‫األرشفة االلكترونية واألنظمة المحوسبة‬

‫كلية االعمال‬
‫تخصص إدارة الموارد البشرية‬
‫أعداد ‪ :‬الطالبة إخالص البيطار‬
‫والطالبة آمنة ابو زور‬
‫بإشراف ‪ :‬الدكتور صخر النجداوي‬
‫‪‬الطرق المختلفة لالرشفة وحفظ الملفات‬
 ‫دورة األرشفة اإللكترونية‬
‫اإلتاحة‬
‫اإلنشاء‬
‫(االسترجاع)‬

‫التزويد‬
‫الحفظ‬
‫وتدفق المعلومات‬

‫اإلجراءات‬
‫التخزين‬
‫الفنية‬
 ‫مرحلة التحليل‬ ‫المرحلة التخطيطية‬
‫نوعيات‬
‫تحديد نوعيات‬
‫تحديد‬ ‫مرحلة‬
‫األولويات‬
‫تحديد األولويات‬
‫تحديد‬ ‫قوائم‬
‫إعداد قوائم‬
‫إعداد‬ ‫الوثائق‬
‫وأعداد الوثائق‬
‫وأعداد‬ ‫المسح والدراسة‬
‫الى‬
‫تحويلها الى‬
‫في تحويلها‬
‫في‬ ‫البيانات‬ ‫تتضمن‬
‫اشيف‬ ‫أر‬
‫أراشيف‬ ‫تتضمن البيانات‬ ‫الدائرة‬
‫داخل الدائرة‬
‫داخل‬
‫إلكترونية‬
‫إلكترونية‬
‫للملفات‬
‫األساسية للملفات‬
‫األساسية‬
‫تواجدها‬
‫وأماكن تواجدها‬
‫وأماكن‬
‫النشاط‬
‫ودرجة النشاط‬
‫ودرجة‬
‫األلوان‬
‫تحديد األلوان‬
‫تحديد‬
‫التجهيز‬
‫التجهيز‬ ‫إختيار‬
‫إختيار‬ ‫داخل‬ ‫الموجودة‬
‫الموجودة داخل‬
‫البرمجيات‬
‫البرمجيات‬ ‫الوثائق‬
‫الوثائق‬
‫اآللي‬
‫اآللي‬ ‫البيانات‬
‫وقواعد البيانات‬ ‫أشكال‬
‫تحديد أشكال‬
‫تحديد‬ ‫حصر‬
‫وقواعد‬
‫الالزمة‬ ‫أحجام‬
‫وو أحجام‬ ‫حصر‬
‫الالزمة‬
‫وضع‬
‫وضع‬ ‫الملفات وو‬
‫الملفات‬ ‫األراشيف‬
‫األراشيف‬
‫الحقول‬
‫الحقول‬ ‫الوثائق‬
‫الوثائق‬ ‫الورقية‬
‫الورقية‬
‫المناسبة‬
‫المناسبة‬

‫إختيار‬
‫إختيار‬
‫أدوات‬
‫أدوات‬ ‫الحفظ‬
‫خطة الحفظ‬
‫وضع خطة‬
‫وضع‬
‫مرحلة إختيار‬ ‫البحث‬
‫البحث‬ ‫وتشمل‬
‫واإلتالف وتشمل‬
‫واإلتالف‬
‫وبرنامج‬
‫اإلستبعاد وبرنامج‬
‫اإلستبعاد‬ ‫مرحلة بناء‬
‫البرمجيات‬ ‫الزمني‬
‫الحفظ الزمني‬
‫الحفظ‬
‫حصر‬
‫حصر‬ ‫الوثائق‬
‫ألصول الوثائق‬
‫ألصول‬ ‫الخطة‬
‫األراشيف‬
‫األراشيف‬
‫واألجهزة‬ ‫الورقية‬
‫الورقية‬
 ‫المرحلة التنفيذية‬
‫مرحلة‬
‫مرحلة‬ ‫حلة‬
‫مرحلة‬
‫مر‬ ‫رحلة‬
‫ممرحلة‬ ‫مرحلة‬
‫مرحلة‬ ‫الوثائق‬
‫تحضيرالوثائق‬
‫مرحلةتحضير‬
‫مرحلة‬
‫الملفات‬
‫إعادة الملفات‬
‫إعادة‬ ‫الفهرسة‬
‫الفهرسة‬ ‫الجودة‬
‫وتدقيق الجودة‬
‫اقبة وتدقيق‬
‫مراقبة‬
‫مر‬ ‫الضوئي‬
‫التصوير الضوئي‬
‫التصوير‬ ‫الملف)‬
‫(تعشيبالملف)‬
‫والملفات(تعشيب‬
‫والملفات‬

‫إعادة‬
‫يتمإعادة‬ ‫البيانات‬
‫إدخالالبيانات‬
‫إدخال‬ ‫أجهزة‬
‫يتم‬ ‫بالتوازيمعمع‬
‫تتمبالتوازي‬
‫مرحلةتتم‬
‫مرحلة‬ ‫بواسطةأجهزة‬
‫الوثائقبواسطة‬
‫تصويرالوثائق‬
‫يتمتصوير‬
‫يتم‬ ‫المكررة‬
‫اق المكررة‬
‫األوراق‬
‫إستبعاد األور‬
‫إستبعاد‬
‫الملفات‬
‫الملفات‬ ‫المتعلقة‬
‫الفهارسالمتعلقة‬
‫ووالفهارس‬ ‫المناسبة‬
‫الضوئييالمناسبة‬
‫المسحالضوئيي‬
‫الضوئي‬
‫التصويرالضوئي‬
‫عمليةالتصوير‬
‫عملية‬ ‫المسح‬ ‫أرشفتها‬
‫يتم أرشفتها‬
‫لن يتم‬
‫والتي لن‬
‫والتي‬
‫حالتها‬
‫إلىحالتها‬
‫إلى‬ ‫بالملفات‬
‫بالملفات‬ ‫وضوحها‬
‫لحجمالوثيقة و وضوحها‬
‫و‬ ‫الوثيقة‬ ‫لحجم‬
‫األصلية‬
‫األصلية‬ ‫يدويا‬
‫القديمة يدويا‬
‫الوثائق القديمة‬
‫بعض الوثائق‬
‫تصوير بعض‬
‫تصوير‬
‫تتم‬
‫العملية تتم‬
‫هذه العملية‬
‫هذه‬ ‫األجهزة‬
‫الملفات‬
‫علي الملفات‬‫التدقيق علي‬
‫التدقيق‬ ‫علىاألجهزة‬
‫كيزعلى‬
‫التركيز‬
‫التر‬ ‫ضوئيا‬
‫تصويرها ضوئيا‬
‫نستطيع تصويرها‬
‫حتى نستطيع‬
‫حتى‬
‫أتوماتيكيا‬
‫أتوماتيكيا‬ ‫ضوئيا‬ ‫للتخزين‬
‫المطلوبةللتخزين‬
‫المصورة ضوئيا‬
‫المصورة‬ ‫المطلوبة‬
‫استخدام‬
‫طريقيق استخدام‬‫عن طر‬
‫عن‬ ‫باألصل‬ ‫الوثائق‬
‫على الوثائق‬
‫من على‬
‫الدبابيس من‬
‫إزالة الدبابيس‬
‫إزالة‬
‫تدبيس‬
‫إعادة تدبيس‬
‫إعادة‬ ‫نتها باألصل‬
‫مقارنتها‬
‫وو مقار‬
‫‪Bar‬‬
‫‪Bar Codes‬‬
‫‪Codes‬‬ ‫وضوحها‬
‫اق‬
‫األوراق‬
‫األور‬ ‫من وضوحها‬ ‫للتأكد من‬
‫للتأكد‬ ‫اإللكتروني‬
‫الملفاإللكتروني‬
‫نوعالملف‬
‫علىنوع‬
‫كيزعلى‬
‫التركيز‬
‫التر‬
‫فكها‬
‫التي تمتم فكها‬
‫التي‬ ‫جودتها‬
‫وو جودتها‬ ‫والتغيير‬ ‫مجموعات‬
‫الى مجموعات‬ ‫األوراق الى‬
‫فصل األوراق‬
‫فصل‬
‫الملفات‬
‫بط الملفات‬‫يتم رربط‬
‫يتم‬ ‫اإلطالعوالتغيير‬
‫وصالحياتاإلطالع‬
‫وصالحيات‬
‫أي‬
‫ضياع أي‬
‫عدم ضياع‬
‫وو عدم‬ ‫البيانات‬
‫اللون‪ ،‬البيانات‬
‫الحجم‪ ،‬اللون‪،‬‬
‫حسب الحجم‪،‬‬
‫حسب‬
‫البيانات‬
‫مع البيانات‬
‫مباشرة مع‬
‫مباشرة‬ ‫قد‬
‫معلومة قد‬
‫معلومة‬
‫إدخالها‬
‫يتم إدخالها‬
‫التي يتم‬
‫التي‬ ‫الملفات‬ ‫الوثائق‬
‫على الوثائق‬
‫مميزة على‬
‫عالمات مميزة‬
‫وضع عالمات‬
‫وضع‬
‫الوثيقة‬
‫تحتويها الوثيقة‬
‫تحتويها‬ ‫ضغطالملفات‬
‫خاصيةضغط‬
‫إستخدامخاصية‬
‫إستخدام‬
‫البيانات‬
‫بقاعدة البيانات‬
‫بقاعدة‬ ‫تجميعها‬
‫عملية تجميعها‬
‫لتسهيل عملية‬
‫لتسهيل‬
 ‫الحفظ االلكتروني‬

‫‪‬األرشفة ‪ :‬ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة وذاكرة االدارة‬

‫معا حيث اصبح العنصر االساسي في االدارة وهو اللبنة‬
‫االولي التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القر‪2‬ار المناسب‬
‫في الوقت المناسب‬
‫‪‬األرشف االلكتر‪2‬ونية ‪ :‬يطلق عليها ايضا األرشفة االلية‬
‫نظم ادارة الوثائق ‪.‬‬
‫وهي امكانية تصوير وفهر‪2‬سة الوثائق وتحويل بياناتها‬
‫وفي ذات الوقت توفر‪ 2‬للمستخدم طرق كثيرة‬
‫الستر‪2‬جاعها واالطالع عليها وتداولها الكترونيا بسهولة‬
 ‫نظام األرشفة اإللكترونية‬
‫يتيح نظام االرشفة االلكترونية أرشفة الوثائق واالحتفاظ بها‬
‫على شكل ملفات الكترونية مما يسمح باستغالل االماكن‬
‫المخصصة لحفظ الوثائق الورقية واستخدامها ألمور حيوية‬
‫اخرى ولزيادة فاعلية أنظمة األرشفة اإللكترونية إمكانية‬
‫تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في اإلدارة وإمكانية‬
‫توسيعها في المستقبل دون أي عائق بحيث يمكن لكل‬
‫مستخدم استعر‪2‬اض الوثائق حسب الصالحيات الممنوحة له‬
‫من قبل مدير النظام‪.‬‬
‫األرشف""ة االلكتروني""ة أ""و كم""ا يس""ميها البع""ض‬
‫بالص"ادر و الوارد أ"و متابع"ة المعامالت أ"و متابع"ة‬
‫المهام أ"و تط"بيقات س"ير العم"ل م"ا ه"ي إل"ى مس"مى‬
‫لمفهوم و حي""د وه""و برام""ج إدارة الوثائ""ق أ""و م""ا‬
‫تسمى (‪ )DMS‬اختصار إلى‬
‫(‪)document management system‬‬
 ‫متطلبات التحول من األرشيف التقليدي إلى األرشيف‬
‫اإللكتروني‬

‫‪ ‬األجهزة واالآلت ‪ :Hardware‬مثل الماسحات الضوئية‪،‬‬

‫الحاسب اآللي‪ ،‬الطابعات والخوادم‪.‬‬
‫‪ ‬البرامج ‪ :Software‬مثل نظام بايت كويست ‪ByteQuest‬‬
‫ونظام إي دوكس ‪.eDoX‬‬
‫‪ ‬البرامج المساعدة‪ :‬مثل برنامج ‪ Wise Image‬يستخدم‬
‫لتنظيف الوثائق على النقط السوداء أو اإلنحناءات وبرنامج‬
‫‪ View Rx View‬يساعد على عرض ومشاهدة ‪ 300‬نوع من‬
‫الملفات‪.‬‬
 ‫مسار الوثائق‬
‫الوثائق القديمة‬ ‫االستقبال‬
‫التصوير‬ ‫والتدقيق‬
‫واالستالم‬

‫الشؤون الفنية‬

‫التدقيق‬ ‫التكشيف‬ ‫التصنيف‬ ‫الفهرسة‬

‫وحدة التخزين واالسترجاع‬

‫الوثائق الحديثة‬

‫إدخال البيانات‬ ‫الماسح الضوئي‬

 ‫عدد الوثائق كبير سواء ما هو موجود على ورق أو ميكروفلم‬ ‫‪‬‬

‫عدد الوثائق في المؤسسات والهيئات ينمو بمعدل ‪ %25‬سنوياً‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تكاليف أماكن الحفظ تنمو بمعدل ‪ %12‬سنوياً‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحتاج إلى مساحات كبيرة للحفظ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحتاج إلى وقت طويل السترجاع المعلومات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ليست بأمان من الضياع أو التلف أو السرقة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫نتيج‪Q‬ة لذل‪Q‬ك بدأ‪Q‬ت المؤس‪Q‬سات والهيئات بالتفكي‪Q‬ر بالتحول م‪Q‬ن نظام األرشف‪Q‬ة التقليدي‪Q‬ة إل‪Q‬ى أنظم‪Q‬ة‬
‫أرشف‪Q‬ة ذات طبيع‪Q‬ة تقني‪Q‬ة وذل‪Q‬ك إم‪Q‬ا بتطوي‪Q‬ر برام‪Q‬ج محلي‪Q‬ة أ‪Q‬و اقتناء برام‪Q‬ج أرشف‪Q‬ة إلكتروني‪Q‬ة‬
‫جاهزة‬
 ‫‪ ‬األرشيف اإللكتروني على الخط المباشر ‪On-Line Archiving‬‬
‫يتم حفظ جميع الوثائق بصفة مستمرة في الخوادم بحيث يمكن إستراجاعها من‬
‫خالل الطرفيات الحاسوبية المتصلة بالشبكة‪.‬‬

‫‪ ‬األرشفة على الخط غير المباشر على األقراص المدمجة‬

‫‪Off-Line Archiving on CD’s‬‬
‫هذا النوع يستخدم برامج أرشفة إلكترونية مثل نظ ــام‬
‫‪.Rx CD Manager‬‬
 ‫‪ ‬البحث ‪Search‬‬
‫‪ ‬اإلسترجاع ‪Retrieve‬‬
‫‪ ‬العرض أو المشاهدة ‪View‬‬
‫‪ ‬الطباعـة ‪Print‬‬
‫‪ ‬كتابة التقارير ‪Reports Writing‬‬
 ‫‪ ‬توفير الحيز المكاني‪.‬‬
‫‪ ‬ربط أجزاء المؤسسة مهما تباعدت‪.‬‬
‫‪ ‬سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق اإللكترونية‪.‬‬
‫‪ ‬مراقب ة الوثائ ق وتحوالته ا ومتابع ة تطوره ا داخ ل المؤس سة‬
‫(‪.)Workflow‬‬
‫‪ ‬تعدد نقاط الوص ول للوثائ ق المحفوظ ة إلكترونياً (بالرق م‪،‬‬
‫بالموضوع‪ ،‬إسم المرسل أو المرسل إليه‪ ،‬كلمات مفتاحية للوثيقة‪،‬‬
‫التاريخ ‪...‬الخ)‪.‬‬
‫‪ ‬السرعة في تقديم الخدمة للمستفيدين‪.‬‬
 ‫‪ ‬التأهيل التقني في عدد المجاالت‪.‬‬
‫‪ ‬أمن المعلومات وسرية الوثائق‪.‬‬
‫‪ ‬األعطال الناجمة عن اإليصاالت‪.‬‬
‫‪ ‬عمر الوثيقة اإللكترونية‪.‬‬
‫‪ ‬االس تغناء ع ن األرشي ف التقليدي (لي س هناك وثائ ق‬
‫حسية)‬
 ‫‪   ‬بعد اجتماعي في مجال استخدام الحاسب اآللي‪.‬‬
‫‪   ‬ضعف البنية التحتية لإليصاالت‪.‬‬
‫‪ ‬قلة في عدد الموظفين الذين يتعاملون مع التقنية الحديثة‪.‬‬
‫‪ ‬عدم إدراك العديد من مديري ورؤساء الدوائر الحكومية والهيئات‬
‫والمؤسسات األهلية والشركات أهمية ذلك‬
‫‪ ‬بنية إدارية تحتاج إلعادة هيكلة من أجل التأقلم مع المستجدات التقنية‪.‬‬
‫‪ ‬أرشيف ورقي هائل في الدوائر الحكومية والهيئات والمؤسسات األهلية‬
‫والشركات يحتاج إلى تحويل للشكل اإللكتروني‪.‬‬
 ‫بعض‬
‫نظم األرشفة اإللكترونية‬
‫العربية والمعربة‬
 ‫‪ eDoX‬نظام‬
‫‪ ‬يعتبر نظام إيدوكس نظام كامل إلدارة الوثائق وحفظها وأرشفتها‬
‫‪‬صمم هذا النظام للمنظمات الصغيرة والمتوسطة‪.‬‬
‫‪‬يستخدم نظام إيدوكس واجهة تعامل سهلة‬
‫‪‬يظهر المعلومات في شكل شجرة بحيث يسهل قراءتها للمستخدم‬
‫‪ ‬يعتبر هذا النظام قليل التكلفة ويحتاج المستخدم لتدريب بسيط إلستخدام النظام‪.‬‬
‫‪ ‬يستطيع المستخدم تحميل وتنصيب البرنامج بكل سهولة ومن ثم إدارته‪.‬‬
‫‪‬يستطيع النظام التعامل مع المستندات باللغتين اإلنجليزية والعربية‬
 ‫ونية على اإلنترنت‬Q‫بعض مواقع نظم األرشفة اإللكتر‬
http://www.osl.state.or.us/edocs/oregonarchive.html
http://www.merkur.com/solutions/e-docarchiving.asp
http://www.historyfactory.com/content/archival/archival.html
http://www.zylab.com/Downloads/whitepapers/copiers.shtml
http://www.iit-scada.com/Products.html
http://www.octacom.ca/?src=overture
http://www.edox.ws/about-us.asp
http://www.developer.ibm.com/solutions/isv/igssg.nsf/FastSolutions/86256B
7C0019CE5B86256C2B005EAD39
http://www.aljal.com/aljal_archive.htm
http://www.sakhr.com/sakhr_a/Products/NasherNet.htm?
Index=2&Main=Products&Sub=NasherNet
http://www.alnawafith.com/arabic02.htm
http://www.academyjo.com/archives.htm
‫برامج األرشفة اإللكترونية العربية والمعربة‬

‫اسم النظام‬ ‫اسم النظام‬

‫فايل نت ‪FILE NET‬‬ ‫بروجيكت وايز ‪PROJECT‬‬
‫‪WISE‬‬
‫أرب دوكس ‪ARAB DOCS‬‬ ‫إيفرسيت ‪EVERSUITE‬‬
‫رد دوت ‪REDDOT‬‬ ‫زاي ايمج ‪ZY IMAGE‬‬
‫ليزر فيش‪LASER FICHE‬‬ ‫سابيريون ‪SAPERION‬‬
‫ووتر مارك ‪WATAR MARC‬‬ ‫بايت كويست ‪BYT QUSTS‬‬
‫لوتس نوتس ‪LOTUS NOTES‬‬ ‫دوك وير ‪DOC WEAR‬‬
‫ايميج لنكس ‪IMAGE LINKS‬‬ ‫إلكمي ‪ALCHEME‬‬
‫شكراً لحسن استماعكم‬