‫‪L/O/G/O‬‬

‫المحور الثاني‪ :‬التحرير اإلداري‬

‫لطلبة ماستر ‪ 1‬إدارة األعمال‬
‫المحتوى‬

‫المحور الثاني‬

‫التحرير اإلداري‬

‫الرسائل اإلدارية‬
‫التقارير‬

‫المذكرات‬

‫نماذج تطبيقية‬
 ‫مفهوم ا لتحرير ا إلداري‪1-‬‬

‫أوال ‪ -‬لغ ة‪ :‬حرر يحرر تحري ر أ ي كت ب‪ ،‬وتحري ر الكتاب تقويمه‪ .‬وتحري ر‬

‫الكتابة‪ :‬إقامة حروفها وإصالح السقط والسقط هو الخطأ في القول والحساب‬
‫والكتاب‪ ،‬وهو لغة مشتقة من حرر أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاء الحرية‬
‫للتعبير‪.‬‬
‫ثانيا ‪ -‬اصطالحا‬
‫التحري ر اإلداري ه و ف ن اإلنشاء والكتاب ة ف ي مجموع ة الوثائ ق (الرس ائل‪،‬‬
‫المذكرة‪ ،‬التقاري ر‪ ،‬المحاض ر‪ ،‬اإلعالنات‪ )...،‬الت ي تص در ع ن اإلدارة‬
‫بواسطة موظفيها‪ ،‬ويرتكز أسلوب التحرير في اإلدارة على تناول الموضوع‬
‫والبراعة في عرضه من خالل ترتيب أجزائه وإبراز نتائجه‪.‬‬
 ‫مفهوم ا لتحرير ا إلداري‪1-‬‬

‫التحري ر اإلداري يض م المراس الت‪ ،‬العقود‪ ،‬والوثائ ق اإلداري ة‪ ،‬الت ي تحرر‬

‫وترسل إلى المصالح المختلفة أو إلى األشخاص الطبيعيين أو المعنويين‪ ،‬في‬
‫شكل رسائل أو جداول إرسال أو برقيات أو مذكرات أو مناشير أو تقارير أو‬
‫محاض ر‪...،‬الخ‪ .‬وعلي ه فان ك ل تحري ر إداري يقتض ي قب ل ك ل شي ء معرف ة‬
‫كافية للغة التي يتم بها التحرير‪ ،‬ومن جهة أخرى فانه يتطلب بصفة عامة‪:‬‬
‫• الوضوح في التعبير عن األفكار‪.‬‬
‫• التنسيق المنطقي للمعاني واالستدالالت‪.‬‬
‫• األسلوب الصحيح والدقيق في التحرير‪.‬‬
 ‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬

‫‪ -1.2‬الشروط المرتبطة بقواعد التنظيم‪ :‬يفرض التنظيم العديد من القواعد التي‬

‫يتوجب أن يستجيب لها االتصال الرسمي‪ ،‬وهذه القواعد جزء من مجموعة‬
‫الضواب ط اإلداري ة الت ي تحك م التنظي م م ن حي ث الس لطة والمس ؤولية‪ ،‬وتحدد‬
‫العالقة بين الرئيس والمرؤوسين‪ ،‬من أعلى أو من أسفل‪.‬‬
‫• احترام التس لسل اإلداري‪ :‬تقوم البني ة التنظيمي ة‪ ،‬أل ي تنظي م (منظم ة)‪ ،‬عل ى‬
‫أس اس التس لسل الهرم ي (‪ )Hiérarchie‬ف ي الوظائ ف أ و الرت ب‪ ،‬والذي‬
‫يفرض التدرج‪ ،‬ويتخ ذ شك ل هرم مقس م إل ى عدة مس تويات‪ ،‬حي ث تكون في ه‬
‫القيادة من األعلى والتنفيذ والتبعية في األسفل (من األدنى)‪.‬‬
‫عمالً بالقاعدة القانوني ة األعل ى يس ود األدن ى‪ ،‬فان العالق ة الت ي ترب ط الرئي س‬
‫اإلداري بالمرؤوس‪ ،‬ه ي عالق ة رأس ية (عمودي ة)‪ ،‬وأ ن فكرة تبعي ة القاعدة‬
‫إلى القمة هي الطابع المميز لهذه العالقة‪.‬‬
 ‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬

‫وتظه ر هذه التبعي ة عن د القيام بالعم ل‪ ،‬ويتجس د ذل ك ف ي عملي ة التحري ر عن د‬

‫االتصال الكتابي‪ ،‬حيث يمكن القول أن هناك لغة خاصة بالرئيس ولغة خاصة‬
‫المرؤوس فالرئي س ه و الذي‪ :‬يأم ر‪ ،‬يالح ظ‪ ،‬يطل ب‪ ،‬يوج ه‪ ...،‬فيس تعمل‬
‫عبارات م ن قبي ل‪ :‬قررت‪ ،‬الحظ ت‪ ،‬أمرك م‪ ،‬أوج ه‪ ،‬أتاب ع أقي م‪...،‬الخ‪ .‬وأم ا‬
‫المرؤوس‪ :‬يرج و‪ ،‬يقترح‪ ،‬يقدم عرض‪ ... ،‬فيس تعمل عبارات‪ :‬اقترح‪،‬‬
‫أعرض‪ ،‬ألتمس‪... ،‬‬
‫• المس ؤولية والحذر‪ :‬يج ب مراعاة مبدأ المس ؤولية عن د التحري ر‪ ،‬وم ن‬
‫التوجيهات المقدم ة ف ي هذا الشأ ن‪ ،‬عدم اس تعمال ضمي ر الجم ع "نح ن" ب ل‬
‫يس تعمل ضمي ر المفرد دون ذك ر الضمير‪ .‬ويكت ب مثال‪ :‬يشرفن ي‪ ،‬أعلمك م‪،‬‬
‫قررت‪ ،‬الحظت‪ .... ،‬بدال من‪ :‬يشرفنا‪ ،‬نعلمكم‪...،‬الخ‪.‬‬
 ‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬

‫• واج ب المحافظ ة عل ى س ر المهن ة‪ :‬إ ذ يج ب عل ى الموظ ف رئيس ا ً كان أ و‬

‫مرؤوس ا ً أ ن يحاف ظ عل ى س ر المهن ة‪ ،‬فال يطل ع الغي ر خارج ضرورات‬
‫مص لحته عل ى أ ي شي ء عل ى شرط أال يكون ذل ك عل ى حس اب االتص ال‬
‫اإلداري‪ .‬كما يمنع إفشاء وثائق المصلحة أو إتالفها دون ترخيص مكتوب من‬
‫رئيسه اإلداري‪.‬‬
‫• المجاملة‪ :‬هي شكل من أشكال احترام السلم اإلداري‪ ،‬وترتبط بالمراسلة ككل‬
‫وال تقتص ر عل ى ص يغ التحي ة والخاتم ة فقط‪ .‬وم ن المه م اس تعمال عبارات‬
‫مهذب ة تترك أثراً طيبا ً لدى المرس ل إلي ه‪ ،‬وال تتضم ن أ ي عبارات إس اءة أ و‬
‫انتقاد‪ ،‬وحت ى ف ي حال ة الرد الس لبي‪ ،‬وف ي مث ل هذه الحال ة تس تعمل العبارات‬
‫التالية‪:‬‬
‫يؤسفني‪... ،‬ال يمكنني في الحال‪ ،....‬يبدو لي متعذراً اآلن ‪ ، ...‬أرى أنه ليس من‬
‫األجدى ‪ ،...‬يبدو لي من غير المالئم ‪....‬الخ‪.‬‬
 ‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬

‫‪ -2.2‬الشروط المتعلقة بالمضمون‪/‬األسلوب‪ :‬إن تحرير الوثائق اإلدارية‪ ،‬بتعدد‬

‫أنواعه ا واختالف طبيعته ا‪ ،‬تحتاج إل ى اإللمام بقواع د الكتاب ة وتعابيره ا‪ ،‬أ و‬
‫بمعنى آخر سالمة األسلوب وصحته‪ .‬وهكذا يجب اختيار المفردات المناسبة‬
‫والدالة‪ ،‬وطريقة تركيبها وترتيبها‪ ،‬لكي يتم من خاللها تنقل المعاني واألفكار‬
‫المراد التعبير عنها وإبالغها‪.‬‬
‫ق د يشترك أس لوب التحري ر ف ي اإلدارة ف ي الكثي ر م ن الخص ائص م ع األس اليب‬
‫األخرى‪ ،‬إال أنه أيضا قد يختلف عنها‪ ،‬كأسلوب التحرير األدبي الذي يعتمد‬
‫على المحاسن البديعية والجمالية والصور البيانية‪ ،‬كما أن األسلوب العلمي‬
‫الذي يعتمد على الفرضيات واالستنتاج‪.‬‬
‫هذا وبالرغم من أن لألسلوب اإلداري صفة خاصة بكل محرر‪ ،‬فانه يجب على‬
‫ك ل محرر أ ن يس تعمل ف ي تحريره لغ ة س ليمة‪ ،‬وأ ن يس عى إل ى االس تجابة‬
‫للخصائص التالية‪:‬‬
‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬
‫الوضوح‬
‫ينبغي على المحرر اإلداري أن يعمل على أن تكون المراسلة اإلدارية واضحة‬
‫ومفهومة من طرف المرسل إليه لذا يجب التفكير في مستوى تصور الوثيقة التي‬
‫‪..‬يتعين تحريرها‪ ،‬وأن يكون تعبيرها واضحاً عما يريد اطالع اآلخرين عليه‬

‫البساطة‬
‫أن يستخدم في التحرير مصطلحات فنية بسيطة وواضحة‪ ،‬وتجنب‬
‫‪.‬التكلف والغموض‪ ،‬حتى يتم ضمان تبليغ المضمون‬

‫اإليجاز‬
‫التع بير ع ن فكرة معين ة بأق ل ألفاظ ممكن ة دون اإلخالل بالمعن ى‪ ،‬واالبتعاد ع ن‬
‫الحشو والتكرار‪ .‬وينبغي تذكر أن األسلوب الجيد هو الذي ال يضاف إليه شيء‪.‬‬
‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬
‫االدقة‬
‫تقتضي الحرص على استعمال المفردات والكلمات إال في معناها الحقيقي‪ ،‬الذي ال‬
‫يقبل أي تأويل أو افتراض‪ .‬مثل مراسلتكم لليوم الثاني من الشهر الماضي‪ ....‬بل‬
‫‪..‬القول‪ :‬مراسلتكم المؤرخة في ‪ 11‬مارس ‪2017‬‬

‫البساطة‬
‫ينبغ ي تجن ب االعتبارات الشخص ية النزع ة الفردي ة ف ي المراس الت اإلداري ة‪،‬‬
‫وتوخ ي أس لوب محاي د ال يع بر ع ن أي ة عاطف ة شخص ية وال عل ى أ ي انفعال مهم ا‬
‫كانت براءته‪ ،‬بما في ذلك عبارات الشكر واالمتنان المبالغ فيها‪.‬‬
‫اإليجاز‬
 ‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬

‫‪ -3.2‬الشروط المتعلقة بالشكل‪ :‬ينبغي أن يراعى في الجانب الشكلي‪ ،‬ما يلي‪:‬‬

‫• وحدوية الموضوع‪ :‬يجب أن تتناول المراسلة اإلدارية موضوعا ً واحداً‪ ،‬وأن‬
‫تحرر على وجه واحد من الورق‪.‬‬
‫• االهتمام بالورق المس تخدم‪ :‬يفض ل ف ي المراس الت الرس مية اس تخدام الورق‬
‫األ بيض ذو المقاس (‪ )A4‬وم ن النوع الجي د‪ ،‬أم ا ف ي المراس الت الرس مية‬
‫المطول ة فق د يس تخدم الورق األ بيض (‪ )A3‬وف ي المراس الت الرس مية‬
‫القص يرة يمك ن أ ن يس تخدم الورق األ بيض مقاس (‪ )A5‬أ و (‪ .)A6‬أم ا ف ي‬
‫المراس الت ذات الطاب ع الدعائ ي التجاري فق د يكون م ن األفض ل اس تخدام‬
‫الورق المتعدد األلوان والمقاس ات المختلفة‪ .‬ويظه ر الجدول () الموال ي‬
‫المقاسات المختلفة‪.‬‬
‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬

‫الجدول (‪ :)1-2‬أبعاد ومقاييس األوراق المكتبية‬

‫نوع الورق‬ ‫األبعاد (المقاس) بالميليمتر‬

‫‪A0‬‬ ‫‪ 841x1189‬مم‬
‫‪A1‬‬ ‫‪ 594x841‬مم‬
‫‪A2‬‬ ‫‪ 42x594‬مم‬
‫‪A3‬‬ ‫‪ 297x420‬مم‬
‫‪A4‬‬ ‫‪ 210x297‬مم‬
‫‪A5‬‬ ‫‪ 148x210‬مم‬
 ‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬

‫• المسافات‪  :‬وهي عبارة عن المواضع الفارغة التي تفصل فيما بين الكلمة‬
‫والكلمة أو السطر أو السطر أو الفقرة واألخرى أو في بداية الفقرة‪ ،‬وهي (أي‬
‫المسافات) تضفي قدراً من الترتيب فضالً عن كونها ضرورية أحيانا ً‬
‫كالمسافة بين الكلمات‪.‬‬
‫• الهوامش‪ :‬وهي عبارة عن األجزاء الفارغة بين حواف الورقة من مختلف‬
‫جوانبها وحد الكتابة‪ ،‬وتعد الهوامش ضرورية لتحقيقها أكثر من فائدة‪،‬‬
‫ويستفاد منها في تخريم األوراق لحفظها ضمن ملفات الحفظ‪ ،‬ناهيك عن انها‬
‫تترك مسافة مناسبة للشرح والمالحظات في بعض الرسائل‪ .‬وقد حددت‬
‫المواصفات المعيارية للهوامش المختلفة للورقة في برنامج معالج النصوص‬
‫(‪ )Word‬كما يتضح من الشكل التالي‪:‬‬
‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬

‫الهامش‬

‫احترام التس لسل اإلداري‪ :‬تقوم البني ة‬

‫التنظيمي ة‪ ،‬أل ي تنظي م (منظم ة)‪ ،‬عل ى‬
‫أس اس التس لسل الهرم ي (‪)Hiérarchie‬‬
‫ف ي الوظائ ف أ و الرت ب‪ ،‬والذي يفرض‬
‫التدرج‪ ،‬ويتخ ذ شك ل هرم مقس م إل ى عدة‬
‫مس تويات‪ ،‬حي ث تكون في ه القيادة م ن‬
‫األعل ى والتنفي ذ والتبعي ة ف ي األس فل (م ن‬
‫األدنى)‪.‬‬
‫عمالً بالقاعدة القانوني ة األعل ى يس ود‬
‫األدن ى‪ ،‬فان العالق ة الت ي ترب ط الرئي س‬
‫اإلداري بالمرؤوس‪ ،‬ه ي عالق ة رأس ية‬
‫(عمودي ة)‪ ،‬وأ ن فكرة تبعي ة القاعدة إل ى‬
‫القمة هي الطابع المميز لهذه العالقة‪.‬‬
 ‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬
‫عالمات الترقيم‪ :‬هناك بعض العالمات الرمزية التي تستخدم في كتابة‬ ‫•‬
‫الرسالة والتي لكل منها هدف محدد يجب مراعاتها‪ ،‬ومنها‪:‬‬
‫النقطة (‪ :).‬تستعمل عند الوقوف في نهاية الجملة التي انتهى المعنى عندها‪.‬‬ ‫•‬
‫الفاصلة (‪ :)،‬تدل على أن معنى ما قبلها مرتبط بما بعدها‪.‬‬ ‫•‬
‫الشرطة (‪ :)-‬لها عدة استعماالت منها أنها تأتي بعد الحروف أو األرقام في‬ ‫•‬
‫بدايات الفقرات‪ ،‬كما تستخدم بين رقمين مشيرة إلى عبارة (من – إلى)‪،‬‬
‫وتستخدم بالشكل مزدوج لحصر الجملة االعتراضية (‪.)... - ..... - ...‬‬
‫النقطتان الرأسيتان (‪ :):‬وتسمى أحيانا ً عالمة التوضيح‪ ،‬وتستعمل بعد عبارة‬ ‫•‬
‫تشير إلى بيانات تفصيلية وتوضيحية تالية‪.‬‬
‫عالمتا التنصيص ("‪ :)"....‬تستخدم لحصر الكالم المنقول بالنص عن الغير‪،‬‬ ‫•‬
‫وفي بعض األحيان تستخدمان إلبراز العبارة إذا كانت مميزة عن المعتاد‪.‬‬
 ‫ش روط ا لتحرير ا إلداري‪2-‬‬

‫• القوسان ()‪ :‬يستخدمان عند تفسير كلمة أو بيان مرادفها في سياق الكالم أو‬
‫التذكير بمعلومات ماضية أو عند توثيق مصدر المعلومات اذا كان ذلك‬
‫التوثيق يتم أثناء الكتابة‪.‬‬
‫• عالمة الحذف (‪ :)...‬وهي عبارة عن ثالث نقط توضع للداللة على أن في‬
‫موضعها كالما ً محذوفا ً‪.‬‬
‫الكتابة السليمة لألرقام عندما تكتب بحروف هجائية كمل يلي‪:‬‬
‫• الرقمان (‪ :)2-1‬ال يذكر المعدود بعدهما‪ -‬فبقان كتاب واحد أو كتابان اثنان‪.‬‬
‫• األرقام م ن (‪ :)10-3‬يخالفان المعدود فيذكران م ع المؤن ث ويؤنثان م ع‬
‫المذكر‪ ،‬فيقال ‪ :‬ثالثة كتب‪ ،‬ثالث غرف‪.‬‬
‫• الرقمان (‪ :)12-11‬يطابقان المعدود ف ي التذكي ر والتأني ث فيقال‪ :‬احدى عش ر‬
‫كتاب‪ ،‬اثنتا عشرة طالبة‪.‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -1‬مفهوم الرسالة‪ :‬عموما ً تعرف الرسالة المكتوبة على أنها أداة "مخاطبة‬
‫الغائب"‪ .‬أما الرسالة اإلدارية هي وثيقة مكتوبة‪ ،‬تستعمل كوسيلة اتصال بين‬
‫الجهات اإلدارية‪ ،‬أو حتى مع األفراد‪ .‬وتمثل الرسالة المكتوبة أداة اتصال موثقة‬
‫يتم تداولها بين األشخاص أو الوظائف أو المؤسسات؛ إما بشكل مباشر‬
‫(‪ ،)Hand-to-hand‬أو بشكل غير مباشر من خالل أنظمة البريد التقليدي أو‬
‫االلكتروني أو أي من الوسائط األخرى من أجل تحقيق منافع ألطراف عملية‬
‫االتصال‬
‫‪ -2‬أهمية الرسالة المكتوبة‪:‬‬
‫‪ -‬تساهم الرسالة المكتوبة التي يتم تداولها بين المؤسسات وبين عمالئها من‬
‫األشخاص والمؤسسات األخرى في انجاز األعمال وتحقيق األهداف‪.‬‬
‫‪ -‬إبراز شخصية المؤسسة وإعطاء انطباع جيد عن أدائها‪.‬‬
‫‪ -‬فتح قنوات اتصال قوية ومفتوحة مع البيئة التي تعمل فيها المؤسسة المحلية‬
‫واإلقليمية والدولية؛ على أساس من الوضوح والمصداقية وتحقيق المصالح‬
‫المشتركة‪.‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ - 3‬مستويات أسلوب اللغة المستخدم في كتابة الرسائل‪ :‬يمكن تصنيف الرسائل في‬
‫ثالثة أنواع‪:‬‬
‫‪ -1.3‬األسلوب الرسمي ( ‪ :)Formal level of language‬يستخدم في كتابة‬
‫الرسائل الحكومية (‪ )Governmental letters‬التي يتم تداولها بين المؤسسات‬
‫الحكومية نفسها أو بينها وبين األشخاص الماديين أو المعنويين في قطاع األعمال‪.‬‬
‫‪ -2.3‬األسلوب غير الرسمي ( ‪ :)Formal level of language‬عادة ما‬
‫يستخدم في كتابة رسائل األعمال (التجارية) (‪ )Business letters‬التي يتم‬
‫تداولها من قبل األشخاص العاديين والمعنويين‪ .‬ويختلف األسلوب غير الرسمي في‬
‫رسائل األعمال عن األسلوب الرسمي في الرسائل الحكومية‪ ،‬في أنه يستخدم لغة‬
‫تهدف إلى بناء وإدامة عالقات دائمة بين أطراف عملية االتصال‪.‬‬
‫‪ -3.3‬األسلوب العامي ( ‪ :)Substandard level of language‬يتم‬
‫استخدامه في كتابة الرسائل الشخصية (‪ )Personal letters‬لتبادل المعلومات‬
‫أو المشاعر الشخصية بعيداً عن أهداف المؤسسة‪ .‬ويستخدم لغة عامية‪ ،‬أو درجة‬
‫متدنية من اللغة في الكتابة‪.‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -4‬فوائد الرسائل اإلدارية في مجال األعمال‪:‬‬
‫• تس اهم ف ي تحقي ق عالقات دائم ة بي ن رجال األعمال إذا م ا ت م إخراجه ا‬
‫وصياغتها بشكل مناسب‪ ،‬ألنها تحل محل االتصال الشخصي‪.‬‬
‫• تسهيل عمليات التبادل التجاري؛ دون الحاجة إلى لقاء شخصي ودون معرفة‬
‫سابقة‪.‬‬
‫• تع د دليالً موثقا ً وقانونيا ً أ م القضاء ف ي حال ة المنازعات بشأ ن البنود أ و‬
‫الشروط الموثقة في الرسائل‪.‬‬
‫• توفير الوقت والجهد والمال بين أطراف العملية التجارية‪.‬‬
‫• تتيح ألطراف العالقة التفكير والممارسة قبل اتخاذ القرار‪.‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -5‬هيكل الرسالة اإلدارية‪ :‬تتطلب الوثائق اإلدارية وعلى رأسها الرسالة اإلدارية‬
‫من ناحية العرض جملة من البيانات الشكلية تميزها عن غيرها‪ ،‬ويمكن تصنيفها‬
‫كالتالي‪:‬‬
‫• بيانات تدعم الطابع الرسمي للمراسلة كالدمغة والطابع والتوقيع‪.‬‬
‫• بيانات ضروري ة لتأكي د وض ع الوثيق ة ف ي إطاره ا التدريج ي وتتمث ل ف ي‬
‫الطابع‪ ،‬العنوان (المرسل والمرسل إليه) مع الوساطة ثم اإلمضاء‪.‬‬
‫• بيانات أخرى تس اعد عل ى تشخي ص الوثيق ة وتميزه ا ع ن غيره ا م ن الوثائق‬
‫الص ادرة م ن نف س الجه ة‪ ،‬وه ي‪ :‬الطاب ع‪ ،‬المكان والتاري خ‪ ،‬رق م القي د أ و‬
‫الترتيب‪ ،‬الموضوع ثم المرجع إن استعمل والتوقيع‪.‬‬
‫• بيانات ظرفي ة (‪ )mentions circonstancielles‬يمك ن االس تغناء‬
‫عنه ا‪ :‬وتتمث ل ف ي المرج ع‪ ،‬المرفقات والنس خ المرس لة‪ ،‬وظرفي ة اس تثنائية‬
‫تتعل ق بمحتوى المراس لة (س ري‪ ،‬س ري للغاي ة‪ )...،‬أ و س ير الوثيق ة ال بريدي‬
‫(مس تعجل‪ ،‬مس تعجل م ع اإلشعار بالوص ول) وس نتابع دراس ة هذه ال بيانات‬
‫األساسية كما في الشكل التالي‪:‬‬
‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -1.5‬األجزاء الرئيسية ( ‪ )Primary component‬للرسالة‪ :‬تتضمن‪:‬‬
‫‪ -1.1.5‬الدمغ ة (‪ :)Heading( /)L’en-tête‬تكت ب ف ي الجزء العلوي م ن الرس الة‪،‬‬
‫وتتضمن‪ :‬االس م التجاري‪ ،‬الشكل القانوني‪ ،‬الشعار (‪ )Logo‬وطبيعة نشاط المؤسسة وعنوانها‪.‬‬
‫ويخص ص الجزء الس فلي م ن الرس الة لكتاب ة رق م الهات ف‪ ،‬الفاك س‪ ،‬وعنوان البري د االلكترون ي‬
‫(‪ .)E-mail‬وعادة م ا تكت ب هذه المعلومات بلغتي ن‪ ،‬وتكون مطبوع ة مس بقاً ف ي مكات ب طباع ة‬
‫متخصصة‪ ،‬وليس لكاتب الرسالة إضافة أو حذف أي شيء منها‪.‬‬
‫والدمغة تتفرع إلى فرعين هما‪:‬‬
‫‪ -‬شعار الدولة‪ :‬مثال ذلك‪" :‬الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية" وتكتب في سطر واحد‬
‫في أعلى الوثيقة‪.‬‬
‫‪ -‬الطابع والعنوان‪ :‬يقصد بهما مجموعة البيانات التي توضح اسم اإلدارة أو الهيئة التي تصدر‬
‫منها الوثيقة المعنية‪ ،‬توضح غالباً‪:‬‬
‫‪ -‬اسم الوزارة‪ ،‬الوالية أو المؤسسة (حسب الهيكل)‪.‬‬
‫‪ -‬اسم المديرية أو القسم أو الدائرة أو المصلحة‪.‬‬
‫‪ -‬اسم المكتب الذي صدرت منه المراسلة والمكلف بالقضية التي تعالجها هذه المراسلة‪.‬‬
‫مثال ذلك‪ :‬وزارة التربية‪ ،‬مديرية التكوين‪ ،‬المديرية الفرعية للتكوين المتخصص‪ ،‬مكتب ‪......‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -2.1.5‬رقم الترتيب ( ‪ :)Le numéro d’ordre‬يس مى رق م القي د أ و رق م اإلرس ال‪،‬‬
‫ويتكون من رقم التسجيل الذي يتبع برموز معينة تنتهي بالسنة‪ ،‬ويراعى فيه العناصر التالية‪:‬‬
‫‪ -‬الرقم التسلسلي في البريد الصادر‪.‬‬
‫‪ -‬رمز المصلحة‪.‬‬
‫‪ -‬السنة التي صدرت فيها المراسلة‪.‬‬
‫مثال على ذلك‪:‬‬
‫الرقم‪/20 :‬م‪.‬و‪.‬أ‪/‬م‪.‬د‪2015/‬‬
‫م‪.‬و‪.‬أ‪ :‬المدرسة الوطنية لإلدارة‪.‬‬
‫م‪.‬د‪ :‬مديرية الدراسات‪.‬‬
‫ويشار إليه في كتابة الرس ائل باللغة االنجليزية (‪ .)Ref‬وهو رمز ضمن مجموعة من الرموز‬
‫للملفات المتداولة في المؤسسة يتم اإلعداد لها والموافقة عليها قبل مباشرة العمل في المؤسسة‪.‬‬
‫يتم إعطاء كل رسالة صادرة من المؤسسة رقم معين لسهولة حفظها في الملف الخاص من أجل‬
‫سهولة الرجوع إليها مستقبالً‪ .‬وهذا الرقم قد يكون رقم الرسالة في سجل البريد الصادر‪ ،‬أو رقم‬
‫الملف الذي تعود له الرسالة في نظام حفظ الملفات المعمول به في المؤسسة‪ .‬في الرسائل العربية‬
‫يكتب الرقم في الجانب األيمن من الجزء العلوي من الرسالة تحت الدمغة مباشرة‪ ،‬وفي الجانب‬
‫األيسر في الرسائل في اللغتين الفرنسية أو االنجليزية‪.‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -3.1.5‬المكان والتاريخ (‪ :)Date‬تشير إلى توقيت إرسال الرسالة باليوم والشهر والسنة مسبوقا ً بمكان‬
‫مصدر المراسلة‪ ،‬ويكتب التاريخ تحت الرقم مباشرة أو مقابله وفقا ً لنوع التنسيق المتبع في كتابة الرسائل‪.‬‬
‫‪ -4.1.5‬بيان المرسل والمرسل إليه ( ‪ :)The Inside Address‬مجموع البيانات التي تسمح‬
‫بالتعريف بالمصلحة أو الشخص صاحب الرسالة والطرف الذي وجهت إليه الرسالة (ويكتب اسم ولقب وعنوان‬
‫المرس ل إلي ه‪ ،‬إذا كان شخص ا ً ط بيعيا ً ويضاف إلي ه الس لم اإلداري إذا كان المرس ل إلي ه شخص ا ً موظفا ً تابعا ً لس لطة‬
‫إدارية‪.‬‬
‫مثال ذلك‪:‬‬
‫مدير الجامعة‬
‫إ‬
‫إلى‬
‫السيد (ة)‪..........:‬‬
‫ع‪/‬ط السيد () عميد الكلية‬
‫مالحظة‪ :‬يتوسط بيان المرسل والمرسل إليه كلمة "إلى"‪.‬‬
‫غالبا ً ما ترسل المراسلة اإلدارية عن طريق السلم اإلداري بصفة تصاعدية أو تنازلية‪ ،‬وتختصر هذه العبارة بـ‪:‬‬
‫ع‪/‬ط‪ :‬عن طريق‬
‫ت‪/‬ا‪ :‬تحت اشراف‬
‫بحي ث أ ن ك ل مراس لة موجه ة م ن أشخاص خاضعي ن لس لطة س لمية إل ى إدارة علي ا‪ ،‬يج ب أ ن يحترم فيه ا الس لم‬
‫اإلداري‪ ،‬وكذا الشأن بالنسبة للمراسالت المتبادلة بين المصالح أو الموظفين‪.‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -5.1.5‬التحية االفتتاحية (‪ :)Salutation‬وتكتب تحت اسم وعنوان الجهة المرسل إليها الرسالة‪.‬‬
‫وتكت ب كالتال ي "تحي ة طيب ة وبع د" أ و أ ي أس لوب مناس ب‪ .‬وتكت ب التحي ة االفتتاحي ة وفقا ً لنوع‬
‫الرسالة وطبيعة العالقة من الطرف اآلخر‪.‬‬
‫‪ -6.1.5‬جسم الرسالة (‪ :)The Body‬يقسم إلى ثالث فقرات‪:‬‬
‫‪ -‬الجمل ة االفتتاحية (‪ :)Opening‬تمث ل المقدمة التي يج ب أن يبدأ بها موضوع الرسالة‪ .‬مثال‬
‫ذل ك‪" :‬باإلشارة إل ى مراس التنا رق م (‪ )xx‬بتاري خ ((‪ xxxx/xx/xx‬والت ي قدمن ا لك م م ن خالله ا‬
‫عرضا ً لمنتجاتنا‪ ....‬الرجاء العلم بـ‪"...‬‬
‫“‪In reference to our letter n0 (xx) date (xx/xx/xxxx), in which we ‬‬
‫‪.”…offered to your products of…please know‬‬
‫‪ -‬العرض‪ :‬يتضمن المعلومات والحقائق (‪ ،)Information and facts‬وهو الجزء األهم في‬
‫الرس الة‪ ،‬والذي يتضم ن م ا تري د توص يله لمس تلم الرس الة م ن معلومات وأفكار‪ ،‬ويفض ل أ ن ال‬
‫يتضمن هذا الجزء أكثر من موضوع واحد وال يزيد عن ثالث موضوعات في الحد األقصى‪.‬‬
‫‪ -‬الخاتم ة (‪ :)Closing‬وه ي الجمل ة األخيرة الت ي يغل ق فيه ا موضوع الرس الة‪ .‬وتعت بر النهاي ة‬
‫المنطقي ة لعم ل المحرر اإلداري ونتيج ة لم ا تضمن ه العرض‪ ،‬فبحس ب نوعي ة الرس الة توض ع‬
‫الخاتم ة‪ ،‬فق د تكون مثالً عل ى شك ل اتخاذ قرار‪ ،‬أ و تكون عل ى شك ل اقتراح معي ن‪ ،‬طل ب أ و‬
‫رجاء‪....‬الخ‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -7.1.5‬التحي ة الختامي ة (‪ :)The Complementary Close‬كم ا تبدأ الرس الة بتحي ة‬
‫افتتاحي ة‪ ،‬يج ب أ ن تنته ي بتحي ة ختامي ة تع بر ع ن التقدي ر للطرف األخ ر مهم ا كان‬
‫مضمون الرسالة سلبا ً أم إيجابا‪ .‬مثال "واقبلوا فائق االحترام والتقدير" أو "مع أمنياتنا‬
‫لكم بالتوفيق"‪.‬‬
‫‪ -5.1.5‬التوقي ع (‪ :)Signature‬م ن أج ل إعطاء الرس الة الص فة الرس مية‪ ،‬فيج ب أ ن يت م‬
‫الموفقة على مضمونها وتوقيعها من قبل شخص له سلطة تنفيذية لكي تكون الرسالة‬
‫ملزم ة للمؤس سة الت ي أرس لتها‪ ،‬م بينا ً اس مه بوضوح م ع ذك ر مركزه الوظيف ي‬
‫(‪ )Designation‬ف ي الهيك ل التنظيم ي للمؤس سة‪ .‬ويكون التوقي ع عادة بع د التحي ة‬
‫الختامية‪ ،‬يليه اسم المرسل ومركزه الوظيفي‪.‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -2.5‬األجزاء الثانوية (‪ :)Secondary Component‬تتضمن‪:‬‬
‫‪ -1.2.5‬تعليمات البريد (‪ :)Mail Instruction‬ويتم طباعة هذه العبارة في أعلى منتصف الصفحة تحت الدمغة‬
‫مباشرة‪ .‬وتعد هذه الفقرة (الجزء) مهمة للغاية ألنها توضح كيف سيتعامل موزع البريد مع الرسالة من حيث‪ :‬من‬
‫هو الشخص المخول باستالمها؟ ودرجة السرية‪ ،‬واالهتمام بسرعة التوصيل‪ .‬ومن العبارات المستخدمة لهذه الغاية‪:‬‬
‫"عاج ل" (‪" ،)Urgent‬س ري" (‪ ،)Confidential‬أ و "س ري للغاي ة" (‪ ،)Top Confidential‬أ و "شخص ي"‬
‫(‪... )Personal‬‬
‫‪ -2.2.5‬عنوان موضوع الرس الة (‪ :)THE Subject Heading‬وه ي جمل ة مختص رة تقدم فكرة أولي ة ع ن‬
‫مضمون الرسالة‪ ،‬وتكتب عادة بعد التحية االفتتاحية لتربط مع جسم الرسالة‪ .‬بعد ترك مسافة على يمين الرسالة أو‬
‫يس ارها حس ب اللغ ة المس تخدمة ف ي الكتاب ة أ و ف ي منتص ف الرس الة‪ .‬ويفي د عنوان الرس الة ف ي جذب انتباه القارئ‪،‬‬
‫وإعطاء فكرة أولية عن محتواها‪ ،‬يساعد في تحويل الرسالة الجهة المختصة‪.‬‬
‫‪ -3.2.5‬المرجع‪ :‬وهو يعين اإلشارة التي توضع عادة تحت الموضوع‪ ،‬والتي يقصد بها التذكير بوثائق سابقة يرجع‬
‫إليها عند الضرورة‪ ،‬من رسائل‪ ،‬أو مناشير أو مراسيم أو قرارات أو تقارير أو محاضرو‪.... ،‬الخ‬
‫وللمرجع أربعة عناصر أساسية‪ ،‬وهي‪:‬‬
‫نوعية النص‪( :‬رسالة‪ ،‬منشور‪ ،‬قرار ‪...‬الخ)‬
‫بيان الرقم (الرقم التسلسلي في الصادر)‬
‫بيان التاريخ (تاريخ استصداره بالضبط)‪.‬‬
‫موضوع النص‪.‬‬
 ‫ا لرسائلا إلدارية ‪3-‬‬
‫‪ -4.2.5‬المرفقات (‪ :)Enclosures‬وموقعه ا الجزء الس فلي م ن الرس الة بع د التوقيع‪ .‬ويت م‬
‫إضاف ة هذا الجزء إل ى مت ن الرس الة ف ي حال رغب ة المرس ل ف ي إرفاق مس تندات أ و أوراق‬
‫(وثائق) أخرى مع الرسالة‪ .‬وتكتب مثال‪:‬‬
‫المرفقات‪:‬‬
‫‪ )1‬شهادة عمل‪.‬‬
‫‪ )2‬صورة شمسية حسب طلبكم‪.‬‬
‫‪ )3‬نسخة من محضر اجتماع‪...‬‬
‫‪ -5.2.5‬نس خة إل ى ((‪ :)).Routing Carbon Copies cc‬تشي ر إل ى عدد م ن النس خ‬
‫اإلضافية من الرسالة‪ ،‬والتي سيتم توزيعها على األشخاص أو الجهات التي لها عالقة بالرسالة‬
‫غير الشخص المرسلة إليه‪ .‬وعادة ما يكون موقعها أسفل المرفقات‪.‬‬
‫وتكتب نسخة إلى‪ :‬مثال المدير المالي إلجراء الالزم‪.‬‬
‫‪ -6.2.5‬الحروف األول ى لكات ب وطاب ع الرس الة (‪ :)Initials‬ويت م إضاف ة هذا الجزء أحياناً‪،‬‬
‫ويكون في الجزء السفلي من الرسالة لغايات الرقابة وتحديد المسؤولية في حال حدوث أخطاء‪.‬‬
‫ويكتب الحرف األول من االسم‪ ،‬والحرف األول من اللقب لكاتب الرسالة وطابعها مع وجود‬
‫خط مائل بينهما‪ .‬مثال‪( :‬م ع‪/‬س م)‪.‬‬
‫‪L/O/G/O‬‬

‫شكرا النتباهكم‬