Financijsko upravljanje i kontrola

OBUHVAT SISTEMA
FINANCIJSKOG UPRAVLJANJA I
KONTROLE

Travnik, 2021. godine

 Sistem internih kontrola

• sistem internih kontrola nije jednoznačno definiran

• usvojene kontrolne procedure s cljem izvrsnosti
• uvjet je za:
– uspostavljanje sistema financijskog upravljanja i kontrole
– kvalitetnog rada revizije
• poticaj uvođenju su nalazi eksterne i interne revizije
• za uspostavljanje sistema internih kontrola i uloge
interne revizije potrebno je poznavanje šireg
upravljačkog konteksta
 Osobine sistema interne kontrole

• konceptualni karakter
– rukovoditelj mora imati sposobnosti viđenja cjelokupne
slike ali i uočavanja bitnih elemenata i njihovog
međuodnosa
• uključuje više faza i aktivnosti
• preduvjet mu je odgovarajući interni nadzor
• interna revizija kroz svoje aktivnosti ispituje i
procjenjuje sistem internih kontrola
• interne kontrole obuhvaćaju više od korisnika
proračunskih sredstava
 Interna kontrola
• definira se postupcima pojedinog poslovnog procesa
• za uspostavljanje zadužen rukovoditelj
• kontrole provode svi uposleni: svatko u svom djelokrugu, u svom
području odgovornosti
• pruža prednost prethodnim kontrolnim postupcima: učinkovitija
od naknadnog – korektivnog nadzora
• onemogućava nastajanje rizika
• utječe na prevenciju
• otklanja nepravilnosti
• omogućava korektivne mjere
• samopoboljšanje sistema internih kontrola
 Sistem internih kontrola

• zaokružen koncept ili skup homogenih kontrolnih

procedura koje zajedno čine krovnu regulativu pojedine
organizacije ili poslovnog procesa
• faktori:
– organizaciona struktura
– politike, akti, procedure, planovi, odluke, pravilnici, uputstva,
zaključci, praksa...
– poslovna kultura i tradicija
– odani i posvećeni zaposlenici i rukovoditelji
– informacioni sistem
– opremljenost...
 Težnje sistema internih kontrola

• definirane procedure
• sveobuhvatan
• dio poslovne kulture
• ažuran, pouzdan, točan, pravovremen
• brzo odgovara na rastuće rizike
• informativan
• proaktivan u smislu poduzimanja korektivnih
mjera
 Zadaće sistema internih kontrola
• točnost
• pouzdanost
• zaštita (javnog) interesa
• pomaže stvaranju opće slike, objektivne
• jamstvo ostvarivanja ciljeva, efikasnosti, efektivnosti
• omogućava kvalitetno odlučivanje i upravljanje
• sigurnost internoj reviziji
• bolji odnos s dionicima/korisnicima usluga
• zakonitost poslovanja
• pomaže u upravljanju rizicima
• izgrađuje sigurnost poslovnog sistema
 Zašto sistem internih kontrola

• osigurava primjenu
– zakonitosti (nacionalne i međunarodne) i propisa
– direktiva i preporuka eu
– standarda, smjernica i kodeksa
– prave vrijednosti za uloženi novac
• instrument u rukama rukovoditelja
• jamstvo procesa interne revizije
• podrška poslovanju
• pomoć zaposlenima u svakodnevnom radu
 Uspostava sistema internih kontrola

• sistem nije dovoljno uvesti:

– treba ga provoditi
– nadzirati efikasnost i funkcioniranje
– periodično procjenjivati
• na kvalitetu upućuju:
– zaposleni, koordinator FUK-a, interna i eksterna
revizija
– proces razrađen kroz faze i aktivnosti
 Etape uspostavljanja sistema internih
kontrola
• popis poslovnih procesa
• procjena rizika
• definiranje sistema aktima i dokumentima
• snimanje postojećeg sistema internih kontrola
• procjena djelovanja sistema internih kontrola
• usklađivanje postojećih akata i izrada novih
• praćenje procesa
• izvještavanje o uspostavljanju sistema
 Uspostavljanje sistema internih kontrola
• procjena djelovanja sistema internih kontrola
kon
• COSO model: trol
no
okr
uže
nje
upravljanje
rizicima

kontrolne aktivnosti

informacije i komunikacije

praćenje i korektivne akcije

 Standardi interne kontrole u javnom
sektoru u Federaciji BiH
• Izvori standarda interne kontrole:
– Zakon o financijskom upravljaju i kontroli u javnom sektoru
u Federaciji Bosne i Hercegovine (Zakon o FUK)
– Smjernice za internu kontrolu u javnom sektoru
Međunarodne organizacije vrhovnih revizorskih institucija
(INTOSAI)
– Standardi interne kontrole Europske komisije
– Integrirani okvir internih kontrola: Committee of
Sponsoring Organizations of Tradewey Commission (COSO)
 Komponente standarda

• Kontrolno okruženje
• Upravljanje rizicima
• Kontrolne aktivnosti
• Informacije i komunikacije
• Praćenje i procjena
– Predstavljaju osnovu korisnicima javnih sredstava pri izradi
podzakonskog okvira radi ostvarivanja njihovih ciljeva i
stvaranja uvjeta za etički uređeno, ekonomično, efikasno i
efektivno poslovanje
 Oznaka standarda

• Kontrolno okruženje
– Integritet i etičke vrijednosti
– Profesionalna stručnost i kompetentnost
– Organizaciona struktura i delegiranje ovlaštenja i
odgovornosti
– Misija i ciljevi
– Planiranje
 Oznaka standarda

• Procjena rizika
– Upravljanje rizikom
• Kontrolne aktivnosti
– Politike i procedure
– Dokumentiranje i evidentiranje financijskih i
drugih transakcija
– Razdvajanje dužnosti
– Zaštita resursa/imovine
 Oznaka standarda

• Informacije i komunikacije
– Relevantne i potrebne informacije
– Interna i eksterna komunikacija
– Poslovna korespondencija, čuvanje i arhiviranje
dokumentacije
• Praćenje i procjena
– Stalno praćenje
– Samoprocjena sistema internih kontrola
– Interna revizija
 Kontrolno okruženje
• temelj sistema interne kontrole
• određuje disciplinu, strukturu i klimu
• utiče na ukupnu kvalitetu interne kontrole
• određuje strategiju i ciljeve, strukturu kontrolnih
aktivnosti
• stvara stav i svijest prema internoj kontroli koju
utvrđuju i provode rukovodioci i zaposleni
• predstavlja filozofiju, stil i podršku rukovodstva,
stručnost, etičke vrijednosti, integritet i moral
zaposlenih u korisniku javnih sredstava
 KONTROLNO OKRUŽENJE
Standard 1: Integritet i etičke vrijednosti
• manifestira se vlastitim ponašanjem i donošenjem odluka te
pozitivnim pristupom
• ZAHTJEV:
– uspostava, objava i poštivanje kodeksa ponašanja,
– nagrađivanjem predanosti etičkih vrijednosti, uspostavljanjem metoda
za izvještavanje o njihovoj povredi i provedbi disciplinskih mjera
– zaposleni postupaju s ličnim i profesionalnim integritetom prema etičkim
vrijednostima
– uspostaviti etičke vrijednosti i o njima obavijestiti zaposlene
– poticati predanost poštenju i pravičnosti, poštivanju zakona i politika,
poštivanju korisnika javnih sredstava, dati primjer vlastitim ponašanjem,
posvećenosti boljim rezultatima, poštivanjem ovlasti i prava zaposlenih
 KONTROLNO OKRUŽENJE
Standard 2: Profesionalna stručnost i kompetentnost
• manifestira se znanjima, vještinama i iskustvom za
efikasno i efektivno ispunjavanje aktivnosti i zadataka ,
razumijevanjem značaja sistema internih kontrola
• ZAHTJEV:
– pravičan i transparentan proces zapošljavanja i dodjele radnih
dužnosti radi osiguranja najboljih kandidata za datu poziciju
– uspostaviti odgovarajuće kadrovske politike i prakse za
definiranje neophodnog nivoa znanja i vještina za svako radno
mjesto
– uspostaviti program obuke koji zaposlenima omogućava
unapređivanje znanja i vještina
 KONTROLNO OKRUŽENJE
Standard 3: Organizaciona struktura i delegiranje ovlaštenja i odgovornosti

• manifestira se osiguranjem ostvarivanja osnovnih funkcija i postavljenih ciljeva

poslovanja
• delegiraju se ovlasti i odgovornosti s radi usklađivanja poslovnih aktivnosti sa
zacrtanim ciljevima
• ZAHTJEV:
– zadaci, ovlasti, odgovornosti, odnos organizacionih jedinica i struktura izvještavanja u
pisanoj formi i javno dostupni zaposlenima
– dati opis poslova s ključnim zadaćama, odgovornostima, kvalifikacijama i iskustvom po
radnim mjestima
– zaposleni upoznati s dužnostima, opisom radnih zadataka, ovlastima i odgovornosti,
– redovno ažurirati organizacione strukture, prema regulativi i ciljeva
– pismeno utvrditi delegirane ovlasti i odgovornosti uz značaj odluke i rizika,
– delegirati ovlasti osobama potrebnih znanja, iskustva i sposobnosti uz pismeno
upoznavanje s dodijeljenim ovlastima,
– delegiranje ne isključuje odgovornost rukovodioca
 KONTROLNO OKRUŽENJE
Standard 4: Misija i ciljevi
• manifestira se ažuriranom i sažetom izjavom o misiji proistekloj iz mandata
korisnika javnih sredstava
• misija determinira ciljeve koji predstavljaju željene rezultate, čije ostvarivanje
se prati i izvještava kroz pokazatelje učinka
• ZAHTJEV:
– Izjava o misiji i ciljevi su dokumentirani, objavljeni i dostupni zaposlenima
– ciljevi se izvode i razrađuju iz misije u procesu strateškog planiranja
– ciljevi su standard procjene uspješnosti poslovanja
– rukovodstvo utvrđuje operativne ciljeve kao osnovu za utvrđivanje
specifičnih i detaljnih ciljeva nižih organizacionih jedinica
– rukovodstvo i svi zaposleni su odgovorni za realizaciju ciljeva,
– uspostavlja se struktura izvještavanja radi upozoravanja o izloženosti
realizacije riziku
 KONTROLNO OKRUŽENJE
Standard 5: Planiranje
• manifestira se planom koji definira aktivnosti za ostvarivanje ciljeva,
u skladu s budžetom, čiji rizik neostvarenja ima minimalni učinak
• ZAHTJEV:
– pretpostavlja razumijevanje vlastite misije i vizije, utvrđivanje strateških
ciljeva i programa radi realizacije ciljeva, povezanosti strateških i operativno
planskih dokumenata s budžetom, financijskim ograničenjima, rizicima i
praćenje realizacije cilja,
– obuhvatiti ciljeve, aktivnosti, pokazatelje učinaka, odgovornosti
organizacionih jedinica i raspodjelu resursa,
– kontinuirano pratiti ispunjavanje planova i ciljeva, uspoređivati s
pokazateljima učinka, poduzimati korektivne aktivnosti,
– kontinuirani proces, te izmjena ciljeva, resursa ili drugog elementa
zahtijeva ažuriranje prvobitnog plana
 Procjena rizika
• upravljanje rizikom je proces utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja
rizika za ostvarenje ciljeva i poduzimanje potrebnih aktivnosti u
svrhu smanjenja rizika,
• upravljanje rizikom je kontinuirana aktivnost koja obuhvata:
– utvrđivanje rizika,
– procjenu vjerojatnoće i utjecaja rizika,
– poduzimanje mjera kao odgovor na rizike,
– dokumentiranje podataka o najznačajnijim rizicima
– praćenje i izvještavanje o rizicima.
• proces provodi rukovodilac u cijeloj organizaciji s ciljem
identifikacije događaja koji mogu negativno uticati kako bi se sveli
na granice prihvatljivog
 PROCJENA RIZIKA
Standard 6: Upravljanje rizikom
• Podrazumijeva sistematično i najmanje jednom godišnje formalno identificirati rizik,
procjenu rizika po ciljeve, pripremu plana za postupanje po riziku i osigurati stalno
praćenje najznačajnijih rizika
• ZAHTJEV:
– identificirati rizike koji mogu uticati na ostvarivanje ciljeva, procesa i aktivnosti,
– voditi registar rizika s procesom upravljanja i godišnje ga ažurirati,
– identifikacija rizika značajnih ciljeva i aktivnosti u pogledu internih i eksternih faktora rizika,
uključujući rizik od prevare i korupcije,
– procijeniti utjecaj i vjerojatnost rizika,
– uspostaviti kontrolne aktivnosti srazmjerne rizicima koje uvjeravaju da će ciljevi biti
ispunjeni,
– uspostaviti proces stalnog praćenja provjerom funkcionalnosti kontrolne aktivnosti te
sprečavaju li i ublažavaju rizik,
– razmatrati postojanje identificiranih rizika, pojavu novih, promjenu vjerojatnoće i utjecaja
rizika s ciljem efektivnosti interne kontrole,
– integrirati proces upravljanja rizikom u planske aktivnosti
 Kontrolne aktivnosti

• politike, procedure i aktivnosti usvojene od strane

rukovodioca utvrđene kao odgovor na rizike sa svrhom
postizanja ciljeva
• da bi bile efikasne moraju biti: odgovarajuće, funkcionalno
povezane s planskim dokumentima, ekonomične,
sveobuhvatne, objektivne i direktno povezane s ciljevima
interne kontrole
• rukovodilac se smatra odgovornim za razvoj adekvatne
interne kontrole, kojom osigurava razumno uvjeravanje da
se svrha, misija i ciljevi a mogu ostvariti, a rizici pravilno
kontrolirati
 KONTROLNE AKTIVNOSTI
Standard 7: Politike i procedure
• temelje se na pisanim politikama i procedurama u skladu sa
zakonskim rješenjima i regulativom, te se po potrebi dalje
razrađuju
• ZAHTJEV:
– internim aktima (instrukcijama, smjernicama, uputstvima,
pravilnicima, odlukama i sl.) detaljno urediti postupke i definirati
nadležnosti i odgovornosti,
– politike i procedure dokumentirati radi osigurаnja dа su zаposleni
upoznati s odgovornostima i obvezama i da bili upućeni kako
izvršаvаti svoje zаdаtke,
– instrukcije, procedure i uputstvа su jаsni i dostupni zaposlenima,
– pisane procedure se redovno ažuriraju
 KONTROLNE AKTIVNOSTI
Standard 8: Dokumentiranje i evidentiranje financijskih i drugih
transakcija

• financijske i druge transakcije i aktivnosti, elektronske i one u

drugim formatima, i drugi značajni događaji se pravilno i
blagovremeno evidentiraju s ciljem osiguranja potpunosti,
točnost i pouzdanosti financijskih i drugih podataka
• ZAHTJEV:
– dokumentacija omogućava praćenje financijske ili nefinancijske
transakcije ili događaja: početak, tok i završetak, rekonstrukciju i njeno
odobravanje: revizorski trag,
– postupci obrade i evidencije dokumentacije uređeni su pisanim
procedurama,
– pisane procedure definiraju predmet kontrole, tko i u kojim fazama
provodi kontrolu, koja se dokumentacija koristi za kontrole i koji se podaci
unose u evidencije.
 KONTROLNE AKTIVNOSTI
Standard 9: Razdvajanje dužnosti
• cilj smanjenja rizika od greške, gubitka, nepravilnosti i neotkrivanja
istih spriječiti da jedan zaposleni kontrolira sve ključne faze transakcije
ili događaja, dužnosti i obveze su razdvojene i dodijeljene većem broju
izvršilaca radi osiguranja provjere i kontrole
• ZAHTJEV:
– obrada, odobravanje, evidentiranje i pregled dokumenata su razdvojeni i
dodijeljene različitim pozicijama,
– dužnosti programiranja, održavanja baze podataka, unošenja ulaznih podataka
i potvrđivanja izlaznih su razdvojene i dodijeljene različitim pozicijama,
– razdvajanje dužnosti umanjuje rizik grešaka i nepravilnosti, te omogućava
kontrolu rada svakog zaposlenog u svim fazama poslovanja,
– rukovodioci manjih korisnika javnih sredstava bez dovoljno osoblja su svjesni
rizika i poduzimaju dodatne kontrolne mjere.
 KONTROLNE AKTIVNOSTI
Standard 10: Zaštita resursa
• pravo pristupa resursima i evidencijama imaju isključivo
ovlaštena lica koja su odgovorna za zaštitu i korištenje istih
• ZAHTJEV:
– rukovodstvo osigurava zaštitu od gubitaka uzrokovanih lošim upravljanjem,
neopravdanim trošenjem i korištenjem, uključujući sprečavanje nepravilnosti i
prevara,
– pravo pristupa materijalnim, financijskim i drugim resursima imaju ovlaštena lica,
a ovlaštenja za pristup, zaštitu i pravilno korištenje resursa moraju biti u pismenoj
formi,
– vršiti periodična sravnavanja stvarnog stanja u odnosu na postojeću evidenciju
od strane lica imenovanih za te aktivnosti,
– provođenjem aplikativnih kontrola osigurava se sprečavanje, otkrivanje i
ispravljanje grešaka i nepravilnosti protoka informacija u okviru informacioni
sistema.
 Informacije i komunikacije
• važnost informacija i komunikacijskih direktno je vidljiva u procesu
donošenja odluka.
• kvalitetna informacija je pravovremena, adekvatna, točna i dostupna:
uvjetuje kvalitetu odluke
• tok informacija treba se odvijati u svim pravcima da bi svi zaposleni bili
informirani, u svrhu prenošenja i koordiniranja odluka i aktivnosti različitih
organizacionih jedinica
• komunikacija predstavlja razmjenu korisnih informacija između zaposlenih
u svrhu pružanja podrške odlukama i koordiniranja aktivnosti
• sistem komunikacija sastoji se od metoda i evidencija uspostavljenih u
svrhu utvrđivanja, prikupljanja i razmjene korisnih informacija
• Komunikacija utiče na sve aspekte poslovanja i pruža podršku sistemu
interne kontrole
 INFORMACIJE I KOMUNIKACIJE
Standard 11: Relevantne i potrebne informacije
• blagovremeno i u odgovarajućem formatu svim zaposlenim
osigurati svrsishodne, aktualne, točne i pouzdane
informacije neophodne za efikasno ispunjavanje ciljeva i
donošenje odluka.
• ZAHTJEV:
– uspostava upravljačko-informacionog i računovodstvenog sistema
kojima se osiguraju potpuni, pouzdani i točni podaci
– informacioni sistemi omogućavaju pripremu s potpunim, pouzdanim
i točnim operativnim, financijskim i nefinancijskim informacijama,
– rukovodioci donose odluke i vrše kontrolu poslovanja na osnovu
odgovarajućih, blagovremenih, tekućih i točnih informacija iz
internih i eksternih izvora.
 INFORMACIJE I KOMUNIKACIJE
Standard 12: Interna i eksterna komunikacija
• interna osigurava efektivne mehanizme prijenosa važnih informacija u okviru cijele
organizacije;
• eksterna osigurava efektivnu komunikacija s okruženjem, dosljedno i transparentno radi
zadovoljavanja zahtjeva zainteresiranih strana.
• ZAHTJEV:
– uspostava mehanizma interne i eksterne komunikacije,
– pruža blagovremene informacije praćenja i ocjene poslovanja, pokazatelja učinka,
financijske, o nepravilnostima i nezakonitostima, projektnim aktivnostima, značajnim
nalazima revizije i pokazateljima o ljudskim resursima,
– rukovodstvo zaposlenim osigurava informacije potrebne za redovno, efikasno i efektivno
obavljanje njihovih strateških, programskih i operativnih aktivnosti,
– zaposleni rukovodstvu dostavljaju informacije o slabostima interne kontrole,
– osigurava transparentnu, efektivnu i dosljednu komunikaciju, prama vladinoj politici,
postizanje zajedničkih ciljeva s drugim organizacijama,
– usklađenost s relevantnim zakonskim propisima, mjerama sigurnosti i pravilima o zaštiti
ličnih i službenih podataka.
 INFORMACIJE I KOMUNIKACIJE
Standard 13: Poslovna korespondencija, čuvanje i arhiviranje
dokumentacije

• regulira upravljanje dokumentacijom i poslovnom

korespondencijom radi upravljanja i sigurnog čuvanja,
efikasnog i u skladu sa zakonom, povjerljivo i sigurno
• ZAHTJEV:
– organizacija prijema, slanja, evidencije i arhiviranja poslovne
korespondencije,
– dostupnost rukovodstvu, zaposlenim i ostalim zainteresiranim,
– osigurava se sigurno i efikasno upravljanje i čuvanje dokumentacije, uz
odgovarajući nivo povjerljivosti,
– zapisi i dokumenti poslovanja, tehnička i poslovna dokumentacija
čuvaju se u skladu sa zakonskom regulativom i internim aktima.
 Praćenje i procjena

• pregled aktivnosti i transakcija radi procjene kvaliteta

poslovanja i utvrđivanja djelotvornosti sistema internih
kontrola
• procjena je pretpostavka utvrđivanja i ispravka nedostataka
• usmjeriti na praćenje i procjenu internih kontrola,
usklađenost sa zakonskim propisima i ciljevima
• zaposleni su u određenoj mjeri odgovorni za praćenje i
procjenu
• nivo odgovornosti ovisi od dodijeljenih ovlasti i
odgovornosti zaposlenih
 PRAĆENJE I PROCJENA
Standard 14: Stalno praćenje
• osigurava upravljačke i nadzorne aktivnosti koje se obavljaju u toku
redovnog poslovanja u svrhu stalnog praćenja internih kontrola
• ZAHTJEV:
– obuhvaćeni svi elementi kontrole radi aktivnosti protiv neregularnih,
neetičnih i neekonomičnih radnji, odnosno neefektivnih i neefikasnih
sistema internih kontrola,
– Zaposleni izvještavaju odgovorne osobe o uočenim slabostima,
nepravilnostima i rizicima u sistemu internih kontrola,
– rukovodstvo osigurava primjenu odgovarajućih mjera kao odgovor na
uočeni rizik,
– Rukovodilac redovno pregleda nalaze i provođenje preporuka interne
i eksterne revizije.
 PRAĆENJE I PROCJENA
Standard 15: Stalno praćenje
• rukovodioci odgovorni za provođenje godišnje samoprocjene
sistema internih kontrola, putem formalnih i dokumentiranih
procesa
• ZAHTJEV:
– samoprocjena se odnosi na glavne procese sistema internih kontrola,
– samoprocjena sistema internih kontrola osigurava uočavanje
nedostataka sistema internih kontrola koji se blagovremeno
saopćavaju rukovodstvu,
– na osnovu saznanja iz samoprocjene, rukovodstvo nalaže i poduzima
potrebne korektivne aktivnosti u svrhu unaprjeđenja sistema internih
kontrola,
– samoprocjena sistema internih kontrola provodi se jednom godišnje.
 PRAĆENJE I PROCJENA
Standard 16: Interna revizija
• osigurati provođenje interne revizije kao nezavisnog, objektivnog
uvjeravanja i konzultantske aktivnosti s ciljem dodane vrijednost i
unaprjeđenja poslovanja
• ZAHTJEV:
– rukovodstvo donosi dokument kojim definira uloge i odgovornosti
internog revizora i korisnika javnih sredstava u skladu sa zakonskim
propisima,
– osigurava se nezavisnost rada interne revizije od aktivnosti koje revidira,
– interna revizija izvještajima daje preporuke poboljšanja sistema internih
kontrola,
– rukovodstvo temeljem preporuka definira akcione planove za
otklanjanje nedostataka i vrši praćenje implementacije planova
 Ekonomski benefiti
• unapređenje financijskog upravljanja, dosljednost, osiguranje
trenutnih korektivnih akcija, povećanje kvalitete i realizacije,
povećavanje povjerenja korisnika usluga, odgovarajuće upravljanje
kvalitetom, rizicima i rashodima, sposobnost pravovremene
reakcije, interakcije između odjela ili timova, skladno djelovanje
• zadovoljstvo zaposlenika, definirane uloge i odgovornosti,
uspostavljanje sustava obuke, unutarnje komunikacije, rast
motivacije, timsko rješavanje problema
• jasni zahtjevi procesa i nadzora, olakšano donošenje odluka i
prikupljanje informacija na temelju činjenica
• obostrano korisni odnosi s dobavljačima
• učinkovita i strukturirana dokumentacija, lakše snalaženje,
korištenje