi nhà thứ hai của mình
- Công ty là nơi tạo ra thu nhập cho bạn và gia đình
Việc cố gắng làm sạch sẽ ngôi nhà của mình cũng giống như việc cố gắng làm cho
nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như nhà của mình.

(nguồn trích dẫn: japan.net.vn. (z.d.). Bạn đã biết 5s, quy tắc làm việc nổi tiếng của người

Nhật - Japan.net.vn. https://japan.net.vn/ban-da-biet-5s-quy-tac-lam-viec-noi-tieng-

cua-nguoi-nhat-3200.htm)

3. Ứng dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

- FIFO và LIFO là hai phương pháp quản lý, sắp xếp hàng hóa rất phổ biến
hiện nay trên thế giới và được nhiều doanh nghiệp ứng dụng mang lại hiệu
quả cao.

- Cụ thể, FIFO (first in – first out) nghĩa là nhập trước, xuất trước. Tức những
hàng hóa nào nhập vào kho trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Như vậy khi
sắp xếp cần để các hàng nhập vào trước tại những vị trí dễ lấy hơn. Phương
pháp này đặc biệt phù hợp với những mặt hàng có hạn dùng ngắn, có tính
thời thượng, theo trend như thực phẩm, thời trang, phụ kiện, thiết bị di động,
đồ công nghệ,…

- Còn LIFO thì ngược lại, LIFO (Last In, First Out) là nhập sau xuất trước. Có
nghĩa những sản phẩm mới nhập vào sẽ là những sản phẩm được xuất đi
 trước. Mục đích là để đảm bảo cập nhật thời giá, giúp doanh nghiệp cân đối
chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp. Các mặt hàng như vật liệu xây dựng,
cát, than, đá,… sẽ ứng dụng phương thức này.

4. Cần thiết lập định mức tồn kho tối ưu

- Định mức tồn kho hiểu đơn giản là một khoảng số lượng hàng hóa cần được
duy trì ổn định để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục và
không bị gián đoạn. Sao cho hàng không quá nhiều khiến dư thừa, mà cũng
không quá ít để có thể cung ứng kịp thời cho thị trường khi có yêu cầu.

- Định mức tồn kho sẽ có ngưỡng tối thiểu và ngưỡng tối đa. Cần đảm bảo số
lượng hàng trong kho không ít hơn ngưỡng tối thiểu, và không nhiều hơn
ngưỡng tối đa.

5. Kiểm kho định kỳ

 Để quản lý kho hàng tốt, cần tiến hành kiểm kê định kỳ. Tùy quy mô kho và
tính chất hàng hóa, cũng như tình hình thị trường mà giãn cách thời gian
kiểm kê. Thời gian lý tưởng thường được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp
dụng là 6 tháng 1 lần.

 Việc kiểm kho sẽ bao gồm những hoạt động sau đây:

- Kiểm tra tình hình kho hàng (mối mọt, dột, ẩm thấp, hư hại,…). Nếu có
cần đánh giá nguy cơ và xử lý càng sớm càng tốt, tránh ảnh hưởng tới
hàng hóa

- Kiểm tra tình hình, chất lượng hàng hóa: Xem xét hạn sử dụng, sự hư hại
về bao bì, hoặc suy giảm chất lượng sản phẩm và xử lý kịp thời.

- So sánh, xác nhận số lượng trên thực tế và trên sổ sách, dữ liệu. Nếu có
chênh lệch, sai số cần kiểm tra, rà soát lại để tìm nguyên nhân.

 Tổ kiểm kê kho cần khoảng 2-3 người. Để kiểm kho nhanh chóng, không
nhầm lẫn, hãy tiến hành tuần tự từng khu vực, dựa vào nhóm hàng.
6. Phân chia nhóm ưu tiên ABC

 ABC không phải là thứ tự tên hàng hóa, mà là sự sắp xếp theo mức độ cần
được quan tâm. Với một kho hàng hóa, sẽ có nhiều loại mặt hàng khác nhau,
mang lại những giá trị khác nhau cho doanh nghiệp.

 Để quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần phân chia hàng hóa thành
các nhóm sản phẩm có các tính chất tương đồng. Song song đó sẽ đánh giá
mức độ quan trọng, tầm ảnh hưởng để có sự quan tâm phù hợp. Phân tích
ABC sẽ có các tiêu chí như sau:

- Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao, nhưng lại có tần suất bán ra
chậm

- Nhóm B: là những hàng hóa có giá trị trung bình, và tần suất bán ra cũng
ở tầm trung vừa phải

- Nhóm C: là những hàng hóa có giá trị thấp, nhưng đổi lại tần suất bán ra
lại cao

7. Sử dụng mô hình Lean Manufacturing

Mô hình “Lean manufacturing” còn gọi là phương pháp sản xuất tinh gọn.
Với mục tiêu tập trung nhận diện và loại bỏ những hoạt động không tạo
thêm giá trị nhưng lại làm tăng chi phí trong sản xuất. Nói cách khác, Lean
Manufacturing sẽ nhắm tới mục đích giảm lượng đầu vào thấp hơn, giảm
thời gian, giảm mặt bằng, giảm nhân công, giảm vật liệu, giảm lưu trữ,…
nhưng vẫn đảm bảo sản lượng và giá trị đầu ra.

Có 5 nguyên lý chính trong hệ thống quản trị tinh gọn : Giá trị, Lưu trình giá
trị, Dòng chảy liên tục, Hệ thống kéo và Hoàn thiện.

8. Tính vòng quay tồn kho

Ứng dụng Inventory turnover sẽ cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ. Dựa
vào đó bạn có thể ước tính được để bán hết hàng tồn kho cần khoảng bao
nhiêu thời gian. Từ đó sẽ có các dự toán chính xác hơn về thị trường, xây
 dựng kế hoạch nhập hàng chuẩn xác. Việc quản lý kho hàng này sẽ giúp việc
lưu trữ, sản xuất hàng đạt hiệu quả cao hơn, tăng tính cạnh tranh trên thị
trường.

9. Sử dụng thẻ kho

- Thẻ kho là một loại tờ rời, hoặc được đóng thành cuốn để theo dõi số lượng
hàng hóa, tình hình xuất nhập và lượng tồn của hàng. Mỗi mặt hàng sẽ được
cấp một thẻ kho riêng, được cập nhật số liệu liên tục để người quản lý kho
hàng có thể nắm được tình hình của mặt hàng đó.

- Thông qua thẻ kho, có thể nhận định được tình hình kinh doanh của mặt
hàng đó. Từ đó quản lý kho có thể cân nhắc sắp xếp, bố trí, tăng giảm lượng
hàng xuất nhập cho phù hợp. Trong trường hợp xảy ra sơ sót, sai lệch số liệu
cũng có thể dựa vào thẻ kho để nhanh chóng xác định chính xác.

10.Sắp xếp hàng hóa theo mã SKU

- SKU (Stock Keeping Unit) hay còn gọi là mã hàng hóa. Đây là cách đặt tên
hàng hóa dựa vào vị trí cũng như tính chất của hàng hóa đó. Thông qua mã
SKU, có thể nhanh chóng xác định được mặt hàng. Giúp cho việc quản lý,
xuất nhập hàng được diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.

- SKU thường là một dãy bao gồm chữ và số. Ví dụ, kiện hàng lưu tại khu B,
kệ số 3, tầng 2, ô số 4 có thể đặt tên là B324.

11.Mã vạch và phần mềm quản lý kho

- Cần chắc chắn rằng mọi kiện hàng hoặc sản phẩm đều được kèm với một mã
vạch. Mã vạch chứa thông tin của hàng hóa, khi quét qua phần mềm quản lý
sẽ được lưu trữ lại. Cùng với sự kết hợp của phần mềm quản lý kho hàng,
mã vạch sẽ giúp cho việc kiểm soát hàng hóa trở nên khoa học và chính xác,
tiện lợi hơn.

- Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phầm mềm quản lý kho hàng. Doanh
nghiệp sẽ cần tốn một khoản phí nhất định để mua phần mềm và vận hành
chúng.
 (nguồn trích dẫn: Công ty kho vận SEC. (2020, 30 december). [11 Nguyên tắc] quản lý

kho hàng để đạt hiệu quả cao nhất. https://khovansec.com/11-nguyen-tac-quan-ly-

kho-hang-dat-hieu-qua-cao-nhat/)

VD: Một trong những công ty áp dụng thành công mô hình 5S của Nhật Bản
chính là Honda. Honda đã áp dụng 5S không chỉ tại những văn phòng làm việc,
xưởng sản xuất mà ngay cả những cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm của Honda
(Honda Head) cũng được Honda đưa mô hình 5S vào hoạt động.
Có thể nói, chính việc áp dụng quy trình làm việc theo 5S đã giúp Honda cải tiến
chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được thời gian cũng như chỉ phí cho sản xuất, đồng
thời xây dựng được một môi trường làm việc năng động, sạch sẽ, gọn gàng và kỷ
luật. Với việc áp dụng 5S, ban giám đốc của Honda đã đưa ra được những quyết
định nhanh chóng hơn và xây dựng được tác phong làm việc cho tất cả các nhân
viên theo hướng công nghiệp, hiện đại.
Quá trình “sàng lọc” (Seiri) tại Honda được diễn ra hàng tuần, hàng tháng và hàng
năm dưới sự giám sát chặt chẽ của những người đứng đầu các đơn vị trong công ty.
Hoạt động sàng lọc được diễn ra bằng cách đánh dấu “nhãn đỏ” vào các đồ vật cần
loại bỏ, “nhãn xanh” vào các đồ vật cần giữ lại “và nhãn vàng” vào những đồ vật
có thể cần dùng đến cho tương lai.
Sau khi kết thúc công việc “sàng lọc” thì công việc “sắp xếp” được diễn ra để đảm
bảo việc “sắp xếp” theo nguyên tắc thống nhất và khoa học trong toàn bộ tổ chức
thì Honda đã đề ra tiêu chí cho việc sắp xếp đó là “Quy tắc 30s” nghĩa là tất cả các
loại dụng cụ, tài liệu, vật dụng tại Honda chỉ được phép tìm kiếm tối đa trong vòng
30 giây.
Bước thứ ba trong quy trình 5S của Honda là “dọn sạch” hay “sạch sẽ”. Tại nhà
máy Honda, không chỉ riêng khu vực văn phòng mà nay cả những lối đi cả bên
trong và bên ngoài nơi làm việc đều không có rác thải, và mọi nơi đều được quét
dọn cũng như lau chùi một cách cẩn thận và sáng bóng.
Sau khi quá trình “dọn sạch” kết thúc thì người lao động phải có ý thức là “giữ
sạch” nơi làm việc. Giữ sạch thực chất là việc kết hợp cả ba quy trình sàng lọc, sắp
xếp và sạch sẽ đối với con người và đối với môi trường làm việc. Nguyên tắc
Seiketsu của Honda là đối với mỗi công việc, mỗi quy trình đều phải đưa ra các
tiêu chuẩn hóa nhất định.
Bước cuối cùng trong quy trình 5S là “kỷ luật” hay “huấn luyện”. Tại Honda, Ban
giám đốc công ty luôn xác định rằng muốn làm tốt Shitsuke thì người nhân viên
phải làm tốt các quy trình phân loại, sắp xếp, dọn sạch và giữ sạch. Ban giám đốc
công ty Honda luôn cố gắng xây dựng một môi trường làm việc thường xuyên để
mọi người có thể tạo ra thói quen tốt. Và từ những thói quen tốt sẽ tạo ra những
tính cách tốt cho những nhân viên đang làm việc tại Honda.
(nguồn trích dẫn: Viên Q. T. (2022, 19 september). Ví dụ về 5S trong thực tiễn. Thư viện Tiêu

chuẩn. https://thuvientieuchuan.org/vi-du-ve-5s-trong-thuc-tien/)

Câu hỏi lý thuyết:

 Quản lý kho hàng là gì?

- Quản lý kho hàng là một hoạt động bao gồm nhiều công việc khác nhau. Ví
dụ như quản lý hoạt động hàng ngày của kho hàng, quản lý nhập xuất tồn,
quản lý số liệu, quản lý hàng tồn kho,… Với nhiệm vụ là đảm bảo mọi hoạt
động của kho hàng đều được vận hành suôn sẻ, không có sự cố hoặc có thể
xử lý sự cố (nếu có) một cách nhanh chóng, không ảnh hưởng lớn tới hàng
hóa. Đồng thời đảm bảo hàng hóa được bảo quản, lưu trữ an toàn, luân
chuyển, phân phối một cách hợp lý.
- Quản lý kho hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều khoản chi
phí, duy trì ổn định hoạt động, phát triển tốt, tăng khả năng cạnh tranh so với
đối thủ.

Câu hỏi tình huống:

- Tim Cook, CEO hiện tại của Apple, công ty đạt doanh thu 260,17 tỷ USD
2019. Ông gia nhập apple vào năm 1998, cùng thời điểm Steve Jobs quay về
công ty, và ông đã biến những cải cách lại chuỗi cung ứng của Apple một
cách “xuất thần”. Tim Cook tin rằng những sản phẩm công nghệ như điện
thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay,… giá trị sản phẩm
giảm rất nhanh, bạn sẽ mất 1-2% giá trị mỗi tuần Cook từng nói “hàng tồn là
cội nguồn của tội ác”.
- Trở lại năm 2011, so sánh cách các công ty công nghệ quản lý hàng tồn kho
của họ cho thấy Apple hoạt động tốt hơn nhiều so với Dell, HP, Blackberry
(RIM) và Motorola. Sử dụng công thức hệ số vòng quay hàng tồn kho
(Inventory turnover) cho biết số lần mà hàng hóa tồn kho bình quân luân
chuyển trong kỳ (vì vậy với lĩnh vực sản phẩm công nghệ con số càng cao
càng tốt). Năm 2011 hệ số này của Apple đã tốt hơn Dell 2 lần, tốt hơn HP 5
lần, 4,5 tốt hơn nhiều lần so với Blackberry và tốt hơn 5,5 lần so với
Motorola.
? Bằng cách nào mà Apple đã quản lý kho hàng tuyệt vời như thế?
-Cắt giảm hàng tồn kho
-Giữ hàng tồn kho càng ít càng tốt
-Dự đoán chính xác mức doanh số bán hàng
-Chính sách "không bán vội vàng"( khi các sản phẩm đưa đến store 2 ngày
sau mới được bán mặc cho khách đứng hàng dài)
-Không quá chú trọng vào việc mở rộng không gian mà tối ưu không gian
kho chứa( tốn thời gian, không hiệu quả, tốn kém).
(nguồn trích dẫn: Trang, P. M. (2021, 2 maart). KHÁM PHÁ CÁCH APPLE TẠO RA

CHUỖI CUNG ỨNG TỐT NHẤT THẾ GIỚI. Diễn đàn xuất nhập khẩu và

logistics lớn nhất Việt Nam. https://weblogistics.vn/threads/kham-pha-cach-apple-

tao-ra-chuoi-cung-ung-tot-nhat-the-gioi.5642/)

Tổng hợp nguồn trích dẫn:

- Công ty kho vận SEC. (2020, 30 december). [11 Nguyên tắc] quản lý kho hàng để

đạt hiệu quả cao nhất. https://khovansec.com/11-nguyen-tac-quan-ly-kho-hang-dat-

hieu-qua-cao-nhat/

- japan.net.vn. (z.d.). Bạn đã biết 5s, quy tắc làm việc nổi tiếng của người Nhật -

Japan.net.vn. https://japan.net.vn/ban-da-biet-5s-quy-tac-lam-viec-noi-tieng-cua-

nguoi-nhat-3200.htm
- Viên Q. T. (2022, 19 september). Ví dụ về 5S trong thực tiễn. Thư viện Tiêu chuẩn.

https://thuvientieuchuan.org/vi-du-ve-5s-trong-thuc-tien/

- Trang, P. M. (2021, 2 maart). KHÁM PHÁ CÁCH APPLE TẠO RA CHUỖI CUNG

ỨNG TỐT NHẤT THẾ GIỚI. Diễn đàn xuất nhập khẩu và logistics lớn nhất Việt

Nam. https://weblogistics.vn/threads/kham-pha-cach-apple-tao-ra-chuoi-cung-ung-

tot-nhat-the-gioi.5642/