Chương 5

QUY TRÌNH KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ
TOÁN
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

QUY TRÌNH KẾ TOÁN SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1 3
2
• Khái niệm quy trình kế toán • Vai trò của sổ sách kế toán
• Nội dung một quy trình kế toán • Các loại sổ sách kế toán
3
• Kiểm soát nội bộ và công tác • Các hình thức tổ chức
kế toán • sổ sách kế toán

TỔ CHỨC CÔNG TÁC

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 4
2 KẾ TOÁN

• Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ  Mục đích và yêu cầu

• 3 chứng từ
Phân loại  Nội dung tổ chức
• Nội dung của chứng từ công tác kế toán
• Trình tự xử lý và luân chuyển
chứng từ
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1 QUY TRÌNH KẾ TOÁN

2
• Khái niệm quy trình kế toán
3 • Nội dung một quy trình kế toán
• Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán

3
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1. QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Khái niệm quy trình kế toán

 Quy trình kế toán là tổng hợp các bước công việc kế toán
kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định.
 Quy trình kế toán:
 Bắt đầu từ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
 Kết thúc khi nghiệp vụ được ghi nhận vào sổ sách kế toán
và trình bày chúng trên các báo cáo.
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1. QUY TRÌNH KẾ TOÁN

• Nội dung một quy trình kế toán

K
I 1. Thu thập dữ liệu và ghi chép ban đầu – Chứng từ
Ể 2. Xử lý và lưu trữ dữ liệu – Tài khoản, nguyên tắc kế
M toán, sổ kế toán
S 3. Trình bày thông tin trên BCTC – theo quy định của
O chuẩn mực kế toán
Á
T
 Quy trình kế toán
Cung cấp
Thu thập thông tin
dữ liệu

Sổ kế Báo cáo tài chính

toán
Chứng Bảng CĐKT
từ kế Báo cáo KQHĐKD
toán Báo cáo LCTT
Bản TMBCTC
Xử lý và lưu
trữ dữ liệu

Kiểm soát các hoạt động 6

 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1. QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán

KHÁI NIỆM
Qúa trình được thiết lập để cung cấp sự đảm bảo hợp lý
nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức:
- Sự tin cậy của BCTC
- Tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động
- Tuân thủ

VAI TRÒ CỦA KSNB ĐỐI VỚI KẾ TOÁN

• Hoạt động kiểm soát xuyên suốt quy trình kế toán
• KSNB giúp ngăn ngừa sai sót, phát hiện sai sót , gian lận
bảo vệ an toàn tài sản cho đơn vị
• KSNB tốt tăng độ tin cậy vào số liệu trên BCTC
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

NỘI DUNG

2 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

• Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ

• Phân loại chứng từ
• Nội dung của chứng từ
2
• Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

KHÁI NIỆM CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế
toán”
Điều 4, Luật kế toán, 11/2015

PHƯƠNG
PHƯƠNGPHÁP PHÁPCHỨNG
CHỨNGTỪ TỪKẾKẾTOÁN
TOÁN
Là
Làviệc
việc sử
sửdụng
dụngbản
bảnchứng
chứngtừ từkế
kếtoán
toánđểđểphản
phảnánh
ánh
các
cácnghiệp
nghiệpvụ vụkinh
kinhtế,
tế,tài
tàichính
chínhđã đãphát
phátsinh
sinhtheo
theothời
thờigian,
gian,
địa
địađiểm
điểmvàvànội
nộidung
dungkinh
kinhtế,
tế,sau
sauđóđócung
cungcấp
cấpthông
thôngtin
tintrên
trên
bản
bảnchứng
chứngtừtừcho
chocác
cácbộbộphận
phậnquản
quảnlýlýcó
cóliên
liênquan
quan
đồng
đồngthời
thờicung
cungcấp
cấpthông
thôngtintincho
choviệc
việcghi
ghisổ
sổkế
kếtoán
toán
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Ý NGHĨA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ KT phát sinh để ghi vào
sổ kế toán, đảm bảo tính pháp lý số liệu kế toán
Là cơ sở kiểm tra tình hình chấp hành chính sách, chế độ, thể lệ KT tài
chính
Là phương tiện thông tin để cấp trên truyền đạt mệnh lệnh và chỉ thị
cho cấp dưới
Là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất, cơ sở pháp lý
cho việc giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố
Góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

Địa điểm Trình tự Công dụng Nội dung

lập CT lập CT CT NVKT

• CT nội bộ • CT ban đầu • CT • CT bán hàng

(CT gốc) mệnh lệnh • CT tiền mặt
• CT bên • CT chấp
• CT TSCĐ
ngoài • CT tổng hành
hợp • CT phối • CT tiền lương
hợp • …………
• Khác
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

Chứng từ điện tử

• Phải có đầy đủ nội dung quy định cho chứng từ kế toán

và được mã hoá
• Được chứa trong các vật mang tin:băng, đĩa, thẻ thanh
toán
• Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu
• Điều kiện sử dụng chứng từ điện tử
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

Chứng từ điện tử

ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG

• Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ
• Có chữ ký điện tử của người đại diện pháp luật
• Xác lập phương thức giao nhận điện tử
• Cam kết về hoạt động diễn ra khớp đúng quy định
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ

CT Nội Bên Gốc Tổng Mệnh Chấp TM

bộ ngoài hợp lệnh hành
Phiếu thu

HĐ kiêm
phiếu XK
Uỷ nhiệm chi

Hóa đơn tiền

điện
Giấy xin tạm
ứng
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

NỘI DUNG CỦA CHỨNG TỪ

Nội dung cơ bản Nội dung bổ sung

Là những yếu tố bắt buộc,
sự vắng mặt của những yếu
tố cơ bản này sẽ làm cho
chứng từ trở nên không đầy
đủ và không đáng tin cậy
Là những yếu tố không bắt
buộc, nhưng có tác dụng
làm rõ hơn thông tin phản
ánh trên chứng từ
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
NỘI DUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a. Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
b. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kếtoán;
d. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kếtoán;
e. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
f. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ KT-TC ghi bằng số;
tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền
ghi bằng số và bằng chữ;
g. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có
liên quan đến chứng từ kế toán.
(Khoản 1 điều 17 Luật kế toán)
Đơn vị: ………….. Mẫu số:……...........
(Ban hành…………)
Quyển số……….
Số………………..
PHIẾU THU
Ngày … tháng …năm

Người nộp: ………………………… . …….. ….. . Điện thoại:……………………..

Địa chỉ:………………………………………………………………………………
Người nhận: ……………………………………… Điện thoại:…………………...
Địa chỉ:………………………………………………………………………………
Số tiền bằng số: ……………… Số tiền bằng chữ………………………
Nội dung: ……………………………………………………………………………………………………

Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Lập chứng từ
Mẫu chứng từ ------------------------> Chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ KT tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động
của đơn vị đều phải lập chứng từ: lập 1 lần
Lập đầy đủ, rõ ràng, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu
Nội dung chứng từ: rõ ràng, trung thực, không được viết tắt,
tẩy xóa, sửa chữa
Phải lập đủ số liên quy định
Người lập, ký duyệt, ký tên phải chịu trách nhiệm về nội dung
của chứng từ
QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

19
QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

20
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ

kế toán

- Hoàn chỉnh chứng từ:

+ Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;
+ Phân loại chứng từ;
+ Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế
toán trên chứng từ.
- Sử dụng CT đã hoàn chỉnh để ghi sổ kế toán phù hợp.
21
QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

22
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

TRÌNH TỰ XỬ LÝ & LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Kiểm
Kiểm tra
tra &
& Luân
Luân chuyển
chuyển Bảo
Bảo quản,
quản,
Lập
Lập chứng
chứng từ
từ hoàn
hoàn chỉnh
chỉnh CT
CT &
& ghi
ghi sổ
sổ lưu
lưu trữ
trữ

• Lập theo • Tính rõ ràng • Phân loại CT • Phân loại

trung thực • Luân chuyển theo NDKT,
mẫu
của chỉ tiêu đến các sắp xếp theo
• Đầy đủ • Tính hợp bộ phận thứ tự TG
pháp của NVKT liên quan • Thời gian
chữ ký
• Tính chính • Vào sổ lưu trữ tuỳ
xác của số liệu kế toán yêu cầu cuả
mỗi loại CT
thông tin
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

TRÌNH TỰ XỬ LÝ & LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Giấy đề nghị tạm ứng:

1 2 3
Người nhận Thủ trưởng
tạm ứng đơn vị Kế toán Thủ quỹ
4
5

Lưu trữ
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

TRÌNH TỰ XỬ LÝ & LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Trình tự luân chuyển phiếu nhập kho

Nhập kho
Lập Ghi vào
Phòng chứng từ thẻ kho
Thủ kho Kế toán vật liệu
cung ứng
Ghi sổ
nhập NVL

Lưu trữ
 Bài tập thực hành 1

• Hãy ghép cặp:

1. Thực hiện định khoản a. Chứng từ mệnh lệnh

vào chứng từ trước khi
ghi sổ
2. Phiếu chào hàng b. Chứng từ về lao động
3. Phiếu chi tiền mặt c. Phiếu nhập kho
4. Bảng chấm công d. Hóa đơn nhận từ bên bán
5. Chứng minh hàng mua e. Hoàn chỉnh chứng từ
đã nhập kho
6. Hóa đơn giao cho f. Chứng từ chấp hành
khách hàng
g. Chứng từ bên trong
26
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

3 SỔ SÁCH KẾ TOÁN
2

3 • Vai trò của sổ sách kế toán

• Các loại sổ sách kế toán
• Các hình thức tổ chức
4 sổ sách kế toán

3
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Vai trò của sổ sách kế toán

SỔ Những quyển sổ hoặc tờ sổ được xây dựng theo mẫu,
2
KẾ TOÁN có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số liệu của
3
chứng từ kế toán

2Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản
Ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện

3 nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép

 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Vai trò của sổ sách kế toán

SỔ
KẾ TOÁN
3
- Tập hợp và xử lý dữ liệu kế toán thành
các thông tin cần thiết
-2 Làm cơ sở cho việc truy cập các thông tin từ chứng từ
- Lưu trữ tài liệu chứng minh cho thông tin
3 trên các BCTC
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

YÊU CẦU ĐỐI VỚI SỔ KẾ TOÁN

Kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiên cho
việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin

Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ

kế toán do đơn vị tự thiết lập theo hướng dẫn chung

Thuận tiện trong ứng dụng các phương tiện kỹ thuật

Sổ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu

 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Các loại sổ sách kế toán

Cách ghi Mức độ Cấu trúc Hình

chép tổng hợp sổ thức sổ

• Sổ ghi theo trình • Sổ kế toán tổng • Sổ bố trí theo • Sổ tờ rời

tự thời gian hợp kiểu một bên
• Sổ đóng thành
• Sổ ghi theo hệ • Sổ kế toán chi • Sổ bố trí theo quyển
thống tiết kiểu hai bên
• Sổ liên hợp • Sổ bố trí theo loại
bàn cờ
32
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

KỸ THUẬT GHI SỔ KẾ TOÁN

MỞ SỔ KHÓA SỔ
• Mở sổ vào đầu kỳ kế • Khóa sổ vào cuối kỳ kế
toán năm hoặc từ ngày toán năm, trước khi lập
thành lập BCTC hoặc trong các TH
• Mở sổ theo đúng mẫu in kiểm kê
sẵn (kẻ sẵn), có thể đóng • Công việc thực hiện:
thành quyển hoặc tờ rời.
- Cộng phát sinh
• Người đại diện theo pháp
- Tính số dư cuối
luật và kế toán trưởng kỳ
phải có trách nhiệm ký
- Chuyển cột để
duyệt trước khi sử dụng
cân đối, kiểm tra
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

KỸ THUẬT GHI SỔ KẾ TOÁN

Ghi sổ kế toán:
Căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp
Ghi bằng tay hoặc ghi bằng máy vi tính
Ghi
bằng tay: ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm
vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau,
không ghi cách dòng
Ghi
sổ bằng máy vi tính: DN được lựa chọn mua hoặc
tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp.
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN
SỬA CHỮA SỐ LIỆU KẾ TOÁN

1 2 3

PP cải chính PP ghi số âm

Gạch một đường thẳng
xóa bỏ chỗ ghi sai .
Ghi số (chữ) đúng bằng
mực thường, phía trên
Có chữ ký của KTT (phụ
trách KT) bên cạnh
 chỗ sửa
PP ghi bổ sung
• Ghi lại bằng mực đỏ
(ghi trong ngoặc Lập “chứng từ ghi
đơn) bút toán đã ghi sổ” và ghi thêm số
sai để hủy chênh lệch thiếu cho
đủ
• Ghi lại bút toán đúng
bằng mực thường để
thay thế.
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức sổ kế toán là Hình thức kế toán Nhật ký chung

các cách thức hiện tổ chức
hệ thống các sổ kế toán Hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái
dùng để ghi chép, tổng hợp,
hệ thống hóa số liệu kế toán Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
từ chứng từ gốc, làm cơ sở
lập các báo cáo kế toán theo
Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ
một trình tự và phương
pháp nhất định.
Hình thức kế toán trên máy vi tính
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán Nhật ký chung

Tất cả các NVKT phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật
Đặc ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung
trưng kinh tế. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ
cơ bản cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.

• Sổ nhật ký chung
• Sổ nhật ký chuyên dùng
Các loại
sổ KT • Sổ cái
• Sổ và thẻ kế toán chi tiết.
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán Nhật ký chung

NHẬT KÝ CHUNG
Tháng …… năm………
Trang Đơn vị tính: đồng
Ngà Chứng từ Diễn giải Đã ghi Số hiệu TK Số phát sinh
y ghi sổ cái
sổ
Số Ngày Nợ Có Nợ Có

Cộng mang sang

 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Hình thức kế toán Nhật ký chung
NHẬT KÝ THU TIỀN
Tháng …… năm………
Đơn vị tính: đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải Ghi Ghi có các TK
ghi sổ Số Ngày Nợ TK TG D. .. … TK khác
tiền NH thu
mặt Số Số
hiệu tiền
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Hình thức kế toán Nhật ký chung

SỔ CÁI
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Tháng …… năm……
Đơn vị tính: đồng

Chứng từ Diễn giải Trang TK Số tiền

Số Ngày nhật ký đối ứng Nợ Có

Số dư đầu kỳ 200

Cộng số phát sinh

Số dư cuối kỳ
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán Nhật ký chung

Ví dụ 2
Cho biết những thông tin sau có thể tìm thấy
trong những sổ sách kế toán nào?
a. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong tháng 11/20x1
của tài sản M.
b. Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234
ngày 11/11/2011 của công ty ABC
c. Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán Nhật ký chung
Bài tập thực hành 2 (tt.)
Có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty ABC trong tháng
4/20x1 như sau:
1. Ngày 10: Chủ sở hữu bổ sung vốn kinh doanh bằng TGNH là
600 triệu đồng
2. Ngày 12: Vay ngắn hạn bằng tiền mặt là 100 triệu đồng
3. Ngày 15: Xuất kho hàng hóa với giá trị là 200 triệu đồng để bán
cho khách hàng A với giá bán 260 triệu đồng, chưa thu tiền
khách hàng A
4. Ngày 30: Trích khấu hao TSCĐ N là 1,6 triệu đồng. TSCĐ N
được sử dụng cho bộ phận bán hàng
Yêu cầu: Hãy nêu tên chứng từ phát sinh cho từng nghiệp
vụ và phản ánh tình hình trên vào sổ Nhật ký chung
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Bài tập thực hành 2 (tt.)
SỐ NHẬT KÝ CHUNG
Ngày Chứng từ gốc Số Số Số phát sinh
Đã ghi
ghi Diễn giải TT hiệu
Số Ngày sổ cái Nợ Có
sổ dòng TK
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Chứng từ kế toán

Nhật ký
chuyên dùng Sổ, thẻ kế
NHẬT KÝ CHUNG toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng

hợp chi tiết

Bảng cân đối

tài khoản

Ghi hằng ngày

Ghi cuối kỳ Báo cáo tài chính

Đối chiếu, kiểm tra

 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN
HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán Nhật ký chung

Ưu điểm Nhược điểm

• Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi
chép, dễ phân công công • Khối lượng công việc tăng
việc do ghi chép trùng lắp nhiều

• Thuận tiện trong việc ứng • Chỉ thích hợp với những
dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp có quy mô lớn
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán Nhật ký SỔ CÁI

Tất cả các NVKT – TC phát sinh được kết hợp ghi

Đặc
chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế
trưng
trên cùng một cuốn sổ kế toán tổng hợp duy nhất là
cơ bản
Nhật ký - Sổ cái.

Các loại • Nhật ký - Sổ cái

sổ KT • Sổ và thẻ kế toán chi tiết.
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Chứng từ gốc

Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toán

CT chi tiết

NHẬT KÝ - SỔ CÁI Bảng tổng hợp

chi tiết

Báo cáo kế toán

Ghi hằng ngày
Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán Nhật ký SỔ CÁI

Nhược điểm
Ưu điểm • Khó phân công công việc

Mẫu sổ đơn giản, dễ • Chỉ thích hợp với đơn vị có

kiểm tra, đối chiếu quy mô họat động nhỏ, số
lượng nghiệp vụ không nhiều
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng

Đặc từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
trưng • Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký CTGS
cơ bản • Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái

• Chứng từ ghi sổ
• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Các loại
• Sổ cái
sổ KT
• Sổ và thẻ kế toán chi tiết
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế toán

Sổ quỹ
CTG
chi tiết

Sổ đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ

Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp
Sổ cái chi tiết

Bảng cân đối số

phát sinh

Báo cáo kế toán

 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ

Ưu điểm
Nhược điểm
• Đơn giản, dễ làm, dễ đối
• Khối lượng công việc tăng
chiếu kiểm tra
do ghi chép trùng lắp
• Thuận tiện phân công công nhiều
việc
• Khi có sai sót phải sửa
• Thích hợp với mọi loại hình trên nhiều sổ và việc cung
cấp thông tin chậm trễ
doanh nghiệp
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

•Tập hợp, hệ thống hóa các NVKT theo bên Có của

các TK kết hợp phân tích theo các TK đối ứng bên Nợ
Đặc •Kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung
trưng kinh tế , hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết
cơ bản •Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng TK

• Nhật ký chứng từ
• Bảng kê
Các loại • Sổ cái
sổ KT • Sổ và thẻ kế toán chi tiết.
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN
CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Chứng từ gốc và
các bảng phân bổ

Sổ, thẻ kế toán

Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ chi tiết

Bảng tổng hợp

Sổ cái
chi tiết

Báo cáo tài chính

 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Ưu điểm
• Giảm bớt khối lượng công
việc ghi sổ
• Cung cấp số liệu kịp thời
cho việc lập các báo cáo kế
toán
Nhược điểm
• Chỉ thích hợp đối với đơn vị
có quy mô lớn, đội ngũ nhân
viên có trình độ chuyên môn
• Không thích hợp với đơn vị
ứng dụng rộng rãi tin học
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
3. SỔ SÁCH KẾ TOÁN

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN

HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Chứng từ Sổ kế toán
kế toán - Sổ tổng hợp
PHẦN MỀM - Sổ chi tiết
KẾ TOÁN

Bảng tổng
hợp chứng từ
kế toán
Báo cáo tài chính
Máy vi tính Báo cáo kế toán
quản trị
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

3  Mục đích và yêu cầu

 Nội dung tổ chức công tác kế toán
2 4

3
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Mục đích và yêu cầu

Khái niệm: Tổ chức công tác kế toán – sự kết hợp giữa
con người, chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán và các thủ tục
kế toán theo một mô hình nhất định nhằm thực hiện mục tiêu
của kế toán là cung cấp thông tin và kiểm soát nghiệp vụ.

Mục đích:
- Đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng của kế toán
- Cung cấp thông tin kế toán phù hợp với người sử dụng,
kiểm soát nghiệp vụ tránh rủi ro cho đơn vị
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Mục đích và yêu cầu

Yêu cầu:

- Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật

- Đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống: phù hợp với quy
mô đơn vị, kiểm soát ngăn ngừa rủi ro, chi phí vận hành
hợp lý…
- Đảm bảo tính linh hoạt
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Nội dung tổ chức công tác kế toán

 Tổ chức
2 bộ máy kế toán
Là việc phân chia, sắp xếp các bộ phận trong hệ thống để
3
thực hiện nhiệm vụ kế toán

Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán :

- Bộ máy kế toán tập trung: toàn bộ công tác kế toán được
2 4
thực hiện tại phòng kế toán của đơn vị
-Bộ máy kế toán phân tán: nghiệp vụ kế toán được thực hiện
ở cả 3đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc
- Bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Nội dung tổ chức công tác kế toán

2 chức chứng từ kế toán

 Tổ
 Xác định các loại chứng từ sử dụng
3
 Thiết kế biểu mẫu chứng từ

 Lập và lưu chuyển chứng từ

2 4
 Bảo quản, lưu trữ chứng từ

3
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Nội dung tổ chức công tác kế toán

2 chức hệ thống tài khoản kế toán

 Tổ
 Nhận diện đối tượng kế toán và các loại nghiệp vụ
3
 Lựa chọn tài khoản thích hợp và cần thiết

 Xây dựng danh mục tài khoản chi tiết và mã hóa TK

2 4
 Xây dựng sổ tay hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ

3
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Nội dung tổ chức công tác kế toán

2
 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
3 Lựa chọn sổ kế toán phù hợp với các loại nghiệp vụ
 Quy định mối quan hệ giữa các sổ kế toán
 Quy định nguyên tắc ghi chép sổ (ghi tay, ghi trên máy)
2 4

3
 QUY TRÌNH KẾ TOÁN - CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Nội dung tổ chức công tác kế toán

2
 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán
3 Xác định đối tượng cung cấp thông tin
 Lựa chọn chính sách kế toán, tuân thủ nguyên tắc

ghi nhận và trình

4 bày thông tin
2
 Lựa chọn mẫu biểu báo cáo thích hợp

3 Kiểm soát yêu cầu thời điểm cung cấp thông tin