TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ

TRƯỜNG KINH TẾ

VẬN TẢI VÀ BẢO HIỂM NGOẠI THƯƠNG

Giảng viên: Đinh Thị Lệ Trinh

QUY TRÌNH XUẤT KHẨU CÀ PHÊ

Họ tên MSSV Email Số ĐT Tham gia

Ngô Thị
Hồng Dệt
Nguyễn
Kim Ngân
Trần Thị
Tuyết Nhi
Trần Thị
Bích Tuyền
 QUY TRÌNH XUẤT KHẨU CÀ PHÊ
Trong quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra sôi nổi, sự trao đổi hàng hóa và
giao thương giữa các quốc gia ngày càng tăng cao cùng với nền công nghiệp
đóng tàu phát triển mạnh mẽ chính là hai nguyên nhân chính dẫn đến vận
chuyển hàng bằng đường biển có bước phát triển vượt bậc. Theo hình thức
này, việc gửi/nhận hàng có khối lượng lớn, khoảng cách địa lý xa đã không
còn là mối bận tâm cho các doanh nghiệp. Ở Việt Nam, vận chuyển bằng
đường biển đem lại một nguồn lợi nhuận khổng lồ và thúc đẩy quá trình hội
nhập kinh tế, đưa hàng hóa của Việt Nam đi khắp thế giới. Đặc biệt, xuất
khẩu cà phê của VN theo thống kê đạt trên 3 tỷ USD/năm, đứng thứ 2 thế
giới sau Brazil, có mặt hơn 80 quốc gia và vùng lãnh thổ; hầu hết đều được
vận chuyển bằng đường biển. Để hiểu rõ hơn quá trình xuất khẩu cà phê sang
nước ngoài (cụ thể là Nhật Bản) thì nhóm chúng em đã tìm hiểu tất cả các
công đoạn có thể có của quá trình …. và sẽ được trình bày cụ thể sau đây.

1. Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương sau khi đã ký kết, nhân viên xuất nhập khẩu cần chú
ý các điều khoản và thông tin cơ bản để phục vụ cho quy trình giao hàng.
Dưới đây là những thông tin và điều khoản cơ bản được ghi trong hợp đồng:
– Người xuất khẩu (bên bán): Công ty cổ phần Anta Việt Nam
– Địa chỉ: 91 Lý Thường Kiệt, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh Việt
Nam
– Người nhập khẩu (bên mua): Công ty TNHH AP Nhật Bản
– Địa chỉ: 2-20,3-chome, Toyosu, Koto-ku Tokyo 135-8608 Japan
– Ngày ký hợp đồng: 9/2/2023
– Mặt hàng: Cà phê nhân Arabica (Arabica Green Bean)
– Số lượng: 20000 kg
– Cảng bốc hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
– Cảng đích: Tokyo, Nhật Bản
– Incoterm: CIF incoterms 2020
– Phương thức thanh toán: T/T sau 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn.
2. Quy trình giao hàng
 2.1 - Xin giấy phép xuất khẩu
Cà phê là mặt hàng không nằm trong danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu và
cũng không thuộc nhóm xuất khẩu có điều kiện. Vì vậy trong trường hợp này
không bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu.
2.2 - Book tàu
Bước 1: Gửi yêu cầu lấy Booking tàu
Dear John,
Please send us 01 booking note with the shipment details as below:
-ETD : 08/03/2023
-Type of container: 01 x 20HC
-Pick up empty container: Tan Cang Suoi Tien
-Full container returns at: Cat Lai HCMC
-Route: HCMC port - Tokyo City
-Ref no: 10066668
-Consignee: Công ty TNHH AP Nhật Bản
-Weight: 20000kgs
Thanks & best regards
Phuong
Công ty cổ phần Anta Việt Nam
0824188998
Bước 2: Hãng tàu nhận thông tin booking
Hãng tàu dựa vào yêu cầu của shipper để gởi lịch tàu dự kiến và giá cước.
Sau đây là booking note của hãng tàu Yang Ming:
-Cấp cho booking số: YMLU1490378023. Người đại diện: Ms. Tuyen
-Tên tàu: AMALIA C 062B.
-Ngày tàu chạy: 08/03/2023
-Số lượng container: 1X20DC
(VUI LÒNG CẤP CONTAINER SẠCH TỐT)
-Cảng L/D: CAT LAI.
-Cảng T/S:
-Cảng D/C: TOKYO
-Nơi cấp container: VICT port - VIETNAM INTERNATIONAL CNTR TMNL
-Nơi hạ bãi: CAT LAI PORT TERMINAL
-Closing time: TRƯỚC 15:00 GIỜ NGÀY 07/03/2023
Bước 3: Check booking note từ hãng vận tải
Bước 4: Xác nhận đặt chỗ bằng Booking Confirmation
Khi chốt thông tin booking note công ty sẽ nhận được Booking Confirmation.
Shipper sẽ dùng booking confirmation này để duyệt lệnh lấy container rỗng
đóng hàng và làm các thủ tục theo đúng thời gian quy định trên booking
confirmation để không bị rớt hàng.
3. Chuẩn bị hàng hóa, bao bì và ký mã hiệu
3.1 Chuẩn bị hàng hóa
Người xuất khẩu tiến hành thu mua và sơ chế theo yêu cầu của người mua
đảm bảo về chất lượng và số lượng.
3.2 Bao bì
Bao bì sử dụng để đóng hàng là loại bao Jumbo mỗi bao chứa 1000 kg cà
phê, có vách ngăn chống phìn để kích thước bao không bị thay đổi khi chứa
hàng giúp dễ dàng xếp hàng vào container.

Các thông số kỹ thuật cơ bản của bao jumbo:

– Kích thước: 105cmx105cmx110cm
– Tải trọng: 1000 kg
– Chất liệu: PP dệt
– Màu sắc: Trắng
– Kiểu dáng: U panel
– Miệng bao: Nắp trùm hoặc ống nạp
– Đáy bao: Đáy xả cánh sen
– Quai nâng: 4 quai nâng cao 30 cm, bản đai rộng 5cm/1250kgf
– Có vách ngăn chống phìn.
3.3 Ký mã hiệu
Tiến hành in lên bao bì các thông tin:
– Ký mã hiệu vận chuyển:
＋ Tên người nhận: AP CO, LTD
＋ Số tham chiếu: 01608
＋ Địa điểm đến: Tokyo port
＋ Số kiện:1/20
– Ký mã hiệu thông tin:
＋ Trọng lượng: 1000 KG
＋ Nơi sản xuất: Việt Nam
– Ký mã hiệu bốc dỡ hàng: gồm có ký hiệu tránh ẩm, tránh làm rách, đặt
hướng lên.
3.4 Xếp hàng vào container
Container sử dụng để đóng hàng là
loại Container 20 feet.
Trước khi đóng hàng tiến hành kiểm
tra bên trong, bên ngoài, cửa, tình trạng
vệ sinh và các thông số kỹ thuật của
container.
Các bao jumbo sẽ xếp thành 2 hàng và mỗi hàng có 2 lớp, dưới cùng được
lót bằng một lớp pallet để dễ dàng bốc dỡ hàng và tránh hầm bí. Xung quanh
các bao được chèn giấy để tránh vật nhọn làm thủng, rách bao. Có dây nịt
xung quanh bao giúp hạn chế tình trạng xốc nẩy. Quá trình xếp hàng diễn ra
dưới sự giám sát của giám định viên nhằm đánh giá tình trạng của container
vận chuyển, xác minh thông tin sản phẩm, số lượng được xếp, tuân thủ đóng
gói và tổng thể quá trình xếp dỡ. Cuối cùng là tiến hành niêm phong kẹp chì
bằng con dấu hải quan.
Như vậy 1 container 20’ chứa tổng cộng 20 bao jumbo cho 20 tấn cà phê,
đảm bảo các bao được xếp vừa khít tạo thành một hình vuông chắc chắn
nhưng vẫn đảm bảo có khoảng trống để lấy hàng ra.
I. Chuẩn bị chứng từ
1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là một chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu
của bên xuất khẩu (Công ty cổ phần Anta Việt Nam) đòi bên mua (Công ty
TNHH AP Nhật Bản) phải trả số tiền hàng 42,400.00 USD được ghi trên hóa
đơn
Trong bản hóa đơn này có ghi rõ những thông tin cơ bản sau:
－ Đặc điểm hàng hóa: Cà phê nhân Arabica ( Arabica green bean)
－ Đơn giá và tổng giá trị hàng hóa: 2.12 USD/ 42,400.00 USD
－ Điều kiện cơ sở giao hàng: CIF Incoterms 2020
－ Phương thức thanh toán: T/T
－ Phương tiện vận tải: Container 20’ HC
Dựa vào những thông tin trên hóa đơn, nhân viên chứng từ sẽ kê khai trên
phiếu đóng gói hàng hóa và vận đơn theo đúng mô tả.
2. Phiếu đóng gói hàng hóa( Packing List)
Phiếu đóng gói hàng hóa kê khai tất cả hàng hóa được đóng gói trong một
container 20’ HC.
Nội dung thể hiện trên phiếu đóng gói hàng hóa bao gồm:
－ Tên người bán: Công ty cổ phần Anta Việt Nam
－ Tên người mua: Công ty TNHH AP Nhật Bản
－ Tên hàng hóa: Cà phê nhân Arabica
－ Số hợp đồng: AN0902
－ Cảng bốc hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
－ Cảng dỡ hàng: Tokyo, Nhật Bản
－ Cách đóng gói: Các bao jumbo sẽ xếp thành 2 hàng và mỗi hàng có 2
lớp, dưới cùng được lót bằng một lớp pallet
－ Số lượng hàng trong một kiện hàng: 10 pallets cho 20 bao jumbo mỗi
bao 1000kg đóng trong 1 container 20’
－ Net weight: 20000 KG
－ Gross weight: 20349 KG
－ Số lượng container : 1 container 20’/
－ Số container (SEAL No): GLDU3215240/589037
3. Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (C/O)
Mặt hàng cà phê Việt Nam được cấp form C/O riêng là ICO theo quy định
của Tổ chức cà phê thế giới. Và cơ quan có thẩm quyền cấp ICO cho mặt
hàng cà phê xuất khẩu là Phòng Thương Mại&Công Nghiệp Việt Nam
VCCI.
Thời hạn cấp C/O ICO cho mặt hàng cà phê nhân không quá 3 ngày làm việc
kể từ thời điểm nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
II. Mua bảo hiểm hàng hóa
Người xuất khẩu điền thông tin vào “Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa” gởi
cho công ty bảo hiểm Bảo Việt (có mẫu sẵn tại công ty bảo hiểm), các thông
tin cơ bản như:
－ Người được bảo hiểm: Công ty TNHH AP Nhật Bản
－ Tên hàng: Cà phê nhân Arabica
－ Số lượng/ trọng lượng: 20000 KG
 － Tên tàu: AMALIA C 062B
－ Ngày tàu đi: 08/03/2023
－ Cảng đi: Cát Lái
－ Cảng đến: Tokyo
－ Trị giá bảo hiểm: 42.400
－ Số tiền bảo hiểm=110%CIF=46.640
－ Phí bảo hiểm=
Sau khi công ty Bảo Việt chấp nhận bảo hiểm sẽ gửi hợp đồng bảo hiểm,
người mua xem xét và ký xác nhận, khi đã hoàn tất việc ký hợp đồng bảo
hiểm người mua sẽ được công ty Bảo Việt cấp đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng
nhận bảo hiểm. Cuối cùng người xuất khẩu tiến hành thanh toán phí bảo
hiểm.
III. Đăng ký kiểm tra chuyên ngành
Bước 1: Người xuất khẩu tiến hành đăng kí kiểm dịch thực vật tại Chi Cục
Kiểm Dịch Thực Vật Vùng II.
－ Các giấy tờ cần thiết để đăng ký kiểm dịch thực vật gồm:
＋ Giấy đăng kí kiểm dịch thực vật (theo mẫu của cơn quan kiểm dịch).
＋ Hợp đồng mua bán hàng hóa, vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng
gói .
＋ Giấy ủy quyền của chủ hàng (nếu người đăng kí kiểm dịch là người được
ủy quyền).
－ Mẫu cà phê nhân của lô hàng cần kiểm dịch. Sau khi mẫu cà phê nhân
của lô hàng cần kiểm dịch được đem lên, bộ phận tiếp nhận sẽ tiến hành kiểm
tra hồ sơ và mẫu. Hồ sơ hợp lệ sẽ được bộ phận này sẽ ký tiếp nhận và cấp
mã tiếp nhận cho chủ hàng( người được ủy quyền).
- Bước 2: Người chủ hàng sẽ tiến hành khai báo thông tin lô hàng qua trang
web của chi cục, trong vòng 24 giờ, bản nháp chứng thư sẽ được gửi qua
email của người chủ hàng.
- Bước 3: Cuối cùng, người chủ hàng cần nộp bộ hồ sơ hoàn chỉnh để lấy
chứng thư.
Bước 4: Sau khi người chủ hàng đã nộp bộ hồ sơ hoàn chỉnh để lấy chứng
thư, cơ quan kiểm dịch thực vật sẽ tiến nhận và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ
của bộ chứng từ. Khi hồ sơ đã đầy đủ, cơ quan kiểm dịch sẽ cấp chứng thư
gốc cho chủ hàng( người ủy quyền)
IV. Khai báo hải quan
Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử và gửi dữ liệu.
－ Tờ khai được thực hiện trên phần mềm Ecus. Cụ thể như sau:
Người xuất khẩu: Công ty cổ phần Anta Việt Nam
Người nhập khẩu: Công ty TNHH AP Nhật Bản
Loại hình: B11
Giấy phép số: 1234567800
Hợp đồng số: AN0902
Cảng xếp hàng: Cảng Cát Lái, Việt Nam
Nước nhập khẩu: Japan
Điều kiện giao hàng: CIF
Phương thức thanh toán: T/T
Đồng riền thanh toán: USD
Tỷ giá tính thuế:20.708
Tên hàng: CA PHE NHAN ARABICA
Mã số hàng hóa: 0902003
Nguồn gốc: VIET NAM
Số lượng: 20000
Đơn vị: KG
Đơn giá ngoại tệ: 2.12
Trị giá ngoại tệ: 42.400
Tổng số cont: Cont 20: 1; Tổng số kiện: 20
－ Sau khi nhập đầy đủ thông tin yêu, Công ty tiến hành truyền tờ khai đến
Cửa khẩu Hải quan làm thủ tục xuất đi.
Bước 2: Tiếp nhận thông tin phản hồi.
－ Sau khi công ty truyền tờ khai lên Chi cục Hải quan thì dữ liệu sẽ tự động
xử lí và phản hồi lại cho công ty số tiếp nhận.
－ Sau khi nhân viên hải quan tiếp nhận được dữ liệu của công ty thì sẽ phản
hồi lại số tờ khai, kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan.
Bước 3: Đăng kí tờ khai
－ Doanh nghiệp nộp 02 bản chính tờ khai hải quan điện tử cho bộ phận
đăng kí hải quan.
－ Nhân viên hải quan khi tiếp nhận sẽ kiểm tra nội dung, tính hợp lệ. Sau
khi kiểm tra xong cán bộ đăng kí tờ khai sẽ chuyển tờ khai hải quan điện tử
đã có dấu “thông quan” qua bộ phận Trả tờ khai.
Bước 4: Nộp lệ phí và tách tờ khai.
Sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc đóng phí nhân viên hải quan sẽ trả lại cho
doanh nghiệp 1 bản chính tờ khai hải quan.
Bước 5: Thanh lí tờ khai vào sổ tàu.
－ Doanh nghiệp ghi tên tàu, số chuyến, số container vào tờ khai, sau đó
photo 1 bản tờ khai hải quan và đem nộp cho cán bộ Hải quan giám sát của
cảng. Tại đây, nhân viên hải quan sẽ kiểm tra xem container đã vào cảng
chưa. Nếu đã vào, thì hải quan sẽ đóng dấu vào tờ khai hải quan điện tử bản
chính (hàng đã qua khu vực giám sát) và trả lại cho doanh nghiệp bản chính
tờ khai, nhân viên giữ lại tờ khai photo.
－ Doanh nghiệp nộp tờ khai hải quan điện tử vào bộ phận sổ tàu của Cảng.
－ Nhân viên vào sổ tàu sẽ nhập máy thông tin của tờ khai (tên công ty, số tờ
khai, tên tàu, số chuyến, số container) và in ra 02 bản “phiếu xác nhận đăng
kí tờ khai hải quan cho doanh nghiệp”. Doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra
phiếu. Nếu đúng, ký tên vào tờ phiếu và trả lại 01 bản. Nếu sai, yêu cầu họ
chỉnh sửa lại.
Bước 6: Thực xuất tờ khai
－ Sau khi tàu rời bến và đã có bill of lading thì doanh nghiệp tiến hành thực
xuất tờ khai. Bộ hồ sơ gồm:
＋ Tờ khai hải quan điện tử bản lưu doanh nghiệp: 01 bản chính và 02 bản
photo
＋ Vận đơn: 01 bản sao
＋ Phiếu xác nhận đăng kí tờ khai: 01 bản chính
－ Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ thực xuất cho nhân viên hải quan tại bộ phận
thực xuất tờ khai.
－ Nhân viên tiến hành kiểm tra và đóng dấu. Sau đó trả lại các giấy tờ sau:
-Tờ khai hải quan điện tử: 01 bản chính đã được đóng dấu xác nhận
-Phiếu xác nhận đăng kí tờ khai hải quan: 01 bản chính
Nhân viên hải quan lưu giữ lại:
-Tờ khai hải quan điện tử: 01 bản photo
-Vận đơn: 01 bản sao
Hoàn tất thủ tục hải quan.
V. Chuẩn bị SI & VGM gửi hãng tàu làm vận đơn
Để tránh sai sót trong quá trình làm vận đơn gốc, hãng tàu sẽ yêu cầu chủ
hàng làm SI để hãng tàu làm draft B/L. Lúc này người xuất khẩu tiến hành
khai báo SI đầy đủ thông tin theo mẫu. Việc khai báo có thể qua email hoặc
trên website của hãng tàu. SI phải được nộp trước thời thời gian SI cut-off
trên booking. Nếu gửi sau thời gian này, Shipper có thể bị phạt hoặc rớt hàng
do Forwarder/Hãng tàu không thể phát hành B/L.
Đồng thời người xuất khẩu phải khai báo VGM nhằm thông báo khối lượng
chính xác của container hàng được vận chuyển, từ đó hãng tàu có thể cân
chỉnh lượng hàng có thể nhận chở và sắp xếp một cách hợp lý.
VI. Thanh toán các phí local charge và ocean freight.
 O/F (Ocean Freight):  Cước đường biển.
THC (Terminal Handling Charge): Phụ phí xếp dỡ tại cảng.

B/L ( Bill of Lading fee): Phí chứng từ (Documentation fee).

CFS (Container Freight Station fee)

EBS (Emergency Bunker Surcharge):  phụ phí xăng dầu

AFR (Advance Filing Rules): Là phí khai Manifest bằng điện tử cho hàng
hóa nhập khẩu vào Nhật.

10. Giao hàng cho người vận chuyển

Sau khi đã xong các bước trên đến ngày giao hàng cho hãng tàu. Chủ hàng
tiến hành thuê xe chuyên chở giao lô hàng cà phê nguyên container đã niêm
phong kẹp chì đến cảng CY cho người chuyên chở và lấy Clean mate’s
receipt. Người chuyên chở di chuyển container từ CY ra cảng, xếp lên tàu và
vận chuyển đến cảng đến. Hàng được xếp lên tàu người gửi hàng lấy lấy
Clean mate’s receipt để đổi lấy B/L. Hoàn tất thủ tục giao hàng.
11. Tổng hợp chứng từ giao cho người nhập khẩu
Bộ chứng từ gồm có :
a) original B/L marking “ freight prepaid” (3)
b) original signed commercial invoice (3)
c) orginal packing list in details (3)
d) original C/O (1+1)
e) Insurance certificate (1).
Bộ chứng từ sẽ được gửi tới địa chỉ của nhà nhập khẩu, bằng dịch vụ
chuyển phát quốc tế DHL, thời gian thường là 5 ngày.
Sau chứng từ được gửi, thông báo cho khách hàng biết số bill của chuyển
phát để khách hàng nhận chứng từ.