Bagi mengelakkan berlakunya pertindihan kerja atau tugas,satu struktur formal dibentuk.

Ianya dikenali sebagai Struktur dan rekabentuk organisasi.

 Bentuk organisasi tidak formal pula ialah 1 bentuk organisasi yang banyak bergantung kepada norma, budaya dan nilai organisasi yang dikongsi bersama oleh ahli organisasi. Menjadi alat memotivasikan individu dalam organisasi.

Pengorganisasian : merupakan proses untuk membentuk struktur organisasi

Struktur : satu susunan dan perhubungan organisasi ( yang memadankan koordinasi kerja atau aktiviti untuk mengawal tindakan ahli didalamnya ) Struktur organisasi : Rangkakerja formal bagi sesebuah organisasi di mana tugas dibahagikan, dikumpulkan dan dikoordinasikan.

Rekabentuk organisasi : Pembentukan atau perubahan terhadap struktur organisasi.

 Struktur terdiri daripada 3 komponen iaitu:

1-Kompleksiti Aktiviti di dalam organisasi yang dipecahkan atau dibezakan 2-Pemformalan Darjah dimana peraturan dan tatacara digunakan 3-Pemusatan Menentukan dimana terletaknya autoriti pembuatan keputusan

Struktur organisasi = kompleksiti + Pemformalan + pemusatan

Kompleksiti
Kompleksiti tertumpu kepada 3 bentuk perbezaan iaitu: 1- perbezaan mendatar 2- perbezaan menegak 3- perbezaan spatial

 Mempertimbangkan sejauh mana pengasingan diantara unit Semakin besar perbezaan jawatan maka semakin kompleks organisasi itu distrukturkan Menyebabkan bermacam masalah timbul secara mendatar

1- PERBEZAAN MENDATAR

 Merujuk kepada ketinggian hierarki organisasi Semakin banyak peringkat yang wujud di antara pengurusan atasan dan operasi, Maka semakin kompleks kedudukan organisasi tersebut. Kelancaran status akan tergugat kerana perbezaan status yang menapis pelbagai maklumat dan keputusan yang dibuat oleh pengurusan atasan

2- PERBEZAAN MENEGAK

MASALAH YANG TIMBUL 1- Komunikasi -maklumat menjadi lambat -maklumat mengalami gangguan 2- Motivasi -pengurus mendapat sedikit kuasa 3- Meningkatkan kos birokrasi

2- PERBEZAAN MENEGAK

3- PERBEZAAN SPATIAL
Sejauh mana lokasi kemudahan fizikal dan personel organisasi yang bertaburan dari segi geografi Apabila perbezaan spatial meningkat, maka kompleksiti, koordinasi, dan kawalan akan menjadi semakin sukar

PEMFORMALAN
Ialah darjah dimana kerja dalam organisasi adalah seragam dan sejauh mana gelagat pekerja harus berdasarkan kepada peraturan dan prosedur. Ia merujuk kepada sejauh mana sesuatu tugas di dalam organisasi diselaraskan.

 Dalam hal ini, deskripsi tugas disediakan secara eksplisit diikuti dengan peraturan yang didefinisikan dengan jelas meliputi proses tugas tertentu. Jika pemformalan adalah rendah, susunan tugas secara relatifnya tidak diprogramkan dan subordinat mempunyai banyak kebebasan untuk menjalankan tugas mereka.

PEMUSATAN
Ialah darjah dimana pembuatan keputusan dilakukan diperingkat atasan sesebuah organisasi. Ini bermakna pengurus-pengurus di bahagian bawah hanya setakat menjalankan arahan dari mereka

 Sesetengah organisasi memberikan pengurus terdekat membuat keputusan terhadap sesuatu tindakan yang perlu dilakukan. Istilah pemusatan merujuk sejauh mana proses membuat keputusan ditumpukan pada satu titik di dalam organisasi.

 Sebaliknya, jika pembuatan keputusan dilakukan diperingkat bawahan maka ia disebut sebagai nyahpusat/ pemencaran. Nyahpusat akan membolehkan sesebuah organisasi membuat tindakan dengan lebih cepat untuk membuat keputusan atau menyelesaikan masalah.

 Satu proses membangun dan melahirkan suatu bentuk struktur yang dapat memenuhi keperluan organisasi dengan cara yang paling baik

FAKTOR- FAKTOR :
STRATEGI
SAIZ ORGANISASI

TEKNOLOGI PERSEKITARAN

KAWALAN KUASA

STRATEGI
Penentu asas kepada objektif jangka panjang @ pendek serta tindakan-tindakan yang sesuai untuk mencapai objektif. Strategi yang mudah hanya dibenarkan berfungsi dalam strutur yang mudah. Bermakna keputusan dapat dilakukan oleh seorang pengurus pada tahap kerumitan dan keformalan yang rendah. Rangka kerja strategi mempunyai 3 dimensi iaitu: Inovasi Peminimuman kos Peniruan

 1.Inovasi - Merupakan satu strategi yang menumpukan kepada sesuatu bentuk keluaran, perkhidmatan dsb.

pengenalan baru

2. Peminimuman kos - Mengawal kos dengan ketat supaya mengelakkan perubahan yang tidak perlu terhadap sesuatu cadanagn yang diaturkan. 3. Peniruan - Satu strategik menukar sesuatu keluaran @perkhidmatan setelah hasilnya dibuktikan kejayaannya.

SAIZ ORGANISASI
Merujuk kepada bilangan orang yang diupah @ dibayar bekerja di dalamnya. Semakin ramai pekerja dalam organisasi, semakin banyak keuntungan yang diperoleh. Keadaan ini akan mewujudakan perbezaan mendatar di dalam organisasi. -Terdapat 3 kelemahan daripada perbezaan mendatar: Hubungan di dalam kumpulan menjadi renggang. -Walaupun perkembangan ini,menambahkan kecekapan dalam kumpulan, tetapi boleh menyebabkan hubungan dalam kumpulan menjadi renggang @ tidak baik kerana setiap individu akan mempersembahkan aktiviti yang tidak baik. Meningkatkan kerumitan dalam organisasi. - Apabila perbezaan mendatar semakin bertambah,akan berlakunya konflik antara pihak atasan dan subordinat. Menurunkan keupayaan pengurusan atasan - Kesannya penyeliaan pengurusan atasan semakin lemah.

TEKNOLOGI
Menukarkan input kepada output. John Woodward yang dalam buku teori organisasi oleh Robbins menumpukan kepada teknologi pengeluaran yang mengaitkan hubungan antara teknologi,struktur dan kecekapan Kunci pemahaman hubungan antara struktur dan kecekapan ialah melalui pertimbangan teknologi. Kenyataan Charles Perrow menumpukan perhatian kepada kebolehanalisaan masalah dan perubahan objektif yang menumpukan perhatiannya kepada teknologi pengetahuan dan bukan teknologi pengeluaran.

PENGKLASIFIKASIAN TEKNOLOGI OLEH PERROW

Jenis tugas
Kuarang pengecualian Banyak pengecualian

Definisi jelas

RUTIN 1 KRAFTANGAN 3

KEJURUTERAAN 2 BUKAN RUTIN 4

Definisi tidak jelas

 Sel 1 dalam jadual menunjukkan teknologi yang paling rutin boleh diselesaikan dengan baik melalui kooordinasi dan kawalan yang standard Sel 4 ialah teknologi bukan rutin memerlukan kebolehubahan . Sel 3 ialah teknologi kraf memerlukan masalah diselesaikan oleh mereka yang berpengalaman dan berpengetahuan iaitu tidak terpusat. Sel 2 merupakan teknologi kejuruteraan yang memerlukan keputusan dari pusat tetapi mengekalkan kebolehubahan melalui pemformalan yang rendah.

PERSEKITARAN
Setiap organisasi bergantung kepada persekitarannya. Sesebuah organisasi yang mempunyai kesatuan sekerja sering dipengaruhi oleh kesatuan sekerja. Kecekapan organisasi ini lebih bergantung kepada keupayaan mengekalkan hubungan yang baik dengan kepimpinan kesatuan sekerja. Semakin kompleks pengaruh persekitaran , semakin memusatlah keputusan. Apabila organisasi lebih bergantung kepada persekitaran yang stabil, ia tidak menghadapi kerumitan di mana boleh membawa kepada pemformalan yang tinggi kerana keaadaan initidak memerlukan tindak balas yang terlalu cepat. Contoh faktor persekitaran ialah : Kesatuan sekerja Peraturan kerajaan Polisi cukai pesaing

Politik dan perundangan

Ekonomi Pesaing

Sosio Budaya

FIRMA PERNIAGAAN

Fizikal

Teknologi

Berhubung dengan risiko dan ketidakpastian , dinamik pasaran, penawaran wang, pertumbuhan ekonomi dan pusingan perniagaan.

Persekitaran Ekonomi

Berkaitan dengan politik dan polisi awam, peraturan dan kawalan kerajaan , sokongan @galakan kerajaan dan sistem percukaian.

Persekitaran politik dan perundangan

Persekitaran sosial dan budaya

Berhubung dngan nilai budaya sosial, perlindungan dan tanggungjawab sosial , perubahan populasi dan etika perniagaan.

 Berkaitan dengan persaingan, jenis struktur pasaran ( persaingan tulen, monopoli, oligopoli), persaingan harga, produktiviti dan persaingan antarabangsa. Dikaitkan dengan tenaga ( minyak, elektrik dsb), sumber semulajadi, pencemaran alam dan ekologi.

Persekitaran persaingan

Persaingan fizikal

 Persekitaran teknologi
- Berhubung dengan sebarang perubahan penggunaan sains yang membolehkan manusia melakukan sesuatu yang baru @ membentuk tugas @ prosedur kerja yang baru dan lebih baik.

KAWALAN KUASA
Sesebuah struktur organisasi dipengaruhi oleh kesan perebutan kuasa . Contohnya seseorang pengurus tidak semestinya memilih alternatif yang boleh memaksimumkan faedah organisasi kerana mereka perlu membuat keputusan untuk kepentingan diri. Biasanya pengurusan atasan akan memilih struktur yang rendah dari segi kerumitan manakala dari segi keformalan dan pemusatan adalah tinggi.

MODEL STRUKTUR MINTZBERG BAHAGIAN-BAHAGIAN ASAS

Kemuncak strategik Barisan pertengahan teknostruktur Kakitangan sokongan Teras pengendalian

Model mintzberg Kritikal Elemen dalam organisasi

Structure System Style Staff Skill Strategy Shared value

a) Struktur ringkas
Berpusat Formalisasi rendah Penjabatanan rendah Jangkauan kawalan luas

Prinsip- prinsip struktur birokrasi

Konsep rational-legal authority Dipegang berdasarkan kecekapan teknikal Tanggungjawab peranan dan kuasa pembuatan keputusan perlu dikhususkan dengan jelas. Peranan pengurusan bawahan dikawal oleh pengurusan atasan Peraturan, prosedur dan norma digunakan untuk mengawal gelagat dan hubungan antara peranan. Tindakan pentadbiran, keputusan, dan peraturan perlu dibuat dalam bentuk bertulis

b) Birokrasi mesin

 Birokrasi mesin mengawal pekerja melalui undang-undang dan peraturan yang ketat .

Segala tugas diagihkan kepada jabatan tertentu dan segala kuasa dan autoriti dipusatkan

 Bagi pekerja yang suka kepada kerja rutin harian, maka struktur ini membekalkan keselamatan kerja.

Kerja-kerja dibawah struktur birokrasi akan memperolehi skor yang rendah dalam kepelbagaian kemahiran, identiti tugas, kesignifikan tugas dan autonomi kerana semuanya telah distandardkan.

Strategi birokrasi mesin Kadang-kadang mesin organisasi melakukan perubahan Ia ditukar apabila mesin tersebut rosak dan ada harga murah untuk membelinya Strategi dijalankan untuk kestabilan dalam tempoh jangka masa panjang menggunakan perancangan dan lain-lain prosedur untuk memastikan ia berkesan

c) BIROKRASI PROFESIONAL

 Menyediakan 2 keadaan yang baik kepada pekerja - Faedah bekerja dalam organisasi besar - Melayani pelanggan dengan bebas Birokrasi ini membolehkan pekerja mempunyai kemahiran profesional, pendidikan tinggi, keperluan tinggi terhadap autonomi

d) STRUKTUR BAHAGIAN

set unit yang berautonomi dan set unit yang berautonomi dan di di selaraskan oleh pusat satu
selaraskan oleh pusat satu set unit mengandungi birokrasi mesinnya tersendiri yang dikawal oleh ibu pejabat satu set unit mengandungi

satu

birokrasi mesinnya tersendiri yang dikawal oleh ibu pejabat

 kuasa terletak pada pengurusan

pertengahan

setiap bahagian mempunyai kebebasan tertentu membolehkan pengurusan melakukan satu kawalan kuasa yang agak besar

 contoh. proton, nestle, zaiton industries dan xerox

e) Adhokrasi

 struktur rekabentuk organisasi yang amat berbeza

struktur rekabentuk organisasi yang amat berbeza

mempunyai keformalan dan penstandardan yang sedikit serta mempunyai keformalan dan penstandardan yang sedikit serta teknostruktur hampir tidak wujud
teknostruktur hampir tidak wujud

 rekabentuk yang mempunyai ciri seperti kompleksiti, performalan dan pemusatan yang rendah sama dengan struktur organik perbezaan mendatar adalah tinggi kakitangan dengan kepakaran tinggi

 perbezaan menegak adalah rendah sukar dalam mengaplikasikan perbezaan menegak penyeliaan rendah mempunyai kelakukan secara dalaman/intrisik yang diperlukan oleh pihak pengurusan

 undang undang dan peraturan terhad kebanyakkan berbentuk tulisan dan longgar hanya diperlukan untuk kelakuan yang standard sahaja hal ini kerana ciri kebolehubahan telah mengenepikan pemformalan

 mengamalkan ciri profesional sama seperti birokrasi profesional memerlukan penyelesaian yang cepat keformalan dan penstandardan kurang sesuai untuk dipratikkan

 sebaliknya birokrasi profesional masalah akan diklasifikasikan ke dalam satu kategori dan diuruskan dengan cara yang telah ditetapkan pembuatan keputusan terpencar fleksibiliti dan kecepatan tindakan dilakukan

 pengurus kanan atasan tidak mempunyai segala kepakaran dalam menyelesaikan masalah dan keputusan perbezaan antara superior dan subordinat menjadi kabur kerana semua profesional

CIRI

STRUKTUR BIROKRASI BIROKRASI STRUKTUR ADHORKRA RINGKAS MESIN PROFESION BAHAGIAN SI AL

KEPAKARAN

RENDAH

TINGGI BIDANGAN TINGGI

TINGGI SOSIAL TINGGI

TINGGI DALAM BAHAGIAN TIDAK TERHAD

TINGGI

KEFORMALA N

RENDAH

RENDAH

PERSEKITAR RINGKAS & AN DINAMIK

RINGKAS & KOMPLEKS & RINGKAS & STABIL STABIL STABIL

KOMPLEKS DINAMIK

KESIMPULAN

Komponen-komponen dalam struktur organisasi seperti kompleksiti, pemformalan dan pemusatan merupakan panduan penting dalam mengenali aktiviti organisasi Manakala pembentukan struktur organisasi berdasarkan faktor-faktor strategi, saiz, teknologi persekitaran dan kawalan kuasa. Model Mintzberg pula menerangkan pelbagai rekabentuk organisasi.