Savjeti za bolju organizaciju vremena i

radnog dana
Prije nego krenemo na to kako utedjeti vrijeme i dobiti dodatne dragocjene sate u danu moramo
se osvrnuti na to kako se vrijeme gubi, kako odlazi na stvari na koje ne bi trebalo odlaziti.
Svaki dan trebamo odreeno vrijeme potroiti na obaveze koje nam se ba i nee raditi ali ih
moramo raditi, obino to zovemo posao. Takoer, dio vremena trebamo odvojiti i na odmor,
pauzu, ruak, zabavu i sl., na popratne stvari koje su tu da razbiju sumornu poslovnu rutinu na
vie dijelova i pomognu nam da izguramo dan. Organizacija dana nam pomae nai
kompromis izmeu posla i odmora.

Tajna je u dobroj organizaciji

Od organizacije esto zaziremo, a rekao bih ak i da imamo predrasude prema njoj ako
zamiljamo da ona podrazumijeva pisanje sumornih tablica sa zadacima, prioritetima i vremenom
potrebnim za obavljanje. Ovakav plan bio bi grozan. Zamislite samo da imate sve na minutu
definirano i onda u nekom trenutku uleti neto drugo, neto neplanirano, recimo morate na WC.
Brino ste napravili excel tablicu u kojoj pie da od 11 30 do 11 37 morate odgovoriti na 5 emailova, i ba vas u 11 30 uhvati sila na WC. Uhvatit e vas panika jer neete stii odgovoriti na
e-mailove. Organizacija dana koja uzrokuje stresnije dobra organizacija.

Obiljeja dobre organizacije vremena

Glavno obiljeje organizacije vremena je da uteda, organizacija tedi vrijeme. Ono to biste bez
nje radili 8 sati uz nju obavite u 6 ili 7 sati. Kako? Tako to ete iz rasporeda izbaciti aktivnosti na
kojima ste dosad gubili vrijeme, recimo Facebook, zezanje, surfanje Internetom bez cilja,
pregledavanje fotogalerija i sl.
Procesu organizacije treba posvetiti vremena. To nije izgubljeno vrijeme nego naprotiv, u tom
vremenu ete si posloiti stvari za taj dan pa ete biti na dobitku. Tu u ispriati jednu meni vrlo
zanimljivu priu.
Drvosjea je cijeli dan pilio drva u umi tupom pilom koja slabo pili. Jako se muio i trebalo mu je
puno vremena za svako drvu. Kada je prolaznik to vidio upitao ga je: Zato ne stane i ne
naotri tu pilu, biti e ti lake i bre e piliti? Drvosjea je tuno slegnuo ramenima i odgovorio
mu: Nemam vremena otriti, imamo jo puno drva za prepiliti.
Organizaciju vremena treba raditi ujutro, to ranije. Zato ba ujutro? Ujutro smo jo hladne/
mirne glave, popodne nam je razina stresa obino via, a za organizaciju je bitno da smo to
smireniji jer emo tako moi objektivnije odluiti to nam je prioritet za danas. Moi emo bolje
procijeniti koliko toga stignemo obaviti. Ukoliko organizaciju radimo popodne znai da emo jutro
provesti pomalo srljajui kao guska u magli, a ako ne stignemo do podneva napraviti ono to smo
naumili uhvatit e nas jo i panika pa emo biti kao onaj drvosjea koji nema vremena naotriti
pilu pa pili s tupom pilom.

Zato je dobro organizirati si vrijeme?

Moda ete rei da je odgovor na ovo pitanje jasan, da je svrha napraviti plan kako biste si
olakali posao, kako biste se drali onoga to vam je prioritet za taj dan, kako biste bili efikasni.
Po mojem iskustvu jedna od glavnih svrha je zapravo da postanem svjestan kada radim neto
to ne trebam, npr. provodim vrijeme na Facebooku. Moj plan aktivnosti je tu zato da mogu
pogledati na njega i vidjeti da tamo ne pie Danas ti je zadatak izgubiti 2 sata surfajui po
Facebooku. Kada to vidim lijepo ugasim Facebook i posvetim se neemu smislenijem to je na
planu.

Sadraj plana aktivnosti

Plan je u sutini popis stvari koje treba odraditi. Postoje dva pristupa tome kako lista aktivnosti
treba izgledati, ponekad to moe biti jedna natuknica, recimo moja dananja natuknica je
Napisati lanak za Krenizdravo, a moe biti i natuknica s opisom npr. Napisati lanak za
Krenizdravo, tema je organizacija vremena, poglavlja: obiljeja, svrha, este greke. Je li bolje
napisati samo natuknicu ili dodati i opis- odluite sami. Meni je uglavnom dovoljna natuknica, ali
da si olakam, zadatke koje znam da u raditi pred kraj dana volim odmah ujutro i razraditi jer
znam da u pred kraj dana biti umoran i pod stresom.

Kako treba izgledati plan aktivnosti?

Ovo je individualno. Netko voli pisati, netko voli crtati. Ja sam recimo nabavio veliku plou na koju
si ujutro piem to sve trebam napraviti, a tijekom dana to prepravljam jer mi neke stvari oduzmu
vie vremena od planiranog, neke obavim bre od planiranog. Netko vie voli pisati liste, a netko
voli grafove, recimo mentalne mape (eng. mind map). Pomae ako koristite vie boja u pisanju.
Vaan savjet je, budite fleksibilni u smislu da si dozvolite krive procjene, da se ne ljutite na sebe
jer ste si previe toga zadali, a premalo napravili. Jedan od glavnih razloga zato si ja volim
organizirati vrijeme na ploi je taj da na ploi mogu brisati i ispravljati koliko me volja. No, nismo
svi isti. Sjetite se prie s poetka ovog lanka o excel tablicama, brojevima, rokovima. Mene bi
takva vrsta organizacije izdeprimirala, ali znam ljude koji odlino funkcioniraju upravo na taj nain

Isprobavajte kako biste saznali to vam najbolje odgovara

Jedan dan si zadajte puno toga za obaviti, drugi dan manje. Probajte razne naine voenja prana
aktivnosti, crtajte, piite, u arenim bojama ili u jednoj boji elite li zaista postati gospodar
svojeg vremena morate isprobavati i uiti na vlastitim pogrekama.
Ne postoji knjiga ili predavanje ili osoba koja vas moe bolje nauiti gospodariti vremenom od vas
samih.

Plan aktivnosti iz none more

Za kraj elim pokazati plan za koji smatram da je lo (klikni za pogled na taj plan). Prvo, on ne
doputa fleksibilnost, drugo- ima sustav nagraivanja koji stvara nepotreban pritisak i treeobuhvaa cijeli dan, dakle i radno i slobodno vrijeme pa se pritisak organizacije protee s radnog
dana na punih 24 sata.