ZŁOTE ZASADY

PISANIA MAILI
PO ANGIELSKU W PRACY
 ZŁOTE ZASADY PISANIA MAILI
PO ANGIELSKU W PRACY

Masz poczucie, że jesteś zasypywany wiadomościami?

Otrzymujesz maile w języku angielskim i odkładasz odpowiedzi, bo
zastanawiasz się nad ich prawidłową formą?
Przygotowaliśmy dla Ciebie krótki przewodnik, jak szybko i efektywnie
pisać maile w języku angielskim.
Szacuje się, że przeciętny pracownik korporacji otrzymuje około
80 maili dziennie . A jeśli wiadomości pozostają bez odpowiedzi, to presja
rośnie, nic dziwnego!

Oto 7 złotych zasad pisania maili po angielsku w pracy.

01
SPIS TREŚCI:

ZASADA 1
ZRÓB PLAN

ZASADA 2
TEMAT WIADOMOŚCI

ZASADA 3
ZDANIE OTWIERAJĄCE

ZASADA 4
TREŚĆ MAILA

ZASADA 5
ZAMKNIĘCIE

ZASADA 6
ZAKOŃCZENIE I PODPIS

ZASADA 7
KOREKTA
 ZŁOTE ZASADY PISANIA MAILI
PO ANGIELSKU W PRACY

ZRÓB PLAN
Przede wszystkim postępuj zgodnie z poniższym
planem. Możesz wyznaczyć czas, w którym
zdecydujesz się odpowiedzieć na otrzymane maile,
ale przede wszystkim trzymaj się następującej
struktury wiadomości:

• Przemyśl temat wiadomości

• Zastosouj zdanie otwierające
• Sformułuj treść wiadomości w krótkich zdaniach
• Wybierz odpowiednie zamknięcie
• Zastosuj formułkę zakończenia i podpis

TEMAT WIADOMOŚCI
Jest to najważniejszy element maila: sformułuj temat tak, żeby został
przeczytany. Temat jest pierwszą rzeczą, jaką zobaczy odbiorca. Jeśli
przyciągnie on wzrok odbiorcy, Twój mail zostanie przeczytany i otrzymasz
odpowiedź znacznie szybciej.

W języku angielskim temat będzie szczególnie ważny, bo powinien być bardziej

osobisty i jak najbardziej angażujący, aby uzyskać właściwe działanie od
odbiorcy.
Porównaj poniższe przykłady:

Re: data assessment project. - niewiele mówi o tym, czego chcesz od projektu
Need your help with this project - jest bardziej osobisty, tym samym
sygnalizujesz od razu, dlaczego piszesz.

Poświęć dwukrotnie więcej czasu na sformułowanie tematu, niż na właściwą

treść maila, ponieważ jeśli nikt nie otworzy Twojej wiadomości, nie ma
znaczenia co w niej jest.

03
 ZŁOTE ZASADY PISANIA MAILI
PO ANGIELSKU W PRACY

ZDANIE OTWIERAJĄCE
Jasno określ swój główny punkt widzenia. Pierwsze zdanie wiadomości działa
jak filtr — czytelnicy skanujący maile decydują, czy kontynuować czytanie, czy je
porzucić. Nikt nie lubi spamów, więc przejdź od razu do sedna.

Wypróbuj te zwroty:
Did you know?… (ask a question)
I noticed how well you… (who…me?!)
I saw that you are… (involved in the project...) How’s that going? (show that
you’ve done your research, and value their experience)
Quick question! (make them curious)
Can you do me a favor? (ask for help)
I hope you will lend your thoughts on…(value their experience)
Are you having difficulties with ….? From my experience, the thing that can help
is… (offer guidance)
John recommended we talk about (establish reference)

TREŚĆ MAILA
Treść maila to rdzeń Twojej wiadomości.
Musi mieć określony cel. Jasno określ, jak chcesz, aby odbiorca zareagował.

Aby w języku angielskim sformułować klarownie treść, podziel tekst na krótkie

akapity oddzielone pustymi wierszami. Pojedynczy blok tekstu jest trudny do
odczytania, nie wspominając już o tym, że jest odpychający, więc poświęć trochę
czasu na sformatowanie wiadomości, aby była łatwa do odczytania.

Używaj krótkich, prostych zdań. Długie zdania są dobre do pisania

akademickiego, ale nie do przekazywania konkretnych wiadomości.
Będzie Ci też łatwiej sformułować krótkie zdania po angielsku, unikniesz tym
samym skomplikowanej składni.

Aby tekst był prosty, nie tłumacz go bezpośrednio z języka polskiego.

Nie używaj Tłumacza Google, bo możesz nie wychwycić błędów.

05
 ZŁOTE ZASADY PISANIA MAILI
PO ANGIELSKU W PRACY

ZAMKNIĘCIE
Nie zakładaj, że osoby, do których wysyłasz maile, będą automatycznie wiedziały,
czego od nich oczekujesz.

Ważne jest, aby zakończyć mail wezwaniem do działania lub określeniem

następnego oczekiwanego kroku. Podowiedz czytelnikowi, jakiej odpowiedzi
się zpodziewasz. I jaki właściwie jest powód, dla którego do niego piszesz.
Wtedy pisząc w języku angielskim, w tej części, podsumowujesz, to co
rzeczywiście chciałeś przekazać.

Jeśli po prostu kończysz wiadomość bezosobowym “contact me as soon as

possible”, zmuszasz odbiorcę do odpisania, zamiast ustalić harmonogram
dalszych działań. "ASAP" może oznaczać wiele rzeczy dla wielu osób.
Spróbuj zbudować relację i uczynić maile bardziej osobistymi, na przykład:

“based on the information above I would like to hear what you think about this
(and if you like we can talk about some other options) sometime next week. So
let me know when you are free and I’ll be in touch”.

W ten sposób rozwiązanie problemu staje się bardziej realistyczne i osiągalne,

a także wyznacza właściwe oczekiwanie.

07
 ZŁOTE ZASADY PISANIA MAILI
PO ANGIELSKU W PRACY

ZAKOŃCZENIE I PODPIS
Teraz możesz zakończyć swój mail. Możesz zastosować wiele fraz, takich jak:
formalne: Sincerely, With kind regards etc. i nieformalne: Take care, Best etc.
I powinieneś być uważny, na to, który zwrot wybrać.
Najbezpieczniejszą frazą jest dość oklepane : Regards. Jest to wyrażenie
odpowiednie dla biznesowych wiadomości i wiele osób lubi z niego korzystać.

Z Sincerely ryzykujesz, że brzmisz zbyt formalnie, zwłaszcza, gdy piszesz do

kolegów. Best Wishes to bezpieczny wybór, ale częściej znajdziesz je na kartce z
życzeniami, niż w komunikacji biznesowej.
Jeżeli pasuje do tonu twojego maila, to jest to dobry wybór.

Jeśli znasz dobrze odbiorcę, możesz wybrać Cheers.

Bądź ostrożny z tym wyrażeniem w komunikacji z osobami, których nie znasz
zbyt dobrze. Jeśli próbujesz zrobić profesjonalne wrażenie, nie jest to dobry
sposób na pożegnanie, szczególnie gdy po raz pierwszy wchodzisz z kimś w
relacje.
Wg badań, zakończenia maili, które mają wysokie wskaźniki odpowiedzi to:
Thanks in advance
Thanks
Thank you
Jeśli więc chcesz, aby Twoja korespondencja odniosła pozytywny skutek, okaż
odbiorcy trochę wdzięczności.

KOREKTA
Na koniec sprawdź swój mail, zanim naciśniesz przycisk „wyślij”.
Poświęć chwilę na przejrzenie wiadomości pod kątem błędów ortograficznych,
gramatycznych i interpunkcyjnych. Twoje wiadomości są tak samo częścią
Twojego profesjonalnego wizerunku, jak ubrania, które nosisz, więc wysyłanie
wiadomości zawierających literówki wygląda źle.

Właśnie dlatego aplikacje do sprawdzania poprawności językowej mogą się

przydać. Możesz ich używać za darmo do podstawowego skanowania, które
wykryje literówki lub proste błędy. Możesz ich używać jako nakładki lub aplikacji
w dokumentach Google, dzięki czemu będziesz wiedział o swoich błędach
podczas pisania.

08