UPRAVLJANJE

SASTANCIMA

Seminarski rad
Zagreb,26.9.2007
 Radna grupa 7

Ksenija Stanić
Marija Šimić
Živko Stojčić
Vesna Stužić Dobrila Šapina
Sonja Šare
Slava Šepec
Đuro Tomić
Sastanak je dio kulture svakodnevnog
života
OPET
Sastanci se organiziraju radi: SASTANAK!

Razmjene mišljenja,ideja
Razjašnjavanja nejasnoća
Dogovora o zajedničkim aktivnostima
 UPRAVLJANJE SASTANKOM

Uspješan sastanak je onaj u kojem je svim

sudionicima jasno što je dogovoreno, koje aktivnosti
trebaju poduzeti, u kojem roku i tko je za njih
odgovoran.
Prednost sastanka pred drugim
oblicima dogovaranja

- osjećaj zajedničke vizije

- kontinuirano uspoređivanje postignutoga
- razmjenjivanje informacija
- trenutni povrat informacija
- pojašnjavanje odgovornosti
- brzo rješavanje problema
- jačanje tima
Povećanje organizacije sastanka
Za organizaciju maksimalno koristite Outlook
Nema dnevnog reda (agenda) - nema sastanka!
Pozivajte samo one koji su neophodni – samo jedan
znalac može biti dovoljan
Pošaljite/uputite pravovremeno na potrebne
informacije/dokumente (svrha, uloge)
Naznačite prioritete
Ne vraćajte se na početak zbog onih koji kasne
Ne dozvolite da pojedinac dominira sastankom
Na kraju dogovorite sažeti zapis sa sastanka
Ne organizirajte sastanak u petak poslijepodne ili
neposredno pred ručak
 Planiranje sastanka ovisi :

Objektivnim stanjima- Mogućnosti-sastanci

jedini način su prilike-ne obveze
donošenja odluka

Subjektivnim Rješenje-sastanci se
stanjima- moraju učiti
neučinkovitost
sastanka donosi
probleme
 Važnost sastanka
Ako je problem hitan ne gubi se vrijeme na
kurtoazne razgovore sa sudionicima, nego se nakon
srdačnog pozdrava prelazi na srž problema.
Ukoliko je informacija povjerljiva potrebno je to
naglasiti.
 Sastank se priprema sadržajno i tehnički
Sadržajna priprema:
-jasno definiranje cilja – cilj određuje i sudionike sastanka
-svrhe

- inicijator sastanka obavještava ostale sudionike o

svrsi sastanka, ciljevima i eventualnoj pripremi za
sastanak

- pravovremeni poziv na sastanak ( sastanak saziva

osoba od autoriteta u odnosu na ostale sudionike, ili
ako su sudionici istog ranga tada osoba koja je
izravno zainteresirana za raspravu na temu)
 Tehnička priprema za sastanak

Utvrditi mjesto,vrijeme i trajanje sastanka

: tko, što, zašto, kada, gdje i za koga se organizira sastanak.
Utvrditi imena, prezimena i funkcije sudionika
Rezervirati prostoriju i lokaciju za sastanak
Odraditi zapisničara, njegovog zamjenika i
osobu koja će primati sudionike
Osigurati predah za kavu, ručak ili večeru
Na vrijeme poslati pozivnice i programe-pismeni
Pripremiti tehnička pomagala
 Odabir sudionika na temelju pitanja

Tko ima informacije neophodne za sastanak?

Tko bi trebao biti nazočan iz taktičkih razloga?
Koliko osoba osigurava dobru i kreativnu
komunikaciju?
Koliko bi grupa trebala biti heterogena?
 Održavanje sastanka
Sastanak početi na vrijeme
Odrediti temu i ciljeve
Pratiti dnevni red
Kontrolirati vrijeme
Potaknuti diskusije
Kontrolirati problematične sudionike
Riješiti konflikte
Poticati pitanja
Pojasniti akciju
Donijeti zaključak
 Upravljanje sastankom

Upravljanje grupom
Upravljanje procesom rada u grupi
Upravljanje vremenom sastanka
Upravljanje fazama sastanka
 Upravljanje grupom
uloga voditelja
Glavna sredstva
stavlja voditelja u ulogu
da upravlja zajedničkim Dobiti od sudionika radni
životom grupe sa ciljem elan
povoljnog stanja u grupi i Dobro osjećanje i
kod svakog pojedinca. raspoloženje
Spremnost na
sudjelovanje
Uvažavanje i poštivanje
Zajedništvo i solidarnost
Aktivnost u smišljanju
ideja
 Upravljanje procesom rada u grupi
-uloga voditelja-
kontrola tijeka, sadržaja i trajanja rasprave
(voditelj mora biti kratak i produktivan a
sudionici konstruktivni)
- vodi i potiče raspravu
- nastoji spriječiti prikrivene namjere i tenzije
vođenje zapisnika čini po rangu najmlađa
osoba ili profesionalac (zapisnik mora biti
gotov najkasnije 48 sati nakon sastanka,
potpisan od predsjedavajućeg, a dostavljen
svim sudionicima sastanka s pravom glasa.)
-ako se s zaključcima ne slažete jasno to
izrecite i tražite da uđe u zapisnik
Upravljanje vremenom sastanka – stavlja
voditelja kao racionalnog gospodara resursa
O vremenu sastanka u danu
( kada su obavljeni dnevni zadatci
Trenutak sazivanja uvažiti bioritam većine
(omogućiti ljudima sudionika, na kraju dana ne
dovoljno vremena da se sazivati teške sastanke )
pripreme i da planiraju
radno vrijeme) O planskom trajanju i izvršenju

Trošenje vremena u
komunikaciji ( uvodno
Koji dani u tjednu izlaganje do 7 minuta, jaka
(ponedjeljkom manje diskusija do 3 minute,
sastanaka, a petak bez pojašnjenje do 1 minutu,
iznošenje novog prijedloga do
sastanka iza 12 sati.) 5 minuta )
Upravljanje fazama sastanka
Otvaranje sastanka
Prolaz kroz dnevni red
Privođenje kraju i završetak
Evaluacija sastanka
 Pojedinci?
Od 7-8 članova
Govore samo 2
dominantna
Koji ne moraju biti
najstručniji

Stručnjaci ponekad šute

zbog članova visokog
statusa-gubimo korisne
informacije
Poslovna kultura na sastancima
Poslovnu kulturu Nedostatak poslovne kulture
pokazujemo :
Pažljivo slušati govornika
Ne prekidati govornika i
ne dobacivati primjedbe
Ne trošiti vrijeme drugih
sudionika na trivijalna i
nebitna pitanja
Na sebe skrenemo
pažnju samo ako
možemo iznijeti razumne
ideje i rješenja.
pokazujemo ukoliko:
Prekidamo sugovornika
Ulizivački odnos prema
osobama višeg ranga
Dobacivanje
Smo narcisoidni i
arogantni prema drugima
Pokazujemo ljutnju i
podižemo ton
 Posljedice nedovoljno pripremljenog
sastanka su slijedeće:
Skretanje s teme
Nema dnevnog reda Rasprava o nebitnim
stvarima
Dugo traje Kašnjenje
Nezavršenost Pojedinci dominiraju
Neorganiziranost Nema objave
rezultata
Odgođeni sastanci
Teške situacije koje se mogu desiti u tijeku
sastanka
Konflikt
Skriveni dnevni redovi
Gubitak pažnje (do 90 min.)
Ako sastanak zahtijeva donošenje odluka, to se može
učiniti na nekoliko načina :
formalnim glasovanjem
dogovorom
voditelj ili predsjedavajući zadužuje osobu
koja prati provođenje zaključaka, a o tome se
sudionici obavještavaju na sljedećem
sastanku
na kraju sastanka dogovoriti vrijeme
slijedećeg sastanka, ako je potrebno
sastanak završava, rezimeom, zaključkom i
zahvalom voditelja
 Sastanak je potrebno i evaluirati

-samoanalizom ( da li sam sve priredio,

da li su svi zaključci doneseni, da li
sam zadovoljna…)
- neformalni razgovori sa sudionicima
- formalna povratna informacija
Posebni oblici poslovnih sastanaka

kultura poslovnog pregovaranja

poslovni izlazak

Poslovni sastanak zahtijeva i kulturu poslovnog

odijevanja i ponašanja
(nadzorno vijeće RTSlovenije odredilo posebni
kodeks odijevanja)
 Zaključak sastanka

Jasan
Precizan u svojoj suštini
Imati svog nosioca
Vrijeme za njegovo ispunjenje
Biti prihvaćen od sudionika sastanka
O zaključcima se ne raspravlja dok nisu
usvojeni i verificirani
 Zaključak
Sastanci mogu donijeti izvanredne
rezultate ako se pravilnim postupkom i
smišljenom organizacijom osiguravaju
uvjeti za ostvarivanje zajedničkog
rada,korištenjem potencijala svih
sudionika uz donošenje zajedničkih,
optimalnih rješenja.
 Literatura

Buble M.: Osnove menadžmenta,Sinergija,Zagreb 2006.

Marušić S.: Upravljanje ljudskim potencijalima,Adeco,Zagreb 2006.
Vodopija Š.: Uspješno organizirabje i vođenje,Educo,Rijeka 2006.
Vujić V.: Menadžment ljudskog kapitala,Sveučilište u Rijeci,Rijeka 2004.
Buchwald,Ž. Znamo li se dogovarati?List
Kombinata.mhtlm:file://E:/sastanak4.mht(24.9.2007.16h)
Edukacija,mala poslovna škola,mhtlm:file://E:1.sastanci1.mht
Menagerski stilovi-sastancimhtml:file://E:/sastanci2.mht
Michel Armstrong. Kompletna menadžerska znanja/ M.E.P. Consult. Zgb./01