Professional Documents
Culture Documents
Ais C07 2024
Ais C07 2024
CHƯƠNG 7
CHU TRÌNH CHI PHÍ
Mục tiêu
Giải thích được các quyết định cần thực hiện trong chu
trình chi phí
Xác định các rủi ro và các thủ tục kiểm soát thích hợp
Nội dung
Khái niệm
1
3/5/2024
03
Mục tiêu hoạt động
Mua hàng và thực hiện các04nghĩa vụ để đáp ứng yêu
cầu kinh doanh. Giảm thiểu tổng chi phí mua và bảo
quản hàng tồn kho, vật dụng văn phòng hoặc các dịch
vụ mà doanh nghiệp có nhu cầu mua.
2
3/5/2024
Xử lý đặt hàng
3
3/5/2024
Xử lý đặt hàng
• Xác định yêu cầu mua hàng
• Yêu cầu mua hàng (Purchase requisitions) có thể xác
định bởi kho hàng hoặc bất cứ BP nào có nhu cầu
10
Xử lý đặt hàng
• Xác định yêu cầu mua hàng
How many?
(Economic
Order Quantity)
When?
(Reorder point)
11
Xử lý đặt hàng
• Công cụ xác định yêu cầu mua hàng
• Material requirements planning (MRP)
• Dựa trên dự báo bán hàng, lập kế hoạch sản xuất chi
tiết cho 1 kỳ thời gian → xác định lượng NVL cần thiết
• Thường áp dụng cho sản xuất hàng thiết yếu
• Giao hàng khối lượng lớn tới kho /vị trí quản lý hàng
ở kho trung tâm
12
4
3/5/2024
Xử lý đặt hàng
• Công cụ xác định yêu cầu mua hàng
• Just in time inventory system
• Chỉ mua hay sản xuất khi thực sự cần chứ không dựa
trên dự báo nhu cầu hoặc dự báo bán hàng.
• Phù hợp với: (1) SP có vòng đời, hoặc các SP không
thể xác định trước nhu cầu chính xác; (2) DN có khả
năng tăng tốc SX nhưng lại ngưng SX nhanh để tránh
hàng tồn
13
Xử lý đặt hàng
• Công cụ xác định yêu cầu mua hàng
• Just in time inventory system
• Việc giao nhận hàng nhiều lần, mỗi lần với số lượng
nhỏ tới những vị trí có nhu cầu (hơn là giao khối
lượng lớn tới kho/ vị trí nhận hàng trung tâm của DN)
14
Xử lý đặt hàng
• Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng
Chất
Giá cả
lượng
Giao
hàng
15
5
3/5/2024
Xử lý đặt hàng
• Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng
• Lập chứng từ đặt hàng
• Đơn Đặt hàng (Purchase order) là chứng từ chính thức
yêu cầu nhà cung cấp để mua các mặt hàng cụ thể
theo một mức giá được xác định trước. Khi nhà cung
cấp chấp nhận thì đặt hàng trở thành hợp đồng giữa
hai bên.
16
Xử lý đặt hàng
• Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng
• Lập chứng từ đặt hàng
• Đơn đặt hàng đặc biệt/đơn đặt hàng theo lô (Blanket
Purchase order) là một cam kết để mua những mặt hàng cụ
thể nào đó tại mức giá được xác định (designated prices) từ
một nhà cung cấp cụ thể cho một kỳ thời gian, thường là
một năm
• Mục đích : Thỏa thuận đặc biệt với 1 nhà cung cấp quan trọng
cho một kỳ thời gian
• Đặc điểm Blanket PO khác thế nào với PO
• Nội dung cơ bản của chứng từ
17
Xử lý nhận hàng
18
6
3/5/2024
Xử lý nhận hàng
• Chức năng Nhận hàng
• Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận
• Chấp nhận việc giao hàng
19
Xử lý nhận hàng
• Chức năng quản lý kho/BP Yêu cầu
• Tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận
• Nhập kho hàng nhận
20
Xử lý nhận hàng
• Chứng từ
• Báo cáo nhận hàng (Receiving report) là chứng
từ ghi chi tiết về từng hoạt động giao hàng gồm:
ngày giao, nhà cung cấp, doanh nghiệp vận
chuyển, số lượng hàng nhận
21
7
3/5/2024
22
23
24
8
3/5/2024
25
26
27
9
3/5/2024
28
29
Quỹ
• Chi theo đề nghị/lệnh chi được duyệt (tùy phương
thức thanh toán)
• Thông báo thanh toán cho kế toán theo dõi công nợ
30
10
3/5/2024
31
32
33
11
3/5/2024
7 Mua hàng với giá cao • Sử dụng bảng giá quy định
• Thực hiện đấu thầu hoặc lựa chọn nhà
cung cấp
• Đánh giá đặt hàng mua
• Xây dựng ngân sách chi tiêu
34
35
11 Hoa hồng cho • Nghiêm cấm nhận quà từ nhà cung cấp
người đi mua • Luân chuyển nhân viên thực hiện công việc
(kickback)
• Yêu cầu Bp mua hàng công bố báo cáo mâu
thuẫn lợi ích cá nhân và công ty (các gắn kết lợi
ích cá nhân hoặc tài chính liên quan nhà cung
cấp)
• Kiểm toán nhà cung cấp
36
12
3/5/2024
13 Sai sót trong đếm kiểm • Không thông báo số lượng đặt hàng với bộ
hàng phận nhận hàng
• Nhân viên nhận hàng cần ký phiếu nhập
kho
• Thưởng trách nhiệm cho nhân viên nhận
hàng
• Sử dụng Bar coding hoặc RFID
• Xây dựng thủ tục hệ thống kiểm tra tự động
và phát hiện chênh lệch giữa đặt hàng và
nhận hàng
37
15 Ăn cắp hàng tồn kho • Giới hạn tiếp cận hàng tồn kho về mặt vật lý
• Lập và ghi nhận bằng chứng từ tất cả các
hoạt động giao nhận, nhập, xuất hàng tồn
kho
• Kiểm kê kho và đối chiếu ghi chép kế toán
• Phân chia trách nhiệm: Thủ kho không phải
là người nhận hàng
38
39
13
3/5/2024
40
41
42
14
3/5/2024
Thank you!
43
Thuật ngữ
Blanket purchase order/blanket order Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn đặt hàng theo lô.
Electronic data interchange (EDI) Hệ thống giao tiếp dữ liệu điện tử.
Evaluated receipt settlement Cách thức ghi nhận nợ không sử dụng hóa đơn.
Just-in-time (JIT) inventory systems Hệ thống quản lý hàng tồn kho kịp thời.
Materials requirements planning (MRP) Lập kế hoạch yêu cầu nguồn lực.
44
Thuật ngữ
Nonvoucher system Hệ thống không sử dụng bảng kê chứng từ thanh toán.
Vendor–managed inventory program Chương trình quản lý hàng tồn kho theo nhà cung cấp.
45
15