Tình huống 1.

Bản mô tả công việc phòng kế hoạch tài chính

1. Lý do và mục đích cập nhật mô tả công việc:

Lý do:
• Công ty Lê Hào đã sử dụng bản mô tả công việc cũ trong 3 năm, trong khi đó
nhiều thay đổi đã diễn ra trong công ty và trong phòng kế toán tài chính.
• Giám đốc Hào cần có thông tin cập nhật về nhiệm vụ, trách nhiệm của từng
nhân viên để đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra quyết định quản lý phù hợp.
Mục đích:
• Cập nhật thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm của từng nhân viên để phù hợp với
thực tế công việc hiện tại.
• Nâng cao hiệu quả công việc và năng suất của nhân viên.
• Đảm bảo công bằng và minh bạch trong việc đánh giá hiệu quả công việc và trả
lương.
• Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân, từ đó làm việc hiệu
quả hơn.

2. Vấn đề tồn tại và giải pháp:

Vấn đề tồn tại:

• Bản mô tả công việc hiện tại đã lỗi thời, không phản ánh chính xác công việc
thực tế của nhân viên.
• Việc cập nhật và điều chỉnh bản mô tả công việc trong thời điểm cao điểm và
bận rộn có thể ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Việc điều chỉnh công việc có thể dẫn đến xáo trộn trong phòng kế toán tài chính,
khiến nhân viên không hài lòng.
Giải pháp:
• Đối với yêu cầu của giám đốc Hào:
o Linh nên giải thích lại cho giám đốc Hào hiểu những khó khăn và tác động
của việc cập nhật mô tả công việc trong thời điểm này.
 o Đề xuất với giám đốc Hào một thời điểm thích hợp hơn để thực hiện việc
cập nhật mô tả công việc, ví dụ như sau khi hoàn thành báo cáo tài chính
6 tháng cuối năm.
o Trong thời gian chờ đợi, Linh có thể tập hợp thông tin về những thay đổi
trong công việc của từng nhân viên trong 3 năm qua để làm cơ sở cho
việc cập nhật mô tả công việc sau này.
• Đối với việc cập nhật mô tả công việc:
o Linh nên thành lập một nhóm bao gồm các trưởng bộ phận và nhân viên
trong phòng kế toán tài chính để cùng nhau rà soát và cập nhật mô tả
công việc.
o Quá trình cập nhật mô tả công việc cần đảm bảo sự tham gia của tất cả
các nhân viên có liên quan để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với
thực tế công việc.
o Linh cần tổ chức các buổi tập huấn để giúp nhân viên hiểu rõ về bản mô
tả công việc mới và cách thức thực hiện công việc hiệu quả.
Ngoài ra:
• Linh nên thường xuyên xem xét và cập nhật bản mô tả công việc để đảm bảo
phù hợp với sự thay đổi của công ty và phòng kế toán tài chính.
• Linh cần tạo môi trường làm việc cởi mở và khuyến khích nhân viên trao đổi về
công việc của họ để có thể điều chỉnh mô tả công việc cho phù hợp.

Kết luận:

Việc cập nhật mô tả công việc là cần thiết để đảm bảo hiệu quả công việc và sự hài
lòng của nhân viên. Tuy nhiên, việc thực hiện cần được tiến hành một cách cẩn trọng
và phù hợp với tình hình thực tế của công ty.

Lưu ý:
• Giải pháp này chỉ mang tính chất tham khảo, Linh cần linh hoạt áp dụng cho phù
hợp với tình hình cụ thể của công ty Lê Hào.
Tình huống 2. Chọn thông tin về phân tích công việc.

1. Thu thập thông tin chính xác về phân tích công việc:

Là cán bộ quản trị nhân lực, để có thông tin chính xác về phân tích công việc, tôi
sẽ thực hiện các biện pháp sau:
1.1. Rà soát và cập nhật quy trình phân tích công việc:
• Xác định rõ mục đích và phạm vi của việc phân tích công việc.
• Lựa chọn phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp, ví dụ như phỏng vấn, quan
sát, khảo sát, v.v.
• Xây dựng bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc thống nhất, rõ ràng.
• Quy định quy trình cập nhật thông tin phân tích công việc định kỳ.
1.2. Tăng cường kiểm tra và giám sát:
• Thực hiện kiểm tra định kỳ tính chính xác và cập nhật của thông tin phân tích
công việc.
• Giám sát việc sử dụng thông tin phân tích công việc trong các hoạt động quản trị
nhân lực.
• Xử lý nghiêm các trường hợp sửa đổi thông tin trái phép.
1.3. Nâng cao nhận thức của nhân viên:
• Tổ chức tập huấn về tầm quan trọng của việc phân tích công việc và cách thức
sử dụng thông tin chính xác.
• Nhấn mạnh trách nhiệm của nhân viên trong việc cung cấp thông tin chính xác
về công việc của họ.
• Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến cho việc cập nhật thông tin phân tích
công việc.
1.4. Sử dụng các công cụ hỗ trợ:
• Áp dụng các phần mềm chuyên dụng để quản lý thông tin phân tích công việc.
• Sử dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo để phân tích dữ liệu và tự động cập
nhật thông tin.

2. Thu thập thông tin bằng cách sử dụng công nghệ:

Với việc các cấp quản trị đều giỏi vi tính, công ty điện tử có thể áp dụng các cách
sau để thu thập thông tin về phân tích công việc:
2.1. Khảo sát trực tuyến:
• Sử dụng các phần mềm khảo sát trực tuyến để thu thập thông tin từ nhân viên
về công việc của họ.
• Thiết kế các câu hỏi khảo sát cụ thể, dễ hiểu và phù hợp với từng vị trí công
việc.
• Phân tích kết quả khảo sát để xác định các điểm tương đồng và khác biệt trong
quan điểm của nhân viên về công việc.
2.2. Phỏng vấn trực tuyến:
• Sử dụng các phần mềm gọi điện video để phỏng vấn nhân viên về công việc của
họ.
• Ghi lại nội dung phỏng vấn để có thể tham khảo lại sau này.
• Phân tích nội dung phỏng vấn để xác định các yêu cầu, trách nhiệm và kỹ năng
cần thiết cho từng vị trí công việc.
2.3. Phân tích dữ liệu từ hệ thống quản trị nhân sự:
• Sử dụng dữ liệu từ hệ thống quản trị nhân sự để phân tích các xu hướng và mô
hình liên quan đến công việc.
• Ví dụ: phân tích dữ liệu về thời gian hoàn thành công việc, tỷ lệ lỗi, v.v.
• Phân tích dữ liệu để xác định các điểm cần cải thiện trong quy trình làm việc.
2.4. Sử dụng các công cụ theo dõi hiệu suất công việc:
• Sử dụng các phần mềm theo dõi hiệu suất công việc để thu thập dữ liệu về năng
suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Phân tích dữ liệu để xác định các điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên trong
công việc.
• Sử dụng dữ liệu để đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo và phát
triển.
Lưu ý:
• Việc áp dụng các công nghệ mới cần được thực hiện một cách cẩn trọng và phù
hợp với văn hóa doanh nghiệp.
 • Cần đảm bảo tính bảo mật và riêng tư của thông tin nhân viên.
• Cần kết hợp các phương pháp thu thập thông tin khác nhau để có được bức
tranh toàn diện về công việc.

Kết luận:

Việc thu thập thông tin chính xác về phân tích công việc là vô cùng quan trọng đối với
các hoạt động quản trị nhân lực. Việc áp dụng các công nghệ mới có thể giúp công ty
thu thập thông tin hiệu quả và chính xác hơn, từ đó đưa ra các quyết định quản trị phù
hợp và hiệu quả.