KALAHI – CIDSS

Philippine Multi-Sectoral Nutrition Project

Barangay Cotmon
Municipality of Bato
Province of Camarines Sur

Minutes of CNSPMC EXECOM Meeting on Reimbursement of Expenses for the

Administrative Expenses of the Sub- Project: Improvement of Child
Development Center, done at the Barangay Hall of Baranagay Cotmon, Bato,
Camarines Sur held last January 13, 2024 at exactly 10:00 AM.
MGA DUMALO:
PAKITINGNAN ANG KALAKIP NA ATTENDANCE SHEET
Nag – umpisa ang meeting ng may Quorum

AGENDA:

1. Reimbursement ng Administrative Expense para sa Improvement of Child

Development Center;
2. Fidelity Bond Premium of the Treasurer and CNSPMC Chairperson;
3. Initial Deposit; at
4. Other matters.

Ang pagpupulong ay sinimulan ng isang panalangin na ibinigay ni Barangay

Kagawad Jocelyn I. Gomez. Matapos and panalangin, kinilala ni CNSPMC Chairperson
Joydezil L. Dancalan lahat ng dumalo sa pagpupulong mula sa volunteers, miyembro ng
council at ang mga ACT staff. Inilahad nya ang agenda na pag-uusapan na ito nga ay and
Establishment of Petty Cash Fund.
Kasunod nito tinawagan na ni CNSPMC Chairperson si MFA Ederlyn P. Dela Cerna
at nagpasalamat siya sa lahat ng Community Volunteers na dumalo sa ginawang
pagpupulong. Ayon kay MFA Dela Cerna, ang Sub-Project ng aming barangay ay may
nakalaan na budget para sa Administrative Expense. Dahil hindi umabot sa Php 10,000.00
ang natira para sa reimbursement ng Barangay Cotmon, hindi na kailangan mag establish
ng Petty Cash Fund. Inilahad nya na dapat ang paggagastusan para sa reimbursement ay
ang mga opisyal na travels ng mga community volunteers tulad ng photocopy, pagbili ng
mga office supplies, pagpapa-notaryo at kung mapagkakasunduan na kukuha ng budget
para sa snacks during CNSPMC Meetings.
Base sa napag-usapan narito ang mga sumusunod na paggagamitan ng pera na
magmumula sa aming Administrative Expense:

1. Napagkasunduan ng CNSPMC Executive Committee na magkakaroon ng

reimbursement para sa mga nagastos na pamasahe mula sa barangay papuntang
ACT/MCT office na may kinalaman sa mga transakyon sa KALAHI PMNP at ito ay
dapat may kalakip na Approved Itinerary of Travel at Certificate of Appearance na nag
papatunay na sila ay pumunta sa opisina ng KALAHI. Kailangan ay ang actual
pamasahe from point to point.

1
 Kailangan din na magpirma ng RER kung ang pamasahe ay lumagpas sa Three
Hundred Pesos (PHP 300.00), at kapag gagamitin bilang transportasyon ang Bus at Van,
kailangan may nakalakip na ticket.

2. Napag-usapan din ang magiging per diem sa pagkain kung aabutan ng alas 9 ng
umaga ay Php 50.00 para sa AM snack, kung alas 12 ng tanghali ay Php 100.00 para
sa lunch, at kapag inabutan naman ng alas 3 ng hapon ay mayroon din na Php 50.00
para sa PM snacks sa official business para sa KALAHI project. Ayon sa kanya kapag
nagpatawag naman ang KALAHI ng meetings/trainings hindi na nila kailangan mag
claim pa ng per diem kasi libre naman nag snacks and lunch foods ng mga community
volunteers, bukod tanging pamasahe lang ang kailangan nilang iclaim.

Ang snacks naman para sa CNSPMC meeting at sa lahat ng procurement activities

tulad na lamang ng procurement preparation meeting at ang opening and evaluation ng
mga RFQ’s ay napagkasunduan na budget sa bawat tao na nag attend ay Thirty Pesos
(PHP 30.00)

3. Photocopying ng mga expense reports, procurement documents, finance forms at RFR

documents para sa first at final tranche.

4. Dahil wala sa aming Administrative Expenses ang Supplies, napagkasunduan na mag-

aallocate ng PHP 6,581.00 at kukunin ito sa Training & Conference ng Improvement of
Child Development Center. Ang mga office supplies na gagamitin ay ang mga susunod:

a. Bond Paper (A4)

b. Long Folders (white)
c. Paper Fastener
d. Ballpen
e. Staple
f. Staple Wire
g. Stamping pad
h. Calculator
i. Manila Paper
j. Pentel Pen
k. Log Book
l. White Paper Envelop
m. Clip Board

5. Sa notarial fee naman ito ay para sa Resolutions para closing of accounts sa Landbank.

6. Inaprubahan din ang pagreimburse ng fidelity bond para sa Barangay Treasurer at

CNSPMC Chairperson na nagkakahalaga ng Php ____ bawat isa.

7. Inilahad din na ang initial deposit ay hindi manggaling sa Administrative Expenses at

gagawa ng hiwalay na cheque, payable kay Barangay Treasurer.

Pinaalala rin sa lahat na ang bawat gastusin ay hindi dapat lumagpas sa P3,000.00
per single receipt. Lahat ng gastusin ay dapat suportado ng balidong mga attachments at
documents.

2
 Ang lahat ng napag usapan sa pag pupulong ay aprubado ng CNSPMC Executive
Committee sa pamumuno ni CNSPMC Chairperson Joydezil L. Dancalan.
Natapos ang pag pupulong sa oras nang 12:00 ng hapon.

Inihanda ni: Inaprubahan ni: Sa Kaalaman ni:

LHENY L. FRANCIA JOYDEZIL L. DANCALAN MARLON C. ARGARIN

Barangay Secretary CNSPMC Chairperson Punong Barangay