BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG HÀ NỘI

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC

KỸ NĂNG MỀM
(Lưu hành nội bộ)

Hà Nội, năm ……………

 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC KỸ NĂNG MỀM

CHƯƠNG 1: BÀI MỞ ĐẦU

1.1 Khái quát chung về kỹ năng mềm
1.1.1. Khái niệm kỹ năng mềm
Ngày nay khi xã hội ngày càng phát triển, việc trang bị năng lực làm việc
của con người được đánh giá không chỉ trên kiến thức mà nó còn phải kết hợp cả
kỹ năng mềm và thái độ trong khi làm việc, khi giao tiếp với mọi người. Theo
nhận định của các chuyên gia: “Có thể nói 90% sinh viên sau khi ra trường hầu
như không có kĩ năng mềm. Bằng cấp là quan trọng nhưng năng lực thật sự và
kinh nghiệm của các bạn mới là yếu tố quyết định”. Thật vậy, trên thực tế sinh
viên tham gia phỏng vấn tuyển dụng thường chỉ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
bằng bằng cấp, khả năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc... Thế nhưng, chúng
ta nên biết rằng năng lực của con người được đánh giá trên cả 3 khía cạnh: kiến
thức, kỹ năng và thái độ. Điều đó khẳng định rằng học không chỉ để biết mà học
còn để làm việc, để chung sống và để tự khẳng định mình. Những năm gần đây,
các phương tiện thông tin đại chúng nhắc nhiều đến cụm từ “kỹ năng”, “kỹ năng
mềm” và “kỹ năng cứng”.
Kỹ năng là khả năng thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn
cảnh, điều kiện nhất định, đạt được một chỉ tiêu nhất định. Các kỹ năng có thể là
kỹ năng sống, kỹ năng mềm và kỹ năng nghề nghiệp. Mỗi người học nghề khác
nhau thì có các kỹ năng khác nhau nhưng các kỹ năng sống và kỹ năng mềm là
các kỹ năng cơ bản thì bất cứ ai làm nghề gì cũng nên có và cần phải có.
Kỹ năng mềm (Soft skills) là một thuật ngữ xã hội học chỉ những kỹ năng
có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ, khả năng hòa nhập xã hội, thái độ và
hành vi ứng xử áp dụng vào việc giao tiếp giữa người với người. Chúng quyết
định bạn là ai, làm việc thế nào, là thước đo hiệu quả cao trong công việc.
 Kỹ năng mềm khác với kỹ năng cứng (hard skills) – trí tuệ logic để chỉ
trình độ chuyên môn, kiến thức chuyên môn hay bằng cấp và chứng chỉ chuyên
môn. Thực tế cho thấy người thành đạt chỉ có 25% là do những kiến thức chuyên
môn, 75% còn lại được quyết định bởi những kỹ năng mềm họ được trang bị. Kỹ
năng mềm chủ yếu là những kỹ năng thuộc về tính cách con người, không mang
tính chuyên môn, không thể sờ nắm, không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt,
chúng quyết định khả năng bạn có thể trở thành nhà lãnh đạo, thính giả, nhà
thương thuyết hay người hòa giải xung đột. Những kỹ năng cứng ở nghĩa trái
ngược thường xuất hiện trên bản lý lịch, khả năng học vấn của bạn, kinh nghiệm
và sự thành thạo về chuyên môn. Thực tế cho thấy kỹ năng cứng tạo tiền đề, và
kỹ năng mềm tạo nên sự phát triển. Chìa khóa dẫn đến thành công thực sự là bạn
phải biết kết hợp cả hai kỹ năng này một cách khéo léo.
Có khá nhiều quan niệm hay định nghĩa khác nhau về Kỹ năng mềm tùy
theo lĩnh vực nghề nghiệp, góc nhìn chuyên môn, ngữ cảnh, phát biểu và thậm chí
là việc đặt thuật ngữ này bên cạnh những thuật ngữ nào. Hiểu một cách đơn giản
"Kỹ năng mềm là những kỹ năng con người tích lũy được để làm cho mình dẽ
dàng được chấp nhận, làm việc thuận lợi và đạt được hiệu quả."
Tác giả Forland, Jeremy định nghĩa Kỹ năng mềm là một thuật ngữ thiên
về mặt xã hội - "Kỹ năng mềm là một thuật ngữ thiên về mặt xã hội để chỉ những
kỹ năng có liên quan đến việc sử dụng ngôn ngữ giao tiếp, khả năng hòa nhập xã
hội, thái độ và hành vi ứng xử hiệu quả trong giao tiếp giữa người với người. Nói
khác đi, đó là kỹ năng liên quan đến việc con người hòa mình, chung sống và
tương tác với cá nhân khác, nhóm, tập thể, tổ chức và cộng đồng".
Nhà nghiên cứu N.J. Pattrick định nghĩa Kỹ năng mềm là khả năng, cách
thức chúng ta thích ứng với môi trường. "Kỹ năng mềm là khả năng, là cách thức
chúng ta tiếp cận và phản ứng với môi trường xung quanh, không phụ thuộc và
trình độ chuyên môn và kiến thức. Kỹ năng mềm không phải là yếu tố bẩm sinh
về tính cách hay là những kiến thức của sự hiểu biết lí thuyết mà đó là khả năng
thích nghi với môi trường và con người để tạo ra sự tương tác hiệu quả trên bình
diện cá nhân và cả công việc".
 Tương tự như thế, một vài tác giả với tư cách là người sử dụng lao động
hay huấn luyện cho rằng Kỹ năng mềm là kỹ năng đề cập đến khả năng điều
chỉnh chính mình, điều chỉnh những kiến thức và kỹ năng đã có để thích ứng với
người khác và công việc trong hoàn cảnh thực tiễn.
Michal Pollick tiếp cận dưới góc nhìn Kỹ năng mềm là một năng lực thuộc
về Trí tuệ cảm xúc. "Kỹ năng mềm đề cập đến một con người có biểu hiện của
EQ (Emotion Intelligence Quotion), đó là những đặc điểm về tính cách, khả năng
giao tiếp, ngôn ngữ, thói quen cá nhân, sự thân thiện, sự lạc quan trong mối quan
hệ với người khác và trong công việc". Kỹ năng mềm là thuộc tính của cá nhân
tăng cường khả năng tương tác của cá nhân trong thực tế, góp phần nâng cao hiệu
suất của công việc và triển vọng nghề nghiệp. Kỹ năng mềm liên quan đến khả
năng tương tác với người khác mà cụ thể là khách hàng nội bộ hay khách hàng
bên ngoài để đạt được hiệu quả làm việc mà cụ thể là vượt chỉ tiêu được giao để
góp phần thành công của tổ chức.
Tác giả Giusoppe Giusti cho rằng Kỹ năng mềm là những biểu hiện cụ thể
của năng lực hành vi. "Kỹ năng mềm là những biểu hiện cụ thể của năng lực hành
vi, đặc biệt là những kỹ năng cá nhân hay kỹ năng con người. Kỹ năng mềm
thường gắn liền với những thể hiện của tính cách cá nhân trong một tương tác cụ
thể, đó là kỹ năng chuyên biệt rất "người" của con người".
Nguyễn Thị Mỹ Lộc và Đinh Thị Kim Thoa thì cho rằng Kỹ năng "mềm"
là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng thuộc về trí tuệ cảm xúc, những yếu tố ảnh
hưởng đến sự xác lập mối quan hệ với người khác. "Kỹ năng mềm là thuật ngữ
dùng để chỉ các kỹ năng thuộc về trí tuệ cảm xúc như: một số nét tính cách (quản
lí thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới), sự tế nhị, kỹ
năng ứng xử, thói quen, sự lạc quan, chân thành, kỹ năng làm việc theo nhóm...
Đây là những yếu tố ảnh hưởng đến sự xác lập mối quan hệ với người khác.
Những kỹ năng này là thứ thường không được học trong nhà trường, không
liên quan đến kiến thức chuyên môn, không thể sờ nắm, nhưng không phải là kỹ
năng đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính của từng người. Kỹ năng mềm
quyết định bạn là ai, làm việc thế nào, là thước đo hiệu quả cao trong công việc".
 Như vậy, có thể nói có khá nhiều định nghĩa khác nhau về Kỹ năng mềm.
Dựa vào những cơ sở phân tích trên và định hướng từ tài liệu "Phát triển Kỹ năng
mềm cho sinh viên Đại học Sư phạm", định nghĩa Kỹ năng mềm: “Kỹ năng mềm
là khả năng thiên về mặt tinh thần của cá nhân nhằm đảm bảo cho quá trình thích
ứng với người khác, công việc nhằm duy trì tốt mối quan hệ tích cực và góp phần
hỗ trợ thực hiện công việc một cách hiệu quả".
* Đặc điểm của kỹ năng mềm là gì?
Kỹ năng mềm là tổ hợp của nhiều nhóm kỹ năng khác nhau, mỗi nhóm kỹ
năng lại mang trong mình những đặc điểm và cách rèn luyện riêng.
- Đặc điểm 1: Kỹ năng mềm không phải bẩm sinh.
Kỹ năng mềm được sinh ra trong quá trình con người học hỏi, phát triển
bản thân và va chạm trong thực tế cuộc sống. Bản chất của từ kỹ năng đã thể hiện
việc rèn luyện và thực hành thường xuyên. Con người sinh ra có thể có chỉ số IQ
cao hơn người khác, tiếp thu nhanh hơn, nhưng tuyệt nhiên kỹ năng mềm không
có sẵn. Chúng ta cũng không có bất kỳ một giới hạn hay đánh giá cụ thể nào cho
kỹ năng mềm của một người. Thông thường người ta chỉ đánh giá được kỹ năng
mềm của một người thông qua việc so sánh kết quả hoặc cảm nhận cảm tính.
Nói như vậy để bạn có thấy rằng không có giới hạn nào cho kỹ năng mềm.
Để có kỹ năng mềm tốt đáp ứng được các nhu cầu công việc và cuộc sống, cách
duy nhất là rèn luyện. Cùng một loại kỹ năng mềm, nhưng cách bạn khai thác và
áp dụng lại hoàn toàn khác nhau. Thông qua việc học hỏi, vận dụng lý thuyết vào
thực tiễn; và quá trình rút kinh nghiệm sẽ giúp bạn hình thành cho mình kỹ năng
tốt.
- Đặc điểm 2: Kỹ năng mềm ảnh hưởng bởi môi trường sống.
Kỹ năng mềm không đơn thuần là lý trí hay cảm xúc, kỹ năng mềm liên
quan đến năng lực tương tác với người khác. Chính vì vậy yếu tố môi trường có
ảnh hưởng đặc biệt đến hình thành và phát triển các nhóm kỹ năng mềm. Cách cư
xử, lời nói, cử chỉ, cách giải quyết vấn đề… đều mang đậm tính văn hoá của môi
trường sống. Kỹ năng mềm giúp bạn thích ứng với môi trường, có nghĩa rằng môi
trường đang điều chỉnh lại chính bạn. Dù ý dù nhiều môi trường, văn hoá xã hội
có tác động đến hành vi của bất kỳ ai. Tất nhiên nói như vậy không có nghĩa rằng
ở môi trường xấu thì con người sẽ trở nên “lươn lẹo”. Môi trường sống chỉ là một
trong các yếu tốt ảnh hưởng đến sự hình thành nên các nhóm kỹ năng mềm. Điều
quan trọng là bạn cần biết chọn lọc thông tin để dung nạp, chọn lọc môi trường để
phát triển sao cho phù hợp với định hướng.
- Đặc điểm 3: Kỹ năng mềm mang tính cá nhân cao.
Kỹ năng mềm là một trong những nhóm kiến thức rất khó truyền dạy bởi
nó có tính cá nhân hoá rất cao. Cùng một kỹ năng, cùng một kiến thức truyền đạt,
cách vận dụng của mỗi người lại hoàn toàn khác nhau. Rất khó để đưa ra một quy
chuẩn chung cho kỹ năng mềm như các ngành kỹ thuật. Đặc điểm tiêu biểu của
kỹ năng mềm là sự linh hoạt trong quá trình xử lý vấn đề. Chính vì vậy mỗi người
sẽ hình thành các kỹ thuật xử riêng.
Chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy rằng kỹ năng mềm được hình thành dựa
trên 3 yếu tố bao gồm: Tình huống thực tế, tính cách (cá tính) của mỗi người; và
nền tảng kiến thức. Trong khi đó cả 3 yếu tố vừa nêu của mỗi người lại hoàn toàn
không giống nhau. Nhờ yếu tố tình huống mà nó mới cần đến năng lực xử lý
mạnh mẽ của từng người. Tất nhiên năng lực xử lý lại có thiên hướng phụ thuộc
vào kinh nghiệm nhiều hơn.
- Đặc điểm 4: Kỹ năng mềm phát triển trên nền kỹ năng cứng
Trong phần kỹ năng mềm là gì bạn cũng có thể thấy rằng kỹ năng mềm
giúp bạn thể hiện kỹ năng cứng một cách tối ưu và hiệu quả nhất. Vì vậy sẽ
không có kỹ năng mềm nếu bạn không có kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Một
vài ví dụ để bạn có thể thấy rõ tầm quan trọng của kỹ năng cứng trong việc phát
triển kỹ năng mềm như sau:
+ Làm việc nhóm: Nếu bạn không có kiến thức chuyên môn, làm sao bạn
có cơ hội được tham gia vào dự án, công việc chung. Nếu bạn không tham gia dự
án thì làm sao bạn có được kỹ năng làm việc nhóm.
+ Kỹ năng giao tiếp: Nếu bạn từ bản xuống, thì làm sao bạn có thể giao
tiếp với các doanh nhân. Cho dù trên bản bạn có chém gió giỏi tới đâu thì gặp
những chuyên gia bạn đâu biết gì đâu mà chém gió.
 + Kỹ năng thuyết trình: Thuyết trình là việc chình bày, chia sẻ về một
chủ đề nào đó trước một nhóm người. Vậy nếu bạn không có hiểu biết về vấn đề
bạn chia sẻ thì việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể, nhiệt huyết… có giải quyết được
vấn đề không.
Thông qua 3 ví dụ trên chúng ta dễ dàng nhận ra rằng, để có thể có kỹ năng
mềm tốt buộc bạn phải có kiến thức chuyên môn vững. Mỗi một lĩnh vực khác
nhau lại đòi hỏi việc sử dụng các kỹ năng riêng. Ví dụ: sale sẽ cần nhiều kỹ năng
thuyết phục, công nhân kỹ sư cần nhiều hơn về làm việc nhóm… Vì vậy dựa trên
đặc tính riêng có của từng ngày nghề, hãy rèn luyện kiến thức chuyên môn thật
vững. Sau đó sử dụng và trau dồi liên tục kỹ năng mềm sao cho đạt hiệu quả tối
ưu nhất.
- Đặc điểm 5: Kỹ năng mềm được tích luỹ nhờ kinh nghiệm sống.
Đặc điểm cuối cùng của kỹ năng mềm là gì? Ở đây tôi muối nói đến việc
kỹ năng mềm liên quan mật thiết đến kinh nghiệm sống. Vốn sống của mỗi người
là khác nhau, vì vậy cách mà họ giải quyết vấn đề cũng khác nhau. Thông qua trải
nghiệm thực tế cuộc sống mà chúng ta tích luỹ riêng cho mình kỹ năng nhất định.
Mọi lý thuyết về kỹ năng mềm trong sách vở chỉ mang tính chất tham
khảo. Chính vì điều này hãy rèn luyện để làm sao cách mà bạn phải ứng với các
tình huống tự nhiên nhất có thể. Nhiều bạn do quá trình học tập không được thực
hành thường xuyên; lý thuyết suông nên xử lý tình huống trông rất giả tạo. Thực
hành, và kinh nghiệm là bí quyết duy nhất để bạn rèn cho mình những kỹ năng
như ý.
1.1.2. Sự cần thiết của kỹ năng mềm
* Vai trò của kỹ năng mềm là gì
Không cần định nghĩa về Kỹ năng mềm là gì. Bạn cũng có thể mường
tượng được vai trò to lớn của nó trong cuộc sống. Tôi từng là một người đi từ con
số 0 để trở thành một chuyên gia trong nhiều lĩnh vực. Tôi nhận thấy rằng kỹ
năng mềm đóng một vai trò vô cùng to lớn đối với thành công của một người. Chỉ
có tính kỷ luật, nỗ lực học tập cộng với sự rèn luyện không ngừng các kỹ năng
mềm bạn mới có thể đạt được những điều mình mong muôn. Vậy các vai trò cụ
thể trong cuộc sống của kỹ năng mềm là gì?
- Vai trò 1: Gây ấn tượng và thiện cảm và niềm tin.
Các nhóm kỹ năng mềm như: thuyết phục, giao tiếp, trình bày… giúp bạn
nhanh chóng có được thiện cảm của người đối diện. Trong cuộc sống nếu bạn có
kiến thức, có năng lực nhưng bạn không thể biểu thị nó ra bên ngoài thì bạn cũng
là kẻ thất bại. Chỉ với 1 vài kỹ năng để tạo ra sự khác biệt, bạn sẽ dễ dàng dành
lấy sự ưu tiên trong mắt người khác. Trong mọi cuộc chơi, một chút cảm tình,
một chút thiện cảm của người đối diện có thể giúp bạn có được những điều thực
sự lớn lao
Thế nhưng kỹ năng mềm không phải là công cụ của sự lừa lọc. Đừng quá
lạm dụng các kỹ thuật nhằm che đậy yếu kém, khuyết điểm hoặc sự giả dối. Kỹ
năng mềm chỉ nên dựa trên nền tảng trung thực, nhiệt thành có như vậy bạn mới
có được sự tin tưởng lâu dài. kỹ năng mềm chỉ là công cụ thể hiện năng lực chứ
không phải thứ để lừa bịp.
- Vai trò 2: Tạo ra tính kết nối.
Tính kết nối khi sử dụng kỹ năng mềm là gì? Rõ ràng một người năng
động, hiểu biết làm vừa lòng mọi người thường là tâm điểm của sự chú ý. Nếu
bạn rụt rè, thiếu tự tin làm sao để bạn có thể kết nối mọi người lại với nhau đúng
không nào. Trong kỹ năng mềm có vô vàn kỹ thuật giúp bạn lan toả động lực, kết
nối mọi người lại với nhau. Các nhóm kỹ năng liên quan trực tiếp đến việc kết nối
bao gồm: Kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng tổ chức…
- Vai trò 3: Giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Kỹ năng mềm cho phép bạn giải quyết các vấn đề phát sinh một cách
nhanh chóng và hiệu quả. Đôi khi có những công việc mà kỹ năng chuyên môn
của bạn không thể giải quyết được. Nhưng nhờ việc phân tích vấn đề, xử lý tình
huống, kết nối mọi người và hàng loạt các kỹ năng liên quan mà vấn đề được sử
lý. kỹ năng giải quyết vấn đề trong nhóm kỹ năng mềm thường được biết đến với
tên gọi “kỹ năng xử lý tình huống”. Ngoài ra việc có kỹ năng lập kế hoạch, đặt
mục tiêu cũng giúp bạn nhanh chóng giải quyết các vấn đề trong cuộc sống.
 - Vai trò 4: Gia tăng giá trị.
Việc tạo thiện cảm, khả năng thuyết phục, xử lý tình huống… sẽ giúp bạn
gia tăng giá trị bản thân. Đồng thời kỹ năng mềm cũng giúp giá trị của sản phẩm
dịch vụ mà bạn cung cấp. Ví dụ: Nhờ kỹ năng đàm phán bạn có thể gia tăng giá
trị hợp đồng với đối tác. Nhờ kỹ năng thuyết phục mà bạn đã khiến khách hàng
móc hầu bao nhiều hơn cho các sản phẩm mà bạn cung cấp.
- Vai trò 5: Cải thiện chất lượng sống.
Vai trò cuối cùng của kỹ năng mềm là gì? Chắc chắn là cải thiện chất
lượng sống rồi. Công việc suôn sẻ, mọi vấn đề đều được giải quyết nhanh chóng;
cách bạn nhìn về thế giới cũng được thay đổi, vậy lý do gì mà chất lượng cuộc
sống của bạn lại tồi tệ đúng không nào.
Theo thống kê, những người thành công thường chỉ dựa trên nền tảng 25%
là kiến thức chuyên môn, còn lại 75% là những kỹ năng mềm mà họ đã đúc kết
được.
Không giống với những kỹ năng cứng có thể học được một cách dễ dàng,
kỹ năng mềm không có tính chuyên môn vào phải trau dồi, luyện tập thường
xuyên thì mới có thể áp dụng một cách thành thạo.
Một người có kỹ năng chuyên môn giỏi là điền kiện cần nhưng để thành
công thì kỹ năng mềm lại là điều kiện đủ. Nhìn vào thực tế hiện nay, rất nhiều
học sinh/ sinh viên khi ngồi trên ghế nhà trường thì kết quả học tập rất đỉnh,
nhưng đến khi đi làm lại không đạt được thành công như mong muốn.
* Tầm quan trọng của kỹ năng mềm với sinh viên
Hầu hết các nhà quản lý và nhà tuyển dụng đều than phiền nhân viên trẻ
quá yếu kỹ năng mềm, không đáp ứng được yêu cầu công việc dù có bằng cấp rất
tốt.
80% sự thành công của một cá nhân là nhờ vào kỹ năng mềm chứ không
phải kỹ năng cứng. Trên thực tế, việc đào tạo kỹ năng mềm chưa được đưa vào
chương trình học chính khóa trong nhà trường, trong khi đó tầm quan trọng của
nó ít được các bạn sinh viên chú trọng đến.
 Là sinh viên ngoài việc nắm vững các kiến thức chuyên môn ở trường học
ra thì bạn cần phải ý thức được tầm quan trọng của kỹ năng mềm ngay từ khi ngồi
trên ghế nhà trường
Những nhà tuyển dụng rất coi trọng các kỹ năng mềm, bởi vì các nghiên
cứu chỉ ra rằng chúng là một nhân tố đánh giá rất hiệu quả bên cạnh những kỹ
năng công việc truyền thống hay còn gọi là kỹ năng cứng. Nên nếu bạn sở hữu
những kỹ năng mềm thì đó là một lợi thế trước nhà tuyển dụng. logistic
Nếu thiếu kỹ năng mềm thì sẽ dẫn tới nguy cơ mất việc làm và đồng thời
khó có sự thăng tiến trong công việc
Kiến thức chuyên ngành mà các trường đại học cung cấp cho sinh viên
trong quá trình học tập là yếu tố quyết định giúp các sinh viên có thể lập nghiệp
trong tương lai. Tuy nhiên câu hỏi đặt ra là những kiến thức chuyên ngành đó đã
đủ để giúp sinh viên có thể vượt qua những khó khăn và thử thách trong một
tương lai mà không ai có thể nói trước được điều gì trong một thế giới đang thay
đổi từng ngày. Chính vì thế các trường đại học phải chuẩn bị cho sinh viên của
mình những hành trang, kỹ năng mềm ngoài những kiến thức chuyên ngành, và
một trong những hành trang đó chính là sự hiểu biết.
Ông Steven Schwartz, phó hiệu trưởn trường đại học Macquarie, Úc cho
rằng, sự hiểu biết không phải là một yếu tố mà con người được sinh ra cùng với
nó, đó là yếu tố mà các nhà giáo dục phải giúp sinh viên của họ trau dồi theo năm
tháng.
Trong tháng tư vừa qua chính phủ Úc vừa đưa ra bản báo cáo “kỹ năng của
người Úc”. Báo cáo này trị giá khoảng 1,75 triệu đô Úc (tương đương với khoảng
26 tỷ VND) nhằm cải cách giáo dục và đào tạo kỹ năng nghề nghiệp. Bản báo cáo
là sự đúc kết những tài liệu tham khảo về các kỹ năng, từ việc tại sao cần có
những kỹ năng, phải rèn luyện như thế nào để có được các năng và lý do tại sao
cá nhân và quốc gia sẽ có được những lợi ích to lớn nếu lực lượng lao động có kỹ
năng và tay nghề cao.
Câu hỏi đặt ra là những sự hiểu biết và kỹ năng được nhắc đến là gì? Các
bạn sinh viên và du học sinh, những người sẽ là lực lượng lao động chính trong
tương lai phải ý thưc được rằng họ sẽ làm việc trong một môi trường toàn cầu hóa
và liên tục phát triển, đổi mới công nghệ. Lực lương lao động sẽ phụ thuộc rất
nhiều vào nhu cầu của các hệ thống kinh tế và công nghệ mới. Những đổi mới sẽ
đòi hỏi các bạn sinh viên kết hợp được những kiến thức đã học và kỹ năng giao
tiếp, làm việc nhóm, đưa ra quyết định… cộng với sự linh hoạt và khả năng thích
ứng khi thay đổi công việc, môi trường hay trong các bối cảnh khác nhau. Những
sự hiểu biết và kỹ năng này rất cần thiết được giới thiệu đến các sinh viên từ khi
họ đang còn ngồi trong ghế nhà trường hơn là sau khi họ tốt nghiệp. Do áp lực
cạnh tranh toàn cầu ngày càng cao và tại Úc nói riêng, trong tương lai các ứng cử
viên sẽ phải có khả năng tiếp thu và thích ứng nhanh với những quy trình công
nghệ và kinh doanh mới để có thể được các nhà tuyển dụng lựa chọn. Một vài
hiểu biết và kỹ năng sống cơ bản mà sinh viên cần nắm được sau khi tốt nghiệp
đó là:
+ Sự linh hoạt
+ Sức bật
+ Khả năng thích nghi
+ Kỹ năng làm việc nhóm
+ Sự hiểu biết về công nghệ
+ Áp dụng các kỹ năng trong các bối cảnh khác nhau
+ Luôn trau dồi kiến thức
+ Khả năng nắm bắt những cơ hội mới
+ Sự hiểu biết nói chung: Sự hiểu biết ở đây là sự kết hợp của việc bạn trau
dồi những kiến thức lý thuyết cùng với sự quan sát và những trải nghiệm cuộc
sống. Nếu mục đích của các trường đại học là giúp sinh viên có kiến thức chuyên
ngành thì sự hiểu biết ở đây có mục đích là giúp sinh viên phát triển tầm nhìn,
giúp họ có những sự lựa chọn đúng đắn và các lợi thế trong khi tìm việc làm. Các
trường đại học nên đưa ra những hoạt động xen kẽ với các chương trình học của
mình nhằm giúp sinh viên tiếp cận với nhiều khía cạnh của những vấn đề thực
tiễn, điều này sẽ giúp sinh viên phát triển sự hiểu biết. Bản thân sinh viên cũng
cần luôn luôn tìm tòi trong thực tế và cuộc sống để có thêm những hiểu biết. Đây
sẽ là yếu tố quan trong giúp bạn có được lời mời từ các nhà tuyển dụng tiềm
năng.
Kỹ năng mềm quyết định 75% sự thành đạt. Trong xã hội hiện đại, Kỹ
năng mềm ngày càng được đánh giá cao. Rất nhiều nhà tuyển dụng xem trọng
những kỹ năng thiên về tính cách này và xem đây là một trong những yêu cầu
tuyển dụng quan trọng. Tại các trường học, gần chục năm trở lại đây, kỹ năng
mềm đã được đưa vào giảng dạy nhiều hơn trong các hoạt động ngoài giờ của học
sinh trường Trung học Phổ thông. Hoạt động này càng mạnh hơn ở giảng đường
Đại học. Điều đó cho thấy việc nhận thức tầm quan trọng của Kỹ năng mềm của
ngành giáo dục nước ta.
Quả thực, trình độ học vấn và bằng cấp chỉ là điều kiện cần, nhưng chưa
phải là điều kiện đủ để một con người có thể ra đời và sống tốt. Trong cuộc sống,
các kỹ năng sống, sự nhạy bén trong xử lý công việc và nghệ thuật giao tiếp…
của mỗi người đóng vai trò quan trọng, các yếu tố này được người ta gọi là “Kỹ
năng mềm” hay còn gọi là “Soft skills” theo nghĩa tiếng Anh.
Kỹ năng mềm là tổng hợp các kỹ năng giúp con người tư duy và tương tác
với con người phục vụ cho công việc nhưng không phải là kỹ năng chuyên
môn/kỹ thuật. Kỹ năng “mềm” chủ yếu là những kỹ năng thuộc về tính cách con
người, không mang tính chuyên môn, không thể sờ nắm, không phải là kỹ năng
cá tính đặc biệt, chúng quyết định khả năng bạn có thể trở thành nhà lãnh đạo,
thính giả, nhà thương thuyết hay người hòa giải xung đột.
Kỹ năng mềm khác với kỹ năng cứng để chỉ trình độ chuyên môn, kiến
chuyên môn hay bằng cấp và chứng chỉ chuyên môn. Kỹ năng mềm bao gồm: Kỹ
năng giao tiếp; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng làm việc đồng đội; Kỹ năng quản
lý thời gian; Kỹ năng lãnh đạo; Kỹ năng tư duy hiệu quả; Kỹ năng giải quyết vấn
đề; Kỹ năng học và tự học; Kỹ năng đàm phán; Kỹ năng quản lý xung đột; Kỹ
năng tổ chức họp…
 Tầm quan trọng của Kỹ năng mềm: “Thực tế cho thấy người thành đạt chỉ
có 25% là do những kiến thức chuyên môn, 75% còn lại được quyết định bởi
những Kỹ năng mềm họ được trang bị” – Wikipedia. Muốn đạt được thành công
trong cuộc sống và sự nghiệp, bạn phải hội tụ đủ Kỹ năng chuyên môn (Kỹ năng
cứng) và Kỹ năng mềm. Nếu sở hữu được các Kỹ năng mềm chuyên nghiệp, bạn
sẽ đóng góp lớn vào sự thành công của một doanh nghiệp. Vì lí do này, các nhà
tuyển dụng rất coi trọng Kỹ năng mềm và xem đây là một trong những yêu cầu
tuyển dụng quan trọng. Như vậy, cuộc sống hiện đại với môi trường làm việc
ngày càng năng độc, nhiều sức ép và tính cạnh tranh thì Kỹ năng mềm là một yếu
tố không thể thiếu đặc biệt với người trẻ.
Vì sao kỹ năng mềm là rất quan trọng? Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn
nhân sự dựa vào việc so sánh trình độ chuyên môn của nhiều ứng viên khác nhau.
Đó là lý do khiến cho việc nhận diện ra đâu là ứng viên phù hợp nhất với công ty
trở nên quan trọng nhất. Họ cần tìm được người hợp tác tốt với người khác, tạo
động lực cho đồng nghiệp, bình tĩnh đối phó với khó khăn và có khả năng đáp
ứng chính xác những gì mà tổ chức cần. Những cá nhân được đào tạo tốt về kỹ
năng mềm sẽ làm lợi cho công ty theo cách đó. Do vậy, dù nó khó đo lường thì
chúng ta cũng không thể phớt lờ.
Ứng viên với những kỹ năng mềm tốt cũng có tiềm năng lớn để tạo thêm
nhiều giá trị theo thời gian. Những nhân viên có thể huấn luyện cho người khác –
và tự học hỏi ngay trong thời gian ấy – sẽ trao dồi cho mình kiến thức, rèn cho
những mối quan hệ hợp tác vững chắc hơn và có khả năng trở thành người quản
lý và tạo động lực nhanh hơn.
Việc ứng viên đánh giá thấp kỹ năng mềm có thể xuất phát từ niềm tin rằng
các tiến bộ kỹ thuật đã giảm bớt tầm quan trọng của sự tương tác cá nhân. Ngược
lại, công nghệ đã tăng tốc độ và tần suất tương tác với đồng nghiệp, không chỉ
trong bộ phận mà là toàn công ty (đôi khi là tầm quốc tế). Nhiều người lại không
chia sẻ về nền tảng và mong đợi của họ. Kỹ năng mềm là chìa khóa để giúp cho
mọi giao tiếp và hợp tác trở nên hiệu quả hơn. Sở hữu khả năng xây dựng một
mối quan hệ mạnh, ngay cả với những người ít gặp hoặc liên hệ, trở thành yêu
cầu không thể thiếu cho nhiều vai trò khác nhau.
Thể hiện như thế nào? Rất quan trọng khi làm nổi bật các kỹ năng mềm
trong lý lịch, đặc biệt khi bạn có thể mô tả ví dụ cụ thể cách thức mà bạn đã ứng
dụng kỹ năng mềm để giúp cho công việc và công ty trong quá khứ như thế nào.
Nhưng điều mà nhà tuyển dụng thực sự muốn tận mắt nhìn thấy những khả năng
của bạn, có thể từ việc tương tác với bạn. Tất nhiên, sự tương tác không chỉ giới
hạn trong những cuộc phỏng vấn. Nếu resume của bạn kể ra một loạt những
thông tin ấn tượng nhưng không thích hợp, nó có thể cho thấy rằng bạn đã không
thực sự chú tâm đến các yêu cầu và làm mất thời gian của nhà tuyển dụng.
Cũng đừng bỏ qua các yếu tố không liên quan đến giao tiếp. Ví dụ như
phục trang và vẻ bề ngoài. Hãy mặc trang phục thích hợp mỗi lần ghé đến văn
phòng, vì nó có thể tạo cho mọi người nhận thức rằng bạn luôn chú ý về cách thể
hiện bản thân và có tác phong chỉnh chu. Phỏng vấn trực tiếp là cơ hội tốt nhất để
bạn giới thiệu các kỹ năng mềm, bởi vì họ cho phép bạn nhấn mạnh về chúng khi
nói chuyện. Nhà tuyển dụng muốn có một cảm nhận không chỉ là giá trị của bạn
được nhận biết thế nào mà còn là bạn phản ứng thế nào trước những cử chỉ, thái
độ ẩn ý. Bạn đến để chủ động tham gia cuộc trò chuyện hoặc bạn chỉ ngồi đó rồi
chờ đến lượt mình nói?
Sự kết nối thực sự với người phỏng vấn có khả năng tạo ra một ấn tượng
lâu dài. Nếu bạn dường như khựng lại với câu hỏi khó – một bẫy phỏng vấn xin
việc – bạn sẽ không thể chứng minh rằng mình có thể vượt qua các vấn đề để hỗ
trợ cho sếp và đồng nghiệp.
1.1.3. Phân loại kỹ năng mềm
Ngày nay, kỹ năng mềm là một yếu tố quan trọng và cần thiết để quyết
định sự thành công hay thất bại của bất kỳ cá nhân nào, đặc biệt là trong công
việc và sự nghiệp. Vậy kỹ năng mềm là gì và những kỹ năng mềm nào cần thiết
nhất cho công việc? Những kỹ năng mềm giúp bạn thành công trong công việc
Kỹ năng giao tiếp
Jim Rohn đã từng có câu nói: “Nếu bạn chỉ giao tiếp, bạn có thể tồn tại.
Nhưng nếu bạn giao tiếp khéo léo, bạn có thể tạo ra điều kỳ diệu”.
Giao tiếp – một hành động gần gũi với cuộc sống thường nhật, tưởng
chừng là điều ai cũng có thể dễ dàng nắm bắt, nhưng thực ra là nỗi niềm khiến
nhiều người băn khoăn. Warren Buffet – một nhà đầu tư, một doanh nhân huyền
thoại người Mỹ cũng phải thốt lên rằng ông ước mình được trao dồi kỹ năng giao
tiếp nhiều hơn khi còn là sinh viên đại học. Hay Les Brown, người từng vượt qua
một tuổi thơ cô độc để trở thành diễn thuyết gia nổi tiếng đất Mỹ cũng đã khẳng
định: “Kỹ năng giao tiếp là một công cụ quan trọng trong cuộc hành trình theo
đuổi mục tiêu, dù là với gia đình, đồng nghiệp hay khách hàng của bạn”.
Kỹ năng làm việc nhóm
Ken Blanchard – tác giả cuốn sách “Vị giám đốc 1 phút” từng nói: “Không
một ai trong chúng ta thông minh bằng tất cả chúng ta. Đoàn kết sẽ tạo ra sức
mạnh nâng đỡ các cá nhân. Từ các công ty nổi tiếng như Apple, Disney đến các
tập thể đơn lẻ thành công đều được xây dựng và tiếp sức từ những đội nhóm để
thành công. Hay câu chuyện đàn chim luôn bay hình chữ V để vừa lợi dụng lực
vỗ cánh, vừa dễ dàng thay thế, giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau.
Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau. Có thể thấy,
làm việc nhóm là một kỹ năng vô cùng cần thiết để vươn xa hơn trong công việc
và cuộc sống, đòi hỏi sự trao dồi và thực hành bản thân hàng ngày.
Kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi
 Có một truyền thuyết cho rằng, Thượng đế tạo ra cho chúng ta 2 chiếc tai
để nghe và 1 chiếc miệng để nói, cốt để ta lắng nghe nhiều hơn và nói. Thế giới
này sẽ thật khó có thể phát triển nếu không ai chịu lắng nghe nhau, hay chỉ lặng
im, giữ kín những nỗi niềm riêng mà xung quanh đều đồng loạt chẳng mấy quan
tâm, không ai muốn dừng chân và hỏi xem đối phương phải chăng đang cần sự
trợ giúp?
Vì vậy, kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi đã trở thành một kỹ năng cần
thiết với bất kỳ ai, đặc biệt là với những nhân viên làm việc hàng ngày trong môi
trường công sở đòi hỏi sự giao tiếp chuẩn mực.
Kỹ năng tư duy sáng tạo
Có hai người cùng nhìn xuống. Một người chỉ thấy vũng nước, người kia
lại nhìn thấy những vì sao. Khi xử lý một vấn đề trong cuộc sống, những ý tưởng
sáng tạo và hiệu quả là luôn cần thiết. Đặc biệt, tại hầu hết các doanh nghiệp, tổ
chức mà đội ngũ nhân viên có kỹ năng sáng tạo nhất định sẽ tạo nên điểm khác
biệt.
Làm thế nào để nhân sự trong công ty có khả năng tìm hướng đi mới cho
những vấn đề doanh nghiệp gặp phải? Làm cách nào để doanh nghiệp tạo ra
những giải pháp đột phá hay những cải cách hiệu quả trong thời đại cạnh tranh
ngày nay? Câu trả lời cho những vấn đề thường gặp trên chính là kỹ năng giải
quyết vấn đề một cách sáng tạo.
* Khái quát các hướng phân loại cơ bản sau về Kỹ năng mềm.
- Hướng thứ nhất cho rằng có thể đề cập đến hai nhóm sau:
+ Nhóm Kỹ năng tương tác với con người (Cá nhân với cá nhân; cá nhân
với tổ chức).
+ Nhóm Kỹ năng hỗ trợ cho qua trình làm việc của cá nhân tại một thời
điểm, địa bàn và vị trí cụ thể trong nhóm, tổ chức.
- Hướng thứ hai cho rằng Kỹ năng mềm có thể tạm chia thành các nhóm
sau:
+ Nhóm Kỹ năng trong quan hệ với con người.
 + Nhóm Kỹ năng thuộc về sự tự chủ trong công việc và những hành vi tích
cực trong nghề nghiệp.
- Hướng thứ ba cho rằng Kỹ năng mềm bao gồm:
+ Nhóm Kỹ năng hướng vào bản thân.
+ Nhóm Kỹ năng hướng vào người khác.
Có thể chi tiết hóa về Kỹ năng mềm dựa trên những quan điểm cụ thể của
một số tác giả nghiên cứu về Kỹ năng mềm dưới các góc độ khác nhau:
- Ở góc độ khái quát, Kỹ năng mềm trong kinh doanh thuộc một trong ba
loại sau đây:
+ Tính tương tác với người khác (Khách hàng & Đồng nghiệp).
+ Tính chuyên nghiệp và làm việc có đạo đức.
+ Tư duy phê phán và khả năng giải quyết vấn đề.
Trong những loại Kỹ năng trên, sẽ có những kỹ năng cụ thể tương ứng với
một số nghề nghiệp theo đúng yêu cầu đặc trưng của Kỹ năng mềm.
* Các Kỹ năng mềm gắn chặt với các kỹ năng lao động chuyên nghiệp
Theo Bộ Lao động Mĩ (The US Department of Labour) cùng với Hiệp hội
Đào tào và phát triển Mĩ (The American society of Training and Development) đã
nghiên cứu và đưa ra 13 Kỹ năng để thành công trong công việc và những Kỹ
năng mềm đóng vai trò trung tâm:
• Kỹ năng học và tự học (Learning to learn).
• Kỹ năng lắng nghe (Listening skills).
• Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills).
• Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills).
• Kỹ năng tư duy sáng tạo (Creative thinking skills).
• Kỹ năng quản lí bản thân và tinh thần tự tôn (Self-esteem skills).
• Kỹ năng xác lập mục tiêu/tạo động lực làm việc (Golf setting/Motivation
skills).
• Kỹ năng phát triển cá nhân và sự nghiệp (Personal and career
development skills).
• Kỹ năng giao tiếp và tạo lập mối quan hệ (Interpersonal skills).
 • Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills).
• Kỹ năng thương lượng (Negotiation skills).
• Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả (Organization effectiveness skills).
• Kỹ năng lãnh đạo (Leadership skills)
 Tài liệu "Kỹ năng hành nghề cho tương lai" xuất bản tại Úc với sự
tham gia của nhiều tổ chức chuyên môn thì cho rằng, có 8 Kỹ năng
hành nghề như sau:
• Kỹ năng giao tiếp (Communication skills).
• Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork skills).
• Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills).
• Kỹ năng sáng tạo và mạo hiểm (Initiative and enterprise skills).
• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc (Planning and organizing
skills).
• Kỹ năng quản lí bản thân (Self-management skills).
• Kỹ năng học tập (Learning skills).
• Kỹ năng về công nghệ (Technology skills).
Bộ Phát triển nguồn nhân lực và kỹ năng Canada (Human resources and
skill Development Canada - HRSĐC) cũng phân loại về Kỹ năng mềm theo
hướng liệt kê những Kỹ năng chi tiết:
• Kỹ năng giao tiếp (Communication skills).
• Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills).
• Kỹ năng tư duy và hành vi tích cực (Positive attitudes and behaviors
skills).
• Kỹ năng thích ứng (Adaptability skills).
• Kỹ năng làm việc với con người (Working with others skills).
• Kỹ năng nghiên cứu khoa học, công nghệ và toán (Science, technology
and mathematics skills).
Ngoài ra, Kỹ năng quản lý cảm xúc cũng là một trong những kỹ năng quan
trọng trong những môi trường làm việc nhiều căng thẳng và áp lực công việc cực
lớn.
 Nhìn chung, trên đây là các hướng phân loại kỹ năng mềm theo một số
lượng nhất định có thể gia giảm theo từng nghề nghiệp và công việc khác nhau,
nhưng rõ ràng, trong những kỹ năng đã nêu có những kỹ năng trở thành kỹ năng
nghề nghiệp của một số ngành nghề nhất định.
1.2. Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm
1.2.1. Nhu cầu, vai trò và yếu tố ảnh hưởng đến hành vi giao tiếp
a. Khái niệm giao tiếp
Theo tâm lí học, giao tiếp là hình thức đặc trưng của mối quan hệ giữa con
người với con người, qua đó nảy sinh sự tiếp xúc tâm lý và được biểu hiện ở các
quá trình thông tin, hiểu biết, rung cảm, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau.
Từ trong giao tiếp, sự tiếp xúc tâm lí sẽ cụ thể hóa các quan hệ xã hội,
nghĩa là chuyển các quan hệ gián tiếp xã hội (thể chế, pháp luật…) thành các
quan hệ trực tiếp (giao tiếp).
b. Vai trò của yếu tố giao tiếp đới với sự hình thành, phát triển nhân cách
Khác với hoạt động, đối tượng của giao tiếp là những chỉnh thể tâm lý sống
động, những nhân cách hoàn chỉnh. Ở đây diễn ra mối quan hệ giữa chủ thể và
chủ thể.
Giao tiếp là điều kiện tồn tại của cá nhân và xã hội loài người. Đối với xã
hội loài người, ta nhận thấy giao tiếp là điều kiện tồn tại của con người. Nếu mỗi
người không giao tiếp với những người xung quanh, với xã hội thì bản thân con
người cũng không thể phát triển, tồn tại được.
Và chắc chắn nếu không có giao tiếp thì sẽ không tồn tại xã hội, khi đó sẽ
không có khái niệm “xã hội” đối với loài người. Bởi nhẽ đã là xã hội nghĩa là
phải có những tập thể, cộng đồng người có sự liên kết, gắn bó chặt chẽ, ràng buộc
lẫn nhau.
Mặt khác, nhờ giao tiếp mỗi người nhận ra và xác định được tư tưởng, tình
cảm, nhu cầu, vốn sống, kinh nghiệm, hiểu biết, quan điểm,… của đối tượng mà
mình giao tiếp. Do có sự nhận biết này mà chủ thể giao tiếp đáp ứng được mục
đích, nhiệm vụ của giao tiếp một cách chính xác, hợp lí, kịp thời. Qua đó con
người tự tạo nên các hình thức giao tiếp khác nhau giữa cá nhân với cá nhân; giữa
cá nhân với nhóm, tập thể, cộng đồng; giữa nhóm với cộng đồng.
Đối với chính mỗi cá nhân, giao tiếp là điều kiện để tâm lý, nhân cách phát
triển bình thường. Không giao tiếp con người sẽ cảm thấy mình bị lạc lõng, cô
đơn và sinh bênh tật. Theo Caroline Abrahams, Hội Tuổi tác Anh, cho biết kết
quả nghiên cứu cho thấy cô đơn không chỉ làm cho cuộc sống trở nên khốn khổ
hơn đối với người lớn tuổi mà còn làm họ trở nên dễ tổn thương trước các bệnh
tật. Cảm giác lẻ loi có thể hủy hoại tinh thần to lớn đối với người lớn tuổi, nguy
hiểm gấp 2 lần so với bệnh béo phì. Các nhà khoa học theo dõi hơn 2.000 người
trên 50 tuổi trong vòng 6 năm và phát hiện nỗi cô đơn làm gia tăng nguy cơ tử
vong lên gấp 2 lần. Người tham gia nghiên cứu cho biết họ cảm thấy cô đơn và họ
có nguy cơ chết sớm lên đến 14% so với những người khác. Tương thích về thời
gian thử nghiệm, TS.Perissinotto, một nhà nghiên cứu tại Đại học California, San
Francisco đã quan tâm đến cảm giác cô đơn và cô lập xã hội. 1.604 người tuổi
trung bình là 71 đã được phỏng vấn về cảm giác cô đơn và thiếu người bạn đồng
hành của họ. Khả năng thực hiện các công việc cuộc sống hằng ngày của họ được
đánh giá trong 6 năm. Kết quả: những người tham gia cảm thấy cô đơn có khoảng
59% nguy cơ mất tự chủ trong cuộc sống thường nhật. Họ có nguy cơ tử vong là
45% cao hơn so với những người không cảm thấy đơn độc. Qua số liệu trên, ta
nhận thấy tầm quan trọng của giao tiếp đối với mỗi cá nhân. Trong giao tiếp
nhiều phẩm chất của con người, đặc biệt là đạo đức được hình thành và phát triển.
Thông qua giao tiếp, con người tiếp xúc lẫn nhau, ta nhận thức được chuẩn mực
thẩm mĩ, đạo đức, pháp luật trong xã hội; từ đó biết được nguyên tắc ứng xử, nên
và không nên làm gì, điều gì là đúng, sai,…
Ví dụ: Nếu một con người sinh ra sau đó được nuôi sống trong rừng rậm,
không được giao tiếp với xã hội loài người thì người đó sẽ không thể phát triển
bình thường như những người khác: sẽ đi bằng tứ chi, nói ú ớ theo nhiều tiếng
kêu động vật, săn và ăn thịt động vật sống,…Người này sẽ không có ý thức xã
hội, không có tri thức từ xã hội con người vì thế người này sẽ không thể hình
thành nhân cách.
 Nhu cầu giao tiếp là một trong những nhu cầu xã hội cơ bản, xuất hiện sớm
nhất ở con người. Ngay từ khi con người mới sinh ra đã có nhu cầu giao tiếp để
thỏa mãn những nhu cầu của bản thân. Một đứa trẻ vừa chào đời sẽ cất tiếng
khóc. Đây có lẽ là sự giao tiếp đầu tiên khi đứa trẻ đó sinh ra, việc khóc ấy giúp
chính đứa bé hô hấp bình thường và hơn nữa khi đứa bé khóc phần nào báo hiệu
cho ba mẹ biết em vẫn khỏe mạnh, báo cho nhân viên y tế và ba mẹ em biết em
cần được chăm sóc, bảo vệ,…
Sự phát triển cả một cá nhân được quy định bởi sự phát triển của tất cả các
cá nhân khác mà nó giao tiếp trực tiếp hoặc gián tiếp với họ. Chính con người
làm xuất hiện, duy trì, phát triển giao tiếp và trở thành sản phẩm của giao tiếp.
Chắc chắn ở đâu có sự tồn tại của loài người thì ở đó có sự giao tiếp giữa người
với người, ấy vậy giao tiếp trở thành một cơ chế bên trong của sự tồn tại và phát
triển con người. Để giao tiếp vào các quan hệ xã hội cũng cần có những điều kiện
nhất định như tên tuổi hay phương tiện, cách thức giao tiếp. Chưa hết, khi con
người ta lớn lên cần cho mình nghề nghiệp nhất định. Việc chuẩn bị tri thức, kiến
thức, việc học tập, đào tạo bài bản cần thực hiện theo một trình tự phù hợp, khoa
học, cụ thể và chính xác. Vốn dĩ nghề nghiệp do xã hội tạo ra và quy định, nếu
không học tập giao tiếp với mọi người xung quanh thì sẽ không thể có nghề
nghiệp. Khi đi làm quan trọng hơn nữa đó là nghệ thuật giao tiếp, một trong
những công cụ giúp con người thành công trong sự nghiệp cũng như trong cuộc
sống.
Nếu như mỗi người đã có cho mình những nghề nghiệp nhất định thì trong
quá trình làm việc, lao động sản xuất con người cũng không thể tránh những mối
quan hệ. Giữa chúng ta phải có sự tương tác, phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau. Mà để
làm được điều đó chúng ta cần sử dụng tiếng nói và ngôn ngữ. Đây là phương
tiện tất yếu trong giao tiếp mà chỉ có ở xã hội loài người. Có giao tiếp chúng ta
mới chia sẻ được cho nhau, mới học hỏi, truyền đạt, thuyết phục đối tượng giao
tiếp. Có giao tiếp chúng ta mới hiểu được đối phương từ đó có cách thức tiếp cận,
hoạt động hay giải quyết các vấn đề phát sinh, từ đó đáp ứng được nhu cầu, cảm
xúc của tất cả chủ thể trong giao tiếp.
 Nhờ có giao tiếp, con người tham gia vào các mối quan hệ xã hội, lĩnh vực
văn hóa xã hội, chuẩn mực xã hội đồng thời thông qua giao tiếp, con người đóng
góp năng lực của mình vào kho tàng chung của nhân loại
Từ quá trình giao tiếp, con người sẽ có cách nhìn nhận về nhau, hiểu ý
nhau nên từ đó mỗi người sẽ tự điều chỉnh, điều khiển nhận thức, hành vi của
mình để phù hợp với những quy phạm đạo đức, chuẩn mực xã hội, các quan hệ
xã hội. Điều này sẽ giúp cá nhân phát huy điểm mạnh và hạn chế những tiêu cực
trong đời sống xã hội. Các nhà tâm lý học đã nghiên cứu và chứng minh nếu con
người không giao tiếp thì một đứa trẻ không thể phát triển nhân cách, tâm lý, ý
thức một cách bình thường. Song song với hoạt động giao tiếp con người sẽ tự
động tiếp thu tri thức về nền văn hóa, xã hội, lịch sử và chuyển hóa chúng thành
kinh nghiệm, vốn sống, chiêm nghiệm đúc rút cho bản thân. Kinh nghiệm của cá
nhân tạo thành và phát triển trong chính đời sống tâm lí, góp phần vào sự phát
triển của xã hội. Ta dễ dàng nhận thấy một người chính nhờ có giao tiếp mà đã
biết được những kiến thức lịch sử về chiến tranh xâm lược, về những điều tất yếu
của kẻ mạnh, kẻ yếu từ xưa đến nay. Và cũng nhờ vốn tri thức ấy người này
nghiệm ra được chân lí cho riêng mình, nhiều quy luật bất biến từ chính những
giá trị lịch sử, là tăng giá trị tinh thần cho bản thân. Không có sự giao tiếp giữa
người với người sẽ chẳng có xã hội, không tồn tại xã hội tiến bộ hay con người
tiến bộ. Không giao tiếp với mọi người xung quanh thì chúng ta không biết cách
cư xử sao cho đúng mực, khi đó cá nhân sẽ gặp nhiều khó khăn, khủng hoảng cô
lập về mặt tinh thần. Chưa kể đến việc nếu con người không giao tiếp với nhau
thì không thể truyền đạt những tâm tư, tình cảm dẫn đến sự nghèo nàn, thiếu thốn
trong tâm hồn, thiếu cách ứng xử sao cho phù hợp. Chẳng hạn như một em bé 7
tuổi, tuy còn nhỏ nhưng em đã được học tập tại trường, giao tiếp với cha mẹ, thầy
cô, bạn bè xung quanh trường lớp của em vì thế em học hỏi được nhiều thứ: em
biết mình cần phải chào hỏi lễ phép khi gặp thầy cô, cha mẹ, ông bà hay người
lớn tuổi; đến trường em biết phải gọi “bạn” xưng “tôi” với những người bạn đồng
trang lứa; về nhà em biết mình phải vâng lời người lớn trong gia đình, nghe lời
thầy cô giáo khi học ở trường;…
 Qua giao tiếp con người hình thành năng lực tự ý thức trong giao tiếp con
người không chỉ nhận thức người khác, nhận thức các quan hệ xã hội mà còn
nhận thức, đánh giá bản thân mình. Bằng cách này mỗi người sẽ thông qua người
khác xem những người xung quanh mình nghĩ thế nào về bản thân họ, nói cách
khác là họ đánh giá bản thân thông qua những người họ giao tiếp, xem ý kiến của
mình có đúng đắn không, có được người khác thừa nhận không. Trên cơ sở đó,
mỗi người sẽ tự nhận thức được và tự điều chỉnh, điều khiển hành vi của bản thân
theo hướng tăng hoặc giảm sự thích ứng với mọi người xung quanh. Ví dụ như
sinh viên A qua quá trình giao tiếp làm việc nhóm, một số bạn nam cho rằng A có
chút hấp tấp khi kết luận ý kiến của mọi người trong nhóm dẫn đến ý kiến còn
mang tính phiến diện; số khác cho rằng dù có hơi hấp tấp, vội vàng nhưng A lại là
người nhiệt tình nhất nhóm. Qua sự đóng góp của các thành viên trong nhóm, A
hiểu được và đã tự mình chỉnh sửa tính nóng vội của bản thân và cố gắng duy trì
sự nhiệt tình của mình trong công việc để hoàn thiện bản thân hơn. Rõ ràng thông
qua giao tiếp mà A đã điều chỉnh giảm bớt tính hấp tấp của mình, hòa nhập với
mọi người hơn và hiệu quả công việc cũng cao hơn.
Việc tự ý thức trong giao tiếp là điều kiện để trở thành chủ thể hành động
độc lập, chủ thể của xã hội. Tự ý thức giúp cá nhân tự tin, độc lập, quyết đoán, rõ
ràng hơn trong mọi việc. Qua quá trình giao tiếp cá nhân tự điều chỉnh suy nghĩ,
hành vi với mục đích tự giác; mỗi người có xu hướng tự giáo dục chính mình, tự
hoàn thiện bản thân. Vậy nhờ giao tiếp cá nhân tự nhận thức, đánh giá được gì ở
bản thân? Đó có thể là bề ngoài của mình trong mắt mọi người, đó cũng có thể là
nội tâm, tâm hồn bên trong hay thậm chí là giá trị tinh thần của chính mình, vị thế
bản thân trong xã hội cũng những quan hệ xã hội mà mình đã, đang và sẽ có. Nhờ
có sự tự nhận thức này mà khi giao tiếp với mọi người xung quanh, kể cả trong
công việc lẫn trong cuộc sống đời thường con người, họ luôn tự nhìn nhận đúng
bản thân, tự đối chiếu so sánh mình với người khác để biết mọi người hơn mình ở
điểm nào, mình còn khiếm khuyết phần nào. Từ đó có sự phấn đấu, nỗ lực để phát
huy điểm mạnh, tích cực và giảm thiểu, hạn chế điểm yếu kém.
 Ta thử đặt những câu hỏi ngược lại, nếu không giao tiếp liệu cá nhân đó có
biết được xã hội chấp nhận hay không chấp nhận họ? Nếu không giao tiếp với
mọi người xung quanh liệu chẳng phải cá nhân đó hoặc luôn xem mình là nhất
hoặc lúc nào cũng mặc cảm tự ti cho rằng mình yếu kém. Một người chỉ khi tham
gia các hoạt động xã hội, tiếp xúc, giao tiếp với tập thể, cộng đồng thì mới tự
nhận thức được mình nên làm gì là tốt nhất, trong hoàn cảnh nào thì không nên
làm gì. Việc tốt thì ta làm như ủng hộ ngư dân bị bão lụt, quyên góp tình thương,
tình nguyện nơi vùng sâu vùng xa; bên cạnh đó họ tự ý thức được bản thân cần
tránh xa các tệ nạn xã hội.
Ví dụ Adam Khoo là tác giả cuốn sách “Tôi tài giỏi và bạn cũng thế” cuốn
sách hay- best seller. Trong cuốn sách tác giả đã kể về cuộc đời của mình từng là
một cậu học sinh kém nhất nhưng cuối cùng ông cũng đã thành công vì ông đã
nhận thức được khả năng của mình. Điều này thể hiển khả năng tự ý thức của
ông.

c. Phương pháp hoàn thiện kỹ năng giao tiếp

Chúng ta sử dụng kỹ năng giao tiếp hằng ngày, qua những cuộc nói chuyện
với mọi người xung quanh. Chính vì vậy mà nhiều người nhầm tưởng đây là
chuyện dễ dàng và đương nhiên. Nếu cứ giữ suy nghĩ lạc hậu đó thì chắc chắn
bạn sẽ không bao giờ có được chìa khóa thành công và hạnh phúc trong cuộc
sống và cả công việc. Có một câu nói mà người đời đi trước đã truyền lại, đó là
“học ăn, học nói, học gói, học mở”. Dù làm việc một mình hay theo nhóm, bạn
cũng cần luyện cho mình kỹ năng giao tiếp thông minh, nhạy bén thì kết quả công
việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất.
Đừng ngại thể hiện suy nghĩ, ý kiến của mình
Đôi khi sẽ có lúc bạn cảm thấy khó khăn khi diễn đạt suy nghĩ, ý tưởng của
mình, hay bế tắc khi tìm hướng triển khai cho cuộc họp nhóm. Đây không phải là
kỹ năng dễ nhưng nếu bạn muốn khả năng của mình được nhìn nhận và trân
trọng, bạn nên tự tin vào bản thân, không ngần ngại đề xuất những ý tưởng mới
dù có thể ban đầu kết quả không như bạn mong muốn. Nhưng ít nhất bạn cũng
không trở thành “bóng ma vô hình” trong chính nhóm của mình.
Sử dụng hiệu quả các phương tiện trao đổi thông tin
Điện thoại không chỉ đơn thuần là công cụ giải trí, chụp hình hay check-in
facebook. Bạn hoàn toàn có thể biến điện thoại hay laptop của mình thành công
cụ kết nối các thành viên một cách hiệu quả. Một ý tưởng bất chợt, một phương
án kinh doanh mới ngay lập tức có thể chia sẻ với các thành viên nhờ skype,
email hay điện thoại. Việc vận dụng linh hoạt các công cụ hỗ trợ sẽ làm cho các
cá nhân bổ sung những thiếu sót cho nhau và hoàn thiện bản thân mình.
Lắng nghe và thấu hiểu
Khi đã là một thành viên trong nhóm, bạn phải biết tôn trọng và lắng nghe
ý kiến của người khác. Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện mình thông minh
tài giỏi mà bạn cần phải lắng nghe ý kiến của các thành viên để biết họ nghĩ gì,
muốn gì, ý kiến của họ ra sao. Điều đó không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn
với đối phương mà còn góp phần tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong
nhóm với nhau. Điều này tường chừng như đơn giản nhưng lại chính là chìa khóa
giúp việc giao tiếp trong làm việc nhóm đạt hiệu quả.
Tôn trọng ý kiến của các thành viên
Một ý kiến, một phương án dù có hay tới đâu đi chăng nữa thì cũng không
tránh khỏi những thiếu sót. Nếu bạn biết tôn trọng ý kiến của người khác, đúc rút
những điểm hay, sáng tạo thì sẽ giúp công việc của cá nhóm đạt hiểu quả tốt hơn.
Đây cũng chính là động lực lớn nhất để các thành viên trong nhóm phát huy được
thế mạnh của bản thân, đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung. Bởi khi
thành viên đó thấy được ý kiến của mình được tôn trọng, họ sẽ cố gắng hơn trong
công việc và thấy giá trị của bản thân được nâng cao.
Đừng quên giao tiếp bằng văn bản
Một nghiên cứu cho thấy có ít nhất 80% thời gian của làm việc nhóm dùng
giao tiếp bằng lời. Tuy nhiên cũng đừng quên 20% còn lại với việc giao tiếp bằng
văn bản. Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong văn bản cần sự chuẩn
mực và chính xác. Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ đa nghĩa hoặc thiếu chuẩn xác thì
người nhận có thể không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề và gây nên những hậu quả
khôn lường. Điều này sẽ gây khó chịu cho chính thành viên trong nhóm và kết
quả làm việc sẽ giảm sút nghiêm trọng.
Dành thời gian giao tiếp cá nhân ngoài công việc
Đừng nghĩ rằng bạn chỉ cần giao tiếp với các thành viên trong lúc làm việc
là đủ. Hãy dành thời gian gặp gỡ, giao lưu với bạn bè, đồng nghiệp, tìm kiếm
những trải nghiệm mới bên ngoài công sở để đầu óc được thanh thản, thoải mái.
Bạn nên hãy học cách sát lại với mọi người thông qua các hoạt động vui chơi, giải
trí bởi chỉ có sự gắn kết mới tạo nên một nhóm hoàn hảo nhất. Tình cảm, sự gắn
bó giữa các thành viên trong nhóm là một trong những đóng góp quan trọng vào
thành công của nhóm và giúp giảm thiểu các xung đột khi làm việc.
Khen ngợi người khác một cách trung thực và thật lòng
Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viên
trong nhóm. Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành
viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ,
giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống.
Giao tiếp trong làm việc nhóm không hề khó, nhưng làm thế nào giúp mọi
người phát huy thế mạnh của từng cá nhân để đóng góp hiệu quả nhất cho công
việc chung lại là điều không phải ai cũng làm được. Nếu bạn thực sự nắm được
những kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm, bạn sẽ ngạc nhiên với
những bước tiến mà bạn đạt được trong công tác xây dựng phong cách làm việc
nhóm chuyên nghiệp.
1.2.2. Kỹ năng lắng nghe
a. Kỹ năng lắng nghe là gì?
Nghe là một quá trình thụ động chỉ việc chúng ta tiếp nhận mọi loại âm
thanh. Còn lắng nghe là một quá trình chủ động, tập trung và mong muốn thấu
hiểu nội dung của người nói. Phân tích những gì họ nói rồi đưa ra lời đối đáp ý
nghĩa hoặc chia sẻ, cho lời khuyên với người đối diện.
Mặc dù nghe là một phản xạ của con người, nhưng lắng nghe là một kỹ
năng cần phải rèn luyện trong thời gian dài mới có thể thành thạo. Kỹ năng lắng
nghe không chỉ áp dụng vào môi trường làm việc mà còn áp dụng vào đời sống
gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Và kỹ năng lắng nghe cũng là điều cơ bản mà một
doanh nghiệp, công ty đòi hỏi ở nhân viên của họ.
b. Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe
* Trong công việc
Dù là ngành nghề nào từ luật sư, tư vấn, bán hàng, nhân viên văn phòng…
thì kỹ năng lắng nghe luôn luôn quan trọng. Lắng nghe không chỉ giúp chúng ta
học hỏi kinh nghiệm; thấu hiểu tích cách, thói quen, sở thích, tâm tư tình cảm của
đồng nghiệp, khách hàng, đối tác mà còn giúp ta đưa ra được những ý tưởng để
giải quyết vấn đề nhanh chóng. Đặc biệt, đối với các nhà lãnh đạo, kỹ năng lắng
nghe sẽ giúp họ thấu hiểu nhân viên của mình, tạo được sự gắn kết và tăng hiệu
quả làm việc.
* Trong cuộc sống
Kỹ năng lắng nghe giúp chúng ta xây dựng và phát triền mối quan hệ. Vì
trong giao tiếp, ai cũng muốn được người khác lắng nghe, muốn có nơi để trút nỗi
phiền muộn. Do đó, nếu bạn biết cách lắng nghe, khích lệ, ủng hộ đúng cách, thì
cuộc giao tiếp sẽ thành công hơn. Từ đó, mối quan hệ của bạn sẽ trở nên gắn bó
và tin tưởng hơn.
c. Rèn luyện kỹ năng lắng nghe
- Tập trung lắng nghe
Tập trung lắng nghe những gì người khác nói chính là tôn trọng họ. Trong
quá trình giao tiếp, sự lơ đễnh, thiếu tập trung vào câu chuyện sẽ gây ra cảm giác
khó chịu cho người nói. Nếu bạn chỉ nghe ngẫu nhiên nhưng không tập trung,
không hiểu người đối diện nói những gì nghĩa là bạn chưa đặt mình vào câu
chuyện. Sự tập trung của bạn còn thể hiện qua cảm xúc, ánh mắt, thái độ, cử chỉ
khi trò chuyện.
- Khuyến khích người nói
Trong quá trình lắng nghe, bạn có thể bày tỏ thái độ, cảm xúc của mình để
bày tỏ quan điểm của mình với những gì họ nói như: Cười, gật đầu, tiếc nuối,
hạnh phúc, lo lắng… Hoặc bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể là lắc lư, bắt tay,
đặt tay lên vai, xích lại gần hơn…
Bên cạnh đó, bạn có thể biểu đạt bằng những câu như: “Thế à!”, “Ồ, tôi
hiểu rồi!”, “Tiếp đến thế nào?”… Những biểu hiện của bạn sẽ là nguồn an ủi,
khuyến khích người nói, tạo động lực cho cuộc rèo chuyện, giúp họ sẵn lòng chia
sẻ và khiến mối quan hệ gắn bó hơn.
- Phản hồi người nói
Cứ mãi lắng nghe vẫn chưa đủ, bạn không thể chỉ lắng nghe trong suốt một
câu chuyện dài mà bạn cần bày tỏ sự quan tâm bằng cách trả lời những câu nói
của người đối diện. Hoặc bạn có thể đặt câu hỏi liên quan đến những nội dung
đang nói để gợi mở câu chuyện, giúp cho họ chia sẻ nhiều hơn. Sự phản hồi của
người nghe sẽ giúp cho cuộc trò chuyện thêm phần sinh động.
Với những thông tin trong bài viết trên, hy vọng rằng bạn sẽ hiểu hơn về kỹ
năng lắng nghe là gì, tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong đời sống và
cách để rèn luyện kỹ năng lắng nghe thành thạo. Lắng nghe là một trong
những kỹ năng cần có của giao tiếp. Lắng nghe là việc chú ý để có được thông
tin, hiểu, cảm nhận và tìm hiểu sâu sắc hơn.
Nhiều người đang nhầm lẫn giữa nghe và lắng nghe. Đây là hai việc khác
nhau. Hành động nghe mang tính thụ động trong khi lắng nghe là chủ động, chủ
tâm. Lắng nghe đòi hỏi tập trung để hiểu trọn vẹn các vấn đề và có thể tương tác
lại với người nói.
Lắng nghe không phải là một bản năng và mà cả một nghệ thuật. Kỹ năng
này cần được rèn luyện lâu dài.
d. Kỹ năng lắng nghe quan trọng thế nào khi giao tiếp
Biết lắng nghe, lắng nghe tốt mang lại rất nhiều lợi ích trong cuộc sống:
 Lắng nghe giúp tiếp nhận thông tin một cách đầy đủ. Nhờ đó, việc
giải quyết vấn đề hoặc đàm phán trở nên dễ dàng hơn. Lắng nghe cũng giúp
thấu hiểu vấn đề một cách kỹ càng.
 Lắng nghe là thể hiện sự tôn trọng đối tác, tạo không khí trao đổi
thẳng thắn giữa hai bên nhằm hiểu nhau hơn.
  Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp giúp tạo thiện cảm với đối
phương.
 Khi lắng nghe, bạn sẽ rèn luyện được khả năng tập trung một cách
tốt nhất.
 Lắng nghe cũng là dấu hiệu thể hiện mong muốn hợp tác của bạn
với đối phương.
e. Những nguyên tắc vàng để có được kỹ năng lắng nghe
Người ta thường nói “Nói là gieo, nghe là giặt”. Để lắng nghe tốt, chúng ta
cần có quá trình rèn luyện chăm chỉ, tích cực. Để cải thiện kỹ năng lắng
nghe, hãy áp dụng một số “bí kíp” dưới đây:
- Chăm chú lắng nghe
Khi trò chuyện, hãy tránh những thói quen xấu như: giả vờ lắng nghe, nghe
qua loa,… Một người nói giỏi cũng là người lắng nghe giỏi. Và khi lắng nghe,
bạn nên giao tiếp bằng mắt để thể hiện sự tôn trọng với người nói. Ngồi yên lắng
nghe để tập trung đón nhận từng lời. Thi thoảng, bạn cũng nên gật đầu hoặc mỉm
cười để ra dấu hiệu rằng bạn vẫn đang nghe.
- Tôn trọng người nói
Một nguyên tắc không thể bỏ qua trong kỹ năng lắng nghe là tôn trọng
người nói. Tôn trọng người nói, đặt mình vào vị trí của họ là việc rất cần thiết khi
tương tác. Khi đó, bạn sẽ hiểu và tránh được những điều không nên như: sốt ruột,
nôn nóng, ngắt lời,… Khi đối phương cảm thấy không được tôn trọng hay lắng
nghe, họ sẽ không còn muốn chia sẻ nữa.
- Giữ thái độ khách quan, không phán xét, áp đặt
Một người lắng nghe giỏi không phải là người chuyên phán xét, áp đặt
người khác. Mỗi người sẽ có một quan điểm riêng. Ở phương diện người nghe,
bạn nên chú ý tiếp thu, tư tưởng cởi mở, hạn chế cái tôi. Học cách nhìn nhận vấn
đề và trở thành người sâu sắc cũng rất quan trọng trong cuộc sống.
1.2.3. Kỹ năng nói và thuyết trình
Khái niệm: Sử dụng lời nói trong giao tiếp là kỹ năng để nói sao cho đạt
được hiệu quả và mục đích của cuộc giao tiếp. Sức mạnh của lời nói không chỉ
dừng lại cách ta nói chuyện với bạn bè hay những người trong gia đình. Mà nó là
cách ứng xử với mọi người trong công việc để làm sao có thể đem lại hiệu ứng
cao nhất. B. Franklin có một câu nói rất nổi tiếng: “Trái tim của người ngu ở nơi
cửa miệng, miệng của người khôn ở trong trái tim”.
Ngạn ngữ Tây Ban Nha: “Nói mà không suy nghĩ khác nào bắn mà không
ngắm”. Gaphit nói: “Lời nói mà bạn kiềm chế được là nô lệ của bạn, lời nói nào
buột miệng thốt ra là kẻ sai khiến bạn”. Lời nói nội dung phong phú giống như
viên ngọc phát ra ánh sáng lấp lánh, lời nói thông minh thực sự là lời nói đơn giản
nhất. Tục ngữ Việt không thiếu những câu thể hiện điều này: “Người khôn ăn nói
nửa chừng/Để cho người dại nửa mừng nửa lo”; “Người khôn nói ít làm
nhiều/Không như người dại lắm điều rườm tai”; “Khôn ngoan chẳng lọ nói nhiều/
Người khôn mới nói nửa điều đã khôn…”.
Lời nói trực tiếp tác động đến đối tượng giao tiếp. Lời nói còn là biểu hiện
của văn minh, tri thức, giáo dục là thước đo nhân cách của mỗi người.
Trong cuộc sống cần tạo ra sự thân thiết trong mối quan hệ gia đình và bạn
bè như tạo bầu không khí nhẹ nhàng, thoải mái và cảm giác vui vẻ, thích thú khi
trò chuyện với nhau. Bằng cách sử dụng lời nói ta có thể giao lưu học hỏi kinh
nghiệm từ mọi người xung quanh; giúp mọi người hiểu nhau hơn, rút khoảng
cách giữa các cá nhân lại với nhau.
Trong kinh doanh lời nói giúp chúng ta hiểu đối tác, tạo ấn tượng đầu tiên
khi giao tiếp sẽ mang lại nhiều thuận lợi, đem lại sự cảm tình và thoải mái cho cả
hai bên giao tiếp. Qua lời nói có thể hiểu được mong muốn của bên đối tác và
ngược lại họ cũng có thể hiểu thiện chí của bản thân chúng ta.
* Lời nói và phong cách
Sự hiện thực hóa ý tưởng bằng những phát ngôn cụ thể trong quá trình giao
tiếp đều mang đậm dấu ấn phong cách của mỗi người. Có thể nói, qua lời ăn tiếng
nói, người ta phần nào thể hiện tâm hồn, tính cách và tình cảm của mình... Nếu
Buffon (1707- 1788)- một nhà văn, nhà lí luận Pháp - có khẳng định: “Phong
cách là chính con người” (Le style, c’est l’homme) thì từ xa xưa, điều này đã
được tục ngữ Việt Nam đề cập. Khác với cách nói mang tính hàn lâm, tục ngữ thể
hiện cái logic của mình bằng lối nói so sánh hình tượng, giàu sắc thái biểu cảm
mà không kém phần triết lí: “Vàng thì thử lửa thử than/Chim khôn thử tiếng
người ngoan thử lời”; “Chim khôn kêu tiếng rảnh rang/Người khôn nói tiếng dịu
dàng dễ nghe”; “Đất tốt trồng cây rườm rà/Những người thanh lịch nói ra dịu
dàng”; “Đất rắn trồng cây ngẳng nghiu/Những người thô tục nói điều phàm phu”.
Ai cũng có lúc “nhả ngọc phun châu” và cũng có khi không thể kiềm lòng
mà tuôn ra những lời khó nghe, khiếm nhã. Nhưng cái logic trên quả thật đúng và
đáng suy ngẫm. Trong quá trình ngôn giao, ngoài sự chi phối do các nhân tố
khách quan còn có sự chi phối từ chính bản thân người nói như: thói quen, nghề
nghiệp, tính cách, tình cảm, giới tính, địa bàn cư trú,... tất cả những điều này sẽ
ảnh hưởng đến việc lựa chọn các phương tiện ngôn ngữ khi giao tiếp. Lời nói là
kết quả của sự tổng hòa từ rất nhiều các nhân tố khác nhau, cả chủ quan lẫn khách
quan. Và, cũng chính từ lời nói, qua thực tế giao tiếp hàng ngày, ta thấy được chủ
thể phát ngôn là người như thế nào: hiền hoặc dữ; tốt hay xấu; trầm mặc hay sôi
nổi; nhân ái hay thâm độc; khôn ngoan hoặc ngu dốt; dịu dàng hay chanh chua,
cục súc...
* Há miệng mắc quai do hành động thái quá
Thành ngữ há miệng mắc quai gắn liền với việc ăn nói của con
người. Miệng trong tiếng Việt được biểu trưng cho cả hoạt động nói năng và ăn
uống nói chung. Còn quai là từ rút gọn của từ quai hàm gắn liền với hoạt động ăn
nói của con người. Việc ăn uống của con người được liên hệ chặt chẽ với nhau
qua sự điều phối nhịp nhàng của quai hàm. Khi ăn, quai hoạt động theo cách
riêng, ngược lại, khi nói quai cũng điều khiển và hoạt động theo cách riêng phù
hợp với nói. Vậy, khi ăn mà nói là bị “trái giò” và đương nhiên là khó nói, là mắc
quai. Đấy là chưa kể mắc cả miếng ăn ở trong miệng nữa! Chính nhờ cái logic
này mà thành ngữ há miệng mắc quai thoạt tiên được hình thành, nghĩa của nó
không chỉ gắn liền với việc ăn cụ thể đồ này thức kia mà còn là ăn hối lộ, ăn đút
lót. Cái logic để hình thành ý nghĩa này là đã ăn (của người ta) thì không thể nói
gì (về chuyện xấu của người ta) được nữa. Chẳng hạn, “Anh ta đề ra kỷ luật cho
mình: Không nhận quà cáp ai cả, dù là một điếu thuốc lá. Nhiều người bạn của
anh ta đã há miệng mắc quai, ăn của người ta rồi, khi người ta xin đi chẳng nhẽ từ
chối”. Hiển nhiên, thành ngữ này được dùng để chỉ hành vi né tránh, không dám
nói đến khuyết điểm của người khác vì sợ đụng chạm đến cả những khuyết điểm
mà mình cũng đã phạm phải.
Nói cách khác, thành ngữ há miệng mắc quai được mở rộng ra để chỉ
những người do mắc khuyết điểm, hay hành động thái quá dẫn đến hậu quả không
thể nói được người khác nữa, nói người là đụng chạm đến bản thân mình. Trong
trường hợp này, quai được hiểu theo nghĩa biểu trưng là “cái níu giữ khiến không
cho nói ra sự thật về ai đó”.
* Lời nói và vị thế xã hội
Mỗi người, khi tham gia giao tiếp, bao giờ cũng xuất hiện với một tư cách,
một cương vị nhất định mà mối quan hệ gia đình và xã hội đã quy định. Có mối
quan hệ ngang vai, có mối quan hệ không bằng vai. Trong quan hệ giao tiếp
không bằng vai, rõ ràng lời nói của vai trên có “sức nặng” hơn vai dưới. Trên nói,
dưới nghe. Gia đình và xã hội khó mà ổn định và phát triển nếu trật tự này bị xóa
nhòa hay không được tôn trọng. Nhưng điều đó cũng không cho phép vai trên
muốn nói gì thì nói theo kiểu “Chân lí nằm trong tay kẻ mạnh”. Khi đề cập đến vị
thế của người giao tiếp, sự thể hiện của tục ngữ có phần nào đó vừa mỉa mai, chỉ
trích vừa bi quan, chua chát: “Tay mang túi bạc kè kè, nói quấy nói quá người
nghe ầm ầm”; “Trong lưng chẳng có một đồng, lời nói như rồng chúng chẳng
thèm nghe”; “Miệng nhà quan có gang có thép”... Điều này cũng dễ hiểu vì logic
đó đa phần là logic của những người nông dân thấp cổ bé miệng ngày xưa. Thân
phận họ như “con ong, cái kiến” và lời nói bị xem nhẹ như vỏ trấu, rơm khô.
Giao tiếp cần ngắn gọn
Đầu tiên là nói ngắn gọn khi giao tiếp. Tục ngữ có câu: “Ăn bớt bát, nói
bớt lời”. Một trong những nguyên nhân về việc sử dụng lời nói không đạt hiệu
quả cao là do nói nhiều mà lượng thông tin không được bao nhiêu. Và hơn thế
nữa, hậu quả của sự nói nhiều là bộc lộ những sai sót có thể có: “Ăn lắm thì hết
miếng ngon, nói lắm thì hết lời khôn hóa rồ”; “Năng ăn hay đói, năng nói hay
lầm”; “Hương năng thắp năng khói, người năng nói năng lỗi…”. Cái gì quá mức
độ cũng không hay, do đó cần phải biết điều tiết: “Rượu nhạt uống lắm cũng say,
người khôn nói lắm dẫu hay cũng nhàm”. Cái logic ở đây là đòi hỏi cao về lượng
thông tin chứ không phải là độ dài lời nói. Chính xác hơn, tục ngữ đòi hỏi có một
mối quan hệ phù hợp giữa lượng và chất. Người xưa quan niệm, nói nhiều chưa
chắc là người có hiểu biết mà đôi khi là do “thùng rỗng kêu to”. Tục ngữ Nga có
câu: “Nói ít đi thì sẽ thông minh hơn”. Tục ngữ Việt không thiếu những câu thể
hiện điều này: “Người khôn ăn nói nửa chừng/Để cho người dại nửa mừng nửa
lo”; “Người khôn nói ít làm nhiều/Không như người dại lắm điều rườm tai”;
“Khôn ngoan chẳng lọ nói nhiều/Người khôn mới nói nửa điều đã khôn…”.
* Cần phải lựa lời khi giao tiếp
Việc lựa chọn các phương tiện ngôn ngữ khi giao tiếp là một thao tác bắt
buộc. Bởi vì, mỗi hình thức biểu đạt cùng nghĩa như thế phù hợp với từng điều
kiện giao tiếp cụ thể. Có lựa chọn tốt thì mới có thể tạo ra một lời nói hay. Phong
cách học hiện đại đã chỉ ra cụ thể những thao tác lựa chọn, quy luật lựa chọn các
phương tiện ngôn ngữ nhằm tạo ra các phát ngôn đạt hiệu quả giao tiếp cao. Tuy
nhiên, vốn ngôn ngữ dồi dào cùng với việc nắm vững quy luật, thao tác lựa chọn
vẫn chưa đủ. Giữa lí thuyết trong sách vở với thực tế sống động trong việc vận
dụng lời ăn tiếng nói hàng ngày vẫn có một khoảng cách và bị chi phối rất lớn bởi
cá nhân người nói. Khi tranh luận, phê bình, giao tiếp chỉ trích, do không quản lý
được cảm xúc bức xúc, đôi khi chúng ta dùng những từ khiếm nhã, nặng nề. Điều
này có lẽ ai cũng từng trải nghiệm và chắc chắn sẽ còn gặp phải. Giá trị đích thực
của hoạt động ngôn ngữ giao tiếp không chỉ là thông tin mà còn là để con người
gần nhau, hiểu nhau; tôn trọng, hiểu biết lẫn nhau hay cùng chia sẻ những niềm
vui, nỗi buồn để cùng vượt qua những khó khăn, trở ngại mà vươn lên trong cuộc
sống. Cách thức nói năng, giao tiếp thể hiện văn hóa của cá nhân và của cả cộng
đồng.
Trong cuốn sách “Tìm về bản sắc văn hóa Việt Nam”[29], Trần Ngọc Thêm
có viết: “Lối giao tiếp ưa tế nhị, ý tứ là sản phẩm của lối sống trọng tình và lối tư
duy coi trọng các mối quan hệ. Nó tạo nên một thói quen đắn đo cân nhắc kĩ càng
khi nói năng”. Có thể nói, lấy tình cảm làm nguyên tắc lựa lời là văn hóa ứng xử,
giao tiếp của người Việt: “Chim khôn chưa bắt đã bay/Người khôn chưa nói dang
tay đỡ lời”; “Người khôn ai nỡ roi đòn/Một lời nói nhẹ hãy còn đắng cay…”. Lời
nói không là dao mà cắt lòng đau nhói. Lời nói không là khói mà mắt lại cay cay.
Lời nói không là mây mà đưa ta đi mãi. Sao không nghĩ lại, nói với nhau nhẹ
nhàng. Những lời khuyên này có lẽ không bao giờ cũ, không bao giờ thừa với tất
cả mọi người.
Giao tiếp ưa tế nhị, ý tứ là sản phẩm của lối sống trọng tình và lối tư duy
coi trọng các mối quan hệ (tư duy biện chứng). Nó tạo nên một thói quen đắn đo,
cân nhắc kỹ càng trước khi nói năng: “Ăn có nhai, nói có nghĩ”; “Chó ba quanh
mới nằm, người ba năm mới nói”; “Biết thì thưa thốt, không biết thì dựa cột mà
nghe”; “Người khôn ăn nói nửa chừng, để cho kẻ dại nửa mừng nửa lo…”. Và
cũng chính vì sự đắn đo cân nhắc này khiến cho người Việt Nam có nhược điểm
thiếu tính quyết đoán. Để tránh phải quyết đoán và đồng thời để không làm mất
lòng ai, để giữ được sự hòa thuận cần thiết, người Việt Nam rất hay cười. Nụ cười
là một phần quan trọng trong thói quen giao tiếp của người Việt, là vẻ đẹp
riêng của văn hóa ứng xử dân tộc,...
* Nói năng cần phải suy nghĩ
Rõ ràng, một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến sự thiếu sót, non
kém trong vận dụng ngôn ngữ là do không cân nhắc, lựa chọn ngôn từ để vận
dụng phù hợp trong từng tình huống giao tiếp cụ thể. Hãy quản lý tốt cái miệng
của mình, nói chuyện chớ vì vui sướng nhất thời mà ăn nói lung tung. “Một câu
thiện ý ấm ba đông, lời ác lạnh người sáu tháng ròng”. Nói năng nên tránh tính
châm chọc, đừng gây thương tổn, đừng khoe tài cán, đừng vạch lỗi người, nhờ
vậy có thể biến thù thành bạn. Cổ nhân đã dạy cách uốn lưỡi 7 lần trước khi nói.
Chúng ta nên sử dụng lời nói mang tính chất ái ngữ, từ tốn, hiền dịu, hòa nhã,
đoàn kết, yêu thương, xây dựng để làm lợi ích cho mọi người. Có uốn lưỡi cẩn
thận kỹ lưỡng như thế, thì lời ta nói ra mới có giá trị và có ảnh hưởng tác động rất
lớn.
Điều này đã được nhân dân ta khái quát trong câu: “Ăn có nhai, nói có
nghĩ”. Một sự so sánh rất bình dân, mộc mạc nhưng cũng rất thâm thuý. Con
người không thể sống nếu không ăn và cũng khó thể tồn tại và phát triển nếu
thiếu sự giao tiếp. Trong quá trình thực hiện các hành động này, nếu nhai không
tốt, nghĩ chưa sâu thì đều có thể dẫn đến kết quả xấu. Để nhấn mạnh điều này, tục
ngữ Việt đã nêu lên những hậu quả khôn lường khi nói năng thiếu nghĩ suy bằng
những so sánh giàu hình tượng: “Sẩy chân còn hơn sẩy miệng”; “Vạ ở miệng mà
ra, bệnh qua miệng mà vào”; “Vạ tay không hay bằng vạ mồm…”. Triết lí này có
lẽ không bao giờ cũ, không bao giờ thừa với tất cả mọi người.
Lấy tình cảm làm nguyên tắc lựa lời là văn hóa ứng xử, giao tiếp của người
Việt Nam: “Chim khôn chưa bắt đã bay/Người khôn chưa nói dang tay đỡ lời”;
“Chim khôn ai nỡ bắn, người khôn ai nỡ nói nặng”; “Hoa thơm ai nỡ bỏ
rơi/Người khôn ai nỡ nặng lời đến ai”. Lời khuyên này có lẽ không bao giờ cũ,
không bao giờ thừa với tất cả mọi người.
* Phản bác những ý kiến vô lý
Thông qua việc sử dụng lời nói ta cũng có thể phản bác những ý kiến vô lý,
đồng thời chấp nhận ý kiến hay. Vậy ta sẽ xử lý thế nào trong trường hợp đó? Tốt
nhất là hãy thừa nhận đã, sau đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc điều không thể thực
hiện được. Cũng có thể cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự
nguy hiểm nếu người đó cứ giữ nguyên ý kiến, nhắm mắt hành động. Chú ý ngôn
ngữ không nên gay gắt nhưng tỏ ra cương quyết.
* Tình huống dùng hài hước
“Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu” - (Laphôngten).
Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là
“chiếc van an toàn” cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở “cánh cửa lòng”.
Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán
thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi thế khi kể một câu chuyện cười
hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách nói hài hước thường làm cho không khí
vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực
mình. Tất nhiên cũng không nên lạm dụng nó.
 Quy luật phổ biến của chuyện hài hước là mở đầu dẫn dắt và hình thành
điều làm cho người ta nghi vấn. Người kể nên có ngữ điệu bình thường, sau đó
tăng thêm tình tiết nghi hoặc và giải quyết bất ngờ.
* Nói trước công chúng
“Nếu anh đọc cho người khác nghe, anh chỉ chuyển tải được khoảng 30%
lượng thông tin nhưng nếu anh trình bày cùng vấn đề cho họ nghe một cách xuất
sắc thì anh có thể truyền đạt đến họ 100% lượng thông tin đó”. (Tài liệu nghiên
cứu về kỹ năng nói của trường đại học Havard)
Một món ăn được trình bày sinh động sẽ làm thực khách cảm nhận rõ cái
tài của người đầu bếp. Một truyện ngắn được viết sinh động làm độc giả nhận
ra khả năng sử dụng ngôn ngữ của nhà văn. Một ý kiến được mô tả sinh động
làm người nghe cảm nhận trí tuệ tinh tế của người nói.
Thuyết trình hay nói trước đám đông là nỗi e ngại bản năng của tất cả mọi
người, không chỉ riêng ở Việt Nam. Vấn đề là làm thế nào vượt qua được nỗi sợ
đó thôi. Nhiều công trình nghiên cứu: vì sao người ta sợ nói trước đám đông đã
xác định 4 nguyên nhân sau:
1. Người ta sợ bị thất thố trước những người khác, bị người khác coi
thường, chê bai, mất lòng tin;
2. Sợ phải sáng tạo ra cái gì đó là của riêng mình mà họ không làm
được hay chưa thử bao giờ;
3. Sợ bị hớ (do lời nói, cử chỉ, ăn mặc, hình thể,…).
4. Sợ ăn nói không lưu loát, ấp úng, không biết diễn đạt như thế nào,…
Vậy làm thế nào vượt qua được những nỗi sợ đó?
5. Nguyên tắc vàng đã được lập ra và những ai áp dụng đúng những
nguyên tắc đó thì kỹ năng nói của họ được cải thiện một cách chắc chắn:
- Hiểu rõ đối tượng nghe (cử tọa): Họ là ai, họ trông chờ gì ở bài trình
bày của bạn, họ hiểu biết đến mức nào vấn đề mà bạn trình bày? Nếu những phân
tích mang đến cho bạn những câu trả lời xác thực thì bạn sẽ chủ động và yên tâm
hơn nhiều khi trình bày. Đối với cử tọa bạn mới gặp lần đầu bạn cần tìm ra cách
để nắm được những thông tin trên, ví dụ: đặt vài câu hỏi ngắn gọn mang tính giao
lưu vừa gây thiện cảm vừa nắm được thông tin bạn cần. Để có một buổi nói
chuyện thành công là điều không dễ dàng. Trước đây nhiều người cho rằng chỉ
cần nói to, nói rõ ràng, trôi chảy, hùng hồn là được. Giờ đây còn phải kể đến việc
cuốn hút người nghe, đưa người nghe vào cuộc. Người nói phải làm cho cử tọa
vui thích: “Người nghe phải được vui thích, để họ bị lôi cuốn và lắng nghe”. Một
cuộc trình bày nhàm chán chỉ làm cử tọa không sẵn sàng tiếp thu và khó lòng
quay trở lại, trong khi một cuộc trình bày thích thú sẽ làm cử tọa muốn lắng nghe
và thậm chí trở lại để nghe tiếp. Mặt khác cả người nói lẫn người nghe cùng tham
gia vào quá trình giao tiếp, tạo ra các thông điệp nhằm giải quyết các tình huống
cụ thể. Ví dụ một buổi thuyết trình về chủ đề “Việt Nam gia nhập WTO” được
coi là thành công khi nó thu hút được cả người nói lẫn người nghe cùng tập trung
theo dõi vấn đề, cùng suy nghĩ về những cơ hội và thách thức khi Việt Nam gia
nhập WTO và cùng suy nghĩ tìm ra những giải pháp để đón nhận cơ hội, vượt qua
những thách thức đó.
+ Hiểu vấn đề bạn định nói
Chúng ta thường lo lắng khi phải làm một việc mà ta chưa nắm vững hoặc
hiểu rõ cử toạ. Rất ít người có tài hùng biện trước đám đông, nhưng đại đa số họ
vẫn làm được công việc này nếu họ chuẩn bị bài nói chuyện một cách cẩn thận và
chu đáo.
Mấu chốt cho việc chuẩn bị là phải hiểu rõ chủ đề mình định nói. Nếu bạn
là Giám đốc Công ty Coca Cola, bạn phải thuyết trình về chiến lược cạnh tranh.
Trước tiên bạn phải nắm vững những nét cơ bản về công ty và hiểu rõ thị trường
nước giải khát, các đối thủ cạnh tranh.
Bạn nên dành thời gian để cô đọng những ý tưởng cần nói, và tổng kết
những ý tưởng này bằng cách gạch đầu dòng, sau đó khai triển chúng trong quá
trình nói. Nếu trong bài nói chuyện có khoảng thời gian dành cho phần hỏi đáp,
bạn cần cố gắng tìm tối đa các câu trả lời, để không bị “hớ” trước người nghe.
+ Biết đối tượng cử tọa nghe là ai
Người nghe bạn là những nhà quản lý cao cấp hoặc nhân vật thành đạt?
Điều đó khác rất nhiều với việc bạn đang nói trước các sinh viên. Xác định rõ đối
tượng đang lắng nghe là một việc làm vô cùng quan trọng. Bạn phải nâng cao
trình độ chuyên môn của đề tài định nói tùy theo từng đối tượng nghe. Hãy biết
cách đưa bài nói chuyện của mình “hợp khẩu vị” với các cử tọa.
+ Địa điểm diễn ra buổi nói chuyện ở đâu
Chi tiết này tưởng đơn giản song trên thực tế, địa điểm diễn ra buổi nói
chuyện cũng góp một phần không nhỏ trong thành công của bài diễn thuyết.
Trước buổi nói chuyện, hãy đến tham quan địa điểm và làm quen vơi những trang
thiết bị, cách bài trí ở đây. Bạn phải thử các thiết bị nghe nhìn ở đây xem có đạt
được hiệu quả như ý muốn không.
Nói chuyện với 1.000 người sẽ khác hẳn nói chuyện với 30 người. Bạn nên
ngồi thử ở những ghế khác, đặt mình vào vai trò cử tọa để từ đó tìm ra cách tiếp
cận đối tượng tốt nhất.
- Chuẩn bị bài nói: Trình bày bằng lời nhưng vẫn phải chuẩn bị bài: mở
bài, thân bài và kết luận.
 Phần mở (1) phải xác định rõ mục tiêu của bài trình bày, mô tả tầm
quan trọng của chủ đề và chuẩn bị trước những nội dung chính sẽ trình bày.
 Phần thân (2) phải bao gồm những dàn ý sáng sủa về những điểm
chính, các luận cứ liên quan và các tư liệu hỗ trợ phong phú nhằm duy trì sự quan
tâm.
 Phần kết (3) nhấn mạnh điểm chính và kết thúc tóm tắt lại những gì
đã trình bày và nhấn mạnh những hệ quả của những gì cử toạ đã nghe bằng các
lợi ích. Nên sử dụng công cụ hỗ trợ như powerpoint, webpage,...
- Trình bày bài nói: Bạn phải trình bày bằng lời chứ không phải đọc bài
chuẩn bị sẵn dù bài chuẩn bị đã viết rất công phu.
 Khi trình bày, bạn chỉ liếc qua những ý chính được ghi lại trên các
phương tiện hỗ trợ. Chú ý rằng những hình ảnh, biểu đồ minh họa hấp dẫn có sức
thu hút rất mạnh.
 Bạn phải vận dụng kiến thức của mình để diễn đạt từng ý của bài
trình bày. Bên cạnh đó, cách diễn đạt kết hợp ngôn ngữ cơ thể hợp lý (chuyển
động của cơ thể, chân tay, gương mặt,…) điều này sẽ mang lại hiệu quả cao.
 - Tiếp xúc với người nghe: Tiếp xúc bằng mắt với tất cả những người
nghe, đặt câu hỏi và mời những người năng động nhất cùng tham gia, tìm cách
đưa mọi người vào cuộc là cách tốt nhất đạt đến mục tiêu của bài trình bày.
- Tự rút ra những kinh nghiệm sau mỗi lần trình bày:
Mỗi lần tiếp xúc với những cử tọa khác nhau luôn nảy sinh những vấn đề
khác nhau nên cần đúc kết lại thành kinh nghiệm. Việc làm này sẽ tích lũy và làm
giàu thêm cho kỹ năng diễn đạt bạn sẽ được cộng đồng ngưỡng mộ như một nhà
hùng biện.
Trong thực tiễn từ những cuộc họp nhỏ như họp trao đổi chuyên môn, giao
ban, tiếp khách, đến cuộc họp lớn như hội nghị, hội thảo, tổng kết, ở đâu cũng
phảng phất sự thiếu vắng những bài trình bày chuyên nghiệp được diễn đạt bởi
những người có kỹ năng thuyết trình cao.

* ỨNG DỤNG KỸ NĂNG NÓI VÀ THUYẾT TRÌNH

Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói, là một loại năng
lực được thể hiện qua khẩu ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình
cảm một cách chính xác, sinh động, có sức thuyết phục. Kỹ năng nói được quyết
định bởi 3 yếu tố: sự phát âm (phonation), khả năng diễn đạt (articulation) và sự
phát âm chính xác (pronunciation). Sự phát âm có các đặc trưng về cao độ (giọng
cao, thấp), trường độ (dài, ngắn) và cường độ (mạnh, yếu). Khả năng diễn đạt liên
quan tới cách phát âm, khuyết tật cơ quan liên quan đến phát âm, và sự bất cẩn
trong khi nói cũng như điểm mạnh và yếu của tiếng địa phương. Phát âm chính
xác liên quan đến các từ khó phát âm, phát âm lẫn lộn một số chữ ở một số vùng
lấy tiếng phổ thông của một quốc gia làm chuẩn. Sử dụng ngôn từ tốt giúp truyền
đạt thông tin và giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả. Nó tạo ra mối quan
hệ tốt đẹp trong giao tiếp. Nó giúp con người nâng cao uy tín bản thân, tự khẳng
định và là công cụ tạo ảnh hưởng đối với người khác.
Chuẩn bị bài nói Trước khi nói hoặc trình bày vấn đề, thông tin nào đó cần
phải có bước chuẩn bị. Chuẩn bị bài nói là bước quan trọng . Như Richard Hal,
một nhà thuyết trình người Mỹ nói rằng thành công bài thuyết trình của ông là
“chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị”. Một bài nói chuyện thông thường gồm ba phần:
mở đầu, nội dung, và kết luận.
- Mở đầu/Đặt vấn đề: Mở đầu là phần nêu ra thông điệp chính mình muốn
gửi tới người nghe. Phần mở đầu nêu mục đích, tầm quan trọng của bài nói. Để
mở đầu cho linh hoạt có thể dùng một hoạt động gây hứng thú, một câu chuyện
được kể, một câu hỏi gợi suy nghĩ được đưa ra hoặc đưa ngay nội dung khái quát
buổi nói chuyện.
- Nội dung: Đầu tiên lựa chọn các nội dung chính, nổi bật thứ nhất, thứ hai
thứ ba… viết ra giấy, sau đó sắp xếp các nội dung đó theo thứ tự rồi viết thành
các đoạn văn. Sau đó viết các ý liên kết giữa các nội dung này. Toàn phần viết để
chuẩn bị sử dụng một kiểu hành văn. Chuẩn bị một số giai thoại hoặc câu trích
dẫn, một số câu chuyện vui, lời nói đùa để đưa vào trong lúc nói nếu thấy phù
hợp. Chuẩn bị thêm những hình ảnh, ví dụ minh họa cho bài nói.
- Kết luận: Phần kết luận phải nhấn mạnh ý tưởng chủ đạo của bài nói,
thông điệp chính một lần nữa. Dừng bài nói ở một câu trích dẫn hay, chọn lọc,
kịch tính… làm đẹp buổi nói chuyện. Phải thể hiện và có thái độ trân trọng đối
với người nghe ngay khi viết chuẩn bị. Khi nói sử dụng ngôn từ theo những lới
khuyên sau: chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, sinh động, cụ thể, gần gũi, nhã nhặn, lịch
sự, phù hợp bối cảnh, phù hợp đối tượng, hướng vào đối tượng, kết hợp yếu tố
phi ngôn từ, phối hợp khéo léo với các yếu tố minh họa…
Khi nói trước mọi người, ngôn ngữ cơ thể cũng mang thông điệp tốt hoặc
xấu gửi tới người nghe. Đây là các yếu tố phi ngôn từ. Ngôn ngữ không lời gồm
có: ánh mắt, nét mặt, tiếp xúc cơ thể, tư thế đứng đứng, chuyển động tay, di
chuyển, khoảng cách, trang phục. Khi nói ngôn ngữ không lới bổ sung cho lời
nói. Trong khi nói tư thế đứng cần thoải mái, tự nhiên, hai chân đứng trên khoảng
cách bằng vai Tránh tự tạo ra các trạng thái đứng gò bó như nghiêng người, ngả
người về trước. Tay có các cử động vừa phải, minh họa bằng các ngón tay và bàn
tay, tránh vung tay và cử động thái quá. Nếu đứng không có bục thì hai bàn tay ở
trước bụng, vị trí ngang thắt lưng. Tránh chắp tay ngang hông hoặc khoanh tay
trước ngực. Khi nói với ai đó nên nhìn vào mặt họ. Khi nói với đám đông thì nhìn
bao quát với con mắt thân thiện, miệng luôn tươi. Ngôn ngữ không lời cũng cần
phải được rèn luyện chó thành thói quen và để tự tin thì phải chuẩn bị kỹ.
Kỹ năng thuyết trình, trình bày:
Thuyết trình là trình bày trước một số hoặc nhiều người về một vấn đề nào
đó. Thuyết trình có thể chỉ trong một vài phút, nhưng cũng có thể nhiều giờ.
Thuyết trình có thể với mục đích thông báo (báo cáo với mọi người việc mình đã
làm hoặc về vấn thuộc mối quan tâm của mọi người) hoặc thuyết phục (báo cáo
về lợi ích của vấn đề nào đó và kêu gọi sự đồng tình của mọi người, dẫn tới hành
động sau thuyết trình). Thuyết trình tốt cần có sự chuẩn bị. Thông thường người
ta chia ra 3 công việc: chuẩn bị thuyết trình, tiến hành thuyết trình và đánh giá kết
quả thuyết trình. Hai công việc đầu bắt buộc phải có ở mỗi bài thuyết trình. 17 -
Chuẩn bị thuyết trình: Trước khi thuyết trình bạn phải tự đặt các câu hỏi: bạn có
hứng thú với chủ đề đó và có đủ kiến thức để thuyết trình hay không? Mục tiêu
của bài nói của bạn là thông tin, thông báo hay thuyết phục? Bạn có bao nhiêu
thời gian cho chuẩn bị, cho thực hiện? Đối tượng người nghe bạn thuyết trình là
ai (người lao động nông thôn, miền núi, các bộ, công chức, thanh niên, sinh viên,
học sinh, nhà khoa học, hội đồng xét duyệt, tuyển chọn…)? Ngôn ngữ nào được
sử dụng? Thông điệp chính của buổi thuyết trình của bạn là gì? Bạn thuyết trình ở
đâu và các phương tiện được sử dụng hỗ trợ khi thuyết trình là các phương tiện
nào? Kiểm tra cơ sở vật chất nơi thuyết trình xem tất cả mọi người có thể nghe rõ
không, có thiết bị âm thanh tốt không, nhìn rõ không? Liệu ánh sáng trong phòng
có vừa đủ? Dàn bài của bài thuyết trình chia làm 3 phần: mở đầu, thân bài (nội
dung) và kết luận như đã trình bày ở mục
Thực hiện thuyết trình: Thực hiện thuyết trình cũng theo thứ tự: vào đề
(mở đầu), nội dung chính, và kết luận (kết thúc). Nên nhớ rằng mức độ chú ý của
người nghe giảm dần về cuối buổi thuyết trình và gần cuối có thể tăng lên chút ít.
Do đó khoảng giữa buổi phải làm thế nào kéo sự tập trung của người nghe, giảm
căng thẳng. Khi thực hiện thuyết trình phần mở đầu có thể có nhiều cách tiến
hành. Có thể vào buổi thuyết trình một cách trực tiếp, có thể dẫn nhập bằng
những sự kiện tương phản, có thể dẫn nhập bằng một câu chuyện liên hệ với vấn
đề trình bày, có thể bằng cách đặt câu hỏi với người nghe, có thể dẫn nhập bằng
một câu trích dẫn của người nổi tiếng, có thể dẫn nhập bằng sự việc gây “chấn
động” hoặc “sốc”…Mở đầu thuyết trình phải gây được sự chú ý, xây dựng lòng
tin của người nghe và nêu được khái quát vấn đề thuyết trình. 18 Phần nội dung
chủ yếu phải được liên kết chặt chẽ các ý với nhau. Trong khi thuyết trình phải
quan sát, có biện pháp duy trì sự chú ý của người nghe. Để duy trì sự chú ý cần sử
dụng các biện pháp sau đây cho đúng lúc: không đọc nguyên văn hay thuộc lòng;
không dùng nhiều lời lẽ hùng hồn; sắp xếp các ý theo trình tự hợp lý; đưa những
ví dụ, số liệu minh họa; xây dựng cách nói tùy theo đối tượng người nghe; có thể
thêm những câu nói, câu chuyện khôi hài đúng lúc và liên hệ với nội dung trình
bày; luôn bám sát chủ đề. Có thể thuyết trình được thực hiện bằng cách học thuộc
lòng, đọc bài đã viết, dựa vào các phiếu ghi dàn ý, và thuyết trình tự do. Mỗi kiểu
thuyết trình có những ưu điểm và nhược điểm của nó. Thuyết trình khi học thuộc
lòng có nhiều hạn chế nhất vì sự đơn điệu, sử dụng ngôn ngữ, cử chỉ không dựa
vào phản hồi của người nghe mà thay đổi, nếu quên một chỗ nào đó thì làm hỏng
cả buổi nói chuyện, nó chỉ hiệu quả khi lời thuyết trình ngắn, lúc khai mạc buổi
họp nào đó. Thuyết trình bằng cách đọc thích hợp với những buổi nói chuyện, báo
cáo số liệu phức tạp, không được phép nói sai số liệu, báo cáo khoa học, thời gian
hạn chế so với nội dung. Cách trình bày đọc như vậy tạo khoảng cách người nói
và người nghe, dễ gây buồn ngủ, phân tán, sao lãng việc nghe. Cách thuyết trình
tự do hoặc ghi dàn ý là hấp dẫn người nghe hơn cả vì tùy theo đối tượng người
nghe, phản ứng, phản hồi của người nghe khi quan sát mà thay đổi cách nói, ngôn
ngữ không lời, thêm chuyện vui, câu nói đùa. Cách này người thuyết trình phải
chuẩn bị kỹ, có kinh nghiệm nhiều, là cách mà các thày giáo và nhà thuyết trình
chuyên nghiệp sử dụng. Phần kết thúc bài thuyết trình nên nhắc lại, tóm tắt các ý
chính đã trình bày, mô tả, khuyến cáo các hoạt động tiếp theo, kết thúc bằng nhận
xét tích cực. Yêu cầu khuyến cáo người nghe hành động hoặc xem xét vấn đề
theo quan điểm mới. Nên kết thúc thuyết trình đúng thời gian đã ghi trong chương
trình hoặc sớm hơn ít giây. Sau đó nên dành một thời gian để cho người nghe hỏi
và trả lời các câu hỏi, thắc mắc đó. Cám ơn người nghe trước khi dừng nói. Nếu
có đánh giá thì cần thiết kế các phiếu đánh giá buổi thuyết trình, hoặc nghe những
phản hồi để cải thiện thuyết trình lần sau và có dành thời gian cho việc đánh giá
này. 5.5. Kỹ năng đối phó với hồi hộp khi thuyết trình: Nói, thuyết trình trước
đám đông với đa số mọi người đều là công việc khó, gây ra hồi hộp, run, nhất là
những lần đầu. Sợ hãi trong trường hợp này là bản chất tự nhiên của con người vì
nhu cầu bị đe dọa (theo Maslow). Việc sợ hãi sẽ biểu hiện về mặt sinh lý như vã
mồi hôi, tay chân run, nói lắp hoặc nói nhịu. Để đối phó với hồi hộp và run thì
trước tiên phải chuẩn bị kỹ nội dung bài nói và tập nói một mình trước khi nói
trước đám đông. Khi tập nói có thể nhờ một số người nghe và nhận xét để sửa về
nội dung, giọng nói, tư thế, dụng cụ hỗ trợ. Trước khi thuyết trình nên có chuẩn bị
cả về mặt sức khỏe, nghỉ ngơi thoải mái một buổi trước thuyết trình. Cần dành
thời gian làm quen và sử dụng thành thạo các dụng cụ hỗ trợ, làm quen với căn
phòng nơi thuyết trình. Buổi thuyết trình nên đến sớm trước người nghe, có thể
làm quen với vài người nghe đi sớm để tranh thủ sự cảm tình của họ. Khi được
giới thiệu đi thong thả từ dưới lên bục Trong khi thuyết trình phải tin tưởng rằng
người nghe có thiện chí và quan tâm tới vấn đề mình trình bày. Khi nói luôn nhìn
xuống người nghe, bao quát thính phòng để luôn có mối liên hệ với người nghe
để điều chỉnh. Hãy coi buổi thuyết trình như là cuộc nói chuyện, đối thoại giữa
hai người với nhau. Thỉnh thoảng hít thở sâu hoặc uống một hớp nước lạnh nhỏ
khi có cảm giác hồi hộp. Phối hợp các công cụ hỗ trợ, chiếu lên bảng hình ảnh
nào đó. Có thể cầm chặt cái gì đó (cây bút, mảnh giấy, hay micro) trong tay.
1.2.4. Kỹ năng giao tiếp trong và bên ngoài công sở
Một ngày bạn làm việc 8h tại công sở, bạn thường xuyên tiếp xúc với nhà
lãnh đạo, đồng nghiệp và các khách hàng… Giao tiếp ứng xử với họ nơi công sở
như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất và thể hiện nét văn hóa trong ứng xử
đang là băn khoăn của không ít “dân công sở”.
Học cách ứng xử với cấp trên: Trong mọi tình huống giao tiếp, ứng xử với
cấp trên bạn nên giữ thái độ bình tĩnh, tự tin khi trình bày những quan điểm của
mình. Khi gặp bất đồng với sếp về quan điểm hay công việc bạn hãy cư xử thật
khéo léo và góp ý sếp một cách tế nhị nhất. Tránh gây bất hòa, cãi vã với sếp khi
ý kiến của bạn không được chấp nhận điều này sẽ làm ảnh hưởng đến hình ảnh
của bạn trong mắt sếp và đồng nghiệp. Để trở thành một nhân viên được sếp tin
cẩn và đánh giá cao bạn cũng nên trình bày thẳng thắn, rõ ràng các chính kiến của
mình trong công việc. Hãy tiến hành thực hiện công việc với sếp của bạn trên tinh
thần cùng hợp tác và phát triển.
* Những nguyên tắc vàng về kỹ năng giao tiếp ứng xử nơi công sở
- Tôn trọng đồng nghiệp: Đồng nghiệp là những người mà bạn sẽ thường
xuyên tiếp xúc với họ và cùng nhau hợp tác xây dựng các dự án của công ty. Vậy
nên, bạn cần thiết lập những mối quan hệ ấy trên cơ sở xây dựng và tôn trọng lẫn
nhau. Tránh tình trạng xem mình “giỏi hơn đồng nghiệp” bạn sẽ khó tìm được
tiếng nói chung với họ trong công việc. Ngược lại, bạn cũng không nên quá tự ti
bản thân mình về trình độ và chuyên môn so với đồng nghiệp điều này sẽ khiến
bạn dễ chán nản và làm sa sút chất lượng công việc. Hãy xem những người đồng
nghiệp của mình như những người bạn đồng hành cùng nhau chia sẻ công việc và
tận hưởng thành công.
- Xây dựng quan hệ với cấp dưới. Đây chính là những cộng sự đắc lực giúp
bạn hoàn thành tốt mọi công việc được cấp trên giao phó. Cần tạo cho họ niềm tin
và giúp họ có một nguồn năng lượng tràn đầy để có thể bắt đầu công việc. Truyền
cảm hứng cho họ mọi lúc, mọi nơi, tránh thái độ ra lệnh, quát tháo cấp dưới. Tuy
nhiên, cần có những quy định nghiêm khắc để nhân viên có thể hoàn thành công
việc đúng hạn.
- Đừng biến mình thành “thiên lôi công sở". Trong công việc bạn nên có
chính kiến riêng, không nên quá thụ động. Bạn nên hiểu rõ vị trí và những công
việc mình đang làm, tránh tình trạng “ai bảo gì làm nấy”. Cần có một tiến trình
làm việc rõ ràng và cụ thể, tốt nhất vào mỗi đầu tuần bạn nên lên kế hoạch làm
việc và đánh giá hiệu quả vào ngày cuối tuần.
- Tránh những đề nghị không phù hợp với chuyên môn: Một ngày bạn cũng
chỉ có 8 giờ để làm việc tại công sở, vì thế bạn phải tận dụng tối ưu thời gian đó.
Không nên quá “ôm đồm” công việc vào mình hoặc nhận quá nhiều lời nhờ vả
giúp đỡ từ đồng nghiệp mà bạn cảm thấy điều đó không phù hợp với bạn. Nên
biết nói từ chối một cách khéo léo và tế nhị nhất có thể.
- Hạn chế “tán gẫu” quá nhiều nơi công sở: Bạn chỉ nên đưa ra những tình
huống trò chuyện khi cần thiết hoặc những lúc rảnh rỗi. Không quá lạm dụng
chúng, đặc biệt việc tán gẫu quá nhiều sẽ làm bạn mất điểm trong mắt sếp và
khiến cho đồng nghiệp ngán ngẩm. Đừng biến mình thành “bà tám” công sở trong
khi bạn còn một núi công việc cần giải quyết.
- Khoe khoang tiền thưởng: Hiện nay, để đảm bảo tính khách quan và công
bằng với năng lực làm việc của mỗi nhân viên các công ty thường ít tiết lộ lương
thực nhận và các khoản lợi nhuận khác. Việc bạn khoe khoang về lương hay tiền
thưởng với đồng nghiệp sẽ khiến bạn trở nên thiếu tế nhị và tự bạn có thể cô lập
bạn với mọi người.
- “Nói xấu” đồng nghiệp: Đây là một trong những điều tối kỵ ở bất cứ công
ty hay tổ chức nào. Nếu không hài lòng với cấp trên hay đồng nghiệp bạn nên
thẳng thắn và tế nhị góp ý cùng họ. Không nên, nói xấu họ hay cố tình “chia bè
kết phái” sẽ chẳng có gì hay khi bạn là người hết nói xấu người này lại chê bai
người khác.
- Văn hóa sử dụng điện thoại: Hãy cho đồng nghiệp thấy rằng bạn là người
sử dụng công nghệ thông minh. Trước khi bước vào một cuộc họp hay gặp gỡ
khách hàng bạn nên tắt bớt hoặc chuyển về chế độ im lặng cho chiếc điện thoại
của mình. Sẽ thật khiếm nhã khi bạn đang làm việc với đồng nghiệp và khách
hàng mà chuông điện thoại cứ reo lên ầm ĩ.
- Làm việc hết sức, chơi hết mình: Khi bạn đã xây dựng cho mình một thái
độ làm việc nghiêm túc và mang lại những kết quả khá khả quan thì tại sao lại
không cùng các đồng nghiệp mình “xả tress” nhỉ? Bạn nên tham gia hết mình vào
những hoạt động do công đoàn công ty tổ chức, chính lúc này bạn sẽ khám phá
được những điều thú vị từ đồng nghiệp của mình.
* 10 kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh bạn nên biết
Chúng ta sử dụng kỹ năng giao tiếp hằng ngày, qua những cuộc nói chuyện
với mọi người xung quanh. Vì thế việc giao tiếp trở nên dễ dàng với quen thuộc
với mỗi người. Nhưng việc giao tiếp trong cuộc sống hàng ngày và kỹ năng giao
tiếp trong kinh doanh không giống nhau. Nếu bạn có thể sử dụng những câu nói
xã giao, dí dỏm để nói chuyện với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp thì ngôn ngữ
giao tiếp trong kinh doanh không như vậy. Vậy cần có những kỹ năng gì để buổi
nói chuyện thành công, đạt kết quả như ý?
Chú ý tới ngôn ngữ cơ thể: Ngôn ngữ cơ thể là điều đầu tiên bạn cần cho
kỹ năng giao tiếp, gặp gỡ khách hàng. Có thể bề ngoài của bạn không xinh đẹp,
hấp dẫn nhưng không có nghĩa khách hàng chấp nhận một đối tác ăn mặc lôi thôi
tới gặp mình. Ngoài trang phục bạn cũng cần chú ý đến cách đi lại, biểu hiện của
khuôn mặt… Tất cả những điều tưởng như rất nhỏ đó lại là vấn đề mấu chốt cho
việc mở đầu cuộc trò chuyện được thuận lợi. Đọc thêm bài viết Giải mã ngôn ngữ
cơ thể để hiểu thêm về vai trò và sức ảnh hưởng của nó tới hiệu quả trong các
cuộc giao tiếp. Nếu chưa thực sự tự tin về cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể để tạo ấn
tượng và gây ảnh hưởng tích cực tới người khác.
Chuẩn bị trước cho câu chuyện của bạn: Cần phân biệt rõ ràng giao tiếp
trong kinh doanh và đời sống. Trong kinh doanh, cần sự chính xác và rõ ràng, vì
vậy để không làm lãng phí thời gian và có thể làm chủ cuộc trò chuyện bạn nên
chuẩn bị trước cho câu chuyện của mình. Bạn hãy chuẩn bị những câu hỏi bạn
muốn hỏi khách hàng và chuẩn bị trước những câu trả lời mà khách hàng có thể
sẽ hỏi bạn. Việc làm này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi đứng trước đối tác của mình
và cũng là cách làm cho đối tác đánh giá cao về bạn.
Cười và chào đối tác một cách thân thiện: Khi gặp đối tác của mình, bạn
không nên giữ vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy nở nụ cười và tiến lại gần chào họ một
cách thân thiện. Cách làm này sẽ giúp cho bạn lấy được cảm tình của đối tác và
cũng là cách giúp cho việc mở đầu cuộc trò chuyện suôn sẻ.
Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác: Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng
giao tiếp trong kinh doanh cần sự chuẩn mực và chính xác. Không phải cứ nói
nhiều mới thể hiện bạn là người hiểu biết hay làm chủ cuộc trò chuyện, mà bạn
cần biết khi nào cần nói và khi nào không. Ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh
cũng cần lịch sự và trang trọng hơn một cuộc nói chuyện bình thường khác.
Biết lắng nghe: Dù bạn là người làm chủ cuộc trò chuyện hay không cũng
cần phải biết lắng nghe đối tác của bạn. Bạn không nên dành nói quá nhiều mà
cần phải lắng nghe ý kiến của đối phương để biết họ nghĩ gì, muốn gì. Điều đó
không chỉ thể hiện bạn là người lịch sự, tôn trọng đối tác mà còn giúp bạn có
thêm thông tin từ phía bên kia.
Tôn trọng đối tác: Tôn trọng đối tác nghĩa là bạn luôn đặt họ lên hàng
đầu, khi trò chuyện bạn phải dành hết sự tập trung cho câu chuyện và quan sát,
lắng nghe họ. Không nên nói chuyện với khách hàng mà mắt liên tục đảo xung
quanh hoặc có những hành động, lời nói khó nghe.
Hãy đưa ra lời khuyên đúng thời điểm: Giao tiếp trong kinh doanh đòi
hỏi bạn phải là người nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin truyền đạt từ đối
tác. Vì vậy, khi đối tác của bạn nói lên suy nghĩ, ý định của họ bạn hãy lắng nghe
cẩn thận để chắc chắn rằng đã hiểu rõ những gì họ muốn truyền đạt, sau đó hãy từ
tốn đưa ra lời khuyên nếu họ muốn nghe ý kiến của bạn. Đừng vội vàng đánh giá
suy nghĩ của đối phương, cho dù theo bạn đó là một ý tưởng tồi và bạn có ý tưởng
hay hơn.
Sự rõ ràng: Khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để nghe bạn vòng vo
về điều bạn muốn nói, vì vậy cách tốt nhất là bạn hãy đi thẳng vào vấn đề chính
của câu chuyện. Bởi trong kinh doanh, nếu bạn nói bóng gió sẽ khiến cho đối tác
cảm thấy khó chịu và có thể bạn sẽ để mất điểm trong mắt khách hàng vì điều
này.
Kiên định quan điểm: Tôn trọng và đặt khách hàng lên trên hết là điều
cần thiết để bạn đàm phán thuyết phục họ, nhưng không có nghĩa là bạn chấp
nhận nhượng nhịn. Dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào, bạn hãy kiên trì với quan điểm
của mình. Những khách hàng thông minh sẽ chọn những đối tác có chính kiến,
kiên định quan điểm chứ không bao giờ chọn đối tác dễ thay đổi vì sự tác động từ
bên ngoài.
Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp với khách hàng: Cảm xúc của mỗi người
rất khác nhau, nhất là đối với những người ưa nói nhiều. Nhưng khi tiếp xúc với
khách hàng bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân không để cảm xúc riêng của cá nhân
chi phối cuộc trò chuyện. Bởi như vậy rất dễ làm hỏng cuộc nói chuyện, tệ hơn
nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để
hợp tác. Giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng bạn cũng đừng nên xem
nhẹ nó, bởi khi bạn nói ra điều gì đó với đối tác, khách hàng nghĩa là bạn đã có
dự định trước và điều đó rất quan trọng đối với bạn. Vì thế, bạn nên chuẩn bị thật
kỹ cho những lần giao tiếp như vậy, bởi bạn không thể nói với khách hàng một
điều gì đó xong lại nói rằng tôi nhầm, đó không phải là sự thật… Điều đó sẽ
khiến đối tác của bạn khó chịu và đẩy bạn vào thế bị động, làm ảnh hưởng đến
kết quả cuộc trò chuyện của cả hai bên.
* Những nguyên tắc vàng bạn phải tuân thủ trong kỹ năng giao tiếp qua
điện thoại
o Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.
o Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng
thắn.
o Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa
ăn uống, hút thuốc, ngáp, …
o Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội
dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn
trọng.
o Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác.
o Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.
o Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không
phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình
chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.
o Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.
o Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích!
* 10 tuyệt chiêu giúp bạn ghi điểm trong giao tiếp ứng xử nơi công sở
1. Mỉm cười
Chẳng ai muốn ở cạnh một người mặt mũi suốt ngày cau có. Hãy cho đồng
nghiệp thấy bạn là một người thân thiện. Đồng thời giữ một thái độ tích cực và
hứng khởi đối với công việc và cuộc sống. Thường xuyên nở nụ cười. Chính
nguồn năng lượng toả ra nơi bạn sẽ giúp lôi kéo những người khác về phía mình.
 2. Thấy được ưu điểm của người khác
Hãy tìm ra ưu điểm của những người cùng làm việc với bạn và giúp họ thấy
điều đó. Đừng tiếc lời ngợi khen và khuyến khích người khác. Nói lời cảm ơn khi
ai đó giúp đỡ bạn. Và hãy để đồng nghiệp thấy họ được chào đón khi gọi điện đến
hay ghé vào văn phòng của bạn. Nhớ cư xử với người khác theo cách mà bạn
muốn họ đối với mình.
3. Chú ý đến những người xung quanh
Quan sát những gì đang diễn ra trong cuộc sống của mọi người xung quanh
bạn. Chúc mừng khi họ có chuyện vui và bày tỏ sự cảm thông cũng như sự chia
sẻ nếu họ gặp khó khăn hay có chuyện không may. Luôn nhìn vào mắt người
khác khi trò chuyện và gọi đồng nghiệp bằng tên. Và cuối cùng hãy lắng nghe ý
kiến của họ.
4. Luyện thói quen lắng nghe một cách tích cực
Điều này thể hiện bạn có ý định lắng nghe và thấu hiểu quan điểm của người
khác một cách cẩn thận. Nói cách khác, bạn diễn đạt lại những gì người khác nói
bằng ngôn ngữ của mình. Nhờ vậy bạn sẽ hiểu được ý của họ và người đối thoại
cũng biết rằng bạn đang đáp lại một cách thật lòng. Đồng nghiệp của bạn sẽ đánh
giá cao khi biết rằng bạn đang thực sự lắng nghe.
5. Tạo môi trường làm việc giúp gắn kết tình cảm giữa mọi người
Tạo ra môi trường khuyến khích mọi người làm việc cùng nhau. Đối xử
công bằng và không thiên vị ai cũng như tránh nói xấu đồng nghiệp. Lắng nghe
những kiến nghị của người khác đồng thời kiểm tra lại những thông tin trước khi
muốn đưa ra một phát biểu hay thông báo. Một người có quan điểm rõ ràng và
công bằng sẽ chiếm được lòng tin của người khác.
6. Giúp hoà giải mâu thuẫn
Đây là bước tiếp theo bạn cần làm sau khi tạo ra môi trường làm việc thân
thiện. Hãy học cách trở thành một người trung gian chuyên giải quyết các xung
đột một cách hiệu quả. Nếu đồng nghiệp của bạn bất đồng với nhau về những
mâu thuẫn cá nhân hay trong công việc, hãy cùng ngồi xuống và giúp họ hoà giải.
Điều này sẽ giúp bạn đạt được sự tôn trọng và ngưỡng mộ từ những người xung
quanh.
7. Cân nhắc lời nói của mình
Chú ý đến nội dung và cách thức bạn nói chuyện để tránh làm người khác
hiểu lầm. Lời nói là biểu hiện của trí thông minh và sự chín chắn không phân biệt
độ tuổi. Do đó, chẳng ai đánh giá cao ý kiến của một người nói trước rồi mới suy
nghĩ.
8. Thể hiện đúng cách sự hài hước
Đừng ngại tỏ ra hài hước hay khéo léo khi chuyện trò. Phần lớn mọi người
thường bị thu hút bởi một người có thể làm họ bật cười. Hãy sử dụng óc hài hước
như là một công cụ giúp bạn gỡ bỏ những rào cản trong giao tiếp và lôi cuốn sự
chú ý của người khác.
9. Nhìn sự việc từ quan điểm của người khác
Ý nghĩa của từ đồng cảm là đặt mình vào trường hợp của người khác để hiểu
cảm giác của họ. Hãy nhìn sự việc dưới quan điểm của họ. Có thể điều này sẽ
khiến bạn thấy khó khăn do những cảm xúc của bản thân. Tuy nhiên, những
người biết kiềm chế những cảm xúc của mình mới có thể đồng cảm với người
khác được.
10. Đừng phàn nàn
Không gì tồi tệ hơn là làm việc với một người chỉ biết phàn nàn. Nếu muốn
trút tâm sự về điều gì đó, cách tốt nhất là viết nhật ký. Trường hợp muốn trò
chuyện với người thân hay bạn bè thì hãy nói một cách ngắn gọn. Đừng làm
người khác bực mình nếu bạn không muốn bị mang tiếng là hay phàn nàn.
Kết luận:
Có thể bạn chưa biết nhưng thời gian bạn ở công sở có khi còn nhiều hơn
thời gian bạn hoạt động ở nhà. Vì thế, hãy giao tiếp ứng xử thật khéo léo để tạo
cảm giác thoải mái cho chính mình và tăng hiệu quả cho cồng việc. Với những
gợi ý trên đây, chúng tôi hi vọng bạn sẽ có những mối quan hệ tốt đẹp trong môi
trường công sở của mình.
1.2.5. Kỹ năng làm việc nhóm
 Làm việc nhóm có thể hiểu một cách đơn giản là nhiều người cùng nhau kết
hợp để thực tốt một nhiệm vụ hướng tới một mục tiêu chung. Cách làm việc này
sẽ giúp các cá nhân bổ sung những thiếu sót cho nhau và hoàn thiện bản thân.
Trong quá trình học tập, sinh viên chúng mình thường xuyên làm việc nhóm.
Vậy:
Làm sao để công việc của nhóm đạt hiệu quả cao nhất?
Các thành viên phải có kỹ năng làm việc nhóm như thế nào?
Để trả lời những câu hỏi đó. Chúng ta hãy cùng áp dụng những phương pháp sau
nhé:
1/ LẮNG NGHE NGƯỜI KHÁC
Cần biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác để thấy điểm tốt và
chưa tốt, cùng nhau thảo luận, đóng góp để có kết quả làm việc hiệu quả.
2/ TỔ CHỨC - PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Cùng trao đổi để phân công công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh
trong nhóm, phân chia khối lượng công việc đồng đều giữa các thành viên và đảm
bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
3/ THUYẾT PHỤC, TRÌNH BÀY
Hãy trình bày ý kiến, hiểu biết của bạn, chia sẻ những kiến thức bạn có để
cùng nhau đưa ra phương pháp phù hợp nhất để giải quyết vấn đề.
4/ TÔN TRỌNG VÀ GIÚP ĐỠ LẪN NHAU
Làm việc nhóm thì tất cả các thành viên đều phải biết trợ giúp và tôn trọng
lẫn nhau trong công việc, nếu đồng đội của mình gặp khó khăn hãy sẵn sàng chia
sẻ, giúp đỡ họ, việc làm này sẽ tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm
lại với nhau.
5/ CÓ TRÁCH NHIỆM VỚI CÔNG VIỆC CỦA MÌNH
Làm việc một mình hay nhóm bạn cũng cần luyện cho mình sự trách nhiệm
với công việc. Khi làm việc một mình, kết quả không tốt thì chỉ bạn chịu trách
nhiệm, nhưng làm việc nhóm thì khác, nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành
nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể.
 6/ KHEN NGỢI, ỦNG HỘ NHỮNG CỐ GẮNG, NỖ LỰC CỦA CÁC
THÀNH VIÊN
Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm
thấy công sức của mình được trân trọng, từ đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản
thân. Vì vậy nếu thấy được sự cố gắng của các thành viên trong nhóm thì bạn
đừng ngừng ngại dành những lời khen cho họ.
7/ HÃY LUÔN ĐÚNG GIỜ
Hãy luôn đúng giờ, điều đó sẽ giúp cho các thành viên khác trong nhóm
không phải chờ đợi bạn hay phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo
luận trước đó. Điều đó cũng thể hiện mình tôn trọng nhóm.
Nắm rõ và vận dụng được 7 lưu ý trên, vấn đề làm việc nhóm sẽ trở nên hiệu
quả hơn bao giờ hết, hạn chế được những áp lực, bất đồng trong quá trình làm
việc nhóm, giúp cho mỗi cá nhân đề cao tinh thần tập thể, nâng cao hiệu quả công
việc và sự gắn bó.
 * Những điểm cần hoàn thiện
Để có thể hoàn thiện hơn. Chúng ta có thể liệt kê ra một số điểm cần phải
hoàn thiện hơn trong kỹ năng làm việc nhóm hiện nay của nhiều nhân viên:
Thái độ và quan điểm về sự hợp tác
Một tâm lý chung khi một người hợp tác làm việc với đám đông, đó là sợ
bị mất quyền lợi của bản thân mình. Từ đây dẫn đến tâm lý: tôi luôn đúng, chỉ có
tôi mới làm việc này một cách tốt nhất, và vì thế, tôi là người có công lao lớn
nhất. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến việc nối kết các thành viên trong nhóm lại.
Khó khăn phát sinh cả về mặt nhận thức vấn đề và việc đưa ra giải pháp, vì ai
cũng tự cho mình là trung tâm nổi bật, là “tài sản quý giá” của nhóm.
Chưa thấu hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân
Việc thấu hiểu vai trò của mình trong việc tương tác với đồng nghiệp khác
rất quan trọng. Để tạo được sự tín nhiệm đối với các thành viên còn lại trong
nhóm, thì chúng ta phải thể hiện cũng như nhận thức một cách chủ động về vai
trò của mình trong tập thể. Điều này có lợi khi người đứng đầu nhóm phân công
công việc cho các thành viên. Nếu biết rõ về bạn, họ sẽ có quyết định chính xác
hơn, dẫn đến kết quả mỹ mãn hơn.
Năng lực lãnh đạo của người trưởng nhóm
Nói rộng ra, chúng ta có thể hiểu trưởng nhóm ở đây là người quản lý, nhà
lãnh đạo doanh nghiệp… Điều đương nhiên là với một nhóm tập thể thì yếu tố
lãnh đạo, dẫn dắt luôn rất quan trọng. Người trưởng nhóm phải đóng vai
trò là chất xúc tác kết nối các thành viên trong cùng một nhóm. Đặc biệt, trưởng
nhóm cũng phải có khả năng quyết định, tiếp thu ý kiến và đặt ra những mục tiêu
phù hợp cho năng lực chung của nhóm mình.
 CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG QUẢN LÝ CẢM XÚC

2.1. Khái niệm chung về cảm xúc

2.1.1. Khái niệm về cảm xúc và cảm xúc trí tuệ
a. Khái niệm về cảm xúc
Cảm xúc là sự phản ứng, là sự rung động của con người trước tác động của
ngoại cảnh. Có nghĩa là cảm xúc là yếu tốt bên trong và chỉ xuất hiện khi có tác
động của các yếu tố bên ngoài.
Nhiều người cho rằng cảm xúc tiêu cực là phần cảm xúc xấu. Tuy nhiên
khi nói về phạm trù cảm xúc mọi việc chỉ mang tính chất tương đối, mỗi góc nhìn
khác nhau sẽ có đánh giá khác nhau

* Các khía cạnh khác nhau của cảm xúc

- Cảm xúc của mỗi người là khác nhau: Với mỗi người khác nhau thì cách
họ phản ứng lại với cùng 1 sự việc là khác nhau. Chẳng ai có thể định nghĩa chính
xác cảm xúc là gì. Cũng chẳng ai có thể đo được mức độ tác động của cảm xúc.
Nhưng tôi chắc chắn 1 điều bạn có cảm xúc và tôi cũng vậy.
- Cảm xúc có 2 mặt tích cực và tiêu cực. Cách chúng ta biểu lộ cảm xúc thể
hiện cách chúng ta phản ứng lại với tác động từ bên ngoài. Cảm xúc sẽ điều
hướng hành động. Vì vậy mục tiêu của bài viết là giúp các bạn hiểu rõ cảm xúc là
gì. Qua đó giúp các bạn quản trị cảm xúc, tiết chế và điều chỉnh nó một cách phù
hợp, mang lại kết quả tích cực.
- Cảm xúc của con người.
 Chúng ta nghe rất nhiều về các định nghĩa của cả xúc là gì. Càng ngày càng
có nhiều những loại cảm xúc mới ra đời. Cảm xúc của con người được nghiên
cứu rất kĩ càng, và trở thành 1 ngành khoa học. Cảm xúc của con người được chia
làm cả xúc ẩn giấu và cảm xúc bộc lộ.
Cảm xúc ẩn giấu là loại cảm giác của con người. Họ có phản ứng lại tác
động của thế giới quan. Thế như họ không biểu lộ nó ra bên ngoài thông qua cử
chỉ và hành động. Đôi khi chúng ta hay gọi nó là cảm xúc đè nén. Đây là một
trong những loại cảm xúc đa phần có tác động tiêu cực.
Cảm xúc bộc lộ là loại cảm xúc của con người. Chúng được bộc lộ trực tiếp
qua gương mặt, cử chỉ và hành động của người bị tác động. Cách họ thể hiện cảm
xúc sẽ cho phép người đối diện đoán biết được tính cách, và hành động sắp diễn
ra của người bị tác động.
Cảm xúc là thứ khó điều khiển nhất của con người. Cho dù bạn là người sắt
thì bạn cũng bị rung động. Cảm xúc là đối trọng lớn nhất của lý trí. Đa số những
người bình thường họ thường sống theo cả xúc nhiều hơn. Vì vậy nếu bạn khai
thác được điểm này bạn sẽ dễ dàng điều khiển được hành vi của người khác.

Cảm xúc là gì? Đơn giản cảm xúc là phản ứng, rung động tự nhiên của con
người trước ngoại cảnh. Bất kì ai cũng có cảm xúc. Cảm xúc điều khiển hành vi
của bạn. Nó có hai mặt tích cực và tiêu cực. Nhiệm vụ của bạn là biết điều chỉnh
cảm xúc ở mức thích hợp để tạo ra điều tích cực.
 Cảm xúc là phản ứng, là sự rung động của con người trước tác động của
yếu tố ngoại cảnh. Nói một cách khác, một cái gì đó xảy ra trong môi trường của
bạn và bộ não của bạn diễn giải nó. Nếu nó được coi là một mối đe dọa, não sẽ
tiết ra các hormone gây căng thẳng bao gồm adrenaline và cortisol. Những điều
này sẽ dẫn bạn đến cảm giác như sợ hãi, lo lắng và / hoặc tức giận. Nếu não diễn
giải tình huống là bổ ích, nó sẽ giải phóng các hoóc môn khiến bạn cảm thấy tốt
như oxytocin, dopamine và serotonin. Bạn sẽ cảm thấy những cảm xúc như hạnh
phúc, vui vẻ, hứng thú và / hoặc kích thích.
Theo cuốn sách “Khám phá tâm lý học” của Don Hockenbury và Sandra E.
Hockenbury, cảm xúc là một trạng thái tâm lý phức tạp bao gồm ba thành phần
riêng biệt: trải nghiệm chủ quan, phản ứng sinh lý và phản ứng hành vi hoặc biểu
cảm.
Ngoài việc cố gắng xác định cảm xúc là gì, các nhà nghiên cứu cũng đã cố
gắng xác định và phân loại các loại cảm xúc khác nhau:
Năm 1972, nhà tâm lý học Paul Eckman cho rằng có sáu cảm xúc cơ bản
phổ biến: sợ hãi, ghê tởm, giận dữ, bất ngờ, hạnh phúc và buồn bã.
Năm 1999, ông đã mở rộng thêm danh sách này, bao gồm bối rối, phấn
khích, khinh miệt, xấu hổ, tự hào, hài lòng và vui chơi.
Như bạn đã biết, cảm xúc có thể tích cực hoặc tiêu cực. Cụ thể như sau:
+ Những cảm xúc tích cực như niềm vui, tình yêu và kết quả bất ngờ từ
phản ứng của chúng ta đối với các sự kiện mong muốn. Tại nơi làm việc, những
cảm xúc này có được đạt được mục tiêu hoặc nhận được lời khen ngợi từ cấp
trên. Các cá nhân trải qua một cảm xúc tích cực có thể cảm thấy yên bình, hài
lòng và bình tĩnh. Kết quả là, nó có thể khiến bạn cảm thấy thỏa mãn và hài
lòng. Cảm xúc tích cực đã được chứng minh là loại bỏ một người lạc quan, và
trạng thái cảm xúc tích cực có thể làm cho những thách thức khó khăn cảm thấy
có thể đạt được hơn
Những cảm xúc tiêu cực như giận dữ, sợ hãi và buồn bã có thể xuất phát
từ những sự kiện không mong muốn. Tại nơi làm việc, những sự kiện này có thể
bao gồm việc không nghe ý kiến của bạn, thiếu kiểm soát đối với môi trường
hàng ngày của bạn và tương tác khó chịu với đồng nghiệp, khách hàng và cấp
trên. Cảm xúc tiêu cực đóng một vai trò trong quá trình xung đột, với những
người có thể kiểm soát cảm xúc tiêu cực của họ thấy mình có ít xung đột hơn so
với những người không.
b. Khái niệm trí tuệ cảm xúc
Trí thông minh cảm xúc (EQ) hoặc khả năng thấu hiểu cảm xúc là một kỹ
năng quan trọng, bất kể bạn đang công tác tại ngành nghề nào, ở cấp bậc nhân
viên hay vị trí lãnh đạo. Trí tuệ cảm xúc không phải là bẩm sinh, bạn có thể rèn
luyện chúng mỗi ngày. Và bằng cách đó, bạn có thể đạt được lợi thế hơn những
đồng nghiệp khác bởi vì bạn hoàn toàn làm chủ được cảm xúc của mình, bạn có
thể hợp tác cùng những người khó tính và giải quyết các vấn đề phức tạp.
Eric Lupton – CEO của Life Saver Pool Fence chia sẻ: “Thấu hiểu cảm xúc
của mình, điều khiển chúng và hiểu cảm xúc của người khác có thể xem là giá trị
cốt lõi nhất trong khi làm việc nhóm”. Trong một nghiên cứu được công bố trên
tờ Journey of Vocational Behavior, Joseph C.Rode – Giáo sư ngành quản lý tại
trường kinh doanh Farmer thuộc đại học Miami bang Ohio và các cộng sự của
ông đã khám phá ra trí tuệ cảm xúc có sự liên kết đến mức thu nhập cao hơn và
gia tăng mức độ hài lòng trong công việc.
EQ có khả năng thúc đẩy thành công trong sự nghiệp, đặc biệt là khi bạn
cần nó để điều hòa các mối quan hệ tại nơi làm việc. Và không nhầm đâu, EQ
chính là một trong số những kỹ năng công việc được dự đoán sẽ cực HOT vào
năm 2022, khi các nhà tuyển dụng đang ngày càng tìm kiếm những ứng viên có
sự linh hoạt và thích ứng tốt với mọi tình huống, vị trí và điều kiện làm việc.
Lupton đưa ra nhận định trí tuệ cảm xúc là khả năng nhận thức, quản lý và
kiểm soát những cảm xúc của bạn, bao gồm sự đồng cảm với người khác. EQ
quan trọng với bất kỳ mức độ quan hệ nào, từ cá nhân cho đến chuyên nghiệp.
Tương tự, Rode cũng nhấn mạnh trí tuệ cảm xúc là điểm giao thoa giữa
cảm xúc và những gì tổng quan nhất về tinh thần. “EQ cũng có thể được hiểu
rộng ra là khi một người chủ động suy nghĩ về cảm xúc hoặc dùng cảm xúc như
là một thông tin quan trọng trong cách ứng xử tương tự với những thông tin khác,
chẳng hạn như ý kiến, sự kiện”. Thật tuyệt vời khi bạn điều khiển được trí tuệ
cảm xúc và các kỹ năng liên quan trong công việc của mình, bởi vì mỗi một nhân
viên đều là một mắt xích vận hành quan trọng của doanh nghiệp.
Trí tuệ cảm xúc bao gồm khả năng sử dụng cảm xúc để gia tăng động lực
và sự tập trung, nó cũng bao gồm khả năng tách rời khỏi những cảm xúc mạnh
mẽ nhất thời khi cần thiết để tập trung tốt hơn vào nhiệm vụ trước mắt. Chắc chắn
bạn sẽ không muốn bị gắn mác là một người quá cảm tính khi lập kế hoạch mục
tiêu và giao tiếp với cấp dưới của mình. Vì thế, bản thân người lãnh đạo phải đặc
biệt lưu tâm đến những cảm xúc tiêu cực có thể nảy sinh tại nơi làm việc hoặc
phản hồi lại chúng theo một cách tiêu cực.
2.1.2. Phân loại cảm xúc
Có nhiều loại cảm xúc khác nhau gây ảnh hưởng đến cách chúng ta sống và
tương tác với những người khác. Đôi khi, có vẻ như chúng ta bị chi phối bởi
những cảm xúc này. Những lựa chọn chúng ta đưa ra, những hành động chúng ta
thực hiện và những nhận thức chúng ta có được đều chịu ảnh hưởng bởi những
cảm xúc mà chúng ta đang trải qua ở bất cứ thời điểm nào.
Các nhà tâm lý học đã cố gắng xác định các loại cảm xúc khác nhau mà
con người trải nghiệm. Một vài học thuyết khác đã được đưa ra để phân loại và
giải thích các cảm xúc mà con người cảm nhận.
Cảm xúc cơ bản: Trong suốt những năm 1970, nhà tâm lý học Paul
Eckman đã xác định được sáu loại cảm xúc cơ bản mà ông cho rằng đã được trải
qua trong tất cả các nền văn hóa. Những cảm xúc được ông tìm ra là hạnh phúc,
buồn bã, ghê tởm, sợ hãi, ngạc nhiên và giận dữ. Sau đó ông đã mở rộng danh
sách các loại cảm xúc cơ bản của mình bao gồm các cảm xúc như tự hào, xấu hổ,
ngượng ngùng và phấn khích.
Kết hợp cảm xúc: Nhà tâm lý học Robert Plutchik đã đưa ra mô hình “bánh
xe cảm xúc” hoạt động giống như bánh xe màu sắc. Các loại cảm xúc có thể được
kết hợp với nhau để tạo thành các cảm xúc khác nhau, giống như các loại màu sắc
có thể được pha trộn để tạo ra các sắc thái khác. Theo học thuyết này, các cảm
xúc cơ bản hoạt động giống như các khối xếp hình. Những cảm xúc phức tạp hơn,
đôi khi lẫn lộn, là sự pha trộn của nhiều loại cảm xúc cơ bản hơn. Ví dụ, những
cảm xúc cơ bản như niềm vui và sự tin tưởng có thể kết hợp để tạo nên tình yêu.

Một nghiên cứu năm 2017 đã chỉ ra rằng có nhiều loại cảm xúc cơ bản hơn
so với trước đây. Trong một nghiên cứu được công bố của Viện Hàn lâm Khoa
học Quốc gia Hoa Kỳ (Proceedings of National Academy of Sciences), các nhà
nghiên cứu đã tìm ra được 27 loại cảm xúc khác nhau. Tuy nhiên, thay vì khác
biệt hoàn toàn, các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng con người trải qua những
cảm xúc này một cách rộng lớn hơn nhiều so với trước đây.
Chúng ta hãy cùng đi vào một cái nhìn cụ thể hơn về các loại cảm xúc cơ
bản và khám phá những ảnh hưởng của chúng lên hành vi của con người!
 * Hạnh phúc
Trong tất cả các loại cảm xúc khác nhau, hạnh phúc có chiều hướng được
mọi người phấn đấu đạt được nhất. Hạnh phúc được định nghĩa là một trạng thái
cảm xúc dễ chịu mà đặc trưng bởi cảm giác của sự mãn nguyện, niềm vui, hài
lòng, thỏa mãn và sự khỏe mạnh. Nghiên cứu về hạnh phúc đã tăng lên đáng kể từ
những năm 1960 trong một số môn học, bao gồm một phân ngành của tâm lý học
được biết đến là tâm lý học tích cực (positive psychology).
- Loại cảm xúc này đôi khi được thể hiện qua:
+ Biểu hiện của khuôn mặt như nụ cười.
+ Ngôn ngữ cơ thể như là tư thế thoải mái.
+ Giọng nói dịu dàng, vui vẻ.
Trong khi hạnh phúc được xem là một trong những cảm xúc cơ bản của
con người, thì những điều chúng ta nghĩ sẽ tạo ra hạnh phúc có xu hướng bị ảnh
hưởng nặng nề bởi văn hóa. Ví dụ, những ảnh hưởng của văn hóa đại chúng có
xu hướng nhấn mạnh rằng việc đạt được một điều nhất định như mua một ngôi
nhà hoặc có một công việc với mức lương cao sẽ dẫn đến hạnh phúc. Thực tế,
những gì góp phần tạo nên niềm hạnh phúc thường rất phức tạp và mang tính cá
nhân cao.
Từ lâu mọi người đã tin rằng hạnh phúc và sức khỏe có sự liên kết với
nhau, và nghiên cứu đã ủng hộ ý kiến ấy rằng hạnh phúc có thể đóng một vai trò
trong sức khỏe thể chất lẫn tinh thần. Hạnh phúc được gắn liền với hàng loạt kết
quả bao gồm việc tăng tuổi thọ và tăng sự thỏa mãn trong hôn nhân.
Ngược lại, sự bất hạnh có mối liên quan đến hàng loạt các kết quả của tình
trạng sức khỏe kém. Ví dụ, căng thẳng, lo âu, trầm cảm và cô đơn đều có liên
quan tới việc giảm khả năng miễn dịch, tăng khả năng mắc các bệnh viêm và
giảm tuổi thọ trung bình.
* Nỗi buồn
Buồn là một loại cảm xúc khác, thường được định nghĩa là trạng thái cảm
xúc nhất thời, đặc trưng bởi cảm giác thất vọng, đau buồn, tuyệt vọng, mất hứng
thú và tâm trạng chán nản.
 Giống như các loại cảm xúc khác, nỗi buồn là điều mà tất cả mọi người đôi
lúc trải qua. Trong một số trường hợp, người ta có thể trải qua nỗi buồn trong thời
gian kéo dài và nghiêm trọng mà có thể dẫn đến trầm cảm.
Nỗi buồn có thể được thể hiện qua một số phương thức:
+ Tâm trạng chán nản
+ Sự trầm lặng
+ Sự thờ ơ
+ Cô lập bản thân với những người khác
+ Khóc
Việc phân loại và mức độ nghiêm trọng của nỗi buồn có thể khác nhau tùy
thuộc vào nguyên nhân gốc rễ và cách mọi người đối mặt với cảm xúc cũng có
thể khác nhau.
Nỗi buồn có thể khiến mọi người sử dụng các cơ chế đối phó như tránh xa
người khác, tự điều trị và nghiền ngẫm những suy nghĩ tiêu cực. Những hành vi
như vậy có thể làm tăng thêm cảm giác buồn bã và kéo dài khoảng thời gian.
* Sợ hãi
Sợ hãi là một cảm xúc mạnh mẽ có thể đóng vai trò quan trọng trong sự
sống còn. Khi bạn đối mặt với một số nguy hiểm và cảm thấy sợ, bạn sẽ trải qua
những gì được gọi là phản ứng đánh hay tránh (còn được biết đến là phản ứng
căng thẳng cấp tính). Cơ bắp của bạn sẽ căng ra, nhịp tim và nhịp thở tăng và tâm
trí của bạn sẽ trở nên cảnh giác hơn, thúc đẩy cơ thể bạn chạy xa khỏi sự nguy
hiểm hoặc đứng lên và chống lại. Phản ứng này giúp đảm bảo rằng bạn chuẩn bị
sẵn sàng để đối mặt với các mối đe dọa trong môi trường sống của mình.
Những biểu hiện của loại cảm xúc này gồm có:
+ Biểu cảm khuôn mặt như mở to mắt và thu cằm lại.
+ Cố gắng che giấu hoặc chối bỏ những mối đe dọa.
+ Những phản ứng sinh lý như thở gấp và tim đập mạnh.
Tất nhiên, không phải ai cũng trải qua nỗi sợ theo cùng một cách. Một số
người có thể rất nhạy cảm với nỗi sợ và một vài tình huống hoặc đối tượng nhất
định có thể có khả năng gây ra cảm xúc sợ hãi hơn.
 Sợ hãi là phản ứng cảm xúc đối với một mối đe dọa tức thì. Chúng ta có thể
hình thành một phản ứng tương tự đối với những mối đe dọa có thể đoán trước
hoặc thậm chí là những suy nghĩ của chúng ta về những nguy cơ tiềm ẩn và đây
gọi là lo âu. Ví dụ, Hội chứng sợ xã hội (Social anxiety), có liên quan đến nỗi sợ
các tình huống xã hội.
Mặt khác, một số người lại tìm kiếm các tình huống gây sợ hãi. Những
môn thể thao mạo hiểm và những trò cảm giác mạnh khác có thể gây ra sự sợ hãi,
nhưng một số người dường như cảm thấy sảng khoái và thậm chí còn thích thú
với những cảm giác này.
Tiếp xúc nhiều lần với một đối tượng hoặc tình huống sợ hãi có thể dẫn
đến sự quen thuộc và thích nghi, điều này có thể làm giảm cảm xúc sợ hãi và lo
âu. Đây là ý tưởng đằng sau liệu pháp phơi nhiễm, mà mọi người dần dần tiếp
xúc với những thứ khiến họ sợ hãi một cách có kiểm soát và an toàn. Dần dần,
nỗi sợ sẽ giảm đi.
* Ghê tởm
Ghê tởm là một trong sáu cảm xúc cơ bản ban đầu được mô tả bởi Eckman.
Ghê tởm được thể hiện qua một số cách thức như:
+ Tránh xa đối tượng gây ghê tởm
+ Phản ứng thể lý như buồn nôn hoặc ói mửa
+ Biểu cảm khuôn mặt như nhăn mũi và môi trên cong lên
Cảm giác ghê tởm có thể bắt nguồn từ nhiều thứ, bao gồm vị, cảnh tượng
và mùi gây khó chịu. Những nhà nghiên cứu tin rằng cảm xúc này phát triển như
một phản ứng đối với thức ăn có thể gây hại hoặc gây tử vong. Ví dụ, khi mọi
người ngửi hoặc nếm thử thức ăn bị ôi thiu, cảm giác ghê tởm là một phản ứng
điển hình.
Vệ sinh kém, sự nhiễm trùng, máu, sự thối rữa và cái chết cũng có thể gây
ra phản ứng ghê tởm. Điều này chính là cách giúp cơ thể tránh khỏi những thứ có
thể mang đến bệnh truyền nhiễm. Mọi người cũng có thể trải qua sự ghê tởm về
đạo đức khi họ quan sát những người khác thực hiện những hành vi mà họ cảm
thấy khó chịu, vô đạo đức hoặc xấu xa.
 * Giận dữ
Giận dữ có thể là một cảm xúc đặc biệt mạnh mẽ đặc trưng bởi cảm giác
thù địch, kích động, thất vọng và sự phản kháng đối với những người khác. Giống
với cảm giác sợ hãi, giận dữ có thể là một phần trong phản ứng đánh hay tránh
(fight or flight response) của cơ thể. Khi một mối đe dọa gây ra cảm giác giận dữ,
bạn có thể sẵn sàng chiến đấu với nguy hiểm và bảo vệ chính bản thân mình.
Sự giận dữ thường được thể hiện qua:
+ Biểu cảm khuôn mặt như cau mày và trừng mắt.
+ Ngôn ngữ cơ thể như là tư thế đứng nặng nề hoặc né tránh một số người.
+ Giọng nói như là nói chuyện cộc cằn hoặc la hét.
+ Phản ứng sinh lý như là đổ mồ hôi hoặc đỏ mặt.
+ Những hành vi gây hấn như đánh, đá, hoặc ném đồ vật.
Trong khi sự giận dữ thường được xem như là một cảm xúc tiêu cực, nó
thỉnh thoảng có thể là một điều tốt. Nó có thể mang tính xây dựng trong việc làm
rõ nhu cầu của bạn trong một mối quan hệ và nó cũng có thể thúc đẩy bạn hành
động và tìm kiếm giải pháp đối với những thứ đang làm phiền bạn.
Tuy nhiên, sự giận dữ có thể trở thành một vấn đề, khi nó quá mức hoặc
được thể hiện theo những cách không lành mạnh, nguy hiểm hoặc gây hại cho
những người khác. Sự giận dữ không kiểm soát có thể nhanh chóng chuyển sang
sự gây hấn, lạm dụng và bạo lực.
Loại cảm xúc này có thể có những hậu quả cả về tinh thần lẫn thể chất. Sự
giận dữ không có kiểm soát có thể gây khó khăn cho việc thực hiện những quyết
định lý trí và thậm chí có thể có sự ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất của bạn.
Sự tức giận có liên quan đến các bệnh mạch vành và bệnh tiểu đường. Nó
cũng có thế liên quan đến những hành vi gây ra những rủi ro cho sức khỏe như lái
xe hung hăng, uống rượu và hút thuốc.
* Ngạc nhiên
Ngạc nhiên là một trong sáu loại cảm xúc cơ bản được mô tả bởi Eckman.
Sự bất ngờ thường diễn ra rất ngắn và được đặc trưng bởi phản ứng sinh lý như là
giật mình sau những điều diễn ra bất ngờ.
 Loại cảm xúc này có thể tích cực, tiêu cực hoặc trung tính. Ví dụ, về một
sự bất ngờ khó chịu, có thể kể đến một số người nhảy ra từ phía sau một cái cây
và dọa bạn khi bạn đi đến xe của mình vào ban đêm. Một ví dụ về sự ngạc nhiên
dễ chịu là về đến nhà và thấy những người bạn thân thiết của mình đang tụ họp lại
để chúc mừng sinh nhật bạn
Sự ngạc nhiên thường được diễn tả bởi:
+ Biểu cảm khuôn mặt như là nhướng mày, mở to mắt và miệng mở rộng
+ Phản ứng thể lý như là nhảy lùi lại phía sau
+ Những phản ứng bằng miệng như la hét, thét lên và nín lặng
Ngạc nhiên là một loại cảm xúc có thể gây ra phản ứng đánh hay tránh
(fight or flight response). Khi giật mình, mọi người có thể sản sinh ra hóc môn
adrenaline để giúp cho cơ thể chuẩn bị sẵn sàng để chống lại hoặc chạy trốn.
Ngạc nhiên có thể có những tác động quan trọng đến hành vi của con
người. Ví dụ, nghiên cứu đã chỉ ra rằng mọi người có xu hướng chú ý nhiều đến
những sự kiện xảy ra bất ngờ. Đó là lý do tại sao những sự kiện bất ngờ và khác
thường trong tin tức thường có xu hướng nổi bật và dễ gây sự chú ý trong trí nhớ
hơn là những điều khác. Nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng mọi người có xu
hướng bị ảnh hưởng nhiều bởi những cuộc tranh luận bất ngờ và học được nhiều
điều từ những thông tin bất ngờ ấy.
* Các loại cảm xúc khác
Sáu loại cảm xúc cơ bản được mô tả bởi Eckman chỉ là một phần của nhiều
loại cảm xúc khác nhau mà mọi người có khả năng sẽ trải qua. Học thuyết của
Eckman chỉ ra rằng những cảm xúc cốt lõi này rất phổ biến khắp các nền văn hóa
trên toàn thế giới. Tuy nhiên, những học thuyết khác và nghiên cứu mới tiếp tục
phát hiện ra nhiều loại cảm xúc khác nhau và cách chúng được phân loại.
Eckman sau đó đã thêm một số loại cảm xúc khác vào danh sách của ông
ấy nhưng cho rằng những cảm xúc này không giống với sáu loại cảm xúc ban đầu
của ông, không phải tất cả các loại cảm xúc này đều có thể được mã hóa thông
qua biểu cảm khuôn mặt. Một số loại cảm xúc ông ấy đã phát hiện ra sau đó:
+ Cảm giác thích thú
 + Cảm giác mãn nguyện
+ Cảm giác phấn khích
+ Cảm giác khinh thường
+ Cảm giác bối rối
+ Cảm giác khuây khỏa
+ Cảm giác tự hào về thành tựu
+ Cảm giác tội lỗi
+ Cảm giác hài lòng
+ Cảm giác xấu hổ
* Những học thuyết cảm xúc khác
Cũng như nhiều khái niệm trong tâm lý học, không phải tất cả các nhà lý
thuyết đều đồng ý với cách phân loại các cảm xúc hoặc các loại cảm xúc cơ bản
thật sự là gì. Trong khi học thuyết của Eckman là một trong những học thuyết nổi
tiếng, những nhà lý thuyết khác đã đưa ra những quan điểm riêng của họ về các
loại cảm xúc đã tạo ra những trải nghiệm cốt lõi của con người.
Ví dụ, một số nhà nghiên cứu đã cho rằng chỉ có hai hoặc ba loại cảm xúc
cơ bản. Những nhà nghiên cứu khác cho rằng các loại cảm xúc tồn tại theo một
thứ bậc. Các loại cảm xúc cấp một như tình yêu, vui mừng, ngạc nhiên, giận dữ
và buồn bã có thể được chia nhỏ thành những cảm xúc cấp hai. Ví dụ, tình yêu,
bao hàm các loại cảm xúc cấp hai như là cảm giác yêu mến và niềm khao khát
mãnh liệt.
Những loại cảm xúc cấp hai này có thể được chia nhỏ ra thành các loại cảm
xúc cấp ba. Cảm xúc cấp hai của cảm giác yêu mến bao gồm các cảm xúc cấp ba
như là sự yêu thích, quan tâm, lòng trắc ẩn và lòng nhân hậu.
Một cuộc nghiên cứu gần đây cho rằng có ít nhất 27 loại cảm xúc khác
nhau, tất cả đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Sau khi phân tích phản ứng của
hơn 800 nam giới với hơn 2000 đoạn video, những nhà nghiên cứu đã tạo ra một
bản đồ tương tác để chứng minh những loại cảm xúc này có liên quan với nhau
như thế nào.
 “Chúng tôi đã phát hiện có tới 27 cảm xúc khác nhau, chứ không phải là
sáu, thực sự cần thiết để giải thích cách mà hàng trăm người bộc lộ cảm xúc trong
phản ứng đối với từng video” nhà nghiên cứu cấp cao Dacher Keltner, trưởng
khoa của Trung tâm Khoa học Greater Good giải thích.
Mặt khác, cảm xúc không phải là những trạng thái xảy ra một cách riêng
biệt. Thay vào đó, nghiên cứu cho rằng những sắc thái của cảm xúc và những cảm
giác khác nhau này có mối liên hệ mật thiết với nhau.
Alan Cowen, tác giả chính của cuộc nghiên cứu và nghiên cứu sinh về khoa
học thần kinh tại UC Berkeley cho rằng việc làm rõ bản chất của cảm xúc có thể
đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà khoa học, nhà tâm lý học và
các bác sĩ hiểu thêm về cách cảm xúc thúc đẩy hoạt động của não bộ, hành vi và
tâm trạng. Bằng cách xây dựng sự hiểu biết tốt hơn về những trạng thái cảm xúc
này, ông ấy hy vọng các nhà nghiên cứu có thể phát triển những biện pháp điều
trị tiên tiến cho căn bệnh tâm thần.
2.1.3. Vai trò và chức năng của các loại cảm xúc
a. Vai trò của cảm xúc
* Cảm xúc có thể thúc đẩy chúng ta hành động
Khi phải đối mặt với một bài kiểm tra, bạn có thể cảm thấy rất lo lắng về
việc liệu bạn sẽ thực hiện tốt và bài kiểm tra sẽ tác động đến kết quả tổng kết cuối
cùng của bạn như thế nào. Vì những phản ứng cảm xúc này, bạn có thể có nhiều
khả năng nghiên cứu. Vì bạn đã trải qua một cảm xúc đặc biệt, bạn có động lực để
hành động và làm điều gì đó tích cực để cải thiện cơ hội đạt điểm cao.
Chúng ta cũng có xu hướng thực hiện một số hành động nhất định để trải
nghiệm cảm xúc tích cực và giảm thiểu khả năng tạo ra những cảm xúc tiêu cực.
Ví dụ, bạn có thể tìm kiếm các hoạt động xã hội hoặc sở thích mang lại cho bạn
cảm giác hạnh phúc, mãn nguyện và phấn khích. Mặt khác, bạn có thể sẽ tránh
các tình huống có khả năng dẫn đến buồn chán, buồn bã hoặc lo lắng.
 * Cảm xúc giúp chúng ta sống sót, phát triển và tránh nguy hiểm
Cảm xúc là sự thích nghi cho phép cả con người và động vật sống sót và
sinh sản. Khi chúng ta tức giận, chúng ta có khả năng phải đối mặt với nguồn gốc
của sự cáu kỉnh. Khi chúng ta trải qua nỗi sợ hãi, chúng ta có nhiều khả năng
chạy trốn khỏi mối đe dọa. Khi chúng ta cảm thấy tình yêu, chúng ta có thể tìm
kiếm một người bạn đời và sinh sản.
Cảm xúc phục vụ một vai trò thích nghi trong cuộc sống của chúng ta bằng
cách thúc đẩy chúng ta hành động nhanh chóng và thực hiện các hành động sẽ tối
đa hóa cơ hội sống sót và thành công của chúng ta.
* Cảm xúc có thể giúp chúng ta đưa ra quyết định
Cảm xúc của chúng ta có ảnh hưởng lớn đến các quyết định chúng ta đưa
ra, những cảm xúc vui vẻ có thể khiến chúng ta đưa ra quyết định đúng còn khi
chúng ta trải qua những cảm xúc tiêu cực sẽ dễ khiến cho chúng ta đưa ra những
quyết định sai lầm.
Các nhà nghiên cứu cũng phát hiện ra rằng những người bị tổn thương não
nhất định ảnh hưởng đến khả năng trải nghiệm cảm xúc cũng bị giảm khả năng
đưa ra quyết định tốt.
Ngay cả trong những tình huống mà chúng tôi tin rằng quyết định của mình
được hướng dẫn hoàn toàn bằng logic và sự hợp lý, nhưng cảm xúc vẫn đóng một
vai trò then chốt. Hiểu và quản lý, kiểm soát được cảm xúc của chúng ta đóng
một vai trò quan trọng trong việc ra quyết định.
* Cảm xúc cho phép người khác hiểu chúng ta
 Khi chúng ta tương tác với người khác, điều quan trọng là đưa ra manh mối
để giúp họ hiểu cảm giác của chúng ta. Những tín hiệu này có thể liên quan đến
biểu hiện cảm xúc thông qua ngôn ngữ cơ thể, chẳng hạn như các biểu cảm khuôn
mặt khác nhau được kết nối với những cảm xúc cụ thể mà chúng ta đang trải qua.
Trong các trường hợp khác, nó có thể liên quan trực tiếp đến việc chúng ta
cảm thấy như thế nào. Khi chúng ta nói với bạn bè hoặc thành viên gia đình rằng
chúng tôi đang cảm thấy vui, buồn, phấn khích hoặc sợ hãi, chúng ta đang cung
cấp cho họ thông tin quan trọng mà sau đó họ có thể sử dụng để hành động.
* Cảm xúc cho phép chúng ta hiểu người khác
Giống như cảm xúc của chính chúng ta cung cấp thông tin có giá trị cho
người khác, những biểu hiện cảm xúc của những người xung quanh cung cấp cho
chúng ta rất nhiều thông tin xã hội. Giao tiếp xã hội là một phần quan trọng trong
cuộc sống và các mối quan hệ hàng ngày của chúng ta, và có thể diễn giải và phản
ứng với cảm xúc của người khác là điều cần thiết. Nó cho phép chúng ta đáp ứng
một cách thích hợp và xây dựng mối quan hệ sâu sắc hơn, có ý nghĩa hơn với bạn
bè, gia đình và những người thân yêu của chúng tôi. Nó cũng cho phép chúng ta
giao tiếp hiệu quả trong nhiều tình huống xã hội, từ giao dịch với một khách hàng
giận dữ đến quản lý một nhân viên nóng tính.
Hiểu được màn hình cảm xúc của người khác cho chúng ta thông tin rõ
ràng về cách chúng ta có thể cần phải đáp ứng trong một tình huống cụ thể.
Như đã chia sẻ trên đây, cảm xúc của chúng ta phục vụ nhiều mục đích
khác nhau. Cảm xúc có thể là thoáng qua, bền bỉ, mạnh mẽ, phức tạp và thậm chí
thay đổi cuộc sống. Nó có thể thúc đẩy chúng ta hành động theo những cách cụ
thể và cung cấp cho chúng ta các công cụ và tài nguyên mà chúng ta cần để tương
tác có ý nghĩa trong thế giới xã hội của chúng ta.
b. Chức năng của cảm xúc
Cảm xúc đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống của chúng ta bởi vì
chúng có chức năng quan trọng. Nhìn chung, chúng ta sẽ thấy rằng cảm xúc là
một khía cạnh quan trọng trong chức năng tâm lý của chúng ta, có ý nghĩa và
chức năng đối với mỗi chúng ta nói riêng và trong mối quan hệ với người khác và
với xã hội nói chung.
Thật không thể tưởng tượng được cuộc sống mà không có cảm xúc. Chúng
ta trân trọng cảm xúc của mình – niềm vui trong một trận bóng, sự sung sướng
khi được chạm vào người thân, hoặc niềm vui với bạn bè trong một đêm đi chơi.
Ngay cả những cảm xúc tiêu cực cũng quan trọng, chẳng hạn như nỗi buồn khi
người thân qua đời, sự tức giận khi bị xâm phạm, nỗi sợ vượt qua chúng ta trong
một tình huống đáng sợ hoặc không lường trước được, hoặc cảm giác tội lỗi hoặc
xấu hổ đối với người khác khi lỗi lầm của chúng ta bị công khai. Cảm xúc điểm
sắc cho những kinh nghiệm cuộc sống và mang đến cho những kinh nghiệm này
nhiều ý nghĩa và hương vị.
Trên thực tế, cảm xúc đóng nhiều vai trò quan trọng trong cuộc sống của
con người và là chủ đề của nghiên cứu khoa học trong tâm lý học trong hơn một
thế kỷ (Cannon, 1927; Darwin, 1872; James, 1890).
* Chức năng nội bộ của cảm xúc

- Cảm xúc giúp chúng ta hành động nhanh chóng với nhận thức ý thức tối
thiểu
Cảm xúc là hệ thống xử lý thông tin nhanh chóng giúp chúng ta hành động
với suy nghĩ tối thiểu (Tooby & Cosmides, 2008). Các vấn đề liên quan đến sinh
nở, chiến đấu, cái chết và sự quyến rũ đã xảy ra trong suốt lịch sử tiến hóa và cảm
xúc phát triển để giúp con người thích nghi nhanh chóng với những vấn đề đó và
với sự can thiệp nhận thức tối thiểu. Nếu chúng ta không có cảm xúc, chúng ta
không thể đưa ra quyết định nhanh chóng về việc có nên tấn công, phòng thủ,
chạy trốn, chăm sóc người khác, từ chối thức ăn hay tiếp cận thứ gì đó hữu ích,
tất cả đều thích nghi về mặt chức năng trong lịch sử tiến hóa của chúng ta và giúp
chúng ta sống sót. Ví dụ, uống sữa hư hoặc ăn trứng thối có những hậu quả tiêu
cực đối với sức khỏe của chúng ta. Tuy nhiên, cảm xúc ghê tởm giúp chúng ta
hành động ngay lập tức bằng cách không ăn chúng ngay từ đầu hoặc nôn ra
chúng. Phản ứng này là thích ứng bởi vì nó hỗ trợ, cuối cùng, trong sự sống còn
của chúng ta và cho phép chúng ta hành động ngay lập tức mà không cần suy
nghĩ nhiều. Trong một số trường hợp, dành thời gian để ngồi và suy nghĩ một
cách hợp lý về những việc cần làm, tính toán tỷ lệ lợi ích-chi phí trong tâm trí của
một người, là một sự xa xỉ có thể khiến một người phải trả giá. Cảm xúc phát
triển để chúng ta có thể hành động mà không cần suy nghĩ sâu sắc.
- Cảm xúc chuẩn bị cho cơ thể hành động ngay lập tức
Cảm xúc chuẩn bị cho chúng ta hành vi. Khi được kích hoạt, các cảm xúc
điều phối các hệ thống như nhận thức, chú ý, suy luận, học tập, trí nhớ, lựa chọn
mục tiêu, ưu tiên động lực, phản ứng sinh lý, hành vi vận động và ra quyết định
hành vi (Cosmides & Tooby, 2000; Tooby & Cosmides, 2008). Cảm xúc đồng
thời kích hoạt một số hệ thống nhất định và hủy kích hoạt các hệ thống khác
để ngăn chặn sự hỗn loạn của các hệ thống cạnh tranh hoạt động cùng một lúc,
cho phép phản ứng phối hợp với các kích thích môi trường (Levenson, 1999).
Chẳng hạn, khi chúng ta sợ hãi, cơ thể chúng ta ngừng hoạt động các quá trình
tiêu hóa tạm thời không cần thiết, dẫn đến giảm nước bọt (khô miệng); máu chảy
không cân xứng đến nửa dưới của cơ thể; trường thị giác mở rộng; và không khí
được hít vào, tất cả chuẩn bị cho cơ thể chạy trốn. Cảm xúc khởi xướng một hệ
thống các thành phần bao gồm kinh nghiệm chủ quan, hành vi biểu cảm, phản
ứng sinh lý, xu hướng hành động và nhận thức, tất cả cho các mục đích của hành
động cụ thể; trong thực tế, thuật ngữ cảm xúc là một phép ẩn dụ cho những phản
ứng này.
Tuy nhiên, một sự hiểu lầm phổ biến mà nhiều người mắc phải khi nghĩ về
cảm xúc là niềm tin rằng cảm xúc phải luôn trực tiếp tạo ra hành động. Đây
không phải là sự thật. Cảm xúc chắc chắn chuẩn bị cho cơ thể hành động; nhưng
liệu mọi người có thực sự tham gia vào hành động hay không phụ thuộc vào
nhiều yếu tố, chẳng hạn như bối cảnh xảy ra cảm xúc, mục tiêu của cảm xúc, hậu
quả nhận thức được từ hành động của một người, trải nghiệm trước đó, v.v.
(Baumeister, Vohs, DeWall, & Zhang, 2007; Matsumoto & Wilson, 2008). Do
đó, cảm xúc chỉ là một trong nhiều yếu tố quyết định hành vi, mặc dù là một yếu
tố quan trọng.
- Cảm xúc ảnh hưởng suy nghĩ
Cảm xúc cũng được kết nối với những suy nghĩ và ký ức. Ký ức không chỉ
là sự thật được mã hóa trong bộ não của chúng ta; chúng được tô màu với những
cảm xúc được cảm nhận vào những thời điểm sự thật xảy ra (Wang & Ross,
2007). Do đó, cảm xúc đóng vai trò là chất keo thần kinh kết nối những sự thật
khác biệt trong tâm trí chúng ta. Đó là lý do tại sao dễ nhớ những suy nghĩ vui vẻ
khi hạnh phúc, và những lúc tức giận khi tức giận. Cảm xúc đóng vai trò là nền
tảng tình cảm của nhiều thái độ, giá trị và niềm tin mà chúng ta có về thế giới và
mọi người xung quanh; không có cảm xúc, những thái độ, giá trị và niềm tin đó
sẽ chỉ là những phát biểu không có ý nghĩa và những cảm xúc mang lại cho
những tuyên bố đó ý nghĩa. Cảm xúc ảnh hưởng đến quá trình suy nghĩ của chúng
ta, đôi khi theo những cách mang tính chất xây dựng, đôi khi không. Thật khó để
suy nghĩ nghiêm túc và rõ ràng khi chúng ta cảm thấy những cảm xúc mãnh liệt,
nhưng dễ dàng hơn khi chúng ta không bị tràn ngập cảm xúc (Matsumoto,
Hirayama, & LeRoux, 2006).
- Cảm xúc thúc đẩy hành vi trong tương lai
Bởi vì cảm xúc chuẩn bị cho cơ thể chúng ta hành động ngay lập tức, ảnh
hưởng đến suy nghĩ và có thể cảm nhận được, chúng là động lực quan trọng của
hành vi trong tương lai. Nhiều người trong chúng ta cố gắng để trải nghiệm cảm
giác hài lòng, niềm vui, niềm tự hào hoặc chiến thắng trong những thành tựu của
chúng ta. Đồng thời, chúng ta cũng làm việc rất chăm chỉ để tránh những cảm
giác tiêu cực mạnh mẽ; ví dụ, một khi chúng ta cảm thấy ghê tởm khi uống sữa
hư, chúng ta thường cố gắng để tránh những cảm giác đó một lần nữa (ví dụ:
kiểm tra ngày hết hạn trên nhãn trước khi mua sữa, ngửi sữa trước khi uống, xem
liệu sữa có đông trong cà phê của một người trước khi uống nó). Do đó, cảm xúc
không chỉ ảnh hưởng đến các hành động tức thời mà còn đóng vai trò là cơ sở
động lực quan trọng cho các hành vi trong tương lai.
* Chức năng giao tiếp của cảm xúc
Cảm xúc được thể hiện cả bằng ngôn ngữ qua lời nói và phi ngôn ngữ
thông qua nét mặt, giọng nói, cử chỉ, tư thế và cử động. Chúng ta liên tục thể hiện
cảm xúc khi tương tác với người khác, và những người khác có thể đánh giá một
cách đáng tin cậy những biểu hiện cảm xúc đó (Elfenbein & Ambady, 2002;
Matsumoto, 2001); do đó, cảm xúc có giá trị tín hiệu cho người khác và ảnh
hưởng đến người khác và các tương tác xã hội của chúng ta. Cảm xúc và sự biểu
lộ của nó truyền đạt thông tin cho người khác về cảm giác, ý định, mối quan hệ
của chúng ta với đối tượng của cảm xúc và môi trường. Bởi vì cảm xúc có giá trị
tín hiệu giao tiếp này, chúng giúp giải quyết các vấn đề xã hội bằng cách gợi lên
phản ứng từ người khác, bằng cách báo hiệu bản chất của mối quan hệ giữa các cá
nhân, và bằng cách khuyến khích hành vi xã hội mong muốn (Keltner, 2003).
- Biểu hiện cảm xúc tạo điều kiện cho các hành vi cụ thể ở đối tượng tương
tác
Bởi vì biểu hiện trên khuôn mặt của cảm xúc là tín hiệu xã hội phổ quát,
chúng chứa đựng ý nghĩa không chỉ về trạng thái tâm lý của người thể hiện mà
còn về ý định và hành vi tiếp theo của người đó. Thông tin này ảnh hưởng đến
những gì người nhận có khả năng làm. Ví dụ, những người quan sát khuôn mặt sợ
hãi có nhiều khả năng tạo ra các hành vi liên quan đến cách tiếp cận, trong khi
những người quan sát khuôn mặt tức giận có nhiều khả năng tạo ra các hành vi
liên quan đến tránh né (Marsh, Ambady, & Kleck, 2005). Ngay cả việc thể hiện
những nụ cười thăng hoa cũng tạo ra sự gia tăng về số lượng đồ uống mà người ta
rót và tiêu thụ và họ sẵn sàng trả bao nhiêu cho nó; biểu lộ khuôn mặt giận dữ làm
giảm những hành động này (Winkielman, Berridge, & Wilbarger, 2005). Ngoài
ra, sự biểu lộ cảm xúc gợi lên những phản ứng cảm xúc cụ thể tương ứng từ
người quan sát; ví dụ, sự tức giận gợi lên nỗi sợ hãi ở người khác (Dimberg &
Ohman, 1996 ; Esteves, Dimberg, & Ohman, 1994), trong khi đau khổ gợi lên sự
cảm thông và viện trợ (Eisenberg et al., 1989).
- Sự biểu lộ cảm xúc báo hiệu bản chất của mối quan hệ giữa các cá nhân
Sự biểu lộ cảm xúc cung cấp thông tin về bản chất của các mối quan hệ
giữa những thành viên trong tương tác. Một số kết quả quan trọng và khiêu khích
nhất trong lĩnh vực này đến từ các nghiên cứu liên quan đến các cặp vợ chồng
(Gottman & Levenson, 1992; Gottman, Levenson, & Woodin, 2001). Trong
nghiên cứu này, các cặp vợ chồng đã đến một phòng thí nghiệm sau khi không
gặp nhau trong 24 giờ, và sau đó tham gia vào các cuộc trò chuyện thân mật về
các sự kiện hàng ngày hoặc các vấn đề xung đột. Những biểu hiện rời rạc của sự
khinh miệt, đặc biệt là của đàn ông và sự ghê tởm của phụ nữ, dự đoán về sự bất
mãn trong hôn nhân và thậm chí là ly hôn.
- Biểu lộ cảm xúc cung cấp động cơ cho hành vi xã hội mong muốn
Biểu cảm của khuôn mặt là sự điều chỉnh quan trọng của sự tương tác xã
hội. Trong các tài liệu phát triển, khái niệm này đã được nghiên cứu theo khái
niệm tham chiếu xã hội (Klinnert, Campos, & Sorce, 1983); đó là quá trình trẻ
con tìm kiếm thông tin từ người khác để làm rõ tình huống và sau đó sử dụng
thông tin đó để hành động. Cho đến nay, các minh chứng rõ nét nhất về tham
chiếu xã hội đến từ việc tiến hành trên vách đá trực quan. Trong nghiên cứu đầu
tiên để điều tra khái niệm này, Campos và các đồng nghiệp (Sorce, Emde,
Campos, & Klinnert, 1985) đặt các bà mẹ ở cuối “vách đá” xa đứa bé. Đầu
tiên các bà mẹ mỉm cười với bé và đặt một món đồ chơi lên trên tấm kính an toàn
để thu hút nó; đứa bé luôn bắt đầu bò đến mẹ của nó. Tuy nhiên, khi đứa bé ở
giữa bàn, người mẹ sau đó đưa ra một biểu hiện sợ hãi, buồn bã, tức giận, thích
thú hoặc vui mừng. Kết quả rõ ràng khác nhau đối với các khuôn mặt khác nhau;
không có đứa bé nào qua bàn khi người mẹ tỏ ra sợ hãi; chỉ có 6% làm khi người
mẹ tỏ ra tức giận, 33% vượt qua khi người mẹ tỏ ra buồn bã và khoảng 75% bé
vượt qua khi người mẹ đặt ra niềm vui hoặc sự quan tâm.
Các nghiên cứu khác cung cấp sự ủng hộ tương tự cho các biểu hiện trên
khuôn mặt như các bộ điều chỉnh tương tác xã hội. Trong một nghiên cứu
(Bradshaw, 1986), các nhà thí nghiệm đã đưa ra những biểu hiện trên khuôn mặt
trung lập, tức giận hoặc ghê tởm đối với em bé khi chúng di chuyển về phía một
vật thể và đo mức độ ức chế của các em bé khi chạm vào vật thể. Kết quả cho trẻ
10 và 15 tháng tuổi là như nhau: sự tức giận tạo ra sự ức chế lớn nhất, tiếp theo là
sự ghê tởm, với biểu cảm trung lập ít nhất. Nghiên cứu này sau đó đã được nhân
rộng (Hertenstein & Campos, 2004) sử dụng các biểu hiện vui mừng và ghê tởm,
thay đổi phương pháp để trẻ nhỏ không được phép chạm vào đồ chơi (so với vật
thể gây phân tâm) cho đến một giờ sau khi tiếp xúc với biểu hiện. Khi được 14
tháng tuổi, nhiều trẻ sơ sinh đã chạm vào đồ chơi một cách đáng kể khi nhìn thấy
những biểu hiện vui vẻ, nhưng ít chạm vào đồ chơi hơn khi trẻ thấy ghê tởm.
* Chức năng văn hóa xã hội của cảm xúc
Nếu bạn dừng lại để suy nghĩ về nhiều điều chúng ta cho là hiển nhiên
trong cuộc sống, chúng ta không thể không đi đến kết luận rằng cuộc sống của
con người hiện đại là một tấm thảm đầy màu sắc của nhiều nhóm và cuộc sống cá
nhân được đan kết với nhau theo một cách phức tạp nhưng đầy chức năng. Ví dụ,
khi bạn đói, bạn có thể đến cửa hàng tạp hóa và mua một ít thực phẩm. Đã bao
giờ bạn dừng lại để suy nghĩ về cách bạn có thể làm điều đó? Bạn có thể mua một
quả chuối được trồng trên một cánh đồng ở Đông Nam Á được chăm sóc bởi
những người nông dân ở đó, nơi họ trồng cây, chăm sóc và hái quả. Có lẽ họ đã
giao trái cây đó cho một chuỗi phân phối cho phép nhiều người ở đâu đó sử dụng
các công cụ như cần cẩu, xe tải, thùng chở hàng, tàu hoặc máy bay (cũng được
tạo ra bởi nhiều người ở đâu đó) để mang quả chuối đó đến cửa hàng của bạn.
Cửa hàng có người trông giữ quả chuối đó cho đến khi bạn đến lấy nó và đổi chác
với bạn vì nó (bằng tiền của bạn). Bạn có thể đã đến cửa hàng chạy một chiếc xe
được sản xuất ở một nơi khác trên thế giới bởi những người khác, và bạn có thể
đang mặc quần áo được sản xuất bởi một số người khác ở một nơi khác.
Do đó, đời sống xã hội của con người rất phức tạp. Các cá nhân là thành
viên của nhiều nhóm, với nhiều vai trò, chuẩn mực và kỳ vọng xã hội, và mọi
người di chuyển nhanh chóng vào và ra khỏi nhiều nhóm mà họ là thành viên.
Hơn nữa, phần lớn đời sống xã hội của con người là độc nhất bởi vì nó xoay
quanh các thành phố, nơi nhiều người có nguồn gốc khác nhau đến với nhau.
Điều này tạo ra sự tiềm tàng to lớn cho sự hỗn loạn xã hội, có thể dễ dàng xảy ra
nếu các cá nhân không được phối hợp tốt và các mối quan hệ không được tổ chức
một cách có hệ thống.
Một trong những chức năng quan trọng của văn hóa là cung cấp sự phối
hợp và tổ chức cần thiết này. Làm như vậy cho phép các cá nhân và các nhóm
đàm phán sự phức tạp xã hội của đời sống xã hội loài người, từ đó duy trì trật tự
xã hội và ngăn ngừa sự hỗn loạn xã hội. Văn hóa thực hiện điều này bằng cách
cung cấp một hệ thống ý nghĩa và thông tin cho các thành viên của mình, được
chia sẻ bởi một nhóm và được truyền qua nhiều thế hệ, cho phép nhóm đáp ứng
các nhu cầu cơ bản để tồn tại, theo đuổi hạnh phúc và sức khỏe, và rút ra ý nghĩa
từ cuộc sống (Matsumoto & Juang, 2013). Văn hóa là những gì cho phép chuối từ
Đông Nam Á xuất hiện trên bàn của bạn.
Truyền tải văn hóa về ý nghĩa và hệ thống thông tin cho các thành viên của
nó, do đó, là một khía cạnh quan trọng của văn hóa. Một trong những cách truyền
tải này xảy ra là thông qua sự phát triển của thế giới quan (bao gồm thái độ, giá
trị, niềm tin và chuẩn mực) liên quan đến cảm xúc (Matsumoto & Hwang, 2013;
Matsumoto et al., 2008). Thế giới quan liên quan đến cảm xúc cung cấp hướng
dẫn cho những cảm xúc mong muốn tạo điều kiện cho các chuẩn mực điều chỉnh
hành vi cá nhân và mối quan hệ giữa các cá nhân. Nền tảng văn hóa của chúng ta
cho chúng ta biết những cảm xúc nào là lý tưởng để có hoặc không (Tsai,
Knutson, & Fung, 2006). Việc truyền tải thông tin văn hóa liên quan đến cảm xúc
xảy ra theo nhiều cách, từ người chăm sóc, nuôi nấng trẻ đến trẻ, cũng như từ các
sản phẩm văn hóa có sẵn trên thế giới của chúng ta, như sách, phim, quảng cáo và
những thứ tương tự (Schönpflug, 2009; Tsai, Louie, Chen, & Uchida, 2007).
Các nền văn hóa cũng thông báo cho chúng ta biết phải làm gì với cảm xúc
của chúng ta, đó là cách quản lý hoặc sửa đổi chúng khi chúng ta trải nghiệm
chúng. Một trong những cách thức được thực hiện là thông qua việc quản lý các
biểu hiện cảm xúc của chúng ta thông qua các quy tắc hiển thị văn hóa (Friesen,
1972). Đây là những quy tắc được học sớm trong cuộc sống quy định việc quản lý
và sửa đổi các biểu hiện cảm xúc của chúng ta theo hoàn cảnh xã hội. Do đó,
chúng ta biết rằng “những cậu bé lớn không khóc” hay cười trước những trò đùa
của ông chủ mặc dù chúng không vui. Bằng cách ảnh hưởng đến cách các cá nhân
thể hiện cảm xúc, văn hóa cũng ảnh hưởng đến cách mọi người trải nghiệm
chúng.
Bởi vì một trong những chức năng chính của văn hóa là duy trì trật tự xã
hội để đảm bảo hiệu quả của nhóm và nhờ đó tồn tại, các nền văn hóa tạo ra thế
giới quan, quy tắc, hướng dẫn và chuẩn mực liên quan đến cảm xúc vì cảm xúc có
chức năng quan trọng giữa người và người, như được mô tả ở trên, và là những
động lực quan trọng của hành vi. Các tiêu chuẩn liên quan đến cảm xúc và quy
định của nó trong tất cả các nền văn hóa phục vụ mục đích duy trì trật tự xã hội.
Thế giới và chuẩn mực văn hóa giúp chúng ta quản lý và sửa đổi các phản ứng
cảm xúc (và do đó là hành vi) bằng cách giúp chúng ta có một số loại trải nghiệm
cảm xúc ngay từ đầu và bằng cách quản lý các phản ứng và hành vi tiếp theo của
chúng ta khi chúng ta có chúng. Bằng cách làm như vậy, những cảm xúc được
kiểm duyệt văn hóa của chúng ta có thể giúp chúng ta tham gia vào các hành vi
phù hợp với xã hội, như được xác định bởi các nền văn hóa của chúng ta, và do
đó làm giảm sự phức tạp xã hội và tăng trật tự xã hội, tránh sự hỗn loạn xã hội.
Tất cả điều này cho phép chúng ta sống cuộc sống tương đối hài hòa và có tính
xây dựng trong các nhóm. Nếu thế giới văn hóa và chuẩn mực về cảm xúc không
tồn tại, mọi người sẽ chạy loạn (amok) có đủ loại trải nghiệm cảm xúc, thể hiện
cảm xúc và sau đó hành xử theo đủ mọi cách không thể đoán trước và có thể gây
hại. Nếu đó là một trường hợp, sẽ rất khó để các nhóm và xã hội hoạt động hiệu
quả, và thậm chí cho con người tồn tại như một loài nếu cảm xúc không được
điều chỉnh theo cách văn hóa vì lợi ích xã hội. Do vậy, cảm xúc chiếm vai trò
quan trọng bậc nhất trong việc vận hành thành công bất kỳ xã hội hay nền văn
hóa nào.
2.1.4. Tác hại của việc thiếu kiểm soát cảm xúc
Mỗi chúng ta khi có đời sống tinh thần khỏe mạnh, biết kiểm soát bản thân,
luôn giữ được mình trong trạng thái an bình, có đời sống an lạc thì đầu óc sẽ minh
mẫn, sáng suốt, làm việc hiệu quả, biết yêu thương, chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau, biết
cùng nhau bảo vệ môi trường sống, cùng nhau xây dựng xã hội phát triển và bên
vững.
Ngược lại, khi con người mất bình tĩnh, mất kiểm soát sẽ rơi vào trạng thái
nguy hiểm và có những hành động gây hại đến bản thân, môi trường sống và xã
hội, để lại những hậu quả khó lường.
- Tác hại đối với sức khỏe bản thân
Không làm chủ được cảm xúc bản thân có thể gây tổn thương cho gan. Khi
bạn nóng giận, tự khắc cơ thể bạn sẽ sản sinh ra chất “catecholamine”, cùng với
ảnh hưởng từ hệ thần kinh trung ương khi đó, lượng đường huyết trong cơ thể bạn
sẽ lên rất cao, từ đó axit béo, độc tố gây hại cho gan và huyết dịch cũng không
ngừng tăng lên.
+ Khiến não bạn nhanh chóng “già” đi: Khi bạn tức giận, não bạn sẽ phải
chịu rất nhiều áp lực từ lượng huyết dịch ngày càng đổ rất nhiều về đây, điều này
khiến cho lượng huyết dịch trong não tỉ lệ nghịch với lượng oxy cần thiết, cực kì
gây hại cho não của bạn.
+ Tổn thương dạ dày: Tim lúc này sẽ tác động cùng với huyết quản, khiến
cho lượng máu trong dạ dày và đường ruột của bạn giảm mạnh, làm mất cảm giác
ngon miệng và thậm chí còn là nguyên nhân khiến bạn bị viêm loét dạ dày.
+ Tác hại của việc không làm chủ được cảm xúc bản thân còn dẫn đến việc
tổn thương phổi: Như bạn biết, khi tức giận, bạn sẽ thở nhanh và gấp hơn bình
thường, phổi phải hoán đổi khí trong một tần suất quá cao. Lúc này, bao phổi
không ngừng khuếch trương, thời gian thu co giảm xuống liên tục, do đó, phổi sẽ
không có thời gian điều hòa, nghỉ ngơi mà phải làm việc liên tục. Đây là một
nguyên nhân quan trọng gây ra nhưng tổn thương cho lá phổi.
+ Hệ thống miễn dịch bị tổn thương: khi tức giận cơ thể bạn cũng sẽ tiết ra
chất “ cortisol do cholesterol”, nếu không kiềm chế được cơn tức giân, cơ thể sẽ
liên tục tạo ra chất này và tích tụ trong một thời gian dài, gây ra vết thương cho
hệ thống miễn dịch của bạn, khi đó sức đề kháng đối với các loại bệnh tậ sẽ giảm
đi, cơ thể sẽ yếu hơn.
 + Thiếu oxy cho cơ tim: Lượng huyết dịch về tim khi tức giận sẽ chuyển
rất nhiều lên não và phần mặt của bạn, do đó, lượng huyết dịch cần thiết cho vận
hành của tim sẽ giảm đi. Đây là nguyên nhân gây ra hiện tượng thiếu oxy lên tim,
làm cho tim co bóp không còn nhịp nhàng như bình thường nữa.
- Tác hại đối với các mối quan hệ xung quanh bạn
Trong cuộc sống, cảm xúc cũng có những giá trị nhất định, cảm xúc tích
cực giúp bạn xoa dịu sự sợ hãi, ngờ vực, là động lực cho bạn phát triển, đẩy lùi
những khó khăn, tạo dựng niềm tin trong cuộc sống. Nhưng không làm chủ được
cảm xúc bản thân cũng là tác nhân gây ra không ít trở ngại cho bạn. Cảm xúc có
thể đánh lạc hướng chú ý của bạn khỏi những vấn đề chính yếu, đó là con dao 2
lưỡi có khả năng giết chết nhanh chóng một mối quan hệ bạn dày công xây dựng
trong một thời gian dài hoặc làm xấu đi hình ảnh của bản thân.
Nói chung, khi trái con người mất kiểm soát rơi vào những trạng thái giận
dữ, giận hờn, ghanh ghét, đố kỵ, thù hận, kiêu ngạo, ích kỷ, tham vọng, lo âu, sợ
hãi, u mê, ngu muội… thì người ta rất dễ mất bình tĩnh và có những hành động
sai, cho dù họ có hiểu biết đầy đủ pháp luật thì cũng không thể tránh khỏi những
hành động nguy hiểm nêu trên.
Như đã nói phía trên, khi tức giận, bạn có xu hướng nảy sinh những lời nói
và hành động một cách không suy nghĩ, từ đó gây ra những tổn thương cho các
mối quan hệ xung quanh bạn, đặc biệt là đối với những người có sở thích “ giận
cá chém thớt và bôi ớt lên dao”. Nhiều khi, lời nói và hành động chỉ là một phút
bốc đồng nhưng lại gây ra hậu quả nghiêm trọng trong tình huống “ sự đã rồi”,
bạn sẽ khó lòng nhận được sự cảm thông từ người khác.
Nói cách khác, khi mất bình tĩnh, mất kiểm soát, không làm chủ được cảm
xúc bản thân…người ta có thể rơi vào trạng thái ma quỷ. Trong cuộc sống hằng
ngày, chúng ta hay sa lầy vào các sự việc và luôn bảo vệ quan điểm của mình mà
không biết chúng ta đang rơi vào trạng thái nguy hiểm, để cho cảm xúc xấu lấn át,
điều khiển, dẫn tới những hành động nguy hiểm.
2.2. Kỹ năng nhận thức cảm xúc
2.2.1. Nhận thức cảm xúc của bản thân
 Việc khám phá nhận thức cảm xúc của bản thân giúp chúng ta có thể thay
đổi cuộc sống của mình. Vậy kỹ năng nhận thức về cảm xúc là gì và làm như thế
nào để nâng cao khả năng nhận thức đó?
Những người thành công và hạnh phúc trong cuộc sống luôn phát triển
được khả năng tập trung, sự chú tâm hoàn toàn vào công việc và duy trì nó cho
đến khi hoàn tất. Họ tự rèn luyện cho bản thân cách suy nghĩ, nói và làm những gì
mình muốn và nhận biết ngay những suy nghĩ, cảm xúc đang làm phân tán sự chú
tâm của họ.
Tại sao có những người luôn biết cần phải nói gì, nói như thế nào để cho
người khác không bao giờ cảm thấy khó chịu và mâu thuẫn. Thậm chí khi họ
chưa tìm ra cách giải quyết vấn đề, họ cũng luôn giữ được thái độ lạc quan và đầy
hy vọng.
Có lẽ chúng ta đều biết một ai đó xung quanh mình có khả năng kiểm soát
được cảm xúc của họ. Họ có vẻ như không bao giờ stress, luôn điềm đạm, tự
tin… có khả năng nhìn nhận được vấn đề và bình tĩnh tìm ra giải pháp, quyết
đoán và biết được khi nào thì trực giác của họ đúng.
- Kỹ năng tự nhận thức
Kỹ năng tự nhận thức là tìm lại chính mình, lắng nghe, thấu hiểu về bản
thân và từ đó có thể cảm nhận được cảm xúc của mỗi người. Mỗi cá nhân đều có
những tố chất không giống nhau, nhu cầu, mong muốn và cách thể hiện cảm xúc
cũng khác nhau. Thông qua tất cả sự khéo léo, thông minh và tế nhị – đặc biệt
nếu muốn thành công trong giao tiếp, giải quyết các vấn đề thì kỹ năng nhận thức
cảm xúc bản thân lại càng trở nên quan trọng, có thể nói nó chính là một kỹ năng
cơ bản cần có để phát triển nhiều kỹ năng khác.
Kỹ năng nhận thức cảm xúc của bản thân là khả năng cảm nhận và hiểu
được cảm xúc của bản thân đối với những gì người khác nói với bạn hay ảnh
hưởng đến mọi người xung quanh. Nó bao gồm cảm giác, suy nghĩ của bạn, cũng
như khi hiểu được cảm xúc của người khác như thế nào. Nó cho phép bạn kiểm
soát được những mối quan hệ của mình hiệu quả hơn, hòa hợp hơn.
- Khả năng tự nhận thức bản thân
 Có khả năng nhận thức tốt sẽ dần cảm thấy được cảm xúc của chính mình
và vì thế sẽ không cho cảm xúc lấn át lý trí và phát sinh những phản ứng tiêu cực.
Biết được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân sẽ nhận ra lĩnh vực nào có
thể làm tốt hoặc còn yếu kém cần phải khắc phục. Rõ ràng, khả năng tự nhận thức
quan trọng nhất, nó giúp cho việc tự học, tự lập, tự thân vận động của chính bạn.
- Khả năng tự điều chỉnh
Khả năng kiểm soát những cảm xúc và sự bộc phát giúp tránh được những
phản ứng hồ đồ. Người có khả năng tự điều chế này không cho phép bản thân trở
nên quá giận dữ, đố kỵ và họ không được có những bốc đồng hay quyết định
thiếu cẩn thận. Họ nghĩ trước khi hành động. Đặc điểm của khả năng tự điều
chỉnh là có sự thoải mái, suy tính với những thay đổi, trung thực và có khả năng
để nói lời từ chối trở nên nhã nhặn.
- Cảm thông
Cảm thông là khả năng mà bạn nhận ra và hiểu được những người chung
quanh muốn gì, cần gì và quan điểm của họ như thế nào. Người có khả năng này
sẽ cảm nhận được cảm xúc của người khác, ngay cả khi nó không được rõ ràng.
Nhờ vậy, sự cảm thông và biết lắng nghe thường quản lý rất tốt các mối quan hệ,
tránh được những thành kiến, trở nên cởi mở và dễ mến hơn. Họ có thể kiểm soát
được các cuộc tranh cãi, làm chủ những cuộc thảo luận, là người truyền đạt tuyệt
vời. Không những thế, họ còn là những người tài ba trong việc xây dựng, duy trì
các mối quan hệ.
Khi có thể nhận biết các cảm xúc của chính mình, có thể đó một chìa khóa
giúp bạn thành công trong cuộc sống – đặc biệt là trong nghề nghiệp của mình.
Khả năng quản lý người khác và xây dựng các mối quan hệ là yếu tố quan trọng
của tất cả các nhà lãnh đạo. Do đó, việc phát triển và sử dụng kỹ năng nhận biết
cảm xúc của bản thân là cách hay để bạn có thể nhận biết, điều chỉnh tâm trạng
xúc động của bản thân cũng như cảm thông với người khác.
2.2.2. Thông cảm và hiểu rõ cảm xúc của người khác
a. Thông cảm và hiểu rõ cảm xúc của người khác
 Không có gì được cho là tự nhiên khi mà con người ta thường được đánh
giá dựa trên thái độ của mình chứ chưa hẳn là kiến thức hay kỹ năng, và nó cũng
cực kỳ đúng với thế giới tương tác ngày nay giữa người với người. Bạn làm
tướng, thì trước khi bạn thuần thuộc về kỹ năng thì điều làm cho bạn trở nên khác
biệt với người khác chính là khả năng cảm thông và thấu hiểu, đặc biệt với những
nhân viên ngay dưới mình. Người xưa có câu: ‘‘Dân làm nên Vua, Quân làm nên
Tướng’’. Thử nghĩ xem, nếu không có họ những người ủng hộ bạn thì bạn sẽ là
ai, sẽ làm được gì?
Thông cảm là một hình thức tán thành, xét đoán, có thể hiện tình cảm và
phản ứng. Người ta thường lạm dụng sự thông cảm và tạo ra cảm giác bị phụ
thuộc. Bản chất của lắng nghe và thấu hiểu không phải ở chỗ bạn đồng ý với
người khác, mà là hiểu đầy đủ, sâu sắc về người đó, cả tình cảm cũng như suy
nghĩ của họ.
Hiểu và cảm là 2 khái niệm hoàn toàn khác nhau. Bạn cảm thông với nhân
viên của mình chính là bạn tán thành, xét đoán, thể hiện tình cảm và phản ứng.
Bản chất của việc bạn thấu hiểu không dừng lại ở chỗ bạn đồng ý với người ta
hay không mà là bạn hiểu được bao nhiêu về người ta, có đủ sâu sắc về cả cảm
xúc và suy nghĩ của họ như nào hay không?
Một nhà quản lý đại tài chính là đi lên từ những điều nhỏ nhất. Họ hiểu họ
cũng từng là nhân viên và họ biết được bây giờ nhân viên của họ đang gặp phải
vấn đề gì để hành xử sao cho đúng. Hãy cảm thông với nhân viên mình bằng sự
chân thành, lòng tốt bụng, sự đồng cảm, họ sẽ cực kì biết ơn bạn và họ sẽ cảm
thấy công ty như ngôi nhà của họ với những người đồng nghiệp tuyệt vời.
Thông cảm (“sympathy”) có thể được hiểu là sự quan tâm mà chưa hề có
trải nghiệm cá nhân về những khó khăn, nỗi đau của đối phương, và mình thường
có cảm giác thương hại khi nhìn thấy họ. Ví dụ: Bạn có thể gặp một người vô gia
cư và nói với ông ấy rằng “ông sẽ ổn thôi” dù bạn chưa từng là người vô gia cư.
Trong khi thấu cảm là sự quan tâm, hiểu và cảm nhận được sự khó khăn
mà đối phương đã và đang gặp phải do bản thân đã từng ở trong hoàn cảnh đó
trước đây. Chẳng hạn, nếu bạn từng là người vô gia cư, và bạn nhìn thấy người vô
gia cư trên đường thì bạn sẽ cảm thấy buồn phiền, đau lòng và bạn muốn cho
người ta một chút tiền.
Từ điều này, con người có thể hướng đến lòng trắc ẩn (“compassion”), lòng
trắc ẩn bao gồm thấu cảm hoặc cảm thông và sự sẵn lòng hành động để tìm ra giải
pháp phù hợp. Khi bạn nhìn thấy người vô gia cư, bạn dành thời gian nói chuyện
với họ, bạn hỏi họ cần gì, và bạn muốn giúp đỡ họ, mong muốn đáp ứng những
nhu cầu, nguyện vọng của họ.
Theo Brene Brown, giáo sư người Mỹ nghiên cứu tại trường Đại học
Houston đã kết luận, thấu cảm là cảm nhận với một ai đó (“feeling with”) trong
khi thông cảm là thấy thương cảm, thương tiếc cho một điều gì đó (“feeling for”).
Thế nên sự khác biệt giữa thấu cảm và thông cảm là giữa cảm nhận với ai đó và
cảm nhận vì điều gì. Chẳng hạn, tôi cảm thấy thông cảm cho những người đã chịu
nhiều tổn thất trong trận lũ là ví dụ điển hình cho sự thông cảm. Điều này được
hiểu là “Họ có thể hiểu cảm xúc và sự mất mát của đối phương do trận lũ gây ra
nhưng những cảm xúc này có thể thay đổi theo thời gian dựa vào trải nghiệm của
họ”.
b. Căn nguyên để bắt đầu cảm thông và thấu hiểu là phải biết lắng
nghe
Căn nguyên để bắt đầu cho sự cảm thông và thấu hiểu chính là việc bạn
phải biết lắng nghe. Việc lắng nghe không phải là một kỹ xảo gì qua mặt người
khác, cũng không hẳn là bạn lắng nghe ‘‘có suy nghĩ’. Bạn chỉ cần nhìn sự việc
thông qua họ, đặt mình vào vị trí của họ và cố gắng hình dung cảm nghĩ của họ.
Các chuyên gia nghiên cứu rằng, chúng ta chỉ bộc lộ qua lời nói được 10%
khi giao tiếp, 30% qua âm thanh và 60% còn lại là nhờ ngôn ngữ cơ thể của
chúng ta. Nghe khác với lắng nghe, chúng ta lắng nghe không chỉ bằng tai mà còn
bằng cả mắt và con tim. Lắng nghe để mà cảm, lắng nghe để mà hiểu. Có thể nói
bán cầu đại não đều phải làm việc vất vả cho những nhận thức, trực giác và cảm
nhận của chính bạn.
 Hãy lắng nghe bằng cả con tim!
Để rõ ràng hơn nữa, theo quan điểm của tác giả Như Trang, chúng ta có thể
sắp xếp cấp độ các phạm trù về cảm xúc: (1) Sự thờ ơ (Apathy), (2) Thông cảm,
(3) Đồng cảm, (4) Thấu cảm. [6] Thông cảm, đồng cảm và thấu cảm là mức độ
gia tăng về cảm xúc và sự gắn kết “đặt mình vào vị trí của người khác”. Việc bạn
cảm thấy thông cảm thường là điều dễ gặp khi bạn có thể thông cảm cho một ai
đó khi họ đi trễ, nộp bài muộn hay có những sai sót nhỏ trong học tập và làm
việc. Trong khi đồng cảm và thấu cảm đòi hỏi sự đầu tư về cảm xúc và trải
nghiệm nhiều hơn, đặc biệt thấu cảm là cấp độ cao nhất (hay đi liền với lòng trắc
ẩn).
Thêm nữa, đồng cảm là khi bạn nhận diện, cảm nhận được sự tồn tại của
vấn đề, hiểu cảm xúc và hoàn cảnh mà đối phương đang gặp phải. Còn thấu cảm
là bạn đặt chính bạn vào vị thế của đối phương mà cảm nhận và suy nghĩ do đã
từng trải qua cảm giác ấy trước đây. Bạn không chỉ công nhận nỗi đau một cách
chung chung (đồng cảm) mà còn cần “cảm thấy” đau cùng người ấy (thấu cảm).
 Cấp độ các phạm trù về cảm xúc. Nguồn: Pinterest
c. Rèn luyện khả năng thấu cảm
Ở một số trường THPT ở Hồ Chí Minh, các bạn học sinh được khuyến
khích đóng kịch, hóa thân vào các nhân vật trong tác phẩm văn học để hiểu hơn
về nhân vật cũng như tác phẩm. Từ đó, các em có cơ hội nâng cao khả năng thấu
cảm, hiểu sâu hơn về nhân vật, dù chưa có trải nghiệm thực tế về điều đó.
Hay chương trình “ManBirth – Khi đàn ông mang bầu” được ra mắt năm
2018 ở Việt Nam là một hình thức trải nghiệm thực tế để thấu cảm người khác.
Ba cặp nghệ sỹ khi tham gia sẽ được trải nghiệm cảm giác mang bầu và sinh đẻ.
Họ được cảm nhận cảm giác co thắt như mang bầu thật và vừa phải làm việc nhà,
đi chợ, dọn dẹp, buôn bán mưu sinh, không được phép chạy nhảy hay hoạt động
mạnh. Nhờ những trải nghiệm này, người tham gia sẽ có cái nhìn cảm thông hơn
về sự vất vả của người phụ nữ và có ý thức yêu thương các bà, các mẹ, vợ và các
chị em nhiều hơn.
Ngoài ra, một số nhà nghiên cứu cũng khẳng định tất cả chúng ta đều có
thể học thấu cảm dù có những người khi sinh ra đã có sẵn hoặc không có khả
năng thấu cảm, và việc rèn luyện này sẽ là một quá trình dài để trải nghiệm và
hiểu hơn về người khác.
Các nhà nghiên cứu gợi ý khả năng thấu cảm có thể được rèn luyện qua
thiền yêu thương (loving-kindness meditation). Họ cho rằng tập luyện thiền yêu
thương sẽ kết nối bộ não và tạo liên kết giữa chính mình và người khác. Mỗi
ngày, bạn chỉ cần dành vài phút ngồi chánh niệm, gửi những suy nghĩ và tình cảm
đầy yêu thương đến (1) Gia đình và bạn bè, (2) Một ai đó mà bạn có xích mích,
tranh cãi, (3) Những người lạ đang chịu đau khổ xung quanh bạn hoặc trên thế
giới, (4) Lòng tự trắc ẩn, tha thứ và yêu thương bản thân.
Khi bạn rèn luyện 4 bước này mỗi ngày, não bộ của bạn có khả năng kết
nối với tâm trí và tình cảm, lan tỏa và chia sẻ tình yêu thương để hướng đến sự
thấu cảm.
Kết lại, dù sự đa dạng nguồn gốc và định nghĩa về thấu cảm ở mỗi nơi là
khác nhau nhưng chúng ta cần hiểu rằng, để thấu cảm một ai đó, chúng ta hãy mở
lòng, sẵn sàng lắng nghe và chia sẻ câu chuyện từ những người đến từ mọi tầng
lớp, hoàn cảnh xã hội để đặt chính mình vào vị trí của người khác, đây mới là
điều quan trọng để trải nghiệm và thực hành.
Tuy nhiên, nếu bạn đồng cảm với cảm xúc của quá nhiều người trong thời
gian quá lâu, bạn sẽ trải nghiệm tình trạng "kiệt quệ lòng cảm thông", khi chính bản
thân bạn cảm thấy mệt mỏi vì phải để tâm tới cảm xúc của người khác.

Quá dễ cảm thông cũng khiến bạn gặp nhiều bất lợi - Ảnh: Psychology Spot
Nhiều người coi việc lắng nghe và không phán xét người khác là kim chỉ
nam trong cuộc sống. Tuy nhiên, việc cảm thông quá mức dẫn tới sự kiệt quệ về
tinh thần, đồng thời khiến bạn trở thành "thùng nước gạo" để người khác chỉ biết
tìm đến than thở. Họ cũng sẽ nhìn nhận đây là điểm yếu của bạn và có thể lợi dụng
điều này.
 Chúng ta thường được dạy từ khi còn nhỏ rằng không nên phán xét người
khác. Tuy nhiên, điều gì cũng có giới hạn, và việc phán xét là điều cần thiết để sinh
tồn. Bạn hoàn toàn có thể phán xét người khác trong một chừng mực nhất định, có
việc có thể cảm thông, cũng có việc không thể cảm thông.
Không ai hoàn hảo, nhưng bạn cần nhận thức rõ bản tính của mỗi con người,
đừng vì cảm thông mà không chú ý đến tính cách của họ. Những người hay cảm
thông với người khác cũng sẽ khó lên tiếng hay đối đầu với những điều có khả năng
gây tổn hại cho mình, nếu những điều này có thể khiến đối phương không vừa ý.
Đồng thời, việc thường xuyên bị ảnh hưởng bởi các cảm giác hỉ, nộ, ái, ố
không phải do bản thân tạo ra có thể ảnh hưởng tới tâm lý của bạn. Điều này khiến
bạn dễ trở nên căng thẳng và thay đổi cách nhìn nhận cuộc sống theo chiều hướng
tiêu cực hơn. Do đó, hãy biết cảm thông đúng lúc và định ra các giới hạn để tự bảo
vệ bản thân.
2.2.3. Tự điều chỉnh cảm xúc của bản thân
Cuộc sống hiện đại diễn ra với nhịp độ ngày càng nhanh, áp lực cũng
nhiều hơn trước. Điều này khiến con người đôi lúc phải đối mặt với những cảm
giác tiêu cực. Đó có thể là sự sợ, lo lắng hãi, hay nổi giận, cáu gắt. Khi đó con
người ta khó lòng kiểm soát được cảm giác của chính mình. Nếu như tình
trạng này xảy ra thường xuyên sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến đời sống
thường ngày và công việc của bạn.Vì vậy việc tự điểu chỉnh cảm xúc cảu bản
thận sẽ giúp bạn giải quyết được rất nhiều vấn đề trong cuộc sống.
Có một câu chuyện người Mỹ bản địa, gọi là “The Two Wolves.” Nó bắt đầu
với cuộc trò chuyện Cherokee nói với cháu trai của mình về một trận chiến ở tận sâu
bên trong con người.
Ông nói, “Con trai, cuộc chiến giữa 2 con sói. Một là ác. Nó tức giận, ghen tị,
buồn, hối hận, tham lam, kiêu ngạo, tự thương hại, tội lỗi, bực bội, kiêu căng, hống
hách và tự cao tự đại. Còn con sói tốt thì vui vẻ, bình yên, yêu thương, hy vọng, bình
tĩnh, khiêm tốn, tốt bụng, nhân từ, cảm thông, rộng lượng trung thực, từ bi, và trung
thành. ”
Cháu trai của ông suy nghĩ một lúc, rồi hỏi: “con sói nào thắng, hả ông?”
Cherokee chỉ đơn giản trả lời, “Con sói, cháu sẽ cho ăn?”
 Điểm mấu chốt của câu chuyện là tất cả chúng ta có một sự lựa chọn về cách
chúng ta phản ứng với các tình huống: hoặc theo một cách tích cực hay tiêu cực. Bạn
càng suy nghĩ và hành xử một cách tích cực, tiêu cực ít hơn có thể ảnh hưởng đến
bạn và cách bạn cư xử.
Hãy áp dụng hình tượng hai con sói tương tự tại nơi làm việc.
Hãy tưởng tượng bạn vừa bỏ qua cơ hội thăng tiến. Bạn bắt đầu suy nghĩ tiêu cực về
ông chủ của mình, vì vậy mà nó cản trở khả năng của bạn để làm việc.
Nhưng sau khi hít thở sâu, bạn tự nhủ những điều tích cực như “Một cái gì đó tốt
hơn sẽ đến với mình”, “Người thích hợp nhất cho công việc này đã nhận nó,” và,
“Không có gì phải lăn tăn cả.” Những tư tưởng mới giúp bạn suy nghĩ rõ ràng một
lần nữa, và cho phép bạn đặt tình huống vào một cái nhìn khách quan hơn.
Làm một sự lựa chọn chủ động để nuôi “con sói tốt” của bạn, và để quản lý theo
cách bạn suy nghĩ và hành động, bao gồm việc tự điều chỉnh.
Tự điều chỉnh là khả năng để giữ cảm xúc gây rối, và suy nghĩ trước khi
hành động. Nó là một trong 5 yếu tố của trí tuệ cảm xúc (biết cảm xúc của bạn, quản
lý cảm xúc / tự điều chỉnh mình; thúc đẩy chính mình; nhận ra và hiểu cảm xúc của
người khác, và quản lý các mối quan hệ), một khái niệm được phát triển bởi nhà tâm
lý học Daniel Goleman.
Theo Goleman, Boyatzis và McKee, trong cuốn sách năm 2002 của họ “The
New Leaders: Transforming the Art of Leadership,” mọi người tự điều chỉnh xem
điểm tốt ở người khác, và có thể xác định các cơ hội trong các tình huống khác nhau.
Họ giữ cho giao tiếp cởi mở, động lực và ý định rõ ràng, hành động phù hợp với các
giá trị của họ. Họ cũng làm việc tốt nhất với khả năng của mình, và có thể tiếp tục
khi lần tới khó khăn hơn.
Goleman và các cộng sự của ông thấy rằng những người tự điều chỉnh có thể
bình tĩnh mình xuống khi họ đang tức giận hoặc buồn bã, và vươn lên khi tinh thần
xuống. Họ cũng rất linh hoạt, và thích ứng với phong cách của họ để làm việc với
các đồng nghiệp của họ (không kể họ là ai), và chịu trách nhiệm về các tình huống
khi cần thiết.
Trí tuệ cảm xúc là một kỹ năng lãnh đạo rất quan trọng, bởi vì nó mang lại
cho bạn một nhận thức về những cảm xúc của riêng bạn, cũng như những cảm xúc
và nhu cầu của người khác. Tự điều chỉnh cũng rất quan trọng, bởi vì nó có nghĩa là
bạn có thể quản lý cách bạn phản ứng với các tình huống, và thể hiện mình một cách
thích hợp ở tất cả các hoàn cảnh.
Khi chúng ta biết làm thế nào để quản lý cảm xúc và cơn giận dữ của chúng
ta, chúng ta sẽ ứng xử được tốt hơn. Nó có nghĩa chúng ta hành động phù hợp với
“lương tâm xã hội”, hơn là chỉ làm những gì chúng ta muốn làm. Ví dụ, chúng ta có
thể giúp đỡ một thành viên trong nhóm với một phần công việc, ngay cả khi chúng ta
đang đẩy chính thời gian của chúng ta.
Tự điều chỉnh cũng ngăn chúng ta hành xử theo một cách mà có thể ảnh
hường đến đội nhóm hoặc tổ chức của chúng ta trong thời gian dài, ngay cả khi có
những lợi ích ngắn hạn. Nó cho phép chúng ta trì hoãn sự hài lòng và ngăn chúng ta
đủ dài để suy nghĩ trước những hậu quả có thể có với hành động của chúng ta. Vì
vậy, ví dụ, chúng ta có thể ngừng suy nghĩ về những gì cám dỗ chúng ta trong khi
đang cố gắng để đạt được một điều gì đó, và có khả năng để nói với các thành viên
khác rằng họ đang thực sự cần gì.
Việc tự nhận thức có nghĩ là chúng ta sẽ có khả năng “rút kinh nghiệm” từ
những phản hồi tiêu cực, những điều giúp ta thoát khỏi việc đắm chìm trong sự
thương hại và lao động kém hiệu quả. Và, nếu người khác thấy chúng ta có thể giữ
bình tĩnh dưới áp lực, và chấp nhận thông tin phản hồi mà không khó chịu, họ có
nhiều khả năng tin tưởng chúng ta với công việc và dự án quan trọng. Nó cũng giúp
chúng ta gần gũi hơn và củng cố danh tiếng chúng ta tại nơi làm việc.
* Các bước để nhận bết và tự điều chỉnh cảm xúc bản thân
Bước 1. Nhận thức vấn đề
Bước đầu tiên là nhận thức được cảm xúc của bản thân mình. Điều này có
vẻ khá mơ hồ nhưng là bước cơ bản để có thể giải quyết vấn đề. Ví dụ như khi
bạn đang lái xe và có người khác bất ngờ tạt ngang ngay trước đầu xe của bạn,
bạn có thể thể hiện sự bực tức bằng cách hét lên với người lái xe kia… Hãy nhận
biết cảm xúc của mình và điều gì gây ra cho bạn cảm xúc ấy.
Bước 2. Đặt tên cho cảm xúc
Bước thứ hai là đặt tên cho cảm xúc mình đang trải qua. Tiếp tục với tình
huống được đưa ra làm ví dụ ở bước 1, nếu có người bất ngờ tạt ngang ngay trước
đầu xe của bạn, bạn có thể đặt tên cho cảm xúc của mình là: “tức giận”, “lo lắng
vì gặp phải tình huống nguy hiểm”… Ngay khi bạn đã gọi được tên cảm xúc đó,
bạn bắt đầu có thể phân tích, nhìn nhận nó.
Bước 3. Chịu trách nhiệm
Bước thứ ba này được gọi là chịu trách nhiệm cho chính cảm xúc của
mình. Đây có thể là một trong những việc rất khó khăn bởi bạn có thể biện minh
rằng “cái ông lái xe cắt ngang trước mặt tôi kia mới là người có lỗi” nhưng bạn
lại quên mất rằng cảm xúc tức giận mà bạn đang có là do chính bạn tự chọn lấy.
Có thể nói, trong hoàn cảnh đó, người lái xe kia đã không chỉ lấy đi sức mạnh, sự
tự chủ của bạn mà còn điều khiển cảm xúc của chính bạn. Vì thế, hãy chịu trách
nhiệm với chính cảm xúc của mình; khi đã xác định được điều này, cảm xúc và
suy nghĩ của bạn sẽ thay đổi theo một chiều hướng khác.
Bước 4. Hướng đến một ý nghĩa khác
Bước thứ tư để làm chủ cảm xúc bản thân là tìm ra một ý nghĩa khác. Giả
sử bạn đưa ra yêu cầu công việc dọn nhà với những đứa con nhà bạn, nếu bạn yêu
cầu chúng làm đến lần thứ ba hoặc thứ tư nhưng chúng vẫn có “trơ ra” không làm
gì cả, lúc này bạn có thể cảm thấy tức giận và quát tháo chúng… Nhưng cảm xúc
tức giận này hoàn toàn có thể chỉ là biểu hiện của việc bạn cảm thấy chúng không
tôn trọng, không lắng nghe ý kiến của bạn. Khi đã xác định được vấn đề như thế,
bạn có thể xử lý vấn đề một cách đúng đắn hơn.
Bước 5. Chấp nhận cảm xúc
Bước thứ năm để làm chủ cảm xúc là chấp nhận cảm xúc đó. Mỗi cảm xúc
có thể là một thông điệp từ thế giới xung quanh hoặc phản ảnh những trải nghiệm
trước đây. Vì thế, cảm xúc có thể không sai nhưng hành động phản ứng lại với
thông điệp đó chưa chắc đã đúng đắn. Chấp nhận cảm xúc mình đang có và sau
này có thể kiểm tra lại nó và điều chỉnh nếu cần thiết.
Bước 6. Cảm xúc là sự chỉ dẫn
Bước thứ sáu, bạn có thể xác định với bản thân, cảm xúc luôn mang lại cho
bạn một điều gì đó hữu ích. Khi bạn đi vào con đường vắng vẻ, cảm xúc lo lắng,
bất an sẽ xuất hiện. Ngược lại, khi đi qua con phố đông đúc có cả camera an
ninh… bạn sẽ thấy yên tâm hơn. Rõ ràng, trong tình huống này, cảm xúc là một
thông điệp giúp bạn xác định tốt hơn về tình trạng bản thân và môi trường xung
quanh.
Bước 7. Thay đổi cảm xúc
Nếu bạn đang phải trải qua cảm xúc tiêu cực như sắp phải bước vào kỳ thi
và bạn thực sự lo lắng, căng thẳng. Điều này tạo ra sự cản trở không nhỏ cho bạn
trong quá trình chuẩn bị cho kỳ thi. Để làm thay đổi cảm xúc này, bạn có thể đặt
mình vào tình huống tâm lý khác như hồi tưởng lại kỳ thi trước mà bạn đã trải
qua và đạt được kết quả tốt. Khi đó, những cảm xúc khi bạn vượt qua kỳ thi như
sự tự tin, niềm vui… sẽ tràn ngập trong bạn. Như vậy, chiến lược ở đây là đưa
mình vào trạng thái khác bằng việc nghĩ đến những trải nghiệm tích cực trước đây
để thay đổi cảm xúc hiện tại của bạn.
2.3. Các biện pháp để quản lý cảm xúc
Kỹ năng quản lý cảm xúc là khả năng kiểm soát cảm xúc của con người,
giúp họ làm chủ những cảm xúc cá nhân trong mọi tình huống giao tiếp. Cho dù
trong hoàn cảnh tệ hại thế nào đi nữa họ vẫn có thể tự chủ được.
Quản lý cảm xúc không đồng nghĩa với việc bạn loại bỏ hoàn toàn những
cảm xúc của mình, hoặc là khống chế hay kìm hãm nó. Quản lý cảm xúc ở đây
được hiểu là bạn hiểu rõ cảm xúc của chính mình và người đang giao tiếp với
bạn. Qua đó bạn có thể điều chỉnh cảm xúc một cách phù hợp, hài hòa. Những
người có trí tuệ cảm xúc cao thường hiểu rõ cảm giác của người khác và họ biết
cách tác động lên cảm xúc của người còn lại.
Quản lý cảm xúc giúp tốt sẽ giúp bạn làm giảm sự căng thẳng trong quá
trình giao tiếp. Các mâu thuẫn được giải quyết hài hòa và mang tính xây dựng
hơn. Việc ra quyết định và giải quyết các vấn đề khó khăn hiệu quả hơn.
Hiểu biết và nắm bắt được cảm xúc của bản thân sẽ giúp bạn thể hiện được
suy nghĩ của mình với người khác. Khi nhận diện được cảm xúc hiện tại bạn mới
có thể điều khiển được cảm xúc theo lý trí, suy xét kỹ lưỡng các hành vi, ngôn từ,
không để xảy ra sai lầm đáng tiếc. Quản lý cảm xúc cá nhân tốt còn giúp bạn cư
xử đúng mực hơn đồng thời duy trì được các mối quan hệ tốt đẹp.
 2.3.1. Quản lý cảm xúc bằng cách thay đổi suy nghĩ
Kỹ năng quản lý cảm xúc là khả năng con người nhận thức rõ cảm xúc của
mình trong một tình huống nào đó và hiểu được ảnh hưởng của cảm xúc đối với
bản thân và đối với người khác thế nào, đồng thời biết cách điều chỉnh và thể hiện
cảm xúc một các phù hợp. Kĩ năng xử lý cảm xúc còn có nhiều tên gọi khác như:
xử lý cảm xúc , kiềm chế cảm xúc, làm chủ cảm xúc, quản lí cảm xúc.
Một người biết kiểm soát cảm xúc thì sẽ góp phần giảm căng thẳng giúp
giao tiếp và thương lượng hiệu quả hơn, giải quyết mâu thuẫn một cách hài hòa
và mang tính xây dựng hơn, giúp ra quyết định và giải quyết vấn đề tốt hơn.
Kĩ năng quản lý cảm xúc cần sự kết hợp với kĩ năng tự nhận thức, kĩ năng
ứng xử với người khác và kĩ năng ứng phó với căng thẳng, đồng thời góp phần
củng cố các kĩ năng này.
Tự nhận thức bản thân
Để điều tiết và quản lý cảm xúc hiệu quả, bạn cần nhận thức bản thân mình
rõ ràng nhất, từ điểm mạnh đến điểm yếu. Hãy lập danh sách đó và gửi cho một
vài người bạn thân thiết nhờ họ đánh giá, từ đó, lên kế hoạch khắc phục chúng.
Khi đã hiểu rõ bản thân thì trong các trường hợp rắc rối, bạn sẽ nghĩ đến trách
nhiệm của bạn thân và tập trung để xử lý chúng thay vì phàn nàn và đổ lỗi cho
người khác. Hãy nghĩ tới: “Trong chuyện này, mình cũng có trách nhiệm, mình
nên làm như thế này mới đúng… mình cần giúp đỡ mọi người…”.
Tập suy nghĩ lạc quan
Trong cuộc sống, ta sẽ không thể biết trước được điều gì sẽ xảy ra để thay
đổi. Song, chỉ có một thứ mà ta có thể thay đổi, đó chính là thái độ sống. Đối mặt
với mọi việc bằng thái độ lạc quan hay bi quan là lựa chọn của chúng ta. Khi bạn
lạc quan, sẽ rất dễ dàng cảm nhận những điều tươi đẹp của cuộc sống hàng ngày.
Lạc quan chính là kết quả của một tâm hồn cởi mở, làm một yếu tố quan trọng
của việc nâng cao trí tuệ cảm xúc của bạn. Từ đó, nhìn nhận mọi việc bằng thái
độ tích cực sẽ giúp bạn cảm thấy dễ chịu và tìm được nhiều phương pháp để giải
quyết hơn.
Tập trung vào vấn đề cần giải quyết
 Con người không ai hoàn hảo và ai cũng có thể mắc những sai lầm. Cho dù
bạn có tức giận, trách mắngnhững lỗi lầm của người khác thì cả bạn và họ cũng
không giải quyết được vấn đề. Tốt hơn là dừng ngay việc phàn nàn và đổ lỗi cho
người khác và ưu tiên cùng nhau trước mắt tìm phương án giải quyết để hạn chế
hậu quả của vấn đề có thể gây ra.
Chú trọng kỹ năng giao tiếp
Khả năng giao tiếp tốt giúp việc truyền đạt thông tin dễ dàng, mạnh lạc
trong khi vẫn tôn trọng ranh giới giữa bạn và những người khác. Điều quan trọng
là kĩ năng giao tiếp không chỉ xây dựng bằng lời nói của bạn, mà còn dựa trên sự
truyền tải thông tin bằng ngôn ngữ cơ thể.
Không giữ cảm xúc tiêu cực
Trong tâm mang thù hận hay ác cảm với ai đó, không những làm tiêu hao
năng lượng và thời gian mà còn làm vẩn đục tư tưởng của bạn, thậm chí đẩy bạn
xuống mức thấp nhất của cảm xúc tiêu cực. Hãy để mọi thứ qua đi. Tha thứ, quên
đi quá khứ và thoát khỏi hố sâu của hận thù mà chỉ nghĩ về một tương lai hạnh
phúc ở phía trước đang chờ đón bạn.
Không nói hoặc viết khi giận dữ
Trong lúc tức giận, chắc chắn bạn sẽ nói hay viết ra những điều không mấy
tốt đẹp và có thể gây thương tổn cho người khác, thậm chí còn phá hỏng sự
nghiệp của bạn. Vì vậy tốt hơn hết là hãy điều chỉnh cảm xúc của bản thân để tâm
trạng bình tĩnh hơn, sau đó mới giải quyết công việc tiếp.
Đôi khi bạn có thể kiềm chế cơn tức giận bằng cách tới những nơi vắng
vẻ hét thật to để xả mọi bực tức trong người ra, hoặc là vào phòng bật ti vi to hết
cỡ rồi hét lên cùng với ti vi để đảm bảo giải tỏa tạm thời cho cung bậc cảm xúc
của bạn giúp bạn nhẹ nhàng và khoan khoái hơn.
Suy nghĩ và hành động cẩn trọng
Suy nghĩ và hành động theo lý tính là những khía cạnh phong phú trong
EQ. Nếu bạn có thể phân tích thấu đáo một tình huống và có cách nhìn nhận riêng
của bản thân, nhưng bạn không thể hành động theo lý tính thì khả năng phân tích
tình huống của bạn chẳng phải vô ích sao?
 Viết ra giấy những gì tốt đẹp
Thay vì nổi giận với một ai đó, hãy bình tâm lại, cố gắng tìm một không
gian yên tĩnh để trấn tĩnh lại và viết ra những điều tốt đẹp người đó làm cho bạn.
Hãy tìm ra những lý do mà bạn biết ơn người đó. Đánh giá lỗi lầm một cách
khách quan là cách đối xử công bằng với họ và với cả bản thân chúng ta.
Đừng nói khi giận dữ là một trong 15 cách rèn luyện kỹ năng quản lý cảm
xúc hàng ngày!
Thường xuyên giúp đỡ người khác
Giúp đỡ người khác, nhất là đồng nghiệp sẽ nâng tầm giá trị của bạn trong
mắt mọi người. Hơn nữa việc gây dựng mối quan hệ hòa hợp trong công việc sẽ
giúp công việc của bạn thuận lợi và suôn sẻ hơn. Hãy quên đi cái tôi và sự ích kỷ
trong mình, để giúp đỡ bất cứ ai khi cần. Bằng cách tăng cường nhân tố này, khả
năng giao tiếp của bạn sẽ tốt hơn, cho phép bạn có được nhiều trải nghiệm mạnh
mẽ hơn trong những mối quan hệ. Khả năng giao tiếp tốt cũng giúp bạn quản lý
cảm xúc bản thân tốt hơn và gia tăng sức ảnh hưởng lên người khác.
Học cách đối mặt với khó khăn
Nếu bạn biết trước bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thử thách
trong thời gian sắp tới, thay vì trốn tránh hãy tìm cách để đối mặt với chúng
Và hãy tập tranh luận để khi vào tình huống thực sự, bạn có thể kiềm chế
được những cảm xúc của mình.
Giữ bình tĩnh
Bạn đã làm việc hết sức và cống hiến hết mình cho công ty nhưng một lần
nữa, bạn lại không được tán thưởng, tăng lương, bạn buồn bã, chán nản, và thậm
chí bật khóc. Lời khuyên là đừng nên như vậy, hãy thật bình tĩnh khi nói chuyện
và cân nhắc kỹ mọi điều bạn muốn nói với người khác, cố gắng kiềm chế sự thất
vọng của mình sẽ giúp bạn có những lối ứng xử hợp lý và mạnh mẽ khi nói
chuyện.
Học cách nhìn nhận lại
Đôi lúc bạn sẽ cảm thấy thực sự tức giận, bạn hãy nhìn lại xem lý do khiến
bạn tức giận. Hãy thử nghĩ xem sự tức giận đó có thể gây ra những hậu quả gì.
Điều này sẽ giúp bạn giảm bớt sự tức giận tránh được những hành động không
hay.
Tinh thần cởi mở và ham học hỏi
Cởi mở và khả năng chấp nhận luôn song hành khi đề cập đến EQ. Hãy
chấp nhận với những ý tưởng và quan điểm mới. Một đầu óc hẹp hòi chỉ khiến
chỉ số thông minh cảm xúc của bạn thấp đi mà thôi.
Để làm được điều này hãy cố gắng tìm hiểu và cân nhắc đến cảm xúc và
suy nghĩ của người khác. Chấp nhận những suy nghĩ và quan điểm mới giúp bạn
ở trong vị trí để cân nhắc tất cả các khả năng có thể xảy ra theo cách tích cực.
Hãy nhớ rằng không phải lúc nào bạn cũng đúng nên khi luôn ở trạng thái sẵn
sàng chấp nhận và cân nhắc các khả năng có thể xảy ra, việc chấp nhận sai lầm sẽ
đơn giản hơn nhiều một khi những thứ bạn biết bấy lâu nay thực ra không hề
chính xác và đáng tin cậy như bạn vẫn nghĩ.
Học cách giải tỏa cảm xúc
Nếu bạn là người mau nước mắt và dễ bộc lộ cảm xúc, hãy tìm cách kiềm
chế biết rằng mình sắp khóc. Hãy uống một thứ gì đó thật lạnh, nghĩ đến một tình
huống hài hước bạn đã trải qua, đi vòng quanh văn phòng, thở sâu sẽ giúp bạn
thoải mái hơn. Trong tình huống bạn không kịp mặc dù đã học kỹ năng quản
lý cảm xúc và khóc trước mặt đồng nghiệp hoặc với sếp thì cũng không nên lo
lắng, hãy nói chuyện và giải thích với họ về vấn đề của bạn. Cách này sẽ giúp bạn
bình tĩnh hơn và có được những lời khuyên hữu ích để giải quyết những khó khăn
đó. Ngoài ra, một cách hữu hiệu nhất chính là viết nhật ký hàng ngày để có thể
viết ra những cảm xúc tiêu cực, giải tỏa chính bản thân mình mà không làm tổn
thương một ai.
Thích nghi với những thay đổi
Cuộc sống không bao giờ suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió, trong công việc
cũng vậy. Sẽ có những thời điểm bạn gặp những thử thách trong công việc và bạn
phải thay đổi mình theo hướng tốt lên để phù hợp với hoàn cảnh hiện tại. Ví dụ
công việc yêu cầu đòi hỏi cao hơn, định hướng của công ty thay đổi, sếp mới đến
thay thế sếp cũ…tất cả những điều này bạn đều phải học cách thích nghi theo.
 Trong cuộc sống, chúng ta sẽ chịu rất nhiều áp lực từ công việc và đời
sống. Cha mẹ và người lớn khó có thể dạy bảo cho chúng ta tất cả những gì mà ta
cần có để sống vững vàng, sống tốt trong cuộc đời. Vì thế, chúng ta rất cần kỹ
năng quản lý và điều chỉnh cảm xúc của mình. Với bài viết trên đây, chúng tôi hy
vọng bạn sẽ rèn luyện được kỹ năng này để thành công trong công việc sớm nhất.
2.3.2. Quản lý cảm xúc bằng cách thay đổi hoàn cảnh
Bối cảnh xã hội giống như tấm vải để chúng ta vẽ cuộc đời mình lên đó.
Đó là nơi chúng ta tiếp xúc với mọi người để nhận được khích lệ, động viên, khen
thưởng, yêu thương cũng có thể là sự gây hấn, thù hằn. Chúng ta cần những
người khác để có thể đạt được tiềm năng cao nhất của bản thân. Bị cô lập khỏi xã
hội sẽ dễ khiến chúng ta bị tổn thương cả về thể xác lẫn tinh thần.Tuy nhiên có
những bối cảnh xã hội có hại cho chúng ta, làm thay đổi phẩm chất và thậm chí là
đe dọa cuộc sống của chúng ta.
Trong những năm 30 và 40, thế giới dã chứng kiến sự khủng khiếp của chủ
nghĩa phát xít. Với mệnh lệnh của mình và sự trợ giúp của mạng lưới tuyên
truyền, Hitle đã thành công trong việc tạo dựng một hệ thống chính trị xã hội lớn
mạnh đến mức có thể hoàn toàn điểu khiển người dân Đức và khiến chiến tranh
lan rộng ra khắp các lục địa.
Nhưng làm thế nào mà những kẻ độc tài có thể thay đổi những con người
có lý trí trở thành đám người tuân lệnh một cách mù quáng?
Một nhóm nghiên cứu người Mỹ do do Kurt Lewin, một người tị nạn Đức
quốc xã lãnh đạo đã tiến hành nghiên cứu cách thức mà người lãnh đạo ảnh
hưởng trực tiếp tới những người đi theo họ và những nhóm người này thay đổi
hành vi của từng cá thể như thế nào. Lewin muốn chứng minh rằng có thể biến
những vấn đề quan trọng đối với xã hội chẳng hạn như sức mạnh của người lãnh
đạo, thành các giải thuyết và kiểm chứng chúng bằng các thí nghiện có kiểm soát.
Lewin và các đồng nghiệp của ông bị cuốn hút bởi cách thức khiến những kẻ độc
tài điều khiển hành vi của các cá thể bằng cách cho họ mặc đồng phục, gán lại
định danh mới cho họ như là một phần của nhóm. Do đó, vào năm 1939 họ tiến
hành một thí nghiệm độc nhất vô nhị để đánh giá ảnh hưởng của các kiểu lãnh
đạo khác nhau đến hành vi của các thành viên trong nhóm.
Họ bắt đầu với việc tổ chức ra 3 nhóm các cậu bé, cho chúng gặp nhau sau
giờ học. Nhóm trưởng của mỗi nhóm được các nhà nghiên cứu hướng dẫn thực
hiện ba kiểu lãnh đạo hoàn toàn khác nhau.
+ Khi đóng vai là kẻ lãnh đạo chuyên quyền, chúng phải đưa ra mọi quyết
định cho nhóm.
+ Khi đóng vai là người lãnh đạo lỏng lẻo, chúng cho phép các cậu bé
được quyền tự do tuyệt đối, và hầu như không hề hướng dẫn gì cả.
+ Khi đóng vai là lãnh đạo dân chủ, họ thường xuyên khích lệ và ủng hộ
khả năng tự đưa ra quyết định của nhóm.
Sau mỗi sáu tuần, các nhóm lại đổi người lãnh đạo cho nhau. Hay nói cách
khác, mỗi nhóm đề được trải nhiệm cả ba kiểu lãnh đạo của ba người khác nhau.
Và đây là kết quả:
+ Dưới quyền của người lãnh đạo chuyên quyền, các cậu bé làm việc chăm
chỉ nhất, nhưng thông thường chỉ khi chúng đang bị giám sát. Chúng thường dễ
cáu bẳn và hay gây gổ hơn, chúng cũng thường phục tùng người lãnh đạo hơn.
Chúng cư xử như những kẻ phát xít nhỏ bé.
+ Với nhóm được thể hiện kiểu lãnh đạo lỏng lẻo, các thành viên làm được
rất ít việc. Các cậu bé làm được khối lượng công việc ít nhất và với chất lượng tồi
nhất. Sự tự do tuyệt đối mà không có sự chỉ bảo dẫn tới sự hỗn loạn.
+ Trong khi đó nhóm được lãnh đạo theo kiểu dân chủ thể hiện mức độ cố
gắng và khả năng sáng tạo cao nhất. Chúng thường hay khen ngợi lẫn nhau và
hay vui đùa hơn.
Các kết quả trên đã làm yên lòng nhóm nghiên cứu. Lãnh đạo theo kiểu dân
chủ mang lại kết quả tốt nhất, trong thời điểm mà chế độ đọc tài đang tỏ ra rất
thành công ở châu Âu.
Tuy nhiên còn có một bài học lớn hơn ở đây. Để ý rằng chính kiểu lãnh đạo
và hoàn cảnh xã hội mà nó tạo ra chứ không phải tính cách của các cá nhân liên
quan là những nhân tố quan trọng trong thí nghiệm. Như vậy hoàn cảnh xã hội rất
quan trọng trong việc điều hành hành vi của cá nhân.
Theo Lewin, hành vi của con người luôn luôn là chức năng của từng cá thể
và của môi trường xã hội. Điều này có nghĩa là mặt tốt nhất và mặt xấu nhất của
mỗi người có thể được bộc lộ bằng cách tác động đến một vài khía cạnh của môi
trường xã hội.
Sự thần phục lãnh đạo một cách mù quáng, được kết luận từ một thí
nghiệm gây tranh cãi của nhà nghiên cứu Stanley Milgram. Milgram băn khoăn
liệu những hành động tội ác của Phát xít có phải là hệ quả của những bản chất tàn
bạo cá nhân của chúng, hay liệu mọi người đều có khả năng hành động độc ác
nếu hoàn cảnh tác động đủ mạnh.
Milgram muốn tìm hiểu xem một người bình thường sẽ tuân theo các mệnh
lệnh đến mức nào. Liệu họ có thể giết hại một người lạ nếu như được ra lệnh như
thế?
Trong thí nghiệm, đối tượng được trả tiền để tham gia vào một thí nghiệm
có tên là nghiên cứu về trí nhớ. Đối tượng được yêu cầu đóng vai một giáo viên,
giúp người khác nâng cao trí nhớ. Hướng dẫn đối tượng là nhà thí nghiệm mặc
đồng phục của phòng thí nghiệm, đồng thời là người có thẩm quyền hợp pháp
trong hoàn cảnh này. Cả nhà thí nghiệm và người đóng vai học viên đều thuộc đội
của Milgram.
Đối tượng đã nâng cao trí nhớ cho học viên bằng cách giật điện mỗi khi
học viên mắc lỗi bằng một chiếc máy điện có các mức độ điện thế khác nhau. Ban
đầu điện thế khá nhỏ, nhưng sau đó được tăng dần lên ứng với mỗi lỗi cho đến
khi chúng có thể gây chết người. Thật ra học viên không bị điện giật, nhưng
người giáo viên vẫn có cảm giác như đang trừng phạt học viên thật. Người học
viên sẽ kêu lên la thể hiện đau đớn và đòi thoát khỏi phòng học. Trong khi người
hướng dẫn thí nghiệm tiếp tục yêu cầu đối tượng giáo viên tiếp tục công việc của
họ. Liệu đối tượng thí nghiệm có tiếp tục công việc của mình không?
Kết quả cuối cùng gây bất giờ cho các nhà nghiên cứu: 2/3 trong tổng số
1000 đối tượng bao gồm nam nữ, trẻ, già đã trải qua các giai đoạn đầy đủ của thí
nghiệm. Dù nhiều người trong số họ phản đối, nhưng phần lớn không có ai không
tuân lệnh.
Có thể thấy sự tuân lệnh một cách mù quáng không chỉ giới hạn trong tâm
tính của bọn phát xít, nó là một phần của bản chất con người và sẽ bộ lộ khi hoàn
cảnh ép buộc.
Tiểu thuyết gia Charles Percy Snow đã từng viết: “khi bạn nghĩ về lịch sử
lâu đời và ảm đạm của con người bạn sẽ thấy rằng số lượng tội ác dã man đã
được gây ra dưới danh nghĩa của sự tuân lệnh nhiều hơn nhiều so với số lượng
tội ác dưới danh nghĩa của sự nổi loạn”.
Cuộc sống không bao giờ suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió, trong công việc
cũng vậy. Sẽ có những thời điểm bạn gặp những thử thách trong công việc và bạn
phải thay đổi mình theo hướng tốt lên để phù hợp với hoàn cảnh hiện tại. Ví dụ
công việc yêu cầu đòi hỏi cao hơn, định hướng của công ty thay đổi, sếp mới đến
thay thế sếp cũ…tất cả những điều này bạn đều phải học cách thích nghi theo.
Trong cuộc sống, chúng ta sẽ chịu rất nhiều áp lực từ công việc và đời
sống. Cha mẹ và người lớn khó có thể dạy bảo cho chúng ta tất cả những gì mà ta
cần có để sống vững vàng, sống tốt trong cuộc đời. Vì thế, chúng ta rất cần kỹ
năng quản lý và điều chỉnh cảm xúc của mình. Với bài viết trên đây, chúng tôi hy
vọng bạn sẽ rèn luyện được kỹ năng này để thành công trong công việc sớm nhất.
2.3.3. Quản lý cảm xúc bằng công cụ NEO
Neo cảm xúc (Anchoring) là một là một phương pháp hữu ích trong các kỹ
thuật NLP, giúp tạo ra một tâm trạng hay cảm xúc cụ thể nào đó, chẳng hạn như
niềm vui hay cảm giác thư giãn. Nó thường dùng một động tác, một cử chỉ, hay
một từ ngữ nào đó làm cái “mỏ neo,” nhằm neo chặt lại một cảm xúc bạn muốn
có; để về sau, khi muốn có được cảm xúc ấy, thì bạn chỉ cần “giật” lại cái “mỏ
neo” kia là cảm xúc đã neo lại trở về.
Quá trình tạo neo cảm xúc: Bốn bước tạo neo:
1. Yêu cầu một người hồi tưởng một trải nghiệm rõ ràng trong quá khứ
2. Neo (cung cấp) một nhân tố kích thích tại đỉnh điểm
3. Thay đổi trạng thái của người đó
 4. Khơi dậy trạng thái cũ – Kiểm tra neo
Năm điểm quan trọng trong tạo neo:
1. Cường độ của trải nghiệm
2. Thời điểm tạo neo
3. Mức độ độc nhất của neo
4. Quá trình thực hiện lại nhân tố kích thích
5. Số lần thực hiện
Quan điểm về cảm xúc tích cực:
Khi có các cảm xúc tích cực và phù hợp, ta sẽ cảm thấy khỏe mạnh vững
vàng thông minh sáng suốt, năng lực đó giúp ta giải quyết công việc một cách tốt
nhất.
Có 4 loại cảm xúc tích cực chính gồm:
Hạnh phúc
Hạnh phúc là những thời điểm, khoảng thời gian đặc biệt khi ta có trạng
thái thoải mái vì cuộc sống đầy đủ và có ý nghĩa ở một khía cạnh nào đó (gắn với
nhân sinh mỗi người). Nguồn gốc cơ bản của hạnh phúc là thể hiện được hết tiềm
năng trong hoạt động sáng tạo để phục vụ con người, vì sự phát triển của xã hội
loài người và khi đó ta sẽ có sự thỏa mãn sâu sắc và cảm giác hạnh phúc.
Dũng Cảm:
Dũng cảm giúp bạn trở nên chân thật, đáng yêu và đáng tin… giúp bạn
dám mạo hiểm để khám phá. Khi bạn dũng cảm mọi thứ tốt lành sẽ theo chân
dũng cảm đến với bạn
Dũng cảm là không hèn nhát. Người hèn nhát, người yếu đuối bị nỗi sợ chi
phối, còn người dũng cảm vượt qua sợ hãi và tiến lên trước, chấp nhận thách thức
tiến đến điều không biết mặc cho mọi sợ hãi đang hiện diện.
Bình Tĩnh:
Bình tĩnh là kiểm soát, là kìm chế, bình tĩnh là sự bình thản bên ngoài và
chắc chắn ổn định bên trong . Bình tĩnh là không hoảng loạn, run sợ lúc khó
khăn, là không nóng nảy, hấp tấp khi khó chịu, Là không vội vàng khi việc bất
thường, là không hấp tấp trong hành động…
 Trong tất các các loại cảm xúc tiêu cực, tức giận là một trong những cảm
xúc có sức tàn phá mạnh nhất… nó là biến tướng của cảm giác tội lỗi, thương hại,
hối tiếc … tức giận có thể thể hiện ra ngoài nhưng nó có thể cải trang dưới nhiều
hình thức. Thể hiện sự tức giận làm thái độ thù địch leo thang. Khi ta tức giận
dường như toàn thể nước trong cơ thể ta biến thành hóa chất độc hại, gan thận
làm việc quá tải, gia tăng bài tiết.. có thể sức mạnh tăng lên khi giận, ta chạy
nhanh và nhảy xa khi sợ nhưng đồng thời nó ức chế chức năng của não làm ta ngu
đị… che đậy sự tức giận có thể làm cơ thể ta tồi tệ hơn vì năng lượng tiêu cực bị
tù úng và giãy giụa lăn lộn trong cơ thể gây nên rối loạn tổn thương cả sinh lý và
tinh thần.
Bình tĩnh giúp ta thông minh, Bình tĩnh giúp ta thêm dũng cảm, Bình tĩnh
làm ta đáng tin cậy hơn…
Người vừa dũng cảm vừa bình tĩnh là người có trái tim nóng nhưng có cái
đầu lạnh. Đó là người lãnh đạo kiệt xuất
Tập Trung:
Thiếu tập trung cản trở chúng ta đạt kết quả tốt trong cuốc sống ( trong học
tập, làm việc, hưởng thụ…) Năng lực tập trung ngày càng có ý nghĩa. Tập trung
đầu óc là năng lực tập trung sự chú ý vào chính công việc đang làm.
Sự tập trng đầu óc cao độ là điều kiện dẫn tới thành công trong những công việc
đang thực hiện, từ đầu đến khi kết thúc và sau những lần như thế, con người ta trở
nên mạnh mẽ hơn, giàu có hơn về những trải nghiệm và năng lực. Điều khiển bản
thân bằng và tập trung chú ý vào những mục tiêu nhất định cũng là một dạng đầu
tư về tâm lý…
6 bước tạo neo cảm xúc trong NLP
Bước 1: Hồi tưởng cảm xúc
Trước tiên, hãy chọn một cảm xúc mà bạn muốn tạo neo cho nó (thí dụ,
bạn muốn cảm thấy tự tinhơn). Và bạn hãy bắt đầu hình dung nhớ lại một lần nào
đó trong quá khứ lúc bạn thấy mình tự tin nhất từ trước đến giờ.
Bước 2: Tái tạo trải nghiệm đó và gia tăng cường độ cho nó
 Bạn hãy dùng trí tưởng tượng để tái tạo lại lần trải nghiệm cảm xúc tự tin
của mình trong quá khứ.
Lần đó, bạn nhìn thấy những gì, thì lúc này hãy thấy lại những điều đó.
Hãy vẽ ra trong đầu một bức tranh về những điều đã thấy sao cho thật chi tiết, rõ
ràng, sắc nét, có màu sắc sống động. Giống như lần trải nghiệm đó đang tái diễn
lại trong tâm trí bạn lúc này với cường độ rất mạnh.
Lần đó, bạn nghe được những gì, thì lúc này, hãy nghe lại những âm thanh
đã nghe lúc đó. Hãy tăng âm lượng lên để nghe cho rõ mồn một từng âm thanh,
tiếng nói.
Lần đó, bạn cảm thấy tràn đầy tự tin thế nào, thì lúc này, hãy cảm nhận lại
cảm xúc tự tin tràn đầy đó. Hãy hình dung cảm xúc ấy đang sống lại, mạnh mẽ
hơn bao giờ hết. Cảm xúc ấy đang tuôn chảy khắp cơ thể bạn trong lúc này. Cảm
xúc ấy đang chảy càng lúc càng nhanh. Và bạn hãy để ý xem nó chạy từ trên
xuống hay từ dưới lên, từ trái qua phải hay ngược lại.
Bước 3: Khi cảm xúc đạt đỉnh, hãy neo chặt nó lại
Sẽ đến một lúc, cảm xúc bạn hồi tưởng sẽ tăng dần và đạt đỉnh. Và đây là
lúc bạn cần neo chặt nó lại, ngay tại đỉnh điểm của nó.
Để neo cảm xúc đó, bạn hãy dùng một động tác hay cử chỉ nào đó, chẳng
hạn bạn lấy chạm ngón trỏ và ngón cái vào nhau và xoa nhẹ, hoặc búng tay một
cái bằng ngón trỏ và ngón giữa, hoặc đưa tay giật dái tai bạn xuống, v.v.
Bước 4: Ngắt cảm xúc đó đi
Khi cảm xúc đã lên đỉnh điểm rồi, thì sau đó chắc chắn nó sẽ đi xuống lại.
Và khi neo, bạn cần neo cảm xúc khi nó ở đỉnh điểm, chứ không phải lúc nó bắt
đầu đi xuống. Như vậy, sau khi neo xong, bạn hãy ngắt cảm xúc đó đi bằng cách
làm một thứ gì đó khác; chẳng hạn, bạn nghĩ về một chuyện gì khác, hoặc nói
chuyện với ai đó, để tạm quên cái cảm xúc kia đi.
Sau một lúc, bạn hãy lặp lại động tác hay cử chỉ bạn đã dùng để neo lúc
nãy. Và lúc này, khi bạn làm như vậy, cảm xúc kia sẽ lại xuất hiện trở lại.
Bước 5: Lặp đi lặp lại
 Nếu thấy chiếc neo cảm xúc của bạn còn yếu – nghĩa là mỗi lần bạn “thả
neo,” cảm xúc kia xuất hiện yếu ớt không như ý bạn muốn – thì bạn nên lặp đi lặp
lại từ đầu các bước ở trên, cho đến khi nào bạn thấy nó trở nên chắc chắn.
Bước 6: Gia cố chiếc neo NLP
Nếu bạn “thả neo” tốt, thì chiếc neo cảm xúc đó sẽ kéo dài khá lâu. Tuy
nhiên, để đảm bảo nó vẫn “chạy tốt” về sau, thỉnh thoảng, bạn nên lặp đi lặp lại
các bước neo cảm xúc như hướng dẫn ở trên.
Những lưu ý để neo cảm xúc hiệu quả:
Hiệu quả của một neo cảm xúc mà bạn thiết lập phụ thuộc vào những điều
sau đây:
• Cường độ của trạng thái : Cường độ càng cao càng tốt hơn.
• Thời gian của neo – Thời điểm kích neo là rất quan trọng. Để có hiệu
quả nhất, chỉ kích hoạt neo tại thời điểm cao trào.
• Số lần lặp lại – Hãy chắc chắn rằng bạn đã làm lặp đi lặp lại đủ để làm
cho nó thành phản xạ.
Ghi chú:
Neo nên được kích hoạt một cách chính xác.
Neo tại điểm cao trào
Nếu bạn không trải nghiệm và đặc biệt là nếu bạn cảm thấy lo âu, và áp
dụng các neo. Bạn sẽ neo trạng thái tiêu cực!
Neo tiêu cực thường được thành lập bởi tâm vô thức.
Bạn có thể tăng cường các neo bằng cách lặp lại quá trình trên trong vòng
vài ngày.
Nếu bạn đang ở trong một tình huống mà bạn trải nghiệm những trạng thái
mong muốn trong thực tế, bạn có thể thiết lập lại ngay các neo đó.
 CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

3.1. Khái niệm thời gian và quản lý thời gian

3.1.1. Định nghĩa thời gian
Thời gian là khái niệm mô tả sự tiến triển không ngừng của sự tồn tại và
các sự kiện xảy ra trong một sự kế thừa không thể đảo ngược từ quá khứ, qua
hiện tại, và đến tương lai.
Hãy tưởng tượng nếu thời gian chạy ngược, con người sẽ trẻ dần thay vì
già đi, và sau một thời gian trẻ hóa dần dần, cuộc đời của họ sẽ kết thúc trong
rưng rưng nước mắt của bố mẹ. Đó là thời gian được miêu tả trong một cuốn tiểu
thuyết của nhà văn khoa học viễn tưởng Philip K Dick. Nhưng, ngạc nhiên thay,
chiều của thời gian lại cũng là một vấn đề khiến các nhà vũ trụ học phải đau đầu.
Trong khi chúng ta thừa nhận rằng thời gian có một chiều nhất định, thì các
nhà vật lý lại nói không: Hầu hết các định luật vật lý đều phải "quay ngược thời
gian", có nghĩa là họ sẽ chỉ làm việc với thời gian được định nghĩa chạy ngược về
quá khứ.
Bất cứ khái niệm phổ quát nào của thời gian cuối cùng cũng phải dựa trên
chính sự phát triển của vũ trụ. Khi bạn nhìn vào vũ trụ, bạn đang thấy các sự kiện
đã diễn ra trong quá khứ, bởi ánh sáng cần thời gian để đến với chúng ta. Trong
thực tế, thậm chí việc quan sát đơn giản nhất cũng có thể giúp chúng ta hiểu về
thời gian vũ trụ: lấy ví dụ thực tế là bầu trời đêm tối. Nếu vũ trụ có một quá khứ
vô hạn và vô biên, thì bầu trời đêm sẽ phải hoàn toàn sáng do được lấp đầy bởi
ánh sáng từ vô số các vì sao trong vũ trụ đã luôn luôn tồn tại.
Trong một thời gian dài, các nhà khoa học, kể cả Albert Einstein, nghĩ rằng
vũ trụ là tĩnh lặng và vô hạn. Các quan sát sau này đã chỉ ra rằng vũ trụ thực ra
đang giãn nở, và thậm chí là đang giãn nở ngày càng nhanh hơn. Điều này có
nghĩa là nó phải có nguồn gốc từ một trạng thái nhỏ gọn mà chúng ta gọi là Vụ
Nổ Lớn (Big Bang), ngụ ý rằng thời gian có điểm khởi đầu. Trong thực tế, nếu
chúng ta quan sát ánh sáng có tuổi đời đủ cao, chúng ta thậm chí có thể nhìn thấy
các bức xạ tàn dư từ Vụ Nổ Lớn - bức xạ nền vũ trụ (Cosmic Microwave
Background - CMB). Nhận thức này là bước đầu tiên để xác định tuổi của vũ trụ.
Nhưng có một trở ngại, thuyết tương đối đặc biệt của Einstein chỉ ra rằng
thời gian là... tương đối! Nếu bạn di chuyển càng nhanh đến tôi, thời gian của bạn
sẽ trôi qua chậm hơn tương đối với nhận thức của tôi về thời gian. Do đó trong vũ
trụ của các thiên hà đang di chuyển xa nhau, các ngôi sao quay quanh nhau và các
hành tinh đang quay, thực nghiệm về thời gian cũng khác nhau: Quá khứ, hiện tại,
và tương lai của mọi thứ là tương đối.
Bởi vì vũ trụ về bình diện là như nhau ở mọi nơi, và nhìn chung là giống
nhau ở mọi hướng, nên có tồn tại một "thời gian vũ trụ". Để đo được nó, tất cả
những gì chúng ta phải làm là đo đạc các tính chất của bức xạ nền vũ trụ. Các nhà
vũ trụ học đã dùng điều này để xác định tuổi của vũ trụ và xác định rằng, vũ trụ
có khoảng 13.799 tỷ năm tuổi.
Chúng ta biết thời gian rất có thể bắt đầu từ Vụ Nổ Lớn. Nhưng có một câu
hỏi dai dẳng vẫn tồn tại: Thời gian chính xác nó là gì?
Để giải đáp câu hỏi này, chúng ta phải nhìn vào tính chất cơ bản của không
gian và thời gian. Trong chiều của không gian, bạn có thể di chuyển tới hoặc lùi;
tất cả mọi người đều trải nghiệm việc di chuyển này hàng ngày. Nhưng thời gian
thì khác, nó có một chiều mà thôi, bạn luôn luôn phải đi tới, không bao giờ quay
lại được. Vậy rại sao chiều thời gian lại không thể quay ngược? Đây là một vấn
đề lớn chưa được giải quyết của vật lý.
Để giải thích tại sao bản thân thời gian là không thể đảo ngược, chúng ta
cần phải tìm đến các quá trình trong tự nhiên đồng thời cũng không thể đảo
ngược. Một trong những khái niệm vật lý (và cuộc sống!) là mọi thứ có xu hướng
bớt "gọn gàng" khi thời gian trôi qua. Chúng ta mô tả điều này bằng một tính chất
vật lý gọi là entropy, thứ đang mã hóa cách mà mọi thứ được xếp đặt.
Hãy tưởng tượng một hộp chứa chất khí, trong đó tất cả các hạt ban đầu
được đặt ở một góc (một trạng thái trật tự). Theo thời gian chúng sẽ tự nhiên tìm
cách lấp đầy chiếc hộp (một trạng thái rối loạn). Để đưa các hạt này trở lại trạng
thái trật tự sẽ cần đến năng lượng. Điều này gọi là không thể đảo ngược. Nó
giống như đập vỡ một quả trứng để làm món trứng tráng, một khi quả trứng đã
lan ra và tràn vào chảo, nó sẽ không bao giờ quay lại hình dạng của quả trứng
nữa. Cũng tương tự với vũ trụ: khi vũ trụ phát triển, entropy tổng thể sẽ tăng lên.
Hóa ra entropy là một cách khá tốt để giải thích mũi tên thời gian. Và trong
khi vũ trụ có vẻ như đang trở nên trật tự hơn - ví dụ là khi nó đi từ sự rối loạn
trong giai đoạn đầu hình thành các ngôi sao, các hành tinh đến giai đoạn có vẻ trật
tự hiện nay - thì vũ trụ vẫn có thể có khả năng gia tăng sự rối loạn. Bởi vì lực hấp
dẫn liên quan đến các khối lượng lớn có thể kéo vật chất vào trạng thái gần như
trật tự mà chúng ta vẫn thấy, thì với sự gia tăng rối loạn mà chúng ta đang nghĩ
phải xảy ra bằng cách nào đó ẩn giấu trong trường hấp dẫn. Do đó sự rối loạn có
thể tăng lên cho dù chúng ta không nhìn thấy được.
Nhưng với xu hướng của tự nhiên thiên về sự rối loạn, tại sao vũ trụ lại bắt
đầu từ trạng thái ổn định ban đầu? Điều này vẫn được xem là một bí ẩn. Một số
nhà nghiên cứu cho rằng Vụ Nổ Lớn có thể không phải là sự bắt đầu, mà trong
thực tế có thể có các "vũ trụ song song", nơi mà thời gian chạy theo các hướng
khác nhau.
Thời gian có điểm khởi đầu, nhưng liệu nó sẽ có kết thúc hay không tùy
thuộc và bản chất của năng lượng tối đang khiến cho vũ trụ giãn nở ngày càng
nhanh. Sự gia tăng của quá trình giãn nở này có thể cuối cùng sẽ xé toạc vũ trụ,
buộc vũ trụ phải kết thúc bằng một Vụ Xé Lớn (Big Rip); khả năng khác là năng
lượng tối có thể phân rã, đảo ngược vũ trụ trở lại Vụ Nổ Lớn và vũ trụ kết thúc
bằng một Vụ Co Lớn (Big Crunch); hoặc vũ trụ đơn giản là sẽ giãn nở mãi mãi.
Nhưng liệu những viễn cảnh này có kết thúc thời gian? Theo các định luật
kỳ lạ của cơ học lượng tử, các hạt ngẫu nhiên nhỏ xíu có thể trong giây lát bật ra
khỏi chân không - một thứ gì đó nhìn thấy liên tục trong các thí nghiệm vật lý hạt.
Một số cho rằng năng lượng tối có thể khiến các "thăng giáng lượng tử" này tạo
nên một Vụ Nổ Lớn mới, kết thúc dòng thời gian của chúng ta và bắt đầu một
dòng thời gian mới. Trong khi điều này là rất lý thuyết và không chắc chắn, thì
thứ chúng ta biết hiện nay là: chỉ khi chúng ta hiểu được năng lượng tối thì chúng
ta sẽ biết được số phận của vũ trụ.
3.1.2. Đặc điểm của thời gian
 Thời gian là một thứ rất khó để định nghĩa. Từ "thời gian" có trong tất cả
các ngôn ngữ của loài người. Khái niệm thời gian có thể có cả ở động vật. Định
nghĩa về thời gian là một định nghĩa khó nếu phải cắt nghĩa chính xác. Đa số
chúng ta ai cũng phải dùng từ đó và nói đến nó, ví dụ "thời gian trôi",... và do đó
dứt khoát phải có một cách hiểu chung nhất.
Thời gian là một thuộc tính của vận động và phải được gắn với vật chất, vật
thể. Các nhà triết học đúc kết rằng "thế giới" vận động không ngừng (luôn vận
động). Giả sử rằng nếu mọi vật trong vũ trụ đứng im, khái niệm thời gian trở nên
vô nghĩa. Các sự vật luôn vận động song hành cùng nhau. Có những chuyển động
có tính lặp lại, trong khi đó có những chuyển động khó xác định. Vì thế để xác
định thời gian, người ta so sánh một quá trình vận động với một quá trình khác có
tính lặp lại nhiều lần hơn, ổn định hơn và dễ tưởng tượng hơn. Ví dụ chuyển động
của con lắc (giây), sự tự quay của trái đất hay sự biến đổi của mặt trời trên bầu
trời (ngày), sự thay đổi hình dạng của mặt trăng (tháng âm lịch),... hay đôi khi
được xác định bằng quãng đường mà một vật nào đó đi được, sự biến đổi trạng
thái lặp đi lặp lại của một "vật".

Thời gian chỉ có một chiều duy nhất (cho đến nay được biết đến) đó là từ
quá khứ đến hiện tại và tương lai. Do sự vận động không ngừng của thế giới vật
chất, từ vi mô đến vĩ mô (và kể cả trong ý thức, nhận thức) mà trạng thái và vị trí
(xét theo quan điểm động lực học) của các vật không ngừng thay đổi, biến đổi.
Chúng luôn có những quan hệ tương hỗ với nhau và vì thế "vị trí và trật tự" của
chúng luôn biến đổi, không thể trở về với trạng thái hay vị trí trước đó được. Đó
chính là trình tự của thời gian. Theo Stephen Hawking, thời gian có liên quan đến
entropi (trạng thái động lực học) vĩ mô. Hay nói cách khác thời gian là một đại
lượng mang tính vĩ mô. Nó luôn luôn gắn với mọi vật, không trừ vật nào. Thời
gian gắn với từng vật là thời gian riêng, và thời gian riêng thì có thể khác nhau
tuỳ thuộc vào bản chất của vật đó và hệ quy chiếu gắn với nó, ví dụ với mỗi hệ
chuyển động có vận tốc khác nhau thời gian có thể trôi đi khác nhau. Thời gian
của vật này có thể ảnh hưởng đến vật khác.
Như vậy, "thời điểm" là một trạng thái vật lý cụ thể (có thể xác định được)
của một hệ và "thời gian" là diễn biến của các trạng thái vật lý của một hệ. Chúng
ta không thể nhìn thấy hoặc cảm nhận được nó - nó chỉ xảy ra. Con người do đó
đưa ra cách để đo lường thời gian là hoàn toàn tùy tiện và cũng khá thú vị từ một
quan điểm lịch sử.
Ngày là một điểm khởi đầu rõ ràng cho thời gian. Một ngày bao gồm
khoảng thời gian ánh sáng mặt trời chiếu xuống và ban đêm. Cơ thể chúng ta
được điều chỉnh trong chu kỳ này qua giấc ngủ, vì vậy thông thường mỗi khi ngủ
dậy qua một đêm là sang một ngày mới. Dù không rõ khởi nguồn từ bao giờ,
nhưng thời gian dần được chia ra, gọi tên theo các mức.
Trong ngày thì người ta sử dụng đồng hồ để chia ra các đơn vị nhỏ hơn,
còn những ngày kết hợp lại sẽ ra những khái niệm khác lớn hơn như tuần, tháng,
năm… Cả hai hệ thống đều có những nguồn gốc thú vị.
* Đo thời gian
Phạm vi để do lường thời gian là vô tận. Sau đây là một số phạm vi thời
gian thông thường, từ ngắn nhất đến dài nhất:
1 picosecond (một phần nghìn tỷ giây) - Đây là khoảng thời gian ngắn nhất
của thời gian hiện nay chúng ta có thể đo được chính xác.
1 nanosecond (một phần tỷ của một giây) - 2 đến 4 nano giây là độ dài của
thời gian mà một máy tính điển hình thực hiện một bước trong các chương trình
phần mềm.
 1 microsecond (một phần triệu của một giây).
1 milisecond (một phần nghìn của một giây) - Đây là thời gian tiêu biểu
cho việc chộp hình của một máy ảnh thường. Một bức ảnh chụp ở 1/1000 của một
giây thường sẽ chặn tất cả các chuyển động của con người.
1 centisecond (một phần trăm của một giây) - Chiều dài của thời gian cần
cho một tia sét đánh xuống.
1 decisecond (một phần mười của một giây) - Một cái chớp mắt.
1 giây - tim con người đập trung bình 1lần/giây: 60 giây - 1 phút.
2 phút - được cho là thời gian một người có thể giữ hơi thở của mình.
60 phút - giờ.
8 giờ - ngày làm việc điển hình, cũng như số thời gian ngủ một người cần
mỗi đêm.
24 giờ - Một ngày, số lượng thời gian cần cho Trái đất để xoay trên trục
của nó.
7 ngày - Một tuần.
40 ngày - Thời gian dài nhất một người có thể tồn tại mà không có thực
phẩm.
365,24 ngày - Một năm, số lượng thời gian cần cho Trái đất để hoàn thành
một quỹ đạo xung quanh mặt trời.
10 năm - Một thập kỷ.
75 năm - Tuổi thọ điển hình cho một con người.
5.000 năm - Khoảng thời gian lịch sử được ghi.
50.000 năm - Chiều dài của thời gian loài Homo sapiens đã tồn tại.
65 triệu năm - Chiều dài thời gian từ khi khủng long tuyệt chủng.
200 triệu năm - Chiều dài thời gian tồn tại của động vật có vú.
3,5 - 4.000.000.000 năm - Chiều dài của thời gian mà cuộc sống tồn tại trên
trái đất.
4,5 tỉ năm - Tuổi của hành tinh Trái đất.
10 đến 15 tỷ năm - Thời gian bị nghi ngờ là thời điểm xảy ra Big Bang.
* Đồng hồ
 Một ngày dài như thế nào?
Thời gian của một ngày là số thời gian cần cho trái đất tự quay trên trục
của nó. Thời gian đó đã được chuẩn hóa và được được xác định theo đơn vị 1
ngày:
Một ngày bao gồm hai giai đoạn 12 giờ, tổng cộng là 24 giờ.
Một giờ bao gồm 60 phút.
Một phút bao gồm 60 giây.
Giây được chia nhỏ trên một hệ thống thập phân thành những thứ
như "phần trăm" hay "phần triệu của một giây".
Điều này có vẻ kì lạ khi chia nó ra làm 2 lần 12, rồi lại chia mỗi lần đó ra
làm 60, chia nhỏ thêm 60 lần nữa… cuối cùng lại đổi sang phần trăm và phần
triệu. Không có gì ngạc nhiên khi nhiều em bé ban đầu khá khó khăn khi học cách
nhận biết thời gian và đồng hồ.

Tại sao lại có 24 giờ trong một ngày?

Không ai thực sự biết lý do cho việc này, có vẻ từ rất lâu rồi mọi chuyện đã
là như thế. Trích dẫn trong từ điển bách khoa toàn thư Britannica: “…Đồng hồ
mặt trời đầu tiên được biết đến là một chiếc đồng hồ bóng của Ai Cập làm đá
phiến màu xanh lá cây có niên đại ít nhất là từ thế kỷ thứ 8 trước Công nguyên.
Nó bao gồm đáy với một dấu thập lớn ở một đầu. Đáy được chia làm 6 đơn vị
thời gian, được đặt theo hướng đông - tây với các dấu thập ở cuối phía đông vào
buổi sáng và kết thúc phía Tây vào buổi chiều. Bóng của các dấu thập in trên đáy
này cho biết thời gian. Loại đồng hồ này được sử dụng trong thời nguyên thủy ở
Ai Cập".
Người Babylon là những ngươi tôn sùng số 6, nhưng vì sao thì chúng ta
vẫn chưa biết.
Tại sao có 60 phút trong một giờ và 60 giây trong một phút?
Không chắc chắn lắm, có vẻ người Ai Cập đã từng sử dụng một lịch có 12
tháng, mỗi tháng 30 ngày, 1 năm 360 ngày. Điều này được cho là lý do tại sao
chúng ta chia vòng tròn thành 360 độ. Chia 360 cho 6 sẽ cho ra 60. Và 60 cũng là
một số cơ sở trong hệ thống toán học Babylon.
a.m và p.m thể hiện ý nghĩa gì?
Chúng ta thường bắt gặp a.m đằng sau giờ trước 12 giờ sáng và pm đằng
sau nếu là giờ từ 12 giờ trưa đến nửa đêm. Đó là những chữ viết tắt của ante
meridiem và post meridiem (trước trưa và sau trưa) được phát minh bởi người La
Mã:
“…Vào cuối thế kỷ thứ tư trước Công nguyên, người La Mã chính thức
chia ngày của họ vào chỉ có hai phần: sáng và chiều. Một trợ lý cho lãnh sự được
giao nhiệm vụ nhận thấy khi mặt trời đi qua kinh tuyến và thông báo cho hội
đồng".
Người hiện đại thì lấy giây làm căn cứ cho thời gian. Một ngày được định
nghĩa với 86.400 giây và giây được định nghĩa là 9192631770 dao động của một
nguyên tử caesium.
* Múi giờ
Nếu chỉ sử dụng một múi giờ thì vào giữa trưa, không phải nơi nào trên trái
đất cũng có hiện tượng mặt trời lên thiên đỉnh. Đơn giản vì trái đất quay 15 độ
mỗi giờ. Ý tưởng phân chia trái đất thành 24 múi giờ khác nhau để giúp phù hợp
với từng khu vực. Tất cả những đồng hồ trong cùng một múi giờ sẽ được thiết lập
giống nhau và chỉnh khác lệch dần qua từng múi giờ.
Trong khu vực lục địa của Hoa Kỳ có những 4 múi giờ khác nhau: phía
Đông, miền Trung, miền núi, Thái Bình Dương. Tại khu vực phía Đông 12 giờ
trưa thì ở miền Trung sẽ là 11 giờ, 10 giờ ở vùng Núi và 9 giờ vùng Thái Bình
Dương.

Mọi múi giờ đều lấy tương đối so với giờ tại kinh tuyến số 0. Điểm này
được gọi là kinh tuyến Greenwich. Thời gian tại Meridian Greenwich được gọi là
Greenwich Mean Time (GMT) hoặc Universal Time. Ví dụ như múi giờ ở miền
Đông Hoa Kỳ được chỉ định là GMT trừ đi năm giờ.
Từ năm 1929, đa số các nước áp dụng các múi giờ chênh nhau 1 giờ. Năm
1950, các múi giờ được ghi kèm thêm chữ cái viết hoa: Z cho múi giờ số không,
A đến M (trừ J) cho các múi giờ phía Đông, N đến Y cho các múi giờ phía Tây.
Trước năm 1967, Việt Nam lấy giờ Bắc Kinh làm chuẩn cho âm lịch. Ngày
8 tháng 8 năm 1967, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ban hành đổi lịch dùng
múi giờ GMT +7 làm chuẩn. Vì thế hai miền nam bắc Việt Nam đón Tết Mậu
Thân hai ngày khác nhau (miền bắc ngày 29 tháng 1 trong khi miền nam thì ngày
30 tháng 1).
Ngày 1/1/1972, một hội nghị quốc tế về thời gian đã thay GMT bằng Giờ
Phối hợp Quốc tế (UTC), được giữ bởi nhiều đồng hồ nguyên tử quanh thế giới.
UT1 được dùng, thay GMT, để tuợng trưng cho "thời gian Trái Đất quay". Giây
nhuận được thêm hay bớt vào UTC để giữ nó không khác UT1 nhiều quá 0,9 giây
(nguồn: Wiki).
Hiện nay, Việt Nam dùng múi giờ UTC +7.
* Quy ước giờ mùa hè (DST)
 Đây là quy ước chỉnh đồng hồ tăng thêm một khoảng thời gian (thường là 1
giờ) so với giờ tiêu chuẩn, tại một số địa phương của một số quốc gia, trong một
giai đoạn (thường là vào mùa hè) trong năm.
Quy ước này thường được thực hiện tại các nước ôn đới hay gần cực, nơi
mà vào mùa hè, ban ngày bắt đầu sớm hơn so với mùa đông vài tiếng đồng hồ.
Nó có ý nghĩa thực tiễn là giúp tiết kiệm năng lượng chiếu sáng và sưởi ấm, khi
tận dụng ánh sáng ban ngày của ngày làm việc từ sớm, giảm chiếu sáng ban đêm
nhờ ngủ sớm. Chính vì ý nghĩa này mà một số nước gọi quy ước này với cái
tên "Giờ tiết kiệm ánh sáng ngày" (daylight saving time). Thí dụ tại phần lớn Hoa
Kỳ và Canada, thời gian sử dụng "giờ tiết kiệm ánh sáng ngày" bắt đầu từ chủ
nhật trong tuần thứ hai của tháng 3 đến chủ nhật trong tuần đầu tiên của tháng 11.
Như vậy thời kỳ sử dụng giờ tiết kiệm ánh sáng ngày kéo dài gần như 2/3 năm.
* Năm
Nhiều ngày kết hợp sẽ có tuần, tháng và năm. Theo đó cũng là sự xuất hiện
của lịch.
Con người tạo ra khái niệm năm theo cơ sở các mùa lặp lại trong năm. Sự
cần thiết trong việc dự đoán mùa màng đã phát sinh ra cách tính thời gian này.
Hầu hết cây trái mọc, ra hoa kết trái theo chu kì năm nên con người đã sớm phải
đặt ra định mức thời gian qua những quá trình phát triển tự nhiên.
Một năm được định nghĩa là số lượng thời gian cần cho trái đất quay quanh
mặt trời một lần. Mất khoảng 365 ngày để làm điều đó. Nếu đo chính xác thì con
số là 365.242199 ngày (theo Bách khoa toàn thư Britannica). Bằng cách cứ cách
4 năm lại thêm vào một ngày, chúng ta nhận được trung bình là 365,25 ngày mỗi
năm, khá gần với con số thực tế. Đây là lý do tại sao chúng ta có năm nhuận.
* Tháng
Mặt trăng là nền tảng cho khái niệm “tháng”. Một vài tháng có 29 ngày,
một vài lại có 30 hoặc 31 ngày. Lý do của việc này là chu kỳ mặt trăng là 29,5
ngày, không phân chia đồng đều.
Người La Mã bắt đầu với một lịch 10 tháng khoảng năm 738 trước Công
nguyên, bắt nguồn từ người Hy Lạp. Các tháng trong lịch La Mã gốc: Martius,
Aprilis, Maius, Junius, Quintilis, Sextilis, September, October, November và
December. Những tên này đại diện cho số đếm La mã. Lịch này còn lại 60 hoặc
ngày mất tích.
Những tháng Januarius và Februarius sau đó đã được thêm vào.Trong năm
46 trước Công Nguyên, Julius Caesar đã thay đổi lịch. Năm được chia thành 12
tháng có 30 hoặc 31 ngày, trừ Februarius chỉ với 29 ngày. Bốn năm 1 lần,
Februarius được thêm một ngày. Sau đó, ông quyết định để làm cho Januarius
tháng đầu tiên thay vì Martius, Februarius tháng thứ hai, điều này giải thích lý do
tại sao có ngày nhuận. Sau cái chết bất ngờ của Julius, người La Mã đổi tên tháng
Quintilis để vinh danh ông.
Tương tự như vậy, Sextilis đã được đổi tên để vinh danh Augustus, do đó
tháng tám, Augustus cũng di chuyển một ngày từ Februarius để Augustus sẽ có
cùng một số ngày với Julius.
Đó là lịch sử về những tháng trong năm và những đặc điểm kỳ lạ của
chúng.
* Tuần
Ngày tháng năm đều dựa trên một cơ sở là tự nhiên nhưng tuần thì không.
Chúng xuất phát từ Kinh Thánh:
"Hãy nhớ ngày nghỉ đặng làm nên ngày thánh.
Ngươi hãy làm hết công việc mình trong sáu ngày;
nhưng ngày thứ bảy là ngày nghỉ của Giê-hô-va Đức Chúa Trời ngươi:
trong ngày đó, ngươi, con trai, con gái tôi trai tớ gái, súc vật của ngươi,
hoặc khách ngoại bang ở trong nhà ngươi, đều chớ làm công việc chi hết;
vì trong sáu ngày Đức Giê-hô-va đã dựng nên trời, đất, biển, và muôn vật
ở trong đó, qua ngày thứ bảy thì Ngài nghỉ: vậy nên Đức Giê-hô-va đã ban phước
cho ngày nghỉ và làm nên ngày thánh".
Người La Mã đã đặt tên các ngày dựa trên Mặt trời, mặt trăng và 5 hành
tinh họ biết đến: Sun, Moon, Mars, Mercury, Jupiter, Venus, Saturn.
Những tên biến đổi qua tiếng Anh khá chặt chẽ, tên Chủ nhật, Thứ hai và
Thứ Bảy đã dựa trên nguyên bản trực tiếp (Sunday, Monday, Saturday). Bốn tên
còn lại trong tiếng Anh được thay thế với những cái tên từ các vị thần Anglo -
Saxon. Theo Bách khoa toàn thư Britannica:
"...Thứ ba đến từ Tiu, hay Tiw, tên Anglo - Saxon cho Tyr, vị thần chiến
tranh của Bắc Âu. Tyr là một trong những con trai của Odin, hoặc Woden - vị
thần tối cao, sau đó được đặt tên cho ngày thứ tư. Tương tự như vậy, thứ năm bắt
nguồn từ Thor, vị thần của sấm sét. Thứ Sáu được bắt nguồn từ Frigg - vợ của
Odin, đại diện cho tình yêu và sắc đẹp trong thần thoại Bắc Âu".

* B.C. và A.D
Trong khi tiếng Việt chúng ta dùng cụm từ “trước Công nguyên” và “sau
Công nguyên” thì trong các tài liệu tiếng Anh, người ta dùng hai là B.C. và A.D.
B.C. được dùng nhiều hơn, nó được thêm vào sau một con số chỉ năm để
chỉ ra năm đó là trước CN, ví dụ: 123 B.C. B.C. ở đây là viết tắt của Before
Christ, phần trước của năm Chúa Jesus ra đời.
A.D. thì ít được dùng, bởi lẽ nếu một năm muốn diễn tả là trước CN thì
thêm B.C., vậy nếu không có B.C. thì ngầm hiểu là sau CN, nên các bài viết ít
dùng, nhưng không phải không có, một số trường hợp người ta vẫn dùng A.D.,
vậy A.D. là gì? Nếu theo suy luận thông thường, thì ta sẽ nghĩ A.D. ngược với
B.C. nghĩa là “After + một cái gì đó” nhưng thực tế không phải vậy. A.D. là từ
viết tắt của một ngữ Latin đầy đủ là Anno Domini, dịch nôm na là “năm của
Ngài”, ngầm chỉ những năm kể từ ngày Chúa Jesus ra đời trở về sau.
 Tuy nhiên, có một số người không dùng A.D. (không rõ lí do, có thể là
những người không thích sử dụng thuyết của Thiên Chúa Giáo), mà dùng C.E.
viết tắt của The Common Era (kỉ nguyên đương đại).
Những ký hiệu này được đề xuất vào thế kỷ thứ 6 và được thông qua giáo
hoàng. Phải mất nhiều năm để nó trở thành tiêu chuẩn trên toàn thế giới.
Như Benjamin Franklin đã nói "Bạn có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì
không". Thời gian một đi là không trở lại, mỗi chúng ta hãy quý trọng từ giây
từng phút mình có để sống tốt nhất có thể, tận dụng thời gian của mình hết sức.
Và hi vọng rằng bài viết đã đem lại những điều bổ ích để bạn cảm thấy không
lãng phí thời gian khi thưởng thức.
3.1.3. Quản lý thời gian
Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng
hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra.
Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử
dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa
trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay
chậm.
* Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết
- Chạy nhanh đến thành công
Để đi đến thành công nhanh nhất, ít tốn thời gian và công sức thì một lộ
trình rõ ràng là không thể thiếu. Người có kế hoạch rõ ràng, khoa học sẽ đạt thành
công nhanh hơn, tốt hơn so với những người không có kế hoạch. Không có kế
hoạch, làm theo cảm tính khả năng gặp thất bại là rất lớn.
Với một kế hoạch sử dụng thời gian khoa học, bạn sẽ tự tin hơn khi thực
hiện kế hoạch. Bạn sẽ cảm nhận con đường tới thành công ngắn hơn khi kế hoạch
đang dần được hoàn thành, đạt được thành công từng bước.
- Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Quá tải công việc, các dealine “dí” liên tục khiến bạn rơi vào tình trạng mệt
mỏi, chán nản. Điều này sẽ làm giảm năng suất công việc của bạn, ảnh hưởng đến
các quyết định. Chất lượng công việc, sức khỏe thể chất và tinh thần đều không
được đảm bảo tác động tiêu cực đến cuộc sống.
Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm áp lực công việc. Mọi công việc khi
được phân bổ hợp lý trong kế hoạch, bạn sẽ không bị rơi vào tình trạng quá tải.
Phong thái, tâm lý làm việc ảnh hưởng đến thành công của bạn. Phong thái làm
việc thoải mái giúp bạn đưa ra các quyết định đúng đắn. Đồng thời, sức khỏe sẽ
không phải chịu các gánh nặng tâm lý.
- Nâng cao năng suất, hiệu quả công việc
Cùng một công việc, một khoảng thời gian như nhau nhưng chất lượng
công việc của mỗi người lại không giống nhau. Người có khả năng quản lý thời
gian tốt hơn sẽ hoàn thành công việc một cách khoa học, đúng thời hạn với chất
lượng tốt. Ngược lại, người không biết sử dụng thời gian, “nước tới chân mới
nhảy” luôn trong tình trạng bất mãn, chạy đua với công việc, sản phẩm đem lại
không thực sự chất lượng.
Tối ưu thời gian làm việc cũng chính là tối ưu sức lao động của bản thân
mình. Bạn sẽ có công việc thoải mái hơn, dễ dàng hơn, hiệu quả đem lại cao hơn.
Quản lý thời gian thông minh là cách tạo nên sự khác biệt của bạn với mọi người.
Khác biệt để thành công.
- Tạo sự cân bằng trong cuộc sống
Thời gian dành cho công việc, thời gian dành cho gia đình, thời gian chỉ
dành riêng cho bản thân,… Mỗi ngày đều chỉ có 24 giờ nhưng mỗi người chúng
ta phải sử dụng thời gian cho rất nhiều các hoạt động, các đối tượng.
Tập trung thời gian cho công việc không dành thời gian yêu thương gia
đình, thời gian cho bản thân,… Tập trung cho bản thân quên mất công việc,…
Đây là biểu hiện của mất cân bằng cuộc sống.
Mất cân bằng trong một thời gian dài ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần con
người. Mệt mỏi, stress liên tục sẽ tiêu diệt các năng lượng tích cực.
Con người không thể bỏ công việc, không thể bỏ gia đình, không thể bỏ
bản thân. Làm việc nhưng cũng cần giải trí, nghỉ ngơi, tương tác với mọi người
nhưng đôi lúc cũng cần khoảng thời gian riêng một mình. Quản lý thời gian tốt sẽ
giúp bạn cân bằng cuộc sống: giữa công việc, cuộc sống gia đình, cá nhân, làm
việc và nghỉ ngơi,…
- Hạn chế thói quen xấu
Trì trệ, trì hoãn công việc là thói quen xấu. Nó không chỉ ảnh hưởng đến cá
nhân bạn mà còn ảnh hưởng đến mọi người xung quanh. Việc lên một thời gian
biểu phù hợp, sẽ giúp bạn hạn chế các thói quen không tốt, biết nói “không” với
những công việc không cần thiết. Ngoài ra, quản lý tốt thời gian còn tạo động lực
cho bạn làm những công việc lớn hơn.
* Cách sử dụng thời gian hiệu quả
- Lên danh sách các việc cần phải làm
Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách
các việc cần làm đi cùng với thời hạn cần hoàn thành.
Sử dụng danh sách việc phải làm để viết ra các việc là một cách rất hiệu
quả nhằm kiểm soát dự án và các nhiệm vụ phải thực hiện và giữ cho bản thân
bạn làm việc có tổ chức.

Việc đầu tiên bạn cần làm để quản lý thời gian hiệu quả là lên danh sách các việc
cần
Việc này giúp bạn dễ dàng sử dụng thời gian quý giá của mình. Công việc
càng rõ ràng bao nhiêu thì mức độ hoàn thành càng cao bấy nhiêu. Bên cạnh đó,
hãy luôn giữ danh sách bên cạnh bạn, trong ví, trên bàn làm việc hay trong lịch
làm việc hàng ngày.
- Lập kế hoạch công việc
Việc lập kế hoạch rất cần thiết cho bạn để hoàn thành mục tiêu của mình,
vì thế hãy chú ý và có sự đầu tư cho nó thật chi tiết.
Khi bạn đã liệt kê các công việc cần phải làm để hướng đến thực hiện mục
tiêu thì việc đi đến đích đơn giản hơn rất nhiều.
Nếu không có kế hoạch gì, bạn sẽ không định được phương hướng cũng
như không biết mình cần gì và nên làm gì. Bên cạnh đó, lập kế hoạch còn giúp
bạn kiểm tra xem mình đã đạt được mục tiêu hay chưa và có những giải pháp để
điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản,
sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể. Dành ra chút ít thời gian
để lập kế hoạch sẽ giúp bạn tăng năng suất, quản lý công việc một cách dễ dàng
hơn.
Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối,
trước khi đi ngủ. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ gợi ý các phương hướng thực
hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó.
* Quản lý thời gian bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm
tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước.
Đặt ưu tiên cho danh sách việc phải làm giúp bạn tập trung và dành nhiều
thời gian hơn cho những việc thực sự quan trọng với bạn.
Bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ cần làm trong ngày và sắp xếp
chúng vào một trong 4 loại sau
+ Nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần được thực hiện trước tiên
+ Những việc quan trọng nhưng không cấp bách được thực hiện tiếp theo
+ Những nhiệm vụ không quan trọng nhưng cấp bách được đưa vào một
danh mục riêng
 + Những thứ không quan trọng cũng không cấp bách được đưa xuống cuối
cùng trong bản danh sách
Nhờ vào đó, bạn sẽ không sợ bỏ sót những công việc quan trọng và có thể
hoàn thành những công việc cấp bách đúng thời hạn quy định.
* Ngăn chặn sự trì hoãn
Trì hoãn công việc, trì hoãn việc học tiếng Anh, trì hoãn luyện tập thể dục
thể thao… Mỗi ngày mỗi người chúng ta lại có thể tìm ra hàng tá lý do để trì hoãn
một kế hoạch cụ thể nào đó kể cả khi kế hoạch ấy đã được sắp xếp từ trước.
Sự trì hoãn là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công việc. Có
thể nó dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, chất lượng công việc không đảm bảo.
Đây được coi là một trong những kẻ thù lớn nhất đối với thành công và
hạnh phúc của bạn bởi nó ngăn cản bạn dấn thân và hành động vì mục tiêu đã
định. Do đó, bạn cần tránh và không nên trì hoãn bất cứ một việc nào để làm việc
hiệu quả hơn.
* Rèn luyện sự tập trung để quản lý thời gian hiệu quả
Khả năng tập trung là yếu tố quan trọng cần thiết cho học tập và làm việc.
Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian.
Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công
việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm
được rất nhiều thời gian.
Để rèn luyện sự tập trung bạn cần biết cách xây dựng mục tiêu theo động
lực, suy nghĩ và cảm xúc phù hợp. Từ đó, bạn sẽ kích thích bộ não ưu tiên thực
hiện các mục tiêu đã đề ra.
Bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro – phương pháp quản trị thời
gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc được phát minh bởi
Francesco Cirillo – khi làm việc hay học tập.
* Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Sắp sếp nơi làm việc khoa học sẽ giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm
những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Hãy dành thời gian sắp xếp bàn làm việc
một cách gọn gàng, khoa học để bạn có thể tập trung vào công việc tốt hơn bởi
bàn làm việc quá bừa bộn sẽ làm giảm sự tập trung của bạn.
Ngoài ra, hãy luôn để gọn gàng tài liệu giấy tờ, nếu bạn phải làm việc
thường xuyên với tài liệu thì nên đặt một giá để tài liệu văn phòng phẩm tại một
góc gọn trên bàn.
* Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Đây là một trong những cách hiệu quả nhất hiện nay để quản lý thời gian
dành cho cá nhân hay tổ chức. Thay vì phải lên kế hoạch, lập lịch biểu một cách
thủ công thì chúng ta có thể sử dụng phần mềm thay thế.
3.1.4 Giá trị của thời gian và ý nghĩa của quản lý thời gian
a. Giá trị của thời gian
Nếu Không gian là môi trường chứa đựng vạn hữu thì THỜI GIAN là
môi trường chứa đựng sự thay đổi của vạn hữu.
Một chiếc hoa từ lúc nở đến lúc úa tàn cần một khoảng thời gian nào đó
tùy loại.Một đời người từ lúc sinh ra cho đến lúc chết cũng cần một khoảng
thời gian nào đó.Một ngôi nhà từ lúc bắt đầu xây lên cho đến lúc sụp đổ cũng
cần một khoảng thời gian nào đó...Như vậy sự thay đổi của vạn hữu TRÔI trên
dòng thời gian vô hình.
Chúng ta sẽ đặt vấn đề, THỜI GIAN tồn tại do có sự thay đổi của vạn
hữu mà có khái niệm thời gian là một phạm trù độc lập với mọi sự thay đổi?
Thật ra tùy thuộc hệ quy chiếu, nên vừa có tính khách quan, vừa có tính
chủ quan.
Chúng ta hãy quan sát đời sống của bầy kiến sẽ hiểu được nhiều điều thú
vị.
Trong một phút, một con kiến phải bước nhiều bước chân của nó, phải di
chuyển một đoạn đường dài hơn bản thân nó vài ngàn lần, phải lôi kéo một
miếng mồi to hơn nó gấp mấy lần... Đối với con kiến, một phút trôi qua là cả
một khoảng thời gian căng thẳng, chăm chú, cực nhọc. Và như vậy, một ngày
đối với con kiến là cả một đoạn đời dài dằng dặc đầy vất vả. Còn đối với con
người, một phút nhiều khi chưa đủ để soi gương. Cũng là một phút khách
quan, nhưng đối với con kiến là cả một đoạn đời đầy ý nghĩa, trong khi đối với
con người là vô nghĩa.
Rồi một đời người trải qua sáu bảy mươi năm lo toan vất vả. Trong khi
cũng thời gian ấy, chư thiên ở cõi trời chưa xong một bữa tiệc vui.
Thêm nữa, chính sự thay đổi làm cho thời gian có giá trị nổi bật hơn.
Nếu mọi vật bất động, không thay đổi, ở đâu nằm yên đấy, thì, thời gian trở
thành vô nghĩa mặc dù vẫn tồn tại khách quan.
Do đó, giá trị của thời gian dựa vào sự thay đổi của vạn hữu. Nơi mà sự
thay đổi xảy ra nhanh thì thời gian càng có giá trị. Ví dụ như trong một cuộc
chạy đua nước rút, thời gian được tính từng phần nhỏ của một giây. Nơi mà sự
thay đổi xảy ra chậm thì thời gian ít có giá trị. Ví dụ như trong quá trình tạo
lập Địa cầu, thời gian được tính từng triệu năm. Tính lịch sử cổ đại, người ta
tính từng ngàn năm, còn bây giờ, đánh giá sự thay đổi kỹ thuật nhanh chóng,
người ta phải tính từng năm. Một sản phẩm vừa tung ra thị trường vừa được
quảng cáo ầm ĩ thì cũng bắt đầu trở nên lạc hậu vì ngay lúc ấy người ta cũng
vừa nghiên cứu xong một sản phẩm mới hoàn hảo hơn.
Như vậy người ta có thể suy luận rằng với con kiến, sự thay đổi của cuộc
sống nhanh hơn con người; với con người sự thay đổi nhanh hơn chư thiên.
Theo thuyết Tương Đối của Einstein, một vật thể di chuyển càng nhanh
thì, đối với vật thể đó, thời gian càng chậm lại. Một nhà du hành vũ trụ với vận
tốc gần như vận tốc ánh sáng, và thấy mình đi trong vài giờ, có thể mình chưa
có gì thay đổi, bụng chưa đói, đồng hồ chưa quay thêm bao nhiêu. Nhưng khi
đáp xuống Địa Cầu thì ở đây đã trải qua vài chục năm!
Sự kiện ví dụ trên có thể được giải thích rằng ở hai vận tốc khác nhau,
thời gian đã trở nên khác nhau, thời gian đã trở nên khác nhau, cũng có nghĩa
là tốc độ thay đổi của vật thể khác nhau. Một vật có động năng lớn ( di chuyễn
nhanh ) thì mọi thay đổi, mọi hoạt động của nó trở nên chậm lại. Ngược lại,
một vật có động nhỏ (di chuyển chậm ) thì mọi thay đỗi, mọi hoạt động của nó
trở nên nhanh hơn.
 Từ kết luận trên, ta có thể suy luận rằng với người ít hoạt động thì các tế
bào sẽ mau thay đỗi để sớm già cỗi. Còn người siêng hoạt động, các tế bào sẽ
chậm thay đỗi và trẻ lâu.
Trở lại vấn đề, ý nghĩa của thời gian gắn liền với sự thay đỗi của vật thể.
Tư tưởng của con người là hình thay đỗi thường xuyên nhất. Lúc nào con
người cũng suy nghĩ, và càng suy nghĩ, con người càng cảm thấy thời gian
nhiều “ hơn. Trong lúc vô tư, chúng ta cảm thấy một giờ không nhiều lắm.
Nhưng trong lúc ưu tư, chúng ta sẽ thấy một giờ là rất dài, rất nhiều. Vì thế,
với người trằn trọc suy tư không ngủ được thì.
“Thức đêm mới biết đêm dài...”
Còn các thiền sư trong khi nhập định dừng hết mọi sự suy nghĩ thì thời
gian dường như không còn nữa. Các vị nhập định vài ba ngày mà tưởng chừng
như mới vừa trãi qua vài phút. Các vị Alahán thì nhập định thấy rõ toàn bộ thời
gian đều chỉ là một điểm duy nhất – Nhưng vẫn không lẫn lộn với nhau.
b. Ý nghĩa Của Quản Lý Thời Gian Trong Công Việc
Chắc hẳn không ít người thắc mắc tại sao quản lý thời gian lại quan trọng
đến vậy? Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong
cả công việc và cuộc sống cá nhân. Tại sao có người làm việc gấp nhiều lần bạn?
Cũng có người chỉ làm bằng một nửa bạn? Bí quyết chính là ở kỹ năng quản lý
thời gian của mỗi người.
- Giúp tăng năng suất làm việc
Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ
hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này,
bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng
hiệu quả công việc.
Khi có nền tảng về kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ ngăn ngừa việc
lãng phí thời gian và năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì
mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học. Không những thế, quản lý
thời gian tốt giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian
trống tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc hợp lý.
 - Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực
Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với
nhiều áp lực, gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời
lượng suy xét. Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những tránh
được áp lực “deadline” mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công
việc do có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.
- Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động
Những thói quen xấu như trì hoãn công việc, không biết nói không, tổ chức
kém sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân ấy làm việc.
Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo
động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được vạch ra với
mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác.
3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý thời gian
3.2.1. Quy trình quản lý thời gian
* Quy trình này bao gồm 4 bước chính:
– Liệt kê và xếp hạng ưu tiên nhiệm vụ theo ngày, theo tuần và theo tháng
dựa trên mục tiêu và định hướng công việc và cuộc sống.
– Đo lường, ước lượng thời gian cần để hoàn thành những công việc được
đề ra.
– Lập kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
– Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra.
Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những công cụ, kỹ thuật, kỹ năng
hỗ trợ để hình thành nên quy trình quản lý thời gian hiệu quả, phù hợp với tính
chất công việc và cuộc sống của mỗi người. Việc cần làm là biết dùng các công
cụ để hỗ trợ cho quá trình quản lý thời gian hiệu quả.
3.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý thời gian
Cùng là bạn bè đi học như nhau, chăm chỉ không thua kém đứa bạn, mà
không hiểu vì sao, khi làm một bài toán, một bài tập dài hay một bài thuyết trình,
bao giờ đứa bạn cũng làm nhanh hơn bạn và làm tốt hơn bạn, còn bạn cứ loay
hoay mất bao nhiêu thời gian mà vẫn không xong, không đạt được hiệu quả.
 + Bạn là một nhân viên khi đi làm, cùng một list những công việc được
giao. Nhưng bao giờ người đồng nghiệp cũng hoàn thành sớm hơn bạn. Và bạn
cảm giác họ không hề mệt nhọc, mất nhiều công sức hơn bạn.
+ Trong cuộc sống, cứ một năm trôi qua. Mọi người đều có thời gian như
nhau, nhưng bạn cảm thấy mình làm được rất ít việc trong một năm. Mình chẳng
để lại được thành quả gì. Trong khi đó bạn bè cùng trang lứa, họ làm được rất
nhiều, họ thu hoạch được rất nhiều thành quả, cả về tri thức lẫn vật chất, tiền bạc.
+ Và một điều mà chắc hẳn ai cũng đã từng mơ ước. Chúng ta đang sống ở
thời điểm A nhưng lại cứ mơ ước giá như thời gian có thể quay trở lại 2 năm, 3
năm hoặc là 10 năm trước.
Tại sao lại như vậy, vì chúng ta cảm thấy những thời điểm đó, chúng ta
thực sự đã lãng phí quá nhiều thời gian cho những việc không đáng có.
* Những yếu tố gây lãng phí thời gian
Nhận thức được những yếu tố gây lãng phí thời gian giúp sử dụng thời gian
hiệu quả hơn. Các yếu tố gây lãng phí có thể là yếu tố khách quan, chủ quan như:
+ Môi trường làm việc bữa bộn: mất thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu,…
+ Những người có tính trì hoãn xung quanh: tiếp xúc, dành quá nhiều thời
gian cho họ sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn, lãng phí thời gian, bị ảnh hưởng
tâm lý trì hoãn.
+ Ngại nói “không” với mọi người: bạn không biết cách từ chối sự nhờ vả
của người khác sẽ khiến kế hoạch bị phá vỡ, tiêu tố thời gian những công việc
không cần thiết, không đủ thời gian làm công việc của mình,…
+ Giao tiếp kém: không biết dừng câu chuyện đúng lúc, không biết cách đi
thẳng vấn đề, dễ bị mất tập trung các thông tin khác, bị cuốn theo các câu chuyện
không cần thiết,… Bạn tưởng rằng những vấn đề này không tiêu tốn quá nhiều
thời gian? Bạn sẽ phải ngạc nhiên khi cộng tổng các con số thời gian này lại.
+ Chủ nghĩa hoàn hảo: quan tâm dành quá nhiều thời gian cho từng việc
nhỏ, làm đi làm lại, sẵn sàng lùi kế hoạch,…
* Những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian của bạn.
 Trước hết muốn quản lý thời gian tốt, chúng ta phải tìm hiểu rõ, bên cạnh
việc quản lý thời gian không tốt, thì có những yếu tố nào cũng gây ảnh hưởng đến
thời gian của chúng ta, và chúng ta phải khắc phục nó như thế nào.
+ Thời gian đi lại, di chuyển. Mất quá nhiều thời gian cho việc di chuyển đi
lại. Nhiều bạn đi làm ở công ty 8 tiếng nhưng thời gian đi lại mất thêm 2 tiếng
một ngày, chưa tính chuyện tắc đường và những rủi ro khách quan khác.
+ Những bữa liên hoan, nhậu nhẹt.. Đây là nguyên nhân phổ biến với hầu
hết các bạn thanh niên, đặc biệt là các bạn nam, khi vừa mới ra trường. Hơi tý là
nhậu nhẹt, mọi lý do cũng đưa tới những bữa nhậu, say sưa. Bạn nghĩ rằng, nhậu
nhẹt quá nhiều chỉ là vấn đề của tiền bạc và sức khỏe, do uống rượu.
Bạn đã lầm, cái bạn mất lớn nhất chính là thời gian và tuổi trẻ của bạn.
+ Facebook, và những thói quen giải trí quá đà. Đây là nguyên nhân mà
phần lớn các bạn nữ bị ảnh hưởng nhiều hơn. Các bạn sử dụng quá nhiều thời
gian cho facebook. Đôi khi chỉ là muốn theo dõi lượng like của tấm ảnh, thói
quen câu like, câu view, nghe nhạc quá nhiều. Đi học cũng như đi làm, về nhà là
chỉ biết dùng thời gian cày film, theo dõi các fanpage và tham ra vào comment
bình phẩm, những hiện tượng của xã hội.
+ Tình yêu và những suy nghĩ viển vông. Bạn mất quá nhiều thời gian cho
việc chuyện tình cảm, yêu đương, những suy nghĩ và mơ mộng viển vông. Những
than thở vì sự cô đơn, không được ai đó quan tâm, những dòng trạng thái tiêu
cực, chán nản liên tục được viết trên mạng xã hội.
+ Thích hưởng thụ và lười biếng. Thói quen lười biếng, tuổi còn trẻ những
lười học hành, chỉ thích đi chơi, không thì ở nhà ngủ suốt ngày. Có tiền thì chỉ
thích đi mua sắm chơi bời, đi cafe.
+ Việc nhà cũng ảnh hưởng đến thời gian của bạn. Nếu bạn ở một mình,
việc nhà cũng ảnh hưởng rất nhiều đến thời gian của bạn, đừng coi thường những
việc như nấu cơm, rửa bát, dọn nhà, đi chợ. Nó không khó nhưng chiếm thời gian
của bạn không nhỏ.
+ Những chuyện không may mắn. Mất thời gian vì những chuyện không
may mắn xảy ra như đau ốm, bênh tật. Trong gia đình có chuyện buồn, người
thân có vấn đề. Những tai họa không may mắn xảy ra và bạn mất nhiều thời gian
để giải quyết như, trộm cắp, lừa đảo, bị phạt vi phạm giao thông, hành chính.
3.2.3. Bí quyết quản lý thời gian
* Quản lý thời gian tốt mang lại cho bạn những ưu điểm gì.
+ Bạn làm được rất nhiều việc trong một ngày, và trong công việc, bạn
hoàn thành tốt các công việc với lượng thời gian đầu tư thấp nhất.
+ Bạn tích lũy được một lượng tri thức đáng kể ở tuổi trẻ mà nhiều người
chưa làm được.
+ Thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Người quản lý thời gian tốt
luôn đúng giờ, chuẩn chỉ, biết tiết kiệm thời gian, sử dụng thời gian vô cùng hợp
lý.
+ Mỗi ngày trôi qua, mỗi năm trôi qua bạn cảm thấy cuộc sống của mình
thực sự có ý nghĩa, hướng đi là chính xác và gia tốc cuộc đời đang đi theo một
chiều dương tích cực.
+ Quản lý thời gian tốt giúp bạn hài hòa giữa công việc và cuộc sống, bạn
vừa có thời gian thực hiện tốt các công việc, nghiên cứu học tập, vừa có thời gian
cho gia đình, bản thân và bạn bè.
* Phương thức quản lý thời gian: SMART
+ S (Specific): cụ thể. Xác định cụ thể mục đích muốn đạt được, việc muốn
làm.
+ M (Measurable): đánh giá. Đánh giá các mục tiêu, khả năng bản thân.
Xây dựng kế hoạch với mốc thời gian, nội dung rõ ràng.
+ A (Achivable): khả năng thành công. Lựa chọn mục tiêu, công việc phù
hợp có khả năng thành công tránh phi thực tế.
+ R (Relevant): phù hợp: Xem xét các mục tiêu trong toàn bộ kế hoạch có
cần thiết, có khả thi không.
+ T (Timed): thời gian. Xác định tổng thời gian, phân chia giai đoạn, kế
hoạch bé hơn để thực hiện.
 * Sắp xếp công việc theo mức độ
+ Cần thiết và khẩn cấp: công việc cần hoàn thành có hạn gần tới.
+ Cần thiết nhưng không khẩn cấp: công việc, gia đình, bạn bè,…
+ Không cần thiết nhưng khẩn cấp: những công việc có thể ủy quyền, nhờ
sự hỗ trợ,…
+ Không cần thiết và không khẩn cấp: nhậu nhẹt, đi chơi,….
Tùy vào mức độ cần thiết của công việc, chúng ta sẽ dành sự ưu tiên phù
hợp.
* Thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch

* Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả theo kế hoạch

Ngay từ khi bắt tay vào thực hiện kế hoạch và trong suốt giai đoạn bạn cần
nghiêm chỉnh thực hiện đúng kế hoạch đề ra. Trì hoãn hay sai kế hoạch một ngày
sẽ làm lệch hướng kế hoạch của bạn. Thực hiện sai kế hoạch dù chỉ một chút
cũng là không nên bởi ảnh hưởng cả quá trình thực hiện và tâm lý về sau.
Tâm lý kế hoạch đã chậm, tiếp tục chậm. Tâm lý sai kế hoạch, bỏ ngang,
không tiếp tục. Khả năng xuất hiện các suy nghĩ này rất cao khi kế hoạch của bạn
bị lệch nhịp. Công việc một hôm bị chậm trễ sẽ làm một loại các công việc phía
sau cũng ảnh hưởng.
Duy trì quyết tâm thực hiện đúng kế hoạch từ khi bắt đầu đến trong suốt
quá trình cách tốt nhất để kế hoạch bạn đề ra chắc chắn thành công. Sẽ rất đáng
tiếc với các kế hoạch bị bỏ dở, lãng phí thời gian và công sức bỏ ra.
 - Điều chỉnh kế hoạch
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, có những công việc bạn phát hiện
không cần thiết. Một số điểm trong kế hoạch không hợp lý. Đừng ngại ngần điều
chỉnh lại kế hoạch. Hành động tiếp tục duy trì sự bất hợp lý, không cần thiết
chính là lãng phí thời gian của chính bản thân.
+ Hãy biết tiết kiệm và quý trọng thời gian.
Điều này được thực hiện bởi việc bạn hãy tìm cách khắc phục 7 yếu tố
khách quan ở trên. Hãy giảm bớt việc nhậu nhẹt, liên hoan, và các bữa tiệc lại.
Nếu phải đi làm xa thì hãy cố gắng về đúng giờ, tránh la cà, vui chơi, để
mất thêm time.
Vượt qua chính mình với thử thách facebook, chat chit và xem phim, chơi
game, sống tiêu cực.
Bạn nên có đam mê để tránh phải mất thời gian cho những suy nghĩ viển
vông, hoặc bi lụy quá mức vì tình yêu.
Có đam mê bạn sẽ thấy cuộc sống không phải chỉ để yêu.
Đảm bảo ăn uống tốt, tập luyện thể dục thể thao để có một sức khỏe tốt,
tinh thần minh mẫn, tránh được những việc ốm đau, hay những mối họa do việc
mất tập trung về tinh thần.
Có kế hoạch cho công việc nhà và những việc lặt vặt, để khi làm, giải quyết
1 lần là xong hết.
+ Xác định mục tiêu và hướng đi cụ thể.
Nếu không thực hiện điều này, bạn sẽ lãng phí một khoảng thời gian vô
cùng lớn.
Bạn sẽ học được những cái mà bạn chẳng dùng vào việc gì. Sau đó cần loại
nó ra khỏi đầu để thế cho một cái khác phù hợp hơn.
Thực tại hiện nay của các bạn sinh viên là một minh chứng rõ ràng.
Các bạn không được định hướng nghề nghiệp và mục tiêu.
Các bạn chọn ngành nghề theo cảm hứng, nghe theo đám đông, sở thích từ
một cái tên.
Sau đó khi ra trường, các bạn không làm đúng ngành, phải làm trái ngành.
 Các bạn mất thêm vài năm cho nghề mới trước khi đi vào ổn định.
Như vậy không dưng, các bạn học đại học 4 năm 5 năm mà không có ý
nghĩa.
Chuyên môn không được sử dụng mà phải học gấp một lĩnh vực khác. Và
sau đó nó kéo theo rất nhiều hệ lụy khác.
+ Phân định rõ loại hình và tính chất công việc để lên kế hoạch thực hiện
Thông thường công việc được chia như sau.
Việc khó nhưng không gấp
Việc không khó và cũng không gấp
Việc khó nhưng gấp
Việc không khó nhưng cần gấp
=> hãy ưu tiên việc gấp trước, trong đó hãy làm những việc dễ trước.
Vì những việc dễ thời gian mất ít và tạo tâm lý thoải mải và độ tập trung
cao hơn khi vào việc khó.
Nếu bạn làm việc khó trước mà bạn không làm được. Bạn bị lo lắng về mặt
tâm lý, và khi sang việc dễ bạn dễ bị nhầm lần do đầu óc đang nghĩ quá nhiều về
việc khó trước đó.
Khi đó bạn sẽ thất bại với cả hai việc.
=> Sau khi những việc gấp được hoàn thành, thì đến những việc không
gấp.
Với những việc không gấp, hãy xác định thời gian cho phép để thực hiện.
Nếu khung thời gian không nhiều, hãy xử lý các việc dễ trước.
Vì nếu bạn thực hiện việc khó, bạn cần thời gian để suy nghĩ. Trong khi
lượng thời gian cho phép lại quá ít.
Bạn mất công suy nghĩ rồi ko thành công. Sau một thời gian bạn sẽ lại quên
đi, và như vậy khoảng thời gian đó trở thành vô nghĩa.
Do đó với những việc khó mà không gấp, hãy thực hiện nó khi có thời gian
đủ dài.
Ví dụ, tôi có 2 việc không gấp.
1. Tôi có 20 bug phần mềm phải fixed từ giờ đến cuối năm.
 2. Tôi phải học được cách làm web site từ giờ đến cuối năm.
Giả sử quỹ thời gian của tôi chỉ có 3 ngày rảnh rỗi. Tôi sẽ dùng 3 ngày để
xử lý việc 1.
Vì 3 ngày hoc làm web là ko đủ với một người chưa biết gì.
Với 3 ngày fixed bug hiệu quả hơn việc dùng 3 ngày để học web rồi chỉ
làm được cái demo theme qua loa rồi lại vứt một chỗ. Vài tháng sau xem lại thì
lại học lại từ đầu.
+ Hãy dành time cho việc chuẩn bị sẵn các công cụ hỗ trợ.
Có nhiều khi bạn cẩu thả, không chuẩn bị gì trước khi làm việc.
Và đến khi bắt tay vào, bạn bị thiếu công cụ, thiếu thiết bị.
Và thế là bạn bị gián đoạn công việc. Bạn phải chờ đợi. Điều đó làm cho
bạn mất thời gian chờ đợi mà không làm được việc gì.
Tôi ví dụ, để học làm design và in ra thành phẩm.
Trước khi thực hiện, hãy chuẩn bị sẵn máy tính, mạng, cài đặt sẵn phần
mềm, có máy in hoạt động tốt.
Như vậy một người thợ khi bắt tay vào công việc, họ sẽ ko bị mất thời gian
+ Loại bỏ thói cẩu thả và bớt đi tính cầu toàn.
Cẩu thả từ những việc rất đơn giản như quản lý máy tính, quản lý nhà cửa.
Bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả và tốc độ nếu, máy tính của bạn lộn
xộn về tài liệu và công cụ.
Bạn mất quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm.
Cầu toàn là sự quá cẩn thẩn kỹ tính, dẫn đến sự chậm chạp trong thao tác
và hành động.
Điều này ảnh hưởng nhiều đến công việc. Mình đã gặp phải nhược điểm
này.
Đó là khi mình làm website, mình mất quá nhiều thời gian cho việc chọn
theme cho web.
Cái này không ưng lại bỏ, cài cái khác mất cả ngày xong thấy không ổn lại
bỏ. Cứ như vậy thời gian đã mất đi rất nhiều.
 Từ đó suy ra những chuyện khác cũng vậy. Bạn quá kỹ tính, quá cầu toàn
trong mọi thứ như, trang phục, ăn uống và những việc nhỏ nhặt khác.
Bạn sẽ mất toàn bộ time một ngày cho những việc đó.
+ Học cách tổ chức và bố trí công việc hợp lý.
Kỹ năng quản lý và tổ chức tốt là những điều kiện quan trọng cho việc
quản lý thời gian tốt.
Bạn biết lập kế hoạch, biết ước lượng thời gian cho công việc, biết các định
tính chất các công việc, và đặc biệt có kỹ năng phán đoán được sự thay đổi của
công việc và các yếu tố xã hội. Điều đó giúp bạn xác định được rõ mục tiêu cần
hoàn thành sẽ mất khoảng bao nhiêu thời gian.
3.2.4. Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch quản lý thời gian
Một ngày của mỗi người đều có 24 tiếng. Nhưng có những người chẳng
làm được việc gì trong khi một số người lại làm được hàng trăm việc có ý nghĩa
cho cuộc sống của họ? Phải chăng đó là sự khác nhau giữa thói quen sử dụng
thời gian của người thành đạt và những người bình thường khác? Nếu bạn có kỹ
năng quản lý tốt thời gian của mình, bạn sẽ đạt được kết quả cao trong công
việc và các mối quan hệ khác ngoài xã hội. Hãy tham khảo 10 kinh nghiệm
quản lý thời gian dưới đây nhé.
- Lên kế hoạch cụ thể và chi tiết làcách quản lý thời gian hiệu quả
Bạn hãy mua 1 quyển sổ nhỏ và ghi vào đó tất cả những mục tiêu mà bạn
muốn đạt được trong tương lai. Sau đó chia nhỏ chúng theo thứ tự ưu tiên, mục
tiêu ngắn hạn hay dài hạn, thực hiện trước hay sau. Bạn vạch ra con đường đi
cho chính mình mà không phải mất quá nhiều thời gian để suy nghĩ, lựa chọn
và quyết định sau này. Khi đã có được mục tiêu và hướng đi đúng đắn, bạn sẽ
có ý chí, quyết tâm và thật sự tập trung để thực hiện mục tiêu mình đã đề ra.
- Chú ý khung thời gian vàng làm việc hiệu quả
Mỗi người có một nhịp sinh học cơ thể riêng. Điều đó đồng nghĩa với
việc mỗi người sẽ có một khung giờ vàng làm việc hiệu quả nhất, tập trung
nhất. Khi đã xác định được “khung giờ vàng” của chính mình, hãy xử lý công
việc quan trọng vào thời điểm ấy để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất
làm việc. Những khoảng thời gian còn lại bạn có thể làm những công việc
mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn hơn.
- Rèn luyện tính kỷ luật và tập trung
Bạn phải luôn nghiêm khắc với chính mình. Bạn cần xác định công việc
đó ảnh hưởng đến bạn thế nào. Nếu bạn trì hoãn công việc hôm nay, bạn sẽ
phải làm nó vào ngày mai. Dần dần bạn sẽ không đạt được mục tiêu đã đề ra
chỉ vì một ngày không hoàn thành công việc. Hãy đặt báo thức trong 50 phút,
tắt hết các thiết bị như email, điện thoại, các trang mạng xã hội và tập trung
hoàn toàn vào các việc cần làm. Sau khi hoàn thành, bạn có thể thư giãn ít phút,
bạn sẽ cảm thấy hiệu quả và thoải mái hơn rất nhiều.
- Bắt đầu ngay khi có thể và không bao giờ trì hoãn
Ngay khi xác định được mục tiêu và kế hoạch, hãy thực hiện ngay công
việc đầu tiên và giải quyết những vấn đề bạn đang lo lắng. Hầu hết những
người thất bại chỉ nhìn vào danh sách những việc cần làm mà chẳng thực hiện
công việc nào cả. Họ luôn muốn chọn một ngày đẹp trời cho sự khởi đầu tốt
đẹp và vô tình họ đã lãng phí rất nhiều thời gian.
- Xác định mục tiêu đạt được tương ứng với thời điểm yêu cầu cần hoàn
thành
Những thành quả đạt được luôn là niềm cổ vũ, động viên để bạn tiếp tục
cố gắng. Hãy quyết tâm tập trung làm việc hiệu quả để đạt được mục tiêu. Sau
đó thư giãn một chút và lại đặt mục tiêu tương ứng với thời điểm yêu cầu hoàn
thành đối với những công việc khác. Cứ như thế dần dần bạn sẽ tạo được thói
quen biết quản lý thời gian tốt để làm việc hiệu quả.
- Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng và khoa học
Bàn làm việc sạch sẽ và ngăn nắp sẽ giúp bạn có hứng thú muốn làm việc
hơn. Ngoài ra, bạn cũng nên sắp xếp hợp lý các file làm việc, thư mục trong
máy tính để khi cần bất cứ một dữ liệu nào, bạn có thể tìm thấy ngay. Điều này
sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Thay vì bạn phải lục tung lên đi tìm
một tờ giấy tờ nào đó, bạn chỉ cần đọc danh sách tài liệu là biết ngay chúng
đang ở đâu.
 - Không làm việc theo cảm hứng
Đa phần những người quản lý thời gian không hiệu quả, làm việc kém
năng suất là những người làm việc theo cảm hứng. Không có những nguyên tắc
nhất định, không ưu tiên thời gian đối với công việc quan trọng, họ làm khi
muốn và nghỉ ngơi khi không thấy hứng thú nữa. Sống và làm việc theo cảm
hứng là cách làm việc thiếu khoa học, thiếu chuyên nghiệp, thiếu tập trung và
không nghiêm túc.
- Tự thưởng cho mình khi đạt kết quả tốt
Sau khi đạt được những thành quả nhất định bạn cũng nên tự thưởng cho
mình những phút giây thư giãn thoải mái. Hãy tự biết cách động viên mình để
làm tốt hơn.
- Biết cách nhắc nhở bản thân
Một cuốn sổ ghi lịch làm việc, một quyển lịch bàn, một tập giấy đánh dấu
và một chiếc điện thoại có phần mềm nhắc nhở đều rất cần thiết đối với người
biết quản lý thời gian hiệu quả. Những ngày quan trọng và những công việc
quan trọng bạn nên bôi đỏ để lúc nào bạn cũng để ý tới và không bỏ sót chúng.
- Học cách nói không khi cần thiết
Chỉ dành những khoảng thời gian nhất định để kiểm tra email, tin nhắn.
Tốt nhất bạn nên thực hiện 2 lần/ngày vào buổi sáng sớm và buổi tối để kịp thời
giải quyết các công việc một cách hiệu quả.
Để sử dụng thời gian của mình một cách tốt nhất, mỗi cá nhân phải nhận
định năng lực của bản thân trước khi nhận một công việc gì hoặc đối mặt với
tình huống nào đó. Hiểu rõ điểm mạnh điểm yếu của mình, bạn sẽ biết được
điều mình đang mong muốn và nỗ lực để đạt được nó.
Ít nhiều thì chúng ta cũng đã biết quy tắc 40-30-20-10 đã xuất hiện từ lâu
trên thế giới. Quy tắc này cũng giống như quy tắc 80/20, là một trong những
chuẩn vàng áp dụng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Hôm nay tôi chia sẻ cách
sử dụng quy tắc 40-30-20-10 giúp các bạn sắp xếp và quản lý thời gian một cách
khoa học nhất.
 Có lẽ bạn đã từng nghe nhiều lời khuyên về quản lý thời gian, chẳng hạn
như hãy dành nhiều thời gian vào những vấn quan trọng nhất và dành ít thời gian
vào những việc nhỏ gây xao lãng việc quan trọng. Vấn đề chính ở đây là không
phải lúc nào lựa chọn này cũng trắng đen rõ ràng, hơn nữa mọi thứ trên thực tế cứ
xáo trộn lung tung hết cả lên. Cái bạn cần là nghĩ giải quyết thứ hỗn độn này. Quy
tắc 40-30-20-10 sẽ giúp bạn điều đó và cho bạn một khuôn khổ để phân bổ thời
gian hợp lý.
Trước tiên ta hãy phân bổ thời gian 24 giờ của chúng ta sao cho hợp lý, đủ
thời gian làm việc và nghỉ ngơi, đảm bảo tái tạo sức khỏe.
+ 40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu
cầu hàng ngày
+ 30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe
+ 20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ
+ 10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ
sinh, tắm rửa…
Quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 cho công việc
+ 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
+ 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
+ 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
+ 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại
Dựa vào đó bạn sẽ đặt ra lựa chọn 1) tập trung vào ba việc ưu tiên hàng
đầu, 2) ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này, và 3) dành thời chút thời gian
làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian.
1) Tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu
Nhiều năm trước đây, tôi quản lý một nhóm 5 người. Tuần đầu tiên, tôi đã
hỏi từng người viết ra ba việc ưu tiên hàng đầu của họ trong tuần này. Mỗi người
đến và đưa tôi danh sách 10-12 việc ưu tiên. Tôi cố gắng yêu cầu mọi người bỏ
bớt công việc ưu tiên ra khỏi danh sách nhưng không được. Nhưng khi tôi yêu
cầu mỗi người đánh dấu ba việc quan trọng nhất thì được ngay.
 Tuần tiếp theo, tôi hỏi từng người họ làm thế nào với ba việc ưu tiên hàng
đầu này. Mỗi người đã hoàn thành một hay hay trong số 3 việc này. Không ai làm
hết cả 3 việc. Mỗi người có một lời giải thích chung là ai cũng phải làm việc gì đó
trong danh sách này, và họ muốn nói với tôi biết về điều đó.
Tôi chẳng quan tâm. Tôi chỉ quan tâm hỏi về việc họ đã làm ba việc ưu tiên
này như thế nào thôi.
Hai tuần sau, mỗi người chỉ liệt kê cho tôi ba việc ưu tiên mỗi tuần vì họ
biết rằng đó là điều gì nhất mà tôi muốn họ trả lời câu hỏi của tôi.
Và rồi một điều buồn cười xảy ra ở đây. Thay vì họ cùng hợp tác làm 50+
việc mỗi tuần và chỉ hoàn thành một vài việc trong số đó, giờ đây họ đã bắt đầu
hoàn thành kết hợp cả 15 việc ưu tiên mỗi tuần. Bài học ở đây chính là tập trung
tạo ra kết quả.
2) Ưu tiên làm lần lượt ba việc ưu tiên hàng đầu
Nhìn vào quy tắc 40-30-20-10 ta thấy rằng chúng ta nên sử dụng số thời
gian gấp đôi để giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu tiên số ba. Nói
chung là công việc ưu tiên hàng đầu của bạn sẽ có ảnh hưởng hơn rất nhiều so với
những việc khác bạn làm. Nó là ưu tiên hàng đầu cũng có lý do của nó. Thay đổi
lối tư duy công việc quan trọng về mặt lý thuyết sang tư duy hoàn thành thực
tế công việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó.
3) Thời gian dành cho những việc khác – nhưng không quá nhiều thời
gian. Nếu bạn đã dành cả 90% thời gian để làm 3 việc quan trọng nhất, bạn chỉ có
thể dành 10% thời gian còn lại cho việc khác. Có 2 lựa chọn xảy ra với 10% còn
lại này.
Đầu tiên, nó là 10%. Bạn khó có thể dành cả 100% thời gian làm các việc
ưu tiên hàng đầu. Vì sao? Trong công việc, bạn luôn có một ai đó tương đối quan
trọng với bạn (người trong hội đồng quản trị, một nhân viên đang bán hàng tốt
nhất tháng này hay khách hàng ruột của bạn ghé thăm), những người mà bạn nghĩ
bạn cần phải để ý xem họ đang quan tâm điều gì. Tất nhiên là bạn nên làm vậy.
Hy vọng rằng những gì họ quan tâm là những điều bạn đã làm trong danh sách
những việc ưu tiên hàng đầu trước đó. Nhưng nếu không phải vậy, thì bạn cần
phải dành thời gian để đáp ứng nhu cầu của họ. Trong trường hợp, bạn không có
ai phải chú ý quan tâm thì bạn có thể dành thời gian đó đọc quyển sách yêu thích,
thư giãn hay làm một việc ngu ngốc như ngủ chẳng hạn.
Thứ hai, nó chỉ là 10%. Hãy thử nghĩ xem. Nếu bạn làm việc 10 giờ mỗi
ngày, đó sẽ là 1 giờ. Điều đó có nghĩa là bạn phải giải quyết những việc ưu tiên từ
số 4 đến 100… và tất cả những công việc hành chính hay những công việc gây
xao lãng khác kết hợp lại chỉ trong một giờ mỗi ngày. Tất nhiên bạn vẫn có thể
thể làm hết được những việc này nếu bạn chọn áp dụng nghệ thuật giao việc. Và
bạn nên làm vậy.
 CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình. Sau đây là một số khái
niệm được nhiều nhà quản lý chia sẻ:
Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ
đề cho người nghe. Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nội
dung của bài nói.
Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằm
yêu cầu học sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất.
Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó
nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe. (Kỹ
năng thuyết trình - Chủ biên PGS.TS Dương Thị Liễu)
Thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó thuyết trình viên trực
tiếp cung cấp thông tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những mục
đích nhất định.
Bài thuyết trình có thể truyền tải đến người nghe những loại thông tin khác
nhau vì vậy với mỗi loại thông tin bạn cần chú ý:
Thông tin mang tính chính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trong mọi
trường hợp bạn cần phải đưa thông tin và nguồn cung cấp thông tin thật chính
xác. Trong số khán giả nghe bài thuyết trình có thể sẽ có những người biết rõ về
thông tin mà bạn cung cấp. Vì vậy, nếu thông tin không chính xác, rất có thể bạn
sẽ vấp phải sự phản đối của họ.
Thông tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình về loại thông tin này, thuyết
trình viên cần tạo ra được hiệu ứng tích cực với người nghe. Làm thế nào để khán
giả phải hào hứng lắng nghe, đồng thời có sự cảm nhận, đánh giá về những thông
tin đó. Tính hấp dẫn thể hiện của bài thuyết trình không chỉ dừng lại ở nội dung
thông tin đưa ra mà nó còn phụ thuộc rất nhiều vào cách truyền tải thông tin.
Thông tin mang tính thực tế: Thông tin đưa ra phải được người nghe chấp
nhận, thông tin phải cần thiết và quan trọng với người nghe. Qua đó người nghe
có thể xử lý thông tin trong chừng mực hiểu biết của mình.
Thông tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy những luận điểm,
luận cứ và cách luận giải của thuyết trình viên hợp lý, họ sẽ chấp nhận và đồng
tình với quan điểm của thuyết trình viên. Đó là khi khán giả và người thuyết trình
đều cảm thấy hài lòng với bài thuyết trình.
* Các loại thuyết trình
- Phân loại theo mục tiêu của bài thuyết trình, có 2 hình thức chính là:
+ Thuyết trình theo kiểu trình bày: Chia sẻ, cung cấp, truyền tải một nhận
định, quan điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên môn cho người nghe.
Ví dụ: Trình bày bài giải toán cho các học viên cùng nhóm học tập, trình
bày luận văn tốt nghiệp, trình bày về bản thân trong các cuộc phỏng vấn tuyển
dụng hoặc phổ biến quy trình kế toán thanh toán cho các nhân viên mới áp dụng
và làm theo.
+ Thuyết trình theo kiểu thuyết phục: Đưa ra lý lẽ lập luận để người nghe
nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý
muốn của mình.
Ví dụ: thuyết trình để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mới của công
ty hoặc thuyết phục nhân viên chấp nhận và tuân thủ làm theo quy trình kế toán
thanh toán mới của công ty.
Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả giúp người nói thể hiện
được nội dung, ý tưởng và mục đích giao tiếp của mình còn người nghe thì có thể
tiếp nhận các nội dung đó để cùng có một cách hiểu thống nhất.
Ví dụ: Hà và nhóm bạn của Hà được giới thiệu đến thực tập tại công ty A,
phòng kinh doanh. Trong lần thực tập này có tất cả 8 bạn. Ban giám đốc công ty
có chủ trương khi kỳ thực tập kết thúc, sẽ tuyển dụng một số bạn vào làm việc tại
công ty. Một buổi thảo luận lớn cho toàn bộ nhân viên phòng kinh doanh và ban
giám đốc công ty sẽ được tổ chức để mỗi bạn sinh viên thực tập trình bày về một
kế hoạch kinh doanh dựa trên tình hình thực tế tại công ty mà sinh viên nghiên
cứu được. Tuy tất cả các bạn đều nỗ lực chuẩn bị cho bài thuyết trình của mình
nhưng vì bị quá căng thẳng do sự có mặt của ban giám đốc và các anh chị có kinh
nghiệ m dày dạn trong công ty nên nhiều bạn mất bình tĩnh. Riêng Hà, là một cán
bộ đoàn trước đây, do đã tham gia rất nhiều hoạt động cần phải thuyết trình trước
đám đông nên Hà rất tự tin khi trình bày kế hoạch kinh doanh của mình. Với
thông tin hữu ích và cách trình bày thuyết phục Hà đã nhận được rất nhiều lời
khen của ban lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng kinh doanh. Hà đã được lựa
chọn
Sự thành công của mỗi cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: năng
lực, kiến thức, khả năng phán đoán, sự nhạy cả m trong cuộc sống và khả năng
thuyết trình cũng là một trong những yế u tố giúp tạo nên thành công của mỗi cá
nhân. Thuyết trình mang lại hình ảnh, tác phong và quan trọng hơn là sự tự tin
cho bạn khi đứng trước đám đông.
Thực tế đã chứng minh những người thành công trong công việc và cuộc
sống thường là những chuyên gia trong việc thuyết trình. Đối với một người lãnh
đạo hay một nhà quản lý thì kỹ năng thuyết trình trở thành một kỹ năng quan
trọng không thể thiếu. Một bài thuyết trình thành công có thể đem lại nhiều kết
quả tuyệt vời hơn cả mong đợi.
Tạp chí Times đã từng viết bài báo “Tại sao Barack Obama nên trở thành
tổng thống Mỹ”? Trong đó cho thấy Barack Obama, tân Tổng thống Mỹ, khi còn
là thượng nghị sỹ của bang Illinois đã có một bài thuyết trình hoàn hảo trong 16
phút 25 giây tại Hội nghị Quốc gia Đảng Dân chủ năm 2004. Bài thuyết trình này
đã tạo dấu ấn quan trong giúp Barack Obama trở thành tổng thống Mỹ người có
quyền hành như hiện nay.
Khi được trang bị tốt kỹ năng thuyết trình chúng ta có thể tự tạo dựng hình
ảnh, tác phong và tự tin khi đứng trước đám đông. Câu chuyện của ngài Barack
Obama cho thấy một bài thuyết trình hoàn hảo có thể đem lại thành công vượt xa
tất cả những gì chúng ta tưởng tượng. Thuyết trình góp một phần to lớn trong sự
thành công của mỗi chúng ta. Do đó, việc rèn luyện kĩ năng thuyết trình là hết sức
cần thiết
4.1. Chuẩn bị thuyết trình
Kỹ năng thuyết trình tiếng anh là presentation skills. Đây được hiểu là khả
năng bày tỏ, diễn đạt một nội dung với những luận điểm chặt chẽ nhằm thuyết
phục người nghe. Cùng với đó là việc tạo ra tương tác đối với người nghe thông
qua việc giải đáp các câu hỏi phản biện. Bên cạnh đó, việc có kỹ năng thuyết
trình tốt cũng rất quan trọng trong việc thuyết phục khách hàng, thể hiện các mục
tiêu khác nhau của doanh nghiệp.
Và trong phạm vi của một doanh nghiệp, kỹ năng thuyết trình của một ứng
viên là rất quan trọng. Nếu bạn có kỹ năng thuyết trình ấn tượng thì bạn sẽ có thể
giúp chính mình đật được những điều như:
+ Giúp bản thân nâng cao cơ hội phát triển kỹ năng nghề nghiệp.
+ Hoàn thiện sự tự tin, bản lĩnh của một người chuyên đứng trước đám
đông.
+ Gia tăng hình ảnh cho doanh nghiệp bạn đang làm việc trong mắt các
khách hàng.
* Thuyết trình khác giao tiếp ở điểm nào?
Và giữa kỹ năng thuyết trình trước đám đông cũng như kỹ năng giao
tiếp đều có những điểm khác biệt nhất định giúp bạn có thể phân biệt được một
cách rõ ràng hơn. Trong đó: Thuyết trình khác giao tiếp điểm nào
+ Việc hùng biện trước đám đông thường yêu cầu cấu trúc bài nói chặt chẽ
hơn so với giao tiếp.
+ Thuyết trình yêu cầu người nói sử dụng nhiều ngôn ngữ mang tính chính
thống.
+ Một bài thuyết trình thường phải đem lại một kiến thức, ấn tượng nhất
định trong lòng khán giả. Còn giao tiếp đôi khi chỉ là một cuộc nói chuyện bình
thường. Khi kết thúc chủ đề nhiều lúc sẽ không đọng lại ấn tượng gì trong lòng
người nghe.
* Các bước cần chuẩn bị để bài thuyết trình thành công
Hiện không có một quy chuẩn dành riêng cho việc xây dựng một bài nói
trước đám đông thành công. Nhưng về cơ bản, bạn có thể xây dựng bài nói của
mình theo cấu trúc gồm 3 bước như sau:
 Bước 1: Phân tích thông tin cơ bản
Diễn giả cần phải xác định được mục tiêu câu chuyện mà mình muốn nói,
muốn truyền đạt tới người nghe. Bạn cần xác định được đối tượng khán giả của
mình là ai, bạn muốn người nghe hiểu nội dung gì…
Bạn cần phải phân tích được đối tượng khán giả của mình thông qua những
điều mà họ quan tâm, các dạng ý kiến, tâm trạng của người nghe để từ đó đưa ra ý
tưởng cho bài nói của mình.
Bước 2: Lên cấu trúc một bài thuyết trình
Cấu trúc của một bài nói hiện rất đa dạng. Nhưng có thể được chia ra làm
những phần như: Mở đầu, nội dung chính, kết thúc. Cấu trúc này sẽ đem lại cho
người nghe sự chặt chẽ bởi những luận điểm, những phân tích mà bạn muốn nói
với khán giả.
Bước 3: Thực hành buổi nói
Để không trở thành trò cười trước đám đông. Bạn cần chú ý những điều
sau:
 Hiểu rõ mục đích buổi thuyết trình
 Luyện tập trước tại nhà
 Có cách trình bày lôi cuốn
* Làm thế nào để xây dựng bài thuyết trình thành công?
Một bài hùng biện tốt chính là kết quả của một người sử hữu kỹ năng
thuyết trình hiện quả trước đám đông. Tuy nhiên để có thể xây dựng được bài
nói thành công không phải là điều dễ dàng. Thậm chí tới những diễn giả chuyên
nghiệp cũng cần phải luyện tập, chuẩn bị trước để có tâm thế tự tin nhất khi đứng
nói. Vậy, bạn cần làm gì để có thể tự tạo cho bản thân một bài presentation thành
công?
- Xác định mục tiêu thuyết trình
Trước khi diễn ra buổi hùng biện, bạn cần phải nắm rất chắc trong tay rằng
mình muốn nói điều gì. Đâu là thông điệp mà mình muốn truyền đến khán giả. Từ
việc nắm rõ được mục tiêu của bài nói, bạn mới bắt đầu có ý tưởng để có thể đưa
ra được bố cục tập trung xoay quanh chủ đề mà mình muốn nói, tránh bị lạc sang
một lĩnh vực khác.
Và chỉ khi nào bạn chắc chắn về những điều mình muốn nói thì bạn mới có
được ý tưởng rõ ràng cho riêng mình.
- Chuẩn bị tốt
Trước khi thể hiện kỹ năng thuyết trình và nói trước công chúng, bạn nên
có sự chuẩn bị tốt nhất có thể. Trong đó, bạn nên chú ý đến những tiểu tiết khác
nhau như: slide bài nói, các thiết bị kỹ thuật, micro, âm thanh, trang phục… Và
trước khi diễn thuyết, bạn nên đứng trước gương hoặc camera để tự mình luyện
trước. Điều này sẽ giúp bạn tạo được sự tự tin hơn rất nhiều.
* Để rèn luyện kỹ năng thuyết trình tốt cần làm gì?
Một bài thuyết trình hoàn hảo không chỉ giúp bạn có được ấn tượng mạnh
trong mắt khán giả mà còn có thể tối đa hóa hiệu quả công việc. Tuy nhiên, hiện
không phải ai cũng có thể có khả năng đứng nói tốt cả. Vậy để có thể có màn thể
hiện tốt nhất, bạn cần chú ý những gì?
- Phong thái tự tin
Phong thái tự tin luôn là điểm cộng rất lớn cho bạn khi đứng trước đám
đông. Hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể kết hợp cùng lời nói của bản thân để diễn đạt
thông điệp mà bạn muốn nói. Đừng run sợ trước áp lực đám đông.
Để có thể có phong thái tự tin, hãy thay đổi tư duy về việc nói trước nhiều
người. Và nếu bạn chưa từng sử dụng kỹ năng thuyết trình trước đám đông thì
hãy luyện thật kỹ thông qua việc nói trước gương hoặc máy quay camera. Luyện
tập cho tới khi nào bạn cảm thấy hài lòng với chính mình thì người nghe chắc
chắn sẽ hài lòng với bài thuyết trình của bạn.
- Ngôn từ logic, truyền cảm hứng
Những người có kỹ năng thuyết trình hiệu quả không chỉ là người có phong
thái tự tin mà còn phải biết sử dụng ngôn từ đúng logic để truyền đúng ý đồ tới
người nghe theo một cách tích cực nhất.
Đặc biệt, trong các bài thuyết trình kêu gọi đầu tư hoặc chào mời dự án,
việc sử dụng các ngôn từ một cách logic rất quan trọng. Việc đưa ra quyết định
đầu tư phụ thuộc rất lớn vào sự logic của lời nói. Vì thế, hãy cố gắng nói một
cách có logic, trật tự nhất có thể.
- Cách diễn đạt dễ hiểu
Mặc dù thông điệp trong bài nói của bạn có thể rất chính xác. Phong thái
khi đứng trước đám đông của bạn tự tin nhưng cách diễn đạt không dễ hiểu thì
mọi công sức chuẩn bị cũng bằng thừa. Vì vậy, hãy cho bài diễn thuyết của mình
một chút gia vị để thêm hấp dẫn người nghe hơn. Đó có thể thông qua các đoạn
hình ảnh có màu sắc hoặc những câu hỏi tương tác với người nghe. Đây là cách
rất hay để giúp xóa đi khoảng cách giữa người nghe và diễn giả, giúp cho diễn giả
có thể truyền đi thông điệp một cách hiệu quả nhất.
4.1.1. Xác định chủ đề, mục tiêu của bài thuyết trình
* Xác định chủ đề
- Chủ đề của một bài thuyết trình phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:
+ Dựa vào mục tiêu cụ thể của buổi thuyết trình để lựa chọn chủ đề.
+ Nghĩ về những vấn đề lớn mà bạn quan tâm.
+ Nghĩ về những chủ đề có thể gây sự thu hút đối với thính giả: đối tượng
đến tham dự buổi thuyết trình là ai, chủ đề mong muốn được nghe và cách tiếp
nhận của họ ra sao? Khi chúng ta nắm bắt được tâm tư nguyện vọng khán giả
muốn lắng nghe chủ đề nào muốn được chia sẻ điều gì, vậy chủ đề được trình bày
có sức hút như thế nào với khán giá?
+ Tập thói quen nghĩ về những chủ đề của mình ngay sau các bài học, ghi
lại những ý tưởng vào sổ tay. Ghi nhận những chủ đề hay và những điểm nhấn
trong chủ đề mình được nghe để xây dựng và rút kinh nghiệm trong bài thuyết
trình của chính mình.
+ Tìm kiếm các thông tin trên mạng, qua sách báo, v.v.. để xác định chủ đề
rõ hơn. Tạo sự hấp dẫn bằng cách đưa thông tin mang tính cập nhật thường xuyên
trong chủ đề thuyết trình.
Một số chủ đề thuyết trình chúng ta thường gặp
- Trong công việc:
 + Thuyết trình về chiến lược phát triển công ty, phát triển sản phẩm mới,
cấp trên đồng tình và đầu tư triển khai kế hoạch, kết quả nghiên cứu thị trường…,
cấp dưới thông qua vai trò, nhiệm vụ, mục tiêu phát triển và hành động hướng
đến mục tiêu chung.
+ Các buổi đào tạo chuyên môn, cơ cấu, quy trình làm việc; có sự phản hồi,
tranh luận để hạn chế tối đa những sai sót.
+ Hội thảo quảng bá sản phẩm thu hút khách hàng. Thu hút sự chú ý và
thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ của công ty, tiếp thu ý kiến
phản hồi.
- Trong xã hội:
+ Tuyên truyền phòng chống dịch bệnh, kế hoạch hóa…
+ Tuyên truyền và thuyết phục mọi người dân thực hiện nếp sống văn
minh...
+ Tổ chức thuyết trình về an toàn xã hội, an sinh giáo dục, môi trường...
Ví dụ: Thuyết trình chủ đề: “Vì sao thế hệ 8X thành công”: Thế hệ 8X là
những ai? Thành công như thế nào? Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công?
- Trong gia đình: Các buổi họp mặt gia đình, cha mẹ, ông bà truyền dạy
những điều hay lẽ phải, cách sống tốt đẹp và thuyết phục con cháu noi gương.
- Trong quá trình học tập
+ Tăng cường năng lực sáng tạo của sinh viên trong việc học; o Giúp sinh
viên trở nên chủ động, tự tin;
+ Phát triển bốn kĩ năng: Nghe, Nói, Đọc, Viết;
+ Nâng cao khả năng sử dụng tiếng Anh của sinh viên; o Hình thành kĩ năng
làm việc theo nhóm;
+ Tăng mức độ hứng thú đối với việc học...
Để thành công trong giao tiếp việc trình bày trước đám đông là một rào đối
với hầu hết mọi người, nếu không có sự chuẩn bị kỹ bạn dễ biến mình thành "chú
hề" trước mọi người. Cho nên những gì chúng ta cần làm là chẩn bị và luyện tâp.
Tìm kiếm chủ đề: Khi chọn chủ đề, ta nên chọn chủ đề khán giả quan tâm,
chủ đề mới mang tính thời sự, hoặc chủ đề mà ta rõ nhất.
 * Xác định mục tiêu của bài thuyết trình
Xây dựng mục tiêu: Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên chúng
ta phải biết mục đích mình nói là để làm gì, mục tiêu mình nói để được cái gì?
Tuy nhiên, đôi khi những điều quá hiển nhiên đó bị chúng ta lại xem nhẹ, vậy sau
bài thuyết trình khán giả có hiểu rõ điều chúng ta muốn truyền đạt là gì? Họ được
yêu cầu làm gì? Và tại sao lại như thế? v.v.v... Với những điều càng cơ bản này,
ta lại càng phải xác định rõ ràng, và không được phép chủ quan.
Xác định mục đích: Tại sao bạn lại tham gia buổi thuyết trình này? Bạn
muốn truyền đạt thông tin gì đến khán giả? Bạn muốn khán giả làm gì sau buổi
thuyết trình? Khi xác định rỏ mục đích bạn sẽ biết mình phải làm gì, tập trung vào
đâu và phương pháp nào là thích hợp nhất.
4.1.2. Thu thập thông tin, tư liệu cho bài thuyết trình
Bao giờ cũng vậy khâu chuẩn bị thường tốn nhiều thời gian nhất, vì chuẩn bị
kỹ càng, tỉ lệ thành công sẽ càng lớn. Ở bước này chúng ta sẽ liệt kê ra danh sách
các việc cần làm, nhưng không thể thiếu các việc chính sau:
Chuẩn bị nội dung: Khi chuẩn bị nội dung, chúng ta phải phân tích, rồi liệt
kê các ý chính, ý phụ và sắp xếp theo trình tự ưu tiên nêu còn thời gian thì sẽ cho
thêm các ý phụ minh họa cho bài diễn thuyết.
Chuẩn bị thông tin: Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay, mọi
thứ được luôn được cập nhật và đổi mới liên tục. Vì vậy, những thông tin của bài
thuyết trình phải là thông tin được cập nhật mới nhất, chính xác nhất, và thông tin
chúng ta có thể thu thập từ nhiều nguồn. Tuy nhiên những thông tin, ý tưởng đó
phải được sắp xếp một cách logic hoặc thêm, bớt nếu cần thiết.
Tìm hiểu văn hóa: Mỗi vùng, miền, tổ chức hay quốc gia, họ đều có những
văn hoá và nguyên tắc ứng xử khác nhau. Bạn sẽ gặp khó khăn, thậm chí thất bại
nếu vi phạm những nguyên tắc đó. Nên trước khi thuyết trình, chúng ta cần tìm
hiểu về văn hoá của tổ chức hay quốc gia mà ta sẽ thuyết trình để có lối ứng xử
phù hợp.
Tìm hiểu về khán giả: Trong binh pháp của Tôn Tử có câu "Tri kỷ tri bỉ,
bách chiến bách thắng" (Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng). Trong thuyết
trình cũng vậy, khi bạn càng hiểu về khán giả thì bạn càng tự tin và đáp ứng đúng
nhu cầu của khán giả khi thuyết trình, và cố gắng tìm hiểu những vấn đề mà họ
quan tâm để có thể lồng ghép vào bài thuyết trình. Một trong những bí quyết
thành công của người thuyết trình đó là họ luôn luôn ở thế chủ động và làm chủ
khán phòng trong mọi tình huống.
Thu thập thông tin về khán giả: Khi chúng ta đã xác định được chủ đề ,
tìm hiểu khán gi ả như thế nào là bước rất quan trọng. Tìm hiểu khán giả sẽ giúp
cho chúng ta có cách tiếp cận như thế nào với khán giả cho tốt. Khi tìm hiểu,
khán giả chúng ta cần tìm hiểu và đánh giá về:
+ Giới tính: số lượng nam bao nhiêu, nữ bao nhiêu. Thông thường người phụ
nữ sẽ có những quan điểm và cách tiếp cận vấn đề khác với nam giới.
+ Trình độ: đối tượng có trình độ học vấn cao có cách tiếp cận khác với
người có trình độ học vấn thấp. Với đối tượng khán giả là những người có địa vị
xã hội, học hàm học vị cao thì thông tin chúng ta đưa ra phải hết sức ngắn gọn,
chính xác, cô đọng và thuyết phục, tránh lan man, dài dòng, đưa ra quá nhiều
thông tin một lúc. Điều này sẽ khiến họ hết sức mệt mỏi khi nghe.
+ Tuổi tác: trẻ em hoặc người già sẽ có cách tiếp cận khác với người lớn
+ Sở thích: có những người thích nghe về các vấn đề chính trị nhưng có
những người lại thích nghe thuyết trình về vấn đề văn hóa thể thao.
+ Khác biệt văn hóa: Mỗi dân tộc hoặc quốc gia có những vùng miền văn
hóa khác nhau và làm thế nào để bài thuyết trình không ảnh hưởng đến văn hóa
riêng của họ.
+ Nghề nghiệp và tôn giáo khác nhau: Những người công nhân trong một
nhà máy trực tiếp lao động tạo ra của cải vật chất sẽ phải có cách tiếp cận khác
với nhân viên văn phòng.
+ Mức độ phản ứng của người nghe: Phản ứng của người nghe trước một
vấn đề nhạy cảm sẽ ảnh hưởng tới không khí của buổi thuyết trình. Nếu gặp khán
giả có quan điểm cứng rắn thì khi nêu vấn đề cần chuẩn bị tốt các chứng cứ minh
họa và lập luận tốt.
 + Tâm tư nguyên vọng mỗi người: mỗi người sống và làm việc với những
mục đích khác nhau vì thế tâm tư nguyện vọng của mỗi người là khác nhau.
Tóm lại, các khán giả có độ tuổi, giới tính, tôn giáo, nền tảng văn hóa, nghề
nghiệp, địa vị khác nhau sẽ có sự phản ứng khác nhau đối với cùng một bài thuyết
trình.
Phương pháp thu thập thông tin về khán giả: Nguồn cung cấp thông tin
về khán giả thường là những người tổ chức buổi thuyết trình n ếu bạn được mời
đế n thuyết trình, cũng có thể là chính bạn khi bạn tự tổ chức thuyết trình. Bạn có
thể đề nghị ban tổ chức cung cấ p bản danh sách các đạ i biể u tham dự. Nếu khán
giả là khách hàng tiềm năng, bạn có thể tìm hiểu họ thông qua những người quen,
những người trong ngành. Hãy vận dụng tốt thông tin thu thập để bài thuyết trình
của bạn không những đề cập tới những vấn đề họ đang quan tâm, mà còn tạo
được sự đồng cảm.
Quy mô khán giả có ảnh hưởng lớn đến kết cấu của bài thuyết trình. Nếu
khán giả chia ra thành nhiều nhóm nhỏ, người thuyết trình và người nghe sẽ có rất
nhiều cơ hội để có thể giao lưu trao đổi thân mật. Với cách phân chia khán giả
theo nhóm như vậy, việc lôi cuốn sự khán giả chia sẻ ý kiến trong buổi thuyết
trình là rất hiệu quả. Còn với số lượng khán giả lớn thì hầu hết các buổi thuyết
trình chỉ mang tính chất truyền thông điệp một chiều. Vì vậy, bạn cần có một
cách tiếp cận khán giả theo kiểu khác. Trong trường hợp này sự rõ ràng, dễ hiểu
và chính xác trong các thông điệp là những yếu tố rất quan trọng để duy trì sự chú
ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Để có thể thực hiện tốt bài thuyết
trình của mình theo quy mô khán giả các bạn có thể tham khảo bảng tổng hợp
dưới đây:
Điều chỉnh bài thuyết trình theo quy mô khán giả
Quy mô khán giả Kiểu thuyết trình Phương pháp tiếp cận
 Chính thức: Áp dụng các quy
Số lượng ít: Được trình chính thức cho những cuộc
xem là ít khi số họp, buổi giới thiệu sản phẩm với Sớm thiết lập giao tiếp bằng
lượng khán giả khách hàng tiềm năng và thuyết mắt với từng khán giả.
chưa đến 15 người. trình tại các cơ quan, công sở. Luôn đối diện với khán giả -
Phần lớn mọi Không chính thức: Phá bỏ điều này sẽ giúp duy trì sự chú
người đã có ít nhất khoảng cách tạo ra bầu không khí ý của họ.
một lần trình bày thân mật, gần gũi trong những Trao đổi hai chiều với khán giả
trước khán giả có buổi giới thiệu sản phẩm mới cho bằng cách khuyến khích họ đặt
quy mô nhỏ như các nhà cung cấp quen thuộc câu hỏi.
vậy trong quá trình hoặc khi thuyết trình cho các Đề nghị từng khán giả có ý
làm việc, học tập. đồng nghiệp. kiến, nhưng yêu cầu ngắn gọn.

Đảm bảo tất cả, đặc biệt những

người ngồi ở cuối phòng họp
Chính thức: Áp dụng các quy có thể nghe rõ bài thuyết trình
Số lượng nhiều: trình chính thức như khi phát của bạn.
Được xem là biểu tại hội nghị hoặc tại cuộc Liên kết, tóm tắt, nhấn mạnh
nhiều khi số lượng gặp mặt khách hàng hàng năm và nhắc lại những ý chính.
khán giả trên 15 của công ty. Trình bày chậm, mạch lạc và
người. Không chính thức: Vận dụng rõ ràng.
Nếu bạn đã có kinh những quy trình không chính Nên trình bày vấn đề một cách
nghiệm, thì việc thức khi tham gia trình bày một bao quát và đơn giản. Chỉ đi
thuyết trình trước vấn đề nào đó tại hội nghị vào chi tiết nếu được yêu cầu.

- Thu thập thông tin tư liệu: Sự thành công của bài thuyết trình phụ
thuộc vào việc thu thập tài liệu đưa ra những thông tin minh chứng thuyết phục
với khán giả. Hoạt động này đòi hỏi sự đầu tư khá nhiều thời gian và công sức.
- Các loại thông tin cần thu thập: Để biết được thu thập thông tin tư liệu
như thế nào cho việc thuyết trình chúng ta cần nắm được ba loại thông tin tư liệu
cần thu thập:
 + Thông tin phải biết: Thuyết trình viên phải nắm vững và hiểu chính xác
các thông tin này để cung cấp cho khán giả. Điều đó có nghĩa là người thuyết
trình cần phải trang bị cho mình những kiến thức sâu sắc về lĩnh vực định trình
bày và có lượng thông tin phong phú để thuyết phục người nghe.
+ Thông tin cần biết: Cung cấp thêm căn cứ, dẫn chứng, minh họa, thuyết
phục người nghe. Ngoài những thông tin phải biết trong khuôn khổ bài thuyết
trình thì cần phải có thông tin tìm hiểu thêm bên ngoài để minh họa dẫn chứng
cho bài thuyết trình.
+ Thông tin nên biết: Những tư liệu thực tế, mô hình, số liệu cụ thể, ý
tưởng mới lạ làm tăng tính hấp dẫn của bài thuyết trình.
Để bắt đầu tiến hành nghiên cứu, thu thập tài liệu, bạn cần ghi nhớ mục
tiêu chủ yếu của buổi thuyết trình qua 3-4 điểm chính.
Khi đã vạch ra được hướng nghiên cứu nhất định, bạn hãy tiến hành việc
thu thập thông tin liên quan, ghi nhớ nguồn trích dẫn và điểm chính của tài liệu là
gì. Sau đó hãy suy nghĩ xem đây có phải là tài liệu mới nhất không về chủ đề
thuyết trình? cung cấp thông tin cập nhật nhất? Thông tin có chính xác không? Có
cung cấp nguồn tài liệu tham khảo? Bạn chỉ nên giữ lại những tài liệu đáp ứng
được các tiêu chí trên.
- Các nguồn thu thập thông tin
Muốn thuyết trình thành công bạn phải giành nhiều thời gian tìm tòi tư liệu,
nghiên cứu đầy đủ các nguồn tư liệu. Các nguồn để có thể thu thập thông tin như:
+ Đọc sách: Bạn có thể bắt đầu việc nghiên cứu bằng cách chọn và xem
một quyển sách tiêu biểu về chủ đề bài thuyết trình và xem phần phụ lục tham
khảo trong sách để tìm kiếm nguồn tài liệu khác nữa.
+ Đọc báo, tạp chí: Ngoài đọc các loại báo tạp chí được in thành ấn phẩm,
bạn có thể sử dụng dịch vụ đăng ký điểm tin (ví dụ: yahoo hay có, đăng ký gửi tin
đến hòm thư) để được cung cấp thường xuyên những chủ đề mà bạn quan tâm.
+ Tra cứu internet: Mỗi trang web trên mạng đều lưu trữ một khối lượng
thông tin phong phú và mọi người đều có thể truy cập, lưu lại, in ra và sử dụng
như tài liệu tham khảo. Thông tin trên Web còn có ưu điểm là được cập nhật
thường xuyên so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn. Tuy nhiên phần lớn tài liệu
trên Internet chỉ tồn tại ở dạng điện tử, chỉ có một số ít đã biên tập để có thể đảm
bảo tính tin cậy như ở các tài liệu đã được in ấn. Vì vậy bạn cần phải thật cẩn thận
khi sử dụng thông tin tài liệu tra cứu từ Internet. Bạn cần biết chọn lọc, đánh giá
tài liệu từ Internet.
Thông tin trên internet là rất khổng lồ. Mỗi ngày Internet có hàng loạt địa
chỉ mới được thành lập. Vì vậy, bạn cần sử dụng các công cụ tìm kiếm để có thể
thu thập tài liệu tham khảo có giá trị.
Khi bạn sử dụng các công cụ tìm kiếm, bạn cần tìm kiếm bằng từ khóa
hoặc chủ đề.
Gặp gỡ các chuyên gia để có thể có những tư liệu quý giá. Các chuyên gia
là những người có kiến thức uyên bác, nghiên cứu sâu về chuyên môn. Họ sẽ
cung cấp và chia sẻ cho bạn những kiến thức mà bạn bỏ nhiều thời gian tìm kiếm
trên sách báo hoặc internet không thấy.
Ngoài ra bạn cũng nên tham khảo ý kiến của những người xung quanh như
bạn bè, gia đình và các quan hệ cá nhân. Có thể họ sẽ cho bạn những lời khuyên
bổ ích và cung cấp những tài liệu quý giá mà bạn không thể ngờ tới.
4.1.3. Thiết kế nội dung bài thuyết trình
Đó là nhưng việc không thể thiếu ở khâu chuẩn bị. Còn bây giờ chúng ta sẽ
qua bước tiếp theo xây dựng bài thuyết trình. Thông thương, một bài thuyết trình
chúng ta sẽ có 3 phần: Mở bài, Thân bài và Kết luận.
Mở bài:
Phần mở đầu cần tự nhiên, gây ấn tượng, ngắn gọn, lôi cuốn sự chú ý của
khán giả. Đồng thời cũng cần tạo ra sự khái quát rất cao đặc biệt là phải lôi cuốn,
kích thích hứng thú của khán giả và làm rõ chủ đề của bài thuyết trình.
Trong một bài thuyết trình khoảng 45 phút, sự tập trung cao của người
nghe thường ở khoảng 10 phút đầu, sau đó giảm dần cho tới phút 30 – 35 rồi tăng
trở lại ở khoảng 10 phút cuối của bài thuyết trình.
 Bạn cần lưu ý, mức độ tập trung chú ý của khán giả ngay tại thời điểm khởi
đầu là không cao nên, tốt nhất bạn nên để dành các ý quan trọng nhất để trình bày
sau khi bài thuyết trình được vài phút.
Có 2 cách mở đầu là mở đầu trực tiếp và mở đầu gián tiếp
+ Mở đầu trực tiếp: Người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề và nội
dung bài thuyết trình. Hình thức này thường được thực hiện với những bài nói có
nội dung làm quen, thời gian thuyết trình ngắn hoặc những bài giảng, bài thuyết
trình có tính chất thông báo, giải thích.
+ Mở đầu gián tiếp: Người thuyết trình đưa ra một lập lập nào đó rồi dẫn
dắt người nghe đến với chủ đề của bài thuyết trình.
Với việc mở đầu theo phương pháp gián tiếp người thuyết trình có nhiều
cách để tạo ấn tượng và lôi cuốn khán giả tập trung vào bài thuyết trình của mình
ngay từ những phút ban đầu như:
+ Đưa ra câu hỏi;
+ Sự thật hay thống kê gây ngạc nhiên;
+ Trích dẫn hài hước hoặc nổi tiếng;
+ Đưa ra giai thoại, trích dẫn nổi tiếng;
+ Sự kiện thời sự;
+ Con số gây ngạc nhiên;
+ Câu chuyện liên quan đến chủ đề;
+ Đặt ra một tình huống “giả sử rằng”.
Tất cả những vấn đề đưa ra giúp cho khán giả có một định hướng ban đầu,
họ chăm chú tiếp tục lắng nghe những phần tiếp theo. Mỗi loại bài thuyết trình có
những đặc điểm nội dung khác nhau, phong cách của người thuyết trình cũng
khác nhau. Vì vậy người thuyết trình cần phải dựa vào đặc điểm riêng đó để chọn
cho mình cách mở đầu phù hợp nhất. Không nên kết hợp tất cả các cách mở đầu
trên mà nên chọn một hoặc vài cách và cần tạo cho mình phong cách riêng.
Ví dụ về cách mở đầu:
Đưa ra chủ đề nóng được nhiều người quan tâm: “Lạm phát là chủ đề nóng
bỏng hiện nay vì vậy bài thuyết trình của tôi ngày hôm nay sẽ nói về vấn đề này”.
 Hoặc bắt đầu bằng những con số gây ấn tượng: “Như các bạn đã biết công
ty này đang mất dần thị phần, thế mà chúng tôi lại bị buộc phải tăng doanh số bán
hàng thêm 20 – 25% cơ đấy. Làm sao chúng tôi có thể làm được điều này trong
khi thị trường đang xuống dốc? Bạn sẽ biết điều đó ngay sau khi nghe bài thuyết
trình của tôi”.
Sau khi xác định được cách mở đầu, bước kế tiếp là chuẩn bị nội dung
phần mở đầu. Với mỗi cách mở đầu khác nhau thì nội dung của phần mở đầu
cũng sẽ khác nhau nhưng bất kỳ nội dung một phần mở đầu của bài thuyết trình
nào cũng có ba yêu cầu:
+ Chào hỏi và làm quen: mục đích là để cung cấp thông tin và xác định rõ
vai trò của bạn với bài thuyết trình. Trong khi giới thiệu bạn cũng nên đưa thêm
chức vụ và kinh nghiệm của mình.
+ Nêu nội dung trình bày: Sau khi giới thiệu bạn nên đưa ra chủ đề chính
và mục đích của bài thuyết trình, giới thiệu ngắn gọn cấu trúc của bài thuyết trình.
+ Thông báo thời gian thuyết trình: Để duy trì sự chú ý của khán giả bạn
nên thông báo thời gian thuyết trình và thời gian này càng ngắn càng tốt.
Bên cạnh đó bạn có thể thông báo phương thức tiến hành thuyết trình và
phương thức trả lời câu hỏi với khán giả.
Ví dụ về một số câu thường dùng trong phần mở đầu của bài thuyết trình:
+ Phần chào hỏi làm quen
o Chào mừng các bạn! Xin chào mọi người!
o Kính chào quý vị đại biểu! Phần nêu nội dung
o Bài thuyết trình của tôi gồm ba phần. Đầu tiên là…….Phần thứ hai
là…….Thứ ba là…….Cuối cùng là………
o Tôi sẽ nói về………
o Tôi sẽ nói qua về…….
o Tôi sẽ nói cho các bạn vài điều căn bản về…… Tôi sẽ cho các bạn
nghe lịch sử của……
o Tôi muốn tập trung nói về ……
o Trong khoảng thời gian 30 phút, tôi sẽ ……
 o Trong khi tôi thuyết trình, các bạn có thể đặt câu hỏi bất kỳ lúc nào.
o Tôi sẽ giành thời gian cuối buổi thuyết trình để cho phần giải đáp
thắc mắc. Sau khi tôi thuyết trình các bạn có thể đưa ra câu hỏi của
mình.
Với những gợi ý trên các bạn hãy chuẩn bị phần mở đầu cho bài thuyết
trình của nhóm trong buổi học tập trung.
Thân bài: Phần thân bài là phần truyền đạt nội dung, bạn phải lựa chọn
đâu là thông tin bắt buộc khán giả phải biết, đâu là thông tin cần biết và nên biết,
sau đó sắp xếp chung theo thứ tự ưu tiên: bắt buộc, cần và nên. Tránh đưa quá
nhiều nội dung vào bài thuyết có thể gây phản ứng ngược lại làm khán giả rối trí
không nhớ được gì.
Thông thường trong mộtbu ổi thuyết trình, sự tập trung cao nhất của khán
giả đạt được trong 20 phút đầu và 10 phút cuối của buổi thuyết trình.
Sau 20 phút có thể quên 40% nh ững gì nghe được, sau nửa ngày đã quên
mất 60% và sau một tuần thì tớ i 90% nội dung có thể bị quên. Chính vì vậy xác
định nội dung chính là điều rất quan trọng.
Bất kỳ nội dung bài phát biểu nào cũng cần phải có sự logic và trình bày
một cách rõ ràng với thông tin đầy đủ. Để không bỏ sót bất kể điều gì, bạn có thể
sử dụng trình tự soạn thảo nội dung bài thuyết trình sau:
+ Giới hạn thân bài từ 3-4 ý chính, các ý này đã được xác định trong phần
phác thảo đề cương thuyết trình. Người thuyết trình cần bám sát vào dàn ý trong
đề cương để soạn thảo nội dung.
+ Phác thảo nội dung chi tiết bài thuyết trình: Đầu tiên bạn hãy hình dung
ra những từ mà bạn muốn khán giả nghe, viết ra tất cả những điều bạn muốn đưa
vào trong bài thuyết trình.
+ Hoàn chỉnh nội dung bài thuyết trình: sau khi có được bản phác thảo nội
dung đầu tiên bạn nên đọc lại bản thảo một lượt để chắc rằng các dữ kiện được
sắp xếp theo trật tự hợp lý, logic và mọi thông tin cần thiết đã được đưa vào. Bạn
nên chỉnh đi chỉnh lại cho đến khi hài lòng với nó.
 Phân bổ thời gian thuyết trình cho hợp lý, đảm bảo thời lượng đủ cho việc
truyền tải thông tin ở cả ba phần mở đầu, thân bài, kết thúc.
Để có thể soạn thảo nội dung bài thuyết trình được tốt nhất bạn cần lưu ý:
+ Không đưa những thông tin rườm rà, không cần thiết vào bài thuyết trình.
Bạn nên đưa vào những thông tin quan trọng để tăng tính hấp dẫn cho bài thuyết
trình. Các thông tin đã được thu thập và chọn lựa trong quá trình nghiên cứu
trước đây. Mức độ ưu tiên của thông tin gồm ba loại: Thông tin phải biết, thông
tin nên biết và thông tin cần biết.
+ Triển khai các vấn đề theo dạng các câu hỏi tại sao, như thế nào… Tự đặt
câu hỏi và trả lời câu hỏi bạn sẽ tự lường trước được các câu hỏi và tình huống
cần có trong bài thuyết trình.
+ Bạn nên nghĩ ra nhiều cách, ý tưởng khác nhau để diễn đạt cùng một ý.
Sau đó chọn ra cách mà bạn thấy mình trình bày một cách tự nhiên nhất. Bạn
cũng cần sử dụng những cấu trúc câu đơn giản và dễ hiểu để diễn đạt ý. Để có thể
viết được các câu tự nhiên và đơn giản, bạn có thể tham khảo bảng dưới đây:

Nên Không nên

Sử dụng những câu đơn giản, trực tiếp Tránh đưa vào các ý không phù hợp.
Sử dụng đại từ “tôi” và “các bạn”
Sử dụng các động từ tích cực (chạy,
đi, làm, sử dụng…)
Điểm xuyết bài thuyết trình bằng các
tính từ.
Chuẩn bị và tập trình bày trước để
tránh sai sót
Đưa vào các ví dụ và so sánh tương
đồng để minh họa cho các ý.
Không dùng những biệt ngữ hoặc
ngôn ngữ không phù hợp.
Không nên soạn bài thuyết trình theo
kiểu“văn viết”.
Tránh tạo áp lực cho cử tọa bằng
cách cung cấp quá nhiều thông tin
chi tiết.
Không tỏ vẻ kiểu cách với cử tọa.
Không bắt chước người khác, bởi nó
có thể hợp với họ, nhưng không hợp
với bạn.
 Khi viết bạn cần phải xác định được sự khác nhau giữa văn nói và văn
viết. Dưới đây là một số gợi ý để bạn có thể điều chỉnh văn viết phù hợp với văn
nói:
Cấu trúc câu Cách thể hiện
Ngữ pháp: Nói: “Tôi đang làm việc với hệ thống
Hãy cố tránh những câu kế toán…”
đúng về mặt ngữ pháp nhưng Thay vì: “Hệ thống kế toán mà tôi
khi đọc lên có vẻ cứng nhắc. đang làm là…
Để tạo ấn tượng trực tiếp Nói: “Các anh phải công nhận những
hãy sử dụng ngôi thứ nhất, thứ vấn đề này…”
hai (Tôi và các bạn) và các động Thay vì: “Điều quan trọng là phải công
từ chủ động. nhận những vấn đề này…”
Cú pháp: Nói: “Chi phí thấp và sản lượng tăng –
Luôn đặt những sự kiện đó là những điều chúng ta cần phải làm”
quan trọng hay thú vị nhất lên Thay vì: “Chúng ta cần cắt giảm chi phí và
đầu tiên. Không nên mở đầu câu nâng cao sản lượng”
bằng một mệnh đề phụ hoặc Nói: “Điều này có thể tạo sự khác biệt
những lời lẽ cần để trong ngoặc hoàn toàn” Thay vì: “Mặc dù đây là những
đơn. chi tiết nhỏ, song nó có thể tạo sự khác biệt”.
Nên bổ sung thêm các ví dụ thích hợp để nhấn mạnh các ý chính. Sử dụng
dẫn chứng minh họa phù hợp:
Trong khi thuyết trình, nhiều khi bạn phải sử dụng đến hình ảnh, dẫn
chứng minh họa như đồ thị, hình ảnh, bảng số liệu thống kê... Vậy thì khi dùng
hình ảnh dẫn chứng minh họa bạn phải giới thiệu chúng như thế nào đây? Trong
khi sử dụng hình ảnh minh họa hãy nhớ để khán giả có thời gian để hiểu thông
tin của dẫn chứng minh họa, bạn nên tạm ngừng nói trong giây lát để khán giả có
thời gian nhìn phần minh họa mình đưa ra và sau đó, hãy giải thích tại sao hình
ảnh hay dẫn chứng minh họa đó lại quan trọng.
o Ví dụ: Bạn có thể dùng những cụm từ sau khi thuyết trình đến phần
minh họa này: Biểu đồ này cho thấy…
 o Nhìn vào đồ thị này…
o Nhìn vào đây, các bạn sẽ thấy…
o Tôi muốn các bạn hãy nhìn vào đây… Biểu đồ này minh họa số
liệu…
o Biểu đồ này cho thấy sự sụt giảm của …
+ Chuyển ý giữa các chủ đề: Những thông tin mà bạn đang nói có thể đều
mới mẻ đối với khán giả. Chỉ có bạn mới biết rõ cấu trúc bài nói nhưng bạn nên
cho khán giả biết khi bạn chuyển sang một ý mới, có như vậy khán giả mới tiện
theo dõi và sẵn sàng nghe những điều tiếp theo.
Không nên chuyển ý một cách đột ngột vì như vậy người nghe sẽ rất bất
ngờ. Hơn nữa việc dùng các từ nối còn giúp cho người nghe tập trung hơn
Bạn có thể nối các ý bằng các từ như:
o “Vâng”
o “Đúng thế” hay “đúng vậy”
o Tôi muốn chuyển sang nói về…
o Tôi muốn chuyển sang…
o Đó là tất cả những gì tôi muốn nói về…
o Bây giờ tôi muốn xem xét tới vấn đề…
o Điều này dẫn tới ý tiếp theo…
+ Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh một ý nào đó hoặc khi
chuyển tiếp từ ý này sang ý khác bạn nên có sự ngắt nhịp hoặc lặp lại ý đó một
lần nữa.
+ Chuẩn bị những mẩu giấy ghi chú: Thay vì liệt kê trên một mặt giấy
toàn chữ bạn có thế liệt kê vài ý chính trên một mẩu giấy. Viết những ý chính
ngắn gọn cô đọng hoặc những từ những đoạn quan trọng trong bản phác thảo nội
dung thuyết trình và đánh số hoặc ký hiệu sao cho mình dễ nhìn nhất khi trình
bày.
Kết bài: Phần này chúng ta sẽ tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và
cũng chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến khán giả. Bạn có thể tham khảo ba
cách sau:
 + Thông báo trước khi kết thúc: Ta sẽ thể hiện bằng những cụm từ như:
Tóm lại..., để kết thúc, tôi tóm tắt lại... hoặc trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại
những gì đã trình bày...
+ Tóm tắt điểm chính: Với cách này ta sẽ tóm tắt lại những điểm chính
giúp khán giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình.
+ Thách thức và kêu gọi: Một lần nữa ta nhấn mạnh lại thông điệp muốn
truyền đạt tới thính giả và các cam kết để thực hiện thông điệp đó. Trong phần
này ta có thể dùng một số động từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng...
hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu
quyết hoặc thực hiện ngay.
+ Kết thúc bằng một nhận xét tích cực: Bạn có thể nhấn mạnh những lợi
ích hay biểu lộ sự tin tưởng với khán giả khi nghe xong bài thuyết trình. Đưa ra
một nhận định để có thể lưu lại trong lòng khán giả một ấn tượng tốt đẹp. Không
giảng giải lan man dài dòng những nhận định cuối đó.
+ Bạn nên mỉm cười và cám ơn khán giả đã tham dự buổi thuyết trình.
Bây giờ chúng ta đã có được nội dung bài thuyết trình, chúng ta sẽ sang
phần cuối cùng đó là phần luyện tâp.
Luyện tập: Là phần rất quan trọng để bạn nắm vững nội dung, và chỉnh
sửa những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình.
Trước tiên bạn ghi những ý chính ra giấy, luyện tập trước gương, hoặc bạn
có thể ghi âm hoặc quay video để nghe lại và chỉnh sửa những phần bị lỗi. Tuy
nhiên để hiệu quả hơn, bạn nên luyện tập trước một vài người hoặc một nhóm
bạn, nhờ mọi người góp ý, và rút kinh nghiệm cho mình. Trong quá trình luyện
tập bạn lưu ý diễn đạt thật thoải mái và tự nhiên, điều chỉnh giọng nói truyền cảm,
và đủ to để người ngồi xa nhất có thể nghe thấy, bạn cũng đường bỏ qua những
ngôn ngữ cơ thể, sắc mặt biểu cảm, ánh mắt bao quát, cử chỉ tay hay động tác cơ
thể sẽ thu hút sự chú ý của khán giả hơn.
Các kiểu bài thuyết trình
 Thuyết trình để thông báo, giải thích: từ ngữ sử dụng trong bài thuyết trình
phải dễ hiểu, gần gũi. Thông tin đưa ra rõ ràng để người nghe hiểu một cách dễ
dàng và có sự thay đổi về nhận thức, tư duy.
+ Thuyết trình để thuyết phục: Có cách thức, bố cục riêng để đạt hiệu quả
thuyết phục. Lời lẽ giọng điệu sử dụng trong bài thuyết trình dạng này chiếm vị
trí quan trọng với sự thành công của bài thuyết trình.
+ Thuyết trình để giải trí, khích lệ: thông tin đưa ra cần dễ tiếp cận, có thể
điều tiết và giải tỏa tâm lý người nghe.
Người thuyết trình cần phải xác định được bài thuyết trình của mình ở dạng
nào để xây dựng đề cương và nội dung cho hợp lý.
Phác thảo đề cương cho bài thuyết trình
Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định
trình bày đóng vai trò rất quan trọng cho diễn biến bài thuyết trình của bạn. Một
đề cương tốt là cách đảm bảo sự mạch lạc, chặt chẽ của bài thuyết trình. Nó cho
phép bạn trình bày các vấn đề theo đúng trật tự và làm người nghe dễ hiểu hơn.
Ngoài ra, đó cũng là cách giúp bạn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì.
- Sắp xếp ý tưởng ban đầu cho bản phác thảo:
Giới hạn từ 3 đến 4 vấn đề chính cho phần nội dung của bài thuyết trình và
trình bày các ý theo thứ tự hợp lý. Trình tự sắp xếp các ý chính và trọng tâm của
từng ý sẽ ảnh hưởng đến thông điệp bạn muốn truyền tải tới người nghe. Có rất
nhiều cách khác nhau để trình bày các ý chính:
+ Trình bày từng ý;
+ Trình bày hết ý này sang ý khác;
+ Trình bày theo thứ tự căn cứ vào mức độ quan trọng của ý; o Trình bày
theo diễn biến thời gian.
Trong khi trình bày nếu bạn muốn khán giả có ấn tượng nhất với một ý nào
đó bạn nên trình bày nó trước tiên và tiếp theo là các ý hỗ trợ, hoặc bất kỳ ý nào
mà bạn định trình bày trước. Bạn cũng có thể dùng cách trình bày lồng ghép các ý
với nhau, nhằm nêu bật tầm quan trọng của tất cả các ý.
 Cấu trúc trình bày bài thuyết trình hiện đang được sử dụng phổ biến nhất là
sắp xếp ý này gối lên ý kia. Theo cách này, bạn có thể để ý kiến trước mở và sau
khi trình bày xong các ý kiến thì quay trở lại ý kiến này để kết thúc bài. Dưới đây
là bảng hướng dẫn các bạn sắp xếp các cấu trúc thuyết trình sao cho phù hợp với
các ý:
Kiểu kết cấu Ứng dụng thực tế
Kiểu kết cấu này thường hữu ích cho các
Trình bày các ý riêng bài thuyết trình có tính chính thức, như buổi trò
lẻ: Các ý được trình bày theo chuyện có tính giáo dục hoặc các bài giảng về lý
trình tự phù hợp với một chủ thuyết quản trị. Nếu các cử tọa ghi lại những
đề nhất định điều trình bày, diễn giả nên giúp họ bằng cách
tóm tắt lại từng ý và giới thiệu ngắn gọn trước
khi trình bày ý tiếp theo.
Kiểu kết cấu này có thể áp dụng trong các
buổi nói chuyện với các nhân viên về sự cần
thiết phải nâng cấp dịch vụ khách hàng. Kết cấu
này mang tính nhấn mạnh và phù hợp trong
Nhấn mạnh một ý: Ý trường hợp cử tọa đã có đầy đủ thông tin về chủ
chính được tiếp nối bằng một đề thuyết trình. Điều này giúp họ dễ tiếp thu các
vài ý khác chi tiết hơn. Khi muốn trình này nột khía cạnh
khác trong cùng chủ dề, bạn áp dụng cấu trúc
này cũng đem lại hữu ích
Kiểu kết cấu này thích hợp nhất đối với
những buổi nói chuyện thân mật trước các cử
Gợi ý: Các ý được xây tọa có quy mô nhỏ, như những buổi hội họp của
dựng theo kết cấu gối ý và các đồng nghiệp, những người đã quen với các
bổ sung cho nhau chặt chẽ vấn đề trình bày và có thể ngồi nghe một bài
thuyết trình tương đối phức tạp. Các ý gối nhau
sẽ khuyến khích cử tọa tranh luận và tham gia
vào buổi thuyết trình.
 4.2. Tiến hành thuyết trình
4.2.1. Các bước tiến hành thuyết trình
* Chuẩn bị bài thuyết trình
Để có thể tự tin thuyết trình chúng ta cần phải có sự chuẩn bị chu đáo, cẩn
thận.Ở giai đoạn này, chúng ta cần phải:
- Thứ nhất, chuẩn bị bản thân:
+ Về tinh thần: Người thuyết trình trước tiên cần sự chuẩn bị về mặt tinh
thần để tạo sự tự tin, thoải mái và không có tâm trạng lo lắng, run sợ. Những
người hay hồi hộp, sợ nói trước đám đông phải thực hành bằng nhiều cách khác
nhau như: tập nói nhiều lần trước bạn bè, người thân, tham gia các hoạt động tập
thể( ví dụ: tham gia tình nguyện…) hay thậm chí là nói một mình trước gương.
+ Về kiến thức: Khi được mời thuyết trình hay được phân công thuyết
trình, chúng ta cần đánh giá bản thân xem mình am hiểu về vấn đề đó như thế
nào, có đủ thông tin trình bày hay không? Để từ đó chuẩn bị các kiến thức cần
thiết cho bài thuyết trình. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị kiến thức xung quanh vấn
đề mình thuyết trình để có thể chủ động trong các tình huống xảy ra bất ngờ, sẵn
sàng trả lời các câu hỏi từ người nghe. Với mục đích đem lại sự giải thích cho
người khác hiểu thì đây cũng là yếu tố giúp chúng ta chủ động và bộc lộ sự tự tin
bên trong của mình.
+ Các yếu tố bên ngoài: chuẩn bị đầu tóc, trang phục, giầy dép…phù hợp,
gọn gàng, sạch sẽ.
- Thứ hai, tìm hiểu đối tượng nghe: Bài thuyết trình phải được xây dựng
xung quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm. Cùng một vấn đề nhưng
thuyết trình cho các đối tượng khác nhau thì cần xây dựng bài thuyết trình khác
nhau.Chẳng hạn, cùng giảng một vấn đề nhưng khi giảng ở lớp tại chức giảng
viên sẽ phải triển khai vấn đề khác với khi giảng lớp chính quy.
Do đó, để có bài thuyết trình tốt chúng ta phải tìm hiểu đối tượng nghe để
trình bày những điều người nghe chờ đợi chứ không đơn giản chỉ là nói những gì
mình muốn.Vì vậy, phải xác định đối tượng nghe là những ai, vốn kiến thức của
họ như thế nào hay họ hiểu biết vấn đề sắp trình bày đến đâu….
 - Thứ ba, chuẩn bị bài thuyết trình:
+ Xác định mục đích của bài thuyết trình (nói cái gì): Xác định mục đích
của bài thuyết trình sẽ dễ dàng chuẩn bị về nội dung bài nói. Bài thuyết trình cần
xác định thông điệp cũng như nội dung nhất định tránh trường hợp có quá nhiều
thông điệp đan xen trong bài thuyết trình, nội dung thuyết trình lan man, dài dòng
không thể để xác định được vấn đề trọng tâm.
+ Xác định nói như thế nào: để tạo chủ động khi thuyết trình chúng ta cần
lập dàn ý trước, xem mình sẽ nói những vấn đề gì trong khoảng thời gian đó? Vấn
đề nào là trọng tâm hướng tới?Dàn ý bài thuyết trình được chuẩn bị trước sẽ giúp
cho người nói có một bài nói logic, đủ ý…điều đó tạo được sự chủ động cũng như
sự tự tin trong khi thuyết trình.
+ Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình:
Chuẩn bị phần mở đầu: Phần mở đầu của bài nói chuyện có nhiệm vụ giới
thiệu chủ đề và thu hút sự chú ý của người nghe. Chúng ta cần biết tận dụng sự
tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt người nghe vào bài nói
chuyện (dẫn nhập). Có nhiều cách dẫn nhập, tùy theo tình huống cụ thể có thể
chọn một trong các cách sau đây khi mở đầu bài nói chuyện:
Chuẩn bị phần khai triển: Trong quá trình khai triển chúng ta phải đưa ra
được các ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó
thể hiện được ý tưởng của mình. Khi chuẩn bị phần này cần lưu ý: nên đưa ra
những ví dụ, những số liệu cụ thể minh họa cho mỗi ý, mỗi luận điểm của mình
hoặc có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí
của buổi nói chuyện đỡ căng thẳng và duy trì sự chú ý của người nghe.
Chuẩn bị phần kết: Theo quy luật của sự chú ý thì ở những giây phút cuối
cùng của buổi nói chuyện, người nghe lại một lần nữa dồn sự chú ý vào bạn.
Chúng ta cần biết lợi dụng sự chú ý này để chốt lại trong người nghe những điểm
then chốt của bài nói chuyện và tùy theo tính chất, mục đích của buổi nói chuyện
mà đưa ra lời chúc mừng, lời kêu gọi hoặc đề ra nhiệm vụ cho tương lai.
* Tiến hành thuyết trình
 - Tạo không khí tiếp xúc: Để tạo không khí thoải mái và thân thiện cho
người nghe thì thông thường khi mở đầu người thuyết trình thường nhắc đến
người nghe với từ “chúng ta”.Trước khi bắt đầu nói chuyện cần giới thiệu về bản
thân một cách ngắn gọn.
- Trình bày nội dung: Triển khai bài thuyết trình, người nói nên diễn đạt
theo dàn ý đã lập sẵn từ trước để đảm bảo sự logic, không bị thiếu hoặc trùng ý.
Tuy nhiên không nên phụ thuộc quá nhiều vào giấy chuẩn bị, tốt nhất nên thoát li
khỏi văn bản đó. Tập trung thời gian của bài nói vào những vấn đề trọng tâm để
giải quyết mục đích của bài cũng như tránh sự lan man, mở rộng vấn đề làm cho
bài nói bị “loãng”. Tuy nhiên để để tránh tạo cảm giác khô khan cho người nghe
thì khi triển khai bài thuyết trình, người thuyết trình cần phải có những kĩ năng
nhất định để làm nên sự hấp dẫn trong bài thuyết trình của mình. Trong đó, người
thuyết trình cần chú ý những điểm sau:
+ Về giọng nói: giọng nói của người thuyết trình cần vừa đủ để người ở xa
nhất có thể nghe, không nói quá to hay quá nhỏ, không nói quá nhanh hoặc quá
chậm, giọng nói cần có sự thay đổi tùy từng hoàn cảnh mà có độ cao thấp hay
trầm bồng, có điểm nhấn. Phát âm phải chuẩn, rõ chữ, không nhầm lẫn giữa các
âm, tránh nói lắp.Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nghe.
+ Dáng điệu và cử chỉ: Khi đứng trên bục giảng phải thể hiện sự đàng
hoàng, đĩnh đạc tự tin, thoải mái. Đứng trên bục giảng bạn cần đứng thẳng với tư
thế tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần, mắt nhìn thẳng người nghe, nhẹ nhàng
tôn trọng và quan tâm người nghe…chúng ta có thể đi lại trong lúc nói chuyện,
song không nên rời khỏi tầm nhìn của một nhóm người nghe một lúc qua lâu. Tư
thế tốt nhất để bắt đầu bài thuyết trình là đứng thẳng, hai chân hơi mở rộng sang
hai bên và trọng lượng cơ thể đều đổ dồn xuống hai chân. Giữ điệu bộ một cách
tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ để nhấn mạnh các điểm chính và
thu hút sự chú ý nơi người nghe.
+ Nét mặt: Trong khi thuyết trình tùy vào vấn đề mà mình thuyết trình cần
thể hiện sự thân thiện, vui tươi, hồ hởi đồng thời cũng phải nghiêm túc, lịch sự để
thu hút người nghe và phù hợp với vấn đề thuyết trình.
 Ví dụ: Khi sinh viên lên thuyết trình bài tập nhóm trên lớp thì nét mặt phải
thể hiện sự vui vẻ, chủ động, không thể biểu lộ nét mặt mệt mỏi, cau có, buồn
rầu… như thế sẽ không thu hút, không gây thiện cảm với người nghe.
+ Ánh mắt: Trong quá trình trình bày, thường xuyên đưa mắt nhìn về phía
người nghe, bao quát tất cả những người có mặt trong phòng, đừng để ai có cảm
giác bị bạn “bở rơi”. Nhìn một cách thân mật.Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một
số người trong đám đông và thỉnh thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang
nói.Tuy nhiên, không nên nhìn thẳng vào mắt thính giả vì như vậy sẽ làm họ bối
rối và đôi khi chính bản thân diễn giả cũng trở nên bối rối.
+ Tay: Khi thuyết trình ta thường thấy “tay chân thừa thãi”, đó là do chúng
ta chưa biết vung tay thế nào cho hợp lí. Thực tế nếu ta biết kết hợp nói với cử chỉ
của tay, bàn tay sẽ là vũ khí lợi hại trong thuyết trình vì nó giúp bổ trợ lời nói,
đồng thời bày tỏ sự thân thiện. Nguyên tắc là phải luôn để tay trong khoảng từ
thắt lưng tới dưới cằm. Nếu đưa quá cao, tay sẽ che mặt làm cho ta phát âm
không rõ, còn đưa quá thấp thì những người ngồi dưới sẽ không nhìn thấy. Khi
đưa tay phải luôn nhớ “ trong ra, dưới lên”. Trong khi thuyết trình chú ý liên tục
đổi tay để tạo sự khác biệt.
- Trả lời người nghe: Bài thuyết trình sẽ trở nên nhàm chán nếu chỉ đơn
giản là một người nói và mọi người còn lại nghe. Như đã khẳng định ở trên thì
muốn đạt được sự thành công thì cần có sự tương tác trực tiếp giữa hai bên tham
gia thuyết trình.Cụ thể là trong khi thuyết trình, người thuyết trình nên có sự đen
xem một khoảng thời gian nhất định để người nghe có thể đặt câu hỏi liên quan
đến nội dung đang triển khai.Việc đặt và trả lời câu hỏi như vậy sẽ giúp cho
người nghe kịp thời giải đáp được thắc mắc của mình, nhằm kích thích sự chú ý
đồng thời tạo cơ hội cho người thuyết trình bộc lộ sự tự tin của mình về kiến thức
đã chuẩn bị.
- Kết thúc bài thuyết trình: tóm lại ý chính, kết luận vấn đề thuyết trình.
Mỗi khi kết thúc một vấn đề nào đó thì việc đơn giản nên làm là cần tóm tắt lại
những vấn đề trọng tâm hay những điểm cần lưu ý để người nghe nắm được ý
chính mà không bị lan man, nhớ nhiều.
 Thông báo việc kết thúc có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại…;
để kết thúc, tôi tóm tắt lại…; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã
trình bày… Việc thông báo này còn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu
những thông tin cốt lõi nhất.
Phần kết luận của bài thuyết trình cần cám ơn sự lắng nghe của mọi người
và nên có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động. Có thể kêu gọi sự
cam kết bằng hành động cụ thể như: vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện
ngay( ví dụ: khi thuyết trình về quyên góp từ thiện thì kết thúc cuộc nói chuyện
cần kêu gọi mọi người thực hiện ngay bằng cách đóng góp tiền vào quỹ từ thiện).
Hoặc có thể đơn giản là sử dụng những cách hướng người nghe đến hành động cụ
thể như việc áp dụng ngay những gì họ thu được từ bài thuyết trình vào công việc
cụ thể của họ.
* Liên hệ với thực tiễn giao tiếp của bản thân
Qua việc phân tích trên đây, theo quan điểm của cá nhân tôi thì thuyết trình
là một kĩ năng quan trọng trong hoạt động giao tiếp. Đối với tôi, khi bước chân
vào trường Đại học Luật Hà Nội, được rèn luyện khá nhiều với kĩ năng thuyết
trình thông qua việc làm bài tập nhóm thì bản thân đã và đang rút ra những bài
học bổ ích làm hành trang phục vụ cho sự nghiệp sau này. Trong phạm vi bài viết,
tôi xin liên hệ thực tiễn áp dụng kĩ năng thuyết trình trong hoạt động bài tập
nhóm:
Những mặt đã đạt được
+ Thứ nhất, trước mỗi buổi thuyết trình tôi đều chuẩn bị đầy đủ các tài liệu
cần thiết để bảo đảm nội dung buổi thuyết trình, cũng như chuẩn bị tâm lý trước
khi lên thuyết trình.
+ Thứ hai, tôi cảm thấy bản thân đã biết sàng lọc các ý chính khi thuyết
trình, giọng nói to, rõ ràng, không quá lan man vào những nội dung không cần
thiết của bài tập.Thỉnh thoảng cũng có kết hợp phi ngôn ngữ trong thuyết trình.
+ Thứ ba, trang phục lựa chọn cho buổi thuyết trình đảm bảo phù hợp
+ Thứ tư, tôi luôn tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người nghe khi mình
thuyết trình.
 Những hạn chế còn tồn tại
+ Thiếu sự tự tin: Tự tin là một yếu tố rất quan trọng khi thuyết trình
.Người thuyết trình thiếu tự tin thường lúng túng ,lời nói không rõ ràng , đôi khi
còn nói líu, nói ngọng, hay gãi đầu gãi tai hoặc sờ mũi…..làm cho bài thuyết trình
thiếu mạch lac, không rõ ràng ,gây khó hiểu cho người nghe và sức thuyết phục
cũng kém hơn .Nguyên nhân có thể do vấn đề tâm lý , do chưa nắm bắt nội dung
vấn đề,….
Trong khi thuyết trình bài tập nhóm, nếu hôm nào không có sự chuẩn bị
trước thì tôi rất mất tự tin, biệu hiện là lúng túng không biết nói từ đâu, khi nói
không điều chỉnh được tốc độ nói, khi có nhóm khác đặt câu hỏi tôi thường có
động tác sờ tai, lo lắng.
+ Phụ thuộc nhiều vào văn bản, thiếu sự tương tác với người nghe
Nhiều người khi thuyết trình thường hay lệ thuộc quá nhiều vào văn bản đã
chuẩn bị trước .Có khi họ lên thuyết trình và đọc một mạch nội dung trong văn
bản hoặc powerpoint .Điều này gây sự mông lung cho người nghe bởi đôi lúc với
những bài có nội dung dài , nếu trình bày miên man, tản mạn không tập trung vào
nội dung chính thì người nghe khó có thể nắm bắt được những điểm quan trọng
,những ý cốt lõi cưa vấn đề.
Chẳng hạn, khi thuyết trình bằng powerpoint tôi thường chăm chăm nhìn
vào bài powerpoint để thuyết trình chứ không nhìn vào các bạn sinh viên ngồi
dưới lớp.Vẫn chưa thoát li hoàn toàn được văn bản.
+ Chưa đảm bảo được việc sử dụng biểu cảm phi ngôn ngữ
Tư thế khi đứng thuyết trình vẫn chưa đúng tác phong.Sử dụng taycòn chưa
linh hoạt để biểu đạt cảm xúc của mình. Bản thân tôi vẫn còn nhiều rụt rè khi
đứng trước nhiều người.Vì vậy, nét mặt còn thể hiện sự lung túng, thiếu tự
tin.Giọng nói còn thiếu truyền cảm, đều đều, chưa có điểm nhấn.
4.2.2. Kỹ năng cơ bản trong thuyết trình
Không ai sinh ra đã ngay lập tức có kỹ năng thuyết trình hiệu quả! các
bước sau sẽ giúp bạn thành công trong những dịp nói trước công chúng.
* Xây dựng uy tín
 Bạn có tin rằng khả năng thuyết phục của bạn được quyết định trước khi
bài thuyết trình bắt đầu không? Uy tín cá nhân quyết định điều đó. Chẳng ai
muốn nghe một người mà họ không tin tưởng và tôn trọng.
Đầu tư phát triển chuyên môn trong lĩnh vực mà bạn muốn gây ảnh hưởng
đến người khác. Khi thuyết trình, hãy chắc rằng thông tin đó thật sự cần thiết và
đáng tin cậy cho khán giả. Một phong cách thuyết trình sinh động cũng sẽ góp
phần xây dựng một uy tín tốt.
* Hiểu khán giả
Bạn cần biết mình sẽ thuyết trình cho những ai. Mục tiêu, nhu cầu, mong
muốn của khán giả là gì? Khán giả có biết trước về chủ đề thuyết trình không?
Quan điểm của họ về vấn đề này như thế nào? Cách hành xử của khán giả là gì?
Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ xác định được kỹ năng thuyết trình
hiệu quả của mình.
* Trình bày rõ ràng
Điều gì quyết định tính hiệu quả của buổi thuyết trình? Đó là sự rõ ràng.
Có rất nhiều yếu tố mang lại sự rõ ràng, sạch sẽ cho bài thuyết trình của bạn: định
hướng ban đầu, trình tự trình bày, lượng thông tin tại một thời điểm,…
* Lập luận chặt chẽ
Không phải ai cũng bị thuyết phục bằng một lập luận chặt chẽ (thế mới là
chúng ta!) nhưng bạn cứ thử bỏ đi tính hợp lý trong bài thuyết trình của mình
xem!
* Đưa ra bằng chứng mạnh mẽ
Bạn không thể thuyết phục được ai nếu thiếu những bằng chứng, ví dụ
minh họa. Bạn cần phải có những dẫn chứng để lý giải vì sao đó là vấn đề quan
trọng, vì sao người khác phải làm theo những gì bạn nói.
* Sử dụng giọng điệu tích cực
Rõ ràng là hầu hết đối tượng bạn cần thuyết phục là những người trưởng
thành (và thông minh). Vì vậy, đừng tỏ ra bỗ bã hay bình dân. Hãy tỏ ra lịch
thiệp, tôn trọng và chân thành.
* Thể hiện cảm xúc
 Một bài thuyết trình sạch sẽ, dẫn chứng đầy đủ, lập luận chặt chẽ vẫn có
thể chẳng thuyết phục được ai nếu thiếu cảm xúc. Cố gắng hiểu những hỉ, nộ, ái,
ố của khán giả và sử dụng thông tin đó trong cách thuyết trình.
* Quan tâm đến lợi ích cá nhân của khán giả
Con đường ngắn nhất để thuyết phục người khác là đáp ứng nhu cầu, lợi
ích cá nhân của họ. Hãy thử đặt mình vào vị trí của khán giả trước khi đưa ra một
đề nghị hoặc yêu cầu cho họ. Chỉ cần bạn trả lời được câu hỏi “Điều đó có lợi gì
cho tôi?”, mọi sự chú ý của khán giả sẽ thuộc về bạn!
* 4 yếu tố quan trọng cần chú ý để thuyết trình hiệu quả
Xác định mục tiêu thuyết trình: Mục tiêu của thuyết trình nói chung là vì
người nghe, giúp người nghe nắm vững kiến thức, kỹ năng, thay đổi thái độ, hình
thành tình cảm sau khi nghe bài thuyết trình. Vì vậy vấn đề không phải là người
thuyết trình nói cái gì mà người nghe thực chất thu được gì sau buổi thuyết trình.
Luôn biết cách sử dung ngôn ngữ cử chỉ̉: Mỗi dáng điệu cách đi đứng và
sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở
chính bạn. Kết hợp với điệu bộ một cách tự nhiên, những cử chỉ để nhấn mạnh
tạo thu hút sự chú ý nơi khán giả
Luôn luôn tự tin vào chính mình: Phần lớn mọi người xem việc phải nói
chuyện trước đám đông là nỗi sợ hãi kinh khủng nhất. Bạn nến nhớ rằng tự tin
vào mình bao nhiêu sẽ giúp bạn có cơ hội thành công bấy nhiêu và thuyết trình
chính là một trong những cơ hội giúp bạn tự tin trong mọi việc. Do đó, cho dù
như thế nào khi bạn hãy tự tin nói những gì mình đã nghiên cứu và trình bày
trong bài thuyết trình
Sử dụng PowerPoint thành thạo: Thuyết trình bằng PowerPoint (PP)
được sử dụng phổ biến nhất hiện nay và không khó cho người sử dụng . Muốn
thuyết trình với PowerPoint hiệu quả thì các slide của bạn ít chữ và không bao giờ
đọc từ màn hình trong khi trình bày. Hãy tự hỏi nếu một slide hoặc video là thực
sự cần thiết điều gì trước khi thêm bất cứ thứ gì. Mặt khác, mỗi slide trong PP của
bài thuyết trình cũng phải được trình bày rõ ràng, nội dung có sự định hướng
ngay từ ban đầu, trình tự trình bày, lượng thông tin tại một thời điểm. Hình ảnh là
tốt cho việc kết nối tình cảm chỉ khi chúng có liên quan và cần thiết , nếu không
thì tốt nhất là đừng chiếu ra và tập trung hơn vào cách kể chuyện của bạn và kỹ
năng thực hiện.
Bạn rất mong muốn có được sự tự tin trước đám đông, và khi đứng trước
mọi người trong buổi thuyết trình bạn mong mình có thể gây được ấn tượng sâu
sắc. Hơn thế nữa bạn phải chinh phục hay thuyết phục được họ nhìn nhận quan
điểm của bạn, vì vậy, bạn cần rèn luyện kỹ năng thuyết trình mỗi ngày.
* Luyện tập trước:
Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ
bạn bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và
cuốn hút hơn, cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là
điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian.
* Có nên phát trước bản đề cương cho thính giả?
Nếu làm như vậy thì người xem sẽ hầu như không chú ý đến bạn nữa, họ
chỉ việc chăm chú vào bản đề cương mà thôi. Một số công ty rất khôn ngoan, chỉ
sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ mới phát tài liệu về nội dung kèm theo địa
chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch với công ty khi cần thiết.
* Chuẩn bị trả lời câu hỏi:
Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời một vài câu hỏi khá hóc búa của khách
hàng và nhà đầu tư sau buổi thuyết trình, bởi vậy, bên cạnh việc trang bị kiến
thức, bạn cũng nên học hỏi cách ứng xử khéo léo. Chẳng hạn như một lời nói
“Cảm ơn câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng...”
* Biết từ chối khéo léo:
Để buổi thuyết trình hiệu quả, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính
chất “kiêng kỵ” trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, chẳng hạn như
các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách “lái” những câu hỏi
này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: “Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi
sớm”, hay “Bản thân tôi cũng chưa nhận được quyết định cụ thể nào...”
* “Đợi hồi sau sẽ rõ”:
 Trước một vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung kế
tiếp. Thay vào đó là câu nói gợi sự tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp
tục theo dõi: “Tôi sẽ tiết lộ điều này sau một vài phút nữa...”. Khán giả sẽ náo nức
chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo.
* Ngôn ngữ hình thể
Nếu bạn cứ đứng yên một chỗ với cái dáng thẳng đơ thì bạn đang tự làm
cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và đơn điệu. Nhưng khán giả sẽ cảm thấy
bực bội nếu bạn lặp lại mãi những động tác, cử chỉ nhất định. Hãy làm chủ không
gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận
người nghe nếu thấy cần thiết và đa dạng hóa các cử chỉ, điệu bộ.
* Nhận thức về vai trò của bạn:
Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần đáng kể trong các cố gắng chung
nhằm mang lại cơ hội mới cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo,
nhưng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn đã trải
qua để đạt được uy tín như ngày nay, và quan trọng nhất là kêu gọi các khách
hàng và nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh.
4.2.3. Thực hiện bài thuyết trình
* Khi bắt đầu thuyết trình:
- Thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của thính giả. Một cử chỉ
liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe hình dung được sơ
lược về đề tài bạn sắp đề cập. Thường thì bạn có thể đưa nó vào sau bài diễn
thuyết.
- Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác phải
giật mình.
- Hãy bông đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề. Không
phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn không biết
gì về người nghe, nhưng thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả của
bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái.
- Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngôn nổi tiếng )
 Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra
sự tín nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài
mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp.
- Thuật lại một câu chuyện có liên quan
Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại
kể chuyện hằng ngày. Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự
nhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài diễn văn.
- Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có tác
dụng lôi kéo sự chú ý của khán giả.
* Phần chính:
- Ngôn ngữ nói: Diễn thuyết hay đọc. Thuyết trình một cách tự nhiên, như
đang trò chuyện với khán giả. Tránh nói một cách đều đều như trả bài, cũng
không nên chỉ nhìn và đọc lại bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn.
+ Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích về
chủ đề bạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét mặt. Nét mặt
tươi vui, đừng quên nhữngnụ cười sẽ là vũ khí giúp bạn tự tin hơn và lấy thiện
cảm với người nghe
+ Sự rõ ràng: giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp
và lòng vòng, lan man chỉ một vấn đề
+ Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu
nhầm và sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi. Sử dụng thành thạo
phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn.
- Ngôn ngữ cơ thể:
+ Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với
khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng
có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của
mình. Nếu số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt, còn nếu bạn không
thấy thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt thính giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trên
khuôn mặt, có thể là mũi .
 + Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện , cởi mở . Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ
nụ cười đó mà khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ
cảm thấy thư giãn hơn. Đừng để quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối.
+ Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp
lại. Dùng cử chỉ của bạn: như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú
ý nơi khán giả
+ Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự
tin, chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn.
Không nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho người
nghe. Cần chú ý khi đi lên bậc thuyết trình vì không có gì làm cho sự tin cậy của
thính giả đối với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường
bước lên trước người nghe
- Phương tiện trợ giúp (visual aid):
Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác. Thường là
powerpoint, tranh ảnh, đồ thị…Các phương tiện nhìn nên:
+ Đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ.
+ Được đặt tại vị trí dễ nhìn, không đứng che tầm nhìn khán giả.
+ Đơn giản và dễ hiểu: Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn
gọn và nêu ra ý chính mà thôi. Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết
trình dễ dàng theo sát được nội dung theo cách logic nhất, đồng thời giúp người
nghe tiện theo dõi và tránh được sự rườm rà. Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ
3 đến 5 câu là hợp lý.
+ Giao lưu khán giả :
Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu . Bác Hồ đã có
câu nói nổi tiếng: ”Tôi nói đồng bào nghe rõ không?” rất hiệu quả.
Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ
trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết
trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình,
đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường.
- Giải quyết câu hỏi:
 + Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau mỗi đoạn nói, sau khi
kết thúc, hay bất cứ lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó. Cũng có thể
giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một.
+ Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và
bình tĩnh tìm một câu trả lời tích cực.
Nếu bạn không biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tôi chưa có câu trả lời,
bạn có thể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy
nhiên , chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thôi.
Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới
thiệu người đó.
- Tâm thế khi thuyết trình :
Tự chủ, không lo lắng, hăng hái, nhiệt tình là cần thiết khi bạn muốn truyền
đạt lại cho người khác. Điều này có được khi bạn có sự chuẩn bị tốt ( nội dung,
thiết bị, luyện tập,… )
* Kết thúc bài thuyết trình:
- Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả: Cách kết thúc này rất có
tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe
- Tóm tắt những ý chính: Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp cho những
bài nói dài, chia làm những luận điểm cụ thể
+ Cung cấp những trích dẫn thích hợp.
+ Minh họa để tiêu biểu hoá các ý.
+ Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ
Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với sự kết thúc của mọi
việc. Nói trên một khía cạnh nào đó thì đó là một sự bắt đầu mới. Đặc biệt những
buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm, thì vấn đề hậu thuyết trình đóng vai trò
quan trọng trong việc tìm kiếm và giữ chân khách hàng.
Lấy ví dụ bạn tổ chức buổi thuyết trình giới thiệu nhãn hiệu xe ô tô của
hãng. Công việc sau khi buổi thuyết trình của bạn là gì? Đó là:
 + Thống kê được đánh giá của khách hàng về buổi giới thiệu. Nó không chỉ
cho ta biết sự quan tâm của họ tới sản phẩm mà còn đánh giá về điểm đạt và chưa
đạt của buổi giới thiệu từ khâu tổ chức tới thực hiện
+ Có thể cung cấp cho người tham dự 1 số tài liệu hay quà lưu niệm để
nhắc họ nhớ tới buổi thuyết trình. Hay mục đích là tạo 1 hình ảnh trong trí nhớ
của họ về sản phẩm.
+ Giữ liên lạc được với các vị khách mời, người tham dự. Bởi họ có thể
không là khách hàng của bạn sau buổi giới thiệu này, nhưng vẫn là khách hàng
tiềm năng cho lần sau.
- Vậy các điều cần làm sau 1 buổi thuyết trình là:
+ Thống kê đánh giá của người tham gia
+ Cung cấp tài liệu hay tặng vật
+ Giữ liên lạc với những người tham gia
* Một số kinh nghiệm khi chuẩn bị và thực hiện thuyết trình: Thuyết
trình là nghệ thuật xử lý các “ý tưởng” để tương tác với người nghe nhằm đạt một
mục tiêu nào đó.
Khi thuyết trình, có 3 vấn đề quan trọng chúng ta cần quan tâm đó là:
- Thứ nhất, Nội dung và Slide thuyết trình:
+ Về slide, đây là ấn tượng đầu tiên mà người nghe tiếp cận bài thuyết
trình. Một slide chuẩn, đẹp sẽ là bước khởi đầu tạo nên sự thành công cho bài
thuyết trình. Đây là phần chúng ta có thời gian nhiều để chuẩn bị và hoàn toàn
chủ động đầu tư. Một số lưu ý khi chuẩn bị nội dung và slide thuyết trình:
+ Về nội dung: chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau:
o Nội dung sẽ nói gì?
o Nói trong bao lâu?
o Nói như thế nào cho lôi cuốn?
o Động cơ của người nghe là gì?
o Xem silde để hiểu rõ hơn về kế hoạch soạn nội dung
Khi trả lời các câu hỏi trên thật cô đọng và súc tích, chúng ta sẽ có một
bước khởi đầu tốt. Kinh nghiệm khi soạn nội dung là chúng ta phải viết ra, viết đi
viết lại 3- 5 lần để cho nội dung được cô đọng. Cố gắng làm cho nội dung càng
ngắn càng tốt và quan trọng hơn là phải làm thật rõ các ý chính và các mối quan
hệ của các ý.
- Thứ hai, Các tài liệu đính kèm
Thông thường, các bài thuyết trình mà đặc biệt là các bài giảng, người
thuyết trình thường bỏ qua việc soạn các tài liệu đính kèm để gửi cho người nghe.
Nội dung các tài liệu này bao gồm:
+ Bảng tóm tắt Slide thuyết trình với các nội dung chi tiết cần lược bỏ để
người tham dự tư duy và thảo luận nhóm;
+ Một số thông tin chi tiết để phục vụ nhu cầu tìm hiểu chi tiết hơn của
người nghe;
+ Các thông tin chứng minh độ tin cậy của các nội dung thuyết trình, đặc
biệt là các con số, các dẫn chứng về khảo sát, nguồn khảo sát.
- Thứ ba, Người thuyết trình
Khi mà nội dung thuyết trình và các tài liệu đã được chuẩn bị hoàn tất thì
yếu tố quan trọng còn lại chính là bản thân người thuyết trình. Trong Slide đính
kèm cũng đã nêu ra khá nhiều về các lỗi mà người thuyết trình thường hay gặp
phải từ vị trí và tư thế đứng, từ cách phát âm cho tới khả năng điều phối và quản
lý được bài thuyết trình của mình đúng với mục tiêu đã đề ra..
Bài thuyết trình tốt không phải là một dạng tương tác một chiều. Do đó,
người thuyết trình phải cố gắng tạo ra những tình huống có vấn đề, những câu
hỏi,.. làm sao để tất cả mọi người cùng tham gia thì bài thuyết trình mới thành
công.
Cuối cùng, trong phần hỏi đáp, anh Phong cũng đã nêu ra được những lưu
ý quan trọng trong khi thuyết trình như sau:
Chúng ta phải trình bày những gì chúng ta thật sự hiểu và nắm rõ...Khi đó,
chúng ta sẽ có một sự tự tin để mang giá trị cho người nghe.
Một điều khá quan trọng nữa là chúng ta nên sử dụng Slide Master trong
khi soạn thảo Powerpoint sẽ giúp chúng ta dễ dàng định dạng và thay đổi Font
chữ hàng loạt một cách dễ dàng. [chèn thêm hình minh họa sẽ dễ hình dung và
hấp dẫn hơn]
Bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn, nhưng đối tượng người nghe có sự thay
đổi và nội dung soạn sẵn của chúng ta không còn phù hợp như: bị trùng, đối
tượng thay đổi, hoặc bị thay đổi “quỹ thời gian”. Khi đó, chúng ta sẽ có một cách
giải quyết khá hoàn chỉnh đó là sử dụng chức năng Custom Show để chỉ chọn lọc
một số Slide chúng ta cần thuyết trình, ẩn bớt slide đã không còn phù hợp.
Ngoài ra, khi soạn Slide thuyết trình theo nhóm, Google đã cung cấp một ứng
dụng tương tự như Powerpoint thông thường và cộng thêm nhiều ưu điểm như:
(1) Cho phép cùng lúc nhiều người tác động bài thuyết trình; (2) Làm việc tại bất
cứ đâu chỉ với 1 tài khoản Gmail và internet; (3) Trình chiếu online khi máy tính
cài đặt thêm Skype.
Ví dụ về chủ đề: KTX cho sinh viên Cách 1: Mở đầu trực tiếp: “Hôm nay
tôi sẽ trình bày với quý vị về việc tìm nhà trọ đối với các bạn sinh viên mới nhập
trường. Bài trình bày của tôi gồm 3 phần, trong thời lượng khoảng 20 phút và
chúng ta sẽ có 5 phút để quý vị đặt câu hỏi”
Cách 2: Mở đầu một cách gián tiếp bằng một câu châm ngôn “an cư lạc
nghiệp”
“Thưa quý vị và các bạn, các cụ thường nói an cư mới lạc nghiệp”, quý vị
và các bạn chắc cũng hiểu được câu nói trên, một câu nói khá thâm thúy và tích
trữ rất nhiều kinh nghiệm trong nhiều năm của các thế hệ đi trước. Điều đó muốn
nói lên rằng để có thể làm việc, học tập một cách tốt nhất, yếu tố đầu tiên phải
quan tâm và ổn định đó là nhà ở. Điều đó cũng đúng với một sinh viên mới nhập
trường, cần phải có một chỗ ở tốt mới có thể tập trung vào việc học tập
Sinh viên có thể lựa chọn thuê nhà ở ngoài hay ở ký túc xá trong trường đại
học. Tuy nhiên hôm nay tôi sẽ trình bày với quý vị về việc tìm nhà trọ đối với các
bạn sinh viên mới nhập trường. Bài trình bày của tôi gồm 3 phần, trong thời
lượng khoảng 20 phút và chúng ta sẽ có 5 phút để quý vị đặt câu hỏi”
Cách 3: Mở bài một cách gián tiếp bằng một con số thống kê
 “Trong báo dân trí điện tử số ……… ngày…….. có đăng một câu hỏi
khiến sinh viên nào cũng quan tâm là: Vấn đề nào bạn quan tâm nhất sau khi đã
đỗ vào một trường đại học. Có 05 đáp án được đưa ra là: đi học thêm tiếng anh, đi
học thêm tin học, tìm nơi ở ổn định, tìm việc làm thêm và không chọn đáp án nào
được đưa ra. Thưa quý vị và các bạn, các bạn biết kết quả như thế nào trong 3.879
ý kiến được đưa ra không?
Đi học thêm tiếng anh chăng, có 10%
Tìm việc làm thêm, có nhưng chỉ có 17%
Nhưng thưa quý vị và các bạn tìm nơi ở ổn định cho sinh viên được nhiều ý
kiến quan tâm nhất 65%. Điều đó nói rằng, việc có một nơi ở ổn định là mối quan
tâm hàng đầu của các bạn sinh viên mới nhập trường. Do vậy, hôm nay
tôi……………………”
Một bài nói chuyện/bài giảng với mục đích chính là cung cấp kiến thức
1. Phần mở đầu cần đạt được mục đích:
- Thu hút sự chú ý của ngưới nghe
- Tóm lược các nội dung liên quan (đã được trình bày, được đa số ngưới
nghe biết rõ).
2. Phần chính:
- Vấn đề cần giải quyết, yêu cầu công việc ...
- Ý tưởng và giải pháp
- Cung cấp bằng chứng
- Lợi ích khi áp dụng giải pháp
- Chương trình hành động/các việc làm cụ thể
3. Phần kết: Tóm tắt các nội dung đã được trình bày
Ví dụ: Hiện tại, chúng ta không có được một bức tranh toàn cảnh để chỉ ra
rằng loại thực phẩm nào an toàn, loại nào không. Chúng ta cũng không thể biết
hết các con đường nhiễm bẩn hóa chất thế nào. Đặc biệt, chúng ta không thể biết
hết ảnh hưởng lâu dài của chúng đến sức khỏe của con người ra sao...
Từ xa xưa con người đã có khả năng phân biệt cái gì nên ăn và cái gì nên
tránh. Cùng với thời gian, ngày càng nhiều loại thức ăn được sản xuất. Ngày nay,
nhiều loại hóa chất được đưa vào thực phẩm. Tôi cũng như tất cả các bạn, chúng
ta ăn, uống hàng ngày. Những đồ ăn thức uống đó liệu đã được xác định rằng an
toàn hay không?
Phần chính
Đối với dạng bài cung cấp thông tin (hay bài giảng), phần này bao gồm các
ý kiến và giải pháp
Nếu để đạt được mục đích thuyết phục người nghe cần trình bày (1) Vấn đề
cần giải quyết, (2) Ý kiến và giải pháp, (3) Tranh luận (bao gồm bằng chứng, lợi
ích và các chương trình hành động cụ thể).
Ví dụ: Con người đang đi những bước đầu tiên trên con đướng dẫn tới sự
an toàn khi dùng thực phẩm. Mỗi ngày ta lại hiểu biết thêm về hóa chất trong
thực phẩm. Mỗi ngày chúng ta lại xác định được chi tiết hơn về mỗi chất phụ gia
hay chất nhiễm bẩn không chủ định. Nhưng, để đi được xa hơn và nhanh hơn
chúng ta cần chia sẻ thông tin và sự cộng tác của tất cả các cá nhân...
Đưa dẫn chứng: Các ví dụ cụ thể sẽ làm tăng sức thuyết phục cho những
lời bạn nói! hãy sử dụng cả bộ não và trái tim! Các dẫn chứng có thể là các sự
việc có thực; các câu trích dẫn; các ví dụ và cả các kinh nghiệm của cá nhân; các
ví dụ so sánh song song.
Ví dụ: Nếu thế giới này là một ngôi làng của 100 người, chúng ta sẽ gặp
trong đó 60 người Châu Á, 14 ngưới Châu Phi, 12 người Châu Âu, 8 người Mỹ
La Tinh, 5 ngưỡi Mỹ và Canada, 1 người Nam Thái bình dương.
Ta cũng thấy 51 đàn ông và 49 đàn bà; 18 người da trắng nhung có đến 82
người không phải da trắng.
Cũng trong làng đó, 67 người không biết đọc; 50 người suy dinh dưỡng; 33
người không được dùng nước sạch; 24 người không biết ánh sáng điện là gì.
Ít gặp hơn, 7 người được tiếp xúc với internet; 1 người nhiễm HIV và 1
người được học lên đại học, cao đẳng...
+ Khi bài nói chuyện kết thúc: Hãy nhìn mọi người và hỏi: Còn có ai muốn
hỏi điều gì chăng?...
 Nếu chẳng ai phản ứng, tất cả đều yên lặng: "Có ai ở đây thông minh đến
mức không hiểu được những gì tôi vừa trình bày?..
 Tài liệu tham khảo
[1]. Carroll E.Lzard. dịch bởi Nguyễn Hữu Chương – Nguyễn Khắc Hiếu
– Nguyễn Dương Khư (1992), Những cảm xúc của người, NXB Giáo dục
[2]. PGS.TS Đặng Thành Hội (2010), Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm,
Trường Đại học Nông Lâm TP Hồ Chí Minh,
[3]. Lê Thị Bừng – Nguyễn Thị Vân Hương (2005), Những điều kỳ diệu về
tâm lý con người, NXB Đại học Sư phạm.
[4]. Ngô Công Hoàn (chủ biên) – Trương Thị Khánh Hà (2012), Tâm lý
học khác biệt, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội.
[5]. Phan Trọng Ngọ (chủ biên) – Nguyễn Đức Hướng (2003), Các lý
thuyết phát triển tâm lý người, NXB Đại học Sư phạm.