MESYUARAT JAWATANKUASA PERUNDINGAN PIHAK BERKUASA

TEMPATAN 2012

PELAKSANAAN OSC ONLINE

‘BEST PRACTICES’
- Pengalaman MP Kemaman
Oleh : Rooslinda binti Mamat, Ketua Bahagian OSC

26 MAC 2012
RIVERSIDE MAJESTIC HOTEL, KUCHING, SARAWAK.
1
MESYUARAT JAWATANKUASA PERUNDINGAN PIHAK BERKUASA
KANDUNGAN TAKLIMAT

APAKAH ITU OSC ?

MATLAMAT PELAKSANAAN OSC ONLINE

PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN
TEMPATAN 2012

MASALAH OSC ONLINE

FAKTOR KEJAYAAN PELAKSANAAN OSC ONLIE

PENAMBAHBAIKAN OSC ONLINE

KESIMPULAN
PENUTUP

2
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
1 APAKAH ITU PUSAT SETEMPAT (OSC) ?
OSC

Merupakan satu bahagian/unit/jabatan yang diwujudkan oleh

Kerajaan Persekutuan di setiap PBT Semenanjung Malaysia
bagi mempercepatkan tempoh masa
kelulusan/penolakan permohonan Cadangan Pemajuan
(projek pembangunan).

Salah satu inisiatif ke arah

penambahbaikan Urusan Cadangan
Pemajuan serta Penyenggaraan dan
Pengurusan Hartanah yang telah
dirasmikan oleh Mantan Perdana
Menteri pada 13 April 2007.

3
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
2 MATLAMAT PELAKSANAAN OSC ONLINE
MATLAMAT OSC ONLINE

Menyediakan platform pengemukaan dan pemprosesan

permohonan 24 jam 7 hari seminggu dan dari mana-mana
tempat bagi urusan pertimbangan terhadap permohonan
Cadangan Pemajuan yang dikemukakan kepada Pihak
Berkuasa Tempatan.

Meningkatkan kualiti perkhidmatan awam serta satu platform

untuk mengemukakan dan memproses permohonan ke PBT
secara lebih cepat dan mudah.

4
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
3 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN
LATAR BELAKANG

Majlis Perbandaran Kemaman telah ditempatkan di dalam Fasa

II pelaksanaan OSC Online yang melibatkan 35 PBT terdiri
daripada 28 Majlis Perbandaran dan 7 Majlis Daerah.

Dalam usaha untuk memantapkan lagi pengetahuan mengenai

OSC Online, MP Kemaman telah menghadiri beberapa siri
mesyuarat, bengkel dan taklimat yang dijalankan oleh pihak
KPKT.

5
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
3 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN
PERSEDIAAN SEBELUM PELANCARAN OSC ONLINE

Aktiviti Tarikh

Kursus Pemahaman OSC Online Siri 2 (Zon Timur) di 29 Oktober 2010

Hotel Vistana Kuantan Anjuran KPKT

Roadshow Pemantapan Pemahaman Pelaksanaan 12 Disember 2010

Inisiatif Baru Khususnya OSC, CCC Serta OSC Online –
Siri 9/2010 Anjuran KPKT
Bengkel Pemantapan OSC Online Melalui Hands on 14 Disember 2010
Training di Bukit Gebeng Resort City Anjuran KPKT
Mesyuarat Penyelarasan Bagi Kesediaan Pelancaran 27 April 2011
OSC Online di Pihak Berkuasa Tempatan Bagi PBT-PBT
Kumpulan II
Final Trial Run OSC Online Kepada Orang Utama Yang 14 Jun 2011
Mengemukakan (PSP), Jabatan Teknikal Dalaman dan
Jabatan Teknikal Luaran di Majlis Perbandaran
Kemaman

6
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
3 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN
PERSEDIAAN SEBELUM PELANCARAN OSC ONLINE

Aktiviti Tarikh

Penerimaan Sijil Perakuan Sistem yang Memperakukan 14 Julai 2011

Bahawa PBT Telah Bersedia Untuk Melaksanakan OSC
Online Sepenuhnya Daripada KPKT
Pelancaran OSC Online Peringkat Majlis Perbandaran 25 Julai 2011
Kemaman Selaras Dengan Arahan Daripada KPKT Agar
Pelancaran Diadakan di PBT Masing-Masing Mulai 15
hingga 31 Julai 2011.

Sesi Tersebut Dihadiri Oleh Yang Dipertua, Setiausaha,

Ahli Majlis, Agensi Teknikal Dalaman dan Luaran, Orang
Utama Yang Mengemukakan (PSP), Pengarah-Pengarah
Jabatan dan Wakil Akhbar.

7
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
3 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN
SEKITAR PELANCARAN OSC ONLINE

8
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
4 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN
SEKITAR PELANCARAN OSC ONLINE

Keratan akhbar Pelancaran OSC Online MPKemaman 9

 5 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’

Memandangkan tiada permohonan yang diterima melalui OSC

Online selepas tarikh pelancaran pada 25 Julai 2011, maka
Bahagian OSC dan pihak pengurusan telah bersetuju untuk
mewajibkan penggunaan sistem ini sepenuhnya berkuasa pada
1 Januari 2012.
Ia melibatkan semua jenis kategori permohonan (Kebenaran
Merancang, Pelan Bangunan, Pelan Infrastruktur, Pelan Kerja
Tanah dll) .
Semua pengguna sistem yang terdiri daripada Bahagian OSC,
Jabatan Memproses PBT dan Agensi Teknikal Luaran yang
mengulas permohonan mula menggunakan sistem ini serentak
pada tarikh kuat kuasa penggunaan sistem ini.

10
 5 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’

TAHAP PENGGUNAAN

Bil. Status Penggunaan

1. Pengemukaan Permohonan Cadangan Pemajuan 100%

Oleh PSP
- 2 Unit komputer disediakan di kaunter OSC
untuk pembelajaran dan membantu PSP
sekiranya ingin memuatnaik permohonan di
kaunter OSC
2. Penyelarasan Semakan Permohonan Cadangan 100%
Pemajuan Oleh Bahagian OSC
3. Penyelarasan Penerimaan Permohonan Yang 100%
Diedarkan Oleh Bahagian OSC Kepada Jabatan
Memproses PBT dan Agensi Teknikal Luaran
4. Pemprosesan Permohonan Cadangan Pemajuan 100%
Oleh Jabatan Memproses PBT

11
 5 PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’

TAHAP PENGGUNAAN

Bil. Status Penggunaan

5. Penerimaan Ulasan Teknikal Daripada Agensi 100%

Teknikal Dalaman dan Luaran. Semua Ulasan
Dikemukakan Melalui OSC Online
6. Penyediaan Kertas Kerja Bagi Mesyuarat Belum Dapat
Jawatankuasa OSC Digunakan. Modul
Ini Masih Dalam
Tindakan Yes Enviro
Sdn Bhd

7. Pengeluaran Pemakluman Keputusan Secara Belum Dapat

Online Digunakan. Modul
Ini Masih Dalam
Tindakan Yes Enviro
Sdn Bhd

12
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
6 MASALAH OSC ONLINE

Sistem masih tidak stabil di mana server kerap terpaksa di

“restart” .

Kelajuan internet di MP Kemaman perlu ditingkatkan daripada 3

MB/s kepada 4 MB/s .

Jangka masa yang diambil oleh Yes Enviro Sdn Bhd untuk
menyelesaikan sesuatu masalah adalah lama dan dicadangkan
tempoh pembetulan hendaklah tidak melebihi 5 hari bekerja
kerana MP Kemaman telah menggunapakai sistem ini sepenuhnya.

13
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
7 FAKTOR KEJAYAAN PELAKSANAAN OSC ONLINE
Kejayaan pelaksanaan sepenuhnya OSC Online di MP
Kemaman tidaklah mudah dan ia pengaruhi oleh faktor-
faktor seperti berikut :
Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan dan
iltizam daripada semua warga OSC, Jabatan Memproses dan
Agensi Teknikal Luaran, Jabatan Teknologi Maklumat untuk
menggunapakai sistem ini amat tinggi.

Ketabahan warga OSC dan Pegawai IT di dalam

menyelesaikan masalah yang berlaku dan sentiasa memberi
tunjuk ajar yang berterusan kepada PSP di dalam
menggunapakai sistem ini walaupun terdapat banyak aduan
mengenai sistem ini.

Inisiatif yang tinggi daripada Bahagian OSC untuk memahami

dan meneroka sistem ini dan berpendapat bahawa OSC
Online perlu digunapakai terlebih dahulu dan sebarang
masalah yang berlaku akan cuba diselesaikan secara bersama
dengan pihak Yes Enviro Sdn Bhd
14
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
7 FAKTOR KEJAYAAN PELAKSANAAN OSC ONLINE

Mengadakan latihan kepada pengguna bagi setiap peringkat

(check point) di setiap jabatan memproses dan agensi teknikal
luaran oleh Bahagian OSC. Bahagian OSC MP Kemaman
berpendapat bahawa kursus yang diberikan secara beramai-ramai
tidak mewakili semua pengguna kerana setiap agensi teknikal
hanya menghantar 1 @ 2 orang wakil sahaja. Oleh yang
demikian, kefahaman pengguna tidak jelas.

Pada peringkat awal pelaksanaan, setelah permohonan diedarkan

kepada agensi teknikal, Bahagian OSC akan membuat temujanji
dengan setiap agensi teknikal terlibat untuk memberi latihan di
setiap jabatan. Berdasarkan pengamatan, pendekatan ini amat
berkesan kerana ia menjurus kepada kumpulan sasaran sebenar.

15
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
7 FAKTOR KEJAYAAN PELAKSANAAN OSC ONLINE

Pematuhan untuk menggunapakai Template ISO Proses-Proses Utama

OSC Versi MS ISO 9001: 2008, Template Seragam Senarai Semak
Dokumen dan Senarai Semak Terperinci Agensi Teknikal Luaran Edisi ke-2
(ATL) dan Agensi Teknikal Dalaman (ATD) berkuatkuasa 1 April 2011
sebagaimana arahan daripada KPKT.

Bahagian OSC dan Jabatan Memproses PBT terpaksa meminda semua

prosedur kerja yang telah disijilkan oleh SIRIM semenjak tahun 2009 agar
selaras dengan Template ISO Proses-Proses Utama Versi MS ISO
9001:2008 yang dikeluarkan oleh KPKT.

Pematuhan kepada ketiga-tiga Template ini amat penting kerana sistem

OSC Online dibangunkan berdasarkan Template tersebut dan tidak akan
mendatangkan masalah kepada PSP untuk mengunakan OSC Online
kerana ia adalah terjemahan daripada kaedah secara manual kepada
online.

16
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
8 PENAMBAHBAIKAN OSC ONLINE

Pihak pengurusan MP Kemaman telah bersetuju untuk

memperluaskan My SMS 15888 MP Kemaman dengan sistem
OSC Online bagi tujuan pemakluman edaran permohonan kepada
Agensi Teknikal.

Penambahbaikan ini dibuat kerana OSC banyak menerima

cadangan daripada agensi teknikal luaran agar menyediakan satu
platform sebagai ‘alert’ kepada mereka sekiranya permohonan
diedarkan kerana tugasan menyediakan ulasan teknikal bukan
tugas utama jabatan mereka.

17
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
9 KESIMPULAN

Sistem OSC Online banyak membantu PBT terutama Bahagian

OSC kerana tidak perlu lagi menerima banyak dokumen/pelan
ketika ‘submission’.

Semakan dokumen/pelan dikaunter telah berkurangan

memandangkan PSP berminat untuk mendapatkan komen secara
bertulis daripada setiap ‘check point’ di Bahagian OSC di dalam
tempoh 3 hari selepas menghantar permohonan melalui OSC
Online. Setiap komen daripada Bahagian OSC dapat dilihat di
dalam sistem ini. Dengan itu, pengeluaran surat pemakluman bagi
dokumen yang tidak lengkap kepada PSP sebagaimana kaedah
secara manual telah tidak diperlukan lagi.

18
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
9 KESIMPULAN

Mempercepat dan memudahkan pengguna sistem di PBT dan

Agensi Teknikal Luaran untuk mendapatkan maklumat yang
dikemukakan oleh PSP.

Semua ulasan yang dibuat oleh agensi teknikal dapat dikongsi

dengan semua pengguna termasuk PSP.

Bahagian OSC tidak perlu lagi mengimbas/fax surat ulasan kepada

PSP atau pemohon sebagaimana amalan secara manual.

19
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
10 PENUTUP

Pelaksanaan OSC Online banyak membantu MP Kemaman

terutama Bahagian OSC dan Jabatan Memproses PBT, pelabur /
pemaju hartanah / orang ramai dalam mempercepatkan kelulusan
permohonan Cadangan Pemajuan.

Dengan mempercepatkan proses ini, ia akan meningkatkan

pertumbuhan ekonomi negara amnya dan daerah Kemaman
khususnya bagi memudahkan rakyat berurusan dengan cepat dan
mudah selaras dengan moto.

“1Malaysia; Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan”

‘MP Kemaman : Merakyatkan Pembangunan Kemaman’

20
PELAKSANAAN OSC ONLINE DI MP KEMAMAN – ‘BEST PRACTICES’
SEKIAN, TERIMA KASIH.
E-mail : OSC@mpkemaman.gov.my
Laman Web : http://mpk.terengganu.gov.my/home
Untuk Maklumat Lanjut, sila hubungi;
Bahagian Pusat Setempat (OSC),
Majlis Perbandaran Kemaman
Jalan Air Putih, 24000 Kemaman
Tel : 09-8597777 Faks : 09-8595455
21