Uvod u Event Management

 Koji su sve zadaci event managera?

 Kakvo je njegovo radno vrijeme?
 Koje su kompetencije potrebne kako biste bili uspješan event manager?

Zašto je važno znati koje su obaveze event managera?

Biti event manager ili organizator događaja podrazumijeva skup vještina iz različitih
područja, ali i spremnost na različite situacije, ljude, okruženja i radno vrijeme. Kako biste
postali uspješni u ovom poslu, neophodno je da prije početka budete upoznati s tim što ovo
zanimanje obuhvaća. Tako ćete izbjeći potencijalnu neugodnosti obavljanja posla za koji
niste očekivali da može zahtijevati toliko posvećenosti, vremena i angažmana.

Za one koji su od starta upoznati s ovim specifičnim zahtjevima koji neće biti prepreka
ljubavi prema ovom zanimanju, euforija koju će osjetiti kad se jedan događaj počne
održavati bit će neizmjerna. Bit ćete sretni ako uspješno organizirate vjenčanje, konferenciju
ili kvalitetan team building. Ako sve dobro učinite, pozitivne reakcije neće izostati, vjerujte
nam! 

Opis zanimanja:

 Uloga event managera

 Radno vrijeme i okruženje
 Vještine i interesi
Bilo da je u pitanju izložba, konferencija, prezentacija novih proizvoda ili pak vjenčanje,
organizator događaja ili event manager treba sve isplanirati i realizirati na adekvatan
način, s ciljem da se pravi ljudi dovedu na pravo mjesto i u pravo vrijeme. Zvuči
jednostavno, ali nije.

Uspješnost ovih događaja se stavlja na teret event managera. Svaki detalj, uključujući

planiranje, budžet, postavljanje reklamne kampanje, pa sve do onih završnih i originalnih
detalja koji krase svaki događaj, sve je to u rukama organizatora, tj. vas. 

Uloga event managera

Uloga event managera je raznovrsna. Važno je napomenuti da ona uključuje 3
područja: prodaju, realizaciju i marketing. Netko može izabrati rad samo u jednom
području, ali se uglavnom događa da ste angažirani u sve tri. Ako započinjete svoju karijeru
u organizaciji događaja, budite spremni na to da ne postoji posao koji je previše
neugledan ili ispod časti jednom event manageru. 
Tako ćete izgraditi svoj CV, dobit ćete nove kontakte i nova iskustva. Na kraju krajeva, iako
vas mi uvodimo u ,,čarobni“ svijet događaja, praksa je najbitnija!
Created by Freepik

Vi ćete ugovarati poslove i pričati o brojkama, ali bit će i trenutaka kad ćete, kao i

montažeri koje ste angažirali, prenositi kutije ili stolice, jer je ostalo samo 30 minuta do
početka događaja, a sve kasni. Zaposleni koji su specijalizirani za neke od gore navedenih
područja rada imat će različita zaduženja i odgovornosti. Recimo, organiziranje sajmova i
izložbi će sa sobom nositi i obavezu prodaje izložbenog prostora i štandova. Organizatori
konferencija bit će angažirani da u suradnji s konferencijeima osiguraju
neophodno ozvučenje, svjetlosne efekte i ostalu dodatnu scenografiju.

Planiranje i organiziranje vjenčanja zahtijeva uključivanje dodatnih elemenata specifičnih

za tu prigodu, stoga svaki event manager treba osigurati i fotografa, cvijeće, ukrasni
materijal i ostale dekorativne elemente. Sigurno ste gledali neki film u kojem netko
organizira vjenčanje, pa uglavnom i je tako. Prvo idu obaveze s pritiskom, pa onda zabava.
Znajte da kada za druge počinje događaj, za vas je počeo puno ranije. Sama organizacija
je dio događaja. Kad event počne, treba sve držati pod kontrolom i pratiti
plan/raspored/satnicu.

Radno vrijeme i okruženje

Iako je radno vrijeme od 9 do 17 sati standard, od event managera se ponekad očekuje i
duže radno vrijeme, ovisno o veličini i važnosti nekog događaja. Kako se važan dan bliži,
bilo da je riječ o konferenciji, izložbi ili vjenčanju, tako se i radno vrijeme produžuje na
recimo 10 do 12 sati dnevno. Zapravo, tada je potrebno raditi dok se posao ne završi,
ma kada to bilo.

Vi ste se obvezali klijentu da će događaj biti dobro organiziran i to

morate omogućiti.

Mladenka kojoj organizirate vjenčanje neće imati razumijevanja jer njezini zahtjevi nisu
ispunjeni, jer ste vi zaspali ili ste se prehladili. Vi, kao manager, morate imati rezultate pred
klijentom i samo se oni računaju. Rad vikendom ili noću je također česta pojava na ovom
radnom mjestu, jer se događaji često održavaju petkom i subotom. Morate biti spremni na
neka odricanja, ali prihvatite to kao dio posla. 

Moguća su česta putovanja po zemlji i inozemstvu (ovisno u kojoj organizaciji radite), kao

i noćenja izvan doma. Često ćete morati obilaziti lokacije da dobijete kompletnu sliku
prostora u kojem ćete organizirati događaj i kako biste imali uvid u sve mogućnosti.
 Savjetujemo:

1. Sve fotografirajte! Sve zapisujte!

2. Ne možete u glavi zadržati 3 detaljne slike 3 različita prostora. Tražite fotografije
prethodno organiziranih događaja. To vam se može poslati na mail ili ćete vidjeti na
prezentaciji objekta, na internetu. Tako ćete uštedjeti vrijeme. Ako toga nema, morat ćete
otići u objekt/na teren i sami napraviti fotografije. To je vaš materijal za rad.
Ako ste zamislili da će gosti biti smješteni u dvije prostorije, a prostor koji je slobodan i koji
možete rezervirati ima jednu prostoriju - morat ćete se prilagoditi. Također, prostori na
fotografijama na internetu nisu uvijek potpuno realni. Na vama je da osigurate adekvatan i
čist prostor. Nekad ćete morati obići prostor i zahtijevati od zaposlenih da ga temeljitije
očiste. Učinite to na vrijeme! Svaka provjera je dobra ako je pravovremena.

Vještine i interesi
Kako biste bili uspješan event manager, potrebno je sljedeće:

 Odlično upravljanje vremenom i organizacijske vještine

 Motivacija i entuzijazam na visokoj razini
 Dobre komunikacijske vještine
 Fokus na klijenta
 Pozitivan i prilagodljiv pristup rješavanju problema 
 Inovativnost i kreativnost, kako bi se vaš događaj razlikovao od konkurencije
 Znanje i vještine iz prodaje i marketinga
 Razumijevanje buđeta i procesa financijskog upravljanja
 Sklonost timskom radu
 Oko za detalje
 Sposobnosti za prikupljanje i prezentiranje informacija neophodnih za poslovna
istraživanja.

Odlično upravljanje vremenom i organizacijske vještine

Event Manager je osoba koja drži sve konce u svojim rukama i nadgleda cijeli događaj, od
faze planiranja do faze evaluacije. Za to je potrebna dobra organizacija. Najbolji način za to
je izrada to-do liste.

Na primjer, vaši klijenti su mladi par koji želi proslaviti zaruke. Predložili ste im prostor koji
im se svidio, a neka od osnovnih pitanja koja su jako važna za vas su:

 Je li prostor slobodan?
 Koliko ljudi je pozvano?
 Ima li prostor stolice i stolove ili ih treba unajmiti?
 Od koga ćete ih unajmiti?
 Žele li klijenti dekoracije?
 Kakve dekoracije?
 Kakav catering žele? Žele li samo kanapee ili i toplu hranu?
 Žele li da netko nastupi na proslavi – DJ ili sastav uživo?
 Je li bend koji žele slobodan? Tko je zamjena ako nije?
Ovo je samo dio pitanja. Svaka od točki jednog događaja, ma koliko mali ili veliki on bio,
zahtijeva vašu punu pažnju. Ako ste početnik – zapisujte apsolutno sve! Svaki događaj se
sastoji od niza detalja za koje ste vi zaduženi. Ako radite to-do listu, sastavite je tako da ako
delegirate posao nekome, taj netko može preuzeti vašu to-do listu i samo je nastaviti.
Raščlanite svaku od aktivnosti na detalje.

Na primjer, izrada pozivnica se sastoji od više koraka:

 Odlučiti se za motive koji će biti na pozivnici

 Napisati sadržaj pozivnice
 Pronaći dizajnera
 Dizajner šalje svoje rješenje
 Ako je rješenje dobro – pozivnica se šalje u tisak
 Podići pozivnice iz tiska
 Odrediti rok za svaku točku
Vrlo je važno popisati sve korake, jer ćete na taj način biti sigurni da ćete osigurati sve što
je klijent tražio.

U tome vam mogu pomoći i neke aplikacije.

Neki naši prijedlozi su:

1. Slack - služi komunikaciji s kolegama ili nekim grupama 

2. Todoist - pomaže vam bolje organizirati svaki dan 
3. Getpocket – kad nemate vremena nešto čitati, ostavite za kasnije 
4. 24me – osobni asistent koji organizira bilješke, izrađuje to-do liste itd.  
5. getcoldturkey.com - dok radite, blokira vam društvene mreže, nema ometanja 
Probajte! Javite nam dojmove!
Motivacija i entuzijazam
Posao event managera je zahtjevan, ali i kreativan i dinamičan. Često će zahtijevati dosta
truda i rada. Tada je potrebno držati se svog cilja.

Slijede primjeri problema koji vam mogu pomoći shvatiti s čim se sve možete sresti u radu.

Primjer 1:

Dobavljač je otkazao dostavu stolica koje ste odavno naručili za događaj. Vama dolazi 50
ljudi na predavanje i svi očekuju da ih čeka mjesto. Umjesto da paničarite, potrebno je
brzo smisliti rješenje. Zbog ovakvih situacija je potrebno uvijek imati rezervne
dobavljače koje ćete zamoliti za pomoć.

Primjer 2:

Potrebna vam je velika dvorana za kongres terapeuta. Niste sigurni može li u postojeće
dvorane u hotelu, gdje treba biti događaj, stati 100 ljudi. Pitajte suradnike je li ikad bilo toliko
ljudu na kongresu, konferenciji. Obratite pažnju na formacije tj. raspored stolica, kako bi sve
stalo. Potražite fotografije. I najvažnije, kada događaj počne, napravite svoju bazu
fotografija s eventa. Svaki mobitel danas može poslužiti svrsi.

Napravite folder ili popis dobavljača za sve što vam treba za bilo kakav
događaj. Pored svakog stavite neki znak koji će vam značiti s kim je
bolja, a s kime nije tako dobra suradnja.

Možete zapisati i koliko ste čekali prošli put, ako ste već surađivali, na isporuku. Nije uvijek
važna samo cijena, nego i točnost tj. vrijeme. Vrijeme je, u vašem slučaju, novac. Morate
dobro iskoristiti svaku minutu koju imate! 

Tko može pomoći?

Pomoć vam može biti potrebna u samom procesu organizacije. Od koga je tražiti? 

Uvijek će vam rado pomoći oni suradnici s kojima ste do tada imali dobru suradnju i
komunikaciju. Kao što želite da oni poštuju vaše rokove, poštujte i vi njihove. Unaprijed
dogovorite uvjete plaćanja, najavite im događaje na vrijeme, ako je to moguće, i poštujte
njihovo vrijeme. Što bolji odnos imate sa suradnicima, to je suradnja kvalitetnija, pa će
samim tim biti manje glavobolja i problema.
Fokusirajte se na klijenta
Klijent je najvažniji. On vas unajmljuje i osigurava vaš posao. Vi ste tu da mu pružite
najbolju uslugu. Imajte na umu da će biti i klijenata koji žele da im se organizira događaj koji
manje košta ili je manje zahtjevan, a bit će i onih koji će zahtijevati da im se organizira
kongres. Svi zaslužuju istu razinu usluge. Kad budete organizirali manje događaje, to će
vam biti vrlo korisno jer ćete moći puno toga naučiti i steći kontakte koje ćete kasnije koristiti
za velike događaje. Imajte na umu da nikad nije gubljenje vremena raditi s bilo kojim
klijentom. Potrudite se da od svakog nešto naučite.

Pozitivnost i fleksibilnost su na cijeni

Vrlo je važno prilagođavati se situaciji, klijentu ili vlasnicima prostora koji želite unajmiti.
Nekad će biti potrebno napraviti kompromis. Spomenuli smo rješavanje problema stolica, ali
što se događa ako saznate dan prije eventa da je prostor rezerviran za dva događaja? 

I vi i druga agencija ste regularno rezervirali prostor, ali menagement je napravio dupli

booking. 

I vi i druga agencija ste sve organizirali i ljudi dolaze. 

Što tada treba učiniti?

Vrijeme je za snalažljivost i kompromis. Ako prostor ima više dvorana, to je odlično,

samo treba napraviti podjelu. Ako je prostor ograničen, razmislite o tome tko je u koje
vrijeme pozvao uzvanike. Možda se možete dogovoriti i prilagoditi satnicu jedni drugima.
Možda prostor ima dvorište koje možete iskoristiti, ili neke kancelarije. Svaki dio prostora
može biti koristan. Na vama je da smislite kako, jer vi ste organizator!

Udaljite se od situacije kako biste je jasno sagledali. Pristupite drugoj agenciji s

poštovanjem i riješite sve što se može riješiti. Možda ćete prilagoditi želje i očekivanja, ali
važno je da se događaji održe.

Razmišljajte o organizaciji događaja kao o nekoj seriji - kad počne, ima

epizode koje nisu iste, ali su povezane. Kako biste došli do sretnog
kraja, morate sve ispratiti. Zato je svaki korak važan, svaka ‘epizoda’.
 Jeste li inovativni i kreativni?
Sigurno jeste, čim ste odabrali baš ovaj tečaj za pohađanje! Organizacija događaja je
područje u kojem se uvijek traži inovacija. Sve je već viđeno, ali ljudi i dalje traže nešto što
će ih oduševiti. Na vama je da nalazite ideje i koncepte koji su novi i koji će privući klijente.
Inovativnost ili kreativnost je jako važna kad tek počinjete i kad se trebate dokazati na
samom početku karijere.

Nekad je bolje riskirati i predložiti koncept koji nikad nije viđen nego se držati sigurnog
pristupa. Ako osmislite nešto što je “out of the box“ , to pokazuje klijentu da se želite
dokazati i da ćete sigurno dati svoj maksimum. Klijent uvijek želi da njegov događaj bude taj
koji će zadiviti sve. To ne mora značiti da će se odlučiti za vaše ideje i prijedloge. Možda će
samo uzeti dijelove tog koncepta, ali inovacija je ono što će vas izdvojiti od konkurencije.

Savjeti:

1. Pogledajte na internetu kako je netko organizirao neki događaj. Pričajte s ljudima koji
su već posjetili događaje slične tematike. Krećite se među ljudima, slušajte dojmove. Pitajte
prijatelje ili rođake kako su se negdje proveli. Ovo možete iskoristiti za vjenčanja, ali i manje
proslave, kao što su krštenja ili zaruke. Tko pita, ne skita! 
2. Dobar izvor može biti neki forum gdje ljudi ostavljaju dojmove o tome što im je negdje
smetalo, a što im se svidjelo. Pišite sve što zvuči zanimljivo ili ono što ne znate! Ovdje ćete
svaki dan naučiti nešto novo. 
3. Postoje emisije u kojima se organiziraju vjenčanja. Nije loše to pogledati, možda vam
na pamet padne neka ideja. U svakom slučaju, bar ćete vidjeti koju su problemi mogući.
Nečije iskustvo može poslužiti, ne morate kroz sve sami prolaziti! 

Koliko su važni prodaja i marketing?

Kao i svi poslovi u 21. stoljeću i organizacija događaja podrazumijeva prodaju. Bilo da vi
prodajete koncept i svoj rad ili pomažete klijentu da prezentira sebe – prodaja je sve, kao
i marketing. Ako upoznate osnovne principe pregovaranja, prodaje i marketinga bit će vam
puno lakše stvoriti svoju bazu klijenata. Stoga, počnimo!

Glavni faktor - budžet!

Na filmovima ste često gledali ljude kojima je nebo granica i budžet ne postoji, samo je
važno da sve bude kako treba. Da, to je tako uglavnom samo na filmu. U životu to obično
nije slučaj, a čak i najveće tvrtke imaju svoje budžete. Vrlo je važno da ste svjesni budžeta
koji imate, kako biste ga najbolje rasporedili.
Napravite listu prioriteta za događaj koji radite. Napravite ponudu klijentu koja je u skladu
sa budžetom i kada krenete u realizaciju, držite se istog. Na vama je npr. da nađete
scenografiju koja je u skladu s budžetom. Event management je upravljanje projektom i
vaša je odgovornost rukovođenje financijama.

Timski rad ili neuspjeh - pitanje je sad?

Timski rad je točan odgovor, bez dvojbe. Kao što ste do sada naučili, organizacija događaja
je skup mnoštva detalja. Iako ste vi zaduženi za nadgledanje procesa, morat ćete
surađivati s puno ljudi o kojima će ovisiti konačna realizacija. Tu su dobavljači za potrebnu
opremu, catering, prijevoz, scenografiju itd. Na dnevnoj razini se komunicira s velikim
brojem ljudi, bilo da su oni izravno u vašem timu ili su vaši suradnici. Svi zajedno
doprinosite realizaciji jednog događaja.

Imate li oko za detalje?

Klijent se oslanja na vas da brinete o svim detaljima. Ako organizirate vjenčanje – ne
možete dozvoliti da je cvijeće uvelo, ili da su stolovi prekriveni prljavim stolnjacima. Trebate
provjeriti je li sve po standardu koji očekujete.

To zahtijeva obraćanje pažnje na sve (jesu li stolice lijepo poredane, jesu li čiste, jesu li

toaleti čisti, ima li dovoljno toalet papira...). To su sitnice koje možda ne izgledaju važno,
već banalno, ali doprinose općem dojmu vaše organizacije. Vaš je cilj da, kad klijent uđe u
prostor gdje će biti događaj, bude oduševljen! Bez obzira na budžet koji imate, na vama je
da izvučete maksimum iz toga.

Prikupljanje i prezentiranje informacija neophodnih za poslovna

istraživanja
Kao što smo napomenuli, prodaja je važan faktor. Svaki sastanak s klijentom trebate
promatrati kao priliku za prodaju. Najbolje je koristiti činjenice. Predlažemo da vodite
evidenciju koliko događaja ste do sada organizirali, koliko ljudi ih je posjetilo, kakvi su bili
vaši budžeti, kakva je bila realizacija. Trebate uvjeriti klijenta da baš vama povjeri
organizaciju događaja. Klijent to gleda drugačije. On povjerava svoj budžet, tj. daje vam
novac i traži uslugu za tu svotu.

Ne obećavajte nešto što ne možete ispuniti! Tako ćete samo razočarati

klijenta i neće se više vratiti vama. Izgubit ćete njegovo povjerenje, ali i
novac!
Uvijek je dobra ideja svojim klijentima na kraju događaja dati evaluacijski formular gdje će
vam napisati zamjerke i pohvale. Na taj način ćete učiti na pogreškama, a te podatke
možete iskoristiti za poslovno istraživanje. Trudite se da, kada prezentirate sebe i svoj rad,
koristite precizne podatke koji će zainteresirati onoga tko sluša i pružiti mu pravu sliku o
vama i uslugama koje pružate.

Taj formular može biti samo bijeli papir na kojem piše velikim slovima ,,Dojmovi“, koji ćete
staviti u kovertu, na kojoj je već otisnuto ,,Hvala na povjerenju“. Druga opcija je da vam
klijent ostavi svoj mail, kako biste mu poslali anketu koju će popuniti. Treća opcija je da mu
ponudite popust ako vam pošalje dojmove preko maila. Samo vam treba ostaviti podatke.
Zvuči jednostavno, zar ne? I je, ali tek nakon nekog vremena. Ne brinite, vrijeme brzo
prolazi kad radite, zato bi trebali naučeno primijeniti u praksi! Vodimo vas prema tom
koraku!

Odnosi s javnošću i event management - kako su povezani?

Odgovor je jednostavan. U akademskim okvirima, organizacija događaja se proučava
kao vrlo važno zanimanje smješteno u teorijskom okviru PR-a (odnosa s javnošću).
Kako biste na kraju tečaja mogli sa sigurnošću pristupiti organiziranju svog prvog
profesionalno organiziranog događaja, neophodno je znati nešto i o području u okviru koje
se event management proučava, ali i koje su razlike između ovog i srodnih zanimanja. 

Budite rame uz rame s najvećim profesionalcima!

Uvod
Što su zapravo odnosi s javnošću?

Svaki pojedinac vodi računa o svojoj reputaciji, o tome kakvo mišljenje o njemu imaju ljudi
iz njegovog okruženja. U skladu s tim, usmjerava svoje ponašanje kako bi doprinio kreiranju
mišljenja tamo gdje ga nije bilo i učvršćuje ga tamo gdje je već izgrađeno.

Većina ljudi ove aktivnosti obavlja svjesno ili nesvjesno, a u cilju izgradnje bolje pozicije ili
predispozicije za ostvarenje vlastitih osobnih ili poslovnih ciljeva. Kao što svaki pojedinac
ovisi o svojoj reputaciji, tako i uspjeh svake organizacije ovisi o njezinom imidžu i
reputaciji u radnoj sredini i javnom mišljenju.

Na današnjem tržištu visoke konkurencije, reputacija može biti najveći

adut jedne tvrtke - glavni adut kojim će se izdvojiti iz velikog broja istih ili
sličnih konkurenata.
 Kupci, dobavljači, zaposlenici, investitori, novinari, državni organi, ali i drugi akteri u svijetu
rada mogu imati snažan utjecaj na tijek razvoja jednog privrednog subjekta. Dolazeći u
kontakt s određenim subjektom, oni kreiraju mišljenje. Ono može biti dobro ili loše, ispravno
ili pogrešno.

Public Relations ili odnosi s javnošću predstavljaju disciplinu koja korištenjem jasno

isplaniranih aktivnosti stvara povoljno mišljenje kod ciljne skupine o nekoj organizaciji,
instituciji ili osobi. Pravilno osmišljen i učinkovit PR može vam pomoći upravljati reputacijom
i graditi pozitivne odnose sa svim ključnim sudionicima.

Definicija odnosa s javnošću

 Koji su ciljevi odnosa s javnošću?
 Što znače termini organizacija; javnost i razumijevanje?

Odnosi s javnošću predstavljaju disciplinu koja brine o reputaciji organizacije, s ciljem

stvaranja razumijevanja, podrške i utjecaja na mišljenje i ponašanje ciljne skupine.
Planirane aktivnosti koje se mogu održati su konekcija koja održava dobru volju i
razumijevanje između organizacije i javnosti. 

Odnosi s javnošću mogu imati tri cilja:

 Mijenjanje javnog mišljenja - rezultat onoga što radimo;

 Kreiranje mišljenja tamo gdje ga nije bilo - prenošenje poruke tamo gdje je bila
nedostupna;
 Učvršćivanje već stvorenog javnog mišljenja - plasiranje informacija o sebi, izravno
i preko trećih osoba.
U definiciji odnosa s javnošću se koriste termini: organizacija, javnost, razumijevanje. 

Organizacija može biti državni organ, posao, profesija, javni servis, institucija koja se bavi
zdravljem, kulturom, obrazovanjem, a to mogu biti i korporacije, male, srednje i velike tvrtke.

Javnost je ciljna skupina koja je važna za organizaciju. Ovoj skupini pripadaju kupci,
postojeći i potencijalni, zaposleni, najviši menagement, investitori, mediji, Vlada, dobavljači.
Umjesto ulaganja napora u uspostavljanje odnosa na svim područjima i sa svim ciljnim
skupinama javnosti, trebaju se prepoznati najatraktivniji segmenti javnosti u kojima je
najrealnije očekivati uspješne i dugoročne odnose.
 Primjeri:

1. Reklama za neku žensku kozmetiku se neće prikazivati tijekom emisije o

automobilima, već tijekom neke emisije namijenjene ženama. 
2. Prezentacija vjenčanica neće se održati pred tinejžerima, pred osobama koje ne žele
stupiti u brak ili nemaju veze s tim poslom, poslom prodaje vjenčanica. Buduće mladenke
su važne. 
Razumijevanje je termin koji upućuje na značaj postojanja dvosmjernog procesa. Kako bi
odnosi s javnošću bili učinkoviti, organizacije moraju dobivati povratne informacije svoje
javnosti, a ne ih samo pružati. Razvoj znanosti, tehnologije i sredstava komunikacije su
omogućili brzo informiranje ljudi o svim promjenama u okruženju i informiranje okruženja o
događajima u organizaciji.

Odnosi s javnošću se često nazivaju drugim imenima: javno informiranje, korporativne

komunikacije, marketing i odnosi s klijentima. Ovi nazivi nisu najispravniji, iako oni
pokrivaju bar dio onoga što su odnosi s javnošću. Pogrešno je i shvaćanje da su odnosi s
javnošću dio promocije. Aktivnosti odnosa s javnošću se moraju organizirati u
okviru posebne organizacijske jedinice.

Razlika između marketinga, advertisinga i odnosa

s javnošću

 Saznat ćete čime se bavi marketing čime advertising a čime odnosi s javnošću.

Marketing
 ima zadatak stvoriti takav proizvod koji će samostalno slati poruku: „Ja sam najbolji“.
Swissmiss

Uloga advertisinga, plaćene reklame, je da potrebnu poruku ponavlja onoliko puta koliko je

neophodno da ona bude prihvaćena.
Uloga odnosa s javnošću je možda i najsloženija. Aktivnosti odnosa s javnošću moraju biti
usmjerene u pravcu stvaranja reakcije u kojoj treća osoba, koja je konzumirala
proizvod/uslugu ili na osnovu tuđih iskustava, prenosi pozitivnu poruku drugima.
Utoliko je veća složenost aktivnosti odnosa s javnošću u prilikama kada se moraju osigurati
materijal i inicijalna radnja, koja će dati povod i biti okidač da treća
osoba prenese svoja pozitivna iskustva. To utječe na stvaranje pozitivnog dojma o vama,
vašem brendu ili proizvodu. Ovo bi se najbolje moglo sažeti u jednu riječ, a to je preporuka!

Svatko će prije kupiti proizvod koji mu preporuči osoba koju dobro poznaje jer se ljudi
povezuju s onim što im je poznato - jer je to sigurnije. Zato je preporuka kraljica
marketinga.

Philip Kotler zastupa tezu kojom ukazuje na tendenciju smanjenja učinkovitosti novca koji je
uložen u klasičan marketing i advertising. Treba povećati učinkovitost poruke prenijete 'od
usta do usta'. Zadatak odnosa s javnošću je osigurati materijal i povod za prenošenje
poruke „od usta do usta“ željenoj ciljanoj javnosti.

Primjer
Primjer:

Osoba A voli svoj radni dan započeti šalicom čaja. Pošto ovu aktivnost prakticira nekoliko
godina unazad, do sada je već odabrala nekoliko proizvođača koji imaju ujednačnu kvalitetu
i čiji čaj voli konzumirati.

Ideja za aktivnost koja bi osobu A navela da prenese svoja pozitivna iskustva o

određenom proizvođaču slijedi:

Sve kutije za čaj su sličnih veličina, u njima nas očekuje papirnata vrećica koju otvaramo i
nalazimo vrećicu s čajem. Potrebno je uložiti dodatni napor, kreativnost i napraviti
veliku bazu pozitivnih poruka (slična poruka iz „Kolačića sreće“), a zatim poruke otisnuti
na unutarnjoj strani vrećice  u kojoj se nalazi vrećica čaja.

Osoba A je navikla da otvori, izvadi vrećicu za čaj i odloži papirnatu vrećicu. Ovaj put,
unutar vrećice će pronaći pozitivnu poruku podrške i to na samom početku radnog dana.

Ovakva aktivnost sigurno će vremenom postati navika koja će osobu A navesti da radije

kupuje čaj proizvođača koji posjeduje pozitivne poruke. Kad poruka bude u skladu s
njezinim osobnim psihofizičkim stanjem ili očekivanjem, to će definitivno postati razlog da se
prenese pozitivna poruka tj. dobar dojam o proizvodu.
 PR vs Marketing
 Koje su sličnosti a koje razlike između PR-a i marketinga?
 Što podrazumijeva praktična primjena odnosa s javnošću?

Pogrešno je izjednačavati ili svrstavati PR u dio promocije. PR obuhvaća aktivnosti koje je

potrebno organizirati u okviru posebnih organizacijskih jedinica. Glavni razlog je širi
spektar ciljane javnosti (PR) u odnosu na ciljano tržište (marketing). 

Ipak, odnosi s javnošću i marketing imaju i zajedničke zadatke. To su:

1. izrada smjernica za ponašanje i stav zaposlenih 

2. aktivnosti kojima se potencijalni kupci upoznaju s novim ili postojećim vrijednostima
organizacije.
Swissmiss
Suštinska razlika je u komunikaciji. U PR-u komunicira se s okruženjem preko svojih
predstavnika, prodajnog osoblja, zaposlenih, kupaca, dobavljača, poslovnih partnera, ali i
preko materijalnih obilježja poput radnog prostora i sredstava za rad.

Ostale razlike se ogledaju u ciljevima. Ciljevi oglašavanja su prodaja/kupnja, a PR-a

promoviranje, u cilju informiranja ciljane skupine. Marketing je usmjeren na tržišno
okruženje i prodaju, a PR na stvaranje uvjeta za ponovnu prodaju.

Odnosi s javnošću ne prikazuju situaciju boljom nego što je, ne skrivaju

istinu. Dio njihovih aktivnosti usmjeren je i na same zaposlenike.

Praktična primjena odnosa s javnošću podrazumijeva:

 Poslovanje uz puno razumijevanje ljudskog ponašanja

 Predviđanje budućih trendova
 Istraživanje mišljenja, stavova, očekivanja javnosti
 Sprječavanje konflikata
 Promoviranje društveno odgovornog poslovanja
 Jačanje ugleda proizvoda, usluga i organizacije.
 Aktivnosti odnosa s javnošću
Aktivnosti koje spadaju u odnose s javnošću su:

 Interni odnosi s javnošću,

 Izgradnja korporativnog identiteta, imidža i ugleda,
 Tržišni odnosi s javnošću,
 Sponzorstvo,
 Lobiranje,
 Odnosi s medijima,
 Odnosi s javnošću u kriznim situacijama
 Organiziranje specijalnih događaja (event management).

Definiranje specijalnih događaja

Specijalni događaj, kako kod nas, tako i u međunarodnim okvirima, predstavlja važnu
kategoriju. Od davnih vremena ljudi se okupljaju iz raznih razloga. Događaji te vrste
predstavljali su poseban i nesvakidašnji doživljaj. Takvi događaji nisu bili česti, već su bili
specijalni i odvijali su se kao posljedica određenih okolnosti ili na zahtjev pojedinca,
određenih skupina ili vladajuće klase.

Vrste takvih događanja bile su razne, od primitivnih plesova, preko vjerskih i političkih
događaja, pa do cijele industrije specijalnih događaja koja je trenutno vrlo popularna,
osobito u međunarodnim okvirima. Još tada su postojala
određena pravila, navike, resursi i organizacijske vještine koje su se koristile da bi
događaj bio odlično organiziran.
 Specijalni događaji su kratkoročni ili dugoročni projekti, koji imaju točno
određenu namjeru i definiranu ciljanu javnost.

Specijalni događaj je uopćen naziv za one događaje koje organiziraju

pojedinci ili organizirane skupine. Ako govorimo o organiziranim skupinama, to su
najćešće poduzeća i država. 

Poduzeća mogu biti:

 Tvrtke
 Agencije 
 Sportski klubovi 
 Neprofitne organizacije 
 Humanitarne organizacije 
 Vjerske organizacije 
 Političke stranke i organizacije 
Oni istovremeno raspolažu i značajnijim financijskim sredstvima koja bi uložili. Najčešće su
to promocije, skupovi, koncerti, parade, reklamne kampanje i sl.

Na samom početku, tvrtke su najčešće same organizirale cjelokupan proces događaja.

Međutim, s vremenom, shvaćajući širinu problematike i sredstava koja je trebalo uložiti,
ovakav oblik događaja preusmjeren je na specijalizirane agencije. Promijenilo se
shvaćanje o promotivnom značaju specijalnog događaja za jednu tvrtku, a sami događaji su
postajali kompleksniji i veći, u skladu sa zahtjevima naručitelja.

Tvrtke često unajmljuju agencije za organizaciju događaja, jer na taj način imaju
garanciju da će događaj biti dobro organiziran. Također, na taj način ne moraju imati
stalno zaposlene koji će se time baviti niti moraju dati svojim zaposlenicima da se bave
nečim za što nisu stručni.

Specijalni događaji planiraju se kao: 

 unapređenje prodaje proizvoda, 

 poboljšanje ugleda organizacije, 
 prikupljanje sredstava za dobrotvorne svrhe, 
 modne revije, sportski i drugi događaji,
 plesovi, 
 parade, debate, protesti, politički sastanci, koncerti, 
 razne vrste ceremonija itd. 
Specijalni događaji predstavljaju skup projiciranih aktivnosti, kako bi se u projiciranom
vremenu i mjestu, oko zajedničkog razloga okupio projicirani profil i broj sudionika radi
ostvarenja zadanih ciljeva.

Značaj specijalnog događaja

Specijalni događaj predstavlja okupljanje ljudi u određeno vrijeme, na određenom mjestu, u

cilju proslave, komemoracije, komunikacije, edukacije ili raznih drugih vrsta okupljanja. Ljudi
posjećuju događaje kako bi se zabavili, educirali, kulturno uzdizali, ili kako bi ispunili
poslovne, socijalne i političke obaveze. 

Riječ događaj se odnosi na svaki javni ili privatni planirani događaj koji uključuje široko
područje. Osim ekonomske vrijednosti, događaji imaju društvenu i kulturološku vrijednost
kroz unapređenje poslovnih i osobnih veza, kao i unapređenje kvalitete života.

Ovi događaji su specijalni, zato što se događaju s namjerom, imaju precizno određenu
namjenu, cilj, organizaciju, zato što su jedinstveni i neponovljivi, a ponajviše, zato što
imaju poseban (specijalan) značaj za naručitelja, odnosno organizatora, koji proizlazi iz
očekivanog efekta (poboljšanje prodaje, podizanje ugleda, kulturno prosvjetljenje...).
Specijalni su, zapravo, zato što uz pomoć njih sudionici zadovoljavaju neuobičajene,
specijalne potrebe.

Svrha događaja određuje odluke o tome kako će događaj izgledati i što

se smatra uspješno organiziranim događajem.

Jedna od karakteristika u današnje vrijeme, uočena kroz literaturu i praksu je, prije
svega planiranje, koje odgovara cilju koji se može definirati u doista širokom području, za
događaj koji nikako nije slučajan, već detaljno organiziran od strane profesionalnog tima koji
je zadužen za to. Točno je definirano vrijeme i mjesto odvijanja događaja.

Postoje određena sredstva koja su raspoloživa za realizaciju, bilo da događaj organizira

pojedinac ili tvrtka. Iznimno je važno da organizacija ovakvog događaja i organizacija koja
se bavi organiziranjem samih događaja bude fleksibilna, namijenjena raznim vrstama
ciljanih skupina i bilo kojoj vrsti populacije.

U velikoj mjeri je izražena ovisnost o sponzorima, a mediji igraju iznimno značajnu ulogu.

Za ovakav događaj je obično vezana doza glamura i spektakularnosti. Zbog svojih
specifičnosti, ovakvi događaji nisu se mogli svrstati u istu skupinu sa svakodnevnim i
slučajnim događajima, pa se tako u literaturi iskristalizirao i naziv „specijalni događaj“. U
praksi ne postoji dovoljno sagledavanja teorijske kompleksnosti pitanja događaja, pa se
jednostavno nazivaju u skladu s vrstom događaja: sajam, seminar, koncert, vjenčanje...
 Klasifikacija događaja

Događaje bismo mogli, u najopćenitijem smislu, klasificirati kao:

 Poslovni i korporativni
 događaji
 Događaji u organizaciji Vlade i grada
 Događaji u cilju prikupljanja sredstava
 Marketing događaji
 Sastanci
 Izložbe i sajmovi
 Priredbe
 Festivali
 Sportski događaji
 Društveni događaji ili događaji koji prate životni ciklus.

Klasifikacija specijalnih događaja

Specijalni događaji uz određeni stupanj apstrakcije i generalizacije, mogu se svrstati i u tri
osnovne skupine.

Prva skupina
 Promotivni (promocije, nagradne igre, demonstracije proizvoda) 
 Korporativni (proslave godišnjica i jubileja, korporativne proslave, posjeti i obilasci,
sajmovi, forumi, seminari, konferencije...).

Druga skupina
 Medijski (konferencija za medije, sastanci, video konferencije...) 
 Humanitarni (prikupljanje priloga i donacija i druge materijalne pomoći).

Treća skupina
 Protokolarni (dodjele nagrada i priznanja, prijemi) 
 Kulturno - zabavni (festivali, koncerti, izložbe i druge kulturne i zabavne
manifestacije) 
 Sportski (natjecanja, olimpijade, lige itd.) 
 Privatni/osobni (proslave rođendana, vjenčanja, titula, zvanja).
Postoje još neki načini po kojima možemo klasificirati događaje:

Prema načinu financiranja:

 samofinanciranje (naručitelj plaća sve)
 organiziranje putem sponzorstva 
 s pologom ciljane skupine (sudionici plaćaju cijenu sudjelovanja) 
 neprofitni projekti (unapređenje ugleda organizatora, izvršitelja, posjetitelja ili trećih
osoba, organizacija revijalne sportske utakmice, humanitarni koncerti, dobrotvorne kulturne
predstave, umjetničke izložbe)

Prema izvođaču-organizatoru:
 koje organizira pojedinac za svoje potrebe 
 koje organizira tvrtka za svoje potrebe
 koje organizira specijalizirana tvrtka za potrebe klijenta

Prema ciljanoj skupini:

 otvorenog tipa (masovne manifestacije)
 zatvorenog tipa 
 obvezujući

Prema vrsti događaja:

 sve vrste slavlja, proslava i komemoracija
 kulturne manifestacije
 sportske manifestacije
 revije
 religijske manifestacije
 političke manifestacije
 edukativne manifestacije
 promocije usluga, osobe ili tvrtke

Prema veličini i području, događaji mogu biti:

 privatni 
 lokalni 
 regionalni 
 globalni

Prema učestalosti:
 redovni
 periodični događaji 
 jedinstveni (neponovljivi)
Ono što je zajedničko i prema čemu možemo definirati sve događaje su sljedeće dimenzije:

 Namjera - cilj događaja, zašto se održava, što se želi postići događajem 

 Obujam – „veličina događaja“, potreban prostor, vrijeme, broj sudionika

Zašto se organiziraju događaji?

Uloga upravljanja događajem je olakšati organizaciju događaja, ispuniti očekivanja
potrošača i gostiju, kao i ispuniti ciljeve organizatora. Cilj predstavlja željeno stanje koje
naručitelj događaja želi postići. On odražava aspiracije organizacije u budućnosti.

Organiziranje događaja podrazumijeva procjenu potreba sudionika, određivanje svrhe

događaja (odgovor na pitanje zašto), publike i stakeholdera (odgovor na pitanje tko),
lokaciju (odgovor na pitanje gdje), raspoložive resurse i željene ishode (odgovor na
pitanje što).
 Osnovni cilj specijalnog događaja je privući pozornost i stvoriti naklonost ciljane
javnosti. Organizatorima ili naručiteljima događaja je cilj stvoriti što zanimljivije, kreativnije i
neuobičajenije događaje, kako bi inicirali razvoj što dužeg komunikacijskog lanca, odnosno
što snažniji „od usta do usta“ efekt.

Ciljevi organiziranja specijalnog događaja mogu biti:

 Pridobivanje zanimanja, podrške i naklonosti

 Izgradnja željenog imidža
 Učvršćivanje i unapređenje reputacije
 Edukacija ciljane javnosti
 Osiguravanje publiciteta 
 Društveno odgovorno poslovanje.

Koraci u organizaciji događaja

Zadatak upravljanja događajem je sistematizacija faza, procesa i koraka, koji su sustavni

dio organizacije događaja. Proces organiziranja specijalnog događaja sadrži sljedeće faze:

 Analizu trenutnog stanja i planiranje specijalnog događaja

 Realizaciju aktivnosti koje prethode specijalnom događaju (najava, izvještavanje,
priprema)
 Realizaciju aktivnosti tijekom specijalnog događaja
 Realizaciju svih aktivnosti po završetku
 Evaluaciju - utvrđivanje uspješnosti

Analiza i sinteza - trenutno stanje i planiranje

Fokusirajte se! Ovo neće biti lako, ali vi to možete!

U ovoj fazi potrebno je definirati cilj događaja. Kad znamo pravi razlog organizacije
događaja moći ćemo pristupiti izradi detaljnog plana. Definirat ćemo sve aspekte događaja,
vodeći se poznatom shemom (tko, gdje, što):

 Tko je ciljna skupina? 

 Gdje će se događaj održati? 
 Što on sve obuhvaća - je li u pitanju seminar za 20 ljudi ili koncert? 
Ovisno o ovim informacijama event manager određuje budžet, u suradnji s klijentom.
Nekad klijenti jasno kažu koji je budžet, a nekad im organizator ili manager daje prijedlog.

Jako je važno istražiti klijenta i imati ideju što mu treba ponuditi. 

Obratite pozornost na to je li klijent tradicionalan ili ne? 

Želi li veći ili manji događaj? 

Je li mu važan izgled hrane ili glazba?

Znate li što je bitno svakom klijentu? Ušteda. Imate obavezu istražiti cijene svih elemenata
koje stavljate u ponudu kako biste dali najbolje cijene svojim klijentima. Također, dobro je
imati rezervne varijante u ponudi, ako ono što prvo ponudite nije odgovarajuće.

Primjer: 

Vi predlažete da klijent iznajmi kožne stolice na kojima će gosti sjediti, ali tijekom razgovora
shvaćate da klijent želi da događaj bude više kao koktel, a stolice nisu važne, već ih vidi kao
nepotreban trošak. Tada je dobro da u glavi već imate alternativu i dobavljača koji ima
stolice od drugog, jeftinijeg materijala, a od kojeg je moguće uzeti manji broj.

Ta ušteda na stolicama može se uložiti u bolji catering koji je klijentu važan. Precizno

isplaniran događaj omogućuje jasnu financijsku konstrukciju bez naknadnih
neočekivanih troškova.

Sljedeći korak je izrada organizacijske strukture, utvrđivanje brojnosti i strukture radne

snage. Trebali biste znati je li za određeni događaj potrebno unajmiti osobe sljedećih profila:
dizajnera, asistenta na projektu, promotora, tehničara za rasvjetu, tehničara za zvuk, za
video produkciju, scenografa, konobara/e..).

Kada je plan izrađen - slijedi faza prikupljanja ponuda za sve aspekte koje događaj
uključuje. Oni mogu biti tehničke, vizualne prirode, ali i ponude za angažiranje osoblja. Bilo
bi dobro da za svaku točku prikupite tri ponude. Preporuka je da obratite pozornost da tvrtke
od kojih se traži ponuda budu konkurentske tvrtke koje nisu zajednički realizirale neke
projekte, koje ne surađuju. 

To je najbolji način da dobijete najnižu ponudu. Budite pronicljivi! Radite kao da radite za
sebe, ne za klijenta!

Klijenti koji već neko vrijeme rade događaje i već su upućeni u cijene, pa ako vide da vaša
ponuda nije najbolja, mogu se obratiti drugoj agenciji.
 Prioriteti i detalji organizacije neposredno prije događaja
U ovoj fazi se definiraju detalji prikupljenih ponuda i zaključuju ugovori. Na vama je da
prezentirate ponudu što bolje klijentu i vodite računa o odnosu cijena - kvaliteta. Ne
mora sve biti najskuplje i ne mora sve biti najkvalitetnije. Nemojte praviti sebi pritisak što
se toga tiče.

Nekad će prostor biti skromniji, ali će imati dvorište koje je kao iz bajke. Klijent mora imati
sve informacije kako bi donio konačnu odluku. 

Također, u ovoj fazi se vrši najintenzivnija komunikacija prije događaja. Komunikacija s

klijentima podrazumijeva osmišljanje strateških saveza koji će komunikaciju učiniti širom i
ovo je pravi način da utvrdimo razinu naše moći - sposobnošću da se pridobiju
ključni stakeholderi.

Tko su stakeholderi? Zašto su važni?

Stake znači udio, a holder je držatelj, onaj koji drži. To znači da je to svatko tko ima dio
interesa u projektu ili „drži“ neki dio u odluci, politici… 

U suvremenoj tvrtci to je svatko tko je povezan s tvrtkom, ili ima interes povezan s tom
tvrtkom.

Mogu se svrstati u dvije skupine, a to su interna i eksterna.

1. Interne stakeholdere čine tri osnovne skupine subjekata. To su vlasnici, upravljači

(manageri), radnici (izvršitelji). Ove skupine nisu homogene, već se dalje grupiraju u
različite oblike koalicija. 
2. Eksterni stakeholderi su vanjski partneri s kojima tvrtka posluje na razne načine. To
su kupci, banke, dobavljači, državni organi, poslovne asocijacije i drugi subjekti. 
Distribucija moći se mijenja u odnosu na ekonomsku snagu. U prijevodu, ako netko dobije
na lutriji i kupi tvrtku, prelazi iz eksternih u interne. Što više novca, to veća moć. U kojoj ste
skupini? Bitno je da težite prema napretku, zato i jeste na ovom tečaju! Mi vas cijelo vrijeme
bodrimo!

Vratimo se na temu.

Probe i generalna proba događaja su neizosstavni elementi u kojima

više puta mora biti potvrđena funkcionalnost, ali i usklađenost svih
elemenata događaja, tako će se izbjeći neplanirane situacije u trenutku
realizacije.
 Faze organizacije događaja

Za uspješno organiziranje specijalnih događaja treba uzeti u obzir popis uzvanika,

dizajniranje pozivnica, lokaciju, audio - video opremu, ozvučenje, identifikacijske kartice,
prijemnu knjigu, serviranje, posluživanje, plus, naravno, mjesto i vrijeme održavanja
događaja.

Faze organizacije događaja, koje Julia Rutherford Silvers prepoznaje kao ključne, su: 

 inicijacija ili uvođenje

 planiranje
 implementacija ili provođenje 
 sam događaj 
 zatvaranje događaja

Što se događa dok traje inicijacija ili uvođenje?

Ovo je faza u kojoj se rade istraživanja. Tada se definira koncept događaja, određeni
su ciljevi i svi raspoloživi resursi. U ovoj fazi trebaju biti definirane strategije kriznog
menagementa i uspostavljen krizni stožer. Svaki početak je težak, ali uz daljnji tijek
procesa kroz koji vas vodimo uvidjet ćete da će biti lakše!

Kako teče planiranje?

Tijekom planiranja se definiraju i preciziraju aktivnosti, resursi, ali se sagledava i širi
društveni kontekst koji utječe na odluke koje će biti donesene u vezi organizacije
događaja. Krizno planiranje osigurava strukturu ili plan za donošenje odluka, koji se temelji
na realnim pretpostavkama i već prihvaćenim metodama.
 Što sad slijedi? Implementacija!
U tijeku implementacije, primjene svega isplaniranog u praksi, svi su proizvodi i
usluge definirani, koordinirani i usklađeni s operativnim i logističkim zahtjevima
događaja. Strategije i tehnike kriznog managementa su potrebne u ovoj fazi. Tako će se
osigurati odgovarajuća kontrola i provjera svih aktivnosti. Čak iako ste potpuno sigurni u
sebe, u druge, sve prekontrolirajte i provjerite! Ne može štetiti, a manje ćete brinuti!

Konačno - događaj!
Posebna faza u odnosu na implementaciju ili primjenu svega što je isplanirano, jer kad
jednom počne događaj, zahtijeva se dinamičan pristup. Dok se u prethodnim fazama
donose odluke o tome treba li organizirati događaj ili ne, u fazi „događaj“ jedina odluka
koja se može donijeti je obustava događaja ili, eventualno, pojedinih aktivnosti u okviru
događaja. Krizni monitoring i kontrola aktivnosti su u ovoj fazi najkritičniji, te
su rizici i incidenti u ovoj fazi najzastupljeniji.

Misija je uspješna - zatvaranje

Završna faza u kojoj se događaj završava. 

Ova faza podrazumijeva prikupljanje i vrednovanje povratnih informacija, akcija, aktivnosti

i odluka kako bi se utvrdilo ostvarenje, odnosno odstupanje od postavljenih kriterija. U
završnoj fazi se mogu utvrditi ekonomski, društveni, kulturološki i utjecaji okruženja na
organizaciju događaja. Na kraju, rezultati navedenih analiza će organizaciju svakog
narednog događaja učiniti dosta lakšom.

Procesi u organizaciji događaja

Procesi, koji su sastavni dio organizacije specijalnog događaja visokog rizika, su: 

 proces procjene 
 proces selekcije
 monitoring 
 komunikacija i dokumentacija
Ovaj navedeni model baziran je na široko prihvaćenom modelu kriznog
managementa. On podrazumijeva dinamičan pristup, ali uključuje promjenjivu prirodu
samog događaja i mogućnost dolaska do rizika.
 Proces procjene
Proces procjene se sastoji iz dva potprocesa. To su: proces
identifikacije i proces analize.

1. Proces identifikacije - proces otkrivanja i definicije procesa, pri čemu se razmatraju

svi elementi događaja. 
2. Proces analize - podrazumijeva uočavanje prioriteta pri organizaciji događaja,
kvantifikacijom i kvalifikacijom pojedinačnih elemenata istog.

Kako teče proces selekcije?

Ovaj proces je točka u kojoj se donose odluke, biraju metode i taktike kojima se dolazi
do zadanog cilja. U okviru procesa selekcije procjenjuju se resursi, odgovorne osobe i
autoriteti zaduženi za provođenje izabranih taktika.

Što sve uključuje monitoring ili praćenje?

Uključuje praćenje izabranih taktika, uključujući i procese praćenja i kontrole rizika i
razvijanja daljnjih mogućih opcija i akcija kad se ponovo obavi procjena i selekcija.
Dokumentacija podrazumijeva snimanje, izvještavanje, održavanje procjena, arhiviranje
procjena, analizu planova i drugih dokumenta. Važno je da budete temeljiti, to će vam
pomoći.

Proces osigurava dragocjene podatke koji su značajni za praćenje cijele organizacije

događaja. 

Koliko je važna komunikacija?

Jako je važna, ne zanemarujte je! Komunikacija je ključna komponenta modela koji
podrazumijeva prikupljanje i distribuciju informacija, kao i konzultacije pri donošenju odluka.
Važno je da bude asertivna, što znači ni pasivna, ni agresivna, već takva da svatko može
reći što misli, kako bi odluke koje se donesu bile dobre. 
 Područja upravljanja događajem

Postoji pet područja upravljanja događajem:

 područje upravljanja, 
 područje dizajna, 
 marketing područje, 
 operativno područje, 
 područje rizika.

Područje upravljanja
Ovo područje suočava se s pravilnom raspodjelom, usmjeravanjem i kontrolom resursa,
koji su na raspolaganju pri organizaciji događaja. Pošto su resursi po pravilu ograničeni, od
velike je važnosti da se koriste na efikasan i efektan način, kako bi se smanjila mogućnost
pojave rizika. 

U okviru područja upravljanja, izdvajaju se sljedeća funkcionalna područja:

 Financijski menadžment (određivanje budžeta, novčani tokovi, troškovi i dobit...)

 Menadžment ljudskih resursa (organizacijska struktura, radna snaga, proces
regrutiranja)
 Upravljanje informacijama (prikupljanje, distribucija i kontrola informacija)
 Nabava (specifikacije, izbori resursa, ugovori i administracija...)
 Stakeholderi (odnosi s klijentima, strateški savezi, kontrola moći)
 Upravljanje sustavima (transfer znanja i korištenje tehnologije)
 Upravljanje vremenom (arhitektura aktivnosti, razvoj i kontrola rasporeda aktivnosti).
 Područje dizajna
Područje dizajna fokusira se na umjetničku interpretaciju ciljeva i iskustvenu
dimenziju događaja. Dizajn obuhvaća:

 Sadržaj dizajna (izbor teme, formata izlaganja, odabir izlagača)

 Dizajn zabave (odabir vrste zabave, ispunjenje zahtjeva organizatora, kontrola
procesa izvođenja)
 Dizajn okruženja (dekor, raspored stolova i stolica, jasna označenost mjesta
događanja i označenost puta do mjesta događanja)
 Dizajn hrane i pića (izbor jelovnika, alkohol menadžment, catering)
 Dizajn proizvoda (zvuk, osvjetljenje, multimedijalna prezentacija, specijalni efekti)
 Dizajn programa (raspored aktivnosti, dnevni red, osiguranje, koreografija)
 Dizajn teme događaja (razvoj teme, brendiranje događaja).

Područje marketinga
Područje marketinga obuhvaća funkcije koje olakšavaju razvoj poslovanja, traženje
ekonomske i političke podrške, oblikovanje imidža i vrijednosti događaja. U ovo područje
spadaju:

 Marketing plan (analiza ciljanih skupina, analiza poruka i medija)

 Reklamni materijal (tiskani materijal, proizvod i distribucija)
 Upravljanje proizvodom (razvoj proizvoda, brend menadžment, proizvodnja,
distribucija)
 Promotivne aktivnosti (oglašavanje, promotivni događaji, nagradne igre)
 Odnosi s javnošću (odnosi s medijima, publicitet, krizne komunikacije)
 Prodaja (upravljanje novčanim tokovima)
 Sponzorstvo.

Što obuhvaća operativno područje?

Operativno područje obuhvaća ljude, proizvode i usluge uključene u organizaciju
događaja, kao i njihove uloge i odgovornosti. Besprijekorna koordinacija svih elemenata je
neophodna kako bi se ispunili svi logistički zahtjevi, ali i očekivanja pri organizaciji
događaja.

Aktivnosti operativnog područja su:

 Pohađanje (registracija, ulaznice, kontrola prijema, kretanje i protok prometa, gužve)
 Komunikacija (interna i eksterna komunikacija, sastanci, knjige dojmova, oprema i
protokoli)
 Infrastruktura (prijevoz, komunalije, upravljanje otpadom, hitne službe)
 Logistika (analiza zadataka i redoslijed aktivnosti, osoba zadužena za koordinaciju,
kontrola ulazaka na događaj i izlazaka s događaja...)
 Sudionici događaja (odnos izlagača i izvođača, strategija dovođenja poznatih osoba,
natjecatelji, uzvanici)
 Upravljanje siteom (podrijetlo i razvoj sitea, pregled vijesti, izbor, raspored)
 Upravljanje tehnikom (oprema, instalacije, tehnička podrška).

Područje rizika
Područje rizika obuhvaća obaveze i zakone u vezi zaštite, koje su karakteristične za
poslovanje svake tvrtke, pa i za organizaciju događaja. Ovo područje je u neraskidivoj vezi
sa svakom odlukom koja se donese, kao i sa svim aktivnostima koje se provode i tiče se
svih zainteresiranih strana, od vlasti do potrošača događaja. 

Ono obuhvaća:

 Donošenje odluka (uobličavanje odluka i kriterija, savjetovanje i suradnja pri

donošenju odluka, pitanje autoriteta)
 Upravljanje u izvanrednim situacijama (medicinske usluge, evakuacija, upravljanje
krizama, oporavak od katastrofa)
 Zdravlje i sigurnost (ponašanje u slučaju požara, pitanje sigurnosti, sigurnost na
radu, zdravlje i blagostanje, ponašanje u gužvi)
 Upravljanje zakonom (pregovori, ugovori, licence, procedure, pitanje etike)
 Upravljanje sigurnošću (upravljanje osobljem, opremom, komandama, kontrola
uređaja). 

Nakon upoznavanja s navedenim funkcionalnim područjima, treba

naglasiti da se većina odluka u vezi upravljanja događajem donosi
automatski.

Međutim, cilj upotrebe navedenih alata, koji se temelje na sveobuhvatnom pristupu, je

primjena odgovarajuće integracije i olakšavanje kontinuiranog napretka. Tako se smanjuje
vjerojatnost da se previde faktori koji mogu imati značajan utjecaj na daljnju sposobnost
upravljanja događajima visokog rizika.
 Osnovne vrijednosti upravljanja događajem

Osnovne vrijednosti upravljanja događajem su principi koji se moraju primjenjivati na sve

odluke u vezi organizacije događaja s rizikom. Moraju se poštovati, bez obzira na elemente,
faze i procese, u cilju ostvarenja uspješnog i održivog ishoda događaja. Podjednako je
važno uključiti osnovne vrijednosti u sve odluke kriznog menadžmenta.

Sljedeće vrijednosti prepoznajemo kao osnovne: 

 kontinuirano poboljšanje 
 kreativnost
 etiku 
 integraciju
 strateško razmišljanje
Kontinuirano poboljšanje je filozofija upravljanja kvalitetom prema kojoj optimalna
organizacija događaja ovisi o proaktvnom poboljšanju svih procedura i sustava. Prije nego
što će se osloniti na planiranje uvjetovano reakcijom, bolji učinak će imati ova osnovna
vrijednost. Držite se onog što donosi uspjeh!

Kreativnost se smatra osnovom za stvaranje inovativnih rješenja i odgovora na izazove

koje menadžment događaja pruža. Ako ste kreativni, lako ćete smisliti kako riješiti neki
problem, kako pomoći klijentu da se odluči, kako da cijena bude viša ili niža, a da zadržite
klijenta. Što više vježbate, što više prakse imate, bit ćete sve bolji i bolji!

Etika obuhvaća procese procjene i izbora onih radnji za koje se vjeruje da su ispravne u

odnosu na one za koje se smatra da nisu ispravne. Ugrađeni u većinu kodeksa ponašanja
 za organizaciju događaja, ovi standardi rukovode odlukama, pregovorima i aktivnostima na
pravedan, dosljedan i pristojan način.

Integracija odražava kritičnu potrebu da koordinira, sinkronizira i objedinjuje mnoštvo

interakcija, ovisnosti i međusobno povezanih elemenata koji su sastavni dio događaja.
Tako će se osigurati da se pri donošenju odluka u vezi događaja imaju u vidu svi faktori koji
mogu utjecati na izbor istih.

Strateško razmišljanje je sposobnost da se pojedinačni događaj sagleda u kontekstu

kratkoročnih i dugoročnih ciljeva organizacije. U fokus treba staviti one faktore i utjecaje
koje treba uzeti u razmatranje u tijeku planiranja organizacije događaja.

Uvod
 Postoje li savršeni događaji?
 Zašto dolazi do kriznih situacija?

Općenito, možemo reći da krizne situacije predstavljaju najvažniji test je li netko doista

stvoren da bude event manager. Zašto je to tako? 

Kad klijent angažira osobu ili tvrtku za organizaciju događaja, jedan od važnih razloga je to
što se ne želi nositi s potencijalnim rizicima. Ti rizici prijete da bilo koji događaj od
potpuno pozitivnog pretvore u pravu noćnu moru za tvrtku. Jednostavno rečeno, ako ste
već zaduženi za to, ako ste plaćeni za to, klijent ne želi o tome razmišljati. Sva odgovornost
je na vama. Ako bude dobro, to je u redu. Ako ne bude sve u redu, nažalost, i dalje je to
vaša odgovornost. Dajte sve od sebe!

Iz iskustva dugogodišnje prakse organiziranja događaja znamo da ne

postoje savršeno organizirani događaji tj. oni na kojima nema kriznih situacija u manjoj ili
većoj mjeri. Događaji mogu biti samo bolje ili lošije organizirani. 

Ipak, provođenjem pravilnih i pravovremenih koraka u organizaciji događaja

stvaramo mogućnost da se svaka krizna situacija rješava, i to tako da naručitelj posla
i ne posumnja da su stvari mogle krenuti loše.

U ovom dijelu ćemo imati priliku obraditi sljedeće teme:

 krizna situacija i upravljanje kriznim događajem

 uzroci i manifestacija krize
 upravljanje krizom i upravljanje događajem
 značajke kriznog managementa
 PR u kriznim situacijama
U poglavlju koje slijedi upoznat ćete osnovne pojmove kriznog managementa (kriza,
krizna situacija, rizik), s mogućim uzrocima krize i dimenzijama rizika. Prikazat
ćemo značaj integracije upravljanja rizikom i upravljanja događajem, kao i značaj planiranja
odnosa s javnošću pri organizaciji događaja visokog rizika. Naučit ćete koje osobine krizni
menadžer treba imati kako bi uspješno upravljao događajem. 

Definiranje krize, krizne situacije i rizika

Kriza predstavlja iznenadnu situaciju koja rezultira urgentnim problemom koji se može

pretvoriti u katastrofu.

Najjednostavnija definicija krize govori da je to veliki i nepovoljan događaj koji nastupa

iznenadno i donosi negativne rezultate. Iako je iznenadna, ona obično nije neočekivana.
Najčešće postoje određeni znakovi koji upozoravaju na krizu koja dolazi. Može trajati sve
dok se ne otklone uzroci i nepovoljne posljedice krize, ali i sve dok organizacija ne dođe u
normalno stanje. Normalno stanje je normalno poslovanje, bez većih problema. 

Tri osnovne karakteristike krize su: 

1. iznenadnost
2. neizvjesnost 
3. vremenski pritisak
Kriznu situaciju je moguće definirati i kao jedan neobičan događaj ili seriju događaja koji
loše utječu na integritet proizvoda, reputaciju ili financijsku stabilnost organizacije, na
zdravlje ili raspoloženje zaposlenih, na zajednicu ili društvo.

Krizna situacija je uzrok, a kriza je samo posljedica.

 Krizne situacije stavljaju organizacije u središte javnosti s puno pitanja na koja treba dati
trenutne odgovore. Krizna situacija primorava organizaciju da formulira točnu i kompetentnu
informaciju i osigura njezin prijem što prije. U tu svrhu najčešće se koriste masovni mediji.

Kako se može definirati rizik?

Rizik se može definirati kao nešto nepoznato, odnosno to je pozitivni i negativni
ishod koji je u vezi s nepoznatim. To je mogućnost da se dogodi nešto dobro ili loše,
izloženost gubitku ili šteta koja proizilazi iz nesigurnosti.

Rizik je svako stanje koje može utjecati na ishod događaja i može izložiti organizaciju
gubitku. Pod rizikom se podrazumijeva opasnost da navedeni događaj, loši postupci i
neiskorištene šanse mogu negativno utjecati na realizaciju cilja. 

Rizik ne mora nužno biti loše stanje. Rezultat organizacije događaja visokog rizika
može biti nereagiranje i pasivnost, ali i mogućnost za dobivanje ekonomske, političke
ili društvene nagrade. Nekad je točno da tko riskira, profitira! Možda ćete u radu imati
priliku to provjeriti!

Primjeri:

1. Organizirate vjenčanje za 200 ljudi, a imate u prostoriji 195 stolica. Nedostaje vam 5
stolica. Možete se nadati da neće doći tih 5 osoba. Možete iz druge sale uzeti 5 drugih
stolica i staviti u neki zavučeni dio ili ih jednostavno presvući navlakom. Važno je da drugi
ne primijete da postoji problem, jer to nije njihova odgovornost i ne treba nikome kvariti tako
lijep događaj. Uvijek se stavite u poziciju klijenta! 
2. Otkazan vam je događaj za 50 ljudi, a sala je već rezervirana prije 6 mjeseci. Ta
prilika za zaradu je neostvarena, ali možete prodati salu za taj termin nekom drugom. Dajte
popust i prodajte salu za taj termin, jer je to bolje nego da propadne događaj i novac kojim
ste već rezervirali salu u restoranu ili hotelu.  
3. Ozvučenje ne radi, ali ni projektor u objektu u kojem organizirate događaj. Nazovite
kontakt koji imate iz tvrtke koja koristi projektor na prezentacijama ili neku tvrtku za
iznajmljivanje istog. Ne morate kupovati sve, iako se morate snaći jako brzo. 
Uvijek će postojati rizik da netko ne dođe, otkaže događaj, da se nešto pokvari, ali
razmislite što ćete učiniti u tom slučaju. Morate biti korak ispred svog klijenta!

Uzroci i manifestacije krize

Postoje različiti oblici manifestacija kriznih situacija: 
 krize uvjetovane neadekvatnom ili oslabljenom tehnologijom, čije su posljedice
najčešće katastrofalne
 konfrontacijske krize izazvane kritikama pojedinaca ili skupina
 krize izazvane prosvjednim akcijama agresivnih skupina
 krize menadžerskog neuspjeha, kao unutarnje slabosti organizacija da podnesu
svoju odgovornost 
 kriza izazvana požarima, eksplozijama ili drugim nesrećama kojima je ugrožena
sigurnost zaposlenih
 krize uvjetovane štrajkom ili iznenadnim i masovnim ostavkama
 krize uvjetovane malverzacijama, pronevjerama i prevarama menadžerskog osoblja 
 krize uvjetovane nerealnim promocijskim ponudama koje organizacija ne može
ispuniti itd.

Izvori krize mogu biti neetičko i društveno neodgovorno poslovanje, loše vođen program
motivacije zaposlenih, neiskrenost, kao i dovođenje u zabludu ciljnih skupina, odbijanje
organizacije da prizna očiglednu istinu, neusklađenost sustava vrijednosti organizacije i
okruženja, itd.

Možemo razlikovati unutarnje i vanjske uzroke krize u pogledu privrednih organizacija.

Vanjski uzroci krize

 Opće promjene na tržištu 
 Promjene u struci 
 Globalne ekonomske promjene 
 Političke promjene 
 Promjene zakonodavstva 
 Prirodne nesreće

Unutarnji uzroci krize

 Nestručnost rukovodstva 
 Nemoralnost rukovodstva 
 Potcjenjivanje mišljenja javnosti 
 Neefikasno djelovanje upravljačkih funkcija 
 Neefikasan komunikacijski sustav
 Slaba organizacijska kultura 
 Nezadovoljstvo zaposlenih 
 Nemotiviranost zaposlenih 
 Loša organizacija rada 
 Oblikovanje neformalnih skupina
 Neuređeni odnosi na radnom mjestu

Tri uopćena uzroka nastajanja krize

S druge strane, možemo navesti tri uopćena uzroka nastajanja krize:

 Interaktivnost i bliske veze 

 Neuspjeh u predviđanju, upozorenjima i percepciji rizika 
 Smanjen oprez prilikom odlučivanja

Upravljanje krizom i upravljanje događajem

Budući da smo upoznali fenomen organizacije specijalnog događaja i osnovne pojmove,

došlo je vrijeme da povežemo dva proučavana fenomena. Organizacija specijalnog
događaja visokog rizika povezuje sljedeća područja menadžmenta: upravljanje
krizom i upravljanje događajem. 

Upravljanje krizom ili krizni menadžment, predstavlja jedan specifičan upravljački

proces koji se sastoji od više potprocesa, čija cjelovitost osigurava da jedna
organizacija adekvatno reagira na moguću pojavu krize ili se obrani od već nastale
krize. 

Krizni menadžment uključuje: 

 prepoznavanje krize 
 planiranje odgovora na krizu 
 suočavanje s krizom 
 rješavanje krize
 U cilju sprječavanja ili minimiziranja neželjenih utjecaja koje kriza nosi sa sobom,
neophodno je poduzeti određene preventivne mjere. Organizatori trebaju unaprijed
razmatrati buduće događaje i predvidjeti moguće posljedice. Takav način rada pomoći će u
sprječavanju donošenja odluka koje mogu dovesti do krize.

Temelj uspješnog upravljanja krizom je njezino planiranje, odnosno planiranje onoga što se

može dogoditi, kao i što je moguće učiniti kako bi se to spriječilo. Većina kriznih situacija se
može predvidjeti, tako da je moguće izvršiti pripreme, iako su trajanje i intenzitet krize
neizvjesni.

Priprema podrazumijeva razvijanje interne svijesti koja je neophodna

kako bi organizacija opstala u uvjetima krize.

Za izlazak iz krize su potrebne promjene koje će eliminirati uzroke krize i povesti

organizaciju u normalno i stabilno poslovanje.

Upravljanje krizom uključuje sve ljude, odluke i oblike komunikacije koji su potrebni da bi

se spriječio nastanak krizne situacije ili se s njom uspješno suočilo. Upravljanje krizom
počinje kad se prepozna krizna situacija, odnosno kad se utvrdi trenutak njezinog nastanka.

Zadaci upravljanja krizom

Upravljanje krizom ima zadatak spriječiti krizu, ako je to moguće. Drugi zadatak je da, ako
se pojavi kriza, njezin negativni utjecaj na organizaciju svede na minimum što je više
moguće. Treći zadatak je da drugim organizacijama pruži mogući način suočavanja s
određenim situacijama.

Neke od taktika za upravljanje krizom su:

 Pokazati žaljenje 
 Ponuditi rješenje 
 Provesti promjene 
 Nadoknaditi štetu

Integracija kriznog managementa i upravljanja

događajem
 Uspostavljanje veze između upravljanja događajem i upravljanja krizom važno kako bi se
osiguralo da upravljanje krizom bude ugrađeno u planiranje i izvođenje događaja. Kako bi
došlo do uspješne integracije upravljanja događajem i upravljanja krizom, potrebno je
definirati:

 Vrijeme događaja i raspored

 Očekivanu ukupnu posjećenost i strukturu posjetitelja
 Elemente i aktivnosti
 Aktere organiziranja događaja, uključujući i tijela Vlade, općinske vlasti, sponzore
itd.
 Strukturu odgovornosti, uključujući i odgovornost osobe zadužene za upravljanje
rizikom
O upravljanju krizom se često govori kao o funkciji koja slijedi nakon što je događaj već
koncipiran, isplaniran i organiziran, međutim, upravljanje krizom bi trebalo biti sastavni dio
planiranja i razvoja događaja. U stvarnosti, veza između upravljanja krizom i upravljanja
događajem je takva da krizni menadžment ima ulogu umanjiti već nastale negativne
posljedice, nakon događaja.

Međutim, ako osoba nadležna za upravljanje krizom ima veća znanja o

procesu organizacije događaja, veća je šansa da ona ima veći utjecaj u kreiranju takvog
događaja koji će minimizirati nepovoljne posljedice. Poznavanje svih aspekata
organizacije događaja visokog rizika omogućava uočavanje rješenja i specifičan rizik koji
organizacija događaja podrazumijeva. Svaki aspekt događaja ima utjecaj na događaj u
cijelosti, svaka odluka u vezi događaja ima utjecaj na alokaciju resursa. Svaki događaj
može iskoristiti prepreke kao svoju prednost.

Što znači alokacija resursa?

Alokacija resursa je preusmjeravanje resursa na nešto drugo, na drugi segment događaja.

Primjer:

Sjećate se stolica koje nisu bile potrebne klijentu? Preusmjerili smo taj novac u catering. To
je odluka koja mijenja događaj i sve faktore.

Koraci, faze, vrijednosti i funkcionalni aspekt upravljanja događajem su

važni za krizni menadžment kako bi se otkrili potencijalni faktori rizika i
planiralo upravljanje rizikom.

Osobine kriznog menadžera

 Organizatori događaja moraju razumjeti rizično okruženje i aktivnosti tog okruženja
kako bi donijeli održive, učinkovite i prihvatljive odluke. Različite organizacije, sponzori
i druge zainteresirane strane dodjeljuju različite razine tolerancije pri procjeni rizika, za
različite kategorije. 

Neki su više skloni procjeni financijskog rizika, drugi potencijalnom gubitku publiciteta.

Kao što postoje stotine izbora o tome što će biti događaj i način na koji će se isti
organizirati, postoji bezbroj načina za postizanje tih ciljeva i zadataka. Bitno je to učiniti na
način koji štiti sigurnost i dobrobit publike i organizacije događaja.

Pravna i etička odgovornost, pripremljenost, brzo reagiranje i temeljito donošenje

odluka su samo neka od ključnih područja upravljanja rizikom. Osoba koja je nadležna
za upravljanje rizikom mora usko surađivati s organizatorima događaja, kako bi se
osiguralo da krizni menadžment bude uključen u planiranje i izvođenje projekta događaja.
Aspekti koji su značajni za proces upravljanja rizikom su: iskustvo, ekspertiza i proces
planiranja. Za sve ovo vam treba praksa, kontinuirano učenje i strpljenje.

Rukovoditelj projekta organiziranja specijalnih događaja mora:

 Brzo reagirati na promjene

 U odnosu na postojeće stanje, donijeti optimalnu odluku
 Osigurati odgovarajuće i pravovremene poruke ciljanoj javnosti
 Isplanirati alternativni pravac, ako se dogode nepredviđene okolnosti
 Prepoznati nužne i značajne zadatke - razlikovati važno od nevažnog
 Biti spreman delegirati, tj. podijeliti drugima posao i nadležnosti
 Znati kako motivirati članove projektnog tima
 Posjedovati iskustvo vezano za odnose s javnošću i organiziranje specijalnih
događaja
 Posjedovati liderske sposobnosti vođenja tima
 Posjedovati sposobnost uvođenja promjena, raditi u uvjetima neizvjesnosti i rizika
 Posjedovati znanja iz projektnog menadžmenta potrebna za planiranje i praćenje
rizika.
 Odnosi s javnošću u kriznim situacijama

Kriza danas spada u problematiku odnosa s javnošću. Ovisno o tome kako tvrtka rješava
određenu kriznu situaciju, ona stvara dugoročan dojam u okruženju, koji može promijeniti
ili sačuvati trenutni ugled organizacije.

Osnovne komponente odnosa s javnošću u kriznim situacijama su uočavanje

trendova i predviđanje događaja i ishoda. S tim su izravno povezane aktivnosti koje se
odnose na: krizno planiranje, provođenje jedinstvenih komunikacijskih akcija za vrijeme
trajanja krize, adekvatno djelovanje dok traju posljedice krize.

Ključni faktori kriznog okruženja su:

 Djelatnost i vrsta aktivnosti organizacije

 Mediji, koji svojim izvještavanjem najviše utječu na ugled organizacije i oblikovanje
mišljenja javnosti
 Rizik, koji predstavlja mjeru neugodnog ishoda neke situacije
 Brzo donošenje odluka
 Povratna informacija, koja je uvjet za svladavanje krize
 Ljudi, koji su prioritet ispred svih segmenata i postupaka
 Financijska sredstva, koja su namijenjena otkrivanju, onemogućavanju i svladavanju
krize, tj. ulaganje koje omogućava opstanak tvrtke.

Koji je cilj odnosa s javnošću?

Cilj odnosa s javnošću je spriječiti da problem preraste u krizu, te razvija pozitivan odnos
prema razrješavanju krize. Kada dođe do krize, neophodno je pravilno odrediti prioritete.
Šire posljedice, ljudi, okruženje, mogućnost prekida poslovanja, samo su dijelovi liste
prioriteta, a oni govore o proaktivnom konceptu kriznih odnosa s javnošću.

Cilj kriznih odnosa s javnošću je slanje istinitih i legitimnih poruka koje javnost treba u
potpunosti prihvatiti i vjerovati im, a ne ih razumjeti kao uobičajeno smirivanje situacije.
Uspješni krizni odnosi s javnošću sprječavaju da se, pod utjecajem pritiska javnosti, naruši
ugled i povjerenje koje tvrtka u javnosti uživa.

Primjer:

Tvrtka se bavi proizvodnjom kozmetike i kućnih kemikalija. Vijest u medijima je da se u

obližnju rijeku izlila kemikalija iz te tvrtke. Treba poslati priopćenje medijima. U slučaju da je
to točno, treba sanirati problem i javiti medijima da se radi na saniranju problema. Ako ta
vijest nije točna, treba je demantirati jako brzo.
 Kriza se ne može rješavati za godinu dana ili polako. Pravo vrijeme za njezino rješavanje je
upravo kad nastane, jer posljedice pasivnosti mogu biti jako loše za bilo koju tvrtku. Budite
spremni!

Tri osnovna aspekta u komunikaciji tijekom krize:

 Odnosi s javnošću moraju pozitivno prenijeti argumentaciju organizacije kojom se
ističe da ona ne zaslužuje krizu 
 Moraju se prepoznati potencijalne krizne situacije, ako je to ikako moguće 
 Mora postojati detaljno planiranje reagiranja i ponašanja tvrtke u svim oblicima
mogućih kriza

Planiranje aktivnosti u kriznim situacijama

Bit djelovanja i aktivnosti zaposlenika zaduženih za upravljanje kriznom situacijom je u
objašnjavanju:

 Što se dogodilo?
 Što je povodom toga učinjeno?
 Briga i razumijevanje tvrtke.
Planiranje aktivnosti odnosa s javnošću u kriznim situacijama počinje s izjavom
organizacije u kojoj je točno određen pristup upravljanju krizom, kojim se
osigurava temelj za odlučivanje i način poduzimanja akcija u kriznim situacijama.
Planiranje podrazumijeva i formiranje kriznog tima. On treba upravljati kriznom situacijom.

Nakon formiranja tima za upravljanje krizom, uspostavlja se krizni centar, koji mora biti
potpuno opremljen. Potrebno je pripremiti izjavu za tisak u kojoj su naglašene pozitivne
informacije o organizaciji. Ovaj materijal se priprema zato što na samom početku krizne
situacije službene informacije još ne postoje, pa ovaj prostor treba ispuniti isticanjem dobrih
strana organizacije.

Elementi koje treba sadržavati plan za krizno komuniciranje su sljedeći:

 Krizni stožer
 Interna komunikacija u kriznoj situaciji
 Određivanje i osposobljavanje glasnogovornika
 Izrada scenarija i simulacija kriza
 Određivanje ciljnih skupina
 Definiranje ključnih poruka javnosti
 Određivanje najefikasnije metode komuniciranja
 Praćenje medijskih objava

Određivanje ciljnih skupina

Ovo je jedna od najznačajnijih faza među navedenima. Kako bi organizacija uspješno
komunicirala tijekom krize, neophodno je unaprijed definirati svoje ciljne
skupine. One mogu biti upletene posredno i neposredno, jer se može dogoditi da zbog
pritiska rokova i panike organizacija jednostavno zaboravi ili zapostavi značaj neke skupine.

Neophodno je unaprijed napraviti popis ciljnih skupina. Ključnu ulogu igra usmjeravanje

svih aktivnosti odnosa s javnošću na komunikaciju s onom skupinom ljudi koja
može pomoći u postizanju ciljeva, ali i s onom koja ima moć opstruirati.

U kriznim situacijama mediji imaju ključnu ulogu. Što više istražuju što
se događa i traže razloge problema, javnost postaje ovisnija o njima.

Predstavnici organizacije moraju učiniti sljedeće: udovoljiti potrebama javnosti za

informacijama, dobrovoljno prihvatiti rizik, uspostaviti visok stupanj kontrole nad
situacijom, uspostaviti prijateljske odnose s javnošću, izgraditi kontinuitet u dijalogu.

Komplicirano je, ali vi ovo sigurno možete, već ste prošli više od pola tečaja! Nastavljamo
dalje!

Odnosi s javnošću u rizičnim situacijama primarno uključuju uspostavljanje komunikacije

s neinformiranim, pogođenim ili neprijateljski orijentiranim segmentima javnosti.
Odgovarajuća komunikacija zahtijeva potpunu interakciju između organizacije i njezine
ciljne skupine. Osnovni uvjet je uspostavljanje obostranog razumijevanja i
kooperativnosti, a ne samo pokušaj da se jednosmjernom komunikacijom uvjeri skeptična
javnost da organizacija čini pravu stvar.

Agencija za odnose s javnošću „Porter-Novelli“ je u istraživanju o utjecaju kriznih situacija

na okruženje došla do sljedećih rezultata:

 Što je kriza veća, javnost će je duže pamtiti 

 Ponašanje organizacije u uvjetima krize ima velikog utjecaja na reakcije javnosti 
 Javnost uvijek vjeruje svjedocima ili trećim osobama, a ne predstavnicima
organizacije
 Ako organizacija izgubi ugled u javnosti, to neposredno utječe na pogoršanje
poslovnih rezultata
 Način na koji će organizacija upravljati odnosima s javnošću u kriznim
situacijama može imati utjecaja u vremenu nakon krize. Ponašanje za
vrijeme krize bit će zapamćeno i može biti zloupotrebljeno.

Odnosi s javnošću imaju za glavni cilj da kroz informacije pomoću kojih se ostvaruje

komunikacija s javnošću, stvore pozitivnu sliku o organizaciji. Krizni odnosi s javnošću se
temelje na razvoju ciljeva i strategija. Njihovim razvojem će se smanjiti utjecaj smetnji u
kanalima komunikacije i ograničiti njihovo djelovanje. Različiti ekonomski, tehnološki i
društveni faktori narušavaju i opterećuju vezu između organizacije i njezinih stakeholdera.

Kad je kriza završena, organizacija se suočava s potrebama revitalizacije u poslijekriznom

razdoblju.

Uvod u planiranje

U korijenu organizacije događaja leži planiranje. Izreka „sve je u dobrom planiranju“ u

ovom zanimanju nije opcija, već neophodnost. Veliki broj zahtjeva, dobavljača, očekivanja,
gostiju, a da pritom događaj na pravi način pokaže ono što klijent je i što želi prikazati,
moguće je realizirati samo uz dobro planiranje. Planiranje se uči. Moguće
je vježbati i unapređivati ga.

Nikakvo znanje iz event managementa ne može vam pomoći da

postanete uspješni u svojem poslu, ako ne svladate vještine planiranja.

Ove lekcije će vam dati instrukcije na koji način ćete pravilno klasificirati svoje obaveze i
pružit će konkretne, provjerene modele planera, čijim korištenjem će se produktivnost
povećavati razmjerno vremenu u kojem se koriste.
Test: Koliko dobro planirate svoje vrijeme?
6-10:  Užasan organizator: 

Trebali biste ozbiljno razmisliti o uvođenju novih alata i metoda koje će vam pomoći u
učinkovitom planiranju. Odličan prvi korak je pažljivo pohađanje ovog tečaja.

11-15:  Organizator ispod prosjeka: 

Vjerojatno već koristite neki sistem planiranja, ali učinkovitijim korištenjem i nadogradnjom,
koju će vam pružiti ovaj tečaj učinit ćete svoj rad produktivnijim i smanjit ćete količinu
stresa.

16-20:  Prosječan organizator: 

Vaš način planiranja funkcionira, ali vi to možete bolje. Dijelovi koji se odnose na fokusiranje
na prioritete, suočavanje s iznenadnim prekidima koji remete vaš plan utječu negativno na
cjelokupno postavljen plan. Lekcija će vam pomoći da unaprijedite svoju produktivnost.

21-25:  Organizator iznad prosjeka: 

Vaš sistem planiranja uspješno funkcionira. Ipak, s vremena na vrijeme posvetite pozornost
obnavljanju znanja iz područja planiranja, kako bi vaš fokus ostao na najvažnijim zadacima.
Ova lekcija će vam pomoći u tome.

26-30:  Odličan planer: 

Vi ste ovladali vještinom planiranja i vrijeme je da doživite benefite koji dolaze sa

sposobnošću da preuzmete svoj život u svoje ruke. U ovom stadiju vrlo je značajno prisjetiti
se vještina planiranja, kako biste ostali objektivni i uspješno upravljali svojim planom,
umjesto da on upravlja vama.
Planiranje

„Planiranje donosi budućnost u sadašnjost, tako da možete utjecati na

nju“ - Alan Lakein.

Ništa bez plana!

Planiranje je jedan od značajnijih zadataka svakog posla. Zanimanje event managera, uz

multitasking, je nemoguće zamisliti bez sposobnosti uspješnog planiranja. Planiranje u
najopćenitijem smislu predstavlja vezu između onoga gdje se trenutno nalazimo i
onoga gdje trebamo stići. Na ovaj način biramo putanju kojom ćemo se kretati.

Planiranje je intelektualno zahtjevan proces koji se temelji na donošenju brojnih odluka koje
će izravno i neizravno utjecati na radne aktivnosti. Ovisno o poznavanju vještina planiranja
i sposobnosti da na pravi način budu primijenjene, jako ovisi krajnji ishod poslovnog
zadatka, koji je u međusobnoj proporciji.
 Planiranje je proces definiranja ciljeva i zadataka, razvijanja strategije i postavljanja
podciljeva, a zatim određivanja različitih zadataka i vremenskog okvira koji je
potreban kako bi se ostvarili određeni ciljevi.

Po svojoj vrsti mogu biti:

 strategijska 
 operativna planiranja
Strategijska planiranja su u većoj mjeri slična postavljanju općih ciljeva (karakteristična su
za opći plan odnosa s javnošću, ali ih je moguće donositi i za pojedinačni događaj). 

O operativnim planiranjima, koja imaju za cilj, kao što i sam naziv kaže, operacionalizirati
ciljeve i ukazati na konkretne zadatke i vremenske rokove. 

Postavljanjem konkretnih zadataka će se prelaziti put prema postizanju općeg cilja i

uspješne realizacije događaja.

,,Krenite korak po korak. Ne morate vidjeti cijele stepenice. Samo napravite prvi
korak. “ Martin Luther King

8 koraka strateškog planiranja

Proces strateškog planiranja možemo prikazati u 8 koraka. Ne postoji opće prihvaćena
metoda za strateško planiranje. Ovo je samo jedna od metoda za strateško planiranje.

1. Organiziranje
Organizacija je najteži i najznačajniji dio procesa strateškog planiranja. U ovaj proces
moraju biti uključeni predstavnici različitih interesnih skupina, kako bi u obzir bili uzeti
aspekti sa što više različitih gledišta.

2. Promatranje situacije
Osobna iskaznica organizacije i trenutnog stanja. Osobna iskaznica predstavlja jednu
sveobuhvatnu bazu informacija koje se mogu koristiti kao važno sredstvo za usmjeravanje
plana realizacije događaja.
 3. Prepoznavanje najvažnijih pitanja i izrada strateške vizije
Odnosi se na prioritetna područja ili kategorije pitanja, koje je potrebno rješavati zbog
postizanja postavljenih ciljeva. Odluka o ključnim pitanjima omogućava da se
koncentrirate na najvažnije probleme, koji će se razmatrati u strateškom planu - što želimo
postići određenim događajem.

4. Analiza eksternih i internih čimbenika (SWOT)

Kao i promatranje situacije, eksterna i interna analiza je oblik procjene situacije. Međutim,
ove analize su kompleksnije i detaljnije od ispitivanja i izravno se odnose na ključna pitanja.

SWOT analiza je akronim engleskih riječi (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats –

snage, slabosti, prilike, prijetnje), a označava tehniku strategijskog managmenta. Ovom
tehnikom se uočavaju strategijski izbori dovođenjem u vezu snaga i slabosti organizacije, sa
šansama i prijetnjama u okruženju. Autor je Albert Humphrey sa Stanforda. U analizi je
koristio je 500 najuspješnijih tvrtki.

5. Postavljanje ciljeva, zadataka i strategija

Ovaj korak obuhvaća izradu akcijskih planova (Plan implementacije)

 Ciljevi su općenite izjave o tome što želimo postići   

 Zadaci/projekti su specifični projekti ili programi, pomoću kojih će se ostvariti zadani
ciljevi   
 Strategije/aktivnosti su specifične radnje koje se moraju obaviti kako bi se ostvarili
zadaci

6. Izrada finalnog dokumenta - Izrada strateškog plana

Strateški plan je dokument u skladu s kojim se vrši implementacija i zapravo razlog za
proces strateškog planiranja. Strateški plan sadrži sve dogovore do kojih se došlo,
utvrđene resurse i podjelu odgovornosti.

Strateški plan treba sadržavati:

 Kronologiju procesa strateškog planiranja 

 Opće ciljeve, zadatke i strategije za sva najvažnija pitanja, akcijske planove 
 Utvrđene prioritete 
 Implementaciju plana upravljanja 
 Ostale informacije (dodaci)

7. Implementacija strateškog plana

Dok nekoliko karakteristika razlikuje strateško planiranje od drugih vrsta planiranja i
postavljanja općih ciljeva, implementacija je ono što ga u potpunosti izdvaja. Ključ za
strateško planiranje je orijentiranost prema akciji i usmjeravanje resursa na ključna pitanja.
Odredite prioritete! Budite proaktivni.

Zbog toga je najznačajnija faza implementacije. Uspješan proces strateškog planiranja

prepoznaje potrebu za praćenjem onoga što je realizirano i uspoređivanjem s planom.

8. Nadzor i ažuriranje plana

Prvi zahtjev za uspješno praćenje je zaduživanje onih koji će vršiti ovu funkciju. Treba
zadužiti osobu za rukovođenje primjenom koja će se baviti rezultatima i dinamikom
provođenja plana.

Operativno planiranje

Svrha operativnih planova je:

 operacionalizacija značajnih strateških dokumenata, kako bi se konkretni zadaci

specijalnog događaja integrirali u praksi
 stvaranje pretpostavki za bolju koordinaciju rada
 definiranje polaznih uvjeta za unapređenje osobne učinkovitosti
 postavljanje osnove za proaktivan odnos prema zadacima na putu prema ostvarenju
zacrtanih ciljeva
 stvaranje pretpostavki za proces i koordinaciju radnih zadataka.
Mnogi razviju vlastite sisteme to-do liste, kao npr. popis poslova koje je potrebno obaviti
ili akcijske planove. Oni zadržavaju iste probleme s kojima su se i ranije sretali, pa se sada
javljaju i dodatni problemi. Kretanja s jedne liste na drugu, od zadatka do zadatka, unosi
 konfuziju i ometa regularno rješavanje poslova. Takve liste često dovode u pitanje
učinkovitost akcije.

Učnkovito planiranje rezultira učinkovitim planom.

Na tom putu neophodno je pažljivo obraditi svaki od narednih koraka:

 Definirati ciljeve i zadatke događaja 

 Razviti strategiju i postaviti među ciljeve 
 Odrediti radne zadatke i vremenski okvir 
 Izvršiti evaluaciju plana

Prijedlog za praktičnu primjenu koraka u

planiranju
Definiranje prioriteta

Definiranje prioriteta potreba ili problema, kao segment planiranja, ima izniman značaj iz
više razloga. Definiranje prioriteta predstavlja poseban izazov, jer očekivanja u velikoj
mjeri mogu biti veća nego mogućnosti osobe koja planira svoje aktivnosti. Uloženo znanje i
rad ostat će nedovoljno vidljivi ako se postojeći skromni resursi (prije svega vrijeme kao
 resurs) ne usmjere na glavne prioritete. Usmjeravanje resursa na prioritetna područja
predstavlja uvjet za efikasnost i djelotvornost.

Vještina postavljanja prioriteta podrazumijeva sposobnost uviđanja koji zadaci su

značajniji u određenom trenutku, te usmjeravanje veće pozornosti, energije i vremena na
njih. Uvijek ima puno stvari koje treba učiniti i nikad neće biti dovoljno snage i vremena da
se sve završi. Također, ljudi nemaju ni vremena, ni resursa da podjednaku pozornost
posvete svakom zadatku. Zato, mnoge stvari ostaju nedovršene, ma koliko se mi trudili, te
su nam neophodni prioriteti.

Prioriteti: pravilo „80/20”

Pravilo „80/20“ upućuje na to da 80% naših tipičnih aktivnosti doprinosi s manje od
20% vrijednosti našeg rada. Ako učinimo samo 20% najvažnijih stvari, naš rad će još
uvijek imati gotovo istu vrijednost kao da smo radili punim kapacitetom.
Kapture

To naravno ne znači da se možemo usredotočiti samo na najvažnije stvari, jer i ostale

aktivnosti doprinose svakodnevnom funkcioniranju. Smanjujući broj manje značajnih
aktivnosti, ostavljamo veći prostor za rad na onome što nam je doista važno.

Potrebno je prepoznati što je važno i istovremeno prepoznati razliku

između hitnog i značajnog. Značaj ili visoki prioritet imaju zadaci koji nam pomažu da
ostvarimo dugoročne ciljeve, kao i oni zadaci koji mogu imati veliki utjecaj ili proizvoditi
dugoročne (povoljne ili nepovoljne) posljedice.

Dobre vještine postavljanja prioriteta omogućavaju da se što prije završe

važni hitni poslovi, dakle oni kod kojih bi odgađanje rješavanja dovelo do krize ili nevolje
druge vrste. Pažnju zatim možemo fokusirati i odvojiti više vremena za najvažnije stvari
koje obično nisu hitne, ali zato dugoročno najviše doprinose ostvarenju ciljeva i svrhe rada.

Postavljanje prioriteta podrazumijeva izbor što učiniti, a što ne učiniti.

Prioritet problema se uspostavlja balansiranjem odgovora na pitanja:

1. Što moramo? 
2. Što možemo? 
3. Što želimo? 
4. Što drugi žele? 
 Značaj ili kritičnost problema ima više dimenzija. Značaj određene aktivnosti, usluge ili
projekta ovisi o tome je li u pitanju zahtjev (potreba) koji je značajan za ostvarivanje
dugoročnih ciljeva. Potrebe čije ispunjavanje donosi nisku dobit i čije bi neispunjavanje
pratili mali ili zanemarljivi rizici, imaju nizak prioritet. I obrnuto. 

Sadržaj operativnog plana - narativni

Svaki dokument ima svoj cilj - specifični razlog zbog čega je napisan. Ako sami pišemo,
čitamo i koristimo dokument, možemo:

 izostaviti ono što je već poznato,

 odrediti što ćemo unijeti u dokument na temelju onoga na što nas treba podsjećati,
 naglasiti redoslijed i način prikazivanja.

Naslovna stranica
Treba sadržavati naslov, koji treba biti postavljen na središnji dio stranice i ispisan velikim,
podebljanim slovima. U gornjem dijelu naslovne stranice stavljaju se naziv klijenta za kojeg
se organizira događaj - posebnim slovima i s logotipom, ako ga klijent ima.

Za podnaslov se koriste nešto drugačija slova nego za naslov, a obično se koriste i manja
slova, drugi font i slično. U donjem dijelu stranice se bilježe podaci o mjestu i vremenu
izrade/pripreme dokumenta plana, upisuje se mjesec kad je plan izrađen ili usvojen i
godina.

Uvod
U uvodnom dijelu dokumenta potrebno je napraviti kratak osvrt na sadržaj plana u
kontekstu rada. Plan treba pratiti opće ciljeve i treba se oslanjati na podatke koji na to
ukazuju, a nikako ih ne treba ponavljati.

Dokument plana zahtijeva jasnu strukturu koja obrazlaže područja na kojima će se raditi u
narednom razdoblju. Uvod ne smije biti opširan, već treba ukazivati na svrhu plana.
 Korisno je da uvodni dio što izravnije uvede u materiju. To zahtjeva kratke i jasne rečenice i
relevantne informacije. Opseg uvodnog dijela ne treba prelaziti 500 riječi.

Sadržaj plana
Središnji dio plana čini obrazloženje i operacionalizacija konkretnih područja na kojima će
event manager raditi. To su:

 Planirani poslovi i opseg poslova koje je potrebno završiti

 Definirani prioriteti rada 
 Plan za djelovanje u izvanrednim okolnostima

Zaključak
Zaključni dio plana je sažetak planiranih aktivnosti. Uz plan se mogu priložiti i različiti
aneksi, koji bolje objašnjavaju pojedine dijelove plana, a potrebno je predvidjeti aktivnosti i
definirati jasna zaduženja.

Procijenite uspjeh vašeg plana

Primjer tjednog planera

Plan ima za cilj rezervirati vrijeme za konkretnu aktivnost u vašem rasporedu, odnosno
jasno prikazati raspored fiksnih aktivnosti. Time dobivate na uvid preostalo slobodno
vrijeme koje možete iskoristiti za realizaciju drugih aktivnosti.
U svoj planer uvrstite sve svoje aktivnosti, honorarne poslove, sport, druženje, sastanke,
vrijeme za spavanje i obroke. Polja koja nisu popunjena su na raspolaganju. Ovaj raspored
treba stajati na vašem stolu ili ga morate uvijek imati sa sobom u svojoj bilježnici.

Ono što je najvažnije zapamtiti je da raspored izrađujete zbog sebe i

svoje učinkovitosti.

Podsjetnik za planiranje događaja

Planiranje događaja - PODSJETNIK

Bilo da planirate poslovni ručak, okrugli stol ili sajam, priprema i organizacija su
ključevi uspjeha. Veličina i obujam vašeg događaja će diktirati koje od dolje
navedenih aktivnosti trebaju biti integrirane u vaš plan. Ovaj podsjetnik ima cilj
olakšati postupak planiranja i realizacije događaja. Treba imati u vidu da organizacija
određenih događaja može imati specifične zahtjeve koji nisu obuhvaćeni
podsjetnikom. Podsjetnik je napravljen u obliku check liste.

Planiranje - Prvi korak

 Odrediti vrstu, veličinu i atmosferu događaja.
 Definirati način vođenja evidencije i otvoriti poseban registar (folder) događaja.
 Odabrati mjesto i isplanirati potrebnu logistiku (uređenje prostora, hrana, audio-
vizualna oprema).
 Definirati budžet, plan i raspored događaja.
 Pronaći sigurne sponzore, ako je potrebno.
 Identificirati i pozvati predavače.
 Odrediti materijale i usluge koje će biti potrebne od vanjskih dobavljača.
 Ne zaboraviti - u ovom koraku je potrebno isplanirati: hranu i piće, uređenje
prostora, uključujući i stolove i stolice, fotografa, označavanje prostorije ili put prema
prostoriji događaja, bannere i ukrase, zabavu, i poklone za sudionike.

Planiranje – drugi korak

 Potvrditi sudjelovanja predavača.
 Ostati u kontaktu sa sponzorima kako bi bili u toku s napretkom.
 Izabrati catering ili način dobavljanja hrane.
 Izabrati hranu i/ili napraviti meni.
 Odrediti centralni prostor u prostoru za događaj u kojem će biti smještena ekipa za
potrebe medicinskih intervencija i definirati način mobilizacije u slučaju nepredviđenih
situacija.
 Odrediti pristup motornih vozila.
 Printanje materijala.
 Odlučiti treba li pozvati medije i sastaviti popis novinara zajedno s kontakt
podacima.
 Poslati pozivnice.

 Utvrditi audiovizualne potrebe i precizirati s osobom od koje se iznajmljuje

prostor – ukoliko je zadužena za opremu, ili dogovoriti to s tvrtkom zaduženom za
opremu.

Tri tjedna prije događaja

 Kontaktirati predavače da zajedno pogledate njihove prezentacije i pitati ih jesu li
im potrebne dodatne informacije ili pomoć, npr. kao što je brandiran PowerPoint
template.
Dva tjedna prije događaja
 Napraviti popis materijala koje treba preuzeti.
 Napraviti popis zadataka za zaposlene (koji uključuju i registraciju gostiju, osobu
zaduženu da prati tijek predavanja, audiovizualni poslovi - režija, koordinator
predavača, osoba za kontakt s medijima) i objasniti poslove za svakog zaposlenika
pojedinačno.
 Potvrditi sve detalje događaja s fotografom, uključujući logistiku i vrste fotografija
koje preferirate. Na primjer, ako događaju prisustvuje predstavnik Vlade, možda
ćete željeti da bude fotografiran uz kompletan branding kako bi kasnije bilo
prikazano u medijima.

Tjedan dana prije događaja

 Provjeriti detalje na mjestu održavanja, potvrditi audiovizualne potrebe i pripremiti
suradnicima posebne upute.
 Napraviti test probu u kojoj se verbalno prolazi svaki planirani detalj događaja.
 Pozvati novinare.
 Završiti i tiskati dnevni raspored i popis sudionika.
 Ostati u kontaktu s predavačima kako bi bili sigurni da imaju točan datum i mjesto
događaja, kao i vrijeme kad se očekuje da će govoriti. Dati predavačima ime osobe
za kontakt koja će ih dočekati.
 Sastavljanje materijala za distribuciju sudionicima; poslati ih na mjesto događaja.
 Printanje imena sudionika, ako je moguće.
 Sastaviti nacrt priopćenja za javnost koji će biti proslijeđen na dan događaja ili
večer prije održavanja.

Dan prije događaja

 Uvjeriti se da su svi materijali stigli na mjesto.

 Pripremiti materijale koje mogu biti potrebni (traka, škare, spajalice, olovke, papir,
telefonski brojevi predavača).
 Proba prije generalne probe.

Dan događaja
 Generalna proba - Dolazak rano i provjeriti je li prostor ispravno namješten i
funkcionira li audiovizualna oprema, jesu li svi materijali na raspolaganju i
funkcionalni. Provjeriti sve mikrofone, projektore, računalne i internetske veze.
 Provjeriti mjesto predviđeno za registraciju sudionika. Uvjerite se da ima zaliha u
izobilju.
 Provjeriti jesu li svi članovi osoblja prisutni otprilike sat vremena prije početka
događaja i imaju li neke nejasnoće u vezi procedure.

 Provjeriti je li osoblje na potrebnim pozicijama i jesu li sva područja pokrivena za

cijeli događaj.
 Ostaviti vremena za probu na zahtjev predavača ili drugih sudionika u događaju.
 Uvjeriti se da su postavljeni odgovarajući znakovi koji usmjeravaju
sudionike.
 Poslati priopćenje za medije.

Nakon događaja
 Napraviti sastanak s Odborom za planiranje. Napraviti izvještaj uključujući i
kratak subjektivni opis o tome što je bilo dobro i što bi se moglo poboljšati za
buduće događaje.
 Pripremiti pismeni pregled i evaluaciju događaja.
 Pripremiti kompletnu evidenciju događaja i snimke - fotografije.
 Pregled faktura i plaćanja.
 Kontaktirati organizacije koje su prisustvovale događaju i razmotriti suradnju na
budućim događajima i ostalim aktivnostima.
 Poslati mail zahvalnosti članovima organizacijskog odbora, zaposlenicima,
volonterima, predavačima, sponzorima i drugima koji su bili uključeni u proces
organizacije događaja.
 Kontaktirati press clipping agenciju za izvještaj o prisutnosti u medijima.

Kako provodite svoj radni dan?

Time management - ovo je lekcija koja će vam pružiti dovoljno informacija za uspješno
upravljanje vremenom. Nakon ove lekcije znat ćete kako kvalitetno iskoristiti vrijeme dok se
vozite javnim prijevozom, čekate u banci u redu, kako pravilno rasporediti dnevne
obaveze da neplanirane aktivnosti ne bi poremetile cjelokupan plan - usavršavanje
ovih vještina može učiniti da postanete jedan od najboljih menadžera u svojoj struci.

Jeste li zatrpani velikim brojem zadataka kojih se ne možete osloboditi? Kad vam dan brzo
prođe, osjećate li se kao da niste posvetili dovoljno pažnje svakom zadatku, jer vas drugi
poslovi konstantno ometaju, a suradnici vas prekidaju pitanjima? Ako su odgovori na ova
pitanja pozitivni, onda to nije pozitivno. Dalje u lekciji ćete vidjeti kako to promijeniti. 

Ovakav radni tempo ne samo da negativno utječe na efektivnostobavljenih zadataka, već utječe
i na opće zdravstveno stanje. Stres je jedan od prvih simptoma koje je moguće osjetiti, a koji
može izazvati brojne zdravstvene i poslovne posljedice, a tako izgleda prosječan dan jednog
event managera.

Pravilnim upravljanjem vlastitim vremenom učinit ćete vaš radni dan

efikasnijim, umanjit ćete stres i poboljšati kvalitetu života.

Ako primijetite da ne možete postići sve ili uvidite da nećete stići završiti sve s popisa što je
neophodno za realizaciju događaja, bilo bi dobro organizirati sastanak i delegirati dio
poslova. Pomoć je svakome potrebna u nekom trenutku.

Time management
 Termin, koji na prvi pogled djeluje kao nešto sporedno, što se ne tiče baš svih ljudi, a u
stvari znači sve. Hoćete li na vrijeme stići na dogovoreni sastanak, hoćete li na
vrijeme nabaviti catering, osigurati scenografsku i tehničku opremu, a zadržati neophodnu
razinu kvalitete, pronaći vrijeme za prijatelje i obitelj, vježbanje, kvalitetno provođenje
slobodnog vremena...?

Vještine time managementa predstavljaju skup jasnih pravila, koja nije

uvijek najjednostavnije provesti, jer smo mi sami, odnosno naša
(ne)disciplina, glavni suprotstavljeni.

Razvijanje vještine upravljanja vremenom je dugačak i naporan put koji može početi u ovoj
lekciji, ali tu nikako ne završava. Tek slijedi primjena u praksi i konstantna disciplina
za primjenu smjernica radi pravilnog upravljanja vlastitim vremenom, kojega nema na
pretek.

Jedan od ciljeva lekcije je pomoći vam da postanete svjesni kako koristite svoje vrijeme,
kao jedan od značajnijih resursa u organiziranju prioriteta i poslovnih uspjeha. Neophodno
je raspoređivanje suprotstavljenih aktivnosti koje podrazumijevaju prijatelje, radne zadatke,
obitelj itd.

P.R.E.

Prije početka bilo kojeg posla ili projekta, prije bilo kakvog radnog zadatka, dobro je sjetiti
se kratice P.R.E. Što to znači? To znači da sve tajne time managementa možemo uspješno
implementirati kroz tri faze:

1. Planiranje
2. Realizacija
3. Evaluacija ili procjena

Planiranje
U prethodnoj lekciji imali ste priliku upoznati tehnike planiranja. U ovom dijelu bit će
objašnjeni aspekti planiranja koje je neophodno uzeti u obzir kad se bavite planiranjem
potrošnje vremena.

Napravite prioritete radnih obaveza. Postoje brojni načini za utvrđivanje prioriteta, jedan od

najjednostavnijih za primjenu je dvostruka podjela na važne zadatke i manje
važne, a zatim unutar njih, podjela na hitne i manje hitne: 

Kako se izrađuje dugoročni plan?

Sad ćemo vam objasniti. Lako je! 

Trebali biste koristiti mjesečni kalendar tako da možete unaprijed odrediti razinu hitnosti za
realizaciju određenih radnih zadataka na mjesečnoj razini. Mjesečni planer će poslužiti kao
podsjetnik i kao konstruktivno pomagalo prilikom upravljanja vremenom. Prilikom izrade
dugoročnog plana trebate predvidjeti vrijeme za sve aktivnosti kojima se želite posvetiti u
tom mjesecu: posao, sport, obitelj, prijatelji, zabava...

Kako napraviti tjedni plan?

Tako što ćete ispuniti formu planera koji ste dobili uz prethodnu lekciju.
Kako kreirati dnevni popis?
Kreirajte popis obaveza za svaki dan u tjednu. Unaprijed odredite koji dan i koliko vremena
želite posvetiti aktivnostima izvan posla. Radno vrijeme isplanirajte tako da vam zadaci iz
mjesečnog, odnosno tjednog plana zauzmu između 50 i 75% radnog vremena. Preostalo
vrijeme ostavite za obavljanje redovnih radnih aktivnosti i obaveza koje se mogu pojaviti u
hodu.

Realizacija

Korak 1: Učinite nešto!

Kineska izreka kaže da i ,,najduže putovanje počinje jednim korakom“. To znači da o vama
ovisi kad ćete se pokrenuti s mrtve točke i kada će projekt iz faze mirovanja i pripreme
prijeći u fazu realizacije. Vrlo često prilikom planiranja određenog zadatka ne možete sa
sigurnošću evidentirati radne zadatke koji se mogu pojaviti. Zato je nekad značajnije
napraviti prvi korak, a nakon toga revidirati plan rada u skladu s novonastalom situacijom. 

Druga izreka kaže da je „savršenstvo neprijatelj dobrog“, pogotovo kad vas u dužem
roku sprječava da se pokrenete. Ako se to pokaže kao slučaj, spustite kriterije i krenite u
realizaciju projekta, učinite da zaživi, a kasnije se možete vratiti na dijelove kojima niste
zadovoljni i dovesti ih do željene razine.

Korak 2: Vježba
Postoje brojni zadaci koje ne volimo obavljati i čiju realizaciju odugovlačimo. Time
oduzimamo vrijeme koje bi učinovito moglo biti iskorišteno na bolji način. Pravi put za
rješavanje tog problema je idealno desetominutno pravilo. Lako je, primijenite ga!
Ograničite se da takve zadatke, koje stalno odgađate, morate završiti u roku od deset
minuta.
Ako imate više takvih radnih zadataka, odredite nekoliko termina u tijeku radnog vremena i
dajte si rok od 10 minuta da završite cijeli posao. U početku vjerojatno nećete uspjeti sve
završiti u tom roku, ali upornošću i vježbom doći ćete do stadija da vam ovakvi poslovi
prestanu krasti vrijeme.

Korak 3: Limit uznemiravanja

Kao što je u dijelu „Planiranje - korak 4: Kreiranje dnevne to-do liste“ navedeno, ovisno o
potrebama posla, između 50-75% radnog vremena potrebno je izdvojiti za unaprijed
planirane zadatke. Dio tih zadataka zahtjeva potpunu koncentraciju. Kako bi ti zadaci bili
uspješno i učinkovito realizirani, potrebno je poduzeti mjeru kojom ćete ograničiti svaki oblik
uznemiravanja - zatvoriti vrata svog ureda, isključiti telefon i zatvoriti mailbox i
društvene mreže.

Korak 4: Kako se izboriti s velikim brojem neplaniranih

obaveza?
Jedan od najčešćih razloga za neizvršavanje planiranih obaveza su nenajavljene obaveze
dnevnog karaktera. Kako biste uspješno upravljali takvom vrstom obaveza pratite sljedeću
shemu:

Prilikom pojavljivanja nove, nenajavljene obveze, prvi korak je utvrditi koliko je vremena
potrebno za realizaciju zadanog posla. Ako je vrijeme za realizaciju manje od tri minute,
učinite to bez odgađanja. Ako je potrebno više od tri minute, imate dvije mogućnosti. Prva
je zaduženje dati vašim suradnicima, ako je to moguće, ili odgoditi obavezu za kasnije.

Odgađanje je moguće izvršiti na dva načina: 

 ako obaveza nije hitna, treba pronaći adekvatan termin u mjesečnom ili tjednom
planu
 ako je obaveza hitna, onda je odgoditi do završetka aktivnosti kojom se bavite i
nakon toga prijeći na nju

Korak 5: Tko/što može biti od pomoći?

Imate li mentora? Vaš prijatelj je ekspert iz određenog područja? Jeste li se informirali na
internetu o zadatku koji obavljate? Korištenje vanjskih resursa, tzv. outsourcing, može vam
uštedjeti vrijeme i energiju i riješiti problem.

Korak 6: Fokusirajte se na glavni zadatak!

Rad na određenim projektima je vrlo zahtjevan i često stresan. Ipak, stres u velikom broju
slučajeva nije izazvan samim projektom, već nemogućnošću usklađivanja bavljenja velikim
projektom i redovnim aktivnostima. Ovo predstavlja veliki izazov u planiranju, jer je
neophodno na određeno vremensko razdoblje odgoditi redovne aktivnosti, kako bi projekt
bio uspješno i učinkovito završen. 

Po završetku, povratak redovnim aktivnostima neće biti stresan, kao što bi predstavljalo
paralelno realiziranje i bez pritiska ćete završiti sve svoje obaveze. Prilikom donošenja
ovakvih odluka uvijek se vodite pitanjem postignuća.

Umjesto da kažete NE, naučite reći KASNIJE.

Korak 7: Pametno koristite 'prazan hod'

Razmislite o vremenu koje možete iskorititi u razdoblju 'praznog hoda', npr. kad hodate,
vozite se autobusom, pripremate hranu ili čekate u redu. To je vrijeme koje nužno trošite, a
koje uz dobru organizaciju možete iskoristiti na više načina.

Umjesto da iz ureda obavljate telefonske razgovore, iskoristite situaciju dok hodate i obavite
telefonske razgovore. Ako želite učiti strani jezik, nabavite audio lekcije i dok pripremate
hranu odslušajte lekciju stranog jezika. Nećete biti gladni, a poslije izvjesnog vremena znat
ćete još jedan strani jezik, a da niste potrošili ni minutu slobodnog vremena. Nije li to
sjajno?

Dok se nalazite u javnom prijevozu, iskoristite priliku i pogledajte dnevnu to-do listu, kako
u uredu ne biste trošili vrijeme obavljajući ovu aktivnost. Ujedno, moći ćete se pripremiti za
predstojeći radni dan. Ako vam preostane još slobodnog vremena, iskoristite ga
za ažuriranje svojeg tjednog i mjesečnog plana. Budite učinkoviti, a vjerujemo da već jeste,
uz sve ove savjete!
 Korak 8: Stop kradljivcima vremena!
Kradljivci vremena su one aktivnosti koje utječu da imate manje vremena za sebe ili posao
kojim bi se primarno trebali baviti. U poslovnom svijetu najčešći kradljivci vremena su:

 dugi, česti, neefikasni sastanci

 nedovoljno delegiranje podređenima 
 nepostavljanje prioriteta 
 neurednost radnog mjesta 
 politika otvorenih vrata - svatko vas u bilo kojem trenutku može prekinuti 
 perfekcionizam 
 često odustajanje od započetih aktivnosti 
 započinjanje posla u posljednjem trenutku
Obzirom na to da upravljanje vremenom nije disciplina koja će vam pomoći samo u
poslovnoj sferi, kradljivci vremena su vrlo česta pojava i u svakodnevnom životu. Dovoljno
je da pažljivo promatrate svoje okruženje, pa ćete na sve strane vidjeti ogromnu
nekvalitetnu potrošnju vremena, a to je upravo ono vrijeme koje možete iskoristiti na bolji
način. Život će vam tako sigurno biti kvalitetniji.

Neki od takvih kradljivaca vremena su:

 računalne igrice
 gledanje televizije 
 surfanje internetom, a da na kraju ni sami ne znate zbog čega je „surf“ i započet 
Nerealno je očekivati potpuno odstranjivanje kradljivaca vremena, ali tome treba težiti. Bit
ćete iznenađeni rezultatima koje možete postići jednostavnim ograničavanjem vremena
koje na mjesečnoj, tjednoj i dnevnoj bazi možete izdvojiti za zabavu.

Korak 9: Posvetite se sebi

Time management neće imati uspjeha, ako dio svojeg vremena ne posvetite
sebi. San, zdrava prehrana i sportske aktivnosti predstavljaju imperativ. Izdvajanjem
vremena za njih povećat ćete koncentraciju i učinkovitost, a posao ćete obaviti za manje
vremena.

Evaluacija
 Posljednji element u skraćenici P.R.E. je evaluacija. Nakon što ste uspješno isplanirali i
realizirali svoje vrijeme, na redu je trenutak evaluacije vašeg plana.

Evaluacija plana podrazumijeva analizu uloženog truda, vremena i

postignutih rezultata.

U tom poslu mogu vam pomoći tri aktivnosti:

1. Procjena potrošnje vremena

2. Dojam tjedna
3. Upoznavanje s dnevnim obvezama

1. Procjena potrošnje vremena

Pored svake aktivnosti koju ste učinili zapišite koliko vam je vremena bilo potrebno i jeste li
se susreli s određenim poteškoćama. Nakon samo tri dana redovnog vođenja
bilješki možete napraviti prvi presjek i utvrditi koristite li pametno vrijeme koje vam je na
raspolaganju.  U skladu s dobivenim rezultatima ograničite, odnosno produžite vrijeme za
određene aktivnosti.

2. Dojam tjedna
Po završetku tjedna izdvojite pola sata vremena da se vratite na obaveze koje su iza vas.
Ovaj zadatak je vrlo važan dio strategije, jer omogućava objektivan uvid
u učinkovitost vašeg plana i predstavlja kvalitetan uvod u novi tjedan u kojem ćete otkloniti
nedostatke uočene u prethodnom tjednu. Važno je da ova aktivnost predstavlja rutinu i da
se ponavlja u kontinuitetu, ako je moguće nedjeljom navečer. Ipak ćete tada moći sažeti
cijeli tjedan, zar ne? 

3. Upoznajte se s dnevnim obavezama

Prije nego što krenete na posao ili, kao u dijelu - „Realizacija - korak 8: Stop kradljivcima
vremena“ - dok ste u autobusu i vozite se prema poslu, pogledajte svoju dnevnu to-do
listu. Upoznajte se s dnevnim obavezama. To će vam dati priliku da razmislite o njima i
ostaviti mogućnost da, prije početka aktivnosti, tražite pojašnjenje za određene zadatke
koji vam nisu najjasniji.