Tehnike i značaj govornog i pisanog

komuniciranja u uredskom poslovanju

Student: Ivona Prenc

 Općenito o uredu
Dvojako značenje:
• Administrativna poslovna prostorija
• Organ službe, ustanova

• organizacijska jedinica koja raspolaže i upravlja

informacijama o kojima ovisi funkcioniranje
čitave organizacije
• 1458. godine se prvi puta spominje uredsko
poslovanje u djelu Benedikta Kotruljevića
 Općenito o uredskom poslovanju
• Obuhvaća cjelokupni uredski rad, neposredno
i posredno komuniciranje sa strankama i
drugim službenim osobama
• Uredsko poslovanje se uređuje Uredbama o
uredskom poslovanju
• Uredbom o uredskom poslovanju zacrtan je
sustav uredskog poslovanja u RH
 Načela i temeljni pojmovi u uredskom
poslovanju
• Uredsko poslovanje se vodi prema načelu
jednostavnosti, tj da se sve radnje moraju obavljati
na svima jednostavan i razumljiv način
• Načelo ekspeditivnosti – sve radnje moraju biti
završene pravodobno
• Načelo ekonomičnosti – radnje se obavljaju u što
kraćem vremenu, sa što manje sredstava
• Načelo jednoobraznosti – sve iste radnje u
uredskom poslovanju moraju biti obavljene na
uvijek isti način
 Komunikacija općenito
• Communicatio – priopćavanje, razgovor
• Razmjena znakova među ljudima, životinjama
tj svim živim bićima
• U tehničkom smislu označava prijenos
informacija, a u društvenom smislu se može
usporediti s transportom robe koji nije
jednostavan
 Oblici komunikacije
1. Interpersonalna – proces komuniciranja koji
vrše dvije ili više osoba i tokom koje
komunikacije je došlo do povratne
informacije, dijalog
2. Intrapersonalna – čovjek ju vrši sam sa
sobom, te koristi verbalne simbole. Ova
komunikacija se odvija unutar sebe
3. Govorna – kombinacija leksika i imena koja su
izvučena iz mase
4. Aktivno slušanje – predstavlja slušateljev otklon
prema prosuđivanju nekoga tko je ranije njega
slušao
5. Računalom posredovana komunikacija – ona je sve
više prisutna putem interneta te u suvremenom
obrazovnom, a i poslovnom okruženju
6. Formalna komunikacija – službeni oblik
izvještavanja i davanja naloga koji u skladu s
normama i pravilima komuniciranja
 Komunikacija kao najvažnije svojstvo
poslovanja
• Jedan od najvažnijih segmenata
• Neki od ciljeva komunikacije:
1. Razumijevanje ljudskih potreba
2. Izbjegavanje sukoba i nesporazuma u interakciji s
drugim ljudima
3. Stvaranje doživljaja zajedništva
4. Učinkovito prenošenje poruka
5. Motiviranje drugih za efikasnu komunikaciju
6. Stvaranje pozitivnog ozračja
7. Omogućavanje dogovora na obostrano zadovoljstvo
8. Omogućuje pridržavanje dogovora
 Načini i vrste komunikacija
• Može se komunicirati ponašanjem tijela, mimikom,
očnim kontaktom, gestama, govorom itd..
• Svaki od načina komunikacije treba znati kontrolirati
i upotrijebiti u pravo vrijeme
• Oblike komunikacije dijelimo na slušno – govornu
komunikaciju, vizualnu, taktilnu te komunikaciju
okusom i mirisom
• Verbalnu komunikaciju čine govor i pisanje, a
neverbalnu ton govora, izraz lica, pogleda i pokreta
tijela itd
 Komunikacija u uredu
• Dva načina komunikacije: tradicionalna i
elektronička komunikacija
• Tradicionalna: putem pošte, telefona,
telefaksa
• Elektronička: suvremeni oblik komunikacije a u
nju spadaju e – mail, video konferencije itd..
 Načini za unaprjeđenje komunikacije u
uredu
• Što se više razvija tehnologija, to se više mijenja i način
komuniciranja
• Neki od savjeta za unaprjeđenje komunikacije:
1. Stvorite prijateljski oblik komunikacije
2. Budite konstantni u komuniciranju
3. Češće odlazite na društvene događaje
4. Činite dvosmjernu komunikaciju
5. Održavajte komunikaciju licem u lice
6. Pazite na govor tijela
7. Nemojte gušiti sugovornika pričom bez da njemu dopustite da
priča
8. Slušajte druge
 Struktura komunikacija u uredskom
poslovanju
• Struktura komuniciranja u uredskom
poslovanju se dijeli na tri glavna dijela, a to su:
verbalna, neverbalna i e – komunikacija.
• Svaka od njih ima svoje pod dijelove koji ju
čine cjelovitom
 Poslovno komuniciranje
• Za cilj ima sporazumijevanje, prijenos informacija,
iskustava i poruka.
• Ovo je vještina u kojoj se razlikuju uspješni od manje
uspješnih djelatnika nekog poduzeća.
• Komunikacija u poduzeću je veoma važna te mora biti
funkcionalna i efikasna.
• Menadžment – odjel poduzeća vrši najveću količinu
komunikacija prema van i unutar poduzeća
• Osoba koja vrši poslovnu komunikaciju mora posjedovati
mnoštvo vještina a neke od njih su ljubaznost,
dinamičnost, tolerantnost..
 Usmena poslovna komunikacija
• Izgovorena riječ je glavni kod komunikacije
• Najčešće se provodi razgovorom lice u lice,
telefonom, televizijom, radijem…
• Usmenu komunikaciju dijelimo na
planiranu/neplaniranu i formalnu/neformalnu
• Nedostatak ovakve komunikacije je što ne
ostavlja trag, pa prema tome se u pravilu
usmeni dogovor potvrđuje u pisanom obliku
 Pisana poslovna komunikacija
• Ona proučava cijeli pisani sustav komunikacija
s gledišta neke organizacije
• Može se definirati kao vrsta dopisivanja koja se
odvija između poslovnih partnera, a za cilj ima
sklapanje posla ili izvršenje neke usluge
• Ima prednost nad usmenom komunikacijom
zato što ljudi više razmišljaju što će napisati,
nego što će izgovoriti, jer jednom napisana
poslovna komunikacija postaje trajan zapis
 Pisano komuniciranje
• Sastoji se od teorijskih osnova i od toga kako
se treba započeti realizirati poslovnu aktivnost
• Obuhvaća sve osnove vanjskog i unutarnjeg
komuniciranja
• Pisane poslovne komunikacije su poslovna
pisma i memorandumi na papiru, a u
elektroničke pisane komunikacije ubrajamo e
– mail, web i chat komunikacije. Kombinirane
komunikacije čine telefaks komunikacije
 Elektroničko komuniciranje
• Glavni oblik takve komunikacije jest e – mail, a
nakon toga u ovu skupinu spada i
komunikacija putem društvenih mreža
 Digitalni ured
• Takav ured je temelj za ostvarenje mobilnog i
virtualnog ureda
• Odnosi se na digitalnu izradu, obradu, prijenos
i pohranu poslovnih informacija.
• Izradom digitalnog ureda se nastoji povećati
učinkovitost i brzina izvođenja klasičnih
uredskih poslova, te brži protok informacija
 Mobilni ured
• U ovakvom uredu fizička lokacija čovjeka više
nije bitna, nije potrebno posjedovati uredski
prostor
• Suvremena informacijska tehnologija
omogućuje da se izgradi sustav zaštite baze
podataka te omogući takav način rada
 Virtualni ured
• Funkcionira kao udaljeni ured gdje zaposlenici
obavljaju zadatke putem interneta
• Rukovoditelji ovakvih ureda imaju pregled u
evidencije i kontrolu rada u takvim uredima
• Svi podaci su dostupni svakom sa svakog
mjesta, u sklopu ovlasti koje imaju
 Birotika
• Grana informatike koja se najčešće primjenjuje
u uvjetima uredskog poslovanja i koja se
prvenstveno bavi obradom teksta
• Izučava aparate, uređaje i strojeve koji se rabe
u uredskom poslovanju, a to su: pisaći strojevi,
doktrine uređajem računske strojeve te
aparati za kopiranje
 Zaključak
• U 21. stoljeću uredsko poslovanje je stavka u kojoj je
najmodernija tehnologija u komuniciranju itekako potrebna.
Komuniciranje je od velike važnosti što u svakodnevnom
privatnom životu, pa tako i u poslovnom.. u ovom slučaju u
uredskom poslovanju. Neverbalna i verbalna komunikacija su od
velike važnosti za prijenos informacija. Nažalost te informacije
ponekad mogu biti netočne, zbog raznih čimbenika sa strane, ali
pojavom novih tehnologija, i te dezinformacije se nastoje suzbiti.
Smatram da iako možda najtočniji način komuniciranja je
zapravo onaj najstariji u pisanom obliku, gdje obje stranke imaju
dokaze što je rečeno i dogovoreno, ipak trebamo početi koristiti
sve više i komunikaciju i digitalnom obliku, jer je brža, efikasnija a
ponekad i jeftinija.