IV.

TỔ CHỨC CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1. Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá
Việc lựa chọn phương pháp đánh giá trước hết phụ thuộc vào mục đích của đánh
giá. Đồng thời, tuỳ thuộc vào mục tiêu của quản lý mà lựa chọn phương pháp và
thiết kế nội dung của phương pháp cho phù hợp. Những cơ sở chính để lựa chọn
và thiết kế phương pháp đánh giá là mục tiêu đánh giá; mục tiêu quản lý và đối
tượng đánh giá.
- Mục tiêu đánh giá: Tùy thuộc vào mục tiêu đánh giá mà có thể lựa chọn
phương pháp đánh giá phù hợp. Nếu mục tiêu đánh giá là để hạn chế tối đa các
hành vi tiêu cực trong tổ chức, đồng thời khuyến khích các hành vi mang lại lợi
ích nhiều cho tổ chức, có thể chọn phương pháp ghi chép, lưu trữ. Nếu mục tiêu
đánh giá là kiểm tra việc đáp ứng các tiêu chuẩn công việc của người lao động,
có thể sử dụng phương pháp đánh giá theo tiêu chuẩn công việc… Trong trường
hợp yêu cầu đặt ra cảu đánh giá đa mục tiêu, có thể sử dụng kết hợp nhiều
phương pháp đánh giá khác nhau.
- Mục tiêu của quản lý: Mục tiêu của quản lý có thể rất đa dạng. Mỗi mục tiêu
quản lý được đặt ra cần có các phương pháp đánh giá phù hợp để tạo môi trường
phấn đấu phù hợp, kích thích sự cố gắng nỗ lực của người lao động, qua đó đạt
được mục tiêu của quản lý.
- Đối tượng đánh giá: Với mỗi đối tượng đánh giá khác nhau có những đặc thù
công việc khác nhau. Do vậy, phương pháp đánh giá thực hiện công việc cần lựa
chọn đối với đối tượng đó cũng có những điểm khác nhau. Khi đánh giá công
nhân trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, nên chọn phương pháp đánh giá theo tiêu
chuẩn công việc bởi tiêu chuẩn công việc đối với họ rất dễ dàng. Tất nhiên, tùy
thuộc mục tiêu đánh giá và mục tiêu của quản lý mà có thể lựa chọn kết hợp
thêm phương pháp đánh giá khác.
Để thiết kế phương pháp đánh giá phù hợp, người được giao nhiệm vụ thiết kế
cần cân nhắc các căn cứ trên để lựa chọn phương pháp đánh giá hoặc kết hợp
nhiều phương pháp đánh giá với nhau. Sau khi xin ý kiến của người lãnh
đạo có thẩm quyền, người được giao thiết kế sẽ soạn thảo phương pháp đánh
giá đối với nhân viên và quản lý của tổ chức, xin ý kiến chuyên gia, nhà quản lý
và ý kiến người lao động để hoàn thiện phương pháp đánh giá. Phương pháp
đánh giá cuối cùng được đưa ra thực hiện phải là phương pháp được hội đồng
đánh giá (nếu có) và lãnh đạo tổ chức chấp thuận.
2. Lựa chọn người đánh giá
- Thông thường, người lãnh đạo trực tiếp là người đánh giá chủ yếu, cần thiết và
có hiệu quả nhất. Tuy nhiên, một số cán bộ, nhân viên, cá nhân khác cũng
thường được lựa chọn làm người đánh giá với nhiều phương án kết hợp khác
nhau như bạn bè cùng làm việc, người dưới quyền của người được đánh giá, bản
thân người lao động hoặc cũng có thể là các khách hàng, bạn hàng của người lao
động. Trong sự kết hợp cho ý kiến đánh giá, ý kiến của người lãnh đạo trực tiếp
thường là chủ đạo và có tính quyết định, các ý kiến khác là để tham khảo.
3. Xác định chu kỳ đánh giá
- Chu kỳ đánh giá thường được các tổ chức quy định là 6 tháng hoặc 1 năm hoặc
tuỳ thuộc vào từng đợt hoàn thành công việc. Sau khi thực hiện đánh giá, sau
một khoảng thời gian đúng bằng chu kỳ đánh giá, người ta sẽ tiến hành đợt đánh
giá kế tiếp. Việc xác định chu kỳ đánh giá thường được thực hiện bởi bộ phận
nhân sự trên cơ sở sự đóng góp của các phòng, ban, bộ phận trong tổ chức. Lãnh
đạo của tổ chức sẽ là người quyết định cuối cùng về chu kỳ đánh giá.
4. Huấn luyện người đánh giá
- Đây là khâu rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả của đánh giá. Căn cứ theo
phương pháp đã lựa chọn, nhà quản lý phụ trách công tác đánh giá hoặc chuyên
gia đánh giá được tổ chức mời sẽ huấn luyện các kiến thức, kỹ năng đánh giá
cho những người tham gia đánh giá. Những người đánh giá cần được đào tạo để
hiểu sâu về hệ thống đánh giá, mục đích của đánh giá, hiểu rõ cách đánh giá và
nhất quán trong đánh giá.
- Để đào tạo đánh giá, cần cung cấp các văn bản hướng dẫn đánh giá cho những
người đánh giá nghiên cứu kỹ. Có thể tổ chức lớp tập huấn đánh giá hoặc hội
thảo đánh giá cho những người tham gia đánh giá để thảo luận về mục đích, nội
dung, phương pháp đánh giá và rèn luyện kỹ năng thực hành đánh giá.
5. Phỏng vấn đánh giá
- Đó là một cuộc nói chuyện chính thức giữa người lãnh đạo trực tiếp và nhân
viên xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của nhân viên; cung cấp
các thông tin về thực hiện công việc đã qua trong mối quan hệ với các quyết
định nguồn nhân lực; các tiềm năng trong tương lai của họ, các biện pháp để
hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ. Phỏng vấn đánh giá là khâu cuối cùng
nhưng rất quan trọng đối với hiệu quả của công tác đánh giá.
- Để thành công, người lãnh đạo trực tiếp cần chuẩn bị kỹ càng cho cuộc nói
chuyện. Bước chuẩn bị bao gồm xem xét lại kết quả của những lần đánh giá
trước đó; xác định những hành vi đặc biệt cần nhấn mạnh trong quá trình đánh
giá; dự tính trình tự tiến hành hoặc cách tiếp cận đối với từng đối tượng.
- Khi thực hiện cuộc phỏng vấn đánh giá, người đánh giá cần tuân theo những
yêu cầu cơ bản sau đây:
+ Nhấn mạnh mục của đánh giá là sự phát triển trong tương lai của nhân viên và
hoàn thiện quá trình thực hiện công việc của họ chứ không phải để soi xét và kỷ
luật.
+ Đánh giá cao nhân viên những mặt tích cực trong công việc của họ, nhấn
mạnh những khả năng, tiềm năng của họ cần được khai thác để tạo sự
phát triển mạnh trong tương lai.
+ Những nhược điểm cụ thể nên trao đổi riêng, không công bố rộng rãi.
+ Thực hiện phỏng vấn đánh giá ở những nơi có mức độ yên tĩnh cao, ít bị làm
phiền nhất.
+ Các ý kiến phê bình phải cụ thể, tốt hơn hết là có chứng cứ rõ ràng, không nói
chung chung và mập mờ.
+ Hướng các ý kiến phê bình vào công việc, chứ không vào đặc trưng nhân
cách.
+ Giữ bình tĩnh, lắng nghe và không tranh cãi với đối tượng được đánh giá.
+ Chỉ ra các hành động cụ thể mà nhân viên cần phải thực hiện để hoàn thiện
công việc.
+ Nhấn mạnh rằng người đánh giá sẵn sàng giúp đỡ để người lao động hoàn
thành công việc tốt hơn.
+ Kết thúc phỏng vấn, người đánh giá cần nhấn mạnh lần nữa về các mặt tích
cực trong thực hiện công việc của nhân viên và bày tỏ sự tin tưởng đối với thành
công của họ trong tương lai.