‫تحرير الكتب الرسمية وكتابة ال َم ْح َ‬

‫ضر‬
‫إعداد‬
‫أ‪.‬د‪ .‬ميثم مهدي صالح‬
 ‫الكتاب الرسمي‬
‫يع ّرف بأنه رسالة تخاطب رسمية بين مؤسستين أو أكثر أو بين مؤسسة •‬
‫وأفراد‬
‫‪ :‬ماذا يحتوي الكتاب •‬
‫يحتوي الكتاب الرسمي على •‬
‫اسم وشعار الدولة أوالوزارة واسم الدائرة التابعة وشعارها وباللغتين‬
‫العربية والإنكليزية وأيضا بالكردية وتستعمله الوزارات والدوائر العامة‬
‫والمديريات التابعة‬
‫يجب ان يحمل كل كتاب رقم تسلسل الكتاب الصادر وتاريخ صدوره باليوم •‬
‫‪ / ..‬والشهر ‪ /‬والسنة وعليه ختم الجهة التي أصدرته ختم الصادرة‬
‫•‬
‫يجب ان يكتب بأعلى الكتاب اسم الجهة المرسل إليها وتذكر باالسم مسبوقة بحرف الجر " إلى "وخط مائل هكذا •‬
‫( الى ‪ ) /‬مثال ‪:‬‬
‫إ لى ‪ /‬وزارة الصحة ‪ -‬دائرة األمور اإلدارية والمالية والقانونية ‪ /‬شعبة الدراسات والألقاب العلمية‪.‬‬
‫ويّبي ن اسم الموضوع الذي يحتويه الكتاب ومعبر عنه أي الموضوع اختصارا ب حرف(م ‪) /‬‬ ‫‪ -‬يجب أن يكتب ُ‬
‫مثال ‪:‬‬
‫م ‪ /‬استفسار‬
‫‪ -‬يجب ان يحمل تحية قبل الشروع بكتابة النص و‬
‫مثال تحية طيبة ‪.‬او نهديكم أطيب التحايا وغيرها‬
‫‪ -‬كتابة النص ويسمى بالعامية ( الكليشة ) والموظف األقدم هو الذي يمتلك خبرة يستطيع تأليف نص ( كليشة )‬
‫ويراعى هنا الكلمات و عبارات بالعربية الفصحى دون أخطاء وتراعى به قواعد اللغة العربية ( رفع نصب جر )‬
‫وترك مسافة مقدارها ( ‪ 2‬سم ) كفراغ لبداية السطر الأول وكتابة النص ‪ .‬ويختمه بعبارة ( هذا ولكم التقدير مع‬
‫االحترام ‪) .‬‬
‫وخير الكالم ما قل ودل واختصر‪.‬‬
‫‪ -‬احيانا تحتاج الكتب ارسال قوائم او كتب سابقة ترفق تسمى المرفقات يجب ان يشار الى المرفقات إن كان‬
‫الكتاب يحتوي على قائمة مرفقة ( قائمة أسماء مثال أو نسخة من قانون أو كتاب سابق لم تتم الإجابة عليه ) تتم‬
‫الإشارة للمرفقات‬
‫وتكتب كذلك •‬
‫المرفقات ‪-:‬‬
‫• قائمة بالأسماء ‪.‬‬
‫• نسخة من كتابكم المرقم ( كذا ) بتاريخ ( كذا ) ‪.‬‬
‫مالحظة ‪ /‬وان لم توجد مرفقات مع الكتاب ال تكتب المرفقات وتلغى ال تكتب وأما ان وجدت فيجب أن تكتب أعلى من توقيع المدير ‪.‬‬
‫‪ -‬يجب أن يحمل اسم وتوقيع وتاريخ توقيع الوزير أو المدير العام أو أحد معاونيه اإلداري بالوكالة عنه ويكون أسفل النص والمرفقات ( إن‬
‫وجدت ) بالجهة ( السفلى اليسرى ) من الكتاب ويكتب االسم الثالثي للمدير مع صفته الرسمية ‪...‬‬
‫‪ -‬يجب تذييل الكتاب بالنسخ وتكتب ( نسخة منه إلى ‪ -:‬وأسفلها خط ) وهي الجهات التي تذهب إليها نسخ من الكتاب بما فيها الجهة المعنية‬
‫المزمع مخاطبتها ‪ ..‬مثال ‪:‬‬
‫نسخة منه إلى ‪... /‬‬
‫* مكتب المدير العام ‪ .‬التفضل باالطالع مع الشكر‪.‬‬
‫*قسم التفتيش ‪ .‬التفضل باالطالع مع الشكر‪.‬‬
‫* قسم األمور اإلدارية والمالية والقانونية ‪ /‬شعبة الموارد البشرية مطالعتكم المؤرخة في ( كذا ) بتاريخ (كذا)‬
‫* الحسابات‪.‬‬
‫* التدقيق‪.‬‬
‫* الإضبارة الشخصية مع األوليات ‪.‬‬
‫الإضبارة العامة‪.‬‬
‫‪ -‬يذيل أسفل الكتاب الرسمي بمعلومات ثابته عن ( عنوان الوزارة أو الدائرة ورقم هواتفها وعنوان بريدها الكتروني ‪.. ).‬‬
‫واسم الطابعي وتاريخ الطباعة‬
‫مرا‪h‬عاة عبارا‪h‬تخ‪h‬اصة إذا ك‪h‬انا‪hh‬لكتابمرسلا منجه‪h‬ة أ‪h‬علىإل ‪h‬ىا‪hh‬ألدنىأو ومنجه‪h‬ة أدنىإل ‪h‬ىأ‪h‬علىأو من‪• -‬‬
‫دا‪h‬ئرتينمتساويتينب‪hhh‬ا‪hh‬لتوصيفا‪hh‬لوظيفي‪...‬‬
‫مثالك‪h‬لمات‬
‫ب‪hhh‬صيغ‪h‬ة ا‪hh‬لطلبمع‪ h‬ا‪hh‬لرجاء‬
‫‪ ‬أو ا‪hh‬لرجاء ل‪hh‬لجه‪h‬اتا‪hh‬لأعلىيرجى‬
‫ب‪hhh‬صيغ‪h‬ة ا‪hh‬المر‬
‫‪ ‬منأ‪h‬علىإل‪hh‬ىأدنى تزويدنا‪ ‬أو‪ ‬تنسب‬
‫ب‪hhh‬ا‪hh‬لتساوي‬
‫ب‪hhh‬صيغ‪h‬ة طلبع‪h‬اديمثالت‪hhh‬زويدنا او ا‪h‬شارة ا‪hh‬لىك‪h‬ذا‬
‫ا‪hh‬لع‪h‬اديا‪hh‬لغير ملونوبعضا‪hh‬لدوا‪h‬ئر ) ‪ - ( A4‬ن‪hh‬وع ورقا‪hh‬لكتابب‪hhh‬عضا‪hh‬لدوا‪h‬ئر ت‪hhh‬ستخدم‪ h‬ورقة‬
‫ت‪hhh‬ستخدم‪ h‬ورقملونزيتيمائيمطبوع عليه‪ h‬ش‪hh‬ع‪h‬ار ا‪hh‬لوزارة او ا‪hh‬لدا‪h‬ئرة وطباعة ا‪h‬سم‪ h‬ا‪hh‬لدا‪h‬ئرة ب‪hhh‬طريقة‬
‫ا‪hh‬لحفر ويحملرقم‪ ( h‬ك‪h‬ود ) ت‪hhh‬سلسليل‪hh‬كيال‪ h‬ي‪hh‬تم‪ h‬ا‪hh‬لتزوير او ا‪hh‬لتالعب‪ ...‬وا‪h‬ستخدا‪h‬م‪ h‬ا‪hh‬لختم‪ h‬ا‪hh‬لحراري‬
 ‫أنواع الكتب‬
‫•‬ ‫‪ :‬المخاط‪h‬بات‬
‫•‬ ‫من األعلى إلى األدنى‬
‫•‬ ‫من األدنى إلى األعلى‬
‫•‬ ‫من جه إلى إخرى مساو‪h‬ية‬
‫•‬ ‫األوامر اإلدارية وتشمل‬
‫•‬ ‫التكليف‬
‫•‬ ‫التشكرات‪h‬‬
‫•‬ ‫العقو‪h‬بات‬
‫•‬ ‫غيرها‬
 ‫شروط المخاطبات‬
‫•‬ ‫لكل جهة طريقة في المخاطبة‬
‫•‬ ‫أن يتضمن الخطاب ما هو مطلوب‬
‫•‬ ‫اللغة السليمة‬
‫•‬ ‫اإليجاز والدقة والوضوح‬
‫•‬ ‫أن تذكر كل المتعلقات بالخطاب‬
‫•‬ ‫تتم اإلشارة إلى الكتاب السابق إن كان ردا على كتاب موجه‬
‫للمؤسسة‬
‫إبقاء العنوان نفسه •‬
 ‫شروط األوامر اإلدارية‬
‫•‬ ‫اإلسناد‬
‫•‬ ‫اللغة السليمة‬
‫•‬ ‫السياقات واالعتبارات‬
‫•‬ ‫الفورمة‬
‫•‬ ‫التذييالت‬
‫•‬ ‫المرفقات‬
‫•‬ ‫التفريقات وتعدد النسخ‬
 ‫المحاضر‬
‫هي إجراء تدوين ألعمال قامت بها لجنة أو فرد بحسب أوامر •‬
‫‪ :‬صدرت لهم يتضمن‬
‫اإلشارة إلى أمر التكليف •‬
‫اإلجر‪h‬اءات •‬
‫االستنتاجات •‬
‫التوصيات •‬
‫وله أنواع (محاضر تدقيق ‪ ،‬تحقيق ‪ ،‬جر‪h‬د ‪ ،‬كشف ‪ ،‬وصف •‬
‫عام)‬
 ‫شروطه‬
‫•‬ ‫ال يشترط في المحضر وجود كليشة أو فور‪h‬ما محددة‬
‫•‬ ‫كتابة التفصيالت بلغة سليمة‬
‫•‬ ‫التبويب‬
‫•‬ ‫مراعاة السياقات اإلدار‪h‬ية‬
‫شكرا لحسن اإلصغاء •‬