KIỂM SOÁT VÀ CẬP NHẬT

TIẾN ĐỘ

Tiếp theo

GV: TS. Lê Hoài Long 1

Kiểm soát
 Kiểm soát bao gồm các quá trình liên
tục sau:
 Giám sát tiến trình công việc
 So sánh tiến trình với kế hoạch cơ sở
(baseline)
 Tìm những sai lệch nếu có, xác định và
phân tích nguyên nhân và các yếu tố liên
quan
 Thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần
thiết

GV: TS. Lê Hoài Long 2

Kế hoạch cơ sở (Baseline)
 Baseline là bản kế hoạch gốc, nên
được chuẩn bị và thông qua trước khi
khởi công, dùng với mục đích đo
lường tình trạng dự án
 Baseline được xây dựng dựa trên sự
kỳ vọng và kinh nghiệm
 Baseline cần thực tế và hợp lý

GV: TS. Lê Hoài Long 3

Cập nhật tiến độ
 Cập nhật tiến độ là thể hiện thông tin
thực tế lên bảng tiến độ và chỉ ra khả
năng thay đổi của các công việc
(phần việc) chưa thực hiện

GV: TS. Lê Hoài Long 4

Ngày đánh giá (status date)
 Ngày đánh giá/ngày trạng thái là
ngày mà tất cả các thông tin thực tế
sẽ được ghi nhận
 Ngày đánh giá sẽ khác với ngày hiện
tại (ngày họp…)

GV: TS. Lê Hoài Long 5

Dữ liệu/thông tin cập nhật
 Dữ liệu quá khứ: tất cả những gì đã
xảy ra kể từ lần cập nhật ngay trước
 Công việc hoàn tất: ngày khởi công,
ngày kết thúc…
 Công việc đang thực hiện: ngày khởi
công, tỷ lệ hoàn thành…
 Các thông tin liên quan: chi phí, ngày
công…

GV: TS. Lê Hoài Long 6

Dữ liệu/thông tin cập nhật
 Dữ liệu tương lai: tất cả những đề
xuất thay đổi cho công việc hay phần
việc chưa thực hiện
 Đề xuất trì hoãn, kéo dài, đổi ngày khởi
công, kết thúc…
 Đề xuất thêm, bớt công việc
 Các đề xuất khác: chi phí, ngày công…

GV: TS. Lê Hoài Long 7

Chu kỳ cập nhật
 Nên dài (khoảng thời gian giữa các
thời điểm cập nhật dài)?
 Nên ngắn (thường xuyên)?

GV: TS. Lê Hoài Long 8

Ghi nhận
 Khi cập nhật, đôi khi cần xem xét lại
quan hệ giữa các công việc
 Lưu ý khi thêm hay bớt công việc có
thể phá hỏng mối quan hệ giữa các
công việc trong bảng tiến độ
 Sau cập nhật, đường găng có thể
thay đổi

GV: TS. Lê Hoài Long 9

Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Số lượng đơn vị hoàn tất (Units
completed)

Tỷ lệ hoàn thành công việc =

= số lượng đơn vị đã thực hiện/tổng
số đơn vị cần làm

GV: TS. Lê Hoài Long 10

Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Tỷ lệ thời gian/tỷ lệ chi phí
(duration/cost ratio)

Tỷ lệ hoàn thành công việc =

= số đơn vị thời gian (chi phí) đã sử
dụng/tổng số đơn vị thời gian (chi phí)
kế hoạch

GV: TS. Lê Hoài Long 11

Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Tỷ lệ công thực hiện (man-hours)

Tỷ lệ hoàn thành công việc =

= số công đã sử dụng (giờ công,
ngày công)/tổng số công kế hoạch để
thực hiện công việc

GV: TS. Lê Hoài Long 12

Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Đơn vị thời gian thực hiện (workday
units)

Tỷ lệ hoàn thành công việc =

= số đơn vị thời gian đã hoàn
tất/tổng số đơn vị thời gian để thực
hiện công việc

GV: TS. Lê Hoài Long 13

Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Khởi công/Kết thúc (Start/Finish): có
nhiều cách chia thang đo, ví dụ
 Chưa khởi công/chưa xong => 0%
 Và đã hoàn tất => 100%
Hoặc
 Chưa khởi công => 0%
 Chưa hoàn tất => 50%
 Đã hoàn tất => 100%

GV: TS. Lê Hoài Long 14

Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Ý kiến chuyên gia/người thực hiện
(expert’s opinion)
 Tỷ lệ hoàn thành công việc hoàn toàn
phục thuộc ý kiến đánh giá (không có
phép toán)
 Có thể là ý kiến giám sát
 Quan điểm là Chủ quan
 Phù hợp ở một số trường hợp

GV: TS. Lê Hoài Long 15

Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Các mốc gia tăng (incremental milestones)
 Mỗi giai đoạn (bước) của công việc được gán
một trọng số (tổng trọng số các giai
đoạn/bước công việc bằng 100%) (các bước
phải theo trình tự)
 Tính trọng số tích lũy ở từng bước
 Tỷ lệ hoàn thành ở các bước bằng trọng số
tích lũy ở bước đó nhân với số đơn vị đang
thực hiện ở bước đó và chia cho tổng đơn vị
của công việc
 Tỷ lệ hoàn thành công việc = tổng tỷ lệ hoàn
thành ở các bước
GV: TS. Lê Hoài Long 16
 Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Các mốc gia tăng (incremental milestones)
 Ví dụ:
Trọng Trọng số Số đơn vị Tỷ lệ ở
Giai đoạn
số (%) tích lũy (%) đang làm giai đoạn
Chưa làm 0 0 4 0
Dựng khung 30 30 8 9.6
Lắp cửa 20 50 6 12
Sơn cửa 25 75 4 12
Lắp hoàn tất 25 100 3 12
25 45.6
GV: TS. Lê Hoài Long 17
 Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Đơn vị (trọng số) tương đương
 Gán trọng số cho các công việc con (tổng trọng
số =100%)
 Nhân trọng số công tác con với số đơn vị cần làm
của công tác tổng (gọi là trọng số tương đương)
 Xác định tỷ lệ hoàn thành công tác con (theo một
trong những cách đã nói ở trước)
 Xác định đơn vị hoàn thành tương đương của
công tác con = tỷ lệ hoàn thành công tác con x
trọng số tương đương của công tác con
 Tỷ lệ hoàn thành công tác tổng = tổng đơn vị
hoàn thành tương đương các công tác con/đơn vị
cần làm công tác tổng

GV: TS. Lê Hoài Long 18

 Các cách đo lường tỷ lệ hoàn thành
 Đơn vị (trọng số) tương đương
 Ví dụ: công việc tổng có đơn vị cần làm là 3.5
Công việc Đơn vị Đơn vị Trọng số Đơn vị HT
Trọng số
con cần làm hoàn thành tương đương tương đương
A 0.06 20 20 0.21 0.21
B 0.40 320 210 1.40 0.92
C 0.18 12 8 0.63 0.42
D 0.18 160 92 0.63 0.36
E 0.18 10 5 0.63 0.32
TỔNG 1.00 2.23
GV: TS. Lê Hoài Long 19
Đo lường tỷ lệ hoàn thành dự án
 Có thể sử dụng một trong các cách đã
nói ở trên cho công việc tổng dự án
 Mỗi công việc thành phần có thể sử
dụng một cách đánh giá đo lường
khác nhau

GV: TS. Lê Hoài Long 20

 Ví dụ
 Cho một dự án có 3 công
việc như bảng tiến độ. Công
việc 1 và 2 cần 200usd chi Ngày kiểm
soát (status)
phí vật tư, và mỗi công việc
cần một công nhân làm việc CV 1
2 giờ để hoàn tất 1 đơn vị
sản phẩm. Công việc thứ 3 CV 2
cần 3 công nhân mỗi công T (giờ)
CV 3
nhân làm 3 giờ với chi phí
vật tư là 2200usd cho 1 đơn 0 1 2 3 4 5
vị sản phẩm. Mỗi giờ công
là 40usd. Công việc 1 và 2 đã
xong ở ngày kiểm soát
GV: TS. Lê Hoài Long 21