Professional Documents
Culture Documents
HCNS-QT/KSTL
Laàn ban haønh: 01
Coâng ty Laàn soaùt xeùt: 00
Ngaøy ban haønh:
Soá trang:13
Chöõ kyù
MUÏC ÑÍCH:
_ Quy ñònh caùch thöùc kieåm soaùt vieäc soaïn thaûo, thay ñoåi, xem xeùt, pheâ duyeät,
phaân phoái, löu tröõ vaø kieåm soaùt caùc taøi lieäu thuoäc heä thoáng chaát löôïng cuûa
coâng ty.
_ Ñaûm baûo heä thoáng taøi lieäu cuûa coâng ty luoân ñuùng vaø phuø hôïp nhaát.
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang 2/13
IV/. NOÄI DUNG:
Ñoàng yù
_ Ngöôøi hoaëc boä phaän
ñöôïc chæ ñònh
Soaïn thaûo/söûa
ñoåi/söu taàm
_ Khi coù nhu caàu ban haønh taøi lieäu môùi, ngöôøi ñeà nghò seõ ñeà xuaát yù kieán
vôùi ngöôøi phuï traùch boä phaän (neáu laø taøi lieäu noäi boä trong boä phaän) hoaëc
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang 3/13
Ban Giaùm ñoác (neáu laø taøi lieäu coù lieân quan ñeán nhieàu boä phaän) veà söï caàn
thieát cuûa taøi lieäu môùi.
_ Ngöôøi phuï traùch boä phaän hoaëc Ban Gíam ñoác xem xeùt tính hôïp lyù vaø söï
caàn thieát cuûa yeâu caàu. Neáu quyeát ñònh bieân soaïn taøi lieäu thì phaân coâng
ngöôøi soaïn thaûo. Neáu khoâng thì thoâng baùo vaø giaûi thích cho ngöôøi yeâu caàu
roõ.
_ Ngöôøi ñöôïc phaân coâng vieát taøi lieäu tieán haønh thu thaäp taøi lieäu vaø thoâng
tin. Vieát baûn döï thaûo theo yeâu caàu, trình baøy hình thöùc nhö taøi lieäu naøy,
chuyeån döï thaûo ñeán caùc boä phaän coù lieân quan goùp yù (khi caàn thieát). Sau khi
hoaøn taát döï thaûo, trình cho ngöôøi coù thaåm quyeàn theo baûng phaân caáp pheâ
duyeät.
_ Ngöôøi phuï traùch boä phaän hoaëc Ban Giaùm ñoác kieåm tra noäi dung taøi lieäu
ñaõ ñöôïc bieân soaïn veà tính chính xaùc vaø phuø hôïp vôùi thöïc teá:
+ Neáu chöa phuø hôïp thì tieán haønh trao ñoåi laïi vôùi ngöôøi bieân soaïn ñeå ñi
ñeán thoáng nhaát.
+ Neáu phuø hôïp thì pheâ duyeät taøi lieäu vaø chuyeån cho tröôûng phoøng Haønh
chaùnh – Nhaân söï ñeå thöïc hieän phaân phoái.
_ Ngöôøi ñöôïc chæ ñònh tieán haønh photo taøi lieäu theo ñuùng soá löôïng baûn taøi
lieäu caàn phaân phoái, ñoùng daáu “HIEÄU LÖÏC” leân trang ñaàu cuûa taøi lieäu (chæ
ñoùng daáu ñoái vôùi caùc baûn photo, baûn taøi lieäu goác khoâng ñoùng daáu ñeå söû
duïng cho caùc laàn photo khaùc khi coù yeâu caàu).
_ Chæ ñoùng daáu “HIEÄU LÖÏC” leân baûn photo cuûa caùc Hoùa ñôn, Thoâng
baùo… coøn caùc Bieåu maãu löu haønh noäi boä thì khoâng caàn.
_ Caäp nhaät teân taøi lieäu vaø caùc thoâng tin caàn kieåm soaùt vaøo “Danh muïc taøi
lieäu noäi boä” ( BM-KSTL-01 ), sau ñoù thöïc hieän vieäc phaân phoái taøi lieäu.
_ Caùc boä phaän khi ñöôïc phaân phoái, kieåm tra ñeå ñaûm baûo nhaän ñuùng taøi
lieäu, kyù nhaän vaøo “Soå phaân phoái taøi lieäu” ( BM-KSTL-03 ). Tröôûng boä phaän
thoâng baùo, phoå bieán cho nhaân vieân coù lieân quan veà taøi lieäu môùi, löu tröõ sao
cho traùnh hö hoûng vaø deã daøng truy xuaát.
_ Khi coù nhu caàu caàn thieát thay ñoåi toaøn boä hoaëc chænh söûa töøng phaàn taøi
lieäu noäi boä, moïi ngöôøi trong coâng ty phaûi lieân heä trao ñoåi tröïc tieáp vôùi
ngöôøi phuï traùch boä phaän hoaëc Ban Gíam ñoác ñeå xin yù kieán.
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang 4/13
_ Ngöôøi phuï traùch boä phaän hoaëc Ban Gíam ñoác tieáp nhaän yù kieán, nghieân
cöùu, xem xeùt. Neáu khoâng ñoàng yù, baùo laïi vôùi ngöôøi coù nhu caàu. Neáu ñoàng
yù, xem xeùt noäi dung caàn chænh söûa vaø chæ ñònh ngöôøi coù kinh nghieäm phuø
hôïp ñeå chænh söûa laïi taøi lieäu.
2. Chænh söûa taøi lieäu:
Ngöôøi ñöôïc chæ ñònh bieân soaïn, chænh söûa noäi dung môùi phaûi tieán haønh
ñuùng theo yeâu caàu vaø tình hình thöïc teá cuûa coâng ty. Sau khi bieân soaïn, chænh
söûa xong, trình ngöôøi phuï traùch boä phaän hoaëc Ban Gíam ñoác xem xeùt.
+ Neáu chöa phuø hôïp thì tieán haønh trao ñoåi laïi vôùi ngöôøi bieân soaïn ñeå ñi
ñeán thoáng nhaát.
+ Neáu phuø hôïp thì pheâ duyeät taøi lieäu vaø chuyeån cho nhaân vieân vaên thö
thuoäc phoøng Haønh chaùnh – Nhaân söï ñeå thöïc hieän phaân phoái.
3. Kieåm soaùt vieäc nhaän daïng noäi dung söûa ñoåi, phaân phoái vaø thu hoài:
3.1 Quy ñònh nhaän daïng khi söûa ñoåi:
_ Söûa ñoåi lôùn (söûa ñoåi treân 1 trang): moïi noäi dung söûa ñoåi ñöôïc in
nghieâng vaø ñaäm (chæ thöïc hieän cho laàn söûa ñoåi môùi nhaát) , in vaø pheâ
duyeät laïi toaøn boä taøi lieäu vaø taêng laàn ban haønh.
_ Söûa ñoåi nhoû (söûa ñoåi 1 trang): moïi noäi dung söûa ñoåi ñöôïc in nghieâng
vaø ñaäm (chæ thöïc hieän cho laàn söûa ñoåi môùi nhaát) , ngöôøi pheâ duyeät kyù
nhaùy ôû cuoái trang, taêng laàn soaùt xeùt leân 1 theâm vaøo phaàn Footer vaø thay
ñoåi trang söûa chöõa.
_ Caùch thöùc kieåm soaùt vieäc phaân phoái thöïc hieän gioáng nhö muïc A phaàn
3.
_ Phoøng Haønh Chính – Nhaân Söï phaân phoái taøi lieäu môùi, ñoàng thôøi thoâng
baùo huûy boû caùc taøi lieäu cuõ. Ñoái vôùi taøi lieäu loãi thôøi, neáu muoán giöõ
laïi vì moät muïc ñích naøo ñoù, ñoùng daáu “LOÃI THÔØI” leân trang ñaàu cuûa
taøi lieäu goác.
Caùc boä phaän khi ñöôïc phaân phoái, kieåm tra ñeå ñaûm baûo nhaän ñuùng taøi lieäu,
kyù nhaän vaøo soå phaân phoái taøi lieäu. Tröôûng boä phaän thoâng baùo, phoå bieán cho
nhaân vieân coù lieân quan veà taøi lieäu môùi hoaëc taøi lòeäu môùi ñöôïc chænh söûa, löu
tröõ sao cho traùnh hö hoûng vaø deã daøng truy xuaát.
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang 5/13
2. Kieåm soaùt phaân phoái vaø thu hoài:
_ Taøi lieäu beân ngoaøi sau khi thu thaäp ñöôïc Phoøng Haønh Chính – Nhaân Söï
giöõ laïi baûn chính sau ñoù photo, vaø ñoùng daáu “HIEÄU LÖÏC” leân caùc baûn
photo (chæ ñoùng daáu leân trang bìa) vaø chuyeån cho caùc boä phaän lieân quan.
_ Baûn chính cuûa taøi lieäu beân ngoaøi coù theå ñöôïc löu giöõ taïi boä phaän söû
duïng (khi ñoù khoâng caàn photo phaân phoái).
_ Caùc tröôøng hôïp thay ñoåi taøi lieäu beân ngoaøi, thöïc hieän phaân phoái, thu hoài
töông töï nhö taøi lieäu noäi boä.
_ Caùc boä phaän khi ñöôïc phaân phoái, kieåm tra ñeå ñaûm baûo nhaän ñuùng taøi
lieäu, kyù nhaän vaøo soå phaân phoái taøi lieäu. Nhaân vieân phuï traùch kieåm soaùt
taøi lieäu taïi töøng boä phaän lieân quan caäp nhaät vaøo “Danh muïc taøi lieäu beân
ngoaøi” ( BM-KSTL/02 ). Tröôûng boä phaän thoâng baùo, phoå bieán cho nhaân vieân
coù lieân quan veà taøi lieäu môùi, löu tröõ sao cho traùnh hö hoûng vaø deã daøng truy
xuaát.
_ Nhaân vieân phuï traùch soaïn thaûo chuyeån coâng vaên ñaõ ñöôïc pheâ duyeät veà
phoøng Haønh chaùnh – Nhaân söï ñeå phaùt haønh.
_ Phoøng Haønh chaùnh – Nhaân söï ñaët soá cho coâng vaên (ñaët soá thöù töï theo
naêm), vaøo “Soå coâng vaên ñi” ( BM-KSTL-05 ), photo theo soá löôïng yeâu caàu trong
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang 6/13
coâng vaên, ñoùng daáu coâng ty vaø chuyeån giao dòch (tröôøng hôïp gaáp phaûi fax
tröôùc vaø chuyeån baûn chính sau).
E. CAÙCH THÖÙC ÑAËT KYÙ HIEÄU CHO TAØI LIEÄU NOÄI BOÄ:
Kyù hieäu taøi lieäu:
_ Soå tay chaát löôïng kyù hieäu: STCL
_ Chính saùch chaát löôïng kyù hieäu: CSCL
_ Muïc tieâu chaát löôïng kyù hieäu : MT-XX/YY
XX (teân vieát taét cuûa boä phaän theo phuï luïc 04)
YY (soá thöù töï muïc tieâu coù trong boä phaän)
_ Quy trình / höôùng daãn / keá hoaïch: kyù hieäu: AA-XX/YYYY
AA (teân vieát taét cuûa boä phaän theo phuï luïc 04)
XX (teân quy trình/höôùng daãn/keá hoaïch: QT/HD/KH)
YYYY : teân vieát taét cuûa taøi lieäu /soá thöù töï cuûa taøi lieäu.
_ Caùc taøi lieäâu theo yeâu caàu cuûa heä thoáng HACCP : Kyù hieäu :GMP,
SSOP thay cho chö õvieát taét cuûa quy trình , höôùng daãn.
F. QUY ÑÒNH TRAÙCH NHIEÄM BIEÂN SOAÏN THAÛO, KIEÅM TRA, PHEÂ
DUYEÄT TAØI LIEÄU NOÄI BOÄ:
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang 7/13
Baûng moâ taû coâng Phoøng Haønh chaùnh – Nhaân Giaùm Ñoác
vieäc söï
Höôùng daãn coâng Caùc boä phaän chöùc naêng Giaùm Ñoác
vieäc
1. Muïc ñích: Trình baøy söï caàn thieát cuûa taøi lieäu.
2. Phaïm vi aùp duïng: Neâu ñôn vò, boä phaän , phaïm vò aùp duïng taøi lieäu.
3. Taøi lieäu lieân quan: Neâu teân nhöõng taøi lieäu vieän daãn trong taøi lieäu
(neáu coù).
4. Thuaät ngöõ, ñònh nghóa: Giaûi thích thuaät ngöõ, ñònh nghóa duøng trong taøi
lieäu (neáu coù).
5. Noäi dung: Neâu leân noäi dung chi tieát cuûa taøi lieäu theo hình thöùc:
Löu ñoà toång quaùt (neáu caàn).
- Thöù töï caùc böôùc coâng vieäc.
- Traùch nhieäm thöïc hieän trong moãi böôùc, thôøi gian thöïc hieän (neáu
coù).
- Dieãn giaûi, vieän daãn nhöõng taøi lieäu lieân quan ñeå thöïc hieän töøng
böôùc.
- Keát quaû ñaàu ra cuûa töøng böôùc.
- Quy ñònh chung: Moät soá quy ñònh chung caàn thöïc hieän lieân quan ñeán
taøi lieäu (neáu coù).
- Font chöõ : VNI-times
- Côõ chöõ : 13
Ghi chuù:
Moïi boä phaän khi muoán coù theâm taøi lieäu cho vieäc söû duïng noäi boä,
phaûi lieân heä vôùi nhaân vieân vaên thö ñeå ñöôïc phaân phoái theâm,
khoâng ñöôïc töï yù photo theâm taøi lieäu ñeå söû duïng.
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang 8/13
Khoâng ñònh daïng vöøa in nghieâng vaø ñaäm ñeå traùnh nhaàm laãn
vôùi nhaän daïng noäi dung vöøa söûa ñoåi.
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang 9/13
Phuï Luïc 1: HÌNH THÖÙC TRÌNH BAØY TRANG BÌA TAØI LIEÄU DAØI.
Chöõ kyù
TÖØ TRANG 2:
Phaàn Footer :
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang
10/13
PHUÏ LUÏC 2: HÌNH THÖÙC TRÌNH BAØY KHOÂNG COÙ TRANG BÌA
Trang ñaàu
Töø trang 2
Phaàn Footer :
Kyù hieäu taøi lieäu ngaøy ban haønh: laàn ban haønh trang:
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang
11/13
PHUÏ LUÏC 3: HÌNH THÖÙC TRÌNH BAØY BIEÅU MAÃU
Header :
Footer:
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang
12/13
PHUÏ LUÏC 4: TEÂN VIEÁT TAÉT CUÛA CUÛA CAÙC BOÄ PHAÄN:
HCNS-QT/KSTL ngaøy ban haønh: 15/6/2007 laàn ban haønh :01 trang
13/13