Minutes Taking Training

para sa mga
Barangay Secretaries

Objectives

 Understand the importance of an effective minutes;

 Learn the roles and responsibilities as minutes takers;

 Identify and apply the various types of minutes taking tools and strategies.

MEETINGS . . .

Eileen Dowse, Ph.D.

Organizational Psychologist
and Certified Master Facilitator

Sa United States. . .

Ang ginahiwat nga mga meetings:

 kada adlaw

- 15 Million

 kada tuig

– 4 Billion

Ano ang bu-ot silingon

sang MEETING?

Isa ka pagtililipon nga may maathag nga tinutuyo nga ginahiwat sa gintakna nga oras kag lugar nga
ginatambungan sang indi magnubo 2 ka pumuluyo

FAMOUS MEETINGS

The Last Supper

The Cry of Balintawak

The Opening of Bids

Share Information
Advance the thinking
Improve communication
Build Community
Build Capacity
Make decisions
Obtain Input

Ano ang pinakasikat nga meeting sa aton barangay?

Workshop 1

Ano nga mga Ano ang mga rasun sa Kada san-o Kanday sin-o ang naga
meetings ang paghiwat sang mga ginahiwat ang ini partisipar sa mga nagaka lain-
ginahiwat sa meetings? nga mga meetings? lain nga mga meetings?
barangay

Ex. Grievance Para mahatagan oportunidad Kada may GRS Committee, AC/CF, ang
Redress ang tagreklamo kag ang gina solusyunan nga tag reklamo, ang gina
Committee reklamo nga makapahayag reklamo reklamo, Lupong
meeting sang ila nga mga punto Tagapamayapa

Minutes of Meetings . . .

Kahulugan sang minutes of a meeting . . .

 Isa ka nakasulat nga record sang mga nagkalahitabo sa isa ka meeting

 May yara legalidad

 Klaro ang pagpahayag sang bu-ot silingon sang nagahambal sa meeting

Kahulugan sang minutes of a meeting . . .

 Isa ka nga dokumento nga nagapahayag sang mga masunod:

 Attendees/participants

 Agenda

 Petsa/Date

 Issues nga gin diskusyunan kag gin desisyunan

 Ngalan sang mga tawu nga nag intra sa diskusyun

 Oras nga nag umpisa kag natapos

 Ngalan sang tawu nga nagtapos sang meeting

AGENDA MINUTES

- Complete statement of motion and

- Topics to be discussed
resolutions of a meeting

- Prepared before holding a

- Prepared after the meeting
meeting

- Read out at the beginning of

- Read out in the next meeting
the meeting

- Served by the proper

- Done by the secretary
authority

- Signed by the secretary and the

- Signed by the convener
chairperson

Mga klase sang Minutes of Meetings

• Verbatim/ Narrative

• Every single word that was said

• Discussion

• Details on how plans and other agreements were finalized

• Action/ Resolution

• Plans and agreements on resolving issues and complaints

Mga klase sang Minutes of Meetings

• Verbatim/ Narrative

• Every single word that was said

• Daw kaanagay sang ginatwag nga transcript

• Malaba nga klase sang minutes
• Ang pagpasunod sang detalye indi base sa agenda kundi base sa aktwal nga
diskusyon
• Discussion

• Details on how plans and other agreements were finalized

• balasehan kung ang proseso sa pag ubra resolution ang gina question ukon
ginapang duha-duhaan

• Action/ Resolution

• Decisions reached and actions to be taken

• Gina record and actions nga na-ubra ukon paga ubrahun pa lang base sa
nakasugtan sang kadam-an
• Wala na gina record ang diskusyon

Workshop 2

Ano nga mga Ano ang mga Kada san-o Kanday sin-o Type of Minutes of
meetings ang rasun sa ginahiwat ang naga Meetings
ginahiwat sa paghiwat sang ang ini nga partisipar sa
barangay mga meetings? mga mga nagaka lain-
meetings? lain nga mga
meetings?

Ex. Grievance Para mahatagan Kada may GRS Committee,

Redress oportunidad solusyunan AC/CF, ang tag
Committee ang tagreklamo nga reklamo reklamo, ang
meeting kag ang gina gina reklamo,
reklamo nga Lupong
makapahayag Tagapamayapa
sang ila nga mga
punto
ANG EPEKTIBO NGA NOTES KAG MINUTES TAKER

Notes Taking

Mga hilikuton . . .

1. Mag himu sang isa ka template bag-o mag-umpisa ang meeting

Diskusyon/ Ang responsable

Agenda sa Plano ukon Kasugtanan
Suhestiyon diskusyon/topiko

Feedbacking Indi madayon ang pag Shaina Istoryahun ni Punong Barangay

nahanungo propose sang proyekto Magyanggaw ang tag-iya sang duta kag
d sa MIAC kung indi mapirmahan kumbinsihun nga maghatag
Technical sang tag-iya sang duta ang (Community sang DOD tatlo ka adlaw bag-o
Review DOD bag-o mag MIBF Facilitator) mag MIBF-PRA

Isumite sa Barangay Council

Kada panimalay may Juan de la Cruz ang pangalan sang
representante nga representante sang kada
magtambong sa parada (BSPMC Chair) panimalay 2 days bag-o mag
Parada para MIBF
sa MIBF-
PRA Daniel Patilla Kada representante hatagan
Masuksok sang uniform
(Pantawid sang isa ka yellow t-shirt nga
nga t-shirt ang mga
Pamilya Parent paga sponsoran sang Barangay
maparada
Leader) Council

2. Hibalu-on ang agenda kag ang mga pangalan sang mga ma partisipar

3. Sa adlaw sang meeting, magbantay sa entrance para ma-butangan ‘check’ sa attendance ang kada
participant

4. Ilista ukon i-record ang mga desisyon (ora mismo). Indi mag huya2x pamangkot sa presiding officer
kung ano ang desiyon ukon agreement nahanungod sa isa ka agenda bag-o magsaylo sa sunod.

5. Ubrahun dayun ang minutes sang meeting. Indi na pagpaligarun ang pila ka adlaw para preska pa sa
paminsarun sang minutes taker ang mga nagkalahitabo…kay basi sa pila ka adlaw, tungod sa
minutes sang meeting, mahibalu-an sang iban ang aton maayo nga ginbuhat kag mahatagan man
kita sang Awards.
SKILLS OF A MINUTES TAKER

Ang mga skills nga yara dapat sa isa ka Minutes Taker

• Total neutrality: wala sing may gina apinan

• Note-taking speed: Madasig nga pagsulat para ma-record ang tanan nga nagkalahitabo sa
meeting

• Invite someone who has the eyes of a tiger: Magpili sang partner nga makabasa sang natapos
na nga minutes para makabulig sa pag pasigurado sang mga masunod:

• intsakto ang mga spelling;

• mahapos basahun;

• klaro ang mga statement;

• naka base lang gid sa diskusyon

• Listening skills: Para mas mahatagan importansiya ang mga dapat lang nga ibutang sa minute.
WRITING THE MINUTES

AFTER MEETING

 Write minutes ASAP

 Be Concise
 Write in the third person and past tense (“It was reported that…”)
 Follow the order of the agenda
 Give each item a heading
 Record the exact wording of actions
 Use speech marks for direct quotes
 Do not use jargon or abbreviation

PREPARING THE MINUTES

 Do this right away (24-hour turn-around)

 Know format conventions (using names, versus third person…)
 Convey sentiment not precise words in the case of “heated” discussions
 Condense lengthy discussions with:
o After a general discussion, it was decided that…
 Convey the action statement (what was decided; clearly and accurately)

ELEMENTS OF
A MEETING MINUTES

1. Name and kind of meeting.

 Barangay Council meeting;

 Barangay Assembly;
 Grievance Redress Meeting
2. Date, place, and time that the meeting began and ended

3. Names of the chair/ presiding officer and secretary or their substitutes.

4. Names of voting members attending and whether a quorum was present

5. Names of guests and their subject matter

6. Whether minutes from the previous meeting were approved or corrected

7. Motions made

 the exact wording of the motion

 who made the motion

 the result of the vote

8. Reports

 name of the report

 name of the member presenting it

 any action taken on the report.

(If the report was in writing, attach it, or tell where it may be found. An oral report may be summarized
briefly.)

9. Other actions, assignments and deadlines, resolutions, and recommendations can be briefly recorded
10. Secretary's signature once the minutes have been approved.

WHAT TO AVOID . . .

• Opinions or judgments such as:

• "a well done report"

• "a heated discussion“
• “samtang ginasulat niya sing mahinay .. .”

MINUTES TIPS

Objectivity - do not interpret mood or tone

Consistency - comply with content and format standards that are organization’s policy
Professionalism - proofread technical terms before circulating minutes
Logical flow - All events that relate to an item should be grouped together.
Archive (ability) - Minutes should be easy to archive and retrieve electronically.