‫تفاصيل مراحل تحليل النظم‬

‫أوال مرحلة الدراسة التمهيدية‬

‫مقدمة ‪:‬‬
‫بعد أن تعرفنا على تحليل النظم (‪ )system analysis‬ومن هو محلل النظم( ‪)system analyst‬فى السابق‬
‫حيث تعرفنا على دورة تحليل النظم لدراسة نظام قائم ونبدأ األن بتفاصيل المرحلة األولى من هذه المراحل وهى‬
‫الدراسة التمهيدية‪.‬‬

‫ليس هنالك نظام خالى من المشاكل ومنها مشاكل المستخدم أو البشر أو مشاكل فى عمق الكيان اآللى فى‬
‫الحاسبات أو مشاكل البيانات والمعلومات أو مشاكل تغير بيئة النظام ‪.‬‬

‫والواقع أن معظم التعديالت يعود الى إكتساب المستخدم الخبرة من التعامل اليومى مع النظام وطلباته المستجدة‬
‫لتحسين النظام ‪.‬‬

‫لذلك نحتاج الى الدراسة التمهيدية وهى الطور األول من أطوار حياة النظام ‪ ،‬وتسمى أحيانا بمرحلة تخطيط‬
‫النظام ‪ ،‬أو مرحلة التعريف بالنظام ومشاكله‪.‬‬

‫وتهدف هذه المرحلة الى التعرف على المشكلة وطبيعتها وأبعادها وتكون فهم عام لها ‪ ،‬فليس الغرض من هذه‬
‫المرحلة التعرف على دقائق المشكالت التى قد توجد فى النظام القائم ‪ ،‬أو تقديم حلول مطلقة وفورية لهذه‬
‫المشاكل ولكن فقط من أجل إجراء تغطية أو مسح عام للنظام الحالى مع دراسة امكانية تطويره أو تغييره أو‬
‫اإلبقاء عليه‪.‬‬

‫و الدراسة التمهيدية تتكون من مجموعة من الخطوات و اإلجراءات الالزمة الختيار نظام قائم أو أحد النظم‬
‫الفرعية بهدف اكتشاف الخلل الموجود والمتسبب فى تدنى كفاءة النظام أو عدم مالئمته وتشمل ‪:‬‬

‫أوال ‪ :‬تعريف المشكلة ‪:‬‬

‫يجب أن يقوم محلل نظام بعملية تعريف شامل للمؤسسة ونظام المعلومات القائم حتى يستطيع أن يتعرف‬
‫علي المشكالت بالطريقة الصحيحة وتشمل التالى ‪:‬‬

‫خلفية تاريخية عن المؤسسة ‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫وهذه الخلفية تتيح للمحلل باإلضافة لتكوين فكرة عامة عن المؤسسة أن يتبع أنواع وتوقيتات وأسباب اتخاذ‬
‫قرارات معينة ( أو معاملة معينة ) مما يجعله متآلفا مع طبيعة عمل المؤسسة‬

‫الهيكل التنظيمى للمؤسسة ‪:‬‬ ‫‪-2‬‬

‫‪11 Page 1 of‬‬

 ‫على محلل النظام أن يكون ملما إلماما كامال بالهيكل التنظيمى للمؤسسة كقطاعات وكمستويات إدارية وموقع‬
‫نظام المعلومات من هذا الهيكل كما يجب أن يكون على اطالع ومعرفة باالعالقات وخط سير اإلجراءات‬
‫والمعلومات بين أجزاء هذا الهيكل التنظيمى وعالقة أجزاء النظام ببعضها شكل (‪ )1-2‬وتسلسل اإلدارات فيها ‪.‬‬
‫وكذلك التعرف على العالم الخارجى الذى تتعامل معه المؤسسة ويمكن إستخدام خرائط تدفق البيانات ‪Data‬‬
‫)‪ Flow Diagrams ( DFD‬شكل ( ‪ )2-2‬وشكل (‪ ) 3-2‬لعرض التوصيف بصورة رسومية ويمكن إستخدام‬
‫مخطط عالقات الكيانات )‪ Entity Relationship Diagram ( ERD‬الذى درسته العام السابق بمادة‬
‫قواعد البيانات عند الدراسة التفصيلية‪.‬‬

‫شكل (‪ )1-2‬يوضح عالقة أجزاء النظام ببعضها‬

‫‪11 Page 2 of‬‬

‫شكل ( ‪ )2-2‬إحدي رموز خرائط تدفق البيانات المستخدمة‬
‫)‪Data Flow Diagrams ( DFD‬‬

‫‪11 Page 3 of‬‬

‫وشكل (‪-3-2‬أ ) توصيف المؤسسة وعالقاتها بالعالم خارجها بإستخدام رموز خرائط التدفق ‪DFD‬‬
‫‪Context level diagram‬‬

‫إسم النظام‪ :‬نظام حجز تذاكر الطيران‬

‫الكيانات الخارجية‪:‬‬

‫‪ :passenger‬المسافر – الزبون – العميل‬

‫‪ Travel agent:‬وكيل السفر – وكيل الرحالت‬
‫‪ : Airline‬الخطوط الجوية‬

‫‪11 Page 4 of‬‬

 ‫مسارات البيانات‪:‬‬

‫وشكل (‪ -3-2‬ب ) توصيف المؤسسة وعالقاتها بالعالم خارجها بإستخدام رموز خرائط التدفق ‪DFD‬‬
‫‪Context level diagram‬‬
‫‪ -3‬المعدالت المالية واالدارية ‪:‬‬
‫وهذة المعدالت مثل معدالت الربحية ‪ ،‬المبيعات ‪ ،‬المخزون‪ .‬ويجب الحصول على هذه المعدالت عبر‬
‫عدة سنوات متتالية ‪ ،‬ليمكن مقارنتها من غيرها مع المؤسسات ليتسنى معرفة مدى التطور فى نشاط‬
‫المؤسسة وموقعها بالنسبة للمنظمات األخرى لغرض تحسين نقاط الضعف وأماكنها‪.‬‬

‫‪ -4‬أراء العاملين ‪:‬‬

‫تختلف اراء العاملين فى منظمتهم واجراءات سير العمل بها فمنهم من يدلى بأراء معاكسة ‪ ،‬وذلك الن‬
‫كل منهم لدية خبرات ومهارات مختلفة عن االخر ‪ ،‬وعلى محلل النظم أن يكون قادرا على التمييز بين أراء‬
‫الفريقين ليتمكن من إستخالص الحقائق‪.‬‬

‫‪11 Page 5 of‬‬

 ‫‪ -5‬أعداد تقرير لإلدارة العليا عن المشكالت ‪.‬‬

‫ثانيا ‪ :‬تحديد األهداف‪:‬‬

‫بعد تعريف المشكلة وتحديد أبعادها وذلك بتحديد مواطن الضعف بالنظام القائم فانه يمكن بعد ذلك‬
‫تحديد األهداف بدقة ‪ ،‬والهدف هو غاية يخطط للوصول اليها و يجب أن يتوفر فيه االعتبارات التالية ‪:‬‬

‫‪ -1‬أن يكون معرفا بوضوح ‪:‬‬

‫مثال ان الهدف هو زيادة األرباح عن طريق تقليل تكلفة المواد الخام أو زيادة المبيعات أو زيادة السعر أو رفع‬
‫هامش الربح أو سرعة األنجاز‬

‫‪ -2‬يجب ان يكون الهدف محددا كميا ‪:‬‬

‫كأن يقال الهدف زيادة األرباح بنسبة ‪ %10‬أو خفض نسة التكلفة بمعدل ‪%10‬‬

‫‪ -3‬أن يكون الهدف محددا زمنيا ‪:‬‬

‫وذلك بتعيين الوقت أو الفترة الالزمة لتحقيق هذا الهدف كأن يقال زيادة نسبة األرباح بمعدل ‪ % 10‬فى السنة‪.‬‬

‫‪ - 4‬أن يكون الهدف قابال للتحقيق ‪:‬‬

‫فمن المرغوب أن يكون الهدف طموحا ‪ ،‬ولكن يجب أاليتحول هذا الطموح بنسبة تفوق الواقع المعقول ويحب‬
‫أن يكون الهدف فى حدود االمكانات‬

‫‪ - 5‬ويمكن اإلستعانة بشبكة تحقيق أهداف النظم الموجودة وأهداف المؤسسة كما بالشكل (‪ ) 4-2‬و بالشكل (‪-2‬‬
‫‪ ) 5‬للتعرف علي ماتم تحقيقه من النظام القائم وما يقترح إضافته أو تعديله‪.‬‬

‫‪ - 6‬أعداد تقرير لالدارة العليا عن هذه األهداف ‪.‬‬

‫‪11 Page 6 of‬‬

11 Page 7 of
 ‫ثالثا ‪ :‬دراسة الجدوى ‪:‬‬
‫يمكن التمييز بين أنواع دراسة الجدوى وهى ‪:‬‬

‫دراسة الجدوى الفنية ‪:‬‬ ‫‪-1‬‬

‫وهى المتعلقة بالتكنولوجيا وإمكانية توفرها واستخدامها ‪.‬‬

‫‪ -2‬دراسة الجدوى اإلقتصادية‪:‬‬

‫‪11 Page 8 of‬‬

‫وهى تلك المتعلقة بالنواحى المالية واإلقتصادية لمعرفة ان كان المشروع فى حدود إمكانيات‬
‫المؤسسة أم ال والعائد المادى من تنفيذه ‪ .‬ويتم ذلك بما يلى‪:‬‬

‫أ – حصر التكاليف ‪:‬‬

‫وتشمل جميع التكاليف التى ستترتب على النظام الجديد بما فى ذلك تكاليف دراسة النظام‬
‫وتصميمه وتشغيله ‪.‬‬

‫ب‪ -‬حصر المنافع ‪:‬‬

‫وتشمل جميع المنافع والعائدات المادية وغير المادية ( وهى معلومات تساعد على اتخاذ‬
‫القرارات)‬

‫ج‪ -‬تحديد البدائل ‪:‬‬

‫ويتم فيها توصيف الحلول الممكنة وتكلفة كل منها والمنافع العائدة منها ‪.‬‬

‫د‪ -‬تقييم البدائل ‪:‬‬

‫ويستخدم فى ذلك معايير متعددة منها ‪:‬‬

‫ه‪ -‬فترة اإلسترجاع ‪:‬‬

‫يقوم هذا المعيار على احتساب عدد السنوات التى يتم بعدها استرجاع تكاليف النظام فالمشروع‬
‫الذى يستلزم فترة أقل يفضل على ذلك الذى يحتاج فترة أطول ‪.‬‬

‫د‪ -‬كفاءة اإلستثمار ‪:‬‬

‫ويقصد بها معدل العائد المتوقع الذى يحققه النظام بعد تغطية كامل التكاليف ‪.‬‬

‫‪11 Page 9 of‬‬

 ‫‪ -‬مقارنة تكاليف النظام الجديد بالنظام الحالى ‪:‬‬

‫حسب هذا المعبار تتم مقارنة تكلفة النظام الجديد بتكلفة النظام القائم وذلك وفقا لما يلى ‪:‬‬

‫‪ ‬حساب تكاليف تشغيل النظام الجديد خالل العمر اإلفتراضى المتوقع له ‪.‬‬
‫‪ ‬حساب تكاليف تشغيل النظام القائم من خالل العمر اإلفتراضى للنظام الجديد وبجب تقدير‬
‫متى يفشل النظام القائم فى العمل بكفاءة أو متى يمكن أن يتوقف عن العمل ‪.‬‬
‫‪ ‬مقارنة التكاليف فى كل النظامين ‪.‬‬

‫‪ 3‬دراسة الجدوى التشغيلية ‪:‬‬

‫وهى تختص بإستخدام النظام وقدرته وكفاءة المستخدمين على استخدام التكنولوجيا الحديثة‬
‫وإمكانية تحسين هذه القدرة بالتدريب ‪.‬‬

‫‪ -3‬إعداد تقرير لإلدارة العليا بالجدوى اإلقتصادية ‪.‬‬

‫رابعا‪ :‬إعداد الخطة ‪:‬‬

‫وهنا بعد أن عرفنا المشاكل ووضعنا األهداف ودرسنا الجدوى اإلقتصادية نقوم بإعداد‬
‫الخطة ويجب األخذ بعين اإلعتبار ما يلى ‪:‬‬

‫‪ -1‬الموارد المطلوبة وامكانية توفرها ‪.‬‬

‫‪ -2‬تقدير التكاليف الالزمة لكل مرحلة من مراحل النظام الجديد‪.‬‬
‫‪ -3‬الوقت الالزم إلنجاز جميع مراحل النظام وجدولته ‪.‬‬
‫‪ -4‬إعداد تقرير بالخطة ومراحل تنفيذها ‪.‬‬

‫‪11 Page 10 of‬‬

11 Page 11 of