Sveučilište Sjever

Geodezija i geomatika

Komunikacijske vještine i primjena:

POSLOVNI SASTANCI

Student: Nastavnik:
Kristijan Ježovita doc.dr.sc. Ana Globočnik Žunac

1
SAŽETAK
U ovom seminarskom radu obrađena je tema poslovne komunikacije, točnije
poslovnih sastanaka. U njemu su navedeni oblici poslovne komunikacije te
značenja svakog oblika. Opisan je poslovni sastanak. K tome je opisano vrste
poslovnih sastanaka, ugovaranje poslovnih sastanaka te ciljevi poslovnih
sastanaka.

KLJUČNE RIJEČI: poslovni sastanak, komunikacija, sudionici

2
Sadržaj
1.UVOD........................................................................................................................................................4
2.OBLICI POSLOVNE KOMUNIKACIJE...........................................................................................................5
2.1.FORMALNA POSLOVNA KOMUNIKACIJA...............................................................................................5
2.2.NEFORMALNA POSLOVNA KOMUNIKACIJA...........................................................................................5
2.3.VERBALNA POSLOVNA KOMUNIKACIJA.................................................................................................5
2.4.NEVERBALNA POSLOVNA KOMUNIKACIJA............................................................................................6
3.POSLOVNI SASTANAK...............................................................................................................................6
3.1. VRSTE POSLOVNIH SASTANAKA............................................................................................................7
3.1.1. SASTANCI PREMA BROJU SUDIONIKA................................................................................................7
3.1.2. SASTANCI PREMA SADRŽAJU, CILJEVIMA I NAČINU RADA.................................................................8
3.2. UGOVARANJE POSLOVNIH SASTANAKA................................................................................................8
3.3. CILJEVI POSLOVNOG SASTANKA...........................................................................................................8
4.ZAKLJUČAK...............................................................................................................................................9
5.LITERATURA............................................................................................................................................10

3
1.UVOD
Poslovna komunikacija je komunikacija koja se koristi za promicanje proizvoda i usluga.
Komunikacija između kupca i prodajnoga osoblja mora teći neprekidno, a cilj je ove
komunikacije razmjena informacija s kupcima, saznanje njihovih potreba ili eventualnoga
nezadovoljstva određenim proizvodom (Mađarac & Jelica, 2015).Poslovna komunikacija je vrlo
bitan čimbenik o dojmu organizacije i može predstavljati granicu između uspjeha i neuspjeha.
Svrha poslovne komunikacije unutar organizacije je realizacija plana. Do realizacije plana
dolazimo kroz brojne segmente, a pojedinac u većini slučajeva ne može sam ostvariti svoje
ciljeve vezane za organizaciju. Kako bi poslovna komunikacija bila uspješna, menadžment
svakodnevnom komunikacijom ima kao potrebu planirati, organizirati, brinuti o zaposlenima,
voditi, motivirati, kontrolirati, prikupljati informacije, dijeliti informacije i znanja (Periša, 2020).
Tijekom ovog seminara više pozornosti će se posvetiti poslovnim sastancima. Cilj seminara je
doći do određenih saznanja o poslovnim sastancima kako bi se utvrdila važnost poslovnih
sastanaka na funkcioniranje tvrtke. Hipoteza je da su poslovni sastanci jako bitni za uspješnost
neke tvrtke.

4
2.OBLICI POSLOVNE KOMUNIKACIJE
Uspješno poslovno komuniciranje postiže se raznim oblicima od kojih su najčešći verbalni te
neverbalni. Poslovna komunikacija sveprisutna je u organizacijskim poslovima, a ostvaruje se
svaki puta kada se vodi razgovor o poslu, šalju pisane informacije o poslu ili prezentira poslovni
pothvat. Svaka od navedenih radnji izvršava se od strane jednog ili više pojedinaca, verbalno ili
neverbalno, a koji svojim činom predstavljaju organizaciju kao cjelinu (Periša,2020).

2.1.FORMALNA POSLOVNA KOMUNIKACIJA

Formalna komunikacija je unaprijed planiran, službeni proces prijenosa informacija u govornom
i pisanom obliku, usklađen s potrebama organizacije. Formalnu komunikaciju stvara, potiče i
ohrabruje sama organizacija, točnije menadžment, jer je ona nužna za obavljanje poslova.

2.2.NEFORMALNA POSLOVNA KOMUNIKACIJA

Neformalna komunikacija u organizaciji sekundarna je komunikacijska mreža koja počiva na
osobnim dodirima i koja, za razliku od sustava formalne komunikacije, ne slijedi neku unaprijed
određenu liniju. Složenosti neformalne komunikacije doprinosi sedam činjenica da sudionici u
tom procesu pripadaju različitim grupama te da se priroda veza među njima stalno mijenja.
Neformalna komunikacija odražava odnose zaposlenika unutar organizacije i svojim tijekovima
presječe kanale formalne komunikacije. Njezino postojanje može stvarati dodatne probleme
menadžmentu jer on ne može u potpunosti kontrolirati tijek i količinu neformalne komunikacije
unutar organizacije, ali i zbog činjenice kako se neformalnim kanalima lako mogu proširiti
glasine, ogovaranja ili informacije koje su posebno bitne za funkcioniranje same organizacije.

2.3.VERBALNA POSLOVNA KOMUNIKACIJA

Verbalna poslovna komunikacija odnosi se na poslovno komuniciranje koje se ostvaruje putem
izgovorenih riječi i mimikom tijela. Verbalnu komunikaciju dijelimo na usmenu i pismenu.
Usmena komunikacija je najjednostavniji, najbrži i najstariji oblik u poslovnom komuniciranju.
Pisana komunikacija sporija je od usmene komunikacije, ali za razliku od nje, ona ostavlja pisani
trag i za sobom nosi određenu težinu (Periša,2020).

5
2.4.NEVERBALNA POSLOVNA KOMUNIKACIJA
U poslovnom svijetu neverbalna komunikacija odnosi se na komunikaciju koja ne uključuje
govore i pisanje, već ona više obuhvaća govor tijela ljudi, ali i korištenje vremena, prostora,
boja, odijevanja. Karakterizira ju promjene u tonovima glasa osobe koja govori, koje mimike
koristi, poglede, kontakte očima, šutnju, dodire i sl. Kod neverbalne komunikacije bitno je voditi
računa o odijevanju i izgledu, položaju tijela, mimici lica, komunikaciji pogledom, aktivnom
slušanju, šutnji i tonu glasa.

3.POSLOVNI SASTANAK
Cilj svakog sastanka je da se dvije strane dogovore i nađu zajedničko rješenje na svoje
probleme. Da bi poslovni sastanak bio uspješan treba napraviti strategiju samog sastanka od
početka do kraja. Potrebno je kvalitetno napraviti dokumentaciju koja prati sastanak, pripremiti
prostor i medijsku tehnologiju ukoliko je potrebna, razmisliti tko je sve pozvan i koliko ljudi
dolazi pa sve do samog toka sastanka koji također ima svoja pravila. Da bi nam poslovni
sastanak bio uspješan bitno nam je da imamo vođu sastanka. Takva osoba mora posjedovati
vještine kojima će sastanak biti na kraju uspješan, a ne da nam se dogodi da nakon završetka
sastanka uopće ne znamo zašto smo tamo prisustvovali i što je uopće riješeno. Svaki vođa mora
imati cilj, a to je da nadahnjuje sudionike, da ih potiče da aktivno sudjeluju u raspravama na
poslovnom sastanku, da se uštedi vrijeme, a samim time i novac. Dobro odrađeni poslovni
sastanak doprinosi financijskoj stabilnosti tvrtke. Vođa sastanka može biti i sam organizator
poslovnog sastanka (Dvanajščak,2016).

6
Slika 1-poslovni sastanak (https://www.mojeznanje.eu/Webinarji/Poslovni_sastanci/)

3.1. VRSTE POSLOVNIH SASTANAKA

Sastanci se mogu razvrstati prema sljedećim kategorijama:

a) prema broju sudionika

b) prema sadržaju

c) prema načinu i oblicima rada

d) prema ciljevima

3.1.1. SASTANCI PREMA BROJU SUDIONIKA

Što se tiče sastanaka prema broju sudionika, svakako su učinkovitiji oni sastanci koji imaju manji
broj sudionika. Sastanci s velikim brojem sudionika više su informativnog karaktera te se
obrađuju općenite teme dok su sastanci s manjim brojem sudionika sadržajniji i obrađuju se
određeni problemi i nalaze se konstruktivna rješenja za njih (Soldić, 2019).

7
3.1.2. SASTANCI PREMA SADRŽAJU, CILJEVIMA I NAČINU
RADA
S obzirom na način rada sastanke dijelimo na formalne i neformalne. Neformalni nemaju strogo
propisanu proceduru. Prema sadržaju dijelimo ih na institucionalne gdje sudionici zastupaju
mišljenje neke institucije te strukovne. Po ciljevima sastanke dijelimo na informativne i redovno
obvezne sastanke. Kod redovno obveznih sastanaka se kroz diskusiju dolazi do optimalnog
rješenja.

3.2. UGOVARANJE POSLOVNIH SASTANAKA

Većina ljudi ne voli ugovarati poslovni sastanak. Ljudi su prilično nespretni kada žele telefonski
dogovoriti prodajni sastanak, ali svaki poslovni čovjek bi trebao ovladati ovim dijelom posla.
Postoje dvije faze kod ugovaranja poslovnih sastanaka. U prvoj fazi se filtriraju potencijalni
kupci. Nakon toga telefonski se kontaktira kupca te se spoznaje tko je odgovorna osoba s kojom
može obaviti sastanak. U ovoj fazi se radi samo o istraživanju. Kod druge faze se odlučuje kojim
putem će se ugovoriti sastanak (pismo, telefon).

3.3. CILJEVI POSLOVNOG SASTANKA

Prije nego li počne sastanak trebamo znati koja je svrha našeg sastanka i koji nam je cilj
sastanka. Svaki sastanak teži da na kraju ostvari taj cilj. Samo ako je jasno zacrtan cilj sastanka i
svi sudionici koji prisustvuju tom sastanku imaju jasno određene uloge, znaju koja je svrha i koji
je cilj, te su kompetentni, sastanak može biti uspješan. Cilj i svrhu svakog poslovnog sastanka
trebamo točno definirati da bismo znali što želimo takvim sastankom postići. S obzirom na to da
je cilj sastanka da se neke nedoumice riješe, da se nešto odluči, da se podnese izvještaj ili da se
dođe do odluke, sastanak se preporučuje odgoditi ako nam nedostaje vremena da se sastanak
kvalitetno odradi, ako ključni sudionici nisu u mogućnosti prisustvovati, ako takav sastanak neće
dati poželjne rezultate ili ako bi troškovi sastanka bili veći od dobivenih rezultata
(Dvanajščak,2016).

8
4.ZAKLJUČAK
Može se zaključiti da dobro odrađeni poslovni sastanci imaju jako veliku ulogu u funkcioniranju
neke tvrtke. Poslovni sastanci su jako bitni u uspješnosti tvrtke. Dobro odrađeni poslovni
sastanci mogu dovesti tvrtku do poželjnog financijskog stanja ako vođa poslovnog sastanka
nagovori kupce da kupe njihov proizvod.

9
5.LITERATURA
1. Dvanajščak, T. (2016.): Poslovni sastanak (https://repozitorij.unin.hr/en/islandora/object/unin
%3A818/datastream/PDF/view)

2. Mađarac Mrvica, S., Jelica, S. (2015.): POSLOVNA KOMUNIKACIJA – POSEBAN OSVRT NA NJEZINU
ULOGU U PRODAJI ROBA I USLUGA (https://hrcak.srce.hr/file/209453)

3. Periša, G. (2020.): Poslovna komunikacija i odnosi s javnošću

(https://repozitorij.unios.hr/en/islandora/object/efos%3A4037/datastream/PDF/view)

4. Soldić, D. (2019.): POSLOVNI SASTANCI

(https://zir.nsk.hr/islandora/object/vup%3A2057/datastream/PDF/view)

5. Špiljak, V.: Kulturna uvjetovanost poslovne komunikacije (https://hrcak.srce.hr/file/43719)

10