‫المراسالت التجارية بين النظرية والتطبيق‬

‫)‪Business Letters (Theory and Practice‬‬

‫د‪ /.‬سعيد النمروطي‬

‫كلية التجارة‬
‫مدير مركز المؤتمرات‬
‫الجامعة االسالمية ‪-‬غزة‬
 Importance of ‫ أهمية المراسالت‬.1
Letters
Legal Evidence ‫ دليل قانوني‬
Good Communication ‫ عالقات جيدة‬
Trade ‫ تبادل تجاري‬
Saving ‫ توفير الوقت والجهد و المال‬
Time, Money and efforts
‫‪ .1‬وظائف المراسالت التجارية‬
‫‪ ‬الدعاية واإلعالن ‪Advertising and‬‬
‫‪Promotion‬‬
‫‪ ‬العرض والتفكير والمساومة قبل‬
‫القرار‪Bargaining‬‬
‫‪ ‬إرسال المرفقات ‪Attachments‬‬
‫‪ ‬سجل توثيقي ‪Permanent Record‬‬
‫‪ .1‬فعالية المراسالت ‪Effective Letters‬‬

‫‪ .1 ‬تحديد الهدف ‪Setting goals‬‬

‫‪ .2 ‬المثيرات المناسبة لإلستجابة‬
‫‪Motivations‬‬
‫‪ .3 ‬تحديد موضوع الرسالة ‪Determine‬‬
‫‪the Subject‬‬
‫‪ .4 ‬تحديد طبيعة القاريء ‪Define the‬‬
‫‪Reader‬‬
‫‪ .5 ‬أسلوب إيجابي ‪Positive Manner‬‬
‫‪ .2‬أنواع المراسالت ‪Types of Letter‬‬

‫‪ ‬الرسائل الشخصية أو اإلجتماعية‬

‫‪Personal Letter‬‬
‫‪ ‬الرسائل التجارية ‪Business‬‬
‫‪Letters‬‬
‫‪ ‬الرسائل الحكومية ‪Official letters‬‬
‫‪ .2‬الرسائل التجارية ‪Business letters‬‬

‫‪ ‬األجزاء الرئيسية ‪:The Main Parts‬‬

‫الترويسة‪ ,‬الرقم‪ ,‬التاريخ‪ ,‬اسم‬
‫وعنوان المرسل اليه‪ ,‬التحية‬
‫االفتتاحية‪ ,‬الموضوع‪ ,‬التحية‬
‫الختامية التوقيع‬
Business letters ‫ الرسائل التجارية‬.2

:The Heading ‫ الترويسة‬.1

Name of the Firm ‫ اإلسم التجاري‬
Address ‫ العنوان‬
Trade Mark ‫ الشعار‬
Registration Number ‫ رقم السجل التجاري‬
‫‪ .2‬الرسائل التجارية ‪Business letters‬‬

‫‪ .2‬الرقم أو اإلشارة أو المرجع‬

‫‪Reference‬‬
‫‪ ‬رقم الرسالة ‪message No.‬‬
‫‪ ‬رقم الملف ‪File No.‬‬
Business letters ‫ الرسائل التجارية‬.2

:Date ‫ التاريخ‬.3
‫ اسم وعنوان المرسل اليه‬.4
:Name and Address
Opening :‫ التحية اإلفتتاحية‬.5
Sentence/ Salutation
Business letters ‫ الرسائل التجارية‬.2

:Body of the Letter ‫ الموضوع‬.6

Introduction ‫ المقدمة‬
Purpose ‫ الغرض‬
Conclusion ‫ الخالصة‬
A closing End ‫ جملة ختامية‬
Business letters ‫ الرسائل التجارية‬.2

:The Complimentary Close ‫ التحية الختامية‬.7

: Signature ‫ التوقيع‬.8
Business letters ‫ الرسائل التجارية‬.2
:The Secondary Parts ‫األجزاء الثانوية‬
The Reference ‫إشارة المرسل اليه‬ 

The Attention Line ‫سطر المالحظة‬ 

‫ عنوان موضوع الرسالة‬

Heading of the Subject
Attachments ‫المرفقات‬
‫‪ .2‬الرسائل التجارية ‪Business letters‬‬

‫األجزاء الثانوية ‪:Secondary Parts‬‬

‫‪ ‬النسخ اإلضافية ‪Copies‬‬
‫‪ ‬الحروف األولى لكاتب وطابع الرسالة‬
‫‪ ‬مالحظات ‪Notes‬‬
Official letters ‫ الرسائل الحكومية‬.2

Types of letters ‫أنواع المراسالت الحكومية‬

Normal letters ‫ الكتب العادية‬
Notifications ‫ البالغات‬
Announcements ‫ التعميمات‬
Official letters ‫ الرسائل الحكومية‬.2
Parts of Official Letters ‫أجزاء الرسالة الحكومية‬
Heading ‫ الترويسة‬
Reference ‫ الرقم أو اإلشارة‬
Date ‫ التاريخ‬
Inside Address )‫ العنوان الداخلي (المرسل اليه‬
Opening Sentence ‫ التحية اإلفتتاحية‬
Complimentary close ‫ التحية الختامية‬
Signature ‫ التوقيع‬
Who Types the Message ‫ الرموز‬
‫‪ .2‬الرسائل الحكومية ‪Official letters‬‬
‫أجزاء الرسالة الحكومية‬
‫التحية الختامية ‪Complimentary Close‬‬ ‫‪‬‬

‫التوقيع ‪Signature‬‬ ‫‪‬‬

‫الرموز‬ ‫‪‬‬
‫‪ .2‬الرسائل الحكومية ‪Official letters‬‬

‫األجزاء الفرعية للرسالة‬

‫‪ ‬إشارة المرسل اليه ‪The Reference‬‬
‫‪ ‬سطر المالحظة ‪The Attention Line‬‬
‫‪Heading‬‬ ‫‪ ‬عنوان موضوع الرسالة‬
‫‪Attachments‬‬ ‫‪ ‬المرفقات‬
‫‪ .2‬الرسائل الحكومية ‪Official letters‬‬

‫األجزاء الفرعية للرسالة‪:‬‬

‫‪Copies‬‬ ‫نسخ أصحاب العالقة‬ ‫‪‬‬
‫‪Notes‬‬ ‫المالحظات‬ ‫‪‬‬
‫‪Names‬‬ ‫الرموز‬ ‫‪‬‬
‫‪ .2‬اإلختالف بين الرسائل التجارية والحكومية‬
‫‪Names‬‬ ‫‪ ‬اإلسم‬
‫‪Style‬‬ ‫‪ ‬الشكل العام‬
‫‪Paper and Colors‬‬ ‫‪ ‬الورق واأللوان‬
‫‪Heading‬‬ ‫‪ ‬الترويسة‬
‫‪Salutation‬‬ ‫‪ ‬التحية اإلفتتاحية والختامية ٍ‬
‫‪Courts‬‬ ‫‪ ‬تقديم الرسالة للمحاكم النظامية‬
‫‪ .2‬اإلختالف بين الرسائل التجارية والحكومية‬

‫‪Sentences‬‬ ‫العبارات‬ ‫‪‬‬

‫‪Issuers‬‬ ‫الجهة المصدرة‬ ‫‪‬‬

‫‪Hierarchy‬‬ ‫التسلسل اإلداري‬ ‫‪‬‬

‫‪Wording‬‬ ‫الصياغة‬ ‫‪‬‬

‫‪Signature‬‬ ‫التوقيع‬ ‫‪‬‬

‫‪Editing‬‬ ‫طريقة التحرير‬ ‫‪‬‬

‫‪ .3‬صفات الرسائل الناجحة ‪Features of a Successful letters‬‬

‫المقومات الشكلية‬ ‫‪‬‬

‫مؤهالت كاتب الرسالة‬ ‫‪‬‬

‫المقومات الموضوعية للرسالة‬ ‫‪‬‬

‫‪ .3‬صفات الرسائل الناجحة‬
‫المقومات الشكلية‪:‬‬
‫‪ .1‬الورق‪ :‬اللون‪ ,‬النوع‪ ,‬المساحة والوزن‬
‫‪ .2‬تنسيق الهوامش والفقرات والمسافات‬
‫الهوامش‪ ,‬المسافات‪ ,‬الفقرات (مدرجة‪,‬‬
‫بارزة‪ ,‬مغلقة ومعلقة)‬
‫‪ .3‬المغلفات العادية والمغلفات الشفافة‬
‫‪ .4‬عالمات الترقيم (التنقيط)‬
‫‪ .3‬صفات الرسائل الناجحة‬
‫المقومات الشكلية‪:‬‬
‫‪ .5‬تنسيق أجزاء الرسالة‪:‬‬
‫التنسيق العمودي الكامل‬
‫التنسيق العمودي المقفل‬
‫التنسيق شبه العمودي‬
‫التنسيق شبه المدرج‬
‫التنسيق المدرج الكامل‬
 ‫‪ .3‬صفات الرسائل الناجحة‬
‫مؤهالت كاتب الرسالة‪:‬‬
‫‪ .1‬إجادة اللغة ‪: Good Language‬‬
‫األخطاء اإلمالئية‪ ,‬األلفاظ والمعاني‪ ,‬التنقيط‪ ,‬القواعد والنحو‬
‫‪ .2‬المعرفة بموضوع الرسالة ‪Knowledge‬‬
‫‪ .3‬الخبرة العملية في التعامل ‪Experience‬‬
 ‫‪ .3‬صفات الرسائل الناجحة‬
‫المقومات الموضوعية للرسالة‪:‬‬
‫‪ .1‬الوضوح ‪:Clarity‬‬
‫األلفاظ والتعابير‪ ,‬تقليل المصلحات التجارية‪ ,‬التسلسل‪,‬‬
‫تقسيم الفقرات‪ ,‬عالمات الترقيم‪.‬‬
‫‪ .2‬اإليجاز ‪Conciseness‬‬
‫‪ .3‬الشمول والكمال ‪Completeness‬‬
‫‪ .4‬الكياسة والمجاملة ‪Courtesy‬‬
‫‪ .5‬الدقة ‪Correctness‬‬
‫المصطلحات في المراسالت التجارية‬ .4
Business terms & Abbreviations

:Discount Terms ‫ مصلحات الخصم‬.‫أ‬

Cash Discount ‫ الخصم النقدي‬.1
Trade Discount ‫ الخصم التجاري‬.2
Quantity Discount ‫ خصم الكمية‬.3
‫المصطلحات في المراسالت التجارية‬ ‫‪.4‬‬
‫‪Business terms & Abbreviations‬‬

‫ب‪ .‬مصلحات الدفع ‪: Terms of Payments‬‬

‫‪Prompt Cash‬‬ ‫‪ .1‬الدفع فورا‬
‫‪Cash on Delivery‬‬ ‫‪ .2‬الدفع عند اإلستالم‬
‫‪Credit Sale‬‬ ‫‪ .3‬الدفع بعد فترة معينة‬
‫‪By Cheque‬‬ ‫‪ .4‬الدفع بشيك‬
‫‪Bill of Exchange‬‬ ‫‪ .5‬الدفع بكمبيالة‬
‫المصطلحات في المراسالت التجارية‬ ‫‪.4‬‬
‫‪Business terms & Abbreviations‬‬
‫مصلحات الدفع ‪: Terms of Payments‬‬
‫‪Draft‬‬ ‫‪ .6‬الدفع بالسحب‬
‫‪Transfers‬‬ ‫‪ .7‬الدفع بحوالة مصرفية‬
‫‪ .8‬الدفع عند تسليم الوثائق ‪Cash against Documents‬‬

‫‪Cash against Acceptance‬‬ ‫‪ .9‬الدفع عند القبول‬

‫‪On Sight‬‬ ‫‪ .10‬الدفع عند اإلطالع‬
‫المصطلحات في المراسالت التجارية‬ ‫‪.4‬‬
‫مصلحات الدفع ‪: Terms of Payments‬‬
‫‪ .11‬اعتماد مستندي ‪Documentary Credit‬‬
‫‪ .7‬الدفع عند الطلب ‪Cash with the Order‬‬
‫‪Cash before Delivery‬‬ ‫‪ .8‬الدفع مقدما‬
‫المصطلحات في المراسالت التجارية‬ ‫‪.4‬‬
‫ج‪ .‬مصلحات التسليم ‪: Terms of Payments‬‬
‫‪ .1‬التسليم في محطة البائع‪:‬‬
‫‪EX Works‬‬ ‫التسليم من المصنع أو المستودع‬
‫التسليم خارج المصنع أو المستودع ‪EX Works‬‬
‫‪EX Quay‬‬ ‫التسليم على الرصيف‬
‫التسليم بجانب السفينة ‪Free Alongside Ship‬‬
‫)‪(FAS‬‬
‫المصطلحات في المراسالت التجارية‬ ‫‪.4‬‬
‫ج‪ .‬مصلحات التسليم ‪: Terms of Payments‬‬
‫‪ .2‬التسليم في محطة المستورد‪:‬‬
‫‪CIF‬‬ ‫التسليم‬
‫‪CF‬‬ ‫التسليم‬
‫‪Franco‬‬ ‫التسليم في محالت المشتري‬
‫‪Loco‬‬ ‫التسليم في محالت البائع‬
‫المصطلحات في المراسالت التجارية‬ ‫‪.4‬‬
‫‪Business terms & Abbreviations‬‬

‫د‪ .‬شروط خاصة ‪:Special Terms‬‬

‫‪ .1‬اإلتفاق على الكمية والنوع والسعر‬
‫‪Agreement on Quantity, type & price‬‬
‫‪Date‬‬ ‫اإلتفاق على موعد التسليم‬ ‫‪.2‬‬

‫‪How‬‬ ‫اإلتفاق على كيفية التسليم‬ ‫‪.3‬‬

‫اإلتفاق على كيفية رد وتبديل البضاعة ‪Exchange‬‬ ‫‪.4‬‬
‫المصطلحات في المراسالت التجارية‬ ‫‪.4‬‬
‫‪Business terms & Abbreviations‬‬

‫د‪ .‬مصطلحات هامة‪:‬‬

‫‪Over Draft‬‬ ‫‪ .1‬سحب على المكشوف‬
‫‪Transfer Order‬‬ ‫‪ .2‬أمر تحويل‬
‫‪ .3‬بوالص الشحن ‪Shipping Documents‬‬
‫‪Insurance policy‬‬ ‫‪ .4‬بوالص التأمين‬
‫المصطلحات في المراسالت التجارية‬ ‫‪.4‬‬
‫‪Business terms & Abbreviations‬‬

‫د‪ .‬مصطلحات هامة‪:‬‬

‫‪Invoice‬‬ ‫‪ .5‬الفواتير التجارية‬
‫‪Certificate of Origin‬‬ ‫‪ .6‬شهادة المنشأ‬
‫‪Delivery Note‬‬ ‫‪ .7‬إشعار التسليم‬
‫‪Consignment Note‬‬ ‫‪ .8‬أشعار الشحن‬
‫‪ .5‬رسائل اإلستفسار‪Letters of Enquiry‬‬

‫أنواع رسائل اإلستفسار‪:‬‬

‫‪ .1‬اإلستفسار عن قوانين وأنظمة ‪Rules‬‬
‫‪Enquiry‬‬
‫‪ .2‬اإلستفسار عن األشخاص واألهلية‬
‫‪Status Enquiry‬‬ ‫والسمعة‬
‫‪ .5‬رسائل اإلستفسار‪Letters of Enquiry‬‬

‫أنواع رسائل اإلستفسار‪:‬‬

‫‪ .3‬اإلستفسار عن مصدر البضاعة ‪Source of‬‬
‫‪Goods‬‬
‫‪ .4‬اإلستفسار عن بضاعة للشراء ‪Sales‬‬
‫‪related Enquiry‬‬
‫‪ .6‬رسائل الرد على اإلستفسار ‪Reply to Enquiries‬‬

‫أمور هامة‪:‬‬
‫‪ .1‬السرعة في اإلجابة ‪Quick Response‬‬
‫‪ .2‬الحرص على المجاملة ‪Courtesy‬‬
‫‪ .3‬استيفاء كافة االستفسارات ‪Answering all‬‬
‫‪Enquiries‬‬
‫‪ .4‬معلومات أخرى مناسبة ‪Any Further‬‬
‫‪Information‬‬
 ‫‪ .7‬رسائل العرض ‪Sales Promotion Letters‬‬

‫محتويات الرسالة‪:‬‬
‫‪ .1‬ذكر أصناف البضاعة وأحجامها وعالمتها التجارية‬
‫‪ .2‬تحديد األسعار وشروط البيع والدفع والتسليم‬
‫‪ .3‬تحديد مدة سريان األسعار‬
‫‪ .4‬إمكان إرفاق كتالوج توضيحي‬
‫‪ .7‬رسائل العرض‪Sales Promotion Letters‬‬

‫أهداف الرسالة ‪:The Main objectives‬‬

‫‪Attention‬‬ ‫‪ .5‬إثارة اهتمام العميل بالسلعة‬
‫‪ .6‬خلق الرغبة لدى العميل بالشراء ‪Desire‬‬
‫‪ .7‬إقناع العميل بالسلعة وجودتها والحاجة‬
‫‪Conviction‬‬ ‫لها‬
‫‪ .8‬تحفيز العميل على اتخاذ قرار الشراء أو‬
‫‪Action‬‬ ‫الخدمة‬
‫‪ .8‬رسائل الطلب ‪Writing Orders‬‬

‫أركان عقد البيع والشراء‪:‬‬

‫‪ .1‬اإليجاب والقبول‬
‫‪ .2‬المحل (البضاعة)‬
‫‪ .3‬السبب‬
‫‪ .4‬الشكلية‬
 ‫‪ .8‬رسائل الطلب ‪Writing Orders‬‬

‫عناصر موضوع رسالة الطلب‪:‬‬

‫‪ .1‬اإلشارة الى رسالة التسعير أو العرض‬
‫‪Reference‬‬
‫‪ .2‬تحديد كمية وصنف البضاعة وعالمتها التجارية‬
‫‪Exact Description of the Goods‬‬
‫‪ .3‬ذكر السعر وشروط الدفع والتسليم ‪Price,‬‬
‫‪terms of Payment and Delivery‬‬
‫تحديد الوثائق المطلوبة مع البضاعة ‪Documents‬‬ ‫‪.4‬‬
 ‫‪ .9‬إجراءات تنفيذ الطلب ‪Execution of Orders‬‬

‫عناصر تنفيذ الطلب‪:‬‬

‫رسالة أو إشعار تنفيذ الطلب ‪Acknowledgment‬‬ ‫‪.1‬‬

‫‪Preparing Orders‬‬ ‫تجهيز الطلبية‬ ‫‪.2‬‬

‫تأمين البضاعة من قبل المصدر (تسليم ميناء)‪CIF‬‬ ‫‪.3‬‬

‫نقل البضاعة حسب شروط اإلتفاق ‪Terms of‬‬ ‫‪.4‬‬

‫‪Delivery‬‬
‫إشعار للشحن (رسالة تنفيذ الطلب) ‪Execution‬‬ ‫‪.5‬‬
‫‪of Order‬‬
 ‫شكرا لكم‬
‫مع أطيب األمنيات‬
‫بالنجاح والتفوق‬

‫د‪/.‬سعيد النمروطي‬