Ais C06 2024

3/5/2024
CHƯƠNG 6
CHU TRÌNH DOANH THU
Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn
Mục tiêu
• Giải thích được khái niệm chu trình doanh thu
• Giải thích được các quyết định cần thực hiện trong chu
trình doanh thu
• Mô tả các hoạt động kinh doanh cơ bản và các hoạt
động xử lý thông tin trong chu trình doanh thu
• Xác định các rủi ro và các thủ tục kiểm soát thích hợp
trong chu trình doanh thu
Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 2
Nội dung
Khái niệm
Quyết định
Các hoạt động
Rủi ro và kiểm soát
1
3/5/2024
Khái niệm
Tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý
thông tin lặp đi lặp lại liên quan đến quá trình cung
cấp hàng hóa, dịch vụ, và thu tiền
Cung cấp sản phẩm đúng, đến đúng địa điểm,

Mục tiêu
vào đúng thời gian quy định, với mức giá đúng
hoạt động
theo thỏa thuận
Quyết định
• Điều chỉnh sản phẩm theo yêu cầu của KH?
• Khả năng cung ứng và địa điểm lưu trữ?
• Phương thức vận chuyển hàng?
• Giá bán tối ưu?
• Chính sách tín dụng đối với khách hàng?
• Phương thức thu tiền từ khách hàng?
2
3/5/2024
Các hoạt động chính

Xuất Lập HĐ
Xử lý
kho và và ghi
đặt Thu tiền
gửi nhận
hàng
hàng NPT
Xử lý đặt hàng
3
3/5/2024
Nhận đặt hàng
Xét duyệt tín dụng
Kiểm tra hàng tồn kho
Phản hồi yêu cầu của khách hàng
10
Nhận đặt hàng
Truyền thống Ứng dụng CNTT
Đầu vào Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng của khách hàng
(Customer order) (Điện tử)
của khách hàng
(Giấy)
Xử lý Nhân viên nhập dữ KH nhập dữ liệu đặt hàng trên
liệu đặt hàng website
Sử dụng hệ thống trao đổi dữ
liệu điện tử (EDI)
Sử dụng mã QR
11
Lệnh bán hàng

Chứng từ được tạo ra trong quá
trình nhập đặt hàng, liệt kê số
lượng, chất lượng, giá của từng mặt
hàng và các điều khoản bán hàng
12
4
3/5/2024
Xét duyệt tín dụng
KH hiện hành có lịch sử KH mới hoặc KH hiện tại có
thanh toán tốt lịch sử thanh toán xấu
Xét duyệt theo chính sách ủy quyền Xét duyệt từng trường hợp
Dựa vào hạn mức tín dụng
Công thức: HMTD ≥ Giá trị ĐĐH + NPT
Thông tin cần sử dụng:
• Chính sách tín dụng • Thông tin nợ quá hạn

• Số dư NPT hiện hành • Lịch sử thanh toán
• Tình hình tài chính của đơn vị
13
Kiểm tra hàng tồn kho
Trường hợp đủ hàng Trường hợp thiếu hàng
• Hoàn tất lệnh bán hàng Lập lệnh bổ sung hàng (back
• Cập nhật dữ liệu số lượng order): yêu cầu bộ phận sản
hàng có thể giao xuất hoặc mua hàng về lượng
• Thông tin đến các bộ phận hàng cần bổ sung
khác: giao nhận, kho và lập
hóa đơn
• Gửi xác nhận đến khách hàng
Thông tin cần sử dụng
Số lượng sẵn sàng để bán
Số lượng đặt hàng của khách hàng
14
Lệnh bổ sung hàng (Back order)
Chứng từ yêu cầu mua hoặc sản xuất thêm các

mặt hàng, được tạo ra khi hàng tồn kho không đủ
để đáp ứng yêu cầu của khách hàng
15
5
3/5/2024
Phiếu xuất kho (Picking ticket)
Chứng từ liệt kê các mặt hàng và số lượng được

xét duyệt và ủy quyền cho chức năng kiểm soát
hàng tồn kho tiến hành xuất kho chuyển hàng
hoá đó đến bộ phận giao nhận
16
• Phản hồi yêu cầu của khách hàng
• Các yêu cầu có thể xảy ra trước hoặc sau khi đặt hàng
• Nên sử dụng hệ thống quản trị quan hệ KH (CRM)
17

Xuất Lập HĐ
Xử lý
kho và và ghi
đặt Thu tiền
gửi nhận
hàng
hàng NPT
18
6
3/5/2024
Xuất kho và gửi hàng
19

• Xuất kho và đóng gói hàng hóa
• Căn cứ vào phiếu xuất kho (Picking ticket) nhận được
từ hoạt động xử lý đặt hàng
• Ghi bổ sung thông tin trên PXK về số lượng hàng thực
xuất
• Chuyển PXK đến hoạt động vận chuyển
20

• Gửi hàng
• Cần so sánh giữa
• Số lượng kiểm đếm
• Số lượng trên PXK
• Số lượng trên lệnh bán hàng
• Nguyên nhân chênh lệch

• Lưu trữ mặt hàng không đúng vị trí
• Thông tin HTK không chính xác
21
7
3/5/2024

• Gửi hàng
• Cập nhật: Số ĐĐH, số mặt hàng được đặt và số
lượng vận chuyển
• Lập bảng kê chi tiết đóng gói (packing slip)
• Lập vận đơn hàng hải (bill of lading)
22
Bảng kê chi tiết đóng gói

(Packing slip)
liệt kê số lượng và mô tả của từng
mặt hàng được vận chuyển
23

Vận đơn hàng hải (Bill of ladding) là hợp đồng pháp
lý, xác định trách nhiệm đối với hàng hóa trong quá
trình vận chuyển. Nó xác định:
• Đơn vị vận chuyển
• Nơi xuất hàng
• Nơi nhận hàng
• Các hướng dẫn vận chuyển đặc biệt
• Bên thanh toán phí vận chuyển
• Nếu khách hàng thanh toán chi phí vận chuyển, có thể
phát sinh chứng từ Hóa đơn vận chuyển (Freight bill)
24
8
3/5/2024

• Gửi hàng
• Các quyết định quan trọng
• Lựa chọn phương pháp giao hàng
• Xác định địa điểm đặt trung tâm phân phối
25

Xuất Lập HĐ
Xử lý
kho và và ghi
đặt Thu tiền
gửi nhận
hàng
hàng NPT
26
Lập hóa đơn và theo dõi NPT
27
9
3/5/2024

• Lập hóa đơn
• Tạo ra hóa đơn bán hàng (Sales invoice) để thông báo cho
khách hàng nghĩa vụ trả tiền
• Cập nhật nợ phải thu
• Nhiệm vụ
• Ghi tăng NPT khi phát hành hóa đơn
• Ghi giảm NPT khi KH thanh toán
• Phương pháp theo dõi NPT
• Phương pháp hoá đơn mở (Open-invoice method)
• Phương pháp chuyển số dư (Balance forward method)
28
Phương pháp theo dõi nợ phải thu theo

từng hóa đơn (Open-invoice method)
KH thanh toán theo Khách hàng được

từng hóa đơn. Hai yêu cầu trả lại
liên của hóa đơn một liên hóa đơn
được gửi đến KH. khi thanh toán.
Liên này là chứng từ

luân chuyển được sử
dụng như một thông
báo chuyển tiền
(remittance advice)
29
Phương pháp theo dõi NPT theo số dư
(Balance
forward
method)
Báo cáo NPT hàng

KH thanh toán theo số tháng liệt kê các giao Một liên được gửi lại
dư trên báo cáo tháng dịch trong kỳ và số dư cho doanh nghiệp khi
(Monthly statement) hiện hành được lập thanh toán
thành 2 liên gửi KH
30
30
10
3/5/2024

• Cập nhật nợ phải thu
• Điều chỉnh giảm NPT và xóa nợ

• Giảm giá hay hàng bán bị trả lại
• Xóa nợ khi không thu hồi được
31
Hàng bán bị trả lại Giảm giá hàng bán
• Nhận được xác nhận từ • Lập bản điều chỉnh

BP kho rằng hàng hóa công nợ phải thu
đã thực sự được trả lại. (credit memo) cho
• Lập bản điều chỉnh công phép ghi có NPT KH.
nợ phải thu (credit
memo) cho phép ghi có
NPT KH.
32

Xuất Lập HĐ
Xử lý
kho và và ghi
đặt Thu tiền
gửi nhận
hàng
hàng NPT
33
11
3/5/2024
Thu tiền
Thông báo chuyển tiền Tiền

Danh sách chuyển tiền
Kiểm tra
Cập nhật thanh toán Gửi tiền
34
Thu tiền
• Phương thức thanh toán
Sử dụng hộp khóa

Chứng từ luân chuyển (ngân hàng)
(lockbox)
Hộp thư điện tử dùng Chuyển tiền điện tử

trong ngân hàng (EFT)
Chấp nhận thẻ tín

Trao đổi dữ liệu điện
dụng hoặc thẻ mua
tử tài chính (FEDI)
sắm
35

• Mục tiêu
• Kiểm soát đạt mục tiêu thông tin tin cậy
• Nguồn dữ liệu và ghi chép xử lý nghiệp vụ kinh tế
• Kiểm soát việc sử dụng và công bố thông tin
• Kiểm soát đạt mục tiêu hoạt động
• An toàn tài sản, thông tin
• Đảm bảo các nghiệp vụ được ủy quyền đúng
• Cung cấp TT hữu ích để giúp HĐKD hữu hiệu và hiệu
quả
• Kiểm soát đạt mục tiêu tuân thủ
36
12
3/5/2024

Rủi ro Thủ tục kiểm soát
Dữ liệu không chính xác • Kiểm soát tính toàn vẹn (xử lý dữ
hoặc không hợp lệ liệu)
• Ngăn chặn truy cập vào dữ liệu
• Xem xét tất cả các thay đổi của
dữ liệu
Tiết lộ trái phép thông tin • Kiểm soát truy cập
nhạy cảm • Mã hóa
Dữ liệu bị mất hoặc bị • Sao lưu dữ liệu và phục hồi sau
hủy hoại thiệt hại
Thành quả hoạt động • Báo cáo quản trị
kém
37


Lệnh bán hàng không • Kiểm soát nhập liệu
đầy đủ/ không chính xác • Kiểm soát truy cập
Lệnh bán hàng không • Xác thực bằng chữ ký

hợp lệ
Không thu được tiền • Thiết lập hạn mức tín dụng
• Xét duyệt trong từng trường
hợp cụ thể
• Đánh giá tuổi nợ
38

Nguy cơ Thủ tục kiểm soát

Hàng tồn kho dư thừa • Hệ thống kê khai thường xuyên
hoặc thiếu hàng tồn kho
• Sử dụng mã vạch
• Huấn luyện
• Kiểm kê định kỳ HTK
• Dự báo bán hàng và báo cáo hoạt
động
Mất khách hàng • Hệ thống CRM, trang web có khả
năng hỗ trợ và đánh giá dịch vụ
KH
39
13
3/5/2024

Giao hàng

Xuất sai mặt hàng • Kỹ thuật mã vạch
hoặc sai số lượng • Đối chiếu giữa bảng kê xuất kho
với chi tiết của lệnh bán hàng
Mất cắp hàng tồn kho • Hạn chế tiếp cận vật lý với HTK
• Lập chứng từ với tất cả trường
hợp luân chuyển HTK
• Kỹ thuật mã vạch
• Kiểm đếm HTK định kỳ và đối
chiếu với sổ sách
40

Giao hàng
Lỗi trong gửi hàng (gửi trễ • Đối chiếu chứng từ giao hàng với
hoặc không gửi được, sai lệnh bán hàng, bảng kê xuất kho
số lượng, sai mặt hàng, sai và phiếu đóng gói
địa chỉ, trùng lặp) • Nhập dữ liệu qua máy quét mã
vạch
• Kiểm soát nhập liệu (nếu dữ liệu
vận chuyển được nhập trên các
thiết bị đầu cuối)
• Sử dụng hệ thống ERP để hạn
xuất trùng
41

Lập hóa đơn
Lập hóa đơn sai • Phân chia trách nhiệm giữa chức
năng lập hóa đơn và gửi hàng
• Đối chiếu định kỳ hóa đơn với lệnh
bán hàng, PXK và chứng từ gửi hàng
• Cấu hình hệ thống để lấy giá bán tự
động
• Hạn chế truy cập dữ liệu về giá
• Kiểm soát nhập liệu
• Đối chiếu chứng từ giao hàng (PXK,
vận đơn hàng hải và phiếu đóng
gói) với lệnh bán hàng
42
14
3/5/2024

Lập hóa đơn
Lỗi cập nhật dữ liệu • Kiểm soát nhập liệu
nợ phải thu • Đối chiếu tổng lô
• Gửi báo cáo tháng đến KH
• Đối chiếu sổ chi tiết NPT với sổ cái
Bản điều chỉnh công • Phân chia nhiệm vụ giữa chức năng
nợ không chính xác xét duyệt bản điều chỉnh công nợ và
hoặc không hợp lệ chức năng nhập liệu đặt hàng và với
chức năng quản lý khách hàng
• Cấu hình hệ thống để ngăn điều
chỉnh công nợ khi chưa đủ chứng từ
từ hợp lệ
43

Thu tiền
Mất tiền • Phân chia trách nhiệm – thủ quỹ nên tách biệt với (1)
người ghi nhận DL thanh toán, (2) người lập hoặc xét
duyệt bản điều chỉnh công nợ, (3) Đối chiếu với tài
khoản ngân hàng
• Sử dụng các phương thức thanh toán không dùng tiền
mặt
• Lập danh sách tất cả các khoản thanh toán của KH đã
nhận
• Cân nhắc và hạn chế việc chuyển nhượng các séc thanh
toán
• Gửi tiền vào ngân hàng hàng ngày với các khoản tiền
mặt nhận được
44

Thu tiền

Các vấn đề về • Sử dụng thẻ tín dụng
dòng tiền • Chiết khấu thanh toán cho khách hàng
• Lập dự toán dòng tiền
45
15
3/5/2024
Thank you!
46
Thuật ngữ
Accounts receivable aging schedule Báo cáo NPT theo tuổi nợ
Back order Lệnh đặt hàng bổ sung
Balance-forward method Phương pháp chuyển số dư
Bill of lading Vận đơn
Cash flow budget Ngân quỹ dòng tiền mặt
Credit limit Hạn mức tín dụng
Credit memo Bản điều chỉnh công nợ phải thu
Customer relationship management (CRM) systems Hệ thống quản trị mối quan hệ khách hàng
Cycle billing Chu kỳ lập hóa đơn
Electronic data interchange (EDI) Trao đổi dữ liệu điện tử
47
Thuật ngữ
Electronic funds transfer (EFT) Chuyển tiền điện tử
Electronic lockbox Hộp thư trong ngân hàng dạng điện tử
Financial electronic data interchange (FEDI) Trao đổi dữ liệu điện tử tài chính
Freight bill Hóa đơn vận chuyển
Lockbox Tủ khóa (ở ngân hàng)
Monthly statement Báo cáo NPT hàng tháng
Open-invoice method Phương pháp hóa đơn mở
Packing slip Bảng kê chi tiết đóng gói
Picking ticket Phiếu xuất kho
Remittance advice Thông báo chuyển tiền
Remittance list Danh sách chuyển tiền
Revenue cycle Chu trình doanh thu
Sales invoice Hóa đơn bán hàng
Sales order Xử lý đặt hàng
Universal payment identification code (UPIC) Mã xác nhận thanh toán chung
48
16

Ais C06 2024

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Ais C06 2024

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

3/5/2024

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 2

Các hoạt động

Rủi ro và kiểm soát

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 3

Cung cấp sản phẩm đúng, đến đúng địa điểm,

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 4

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 5

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 6

Các hoạt động chính

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 7

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 8

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 9

Nhận đặt hàng

Xét duyệt tín dụng

Kiểm tra hàng tồn kho

Phản hồi yêu cầu của khách hàng

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 10

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 11

Lệnh bán hàng

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 12

Thông tin cần sử dụng:

• Chính sách tín dụng • Thông tin nợ quá hạn

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 13

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 14

Chứng từ yêu cầu mua hoặc sản xuất thêm các

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 15

Chứng từ liệt kê các mặt hàng và số lượng được

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 16

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 17

Các hoạt động chính

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 18

Xuất kho và gửi hàng

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 19

Xuất kho và gửi hàng

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 20

Xuất kho và gửi hàng

• Số lượng trên PXK

• Số lượng trên lệnh bán hàng

• Nguyên nhân chênh lệch

• Thông tin HTK không chính xác

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 21

Xuất kho và gửi hàng

• Lập bảng kê chi tiết đóng gói (packing slip)

• Lập vận đơn hàng hải (bill of lading)

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 22

Xuất kho và gửi hàng

Bảng kê chi tiết đóng gói

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 23

Xuất kho và gửi hàng

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 24

Xuất kho và gửi hàng

• Xác định địa điểm đặt trung tâm phân phối

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 25

Các hoạt động chính

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 26

Lập hóa đơn và theo dõi NPT

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 27

Lập hóa đơn và theo dõi NPT

Nguyễn Hữu Bình-Khoa Kế toán-Đại học Kinh Tế TP.HCM-huubinh_ais@ueh.edu.vn 28

Phương pháp theo dõi nợ phải thu theo

KH thanh toán theo Khách hàng được