PHẦN MỞ ĐẦU

Peter Drucker từng viết: “Logistic là nguồn động lực cho đổi mới và cơ hội mới
mà chúng ta chưa hề chạm đến. Đó chính là “thềm lục địa tiềm ẩn” của cả nền kinh tế”.
Đối với các doanh nghiệp hiện nay, logistic và thiết kế một chuỗi cung ứng hoàn thiện có
vai trò rất to lớn vì nó có liên quan đến các hoạt động phức tạp đòi hỏi các nhà quản trị
phải có chiến lược thiết kế tối ưu để mang lại hiệu quả.
Nằm trong xu thế chung của các nước đang phát triển trên thế giới, nhu cầu về sản
lượng sữa ở Việt Nam như một nguồn dinh dưỡng thiết yếu ngày càng tăng lên. Điều này
được thể hiện rõ nét qua sự tăng doanh số từ sữa của các hãng sản xuất tại Việt Nam với
tổng doanh thu tăng ổn định qua các năm. Mặt khác, để đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng
sữa trong thời nay thì áp dụng công nghệ là một yếu tố không thể thiếu để tăng doanh số
bán hàng bên cạnh chất lượng và dịch vụ chuỗi cung ứng đóng một vai trò quan trọng
trong chiến lược phát triển của công ty. Trước sức ép của thị trường các doanh nghiệp
đang tiến hành xây dựng một chuỗi cung ứng tốt và áp dụng những phần mềm phù hợp
đang được ưu tiên hàng đầu. Áp dụng thành công các phần mềm vào chuỗi cung ứng sẽ
tạo ra nền tảng cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí không cần thiết, nâng cao giá trị gia
tăng cho sản phẩm, tăng sức cạnh tranh cho sản phẩm với đối thủ. Sự thành công của
doanh nghiệp trên thị trường chính là nhờ có một chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả, nó
đến từ vị trí và vai trò chủ chốt của các phần mềm được ứng dụng phù hợp vào chuỗi
cung ứng đó.

PHẦN NỘI DUNG

I. Tìm hiểu về chuỗi cung ứng

1. Khái niệm
Chuỗi cung ứng (Supply Chain) là một hệ thống hay tập hợp những hoạt động, tổ chức,
thông tin, con người, phương tiện cùng các nguồn lực khác có liên quan trực tiếp hay
gián tiếp đến hoạt động đưa sản phẩm/dịch vụ từ nhà cung cấp/nhà sản xuất đến tay
người tiêu dùng cuối cùng.
 2. Các thành phần của chuỗi cung ứng

- Nhà cung cấp: thực hiện cung cấp các yếu tố đầu vào như: hàng hóa, nguyên liệu, dịch
vụ cho các doanh nghiệp, gồm 2 nhóm chính:
+ Cung cấp nguyên vật liệu thô: quặng sắt, dầu mỏ, nông sản...cung cấp nguyên liệu cho
ngành luyện kim, chế biến thực phẩm
+ Cung cấp thành phẩm: chế tạo quặng sắt thành các kích cỡ khác nhau, tính chất khác
nhau để phục vụ các ngành xây dựng, công nghiệp. Từ cây đay, sản xuất ra bột giấy để
phục vụ ngành giấy. Từ trang trại, các nông trại sẽ cung cấp sữa bò tươi cho các nhà máy
chế biến sữa.

- Nhà sản xuất: tạo ra các hàng hóa cho chuỗi cung ứng, sử dụng nguyên liệu và các bán
thành phẩm của công ty khác để sản xuất ra sản phẩm cuối cùng, nhờ đó người tiêu dùng
có thể sử dụng một cách dễ dàng và tiện lợi.

- Nhà phân phối: duy trì và phân phối hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Đối với các nhà
sản xuất, nhà bán buôn là nơi điều phối và cân bằng cung cầu thị trường bằng cách dự trữ
hàng hóa, thực hiện các hoạt động tìm kiếm và phục vụ khách hàng. Đối với bán lẻ, các
nhà bán buôn thực hiện chức năng dự trữ và tổ chức mặt hàng đa dạng để đáp ứng yêu
cầu của mạng lưới bán lẻ, đúng thời gian và địa điểm.

- Nhà bán lẻ: phân chia hàng hóa và bán hàng cho người tiêu dùng cuối, mua hàng từ các
nhà bán buôn hoặc mua trực tiếp từ từ nhà sản xuất để bán tới tay người tiêu dùng cuối.

- Khách hàng: là thành tố quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng. Bởi vì mục đích then
chốt của mỗi chuỗi cung ứng đều là tạo sự hài lòng của khách hàng. Các chuỗi cung ứng
luôn bắt đầu là đơn đặt hàng của khách hàng và kết thúc là khi người tiêu dùng nhận
được hàng và thanh toán giá trị sản phẩm.

II. Ứng dụng phần mềm ERP vào chuỗi cung ứng
1. Khái niệm
Phần mềm ERP quản lý chuỗi cung ứng là công cụ giúp quản lý toàn bộ các quy trình,
giao dịch trong chuỗi cung ứng. Phần mềm thay thế hầu hết các công việc quản lý thủ
công trước đây. Các công ty, tổ chức chỉ cần sử dụng mạng và thiết bị công nghệ để liên
kết và chia sẻ thông tin quản lý.
Phần mềm ERP quản lý chuỗi cung ứng mang nghĩa rộng hơn phần mềm quản lý bán
hàng. Chuỗi cung ứng ở đây có thể bắt đầu từ bước nhập nguyên vật liệu trong nhà máy
sản xuất cho tới khi sản phẩm được hoàn tất và bán ra tới tay khách hàng. Có thể tóm gọn
các vấn đề quản lý bằng phần mềm đó là:
 Quản lý dòng sản phẩm
 Quản lý dòng thông tin
 Quản lý dòng tài chính
 2. Vai trò
Có thể tóm gọn vai trò, chức năng của phần mềm như sau:
 Quản lý rủi ro, phần mềm quản lý chuỗi cung ứng hiển thị dữ liệu tổng thể, giúp
theo dõi và quản lý hiệu quả. Tăng khả năng dự đoán tình hình để đưa ra quyết
định phù hợp, kịp thời.
 Cắt giảm các thao tác, quy trình, công việc thủ công, giảm thiểu lãng phí. Nguồn
nhân sự được sử dụng để tạo ra thêm các giá trị khác cho doanh nghiệp.
 Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, số liệu và quy trình rõ ràng, doanh nghiệp dễ dự
đoán nhu cầu khách hàng và đáp ứng tốt hơn.
 Chi phí quản lý dài hạn thấp hơn
 Cải thiện các góc độ quản lý dòng tiền, logistics,...

III. Thiết kế chuỗi cung ứng mặt hàng sữa có ứng dụng ERP
Giả sử:
Tên doanh nghiệp sản xuất sữa là HUB Milk
Các nhà cung ứng nguyên vật liệu bao gồm: trang trại công ty DELTA, doanh nghiệp
Phương Bình, trang trại HUB Farm thuộc sỡ hữu doanh nghiệp

1. Giai đoạn từ nhà cung ứng đến nhà sản xuất
Chuỗi cung ứng đầu vào có vai trò hết sức quan trọng trong việc hình thành nên
một sản phẩm chất lượng, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng vì vậy xây dựng
mục tiêu phát triển lâu dài đối với các nhà cung cấp chiến lược trong và ngoài nước là
mục tiêu chính của HUB Milk.

1.1. Nguồn cung nguyên vật liệu:

Nguồn cung ứng đầu vào của công ty sữa HUB Milk gồm: nguồn nguyên liệu
nhập khẩu và nguồn nguyên liệu thu mua từ các hộ nông dân nuôi bò cùng các nông trại
nuôi bò trong nước gồm trang trại của công ty DELTA, doanh nghiệp Phương Bình và
trang trại HUB Farm thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Đối với nguồn cung nội địa, sữa tươi được thu mua thông qua trạm thu gom sữa.
Tại đây, sữa được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng trước khi được
chuyển đến nhà máy chế biến sữa để chế biến ra thành phẩm. Bên cạnh đó, việc lựa chọn
nguồn cung ứng sữa có chất lượng gần các nhà máy sản xuất không chỉ giảm nguy cơ hư
hỏng nguyên vật liệu do vận chuyển đường dài mà còn giúp giảm chi phí vận chuyển cho
doanh nghiệp.
Nguồn nguyên liệu nhập khẩu được HUB Milk lựa chọn từ các nước có nền nông
nghiệp tiên tiến, đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn vệ sinh và chất lượng sản
phẩm. Các nguồn cung cấp nguyên liệu chính hiện nay của HUB Milk là Hoa Kỳ, New
Zealand.

Tên nhà cung cấp Sản phẩm cung cấp

Fonterra (SEA) Pte Ltd Sữa bột nguyên liệu
 Hoogwegt International BV Sữa bột nguyên liệu
Perstima Binh Duong Vỏ hộp
Tetra Pak Indochina Bao bì giấy và máy đóng gói

Bao bì: Trước đây HUB Milk dùng bao bì của Tetra Pak (Thụy Điển) - nhà cung
cấp bao bì UHT số 1 thế giới. Tuy nhiên cùng với sự gia tăng của người tiêu dùng HUB
đã thêm bao bì Combibloc của công ty SIG (Đức) - một trong những nhà cung cấp hệ
thống và bao bì hàng đầu.

1.2. Ứng dụng ERP vào quy trình thu mua:

Ứng dụng ERP nhằm xây dựng quy trình quản lý mua hàng cho phép doanh
nghiệp quản lý nghiệp vụ mua hàng một cách xuyên suốt từ khi xuất phát yêu cầu mua
hàng cho đến khi nhận được hàng và thanh toán. Đây là một bộ nguồn giải quyết tích hợp
giúp tự động hóa các quy trình kinh doanh, cho phép tìm nguồn cung ứng chiến lược, cải
thiện quản lý quan hệ nhà cung cấp và đơn giản hóa việc mua dẫn đến rủi ro thấp hơn,
tiết kiệm được cải thiện và lợi nhuận cao. Quy trình này cho phép quản lý các thông tin
như:

- Các yêu cầu mua hàng: các yêu cầu mua hàng có thể được tạo tự động từ phân hệ
quản lý sản xuất. Người sử dụng cũng có thể tạo các yêu cầu mua hàng thủ công khi
phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyên vật liệu.

- Quản lý các đơn đặt hàng/hợp đồng mua hàng: cho phép doanh nghiệp lưu các thông
tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư với đầy đủ
các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cung cấp, ngày mua, ngày
nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản thanh toán…

- Quản lý việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chức năng
nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng, ghi nhận số lượng nguyên vật liệu. Từ
đó giúp tối ưu diện tích lưu trữ hàng hóa kho, giảm chi phí đầu vào cho nguyên vật
liệu, rút ngắn vòng quay vốn lưu động. Ngoài ra, chức năng này cho phép thực
hiện quản lý trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào không đúng yêu
cầu…

2. Giai đoạn từ nhà sản xuất đến nhà phân phối
3.
2.1 Quy trình phân phối
 Đóng gói sản phẩm: sau khi sản xuất, sản phẩm sữa sẽ được đóng gói vào các bao
bì như thùng carton, hộp hoặc chai (tùy từng loại sữa). Đóng gói sản phẩm đảm
bảo tiêu chuẩn và chất lượng
 Lưu trữ sản phẩm: lưu trữ trong kho hàng của nhà sản xuất hoặc kho trung gian.
Kho hàng phải đảm bảo điều kiện lưu trữ phù hợp để đảm bảo chất lượng sản
phẩm không bị ảnh hưởng
 Đặt hàng từ nhà phân phối: các nhà phân phối sẽ đặt hàng từ nhà sản xuất hoặc các
kho trung gian thông qua hệ thống đặt hàng trực tuyến hoặc các kênh liên lạc khác
 Chuẩn bị sản phẩm: để vận chuyển đến nhà phân phối, các quy trình này bao gồm
kiểm tra chất lượng sản phẩm, đóng gói sản phẩm vào thùng carton, đặt thẻ thông
tin sản phẩm,...
 vận chuyển sản phẩm: thông qua các phương tiện vận tải như xe tải hoặc
container. trong quá trình vận chuyển phải đảm bảo an toàn và chất lượng
 Nhận sản phẩm tại nhà phân phối: nhà phân phối tiếp nhận sản phẩm sữa và kiểm
tra chất lượng sản phẩm. Sau đó, sản phẩm được lưu trữ trong kho hàng của nhà
phân phối

2.2 Ứng dụng ERP vào quy trình phân phối

Công nghệ ERP có thể giúp cải thiện quy trình logistics từ nhà sản xuất sữa đến
tay các nhà phân phối bằng cách tăng tính tự động hóa và tính hiệu quả của quy
trình. Cụ thể, ERP được áp dụng trong các khâu sau:

- Quản lý đơn hàng và lập kế hoạch sản xuất: ERP cung cấp cho nhà sản xuất sữa
một hệ thống quản lý đơn hàng tự động, từ đó nhà sản xuất sữa có thể dễ dàng
quản lý, theo dõi các đơn hàng từ các nhà phân phối và lập kế hoạch sản xuất sản
phẩm dựa trên thông tin này.
+ Các thông tin cần thiết bao gồm tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, số lượng sản
phẩm, ngày giao hàng, hạn sử dụng và các yêu cầu đặc biệt khác.
+ Lập kế hoạch và chuẩn bị hàng hóa bao gồm xác định lượng sữa cần đóng gói
sản phẩm, gắn nhãn sản phẩm, đánh số lô hàng và vận chuyển.

- Tối ưu hóa quy trình vận chuyển: ERP có thể giúp tối ưu hóa quy trình vận
chuyển bằng cách tối đa hóa việc sử dụng các phương tiện vận chuyển, theo dõi
việc vận chuyển hàng hóa và đưa ra các thông tin cần thiết cho việc quản lý.
Thông thường mặt hàng sữa sẽ được vận chuyển bằng đường bộ (xe tải hoặc
container) hoặc đường biển. Vì đặc trưng của sản phẩm sữa, nên quá trình vận
chuyển đòi hỏi phải nhanh chóng và đáp ứng các tiêu chuẩn bảo quản (vệ sinh, an
toàn, nhiệt độ, nhanh chóng…) để đảm bảo được chất lượng cũng như giữ gìn
được thương hiệu khi đưa đến tay khách hàng.

- Quản lý kho: ERP cung cấp cho nhà sản xuất sữa một hệ thống quản lý kho tự
động, giúp nhà sản xuất sữa theo dõi việc nhập kho, xuất kho, quản lý số lượng sản
phẩm trong kho, hạn sử dụng của sản phẩm, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm.
 - Đối soát thông tin đơn hàng: ERP cung cấp cho các đối tác cung ứng và nhà phân
phối thông tin đơn hàng chính xác và cập nhật liên tục, từ đó giúp các đối tác cung
ứng và nhà phân phối có thể dễ dàng theo dõi các đơn hàng và các thông tin liên
quan.

3. Giai đoạn từ nhà phân phối đến đại lý

3.1. Quy trình từ nhà phân phối đến đại lý

 Lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển khách hàng đại lý: Tìm kiếm khách
hàng đại lý có nhu cầu kinh doanh sản phẩm sữa của HUB Milk trong khu vực,
xây dựng chiến lược tiếp thị quảng bá sản phẩm sữa, tổ chức chương trình ưu đãi,
khuyến mãi cho các đại lý nhằm giải quyết hàng tồn kho, kích thích doanh thu và
tri ân khách hàng của mình. Ngoài ra, nhà phân phối cũng phải xây dựng một đội
ngũ nhân sự hiệu quả, ứng dụng hệ thống thông tin vào quá trình kinh doanh (các
phần mềm, công cụ quản lý, phân phối kho; công cụ quản lý hàng tồn kho; … )

 Xử lý đơn đặt hàng từ các đại lý: tiếp nhận yêu cầu đặt hàng (trực tiếp tại cửa
hàng, trực tuyến trên website), chuẩn bị hàng và đóng gói sản phẩm để xuất kho,
vận chuyển, theo dõi tình trạng đơn hàng, theo dõi phản hồi của các đại lý sau khi
nhận được hàng. Nếu có tình trạng sản phẩm sữa bị hư hỏng, thiếu hụt quá mức
quy định trong quá trình vận chuyển hàng đến cho các đại lý thì nhà phân phối
phải kịp thời giải quyết. Hơn nữa, nhà phân phối phải thường xuyên kiểm tra, cập
nhật thông tin về lượng hàng tồn kho để tránh tình trạng thiếu hụt sản phẩm sữa,
kịp thời liên hệ nhà cung ứng HUB Milk bổ sung thêm lượng hàng hoặc tránh vấn
đề lượng hàng còn tồn kho quá nhiều.

 Cung cấp thông tin kỹ thuật sản phẩm, thông số sản phẩm sữa của HUB Milk cho
các khách hàng đại lý, không cần phải thông qua nhà sản xuất.

3.2 Ứng dụng ERP vào quy trình phân phối

Ở giai đoạn này HUB Milk ứng dụng giải pháp 3S ERP, là bộ giải pháp ERP được phát
triển bài bản, công phu trong nhiều năm trên cơ sở kế thừa những thành tựu của các giải
pháp ERP lớn trên thế giới như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, … và kinh nghiệm
của đội ngũ nghiên cứu phát triển dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai các giải
pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và
thương mại phân phối, bán lẻ. Đây không đơn giản chỉ là một phần mềm mà còn mang
đến cho doanh nghiệp một giải pháp quản trị doanh nghiệp đột phá được phát triển đặc
thù cho ngành phân phối nói chung và phân phối sữa nói riêng với những ưu điểm vượt
trội như:
  Chức năng quản lý tổng thể
Ứng dụng của 3S ERP giúp tự động hóa toàn bộ các nghiệp vụ cốt lõi của 1 doanh nghiệp
trong lĩnh vực phân phối với mô hình trụ sở chính, các chi nhánh sản xuất và cung cấp
sữa, và chuỗi các siêu thị, cửa hàng, showroom trực thuộc trụ sở chính hoặc các chi
nhánh. Các module của hệ thống được kết nối với nhau theo những quy trình chặt chẽ
đảm bảo thông tin liền mạch giữa các bộ phận. Từ đó:
-> Trụ sở chính có thể theo dõi, quản lý từ xa việc phân phối, xử lí sản phẩm của toàn thể
nhân viên.
-> Thông tin được cập nhật liên tục, kịp thời, chính xác giúp phân tích và xử lý, xây dựng
kế hoạch, mục tiêu rõ ràng trong từng giai đoạn.
-> Các thông tin từ bộ phận bán hàng được truyền đến bộ phận sản xuất giúp kịp thời
cung ứng đủ lượng sữa và phân phối hợp lý đến các chi nhánh, cửa hàng,...
-> Những phản hồi tích cực và tiêu cực của khách hàng sẽ được cập nhật liên tục và đầy
đủ từ đó các bộ phận sẽ có cách giải quyết phù hợp
-> Khi có sự cố, việc duy trì kết nối cả hệ thống giúp nhanh chóng tìm ra lỗi và sủa chữa
kịp thời

 Quản lý theo luồng công việc

Công việc được thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ chuẩn, thông suốt trong toàn
doanh nghiệp, có các bước kiểm tra, phê duyệt chặt chẽ. Ngoài ra, với sự hỗ trợ của chức
năng trung tâm cảnh báo các sự kiện quan trọng, nhà quản lý có thể theo dõi một cách
hiệu quả sự tiến triển và tình trạng của các luồng công việc quan trọng.

Ngoài ra phần mềm 3S ERP còn có những ưu điểm như:

 Đa nền tảng
Phần mềm 3S ERP có thể được truy xuất từ đa nền tảng nhờ công nghệ .NET framework
4.5. Cho nên, dù dùng hệ điều hành windows, iOS hay android đều có thể truy cập ứng
dụng.

 An toàn và bảo mật

ITG rất chú trọng vào công tác an ninh và an toàn dữ liệu của phần mềm. Theo đó, tính
phân quyền được thiết lập phù hợp nhất với vai trò, nhiệm vụ của từng cá nhân trong đơn
vị. Thông tin trong hệ thống được chia sẻ theo đúng vị trí của người dùng.

 Kinh nghiệm triển khai thực tế

Phần mềm 3S ERP không đơn thuần là 1 sản phẩm phần mềm mà là 1 bộ giải pháp bao
gồm các tri thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý phân phối.

Vậy cần ứng dụng 3S ERP cụ thể như sau:

 Liên tục đào tạo nhân viên

 Đào tạo ban đầu thì chưa đủ để hệ thống ERP thành công, ERP cần đươc duy trì phát
triển vậy nên doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên bài bản xuyên suốt cả trong và sau
quy trình quy trình phân phối để tận dụng tối đa hệ thống, nhanh chóng cập nhật và thay
đổi

 Tập trung chuẩn hóa dữ liệu

Dữ liệu hệ thống ERP vô cùng lớn và thay đổi liên tục theo thời gian. Doanh nghiệp cần
dành thời gian để thiết kế tiêu chuẩn nhập liệu, quy cách đặt tên, quy tắc lưu trữ thông tin
phân phối với các đơn vị, số lượng,... khoa học để dễ dàng quản lý và xóa bớt dữ liệu để
tráng bị trùng lặp.

 Xác định lộ trình phát triển của hệ thống phân phối
Kế hoạch phát triển quy trình phân phối phải cụ thể, rõ ràng theo từng bước, từng giai
đoạn để xác định các nguồn lực cần thiết giúp cho quá trình đến tay người tiêu dùng ngày
càng nhanh lại an toàn.

 Thiết lập theo dõi trên di động

Để kịp thời cập nhật thông tin vận chuyển, tình trạng giao hàng mọi lúc mọi nơi thì kết
nối với điện thoại di động là lựa chọn vô cùng tiện lợi giúp kịp thời nắm bắt, xử lý và đưa
ra quyết định phù hợp.

Sau vài tháng vận hành phần mềm 3S ERP vào giai đoạn từ nhà phân phối đến nhà bán
lẻ, HUB Milk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng. Các khâu quản lý kho hàng,
phân phối đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro. Ngoài ra, 3S ERP còn
giúp cho quá trình bán hàng của nhà phân phối đến nhà bán lẻ trở nên nhịp nhàng, uyển
chuyển hơn.

HUB Milk đã có mặt tại các hệ thống bán lẻ lớn như CoopMart, Lotte, Big C, … Đồng
thời ở các cửa hàng, đại lý phân phối cũng đã bày bán các loại sản phẩm của HUB Milk.
Bên cạnh đó, công ty HUB Milk cũng có một hệ thống bán lẻ riêng, đó là BUH Mart. Hệ
thống này giúp công ty quảng bá theo phong cách riêng của mình đến người tiêu dùng.

4. Giai đoạn từ đại lý, cửa hàng đến khách hàng

4.1 Quy trình bán hàng

 Giới thiệu sản phẩm đến khách hàng: Khi tiếp xúc, trao đổi với khách hàng, các
nhân viên bán hàng cần lắng nghe mong muốn của khách hàng. Từ đó khéo léo
hướng họ tới loại sữa mà doanh nghiệp muốn giới thiệu.

 Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng: Muốn thuyết phục khách hàng lựa chọn sữa của
doanh nghiệp mình một cách hiệu quả thì trước tiên doanh nghiệp phải thấu hiểu
 và nắm rõ khách hàng. Nhân viên bán hàng có thể thực hiện điều này bằng cách
lắng nghe khách hàng hoặc đưa ra những câu hỏi ngắn gọn, hợp lý và đúng thời
điểm để khách hàng sẵn sàng nói ra những nhu cầu của mình.

 Gợi ý khách hàng mua hàng: Khi đã nắm rõ nhu cầu khách hàng, bạn hãy giới
thiệu đến họ một số sản phẩm phù hợp và thuyết phục họ mua hàng. Tuy nhiên,
trong nhiều trường hợp, khi khách hàng từ chối, bạn nên xử lý linh hoạt bằng cách
lắng nghe khách hàng nhiều hơn và nhanh chóng đưa ra một phương án tốt hơn
hay biến những điểm khách hàng không thích trở thành ưu điểm để họ chấp nhận
sản phẩm.

 Chốt đơn :Trong giai đoạn chốt đơn, bạn cần phải tạo ra cảm giác thoải mái cho
khách hàng và đưa ra các chính sách bảo hành cùng các phương thức thanh toán
đa dạng để họ nhanh chóng đưa ra quyết định mua hành và nhanh chóng thực hiện
bước thanh toán.

 Chăm sóc khách hàng sau bán: Quy trình bán hàng trực tiếp không chỉ dừng lại tại
bước chốt đơn mà còn bao gồm cả bước chăm sóc khách hàng sau bán. Nhân viên
chăm sóc nên thường xuyên gọi điện cho khách hàng để hỏi thăm, tìm hiểu tình
trạng sử dụng sản phẩm,.. để tạo cho khách hàng thiện cảm và tin tưởng hơn với
doanh nghiệp. Thực hiện tốt điều này sẽ giúp thúc đẩy khả năng mua lại sản phẩm
của khách hàng.
4.2 Ứng dụng ERP vào quy trình
ERP trong chuỗi cung ứng từ giai đoạn từ nhà đại lý đến khách hàng bao gồm những
nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, nhân viên và khách hàng. Mọi dữ liệu, thông tin được
thu thập, giúp nhà quản lý nắm bắt được quy trình bán hàng, quản lý số lượng hàng tồn
kho, thống kê tình hình lãi/lỗ của sản phẩm hoặc kiểm nghiệm hiệu quả của chiến lược
marketing. Hệ thống ERP sẽ đưa ra những thống kê theo dạng biểu đồ, dashboard một
cách trực quan. Doanh nghiệp có thể dựa đó để đưa ra những điều chỉnh kịp thời, đánh
giá nhân viên và cải thiện chất lượng sản phẩm. Phần mềm giúp HUB Milk quản lý trong
việc báo giá và lên đơn cho khách hàng. Thống kê toàn bộ lịch sử đơn bán, giá bán đã
giao dịch mà không hề bị bỏ sót đơn và tình trạng nhầm lẫn trong xử lý đơn hàng bán.

Quản lý báo giá

 Doanh nghiệp sửa/xóa/tạo mới báo giá, khi có khuyến mãi, chiết khấu hoặc giá thị
trường của sản phẩm tăng hoặc giảm, tiết kiệm thời gian.
 Các báo giá được tạo có thể được tích hợp với tính năng gửi email, cho phép gửi
báo giá đến khách hàng hoặc in file PDF.
 Dễ dàng chuyển đổi báo giá thành đơn hàng chỉ với một cú click chuột.
Quản lý đơn hàng
Quản lý khách hàng với tính năng quản lý đơn hàng giúp HUB Milk quản lý hoạt động
bán hàng hiệu quả hơn:
 Dễ dàng theo dõi trạng thái các đơn hàng (dự thảo, xác nhận bán, lập hóa đơn,
hủy,...).
 Tính năng này giúp doanh nghiệp theo dõi doanh số bán hàng trên từng đơn
hàng/theo từng nhân viên bán hàng.
 Cho phép tạo hóa đơn và giao dịch xuất kho từ đơn hàng.
 Tự động tạo bút toán doanh thu, công nợ và xuất kho.
 Tạo các mẫu báo giá bắt mắt theo mẫu có sẵn hoặc tùy chỉnh dễ dàng.
 Tối ưu hoá bán hàng gia tăng bằng các đề xuất bổ sung như khuyến mãi, giảm giá
v.v..
 Gửi hoá đơn chiếu lệ, cho phép khách hàng xem xét và ký báo giá trực tuyến bằng
chữ ký điện tử , giúp thực hiện buôn bán nhanh chóng.

Quản lý nhóm bán hàng

Tính năng quản lý nhóm bán hàng trên ứng dụng quản lý khách hàng thuộc phần mềm
ERP cho phép HUB Milk quản lý & theo dõi thông tin của các nhóm bán hàng:
 Theo dõi chi tiết các báo giá, đơn hàng, hóa đơn,... của từng nhóm bán hàng cụ
thể.
 Theo dõi báo cáo theo từng nhóm bán hàng.
 Doanh nghiệp sử dụng các bộ lọc tiện ích để lọc các thông tin phù hợp về các
nhóm bán hàng trong giao diện quản lý nhóm bán hàng.
 Nhờ tính năng này,HUB Milk có thể đưa ra quyết định về việc phân bổ lead, cơ
hội, đánh giá hiệu quả bán hàng của từng nhóm, bổ sung nguồn lực hỗ trợ nhóm
bán hàng trong trường hợp cần thiết.

Quản lý thông tin khách hàng

 Ứng dụng quản lý bán hàng trên phần mềm ERP giúp lưu trữ đầy đủ các thông tin
về khách hàng (thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, công nợ, hóa đơn, trạng thái
các hóa đơn, hạng khách hàng & lịch sử lên hạng,...) giúp nhân viên bán hàng,
quản trị viên dễ dàng tìm kiếm trên hệ thống, tránh lưu trữ thông tin trùng lặp, lưu
lại toàn bộ lịch sử mua hàng của khách hàng.
 Cổng thông tin trực tuyến giúp khách hàng dễ dàng xem báo giá đơn đặt hàng và
theo dõi trạng thái đơn đặt hàng.
 Toàn bộ các thông tin trao đổi thông qua email, lịch sử chăm sóc khách hàng (các
thông tin trao đổi giữa hai bên) đều được lưu trữ theo luồng, hỗ trợ tối đa quá trình
tìm kiếm thông tin và đưa ra quyết định.

Quản lý sản phẩm

 Quản lý đơn hàng cho hóa đơn: Hiển thị các đơn hàng ở trạng thái "Chờ hóa
đơn"để doanh nghiệp theo dõi và lập hóa đơn.
  Quản lý đơn hàng bán giá trị gia tăng: Đây là các đơn đặt hàng với các sản phẩm
được lập hóa đơn dựa trên số lượng đặt hàng trong trường hợp giao quá số lượng
đặt hàng.
 Với các thông tin được cung cấp nhờ tính năng quản lý danh sách hóa đơn chờ,
HUB Milk có thể quản lý hiệu quả các hóa đơn, hỗ trợ đưa ra quyết định kịp thời.
 Quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu: Để đạt được mục tiêu mở rộng thị
phần, DN thường phải đa dạng hóa các hình thức khuyến mại, chiết khấu. Hệ
thống bán hàng ngoài việc đảm bảo khả năng quản lý đa dạng các hình thức
khuyến mại, phải đồng thời cung cấp cho DN thông tin hiệu quả của các chương
trình khuyến mại thông qua việc tính toán doanh số,chi phí bỏ ra khi triển khai
chương trình. Hiệu quả đó thấy rõ cho mặt hàng nào, khách hàng nào, thị trường
nào, vùng nào…

Báo cáo trực quan, được tổng hợp tự động

Các báo cáo bán hàng được tổng hợp tự động giúp HUB Milk dễ dàng theo dõi các số
liệu theo thời gian thực tế:
 Báo cáo bán hàng theo cửa hàng.
 Báo cáo bán hàng theo nhân viên.
 Báo cáo bán hàng theo từng sản phẩm, nhóm sản phẩm.
 Doanh nghiệp có thể tự tạo giao diện báo cáo ưa thích của riêng mình thông qua
bộ lọc tiện ích và đặt chế độ mặc định để theo dõi.

Quản lý cấu hình

Một ưu điểm nổi bật của ERP là có thể dễ dàng thiết lập các cấu hình trên ứng dụng quản
lý bán hàng phù hợp với hệ thống bán hàng của từng Doanh nghiệp bao gồm:
 Thiết lập danh mục sản phẩm: biến thể của sản phẩm, đơn vị tính, đóng gói sản
phẩm,tính năng tự động gửi email khi hóa đơn được thanh toán
 Thiết lập giá: chiết khấu, nhiều giá bán cho 1 sản phẩm, giảm giá & khuyến mãi,
lợi nhuận biên,...
 Thiết lập các nhóm bán hàng
 Thiết lập báo giá & đơn hàng: mẫu báo giá, ký nhận trực tuyến, thanh toán online,
nhiều địa chỉ,...
 Thiết lập chính sách vận chuyển: phí giao hàng, ngày giao,...
 Thiết lập chính sách xuất hóa đơn

PHẦN KẾT LUẬN

Tóm lại,trong bối cảnh, cạnh tranh thị trường ngày càng khốc liệt, ta càng ngày càng
nhận ra rằng chuỗi cung ứng có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp.Có thể khẳng
định, chuỗi cung ứng là một trong các yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh của một
doanh nghiệp so với đối thủ cùng ngành, cùng lĩnh vực.
Việc ứng dụng phần mềm vào quá trình quản lý chuỗi cung ứng,đã và đang góp
phần thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp . Từ đó thúc đẩy sự phát triển
chung của kinh tế đất nước.