6.

PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ

6.1 Mục đích của phỏng vấn
Những khâu quan trọng nhất trong phỏng vấn đánh giá kết quả
thực hiện công việc của nhân viên là:
 Thảo luận với nhân viên về kết quả thực hiện công việc
 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả thực hiện
 Thiết lập mục tiêu mới cho nhân viên
 Trao đổi phương hướng giải quyết các vấn đề khó khăn của nhân
viên khi thực hiện công việc trong tương lai
Thông thường, nhân viên sẽ rất thận trọng với những điều nhận xét, thái
độ và hành vi của nhà lãnh đạo. Tùy theo mục đích của phỏng vấn và đối
tượng nhân viên, nhà lãnh đạo có thể lựa chọn một trong ba hình thức
phỏng vấn:
 Thỏa mãn – thăng tiến
Hình thức phỏng vấn này được áo dụng đối với những nhân viên có tiềm
năng, thường được đánh giá là có mức độ thực hiện công việc hiện nay
tốt.
 Thảo mãn – không thăng tiến
Hình thức phỏng vấn này được áp dụng đối với những nhân viên đã
hoàn thành tốt công việc hiện tại nhưng không có khả năng, điều kiện
thăng tiến do các nguyên nhân:
a) Doanh nghiệp không có chức vụ trống
b) Nhân viên bị hạn chế vì trình độ giáo dục, đào tạo
c) Bản thân nhân viên không có nguyện vọng thăng tiến

 Không thỏa mãn – thay đổi

 Hình thức phỏng vấn này được áp dụng dối với những nhân viên
không đáp ứng được các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc.
Khi đó, nhà lãnh đạo có hai cách giải quyết:
a) Hướng dẫn nhân viên cách thức sửa chữa, điều chỉnh những sai sót
của họ trong thực hiện công việc
b) Chuyển nhân viên sang thực hiện công việc khác, có yêu cầu thấp
hơn, thậm chí có thể phải cho nhân viên nghỉ việc nếu nhân viên
không thể sửa chữa, điều chỉnh các sai sót, yếu kém trong thực
hiện công việc
6.2 Những điều cần tránh
Các nhà lãnh đạo có thể gặp một số khó khăn khi đánh giá kết
quẩ thực hiện công việc của nhân viên như sau:
 Không có khả năng phê bình. Nhiều nhà lãnh đạo cảm thấy rất khó
khăn khi phải phê bình nhân viên, ngược lại, nhân viên cảm thấy
khó chấp nhận những phê bình của cấp trên.
 Không có khả năng cung cấp thông tin phản hồi. Một số người
lãnh đạo không biết cung cấp các thông tin phản hồi cho nhân viên.
Họ thường đưa ra các nhận xét có tính chung chung kiểu:
 Chất lượng sản phẩm của anh (chị) chưa được cao
 Anh (chị) cần thay đổi quan điểm
 Công việc của anh (chị) chưa được tốt lắm, cần thực
hiện tốt hơn
 Anh (chị) cần cởi mở, chan hòa hơn, v.v…
Với những nhận xét, đánh giá như vậy, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong
việc sửa đổi các sai sót trong thực hiện công việc của mình
 Không biết cách phê bình các sự việc, vấn đề cụ thể. Nhiều nhà lãnh
đạo đã phê phán cá nhân thay vì cần phê phán các sự việc, vấn đề cụ
thể.
6.3 Trình tự thực hiện phỏng vấn
Trình tự phỏng vấn thường thay đổi ở các doanh nghiệp khác nhau,
tuy nhiên phỏng vấn cần thực hiện theo bốn bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn
 Kết quả thực hiện công việc kỳ trướ so với kế hoạch đã
được chấp thuận; những đóng góp chủ yếu, những điểm mạnh,
những điểm cần hoàn thiện
 Mục tiêu và kế hoạch hành động cá nhân tương ứng
(xem bảng 8.5) theo mục tiêu yêu cầu của cán bộ quản lý trực tiếp
 Cấp dưới chuẩn bị bản nháp và gửi trước cho cấp trên
trực tiếp 1 tuần trước khi hai bên trao đổi trực tiếp

Bước 2: Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Cấp dưới sẽ tự trình bày, đánh giá kết quả thực hiện công việc theo
quy định và hai bên trao đổi về kết quả này. Cán bộ quản lý trực
tiếp chỉ ra những phần việc, những lĩnh vực công việc cụ thể nhân
viên đã thực hiện tốt và những lĩnh vực nhân viên cần phải thực
hiện tốt hơn.
Bước 3: Thiết lập mục tiêu mới và kế hoạch hành động cho cấp
dưới
Cán bộ quản lý trực tiếp thảo luận về những thay đổi tình hình bên
ngoài và bên trong tổ chức có ảnh hưởng mạnh (cả thuận lợi và
khó khăn) đến công việc của cấp dưới trong thời gian tới.
Bước 4: Những quan tâm cá nhân về phát triển nghề nghiệp
Bước cuối cùng trong phỏng vấn là đề ra được chương trình phát
triển cho nhân viên. Cấp dưới trình bày những quan tâm cá nhân về
phát triển nghề nghiệp trong mối liên hệ với việc phát triển của
công ty. Cấp trên xem xét và trao đổi, bảo đảm cho những điểm
mạnh của cấp dưới được cơ hội phát triển;hoàn thiện những điểm
yếu của cấp dưới.
7. ĐÁNH GIÁ THI ĐUA CỦA CÁC PHÒNG BAN, BỘ PHẬN
Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của các bộ phận, phòng
ban thay vì chỉ quan tâm đến kết quả công việc cá nhân.
Kết quả thi đua của phòng ban, bộ phận (Ktđ j) được thực hiện
theo công thức sau:

Trong đó:
Hht j: hệ số đánh giá kết quả hoàn thành công việc theo chỉ tiêu kế
hoạch của bộ phận, phòng ban j.
Hbv j: hệ số bận việc phản ánh lượng hao phí thời gian hợp lý cần
thiết để thực hiện các chức năng,nhiệm vụ, công việc bình quân/
nhân viên mà phòng ban, bộ phận j thực hiện so với bộ phận,
phòng ban có hao phí thời gian hợp ký cần thiết để thực hiện công
việc bình quân/ nhân viên thấp nhất trong công ty
7.1 Đánh giá kết quả hoàn thành công việc của các phòng ban,
bộ phận
Quy trình thực hiện đánh giá kết quả hoàn thành công việc của các
phòng ban, bộ phận gồm 3 bước:
a) Xác định các tiêu chí cần đánh giá
b) Xác định trọng số cho từng tiêu thức.
c) Tiến hành so sánh , đánh giá
7.2 Xác định hệ số bận việc (Hbv) cho các phòng ban, bộ phận
 Theo công thức:

Hbv ( j)=
∑ Tg ℎl ( j)
∑ Tg ℎl min
Trong đó:
 ∑ Tg hl (j): Tổng hao phí thời gian hợp lý cần thiết trung bình/
nhân viên/ tuần làm việc tại phòng ban, bộ phận j
 ∑Tg hl min: Tổng hao phí thời gian hợp lý cần thiết trung bình/
nhân viên/ tuần làm việc tại phòng ban, bộ phận có hao phí thời
gian hợp lý cần thiết trung bình/ nhân viên ít nhất trong công ty