II.

CÁC KỸ NĂNG KHI ĐÀM PHÁN

 Tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu
Ấn tượng ban đầu rất quan trọng, bạn nên tạo ra ấn tượng thật tốt với mọi đối tác để
cuộc đàm phán được diễn ra suôn sẻ. Ví dụ như, bạn cần thể hiện cho đối tác thấy rằng mình
là một người biết lắng nghe, cho đối tác cơ hội trình bày nhiều hơn để dễ dàng tìm hiểu thêm
về họ.
Nếu bạn là người có khiếu hài hước, đừng ngại thể hiện điều đó bởi vì nó cũng là cách
khiến khách hàng cảm thấy thú vị hơn. Tuy nhiên, còn phụ thuộc vào đối tượng đó là ai, để
không bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng.
Trình bày một cách lưu loát, tự tin và chuẩn bị diện mạo thật gọn gàng cũng là cách để
gây ấn tượng với người đối diện.
 Làm người chèo lái cuộc đàm phán
Nếu khái niệm hướng đến lợi ích chung được so sánh với hình ảnh hai bên cùng ngồi
trên một con thuyền hướng về đích, thì điều quan trọng tiếp theo là nên “biết chèo lái con
thuyền”.
Trong một cuộc đàm phán, hãy cố gắng làm chủ trong giao tiếp, hướng nó theo ý nghĩ
của mình. Để có thể làm được điều này thực chất không hề dễ dàng, nó đòi hỏi bạn phải là
một người khéo léo, có sức thuyết phục cao, giao tiếp phải “cực tốt” trong mọi tình huống để
có cách ứng phó phù hợp. Những kỹ năng này cần được rèn luyện qua thời gian, tích lũy qua
kinh nghiệm sống.
 Giục tốc bất đạt
Các cuộc đàm phán đều cần có thời gian, đặc biệt khi bạn mong muốn chúng diễn ra
suôn sẻ. Hãy dành thời gian để thiết lập những mối quan hệ thực sự với đối phương, theo
Fletcher.
“Một cuộc thương lượng không nhất thiết phải diễn ra cùng một lúc.”
Đừng vì món lợi trước mắt mà quá nhanh chóng bỏ qua rủi ro, đưa ra quyết định hợp
tác dẫn đến “mất cả chì lẫn chài”. Chậm nhưng chắc chắn sẽ giúp bạn sáng suốt trong mọi
vấn đề.
 Đặt câu hỏi kết hợp lắng nghe
 Các câu hỏi có hoặc không không hiệu quả và không đưa ra thông tin chi tiết, đầy đủ
ngữ cảnh. Đặt những câu hỏi giúp bên kia hiểu rằng họ được lợi như thế nào từ cuộc thương
lượng và đảm bảo rằng họ hiểu được toàn bộ thỏa thuận.
Lắng nghe những mối quan tâm và phản đối của họ, đồng thời phản bác lại bằng những
câu trả lời ngăn chặn sự nghi ngờ.
III. ĐÀM PHÁN MUA HÀNG
3.1. Chuẩn bị dàm phán mua hàng
Đây được coi là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định 80% kết quả đàm phán.
Trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuẩn bị kỹ năng về 3 mặt sau:
Chuẩn bị chiến lược:
Xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược ( strategic thinking) hay tư
duy ứng phó ( ineremental thinking).
Xác định thái độ của mình sẽ dùng trong thương lượng: Hăng hái, nhiệt tình hay lãnh
đạm, thờ ơ, đơn giản và thúc ép hay lạnh nhạt và xa lánh.
Chuẩn bị kế hoạch:
Xác định mục tiêu của cuộc đàm phán, thương lượng: yêu cầu tối đa , tối thiểu, giá cả
cao nhất và giá cả thấp nhất v.v...
Xác định những nhượng bộ có thể phải thực hiện và những đòi hỏi đổi lại cho mỗi
nhượng bộ đó v.v...
Sắp xếp nhân sự cho cuộc đàm phán.
Bố trí công việc tiếp cận.
Chuẩn bị thông tin:
Trong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, dù hoạt động
trong lĩnh vực ngọai thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt được thông tin nhanh
chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng. Nội dung của những thông
tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú, ở đây chỉ kể đến những
thông tin cơ bản.
a) Thông tin về hàng hóa
Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về những mặt hàng định kinh doanh về khía
cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa ...của nó ,cùng
những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất,bao bì, các
trang trí bên ngòai, cách lựa chọn, phân loại.
Bên cạnh , để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản
xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công
nghệ sản suất.
Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời ) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp
kinh doanh thích hợp.
Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh.Ðể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét
đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng.
Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức) bằng
tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngọai tệ. Còn trong trường hợp nhập khẩu, đó là tổng
số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu.
b)Thông tin về thị trường
 Các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội: diện
tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu,
chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc
gia của mình.
 Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định
của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc gia
(Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán
lẽ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường,.v.v..
 Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao
thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính.
 Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các tổ chức mậu dịch
quốc tế - WTO, vùng buôn bán tự do . . . không ?, các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính
sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu,
hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt ,.v. v. .)
 Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.
 Ðiều kiện vận tải và tình hình giá cước.
  Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng
dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị trường, tập
quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), sự biến
động giá cả .v.v . .
C) Thông tin về thương nhân
 Lịch sử hình thành, quá khứ của công ty.
 Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, trách nhiệm
hữu hạn, tập đoàn xuyên quốc gia .v .v. .)
 Phạm vi mức độ và các mặt hàng kinh doanh.
 Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn.
 Kinh nghiệm và uy tín.
 Phong tục tập quán trong kinh doanh cũng như trong lãnh vực khác của đời sống xã
hội.
 Phương hướng phát triển. Ngoài ra còn thu thập thêm:
 Thông tin về bản thân công ty mình.
 Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm
lực, thế mạnh, điểm yếu . . .
 Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm
phát, khủng hoảng, .v. v.
3.2. Quá trình đàm phán mua hàng
Cách mở đầu các cuộc đàm phán:
 Mở đầu làm dịu căng thẳng
+ Mở đầu kiếm cớ
+ Mở đầu kích thích trí tưởng tượng của đối phương.
+ Mở đầu trực tiếp ( Nghĩa là nhanh chóng đi vào nội dung).
 Khi đàm phán cần tranh thủ sự đồng tình của đối phương về từng vấn đề.
Các phương pháp thường dùng là:
+ Trình bày lưu loát với vẻ bề ngoài thật thà, tốc độ nói vừa phải, không nên quá
chậm hay quá nhanh.
+ Khéo léo sử dụng chữ “nhưng”.
 + Để nêu ra yêu cầu ban đầu cao rồi chủ động giảm yêu cầu của mình.
+ Nêu ra những câu hỏi để đối phương trả lời và thuyết phục chính họ.
+ Đưa ra phương án để đối phương tự chọn.
+ Cuối cùng cần thúc đẩy đối phương đưa ra quyết định bằng văn bản.
- Thái độ cần có của người đàm phán (Theo kinh nghiệm của Gavin Kenedy –một
nhà thương lượng kinh doanh quốc tế lâu năm, đồng thời là giảng viên có uy tín của
Đại học Statholyde- Anh và một số nhà thương lượng kinh doanh quốc tế nổi tiếng
khác):
+ Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng: cố gắng đạt được mục đích của
mình trên cơ sở không khí đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên.
+ Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng cá nhân lớn nhất.
+ Không nên có nụ cười vô nghĩa ( đặc biệt khi làm việc với các đoàn Châu Âu).
+ Có sự quan tâm đặc biệt hơn đến các thành viên nữ trong đoàn đàm phán của đối
phương.
+ Phản ứng lịch thiệp đối với các sai trái của đối phương đặc biệt nếu đánh đó là những
thiếu hiểu biết của họ về phong tục tập quán của ta.
+ Không tham gia tranh luận những vấn đề chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống,
chủng tộc... trong quá trình đàm phán.
+ Bao giờ cũng có thể nói “ không” với một vấn đề còn đang nghi vấn.
+ Trong đàm phán, thường xuyên quan sát một cách kín đáo và tế nhị cách cư xử
và hành động của đối tác để có thể điều chỉnh kịp thời, hợp lý cách cư xử của mình.
+ Cố gắng thích ứng với nhịp độ của đối tác.
+ Hạn chế trao đổi, tranh luận riêng mang tính chất nội bộ, bởi có thể bị lộ ý định nêu
bên đối tác hiểu được tiếng nước mình. Điều này còn thể thiên sự không nhất quán giữa các
thành viên trong đoàn.
+ Nhận định kịp thời những sơ hở của đối phương.
+ Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định ở mức
nào là vừa phải do việc cương quyết giữ vững đề nghị của mình với khả năng đối tác
chấp nhận được
+ Cố gắng vận dụng những kỹ năng thương lượng, thuýêt phục tích luỹ được.
 + Phải biết nhượng bộ lúc nào, ở mức độ nào để đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời
gây được sự thoả mãn của đối phương.
+ Phải luôn cố gắng làm việc hết sức mình để thực hiện những điều khoản trong hợp
đồng mà bạn đã thương lượng và thoả thuận.
3.3. Hiểu biết rõ người đối thoại trong đám phán
Phải tìm hiểu kĩ về:
- Lịch sử hợp tác: Trước khi bắt đầu đàm phán, bạn nên nghiên cứu lịch sử hợp tác
với nhà cung cấp này. Có những thỏa thuận hay vấn đề nào đã xảy ra trước đó? Có những
điểm mạnh và yếu tố nào trong quan hệ cung cấp này?
- Yêu cầu và mong muốn: Hiểu rõ về yêu cầu cụ thể và mong muốn của nhà cung cấlà
quan trọng. Có thể họ đang tìm kiếm thời gian thanh toán nhanh chóng, đơn hàng lớn hơn,
hoặc các điều kiện thanh toán linh hoạt. Việc này giúp bạn đưa ra đề xuất mà đối tác có thể
tìm thấy hấp dẫn.
- Challenges và nguy cơ: Nắm bắt những thách thức và nguy cơ mà nhà cung cấp
đang đối mặt, như thay đổi giá nguyên liệu, tình trạng thị trường, hay vấn đề về chất lượng.
Việc này giúp bạn tìm ra các giải pháp hay điều kiện đàm phán phù hợp.
- Mục tiêu và chiến lược: Xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh của nhà cung
cấp có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về những điều họ đang hướng đến. Có thể họ đang mở rộng
sản xuất, đầu tư vào công nghệ mới, hoặc tìm kiếm cơ hội xuất khẩu.
- Tình hình tài chính: Nếu có thể, tìm hiểu về tình hình tài chính của nhà cung cấp.
Điều này có thể giúp bạn đánh giá khả năng của họ để cung cấp hàng hóa và dịch vụ theo
yêu cầu của bạn một cách bền vững.
Lợi ích của việc hiểu rõ đối phương trong đàm phám:
-Đàm phán hiệu quả: Hiểu biết sâu rộng về nhà cung cấp giúp bạn chuẩn bị tốt hơn
cho quá trình đàm phán. Bạn có thể đưa ra các đề xuất và điều kiện mà đối tác có thể chấp
nhận dễ dàng hơn, giảm thiểu thời gian và nỗ lực cần thiết trong quá trình đàm phán.
- Tối ưu hóa chi phí: Bằng cách hiểu rõ về nhà cung cấp, bạn có thể đánh giá được
khả năng cung ứng, hiệu suất làm việc, và chi phí. Điều này giúp bạn tối ưu hóa chi phí thu
mua và chọn lựa những nguồn cung ổn định với chất lượng đáng tin cậy.
 - Quản lý rủi ro: Hiểu biết về tình hình kinh doanh của nhà cung cấp giúp bạn đánh
giá rủi ro tiềm ẩn. Bạn có thể tích hợp các biện pháp giảm rủi ro vào chiến lược thu mua để
đảm bảo ổn định nguồn cung và tránh các vấn đề tiềm ẩn.
- Xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững: Hiểu biết về nhà cung cấp không chỉ giúp
bạn đàm phán hiệu quả mà còn tạo cơ hội để xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài và bền
vững. Mối quan hệ này có thể mang lại lợi ích kéo dài như ưu đãi, sự linh hoạt, và sự hỗ trợ
trong quá trình làm việc hàng ngày.
- Lợi thế cạnh tranh: Hiểu rõ về đối tác có thể giúp bạn tìm ra những điểm mạnh và
điểm yếu của họ. Điều này giúp bạn đưa ra những đề xuất và điều kiện mà có thể làm cho
doanh nghiệp của bạn trở nên hấp dẫn hơn so với các đối thủ cạnh tranh.
- Tăng giá trị thương mại: Nhờ vào hiểu biết sâu rộng, bạn có thể đề xuất những giải
pháp và cải thiện mà đối tác có thể coi là giá trị gia tăng. Điều này có thể tạo ra một môi
trường thuận lợi cho việc hợp tác và làm tăng giá trị thương mại chung.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. “Nghệ thuật đàm phán: Chiến lược trong cả mua và bán hàng”. Đọc tại:
https://vilas.edu.vn/nghe-thuat-dam-phan-chien-luoc-trong-ca-mua-va-ban-hang-
phan-1.html, 17/01/2023.
2. 26-07-2023, “Đàm phán là gì? Phương pháp và kỹ năng đàm phán hiệu quả”, Đọc
tại: https://khoahocceo.edu.vn/chi-tiet/dam-phan-la-gi-phuong-phap-va-ky-nang-
dam-phan-hieu-qua-241, 17/01/2023.
3.