‫المحتوى‬

‫تعريف المراسالت اإلدارية‬ ‫‪‬‬

‫أنواع المراسالت اإلدارية‬ ‫‪‬‬
‫أهمية المراسالت اإلدارية‬ ‫‪‬‬
‫القواعد العامة للتراسل اإلداري‬ ‫‪‬‬
‫نماذج من مراسالت إدارية‬ ‫‪‬‬
 ‫تعريف المراسالت اإلدارية‬

‫‪ ‬تعريف الرسالة‬
‫عبارة عن ورقة مكتوبة يكون لها صفة التراسل الحالي والشخصي‪ ،‬ويكون‬
‫مرسلها شخصا عاديا‪ ،‬وشخصا معنويا‪.‬‬

‫‪ ‬تعريف الرسالة ا إلدارية‬

‫هي نوع من أنواع الكتابة الوظيفية‪ ،‬وتقوم على أساس االتصال الكتابي بين‬
‫جهتين‪ ،‬وهي كل مخاطبة مكتوبة تتم بين جهتين رسميتين‪ ،‬أو بين جهة رسمية‬
‫وشخص أو العكس‪ ،‬أو بين شخصين لغرض وظيفي‪.‬‬
 ‫القواعد العامة للتراسل اإلداري‬
‫يتم التراسل بين اإلدارة و الموظفين‪ ،‬و فيما بين اإلدارة و المؤسسات‪ ،‬وفق‬
‫نظام دقيق ينبغي على الموظف أن يطلع عليه و يحترم قواعده‪ ،‬و إال تعرضت‬
‫مصالحه و حقوقه للضياع و اإلهمال‪.‬‬
‫‪ )1‬احترام السلم أو التسلسل اإلداري‪:‬‬
‫ينبغي أن توجه المراسالت دوما ً إلى السلطة المكلفة أو المختصة‪ ،‬مع‬
‫شرط مرورها عبر اإلدارات و المؤسسات الوسيطة‪ ،‬فاألستاذ أو المدير أو أي‬
‫موظف بمؤسسة تعليمية‪ ،‬إذا أراد أن يبعث رسالة إلى إدارة مركزية أو‬
‫أكاديمية‪ ،‬عليه أن يراسل المصلحة أو القسم المعني بعد ذكر السيد الوزير و‬
‫اإلدارات الوسيطة بالتنازل‪ ،‬بينما يذكر بالتصاعد الجهات التي ستمر عبرها‬
‫الرسالة‪ ،‬و حتى يتم التأكد من صحة التسلسل اإلداري في المراسلة‪ ،‬يستحسن‬
‫االعتماد على هيكل الوزارة المعمول به‪.‬‬
‫و من جهة أخرى‪ ،‬يمنع على أي مؤسسة أو أي شخص اعتباري‪ ،‬أن‬
‫يراسل سفارة بشكل مباشر (المذكرة الوزارية ‪ 104‬في ‪ ،)20/04/1982‬إذ البد‬
‫من مرور الرسالة عبر السلم اإلداري‪ .‬بل لقد أصبح التراسل بين مدرستين أو‬
‫ثانويتين مثالً‪ ،‬يخضع لمروره عبر نيابة التعليم‪ ،‬تجنبا ً للخلط‪ ،‬و تحريا ً للدقة و‬
‫الضبط‪.‬‬
 ‫‪ )2‬االســم المعنوي‪:‬‬
‫توجه الرسالة إلى المسؤول المعني بصفته اإلدارية‪ ،‬دون‬
‫اللجوء إلى اسمه الشخصي‪ ،‬ألن الرسالة ذات طابع إداري تبعث‬
‫من المعني باألمر باعتباره شخصا ً معنويا ً إلى الجهة المخصصة‬
‫ذاتها‪ ،‬بغض النظر عن أسماء الموظفين العاملين بها‪.‬‬
‫‪ )3‬الحمدلة و البسملة‪:‬‬
‫انسجاما ً مع المبادئ اإلسالمية في التعامل و الكتابة‪ ،‬و مع‬
‫األحاديث النبوية الشريفة‪ ،‬فإن البدء بـ " بسم هللا الرحمن الرحيم"‬
‫أو "الحمد هلل و حده" من األخالق اإلسالمية‪ ،‬فكل عمل ال يبدأ‬
‫ببسم هللا فهو أبتر‪.‬‬
‫و يستحسن االحتفاظ بهذه الميزة في جميع المراسالت‪ ،‬و أن‬
‫تتوسط أعلى الورقة األولى للرسالة‪.‬‬
‫‪ )4‬وضــــوح الخـــط‪:‬‬
‫قد تتعرض الرسالة للضياع و اإلهمال بسبب رداءة الخط أو‬
‫عدم وضوحه‪ ،‬بحيث تتعذر قراءة أو فهم مضمون الرسالة‪ .‬لذا‬
 ‫‪ )5‬الـــــرأس‪:‬‬
‫مهما كانت الجهة المرسلة‪ ،‬إدارية أو شخصية‪ ،‬فإنه يتعين إثبات‬
‫الرأس في أعلى الرسالة على اليمين‪ ،‬و هو يكون في إحدى الصورتين‪:‬‬
‫‪ ‬إذا كانت الجهة المرسلة إدارة‪ ،‬فإن الرأس البد أن يشتمل تنازليا ً على‬
‫أسماء جميع اإلدارات التسلسلية‪ .‬مع ضرورة أن تعلوها كلها عبارة‪:‬‬
‫المملكة المغربية‪ .‬كما يلي‪:‬‬
‫المملكة المغربية‬
‫وزارة التربية الوطنية ‪....‬‬
‫األكاديمية الجهوية للتربية و التكوين‬
‫لجهة‪.......................‬‬
‫نيابة‪........................‬‬
‫الثانوية التأهيلية ‪.....................‬‬
‫‪ ‬إذا كانت الجهة المرسلة موظفا ً أو موظفةً‪ ،‬فإن الرأس يشتمل إذاك على االسم‬
‫الشخصي و العائلي‪ ،‬رقم التأجير‪ ،‬اإلطار‪ ،‬التخصص إن اقتضى الحال‪،‬‬
‫مقر العمل ثم البلدة‪.‬‬
‫و الرأس يعطي صورة واضحة عن الجهة التي راسلت‪ ،‬حتى يمكن‬
‫إرجاع الجواب إليها – إذا كان مطلوبا ً – دون إشكال‪.‬‬
 ‫‪ )6‬المكان و التاريخ الهجري و الميالدي‪:‬‬
‫يكتب مكان و تاريخ اإلرسال في أعلى الصفحة األولى على اليسار‪ ،‬و لهذه‬
‫المعلومات أهمية واضحة‪ ،‬باعتبار الرسالة مرتبطة بتاريخ أو أجل‪ ،‬كما أن مكان‬
‫اإلرسال يعطي صورة عن طبيعة التعامل مع الرسالة على مستوى التاريخ و‬
‫األجل و الظروف‪.....‬‬
‫‪ )7‬المرسل إليه‪:‬‬
‫تخضع كتابة الجهة المرسل إليها لقاعدة تسلسلية مزدوجة‪ .‬فعند مراسلة‬
‫المصالح المركزية‪ ،‬تبعث الرسالة في اسم السيد الوزير‪ ،‬و يأتي بعده تنازليا ً ذكر‬
‫اإلدارة الوسيطة إلى أن تذكر الجهة المختصة‪ .‬و بما أن الرسالة قبل ذلك ستمر‬
‫عبر مؤسسة و إدارة إقليمية‪ ،‬فإنه البد من كتابته على هذا النحو‪:‬‬
‫إلـــى‬
‫وزير التربية الوطنية والتكوين المهني والتعليم العالي والبحث العلمي‬ ‫ـــ السيد‬
‫‪ -‬قطاع التربية الوطنية ‪-‬‬
‫الكتابة العامة‬
‫مديرية ‪........................‬‬
‫قسم ‪..........................‬‬
‫مصلحة‪.........................‬‬
‫الرباط‪.‬‬
‫على يد السيد مدير ثانوية إ‪ .........‬ــــ بني درار‬
‫تحت إشراف السيد النائب اإلقليمي لوزير التربية الوطنية ـــ وجدة‪.‬‬
‫االعتماد على هيكلة الوزارة المعمول بها ‪.‬‬ ‫وللتأكد من صحة التسلسل اإلداري في المراسلة‪ ،‬يستحسن‬
 ‫‪ )8‬المــوضــوع‪:‬‬
‫لصياغة الموضوع‪ ،‬ينبغي مراعاة الدقة و التركيز و الوضوح‪،‬‬
‫بحيث تكون العبارة أقصر ما يمكن‪ ،‬و في الوقت ذاته‪ ،‬تعطي‬
‫فكرة عن محتوى الرسالة ـــ مثال ذلك‪ :‬طلب انتقال‪ ،‬طلب‬
‫تعويضات عائلية‪ ،‬طلب استقالة‪ ،‬طلب تصحيح الخدمات‪.‬‬
‫و هذا ينبغي أال تشتمل الرسالة إال على موضوع واحد‪ ،‬و يكتب‬
‫تحت الرأس على اليمين بعد المرسل إليه‪.‬‬

‫‪ )9‬المـــــرجع‪:‬‬
‫يقصد به جميع المستندات و الوثائق و القرائن التي يستند إليها‬
‫المرسل كال أو بعضاً‪ ،‬يدونها تحت عنوان (المرجع) أسفل‬
‫الموضوع مباشرة‪ .‬و اإلشارة إلى المرجع تعطي لموضوع‬
‫الرسالة حجية و مصداقية‪.‬‬
 ‫‪ )10‬التحيـــــة‪:‬‬
‫توجه إلى المرسل إليه تحية بإحدى الصيغتين التاليتين‪:‬‬
‫ــــ سالم تام بوجود موالنا اإلمام المؤيد باهلل‪.‬‬
‫ــــ سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره هللا‪.‬‬
‫و تكتب هذه التحية وسط الرسالة تحت المرجع و‬
‫الموضوع‪.‬‬
‫‪ )11‬شخصية الرسالة‪:‬‬
‫تعتبر الرسالة ذات طابع شخصي‪ ،‬فردي ال جماعي‪ ،‬و لو‬
‫كان الموضوع يهم أكثر من شخص‪ ،‬بحيث يكتب كل شخص‬
‫رسالة بمفرده‪.‬‬
‫‪ )12‬نوعية األوراق‪:‬‬
‫حجم (‪21‬‬
‫َ‬ ‫تكتب الرسالة في أوراق بيضاء أو وزارية من‬
‫× ‪29,7‬سم) أو (‪27 × 21‬سم) ‪.‬‬
 ‫‪ )13‬صــــياغة نص الرسالة‪:‬‬
‫يكتسي أسلوب الرسالة اإلدارية طابعا ً خاصاً‪ ،‬إذ ينبغي أن تراعى فيه‬
‫خصائص عدة منها‪:‬‬
‫‪ ‬البساطة و الوضوح‪ :‬بحيث يستحسن تجنب استعمال عبارات شاذة أو مجهولة‪.‬‬
‫‪ ‬التركيز‪ :‬إن اإلطناب في المراسلة اإلدارية‪ ،‬يفقدها الدقة و سرعة األداء‪ ،‬فال‬
‫يسوغ أن تكتب رسالة في صفحة أو أكثر حول موضوع عادٍ‪ ،‬يتعلق مثالً بطلب‬
‫تعويضات أو تسوية وضعية ‪ ،...‬فكلما كانت الرسالة قصيرة و واضحة‪ ،‬سهل‬
‫على المكلفين استيعابها‪ ،‬و اتخاذ القرار المناسب إزاءها‪.‬‬
‫‪ ‬األسلوب اإلداري‪ :‬ينبغي أن يكون لبقاً‪ ،‬تستعمل فيه عبارات من الرصيد‬
‫اللغوي اإلداري‪ ،‬مع تجنب العبارات األدبية و العاطفية و السجع‪ ،‬و ضرب‬
‫األمثال أو األمثلة‪ ،‬مهما كان الموضوع‪ ،‬التماسا ً أو طعنا ً إداريا ً أو شكوى‪ ،‬أو‬
‫طلباً‪ ،‬أو توضيحا ً ‪....‬‬

‫‪ )14‬النســـــخ‪:‬‬
‫تكتب المراسلة في أربع نسخ‪ ،‬توزع كالتالي‪:‬‬
‫‪ ‬يحتفظ المعني باألمر بنسخة تحمل رقم اإلرسال و تاريخه مع االشعار‬
‫بالتوصل‪.‬‬
 ‫‪ )15‬االختـــــتام‪:‬‬
‫تختم الرسالة بكلمة "و الســــالم" دون استعمال أساليب التحيات المتداولة في‬
‫المراسالت الشخصية بين الناس‪.‬‬

‫‪ )16‬التوقيع‪:‬‬
‫توقع جميع النسخ من لدن صاحبها بتوقيع مفتوح (و هو كتابة االسم و‬
‫النسب)‪ ،‬و توقيع مغلق (و هو اإلمضاء الخاص بكل شخص)‪.‬‬

‫‪ )17‬المــــرفـــقات‪:‬‬
‫قد يلجأ المرسل إلى إرفاق رسالته بوثائق أو مستندات‪ ،‬فعليه أن يشير إلى‬
‫ذلك في أسفل الرسالة على اليمين تحت كلمة‪( :‬المرفقات)‪ ،‬مع ذكر عدد كل‬
‫منها إذا كانت أكثر من واحد‪.‬‬
‫نماذج من مراسالت إدارية‬
 ‫النموذج ‪ :1‬رسالة شخصية من موظف إلى مصلحة مركزية‪:‬‬
‫الحمد هلل وحده‬

‫بني درار في ‪ ...../..../...‬هـ‬ ‫سميرة سعيد‪.‬‬

‫الم ــوافـ ــق لـ ‪ ...../....../.....‬م‬ ‫رقم التاجير ‪. ............:‬‬
‫استاذة التعليم الثانوي التاهيلي‬
‫ثانوية‪. .................‬‬
‫بني درار‪.‬‬
‫إلى‬
‫وزير التربية الوطنية والتكوين المهني والتعليم العالي والبحث العلمي‬
‫‪ -‬قطاع التربية الوطنية ‪-‬‬
‫الكـتابة العامة‪.‬‬
‫مديرية الموارد البشرية و تكوين الطر‪.‬‬
‫قسم التدبير المندمج لموظفي التعليم لثانوي التاهيلي‪.‬‬
‫مصلحة مدرسي التعليم الثانوي التاهيلي‪.‬‬
‫‪-‬الــربــاط‪-‬‬
‫على يد السيد مدير ثانوية ‪. .................‬‬
‫بني‬
‫تحت إشراف السيد‬ ‫درار‬
‫النائب اإلقليمي لوزارة التربية الوطنية والتكوين المهني‪.‬‬
‫‪-‬وجدة ‪-‬‬

‫أ‬
‫الموضوع‪ :‬الترقي بالختيار إالى الدرجة الولى‪.‬‬
‫المــرجــع‪ :‬لئحة المترشحين للترقي برسم سنة ‪. ......‬‬
 ‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره هللا‪.‬‬
‫و بعد‪ ،‬يشرفي السيد الوزير‪ ،‬إخباركم بأنه تم إغفال اسمي من الئحة‬
‫الترقي‪ ،‬إلى الدرجة األولى من إطار أساتذة التعليم الثانوي التأهيلي‪ ،‬برسم‬
‫سنة ‪ ،2016‬رغم أني أتوفر على الشروط القانونية للترقي إلى هذه الدرجة‪،‬‬
‫و عليه فالرجاء منكم‪ ،‬العمل على تصحيح ذلك قبل انعقاد اجتماع اللجان‬
‫اإلدارية المتساوية األعضاء‪.‬‬
‫و الســــــــالم‬

‫اإلمضاء‪ :‬سميرة سعيد‬

‫المـــــرفــــقات‪:‬‬
‫ـــ نسخة من قرار اإلدماج في الدرجة الثانية‪.‬‬
 ‫النموذج ‪ : 2‬رسالة إدارية من مدير إلى نيابة‪:‬‬
‫الحمد هلل وحده‬

‫تيفلت في ‪ ...../.../...‬هـ‬ ‫المملكة المغربية‬

‫الم ــوافـ ــق لـ ‪ ...../.../...‬م‬ ‫وزارة التربية الوطنية و التكوين المهني‪.‬‬
‫النيابة ا إلقليمية بالخميسات‬
‫ثانوية ‪. .................‬‬
‫‪-‬تيفلت‪-‬‬

‫مدير ثانوية ‪.................‬‬

‫تيفلت‬
‫إالى‬
‫السيد النائب ا إلقليمي لوزارة التربية الوطنية والتكوين المهني والتعليم العالي‬
‫والبحث العلمي‬
‫الكـتابة ا إلقليمية‪.‬‬
‫الخميسات‬
‫أ‬
‫الموضوع‪ :‬تاسيس جمعية اباء التالميد ‪.‬‬
‫المــرجــع‪ :‬مدكرة إاقليمية رقم ‪......‬بتاريخ‪. ......‬‬
 ‫سالم تام بوجود موالنا اإلمام نصره هللا‪.‬‬
‫و بعد‪ ،‬فتنفيذا للتعليمات الواردة في المذكرة المشار إليها في المرجع أعاله‬
‫‪،‬يشرفني أن أطلب منكم الموافقة على عقد جمع تأسيسي لجمعية آباء و أولياء‬
‫التالميذ‪ ،‬بالمدرسة‪ ،‬وذلك يوم‪............‬على‬
‫الساعة‪........‬‬
‫و الســــــــالم‬

‫طابع المدرسة‬ ‫مدير المدرسة‬

‫اإلمضاء‪ :‬لطفي علي‬
‫بالغ صحفي حول احترام السلم اإلداري‬
‫‪‬‬
‫حرصا من وزارة التربية الوطنية والتكوين المهني على تكافؤ الفرص بين‬ ‫‪‬‬
‫الموظفات والموظفين‪ ،‬باعتبار أنهم متساوون أمام القواعد والمعايير والمساطر‬
‫اإلدارية الجاري بها العمل في مختلف المجاالت‪ ،‬فإنها تنهي إلى علم أسرة‬
‫التربية والتكوين أن جميع طلبات الموظفين والموظفات الموجهة لمختلف‬
‫مصالح الوزارة يجب أن تحترم السلم اإلداري وقواعد التراسل اإلداري‪ ،‬أو‬
‫تعتمد المواقع االلكترونية اإلدارية المعدة لهذا الغرض‪ ،‬مع التأكيد على أن‬
‫توجيه أي طلب عن طريق جهات أخرى خارجا عن القنوات اإلدارية الداخلية‬
‫للوزارة‪ ،‬يعتبر سلوكا غير مقبول يعرض صاحبه للعقوبات اإلدارية والزجرية‬
‫المناسبة‪ ،‬وأن هذا الطلب الغي وال يعتد به‪.‬‬
‫‪ ‬والوزارة إذ تذكر بهذه المقتضيات‪ ،‬فإنها تؤكد التزام جميع مصالحها‬
‫مركزيا وجهويا ومحليا باحترام المساطر اإلدارية والضوابط القانونية الجاري‬
‫بها العمل‪ ،‬علما بأن إمكانية الطعن في القرارات اإلدارية متاحة لجميع‬
‫الموظفات والموظفين على أن يتم ذلك وفق المساطر واآلجال المعمول بها‪.‬‬
‫من حق الموظف أن يراسل اإلدارة سواء على المستوى اإلقليمي أو الجهوي‬
‫أو المركزي متى رأى ذلك ضروريا وال يحق للرئيس المباشر أو اإلدارات‬
‫الوسيطة االعتراض على ذلك‪ ،‬وإال اعتبر ذلك نوعا من الشطط في استعمال‬
‫السلطة‪ ،‬فعلى المسؤول ولو كان في المراسلة ما يمس به ‪ ،‬أو يطعن في تسييره‬
‫اإلداري ‪ ،‬أن يبدي رأيه ومالحظاته في المراسالت وله أن يعلل بما يلزم من‬
‫المعطيات المناسبة حسب كل حالة من الحاالت المعروضة أمامه مع توجيهها‬
‫إلى الوجهة المعنية حفاظا على السير العادي لألعمال اإلدارية ومصالح‬
‫الموظفين‪.‬‬
‫يتعين على المسؤول المباشر أن يسلم كل موظف يعمل تحت سلطته وصل‬
‫تسلم مع كل البيانات الالزمة المتعلقة بتواريخ وأرقام اإلرسال عن جميع ما‬
‫يقدمونه من وثائق ومراسالت إدارية ‪ ،‬وإذا أصر المسؤول على اإلمتناع عن‬
‫استالم مراسلة الموظف اإلدارية ‪ ،‬يحق للموظف رفع تظلم في الموضوع إلى‬
‫المسؤول األعلى مصحوب بالمراسلة سبب التظلم عبر البريد المضمون مع‬
‫‪,‬‬ ‫إشعار بالتوصل‬
‫في حالة اعتراض مدرس على ما ورد فيي تقريير للتفتيي ‪ ،‬علييه أال يمتنيع‬
‫عن توقيعه ألن ذلك يدل فقط على أنه توصل به واطلع علييه‪ ،‬وليه فيي ظيرف‬
‫ثمانية أيام إتباع اإلجيراءات الجياري بهيا العميل‪ ،‬منهيا مراسيلة نائيب اليوزارة‬
‫لشرح حالته وطلب تفتي مضاد إلعادة األميور إليى نصيابها وفيي حالية عيدم‬
‫تسوية المشكل يمكن رفع تظلمه إلى الجهات العليا طلبا لإلنصاف‬

‫إن توقيييع الموظييف المييذكرات والييدوريات الداخلييية وغيرهييا ال يعنييي‬

‫بالضييرورة اإلقييرار بمحتواهييا أو االلتييزام بمقتضييياتها ‪ ،‬وإنمييا يعنييي‬
‫اإلطييييالع علييييى فحواهييييا ألن التوقيييييع يلييييزم الموظييييف ميييين الناحييييية‬
‫اإلدارية‬