TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ CẢNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tp. Thủ Đức, ngày21 tháng 08 năm

2023

BÁO CÁO PHƯƠNG ÁN

Thay thế Phiếu giao nhận container (EIR) bản giấy bằng EIR điện tử
tại cảng Tân Cảng – Cát Lái

I. Thực trạng về việc sử dụng phiếu EIR hiện nay

1. Giải thích thuật ngữ, từ ngữ
- EIR “Equipment Interchange Receipt”: là Phiếu giao nhận container, chứng
từ giao nhận container (cont) giữa Cảng và Khách hàng.
o Với cont hạ (hàng/rỗng): in tại cổng vào; in bằng máy in laser; 01 liên /
1 cont; khổ giấy A5; liên màu hồng.
o Với cont giao (hàng/ rỗng): in tại cổng ra; in bằng máy in kim; 02 liên /
1 cont; khổ giấy A5; 1 liên màu trắng và 1 liên màu hồng.
- EIR điện tử: Là phiếu EIR chứa đựng nội dung như phiếu EIR giấy được
lưu trữ trên hệ thống CNTT, khách hàng và nhân viên có thể tra cứu và tải xuống.
- Phiếu hướng dẫn làm hàng: là phiếu chứa các thông tin chỉ dẫn cần thiết để
khách hàng thực hiện giao nhận trong cảng sau khi đã làm thủ tục gate-in tại cổng.
- Mã QR: là dạng mã vạch hai chiều (2D) có thể được đọc bởi một máy đọc
mã vạch hay smartphone (điện thoại thông minh) có chức năng chụp ảnh (camera)
với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch.
- Mã đăng ký: là mã số được tạo ra khi khách hàng dùng app mobile/hoặc
phiên bản trên web đăng ký phương án làm hàng với cảng; 1 mã đăng ký tương ứng
với 1 container. Mã đăng ký có thể được thể hiện dưới dạng ký tự chữ và số hoặc
dưới dạng mã vạch.
- Phương án nhận cont vào cảng (qua cổng) bao gồm: HBCX (Hạ bãi chờ
xuất), HBQC (Hạ bãi chờ xuất quá cảnh), HAHN (Hạ cont hàng nhập), NHAR (hạ
cont rỗng), HANG (Hạ cont từ depot).
- Phương án giao cont ra khỏi cảng (qua cổng) bao gồm: GTHA (giao cont
hàng nhập), GTQC (Giao cont hàng quá cảnh), CAPH (Cấp cont hàng), CAPR
(Cấp rỗng), CRCD (Cấp rỗng chỉ định số), CHNG (Chuyển depot), GTAI (Giảm
tải).
- Nhân viên Vi tính cổng: VTC
 2. Mục đích sử dụng phiếu EIR
2.1. Đối với phiếu EIR nhận
- Chủ yếu để lưu vào bộ chứng từ của chủ hàng, tranh chấp khi có phát sinh.
- Cung cấp thông tin của container tại thời điểm giao/nhận tại cổng như: số
container, số seal, vị trí hạ cont, thông tin liên quan đến nhiệt độ cont lạnh, số
IMDG, tình trạng hư hỏng cũng như số lượng thiết bị đi kèm của cont tại thời điểm
giao nhận.
2.2. Đối với phiếu EIR giao
- Sử dụng làm chứng từ để khách hàng (tài xế) lưu thông trên đường và làm
chứng từ để trả rỗng tại depot, lấy tiền cược tại hãng tàu đối với phương án nhận
cont từ cảng.
- Cung cấp thông tin của container tại thời điểm giao/nhận tại cổng như: số
container, số seal, thông tin liên quan đến nhiệt độ cont lạnh, tình trạng hư hỏng
cũng như số lượng thiết bị đi kèm của cont tại thời điểm giao nhận.
3. Thủ tục cấp và sử dụng phiếu EIR (bản giấy) tại cổng
Căn cứ vào quy trình giao nhận container tại cảng Tân Cảng - Cát Lái, việc
cấp và sử dụng phiếu EIR (bản giấy) tại cổng cảng được tóm tắt như sau:
3.1. Đối với phương án nhận cont vào cảng (gồm: Hạ bãi chờ xuất, Hạ
bãi chờ xuất quá cảnh, Hạ cont hàng nhập, Hạ cont rỗng, Hạ cont từ depot).
- Tại cabin cổng chiều vào
o Nhân viên Vi tính cổng (VTC) thực hiện gate-in phương án giao cont
cho cảng. Sau đó in “Phiếu EIR” (1 liên, màu hồng) và cấp cho khách hàng.
o Khách hàng nhận và kiểm tra thông tin trên “Phiếu EIR”. Sau đó di
chuyển phương tiện đến vị trí hạ container (in trên “Phiếu EIR”).
 - Tại cabin cổng chiều ra
o Nhân viên VTC tiếp nhận “Phiếu EIR” từ khách hàng và làm thủ tục
gate-out. Sau đó trả lại “Phiếu EIR” này cho khách hàng.
o Khách hàng nhận lại “Phiếu EIR” và điều khiển phương tiện di chuyển
ra khỏi cảng qua chốt bảo vệ chiều ra.
- Tại chốt bảo vệ chiều ra
o Nhân viên Bảo vệ kiểm tra “Phiếu EIR” và trả lại cho khách hàng nếu
hợp lệ.
o Khách hàng giữ “Phiếu EIR” và điều khiển phương tiện ra khỏi cảng.
3.2. Đối với phương án giao cont ra khỏi cảng (gồm: Giao cont hàng
nhập, Giao cont hàng quá cảnh, Cấp cont hàng, Cấp rỗng, Cấp rỗng chỉ định số,
Chuyển depot, Giảm tải).
- Tại cabin cổng chiều vào
o Nhân viên VTC thực hiện gate-in phương án nhận cont từ cảng. Sau đó
in “Phiếu hướng dẫn làm hàng” và cấp cho khách hàng.
o Khách hàng nhận và kiểm tra thông tin trên “Phiếu hướng dẫn làm
hàng”. Sau đó điều khiển phương tiện đến vị trí lấy container (in trên “Phiếu hướng
dẫn làm hàng”).
 - Tại cabin cổng chiều ra
o Nhân viên VTC thực hiện gate-out phương án giao cont cho cảng. Sau
đó in “Phiếu EIR” 2 liên và cấp cho khách hàng.
o Khách hàng nhận và kiểm tra thông tin trên “Phiếu EIR”. Sau đó điều
khiển phương tiện di chuyển ra khỏi cảng qua chốt bảo vệ chiều ra.

- Tại chốt bảo vệ chiều ra

o Nhân viên Bảo vệ kiểm tra “Phiếu EIR” và thu lại 1 liên (liên màu
trắng) của “Phiếu EIR” nếu hợp lệ.
 o Khách hàng giữ “Phiếu EIR” (liên màu hồng) và điều khiển phương
tiện ra khỏi cảng.
II. Phương án thay thế Phiếu giao nhận container (EIR) bản giấy bằng
EIR điện tử
Thực hiện theo chủ trương ứng dụng CNTT vào công tác quản lý và điều
hành sản xuất, số hóa các chứng từ để thuận tiện cho công tác lưu trữ, tra cứu,
nhằm đơn giản hóa thủ tục tại cổng và giảm thời gian giao nhận, theo định hướng
xây dựng cảng xanh của TCT. Trung tâm Điều độ cảng đề xuất phương án thay thế
Phiếu giao nhận container (EIR) bản giấy bằng EIR điện tử tại cảng Tân Cảng –
Cát Lái.
Về cơ sở đề xuất
Sau thời gian nghiên cứu xây dựng, thí điểm, phiên bản EIR điện tử đã sẵn
sàng trên hệ thống (từ Quý 4 năm 2022), khách hàng và nhân viên có thể dễ dàng
tra cứu và tải phiếu EIR từ E-port hoặc Website. Tuy nhiên TCT chưa có thông báo
chính thức nên phiếu EIR điện tử chưa đủ cơ sở pháp lý để thay thế “phiếu EIR”
giấy hiện nay.

Về chữ ký số: Hiện TCT đã áp dụng chữ ký số đối với phương án nhận
container từ khách hàng (khi gate-it) và giao container cho khách hàng (khi gate-
out), do đó đủ cơ sở pháp lý để triển khai EIR điện tử.
 Cảng TCCL đã thực hiện thành công tiện ích check-in online, được khách
hàng đánh giá cao, tỉ lệ sử dụng ~ 99.7%, tổng tài khoản ~20.000 user.
Nhiều cơ sở cảng trong nước, trên thế giới và một số các depot cũng đã
triển khai EIR điện tử và được các Hãng tàu, đơn vị vận tải, đơn vị logistics chấp
nhận.
Căn cứ thực trạng trên, Trung tâm Điều độ Cảng đề xuất 02 phương án cụ
thể như sau:
1. Phương án 1: Bỏ in “Phiếu EIR giấy”, sử dụng EIR điện tử đối với tất
cả các phương án giao nhận qua cổng, thực hiện in phiếu “Phiếu hướng dẫn làm
hàng” cho khách hàng khi gate-in đối với tất cả các phương án làm hàng.
1.1. Quy trình
- Khách hàng thực hiện đăng ký làm hàng trực tuyến và check-in online
trước khi tới cảng.
Tại cabin cổng chiều vào
o Nhân viên VTC thực hiện gate-in phương án giao/nhận cont. Sau đó in
“Phiếu hướng dẫn làm hàng” (1 liên, màu trắng) và cấp cho tài xế, trên phiếu có in
sẵn QR Code để tải EIR điện tử.
o Tài xế nhận và kiểm tra thông tin trên “Phiếu hướng dẫn làm hàng”.
Sau đó di chuyển phương tiện đến vị trí hạ/lấy cont container.
Tại cabin cổng chiều ra
o Nhân viên VTC tiếp nhận “Phiếu hướng dẫn làm hàng” từ tài xế và làm
thủ tục gate-out. Sau đó trả lại “Phiếu hướng dẫn làm hàng” này cho tài xế.
o Tài xế nhận lại “Phiếu hướng dẫn làm hàng”. Tài xế có thể truy cập
vào eport hoặc dùng app quét mã QR trên “Phiếu hướng dẫn làm hàng” để tải EIR
điện tử sau khi đã hoàn tất thủ tục gate-out (trên phiếu lúc này đã cập nhật đầy đủ
thông tin về tình trạng container giao thẳng do nhân viên giao nhận cổng cập nhật).
o VTC mở barrier cho phương tiện ra khỏi cảng nếu hợp lệ.
 1.2. Đánh giá
a) Ưu điểm
- Giảm chi phí văn phòng phẩm: do không sử dụng EIR giấy 1 liên và 2 liên,
giảm chi phí mua sắm, thay thế, bảo dưỡng máy in laser, máy in kim.
- Giảm thời gian giao nhận do thời gian in “Phiếu hướng dẫn làm hàng” chỉ
mất khoảng 2 giây, nhanh hơn 3 lần so với máy in laser và 7 lần so với máy in kim.
- Khi sử dụng phiếu “Phiếu hướng dẫn làm hàng”, tài xế và nhân viên điều
độ bãi có thể xem nhanh được các thông tin cần thiết khi giao nhận cont (Vị trí
cont, hư hỏng, số seal,…) mà không cần thiết bị hỗ trợ khác.
- Không phải lưu trữ chứng từ bản giấy, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu nguy
cơ cháy nổ.
- Có thể sử dụng “Phiếu hướng dẫn làm hàng” để cập nhật thông tin quay
đầu container trên phiếu.
- Bỏ chốt bảo vệ thu phiếu tại chiều ra các cổng, giảm chi phí nhân sự.
b) Nhược điểm
- Vẫn phải in phiếu “Phiếu hướng dẫn làm hàng” khi gate-in, giấy này có thể
bị mờ, ướt, rách trong quá trình sử dụng gây khó khăn cho công tác kiểm tra đặc
biệt là tại vị trí mã QR.
- Thay đổi tập quán giao nhận, nhiều lái xe có thể phản ứng, nhất là thông tin
cập nhật tình trạng hư hỏng của container.
- Yêu cầu lái xe phải được trang bị điện thoại thông minh/thiết bị điện tử kết
nối internet để có thể truy cập EIR điện tử.
 2. Phương án 2: Bỏ in “Phiếu EIR” bản giấy và phiếu “Hướng dẫn làm
hàng”; toàn bộ thông tin giao nhận sẽ gửi qua app mobile cho lái xe.
1.1. Quy trình
- Khách hàng thực hiện đăng ký làm hàng trực tuyến và check-in online
trước khi tới cảng.
Tại cabin cổng chiều vào
o Tài xế mở app mobile và trình “Mã đăng ký”, nhân viên GNC có thể sử
“Mã đăng ký” của khách hàng hoặc số container thực tế để kiểm tra trước khi gate-
in.
o Nhân viên VTC thực hiện gate-in phương án giao/nhận cont theo “Mã
đăng ký” do tài xế cung cấp.
o Hệ thống gửi thông tin hướng dẫn làm hàng điện tử (vị trí cont) qua
app mobile cho tài xế ngay khi thực hiện xong thủ tục gate-in.
o Tài xế mở app mobile để xem hướng dẫn làm hàng điện tử (vị trí cont).
Sau đó di chuyển phương tiện đến vị trí hạ/lấy container hiển thị trên app mobile.
Tại cabin cổng chiều ra
o Tài xế mở app mobile và trình “Mã đăng ký”, nhân viên GNC có thể sử
“Mã đăng ký” của khách hàng hoặc số container thực tế để kiểm tra và cập nhật
tình trạng container.
o Nhân viên VTC kiểm tra “Mã đăng ký” do tài xế cung cấp, thực hiện
thử tục gate-out sau đó mở barrier cho phương tiện ra khỏi cảng.
o Hệ thống gửi thông tin EIR điện tử qua app mobile cho tài xế ngay khi
thực hiện xong thủ tục gate-out. Tài xế mở app mobile để tra cứu và tải EIR điện tử
khi cần.
1.2. Đánh giá
a) Ưu điểm
- Giảm chi phí văn phòng phẩm (máy in, giấy, mực).
- Không phải lưu trữ chứng từ bản giấy, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu nguy
cơ cháy nổ.
- Giảm thời gian giao nhận.
- Thuận tiện cho việc lưu trữ và tra cứu thông tin phiếu EIR.
- Bỏ chốt bảo vệ thu phiếu tại chiều ra các cổng, giảm chi phí nhân sự.
- Đáp ứng tiêu chí xây dựng cảng xanh (loại bỏ tối đa giấy tờ giao nhận).
b) Nhược điểm
- Thay đổi tập quán giao nhận, lái xe phải được trang bị điện thoại thông
minh khi giao nhận tại cảng.
 - Không có thông tin để cập nhật phương tiện và sản lượng xoay đầu
container.
- Một số phương án giao nhận nội bộ như chuyển rỗng xuất tàu từ depot,
chuyển giảm tải và các phương án phải làm phiếu xuất nhập bãi (XNB) ở khu thủ
tục (do không thể đăng ký trên ePort; ví dụ: Hạ cont rỗng, Hạ cont hàng nhập) chưa
thể check-in online.
- Thời gian để tài xế xem thông tin giao nhận khi thao tác trên điện thoại lâu
hơn thời gian xem thông tin trên giấy (EIR/ phiếu hướng dẫn làm hàng) do VTC
cung cấp, thời gian đầu có thể gây ùn tắc cục bộ.
3. Giải pháp khắc phục nhược điểm của 2 phương án trên
- Tuyên truyền và yêu cầu 100% tài xế phải sử dụng điện thoại thông minh
khi thực hiện giao nhận container tại cảng.
- Thông báo đến các Hãng tàu, Khách hàng, Depot về thời điểm áp dụng EIR
điện tử thay cho EIR bản giấy.
- Yêu cầu 100% Khách hàng phải đăng ký làm hàng trực tuyến và sử dụng
tiện ích check-in online.
- Nghiên cứu thay đổi quy trình cập nhật quay đầu container (theo hướng cập
nhật tại bãi hàng thay vì tại cổng như hiện nay).
- Cải tiến các hình thức thông báo (xác nhận tình trạng container) thay vì
dạng phom mẫu EIR phức tạp thành dạng ký tự chữ để khi gửi qua mobile app,
giúp giảm thiểu thời gian truy cập vào app qua nhiều bước có thể gây ách tắc tại
cổng.
- Đề nghị P.CNTT chỉnh sửa chương trình để có thể ứng dụng check-in
online được các phương án giao nhận nội bộ như chuyển rỗng xuất tàu từ depot,
chuyển giảm tải và các phương án phải làm phiếu xuất nhập bãi (XNB) ở khu thủ
tục (do không thể đăng ký trên eport).
- Nâng cấp hệ thống 4G tại các cổng cảng để nâng cao chất lượng dịch vụ
phục vụ khách hàng.
- Thời gian đầu triển khai tăng cường quân số GNC, lực lượng đoàn viên,
thanh niên (Điều độ, MKT, CNTT) để hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng.
- Thiết kế lại cabin cổng ra để NV VTC ở 1 cabin có thể làm việc, quan sát
và đóng/mở thủ công barrier cho 2 làn xe, tiến tới nghiên cứu lắp đặt hệ thống
barrier đóng mở tự động tại cổng ra.
III. Đánh giá chung
- Việc thay thế EIR bản giấy bằng EIR điện tử là phù hợp với tình hình hiện
nay, đúng với định hướng xây dựng cảng xanh và mục tiêu chuyển đổi số của
Chính phủ.
 - Phù hợp với quy hoạch mới các cổng cảng (theo kiểu so le) và tiến tới bỏ
chốt bảo vệ thu phiếu EIR tại cổng.
- Góp phần thay đổi tập quán của các lái xe và các đơn vị vận tải, đồng bộ
với một số cơ sở cảng và depot (nhiều nơi đã áp dụng EIR điện tử).
- Khi áp dụng thành công, có thể tiến tới áp dụng mô hình cổng tự động, xây
dựng mã định danh cho từng lái xe, sử dụng barrier tự động thay cho nhân sự VTC.
IV. Đề xuất
- Căn cứ vào ưu điểm và nhược điểm của 2 phương án trên, TTĐĐC đề xuất
sử dụng phương án 1 trong một khoảng thời gian nhất định (3-6 tháng) sau đó sẽ
tiến tới áp dụng phương án 2.
V. Tổ chức thực hiện
1. Trung tâm Điều độ cảng
- Chủ trì lập kế hoạch triển khai khi được Ban TGĐ phê duyệt.
- Chủ trì xây dựng, điều chỉnh Quy trình sản xuất phù hợp với từng giai đoạn
áp dụng.
- Phối hợp với P.MKT thông báo đến khách hàng và các đơn vị vận tải.
- Phối hợp với P.CNTT chỉnh sửa chương trình cho phù hợp với yêu cầu
nhiệm vụ và quy trình giao nhận mới.
- Phối hợp P.TM đảm bảo giao thông thông suốt.
- Nghiên cứu phương án cập nhật sản lượng xoay đầu container tại bãi thay
vì cập nhật tại cổng ra.
2. Phòng Tham mưu
- Nắm bắt tình hình giao thông trong, ngoài cảng và phối hợp với các đơn vị
điều tiết giao thông không để xảy ra ùn ứ.
- Bố trí nhân sự phù hợp khi bỏ chốt bảo vệ thu “phiếu EIR” tại các cổng.
3. Phòng Marketing
- Tổ chức thông báo, hướng dẫn, tuyên truyền đến khách hàng hiểu rõ thủ
tục, cách thức giao nhận mới, cách thức sử dụng thiết bị.
- Hỗ trợ giải quyết vướng mắc giúp cho khách hàng thực hiện tốt theo
phương án giao nhận mới.
4. Phòng Kế hoạch Kinh doanh
- Làm việc với Terminal Cát Lái Giang Nam để áp đụng đồng bộ với cảng
Tân Cảng - Cát Lái.
- Nghiên cứu thương thảo hợp đồng với các Hãng tàu để hạn chế tối đa các
phát sinh liên quan đến hạn lệnh, phụ phí.
5. Phòng CNTT
- Phối hợp với TTĐĐC, P.KHKD chỉnh sửa hệ thống CNTT theo yêu cầu.
- Phối hợp với MKT xây dựng video hướng dẫn đến khách hàng.
 6. Phòng Pháp chế
- Nghiên cứu các văn bản pháp lý để đảm bảo tính chặt chẽ đối với quy trình
giao nhận.

Nơi nhận: TRUNG TÂM ĐIỀU ĐỘ CẢNG

- PTGĐ P.Nam (để báo cáo);
- Các đơn vị liên quan;
PHÓ GIÁM ĐỐC
- Lưu: TTĐĐC.

4/ Nguyễn Quang Tuấn