Uinkoviti sastanci

Studij poduzetniva u Pazinu

Poslovne komunikacije
Ivan Maresti
Travanj 2016.

Pojam i zato se odravaju sastanci

Sastanak je svaki kontakt s jednom ili vie osoba

bez obzira na vrijeme,nain i mjesto.

Tri osnovna cilja:
o Rasprava
o Donoenje odluke
o Donoenje odredbe
Razjanjavanje ciljeva sastanka
o Izmjena i procjena informacija
o Rjeavanje problema
o Rjeavanje sukoba
o Potraga za nadahnuem

Nedostaci odravanja sastanka

Danas se svakodnevno odrava velik broj sastanaka od kojih su mnogi

nepotrebni (pa predstavljaju gubljenje vremena) ili nisu uspjeni (ne

ispunjavaju ciljeve)
-- Over
Over 11
11 million
million business
business meetings
meetings are
are held
held every
every day
day
in
the
U.S.
in the U.S.
-- Managers
Managers spend
spend 30
30 to
to 70
70 percent
percent of
of their
their time
time in
in
meetings.
meetings.
-- Most
Most professionals
professionals attend
attend around
around 62
62 meetings/month,
meetings/month,
with
>
50%
of
these
perceived
as
a
waste
with > 50% of these perceived as a waste of
of time.
time.
-- A
A productive
productive meeting
meeting of
of top
top managers
managers costs
costs
thousands
of
dollars
per
hour;
unproductive
thousands of dollars per hour; unproductive meetings
meetings
cost
more
cost more
-- One
One successful
successful company
company banned
banned meetings
meetings between
between 9
9
a.m.
a.m. and
and 4
4 p.m.;
p.m.; others
others have
have a
a meeting-free
meeting-free day
day each
each
week;
others
have
stand
up
meetings
(dont
sit
week; others have stand up meetings (dont sit
down).
down). .. ..

Emocionalna cijena sudionika (osjeaju se kao beskorisni statisti)

Tri osnovna koraka uspjenog sastanka

Kako bi sastanak imao to uspjeniji ishod potrebna su tri

osnovna koraka.
ODREIVANJE CILJA
DEFINIRANJE ISHODA (REZULTATA)
DNEVNI RED
Planiranje IZBOR/ LISTA SUDIONIKA; PREDHODNA OBAVIJEST SUDIONIKA

Tijek

ZAPOINJANJE RAZOGOVORA
INFROMIRANJE informiranje partnera o injeninom stanju, eljama, zahtjevima,
problemima. Postavljanje pitanja, sluanje partnera
ARGUMENTIRANJE koristiti se jednostavnim, jasnim i tonim argumentima
DONOENJE ODLUKA, ZAVRETAK RAZGOVORA

OCJENA SASTANKA
NAPRAVITI ZAPISNIK
Aktivnos PRIPREMA ZA DOGOVORENE AKTIVNOSTI

ti poslije

Priprema sastanka
Da bi sastanak bio uspjean, vano ga je dobro

pripremiti:
o Odreivanje cilja
o Izbor sudionika
o Dnevni red
o Uloge sudionika
o Prethodna obavijest sudionicima

Ciljevi sastanka
Uspjenost sastanka mjeri se ciljevima

postavljenima prije sastanka, zato je vano imati

jasno odreene ciljeve i jasno odreene uloge
sudionika sastanka

Sadraj sastanka
ZAPOINJANJE RAZOGOVORA uspostavljanje

kontakta sa sugovornicima, stvaranje ugodne atmosfere,

privlaenje pozornosti, pobuivanje interesa.
INFROMIRANJE informiranje partnera o injeninom

stanju, eljama, zahtjevima, problemima. Postavljanje

pitanja, sluanje partnera.
ARGUMENTIRANJE koristiti se jednostavnim, jasnim i
tonim argumentima.
Vano je imati na umu redoslijed argumenata dvogrbost

argumentacije (najjae mjesto je prvo i posljednje)

Sauvati jedan argument u rezervi.

Sadraj sastanka
NEUTRALIZIRANJE PRIGOVORA njime jaamo svoju

uvjerljivost
Tehnike neutraliziranja koje moete primijeniti: navoenje referenci,
da, ali metoda, metoda ispitivanja, preventiva
DONOENJE ODLUKA, ZAVRETAK RAZGOVORA osnovne

misli treba saeti, ponoviti, a zakljuak to upeatljivije formulirati

Izbor stola za sastanak

Prezentacija
Voditelj na elu stola
Ploaj daje prednosti voditelju.
Sudjelovanje i prekid od strane publike je
ogranien.
U - oblika stola
Jednakost lanstva.
Nema sumnje o tome tko je voditelj sastanka
Dobra vidljivost za sve.
Okrugli stol
Demokratski
Velika vidljivost od strane sudionika .
Uoliv je govor tijela sudionika.
Pogodan za sudjelovanje svih sudionika i
interakciju.

Kvalifikacija tipova sudionika

Svaalica i negativac
Pozitivac
Sveznalica
Brbljavac
Plaljivko
Hladno-odbojni sugovornik
Nezainteresiran
Velika zvjerka
Pitalica

Aktivnosti poslje sastanka - ocijena sastanka

to? ciljevi
Zato? razlog za promjene
Kako? procedure
S ime? potrebni resursi
Tko? sudionici

mjesta dogaanja
rokovi
Izvijestiti? povratne informacije
Nastavak? sljedee aktivnosti
Gdje?
Kada?

Zakljuak
SASTANCI SU JEDINI NAIN ZA DONOENJE
ODLUKA I O NJIHOVOJ UINKOVITOSTI
OVISI USPJEH I POJEDINANCA I
ORGANIZACIJA.

Dajmo im zato prioritet u

naem planiranju!