PHẦN IV
BẢNG HỎI VÀ CÂU HỎI GHI NHẬN:
+Chủ đề 4: cách phân công việc cho mọi người (ví dụ lập bảng kế hoạch r gửi zalo, giao việc
trực tiếp, giao qua zoom hoặc gg meet)
Câu hỏi
1. Bạn thường sử dụng phương pháp nào để
phân công công việc cho nhóm của bạn?
2. Bạn đã từng áp dụng phương pháp nào khác
để phân công công việc?
3. Lập bảng kế hoạch công việc là một phần
quan trọng trong quá trình phân công công
việc của bạn không?
4. Phương pháp nào bạn cho là hiệu quả nhất
trong việc phân công công việc cho nhóm?
5. Bạn có bất kỳ gợi ý nào để cải thiện quá
trình phân công công việc trong nhóm?
+Chủ đề 5: cách giao tiếp trao đổi công việc giữa mọi người
Câu hỏi
1. Bạn thường sử dụng phương pháp giao tiếp
nào để trao đổi công việc với đồng nghiệp?
2. Bạn đã từng áp dụng phương pháp giao tiếp
nào khác để trao đổi công việc không?
3. Bạn nghĩ phương pháp giao tiếp nào là hiệu
quả nhất trong việc trao đổi công việc?
4. Có những thách thức nào khi giao tiếp trao
đổi công việc từ xa mà bạn gặp phải?
5. Bạn có gợi ý nào để cải thiện giao tiếp và
trao đổi công việc từ xa?
Câu trả lời
Thông qua Zalo, chúng tôi thường lập bảng kế
hoạch công việc và gửi qua Zalo.
Có, chúng tôi cũng sử dụng Zoom hoặc Google
Meet để gặp mặt trực tiếp và phân công công
việc trong các cuộc họp dự án.
Chắc chắn, việc lập bảng kế hoạch giúp chúng
tôi có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và
tiến độ của dự án, từ đó phân công công việc
hiệu quả.
Tùy thuộc vào tình hình cụ thể của dự án,
nhưng phổ biến nhất vẫn là lập bảng kế hoạch
công việc và gửi qua Zalo để mọi người dễ
dàng truy cập.
Tôi nghĩ việc sử dụng các công cụ trực tuyến
như Trello hoặc Asana cũng có thể là một lựa
chọn tốt để quản lý công việc một cách hiệu
quả hơn.
Câu trả lời
Chúng tôi thường sử dụng email và ứng dụng
nhắn tin như Microsoft Teams hoặc Slack để
trao đổi công việc.
Có, ngoài email và ứng dụng nhắn tin, chúng
tôi cũng sử dụng các cuộc gọi video qua Zoom
hoặc Google Meet để trao đổi công việc trực
tiếp.
Tùy thuộc vào tình huống cụ thể, nhưng giao
tiếp trực tiếp qua cuộc gọi video thường mang
lại hiểu biết rõ ràng và truyền đạt thông tin
nhanh hơn.
Thách thức lớn nhất là việc hiểu sai thông tin
do thiếu giao tiếp trực tiếp. Đôi khi, việc không
thể gặp mặt trực tiếp cũng làm giảm sự kết nối.
Tôi nghĩ việc sử dụng các công cụ giao tiếp
trực tuyến như Microsoft Teams hoặc Zoom và
tạo ra lịch trình gặp mặt định kỳ sẽ giúp cải
thiện giao tiếp.
+Chủ đề 6: báo cáo công việc được giao (báo cáo trực tiếp cho sếp hay gửi file, gửi qua đâu,
có bất tiện gì)

Câu hỏi Câu trả lời

1. Bạn thường báo cáo công việc được giao
như thế nào cho sếp hoặc quản lý của bạn?
2. Bạn đã từng sử dụng phương pháp nào khác
để báo cáo công việc không?
3. Phương pháp nào bạn cho là hiệu quả nhất
trong việc báo cáo công việc?
4. Bạn đã gặp phải bất kỳ khó khăn hoặc bất
tiện nào khi gửi báo cáo công việc?
5. Bạn có gợi ý nào để cải thiện quá trình báo
cáo công việc cho sếp hoặc quản lý?
Thường thì tôi sẽ gửi email hoặc tạo tài liệu
báo cáo và gửi qua email cho sếp của mình.
Có, đôi khi tôi cũng sử dụng các ứng dụng như
Microsoft Teams hoặc Slack để gửi báo cáo
trực tiếp cho sếp
Tùy thuộc vào tính chất của công việc, nhưng
gửi email và tạo tài liệu báo cáo thường là cách
hiệu quả nhất vì sếp có thể xem lại bất cứ lúc
nào.
Thỉnh thoảng, việc phải gửi báo cáo qua email
có thể làm cho quá trình trở nên chậm trễ hoặc
dễ bị trì hoãn nếu sếp không kiểm tra email
thường xuyên.
Tôi nghĩ việc sử dụng các ứng dụng giao tiếp
nhóm như Microsoft Teams hoặc Slack để gửi
báo cáo trực tiếp và có thể ghi nhận phản hồi
nhanh chóng.

NGHIÊN CỨU TÀI LIỆU VỀ ỨNG DỤNG TRAO ĐỔI VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC:

+Việc sử dụng nhiều ứng dụng để trao đổi trong công việc và học tập là chuyện mà tất cả mọi người
đều thực hiện từ trước đến nay, việc sử dụng nhiều ứng dụng đã trở nên phổ biến và trở thành một
phần không thể thiếu trong đời sống con người, vậy bạn có bao giờ nghĩ thật là phiền phức nếu cứ
liên tục chuyển từ Zoom sang Mail để bàn công việc và gửi file công việc cho sếp hay phải chuyển
qua ứng dụng công ty để chấm công và dùng ứng dụng Calendar để đặt lịch hẹn. Nếu bạn cảm thấy
phiền phức vì những điều đấy, thì bọn mình xin được phép giới thiệu đề tài nhóm mình:” ỨNG
DỤNG CHO PHÉP QUẢN LÍ CÔNG VIỆC “, ý tưởng của chúng mình là tạo ra một phần mềm có thể
quản lí được nhiều công việc cùng lúc như cho phép call video, ghi âm, chấm công, nhắn tin, đặt
lịch,... Và để mọi người dễ hình dung thì mình xin phép gửi 1 video về 1 ứng dụng tương tự ý tưởng
của bọn mình, phần mềm tictop:

https://www.youtube.com/watch?v=Nd5ZVAbKPug

QUAN SÁT TỪ THỰC TẾ:

+Phát hiện những khó khăn, lỗ hỗng trong quy trình nghiệp vụ

1. Phân tán thông tin: Thông tin và tài liệu liên quan đến công việc có thể phân tán trên nhiều
nền tảng khác nhau, làm cho việc quản lý và truy cập trở nên phức tạp.

2. Sự mất đồng bộ: Có thể xảy ra tình trạng mất đồng bộ giữa các ứng dụng, khiến cho thông
tin cập nhật trên một ứng dụng không được phản ánh đầy đủ trên ứng dụng khác.
 3. Thời gian và công sức: Việc chuyển đổi giữa các ứng dụng và điều chỉnh cách làm việc để
phù hợp với mỗi ứng dụng có thể tốn thêm thời gian và công sức.

4. Gặp phải sự nhầm lẫn: Sự chuyển đổi giữa các giao diện và cách thức hoạt động khác nhau
của các ứng dụng có thể dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm trong quá trình trao đổi công
việc.

5. Quản lý và tìm kiếm thông tin: Việc phải quản lý thông tin trên nhiều ứng dụng đồng nghĩa
với việc cần tìm kiếm thông tin qua nhiều nguồn, làm cho quá trình này trở nên phức tạp
hơn.

6. Rủi ro bảo mật: Mỗi ứng dụng có các cơ chế bảo mật riêng, việc chuyển đổi giữa các nền
tảng có thể tạo ra rủi ro về bảo mật thông tin nếu không thực hiện một cách cẩn thận.

Tóm lại, việc sử dụng nhiều ứng dụng để trao đổi công việc có thể mang lại nhiều bất tiện và khó
khăn, đặc biệt là khi không có sự đồng bộ giữa chúng.