‫واكلة الجامعة‬

‫‪2021 - 1443‬‬
‫دليل السياسات و اإلجراءات‬

‫إدارة المشتريات والمناقصات (‪)PBA‬‬

‫‪Source: www.pinterest.com‬‬

‫" هدفي األول أن تكون بالدنا نموذجاً ناجحاً ورائداً في العالم‬

‫على اكفة األصعدة‪ ،‬وسأعمل معكم على تحقيق ذلك‪".‬‬

‫خادم الحرمين الشريفين الملك سلمان بن عبدالعزيز آل سعود‬

 ‫" دائما ما تبدأ قصص النجاح برؤية‪ ،‬وأنجح الرؤى هي تلك التي‬
‫تبنى على ماكمن القوة‪ .‬ونحن نثق ونعرف أن هللا سبحانه حبانا‬
‫وطناً مباراكً هو أثمن من البترول‪ ،‬ففيه الحرمين الشريفين‪،‬‬
‫أطهر بقاع األرض‪ ،‬وقبلة أكثر من مليار مسلم‪ ،‬وهذا هو عمقنا‬
‫‪Source: www.pinterest.com‬‬

‫العربي واإلسالمي وهو عامل نجاحنا األول‪".‬‬

‫صاحب السمو الملكي األمير محمد بن سلمان بن عبدالعزيز‬

‫ولي العهد‪ ،‬نائب رئيس مجلس الوزراء‬
‫ورئيس مجلس الشؤون االقتصادية والتنمية‬
 ‫إعداد لجنة تطوير الهيلك التنظيمي وأدلة السياسات واإلجراءات التنظيمية‪:‬‬

‫م‪ .‬هاني بن سراج محمد وزان‬ ‫أ‪.‬أحمد بن فتحي عبدالملك صبان‬

‫أ‪ .‬حسام بن ضيف هللا محمد اللقماني‬ ‫أ‪ .‬محمد بن عبد الملك صالح ابو رزيزة‬

‫د‪ .‬رؤى بنت فؤاد محمد باخدلق‬ ‫أ‪ .‬عال بنت خليل علي السمك‬

‫أ‪ .‬لينا بنت عبد العزيز محمد المنيع‬ ‫أ‪ .‬رانيا بنت عبدهللا سليمان بن عبيد‬

‫أ‪ .‬فدوى بنت علي علي نازرة‬

‫المشرف العام‪:‬‬
‫أ‪ .‬د‪ .‬فريد بن علي بن يحيى الغامدي‬
 ‫مسؤولي الجهة‬

‫أ‪ .‬أحمد بن محمد الحذيفي‬

‫أ‪ .‬صالح بن سعيد بالخيور‬
‫أ‪ .‬عبدالرحمن بن أحمد باسندوة‬
‫أ‪ .‬هتان بن هاشم قاروت‬
‫أ‪ .‬ماجد بن عبدهللا اليوسف‬
‫أ‪ .‬فيصل بن حمد المحمادي‬

‫مدير اإلدارة‬
‫أ‪ .‬طالل بن عيد مسلم اللقماني‬
‫الفهرس‬
 ‫الفهرس‬

‫الية ترميز الوثائق‬

‫‪PBA –S-1‬‬ ‫الهيكل التنظيمي إلدارة المشتريات والمناقصات‬
‫‪PBA -P –1‬‬ ‫سياسات إدارة المشتريات والمناقصات‬
‫الوصف الوظيفي لمدير إدارة المشتريات والمناقصات‬
‫‪PBA-J-1‬‬ ‫الوصف الوظيفي نائب مدير إدارة المشتريات والمناقصات‬
‫‪PBA-J-2‬‬ ‫الوصف الوظيفي رئيس قسم المشتريات والمناقصات‬
‫‪PBA-J-3‬‬ ‫الوصف الوظيفي رئيس قسم العقود‬
‫‪PBA-J-4‬‬ ‫الوصف الوظيفي نائب رئيس قسم المشتريات والمناقصات‬
‫‪PBA-J-5‬‬ ‫الوصف الوظيفي نائب رئيس قسم العقود‬ ‫الوصوف الوظيفية‬
‫‪PBA-J-6‬‬ ‫الوصف الوظيفي مختص المشتريات والمناقصات‬
‫‪PBA-J-7‬‬ ‫الوصف الوظيفي مختص العقود‬
‫‪PBA-J-8‬‬ ‫الوصف الوظيفي مختص التدقيق‬
‫الوصف الوظيفي موظف اتصاالت‬

‫‪PBA-FC-1‬‬ ‫مخطط سير عمل وحدة المناقصات‬

‫‪PBA-FC-2‬‬ ‫مخطط سير عمل وحدة الشراء المباشر‬
‫)‪PBA-FC-3(2-1‬‬ ‫مخطط سير عمل وحدة االتصاالت اإلدارية الوارد(‪)2-1‬‬ ‫خرائط التدفق‬
‫)‪PBA-FC-3(2-2‬‬ ‫مخطط سير عمل وحدة االتصاالت اإلدارية الصادر(‪)2-2‬‬
‫‪PBA-FC-4‬‬ ‫مخطط سير عمل وحدة العقود‬

‫‪PBA-F-1‬‬ ‫باركود نماذج إدارة المشتريات‬ ‫النماذج‬

‫نموذج اطالع جميع الموظفين على دليل السياسات واإلجراءات الخاصة بالعمل في االدارة‪.‬‬
 ‫شرح ترميز الوثائق‬

‫رمزالوثيقة‬

‫‪PBA - P - #‬‬
‫رمزالجهة‬ ‫رقم تسلسل الوثيقة‬
‫إدارة املشتريات واملناقصات‬
‫رمزالوثيقة‬ ‫)‪(1.2.3…..‬‬
‫‪PURCHASING AND BIDDING ADMINISTRATION‬‬

‫‪P‬‬ ‫‪J‬‬ ‫‪S‬‬ ‫‪F‬‬ ‫‪FC‬‬

‫‪Policies‬‬ ‫‪Job‬‬ ‫‪Structure‬‬ ‫‪Forms‬‬ ‫‪Flow chart‬‬
‫السياسات‬ ‫وظيفة‬ ‫هيكل تنظيمي‬ ‫نماذج‬ ‫خريطة تدفق‬
 ‫الهيلك التنظيمي‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬الهيكل التنظيمي‬

‫‪PBA –S-1‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫وكالة اجلامعة‬
‫إدارة املشرتيات واملناقصات‬
‫نائب مدير اإلدارة‬

‫قسم العقود‬ ‫قسم املناقصات والشراء املباشر‬ ‫قسم االتصاالت اإلدارية‬

‫وحدة العقود والتعاميد‬ ‫وحدة املناقصات‬ ‫وحدة الصادر‬

‫وحدة نوبكو (الشركة الوطنية للشراء املوحد)‬ ‫وحدة الشراء املباشر‬ ‫وحدة الوارد‬

‫وحدة التدقيق‬ ‫وحدة التدقيق‬ ‫وحدة اخلدمات املساندة‬

‫جلنة فتح العروض‬

‫جلنة الشراء املباشر‬

‫السياسات‬
 ‫السياسات‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬سياسة مركزاالتصاالت االدارية‬

‫‪PBA -P –1‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫الوصف املنهي لإلدارة‬

‫إدارة املشتريات واملناقصات أحد قطاعات الجامعة؛ مهمتها تأمين احتياجات جميع قطاعات الجامعة التي تساعدها على القيام بمهامها ومسئولياتها التعليمية والبحثية والخدمية‪ ،‬للرقي بجودة أدائها لتوفير بيئة تعليمية وثقافية‬
‫واجتماعية ألبنائنا الطلبة والطالبات‪ ،‬وبما يحقق تطلعات املستفيدين من الخدمات التي تقدمها الجامعة وفق األنظمة واللوائح املعمول بها في كافة القطاعات الحكومية وفي ضوء القرارات والضو ابط املالية لعملية تأمين‬
‫مستلزماتها سواء عن طريق املنافسات العامة أو عن طريق التأمين املباشر ووفق الخطط واألهداف املحددة من قبل اإلدارة العليا‪ ،‬وذلك بالتعاون مع الشركات واملؤسسات الوطنية لتوفير ما تتطلبه عملية التأمين بأقل األسعار‬
‫و أفضل املواصفات املحددة واملوضوعة من قبل قطاعات الجامعة املختلفة‪.‬‬
‫كما تعمل اإلدارة على املساهمة في جميع األنشطة التعليمية والبحثية والتدريبية والخدمية واالجتماعية امللقاة على عاتق الجامعة لتحقيق أعلى درجة من الجودة في تلك األنشطة‪.‬‬
‫الرسالة‬
‫الرقي بجودة أداء الجامعة لتوفيربيئة تعليمية وثقافية واجتماعية ألبنائنا الطلبة والطالبات‪ ،‬وبما يحقق تطلعات املستفيدين من الخدمات التي تقدمها الجامعة والرقي بجودة أداء املوظفين على تحقيق تطلعات الجامعة‪.‬‬
‫الرؤية‬
‫توفيربيئة عمل تساهم في انجازالعملية التعليمية وتحقيق األهداف املنشودة‬
‫القيم‬
‫الصدق – األمانة – السرية – التعاون – سرعة االنجاز‬
‫االهداف‬
‫التنفيذية ‪:‬‬ ‫االستراتيجية ‪:‬‬
‫تأمين احتياجات الجهات قبل بداية العملية التعليمية بوقت كافي‪.‬‬ ‫تحسين العملية التعليمية واإلدارية من خالل توفيرأفضل البرامج والسبل املساعدة‪.‬‬
‫متابعة العقود ذات التنفيذ املستمروطرحها قبل نهاية العقد السابق‪.‬‬ ‫دعم قطاعات الجامعة في توفيراحتياجاتها بأفضل جودة ممكنة‪.‬‬
‫املساهمة في تحقيق رؤية اململكة من خالل تطبيق األنظمة واللوائح‪.‬‬
‫تعريف أيام و ساعات العمل اليومية‬
‫يعمل بنظام وزارة املوارد البشرية خمسة ايام عمل من االحد الى الخميس بإجمالي عدد الساعات املطبقة في نظام املوارد البشرية ‪.‬‬
‫حصر املسميات الوظيفية في اإلدارة‬
‫موظف وحدة الصادر‬ ‫موظف وحدة الوارد‬ ‫رئيس قسم املناقصات‬ ‫رئيس قسم العقود‬ ‫رئيس قسم االتصاالت‬ ‫نائب مديراالدارة‬ ‫مديرإدارة‬
‫موظف وحدة الخدمات املساندة‬ ‫وحدة العقود‬ ‫وحدة نوبكو‬ ‫وحدة التدقيق‬ ‫وحدة الشراء املباشر‬ ‫وحدة املنافسات‬
 ‫تابع السياسات‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬سياسة مركزاالتصاالت االدارية‬

‫‪PBA -P –1‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫توزيع املوظفين داخل اإلدارة‬

‫قسم االتصاالت اإلدارية‬ ‫قسم العقود‬ ‫قسم املشتريات واملناقصات‬ ‫رئيس قسم‬ ‫نائب مديراإلدارة‬ ‫مديرإدارة‬
‫(‪)4‬‬ ‫(‪)6‬‬ ‫(‪)6‬‬ ‫(‪)2‬‬ ‫(‪)1‬‬ ‫(‪)1‬‬

‫العمالء‬
‫تعريف بقائمة العمالء الداخليين‬ ‫تعريف بقائمة العمالء الخارجيين‬

‫جميع القطاعات من داخل الجامعة‬ ‫جميع القطاعات من خارج الجامعة ( حكومي – خاص)‬

‫العمليات باإلدارة‬

‫• قسم االتصاالت اإلدارية‪ :‬استقبال وتسليم املعامالت من كافة القنوات املعمول بها‪.‬‬
‫• قسم املناقصات والشراء املباشر‪ :‬استقبال املشاريع والعمليات املراد طرحها واستكمال اجراءاها وفق اللوائح واألنظمة‪.‬‬
‫• قسم العقود‪ :‬اعداد وتوقيع العقود والتعاميد وفق اللوائح واالنظمة‬

‫السياسات‬
‫‪PBA-P-1‬‬
‫الوصوف الوظيفية‬
‫‪PBA-J-1 - PBA-J-2 - PBA-J-3 - PBA-J-4 - PBA-J-5 - PBA-J-6 - PBA-J-7 - PBA-J-8‬‬
‫خرائط التدفق‬
‫‪PBA-FC-1 - PBA-FC-2 - PBA-FC-3(2-1), PBA-FC-3(2-2) - PBA-FC-4‬‬
‫النماذج‬
‫‪PBA-F-1‬‬
‫الوصوف الوظيفية‬
 ‫الوصوف الوظيفية‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬وصف وظيفي‬

‫‪PBA-J-1‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫املهام و املسئوليات‬ ‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫املسمى الوظيفي‬

‫• التأكد من تطبيق اللوائح واألنظمة في جميع أعمال اإلدارة‪.‬‬ ‫إدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫الجهة‬
‫• االطالع الدائم على التعاميم التي تخص اإلدارة وتعميمها على املنسوبين واعتماد العمل بموجبها‪.‬‬ ‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫مسمى مديرالجهة‬
‫• اإلشراف على جميع اعمال االدارة‪.‬‬ ‫وكالة الجامعة‬ ‫االرتباط الوظيفي‬
‫• االشراف على إجراءات طرح املنافسات والعقود والتعاميد في منصة اعتماد‪.‬‬ ‫الهدف التشغيلي‬
‫• استقبال جميع املعامالت من الجهات الطالبة بالجامعة وفروعها الكترونيا عن طريق برنامج(وافي) وبرنامج (مسار) واحالتها‬ ‫االشراف على نظام االتصاالت اإلدارية الخاص بالتعامالت االلكترونية و وضع‬
‫لألقسام حسب االختصاص‪.‬‬ ‫آليات تضمن إحكام إدارة التواصل املكتوب وفق األنظمة املنصوص عليها‪.‬‬
‫• االشراف على وضع اللوائح واإلجراءات املنظمة للعمل في االقسام التابعة لإلدارة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها‪.‬‬
‫• اعداد خطة استراتيجية تطويرية واعتمادها من وكالة الجامعة‪.‬‬ ‫اال يقل املؤهل عن الجامعي في التخصصات ذات الصلة‪.‬‬ ‫املؤهالت‬

‫• اعتماد الخطط اإلدارية والتشغيلية الخاصة باإلدارة وطريقة تنفيذيها ‪.‬‬ ‫• دورة في حزمة برامج األوفيس‬
‫• دورة في القيادة(التخطيط‪-‬التنظيم‪-‬الرقابة‪-‬التوجيه) ‪.‬‬
‫• توحيد نماذج العمل وإجراءاته‪.‬‬ ‫• دورة في التواصل االجتماعي‪.‬‬
‫• اعتماد التقاريرواالحصائيات والرفع بها الى (وكالة الجامعة)‪.‬‬ ‫• دورة في التفاوض و االقناع‪.‬‬
‫• دورة في إدارة األزمات ‪.‬‬ ‫بطاقة‬
‫• مراجعة املعامالت اإلدارية و اعتماد إرسالها الى الجهات الداخلية‪ /‬والخارجية‪.‬‬
‫• دورة في التعامل مع الرؤساء واملرؤوسين ‪.‬‬ ‫االحتياج‬
‫• إعتماد تقريرأداء موظفي اإلدارة بالتنسيق مع رؤساء األقسام واملساعدين‪.‬‬ ‫• دورة في إدارة كفاءة اإلنفاق للجهة ‪.‬‬ ‫التدريبي‬
‫• دورة في بناء فريق العمل‪.‬‬
‫• عقد االجتماعات الدورية مع رؤساء األقسام ملناقشة األعمال وسير العمل‪.‬‬
‫• دورة في نظام املناقصات واملشتريات الحكومية‬
‫• التنسيق مع الشؤون اإلدارية لتوفيراملعلومات الالزمة والنماذج والتقارير‪.‬‬ ‫• دورة في بناء أو تهيئة مهارات الصف الثاني‪.‬‬
‫• تطويرومراجعة األنظمة والعمليات والسياسات اإلدارية وفق الضوابط واألنظمة واللوائح‪.‬‬ ‫• دورة في اعداد الخطط التشغيلية‪.‬‬
‫اللغة العربية و اإلملام باللغة االنجليزية‬ ‫اللغة‬
‫• القيام بأي مهام يكلف بها في اطارصالحيات املديرونطاق عمله‪.‬‬
‫ال تقل عن ‪ 10‬سنوات خبرة في االعمال اإلدارية واملالية واعمال‬
‫الخبرات‬
‫املشتريات واملناقصات‬
 ‫الوصوف الوظيفية‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬وصف وظيفي‬

‫‪PBA-J-2‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫املهام و املسئوليات‬ ‫نائب مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫املسمى الوظيفي‬

‫اإلشراف على األموراإلدارية في االدارة والرقابة عليها‪ ،‬والسعي وراء تحقيق األهداف املرجوة من االدارة‪،‬‬
‫• متابعة سير االعمال لجميع اقسام اإلدارة‪.‬‬
‫• مديراملنافسات على منصة اعتماد واملشاركة في اعمال لجنة فتح العروض‬
‫• اعداد تقاريراملعامالت الخاصة باألقسام‪.‬‬
‫• اعداد التقريرالسنوي لإلدارة‪.‬‬
‫• اعداد تقاريراألداء الوظيفي ملوظفي االدارة‬
‫• إدارة فرق العمل‬
‫• حضوراالجتماعات واالشراف عليها‬
‫• تحليل وتنفيذ سياسات اإلدارة ورفع التوصيات ملديراإلدارة‬
‫• تعزيزسبل التواصل بين موظفي اإلدارة‬
‫• االشراف على عمليات اإلدارة اليومية والروتينية ومر اقبتها‬
‫• تقييم املوظفين بشكل دوري ومستمر ومر اقبة إنجازات اإلدارة‬
‫• العمل مع املديرالعام ومساعدته في جميع مهامه باإلنابة‪.‬‬
‫• القيام بأي مهام يكلف بها في اطارصالحيات املديرونطاق عمله‪.‬‬
‫إدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫الجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫مسمى مديرالجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫االرتباط الوظيفي‬
‫الهدف التشغيلي‬
‫باإلضافة إلى تطويرأعمال االدارة وتحقيق رؤيتها‪ ،‬ورسالتها‪ .‬ومساعدة مديراإلدارة في تنفيذ األنشطة‬
‫املرتبطة بعمل اإلدارة واملشاركة في متابعة تنفيذ السياسات العامة واالستراتيجيات الخاصة‬
‫باملناقصات والعقود ‪ ،‬واإلنابة عن مديراإلدارة في حال عدم تواجده‪.‬‬
‫اال يقل املؤهل عن الجامعي في التخصصات ذات الصلة‪.‬‬ ‫املؤهالت‬
‫• دورة في إدارة الوقت‬
‫• دورة في االشراف واملتابعة‬
‫• دورة في مهارات التواصل االجتماعي‬
‫• دورة في التفاوض و االقناع‪.‬‬
‫بطاقة‬
‫• دورة في اللغة اإلنجليزية‬
‫االحتياج‬
‫• دورة في حزمة برامج األوفيس‬
‫التدريبي‬
‫• دورة في التعامل مع املرؤوسين‬
‫• دورة في بناء فريق العمل‪.‬‬
‫• دورة في نظام املناقصات واملشتريات الحكومية‬
‫• دورة في اعداد الخطط التشغيلية‬

‫اللغة العربية و اإلملام باللغة االنجليزية‬ ‫اللغة‬

‫ال يقل عن ‪ 7‬سنوات في االعمال اإلدارية واملالية واعمال املشتريات‬
‫الخبرات‬
‫واملناقصات‬
 ‫الوصوف الوظيفية‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬وصف وظيفي‬

‫‪PBA-J-3‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫املهام و املسئوليات‬ ‫رئيس قسم املناقصات والشراء املباشر‬ ‫املسمى الوظيفي‬

‫متابعة سير االعمال للقسم‪.‬‬ ‫•‬
‫اعداد تقاريراملعامالت الخاصة بالقسم‪.‬‬ ‫•‬
‫اعداد التقريرالسنوي للقسم‪.‬‬ ‫•‬
‫اعداد تقاريراألداء الوظيفي ملوظفي القسم‬ ‫•‬
‫إدارة فريق العمل‬ ‫•‬
‫حضوراالجتماعات واالشراف عليها‬ ‫•‬
‫تدريب املوظفين على جميع عمليات الشراء وأنظمة التعامل مع املشتريات واملناقصات‬ ‫•‬
‫التنسيق مع املعنيين للتأكد من سالمة إجراءات عمليات الشراء‪ ،‬وأن سجالتها تحدث بشكل دوري‪.‬‬ ‫•‬
‫تنفيذ اجراء املناقصات‪ ،‬وتقديم العروض‪ ،‬وتنفيذ عمليات الشراء وفق االجراءات املعتمدة‪.‬‬
‫متابعة خطة شراء املواد والتجهيزات املحلية‪ ،‬والخارجية وقياس مقدار التقدم بها حسب التعليمات املعتمدة‪ ،‬ووفق أفضل‬ ‫•‬
‫املمارسات‪.‬‬
‫اعتماد طرح املنافسات على منصة اعتماد الخاصة بوزارة املالية‬ ‫•‬
‫املشاركة في وضع الخطة التشغيلية لإلدارة‬ ‫•‬
‫القيام بأي مهام يكلف بها في اطارصالحيات املديرونطاق عمله‪.‬‬ ‫•‬
‫إدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫الجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫مسمى مديرالجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫االرتباط الوظيفي‬
‫الهدف التشغيلي‬
‫املساهمة بتنفيذ عمليات التخطيط لعمليات املشتريات‪ ،‬وتطويرآليات‬
‫تنفيذها‪،‬وتطويراالستراتيجيات اإلدارية بهذا الخصوص واالشراف على املهام‬
‫اليومية للقسم‬
‫اال يقل املؤهل عن الجامعي في التخصصات ذات الصلة‬ ‫املؤهالت‬
‫•‬ ‫• دورة في تحليل البيانات‪ ،‬واستخالص االحصائيات‪ ،‬وعرض النتائج‬
‫• دورة في أعداد االحصائيات التحليلية‬
‫بطاقة‬
‫• دورة في إعداد أدلة العمل‪ ،‬ووضع البيانات‪ ،‬وخطط التطوير‬
‫االحتياج‬
‫• دورة في حزمة برامج األوفيس‬
‫• دورة في التخطيط‪.‬‬ ‫التدريبي‬
‫• دورات في التواصل‬

‫اللغة العربية و اإلملام باللغة االنجليزية‬ ‫اللغة‬

‫ال يقل عن خمسة سنوات‬ ‫الخبرات‬
 ‫الوصوف الوظيفية‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬وصف وظيفي‬

‫‪PBA-J-4‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫املهام و املسئوليات‬ ‫رئيس قسم العقود‬ ‫املسمى الوظيفي‬

‫إدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫الجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫مسمى مديرالجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫االرتباط الوظيفي‬
‫الهدف التشغيلي‬
‫• متابعة سير االعمال للقسم‪.‬‬ ‫االشراف على نظام االتصاالت اإلدارية الخاص بالتعامالت االلكترونية و وضع‬
‫• اعداد تقاريراملعامالت الخاصة بالقسم‪.‬‬ ‫آليات تضمن إحكام إدارة التواصل املكتوب وفق األنظمة املنصوص عليها‪.‬‬
‫• اعداد التقريرالسنوي للقسم‪.‬‬
‫• اعداد تقاريراألداء الوظيفي ملوظفي القسم‪.‬‬
‫• إدارة فريق العمل‪.‬‬ ‫اال يقل املؤهل عن الجامعي في التخصصات (األنظمة والقانون)‬ ‫املؤهالت‬
‫• حضوراالجتماعات‪.‬‬
‫• مراجعة العقود حسب النماذج املعتمدة من وزارة املالية ‪ ،‬وحسب قرارات اللجنة الدائمة لفحص العروض (البت) واالعتماد املالي‬
‫املخصص للمشروع‪.‬‬
‫• متابعة العقود والتعاميد املعتمدة ودراستها دوريا للتأكد من مو افاة املوردين ‪ /‬املقاولين لتنفيذ بنودها على الوجه األكمل‪.‬‬ ‫• دورة في تحليل البيانات‪ ،‬واستخالص االحصائيات‪ ،‬وعرض النتائج‬
‫• إعداد معاييرمحددة ونظامية لتنفيذ العقود وإتمامها‪.‬‬ ‫• دورة في أعداد االحصائيات التحليلية‬
‫بطاقة‬
‫• متابعة إجراءات التعاقد والتأكد من التزام املقاول بالتعميد الصادرله وخطابات التفويض لصالحيات توقيع العقد‪.‬‬ ‫• دورة في إعداد أدلة العمل‪ ،‬ووضع البيانات‪ ،‬وخطط التطوير‬
‫• متابعة تسجيل العقود والتعاميد واستخراج الرقم املرجعي على منصة اعتماد‪.‬‬ ‫االحتياج‬
‫• دورة في حزمة برامج األوفيس‬
‫• املشاركة في وضع الخطة التشغيلية لإلدارة‬ ‫• دورة في التخطيط‪.‬‬ ‫التدريبي‬
‫• القيام بأي مهام يكلف بها في اطارصالحيات املديرونطاق عمله‪.‬‬ ‫• دورات في التواصل‬

‫اللغة العربية و اإلملام باللغة اإلنجليزية‬ ‫اللغة‬

‫ال يقل عن خمسة سنوات‬ ‫الخبرات‬
 ‫الوصوف الوظيفية‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬وصف وظيفي‬

‫‪PBA-J-5‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫املهام و املسئوليات‬ ‫موظف بقسم املناقصات والشراء املباشر‬ ‫املسمى الوظيفي‬

‫إدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫الجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫مسمى مديرالجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫االرتباط الوظيفي‬
‫الهدف التشغيلي‬
‫القيام بإجراءات طرح املنافسات والشراء املباشرعلى منصة اعتماد بعد التأكد من‬
‫مطابقتها لألنظمة واللوائح وتدوين الصعوبات واملعوقات لرفعها ملديراإلدارة لتالفيها‬
‫• املساعدة في اعداد كراسة الشروط واملواصفات للشراء املباشر واملنافسات العامة حسب اللوائح واألنظمة لوزارة املالية بالتنسيق مع‬ ‫في الخطط التشغيلية املستقبلية‬
‫الجهة املشرفة على التنفيذ لوضع املواصفات الفنية حسب اختصاص الجهة‪.‬‬
‫• تدقيق جداول الكميات للتأكد من مطابقتها لألنظمة واللوائح‪.‬‬ ‫ال يقل عن بكالوريوس في التخصصات ذات الصلة باالدراة‬ ‫املؤهالت‬
‫• طرح عمليات الشراء املباشر واملنافسات واالعالن عنها في منصة اعتماد الخاص بوزارة املالية‪.‬‬
‫• عمل التقاريراألسبوعية عن املعامالت التي تم طرحها في منصة اعتماد واملعامالت التي تم فحص عروضها‪.‬‬
‫• اعداد وتنسيق اعمال لجنة فحص العروض لعمليات الشراء املباشر‪.‬‬
‫• اعداد وتنسيق اعمال لجنة فتح العروض لعمليات املناقصات‪.‬‬ ‫• دورة في نظام املنافسات الحكومية‬
‫• اعداد وتجهيز الخطابات للجهات ذات العالقة‬ ‫بطاقة‬
‫• دورة في التواصل ومهارات االتصال الفعال‬
‫• القيام بأي مهام يكلف بها في اطارصالحيات املديرونطاق عمله‪.‬‬ ‫االحتياج‬
‫• دورة في حزمة برامج األوفيس‬
‫• دورة في املراسالت االلكترونية‬ ‫التدريبي‬

‫اللغة العربية واالملام باللغة االنجليزية‬ ‫اللغة‬

‫ال يقل عن ‪ 3‬سنوات‬ ‫الخبرات‬
 ‫الوصوف الوظيفية‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬وصف وظيفي‬

‫‪PBA-J-6‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫املهام و املسئوليات‬ ‫موظف بقسم العقود‬ ‫املسمى الوظيفي‬

‫إدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫الجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫مسمى مديرالجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫االرتباط الوظيفي‬

‫استالم ملف املنافسة من لجنة البت‪.‬‬ ‫•‬ ‫الهدف التشغيلي‬

‫مخاطبة إدارة التخطيط وامليزانية لتعديل االرتباط بالزيادة أو النقص ‪.‬‬ ‫•‬
‫اعداد الترسيات واستالم الضمانات النهائية إلعداد العقود والتعاميد وتسجيلها في‬
‫اعداد اشعار خطاب الترسية للشركات واملؤسسات واستالم الضمانات النهائية‪.‬‬ ‫•‬
‫منصة اعتماد وبرنامج وافي‬
‫اعداد ‪ 6‬نسخ من العقود والتعاميد وتوقيعها من الشركة ومن صاحب الصالحية‬ ‫•‬
‫تصوير كامل ملف املنافسة وعمل خطاب مع اصل امللف وتسليمه للديوان العام للمحاسبة‪.‬‬ ‫•‬
‫عمل خطابات للجهات ذات العالقة‬ ‫•‬ ‫اال يقل املؤهل عن الجامعي في التخصصات ذات الصلة‬ ‫املؤهالت‬
‫متابعة الجهة املشرفة إلعداد املحاضر الالزمة لتسليم املوقع وانتهاء العقد وارسال أوراق الصرف ‪.‬‬ ‫•‬
‫متابعة الشركة أو املؤسسة ومطالبتهم بالفواتير االصلية واملطالبة املالية والشهادات الحكومية املحدثة الستكمال عملية الصرف‬ ‫•‬
‫ارسال خطاب لإلدارة املالية مرفق به امر الصرف الستكمال عملية صرف املستحقات للجهات املنفذة ‪.‬‬ ‫•‬
‫االفراج عن جميع الضمانات البنكية النهائية في العقود‬ ‫•‬ ‫• دورة في نظام املنافسات الحكومية‬
‫تسجيل الرقم املرجعي على منصة اعتماد‪.‬‬ ‫•‬ ‫• دورة في التواصل ومهارات االتصال الفعال‬ ‫بطاقة‬
‫اعداد الترسيات الخاصة بنوبكو حسب االعتماد املالي الخاصة بها واستالم الضمانات البنكية النهائية‪.‬‬ ‫•‬ ‫• دورة في اعداد وصياغة العقود‬ ‫االحتياج‬
‫تسجيل العقود والتعاميد على منصة اعتماد واستخراج الرقم املرجعي‪.‬‬ ‫•‬ ‫• دورة في حزمة برامج األوفيس‬ ‫التدريبي‬
‫تسجيل امر الشراء لعمليات السوق االلكتروني ملنصة اعتماد وللشركة الوطنية للشراء املوحد(نوبكو)‪.‬‬ ‫•‬ ‫• دورة في املراسالت االلكترونية‬
‫القيام بأي مهام يكلف بها في اطار صالحيات املدير ونطاق عمله‪.‬‬ ‫•‬

‫اللغة العربية واالملام باللغة االنجليزية‬ ‫اللغة‬

‫ال يقل عن سنتين‬ ‫الخبرات‬
 ‫الوصوف الوظيفية‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬وصف وظيفي‬

‫‪PBA-J-7‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫املهام و املسئوليات‬ ‫موظف بوحدة التدقيق‬ ‫املسمى الوظيفي‬

‫إدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫الجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫مسمى مديرالجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫االرتباط الوظيفي‬
‫الهدف التشغيلي‬

‫تدقيق ومراجعة كراسة الشروط واملواصفات و جداول الكميات والتأكد من‬

‫مطابقتها لألنظمة واللوائح‪.‬‬

‫تدقيق الشروط الخاصة‬ ‫•‬

‫تدقيق عناصر التقييم الفني‪.‬‬ ‫•‬ ‫ال يقل عن دبلوم عالي في التخصصات ذات الصلة‬ ‫املؤهالت‬
‫تدقيق بنود جداول الكميات ومطابقتها ملسمى املشروع و عدم توفرها في السوق االلكتروني‪.‬‬ ‫•‬
‫تدقيق مواصفات البنود ووحدات الكميات ومطابقتها لألنظمة واللوائح‪.‬‬ ‫•‬
‫التأكد من تطبيق القوائم اإللزامية على البنود واملواصفات‪.‬‬ ‫•‬ ‫• دورة في نظام املنافسات الحكومية‬
‫التأكد من فترة طرح املنافسة في منصة االعتماد حسب الفترات الزمنية املحددة ضمن اللوائح واألنظمة للمشتريات واملنافسات‬ ‫•‬ ‫• دورة في اعداد وصياغة كراسات الشروط واملواصفات‬
‫القيام بأي مهام يكلف بها في اطار صالحيات املدير ونطاق عمله‪.‬‬ ‫•‬ ‫بطاقة‬
‫• دورة في التواصل ومهارات االتصال الفعال‬
‫االحتياج‬
‫• دورة في حزمة برامج األوفيس‬
‫• دورة في املراسالت االلكترونية‬ ‫التدريبي‬
‫• دورات متقدمة في اللغة اإلنجليزية‬

‫اللغة العربية و االملام باللغة االنجليزية‬ ‫اللغة‬

‫ال يقل عن ‪ 5‬سنوات‬ ‫الخبرات‬
 ‫الوصوف الوظيفية‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬وصف وظيفي‬

‫‪PBA-J-8‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫املهام و املسئوليات‬ ‫موظف اتصاالت‬ ‫املسمى الوظيفي‬

‫إدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫الجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫مسمى مديرالجهة‬
‫مديرإدارة املشتريات واملناقصات‬ ‫االرتباط الوظيفي‬
‫الهدف التشغيلي‬
‫أجراء جميع عمليات املراسالت للجهات داخل جامعة أم القرى وخارجها من تسليم‬
‫وأستالم املعامالت وتصديرها وأرشفتها وأحالتها حسب االختصاص‪.‬‬

‫• استالم جميع املراسالت واملكاتبات الواردة لإلدارة وإكمال إجراءات قيدها‬ ‫ال يقل عن دبلوم في اعمال السكرتارية‬ ‫املؤهالت‬
‫• العمل على إحالة املراسالت لجهة االختصاص باالدارة‬
‫• العمل على نقل وتوزيع املراسالت الخاصة باملركز داخل اإلدارة وخارجها ‪.‬‬
‫• استقبال جميع املراسالت واملكاتبات الصادرة لخارج اإلدارة وتسجيلها وإرسالها لجهاتها‪.‬‬
‫• اإلشراف على تنظيم املعامالت واملعلومات الخاصة باملركز وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر ‪.‬‬
‫• حفظ املعامالت الصادرة والواردة الورقية في األرشيف الخاص باإلدارة‬ ‫• دورة في حزمة برامج األوفيس‬
‫بطاقة‬
‫• القيام بأي مهام يكلف بها في اطار صالحيات املدير ونطاق عمله‪.‬‬ ‫• دورة في املراسالت االلكترونية‬
‫االحتياج‬
‫• دورة في معالجة النصوص بكافة مستوياتها‬
‫• دورة في التواصل ومهارات االتصال الفعال‬ ‫التدريبي‬

‫اللغة العربية‬ ‫اللغة‬

‫بدون‬ ‫الخبرات‬
‫خرائط التدفق‬

‫رمزالوثيقة‬
‫‪PBA-FC-1‬‬
‫في حال وجود مالحظات يتم ارسال‬ ‫في حال وجود‬
‫المالحظات إلى الجهة المستفيدة لتعديلها‬
‫مالحظات أو في‬
‫حال عدم وجود‬
‫في حال عدم وجود أي مالحظات على الكراسة‬ ‫مالحظات‬
‫النهائية ومراجعتها مع مختص التدقيق يتم‬
‫أحالتها لمختص المناقصات إلكمال الالزم‬
‫في حال إذا كان القيمة‬
‫طرح المشروع على منصة اعتماد‬ ‫التقديرية للمشروع أقل من‬
‫بعد التأكد من استيفاء المطلوب‬ ‫‪ 5‬ماليين أو في حال أذا‬
‫كان ‪ 5‬ماليين أو أكثر‬
‫‪5‬ماليين‬
‫‪5‬ماليين وأكثر‬ ‫ملفين‬
‫تحديد موعد فتح العروض ال يقل‬
‫عن شهر على منصة اعتماد‬
‫للمنافسات أكثر من ‪ 5‬ماليين‬
‫فتح العروض الفنية في الموعد المحدد واعداد‬
‫محضر عند فتح العروض فنيا‬
‫ارسال نسخة من العروض والمحضر إلى‬
‫لجنة فتح العروض ونسخة إلى الجهة‬
‫المشرفة‬
‫خرائط التدفق‬
‫عنوان الوثيقة ‪ :‬مخطط تدفق سيرعمل قسم املناقصات‬
‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬
‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬
‫استالم المعاملة‬
‫تحويلها لمختص‬ ‫على برنامج‬
‫طلب تعبئة كراسة‬ ‫وافي أو استالمها‬
‫المناقصات للمراجعة‬
‫استالم الكراسة على مسار‬ ‫الشروط والمواصفات من‬ ‫من وحدة العقود‬ ‫بدء‬
‫والمتابعة مع مختص‬ ‫بعد إلغاء‬ ‫البداية‬
‫الجهة المشرفة على مسار‬ ‫العمل‬
‫التدقيق‬ ‫المنافسة وأعاده‬
‫طرحها‬
‫ملف‬ ‫تحديد موعد فتح العروض ال‬ ‫فتح العروض الفنية والمالية‬ ‫ارسال العروض ونسخة من‬
‫يقل عن ‪ 15‬يوم على منصة‬ ‫على منصة اعتماد واعداد‬ ‫المحضر إلى لجنة فحص‬
‫اعتماد‬ ‫محضر فتح العروض في‬ ‫العروض وارسال نسخة من‬
‫أقل من‬ ‫للمنافسات أقل من ‪ 5‬ماليين‬ ‫الموعد المحدد‬ ‫العروض إلى الجهة المشرفة‬
‫ارسال كامل الملف إلى قسم‬
‫العقود الستكمال الالزم‬ ‫النهاية‬
‫والحفظ‬
‫استقبال الشركات المجتازة فنيا على منصة اعتماد وفتح‬ ‫ارسال نسخة من العروض المالية‬
‫العروض المالية واعداد محضر فتح العروض ماليا‬ ‫والمحضر إلى لجنة فحص العروض‬
 ‫خرائط التدفق‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬مخطط تدفق سيرعمل الشراء املباشر‬

‫‪PBA-FC-2‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫في حال وجود مالحظات‬

‫استقبال الكراسة‬
‫في حال‬
‫بدء العمل‬
‫المعدلة والنهائية‬ ‫عدم وجود‬ ‫في حال وجود‬
‫والتأكد من‬ ‫طلب تعبئة الكراسة والشروط‬
‫مالحظات أو في‬ ‫تدقيق الكراسة وتدوين المالحظات واعادتها‬ ‫استقبال الكراسة بعد تعبئتها من‬ ‫استقبال الطلب على برنامج‬ ‫البداية‬
‫مطابقتها لمتطلبات‬ ‫الخاصة والجداول والمواصفات‬
‫حال عدم وجود‬ ‫للجهة المشرفة لتعديلها‬ ‫الجهة المشرفة على مسار‬ ‫وافي‬
‫الطرح على منصة‬ ‫على مسار‬
‫مالحظات‬
‫اعتماد‬

‫في حال عدم الموافقة على التخفيض أو تزويدنا‬

‫في حال طلب عينات من الجهة الطالبة‬ ‫في حال عدم تطابق‬ ‫بعد عملية فحص وتدقيق العروض وأتضح بعد‬ ‫في حال عدم‬
‫بالمطلوب من أفضل عطاء يتم مخاطبة العرض‬
‫طلب‬ ‫عملية التدقيق أن أفضل عطاء أو عرض غير‬
‫املو افقة‬
‫الذي يليه وهكذا‪ ..‬وفي حال عدم موافقة جميع‬
‫يتم فتح العروض المالية على منصة‬ ‫في حال‬
‫عينات‬ ‫اعتماد واعداد محضر أولي يوصي‬ ‫استقبال المحضر الفني‬ ‫مطابق للشروط والمواصفات لسبب من‬
‫الموافق‬
‫العروض يتم اعداد محضر التوصية بإلغاء‬
‫العملية وردها للجهة إلعادة دراسة المشروع‬
‫طرح العملية‬ ‫بمخاطبة الشركات بإحالة العينات إلى‬ ‫وتوصيات اللجنة الفنية‬ ‫األسباب(ارتفاع قيمة سعر العرض المقدم عن حد‬ ‫وطرحه من جديد‪..‬‬
‫في حال‬ ‫أو عدم‬
‫على منصة‬ ‫الجهة ليتم فحصها من قبل الفريق‬ ‫عمليات الشراء المباشر‪ ،‬خطأ في العرض المالي أو‬
‫طلب‬ ‫الموافقة‬
‫اعتماد وتحديد‬ ‫الفني واعداد المحاضر الالزمة‬ ‫في حال تطابق‬ ‫الفني‪ ،‬نشاط الشركة غير مطابق للعملية‪ ،‬اختالف‬
‫عينات أو‬ ‫على‬
‫موعد فتح‬ ‫أو غير تطابق‬ ‫في مدة التوريد‪)..‬يتم مخاطبة أفضل عطاء‬ ‫في حال‬
‫عدم الطلب‬ ‫التزويد‬ ‫وفي حال الموافقة على تزويدنا بالمطلوب يتم اعداد‬
‫العروض‬ ‫أفضل عرض‬ ‫بالتخفيض أو تزويدنا بالمطلوب في مدة أقصاها ‪3‬‬ ‫املو افقة‬
‫محاضر التوصية بالترسية وعرضها على صاحب‬
‫للشروط‬ ‫أيام عمل‪.‬‬ ‫الصالحية التخاذ ما يراه‪..‬‬
‫في حالة عدم طلب عينات من قبل‬ ‫والمواصفات‬
‫عدم طلب‬ ‫الجهة واالكتفاء بالعرض المالي‬ ‫فتح العروض وفحصها‬
‫عينات‬ ‫والفني يتم دعوة ممثل الجهة‬ ‫وتدقيقها بحضور أعضاء‬
‫المشرفة لحضور موعد فتح‬ ‫اللجنة‬ ‫في حال تطابق‬ ‫بعد عملية فحص وتدقيق العروض أتضح أن أقل عطاء أو عرض مطابقة للشروط والمواصفات‬
‫العروض‬ ‫وأقل األسعار المقدمة يتم اعداد محاضر التوصية بالترسية وعرضها على صاحب الصالحية التخاذ‬
‫ما يراه‪..‬‬

‫يتم أعداد خطاب للجهة مرفقا ً صورة من أصل التعميد‪،‬‬
‫لتعمد من يلزم بالتنسيق مع الشركة لتسليم موقع تنفيذ‬
‫المشروع أو مكان التوريد وأعداد محضر أنجاز‬
‫ومحضر أستالم نموذج (‪ )3‬بناء على فواتير الشركة‬
‫وخطاب المطالبة‬
‫بعد تسجيل الرقم المرجعي وإصدار أمر الشراء يتم كتابة‬
‫الرقم المرجعي على التعميد وإرساله إلى الشركة عبر‬
‫البريد اإللكتروني الرسمي الخاص بالشركة مرفقا ً معه‬
‫خطاب إشعار الترسية والتواصل مع الشركة الستالم صورة‬
‫من أصل التعميد ومباشرة األعمال والتوريد‬
‫بعد توقيع التعميد يتم تسجيل الرقم‬
‫المرجعي الخاص بأمر الشراء من‬
‫قسم العقود لالرتباط على المبلغ من‬
‫وزارة المالية وتسجيل التعميد على‬
‫برنامج وافي‬
‫بعد اعتماد الترسية على منصة اعتماد يتم أعداد‬
‫خطاب قرار الترسية والتعميد وإشعار الترسية‬
‫لتوقيعها من صاحب الصالحية‬
‫يتم الترسية الكترونيا ً على منصة اعتماد بفحص العروض‬
‫وتقيمها والتأكد من مطابقة سجالتها لنشاط العلمية التأكد من‬
‫جميع وثائق العرض ويتم رفع صورة من محضر التوصية‬
‫بالترسية على منصة اعتماد وإرسالها لصاحب الصالحية‬
‫العتماد الترسية الكترونيا ً‬

‫إذا تم أفادتنا من قبل الشركة بأنه تم االنتهاء من التوريد وتم‬

‫وقت انتهاء مدة التوريد يتم مخاطبة الشركة‬ ‫بعد أستالم جميع مصوغات الصرف يتم تدقيق جمع ملفات المعاملة‬
‫تسليم جميع الفواتير وخطاب المطالبة والشهادات إلى الجهة‬ ‫بعد التأكد من سالمة جميع األوراق يتم أعداد خطاب أمر اعتماد‬ ‫النهاية‬
‫بإرسال جميع الفواتير وخطاب المطالبة وجميع‬ ‫والتأكد من صحة الفواتير واألصناف وتطابقها مع التعميد والتأكد‬
‫المستفيدة يتم أرسال خطاب إلى الجهة المستفيدة بإعداد محضر‬ ‫الصرف وجميع أصول المعاملة وإرسالها إلى المالية للصرف‬
‫الشهادات النظامية إلى الجهة المستفيدة‬ ‫من سريان جميع شهادات الشركة النظامية قبل إرسالها إلى الصرف‬
‫إنجاز ومحضر أستالم نموذج (‪ )3‬وجميع مصوغات الصرف‬
 ‫خرائط التدفق‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬مخطط تدفق سيرعمل قسم االتصاالت اإلدارية الوارد(‪)2-1‬‬

‫)‪PBA-FC-3(2-1‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫وارد من خارج‬
‫الجامعة‬
‫تسجيل المعاملة في نظام مسار‬ ‫استالم المعامالت الواردة من خارج‬
‫وإعطائها رقم وارد وأرشفتها‬ ‫الجامعة(مؤسسات‪ ،‬شركات)‬
‫وارد من داخل‬
‫استالم المعامالت‬
‫الجامعة أو وارد‬ ‫بدء العمل‬
‫البداية‬
‫الواردة ورقيا أو‬
‫من خارج‬
‫الكترونيا‬
‫الجامعة‬
‫استالم المعامالت الواردة من داخل‬
‫النهاية‬ ‫إحالة المعامالت وإرسالها إلى األقسام‬
‫الجامعة(وكاالت ‪ ،‬إدارات‪ ،‬كليات ‪،‬‬
‫المختصة‬ ‫عمادات ‪ ،‬مراكز)‬ ‫وارد من داخل‬
‫الجامعة‬
 ‫خرائط التدفق‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬مخطط تدفق سيرعمل قسم االتصاالت اإلدارية الصادر(‪)2-2‬‬

‫)‪PBA-FC-3(2-2‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫إحالة المعاملة وإرسالها إلى‬

‫الجهات المختصة داخل‬ ‫صادرإلى‬
‫الجامعة‬ ‫داخل‬
‫الجامعة‬
‫النهاية‬ ‫صادر داخلي‬ ‫تسجيل المعاملة في نظام‬ ‫أرسال المعاملة‬
‫أو صادر‬ ‫أستالم المعاملة الصادرة‬ ‫بدء‬
‫مسار وإعطائها رقم‬ ‫الصادرة ورقيا أو‬ ‫العمل‬ ‫البداية‬
‫صادرإلى‬ ‫خارجي‬ ‫من أقسام اإلدارة‬
‫صادر وأرشفتها‬ ‫الكترونيا‬
‫خارج‬
‫إحالة المعاملة إلى التصدير‬ ‫الجامعة‬
‫الخارجي وإرسالها إلى‬
‫مركز االتصاالت اإلدارية‬
 ‫خرائط التدفق‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬خريطة تدفق سيرالعمل في قسم العقود‬

‫‪PBA-FC-4‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫ماليين ‪5‬إذا كان مبلغ الترسية اقل من‬ ‫اذا كان مبلغ‬
‫أو العقد أو مدة العقد أقل من ‪12‬شهر‬ ‫الترسية (أقل‬ ‫االطالع على‬
‫يتم عمل اشعار الترسية وتوقيعه من‬ ‫ماليين أو ‪5‬من‬ ‫في حال إعداد قرار‬ ‫قرار لجنة البت‬ ‫استالم ملف‬
‫صاحب الصالحية وإرساله على أيميل‬ ‫مدة المشروع‬ ‫الترسية يتم تسجيل‬ ‫(أما قرار‬ ‫استالم‬ ‫المعاملة من قسم‬ ‫بدء العمل‬
‫البداية‬
‫الشركة ‪ /‬المؤسسة وانتظار مدة ‪15‬‬ ‫أقل من ‪12‬‬ ‫الترسيات مبدئيا في منصة‬ ‫ترسية أو قرار‬ ‫المعاملة من‬ ‫المناقصات إلى‬
‫يوما وعمل خطاب تعقيبي للترسية‬ ‫اعتماد للتأكد من توفر‬ ‫إلغاء أو قرار‬ ‫لجنة البت‬ ‫حين أعداد محضر‬
‫)‪5‬شهر) أو‬
‫حسب النظام‬ ‫االعتمادات المالية‬ ‫إلغاء وإعادة‬ ‫الترسية‬
‫ماليين وأكثر أو‬
‫طرح)‬
‫مدة المشروع‬
‫‪5‬أذا كان المبلغ الترسية أكثر من‬ ‫أكثر من‬ ‫في حال إلغاء المنافسة يتم أرشفتها وحفظها في قسم‬
‫ماليين لاير أوالمدة أكثر من ‪ 12‬شهر‬ ‫‪12‬شهر)‬ ‫العقود ومخاطبة الجهات ذات العالقة كال فيما‬
‫فأكثر يصاغ العقد ويرسل لإلجازة من‬ ‫يخصه حيال إلغاء المنافسة واالفراج على‬
‫قبل وزارة المالية‬ ‫الضمانات وفك االرتباط‬

‫في حال إلغاء المنافسة وإعادة طرحها يتم أحالتها إلى‬ ‫النهاية‬
‫قسم المناقصات إلعادة طرحها‬

‫استكمال تسجيل العقود والتعاميد‬

‫استالم الضمان النهائي بواقع ‪%5‬‬
‫ومراجعته وإرساله لإلدارة المالية‬
‫توقيع العقود والتعاميد للشركات‬
‫في منصة اعتماد وبرنامج وافي‬ ‫عمل خطابات ذات العالقة للعقود‬
‫والمؤسسات‬
‫بعد التوقيع‬

‫متابعة الصرف مع الجهات‬ ‫ارسال نسخة من العقد للجهة‬

‫النهاية‬ ‫ارسال كامل أساسات المعاملة‬
‫وارسال أمر الصرف لإلدارة‬ ‫إلعداد محضر استالم موقع وبدأ‬
‫للديوان العام للمحاسبة‬
‫المالية‬ ‫األعمال‬
‫النماذج‬
 ‫النماذج‬

‫رمزالوثيقة‬ ‫عنوان الوثيقة ‪ :‬باركود عرض النماذج‬

‫‪ACC-F-1‬‬ ‫تاريخ التفعيل ‪1443:‬هـ‬

‫تاريخ املراجعة ‪1444 :‬هـ‬
‫تاريخ االصدار‪1443 :‬هـ‬
‫رقم االصدار‪01 :‬‬

‫‪https://uq.sa/Mcj‬‬
‫‪zIs‬‬
‫نموذج االطالع‬
‫نموذج اطالع جميع الموظفين على دليل السياسات واإلجراءات الخاصة بالعمل‬

‫أقرأنا املوظف املوقع أدناه بأنني اطلعت على دليل نظام العمل الخاص باإلدارة‬
‫التوقيع‬ ‫رقم المنسوب‬ ‫اسم الموظف‬ ‫م‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪5‬‬
‫‪6‬‬
‫‪7‬‬
‫‪8‬‬
‫‪9‬‬
‫‪10‬‬
‫‪11‬‬
‫‪12‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫‪15‬‬
‫‪16‬‬
‫‪17‬‬
‫‪18‬‬
‫‪19‬‬
‫‪20‬‬
‫‪21‬‬
‫‪22‬‬
‫توقيع مديرالجهة ‪:‬‬
‫واكلة الجامعة‬

‫‪2021 - 1443‬‬