Jasno definisati ciljeve

Da biste bili fokusirani i najbrže došli do rezultata, preporučuje se da definišete ciljeve po

SMART sistemu.

S (specific) - specifičan
M (measurable) – mjerljivi
A (attainable) - dostižan
R (realistic) – realan
T (timing) – pravovremen, sa postavljenim rokom.

Primjer loše postavljenog cilja: Povećati broj posjetilaca web sajta.

Primjer dobro postavljenog cilja: Povećati broj posjetilaca web sajta za 20% u narednih 30 dana,
kroz izmjenu dizajna i marketinšku kampanju.

Postavite zadatke po prioritetu

Kriterijumi za određivanje prioriteta:

1. Zadatak pripada projektu/klijentu koji donosi najviše profita
2. Od završetka zadatka zavise druge kolege
3. Zadatak je postavljen kao prioritet od strane nadređenog

Ukoliko niste sigurni kako da poređate zadatke po prioritetu, zamolite nadređenog da vam
pomogne.

Vođenje liste obaveza

Na kraju dana napravite plan za sjutra.

Nikad ne planirajte sjutrašnji dan u potpunosti. Uvijek ostavite sat-dva za nepredviđene

aktivnosti.

Obavezno zapisujte sve obaveze.

Kad dobijate zadatak ili zahtjev, zapišite, bez obzira na njegovu važnost.

Za svaki zahtjev zapišite: ko je uputio, koji je rok, važne detalje, korake, da li je obaveza
ispunjena / ako nije ispunjena, zašto nije.

Nećete biti u prilici da zadatke uvijek zatvarate redom. Zbog toga redovno prelistavajte zadatke.
Kad odradite zadatak, označite da je odrađen i nemojte ga brisati iz evidencije.
Produktivno raspoređivanje obaveza

1. Najteže zadatke rješavati na početku dana

2. Zadatke koji su vam dosadni/naporni isto rješavajte na početku dana
3. Grupišite zadatke prema sličnosti – izbjegavajte da se često prebacujete iz jedne oblasti
na drugu (npr. administracija – kreativa – sastanak – administracija – kreativa –
sastanak. Bolje je odraditi sastanke odjednom, završiti s administracijom i posvetiti se
kreativnim stvarima)

Izbjegavanje odlaganja obaveza

Zašto se zadaci odlažu?

Zadatak je neprijatan / dosadan

Rješenje:
1) Zamislite koje su posljedice ako ne ispunite zadatak. Da li vam je u redu da do njih dođe?
2) Podsjetite sebe da ste plaćeni da obavite taj zadatak.
3) Odredite sebi nagradu za obavljeni posao.
4) Zamolite kolegu da prati vaše postignuće i da vrši pritisak na vas
5) Podsjetite sebe da to što nešto ne želite da uradite ne znači da ne morate to da uradite

Neogranizovani smo

Znaci:
- Neuredan sto
- Ne postoji sistem za sređivanje fajlova
- Hrpa papira čeka da bude sređena
- Potrebno je više od 30 sekundi da se nađe dokument
- Gube se ili zaboravljaju bitni podaci
- Zaboravljaju se sastanci ili druge zakazane obaveze
- Propuštaju se rokovi ili se ispunjavaju u zadnjoj minuti

Rješenje:
1) Uvedite pravilo da nećete ići kući dok ne raščistite sto
2) Natjerajte sebe da završavate stvari pri prvom susretu s njima
3) Radite jednu po jednu stvar i svaku do kraja
4) Ako morate da radite više stvari istovremeno, unaprijed odredite koliko ćete vremena
posvetiti svakoj od obaveza
5) Napravite sistem po kojem ćete raspoređivati fajlove u kompjuteru, i papire u kancelariji
6) Napravite spisak obaveza za sjutrašnji dan na kraju radnog dana

Zadatak se doživljava kao preopterećenje

Zašto?
Nemate potrebne resurse
Nemate potrebne informacije
Nemate dovoljno vremena
Nemate dovoljno samopouzdanja
Niste stručni za to ili nemate iskustva
Mislite da nemate podršku od tima ili firme

Rješenje:
1) Razbijte zadatak na manje cjeline i uvedite prolazno vrijeme za svaku od njih
2) Nagradite sebe za svaku završenu cjelinu
3) Tražite pomoć

Perfekcionizam

Čekate da se slože kockice kako bi sve bilo savršeno…

Rješenje:
1) Čujte šta bi drugi označili kao uspjeh u projektu. Možda su realna očekivanja niža od vaših
2) Konsultujte se s kolegama o prihvatljivosti rezultata svake faze
3) Ako je nešto dovoljno dobro – onda je to dovoljno dobro
4) Naučite par tehnika kontrole stresa koje će vam pomoći da prevaziđete situacije kojima
morate da „pustite“ stvari

Donošenje odluka

Ne želite da donosite odluke zbog pozicije, plate, i sl.

Smatrate da vam ne pripada da donosite odluke
Smatrate da nemate dovoljno informacija da donosite odluke

Rješenja:
1) Savladajte tehnike određivanja prioriteta
2) Konsultujte kolege
3) Kad nemate opcija, uradite najbolje što znate. Barem ćete znati gdje ste zaista u odnosu na
problem.

Preuzimajte samo one obaveze koje možete da ispunite

Čest slučaj jeste problem da se zahtjev odbije, tj. da se kaže „ne“. Izbjegavajte tendenciju da
prihvatate sve što vam se traži.
Najslabiji smo ako prije zahtjeva dođu rečenice poput: „Znam ko je najbolji za to“, „Znam ko to
100% može da postigne“, „Evo ko me nikad nije razočarao“, ali i „Ne vjerujem ja da ti možeš…“

Nemojte preuzimati nejasne zahtjeve. Ukoliko je zahtjev makar 1% nejasan, prvo ga razjasnite,
pa onda prihvatite.

Ukoliko vam se zamjera nešto za šta niste sigurni da je vaša obaveza, tražite da se opet prođe
kroz očekivanja i obaveze vašeg radnog mjesta.
Kradljivci vremena

E-mail
1. Odredite vrijeme za čitanje mejlova i odgovaranje (kad nema većih obaveza na čekanju)
2. Ugasite program za mejlove i blokirajte notifikacije

Programi i aplikacije za dopisivanje

1. Ugasite zvono za notifikacije kad vam je potrebno vrijeme za nešto drugo
2. Odredite vrijeme za otvaranje aplikacija
3. Definišite koliko ćete vremena potrošiti na aplikacije za dopisivanje
4. Okrenite telefon licem prema dolje

Pozivi
1. Nekim ljudima uvijek morate biti dostupni. Svim drugim ne morate.
2. Kad je potrebna najveća koncentracija, ugasite zvono za sve.

Internet
1. Svi volimo da se informišemo. Uradite to na početku dana ili u pauzi.
2. Suzdržite se od provjeravanja društvenih mreža, listanje je zarazno.

Radno okruženje
Open-space nije lak za rad. Potrebni su:
1. Navikavanje
2. Kompromis oko radne atmosfere
3. Razumijevanje

Kolege (Najveći kradljivci vremena su šefovi.)

1. Kolege koje vas često posjećuju
2. Kolege koje često pričaju u kancelariji
3. Kolege koje se često obraćaju direktno vama

Vi sami
Obezbijedite sebi 7-8 sati sna.
Pravilno se hranite.
Pijte dovoljno vode.
Protegnite se više puta u toku dana.

Anti-multitasking

1. 20-40% više vremena se troši kad se multitaskuje

2. Ljudska pažnja je veoma ograničena (pokušajte da slušate dvije osobe istovremeno)
3. Kvalitet rada trpi

Obavezno koristite pauze

I mozgu i tijelu je potrebno vrijeme za odmor.