PENGKELASAN FAIL

Fail Umum / Dasar

Fail Peribadi

PENGKELASAN FAIL
1. Terbuka 2 . Terperingkat:

Rahsia Besar Rahsia Sulit

Terhad/ Terbuka

 Rahsia Besar - Kuning Berpalang Merah Rahsia - Merah Jambu Berpalang Merah Sulit - Hijau Terhad - Putih Terbuka - Putih

TAJUK FAIL
Jelas Ringkas Padat Menggambarkan kandungan Standard tulisan sama/ kemas

Kod-Kod Rujukan Yang Digunakan: 1. Rujukan Pertama: Nama ringkas Organisasi/Bahagian 2. Rujukan Kedua: Taraf Keselamatan

3. Rujukan Ketiga: Kod organisasi / unit berkenaan 4. Rujukan Keempat: Kod perkara / subjek 5. Rujukan Kelima: Kod Pecahan perkara / sub-subjek

6. Rujukan Keenam: Kod pecahan kecil perkara / sub-subjek

7. Rujukan Ketujuh : Kod siri kes

 Penggunaan kod tertakluk kepada keperluan jabatan masing-masing

PPDP/ (S)/ 01 / 02 / 001 (

Taraf keselamatan
Nama ringkas organisasi/ sekolah Kod Subjek Utama

)
Kod siri

Kod SubSubjek

Kod kecil sub-subjek

JPN.PP /42644
Angka Pejabat (Nombor Peribadi)

Nama Ringkas Jabatan/ Sekolah/ PPD

Kod Negeri (Contoh: Negeri Perak)

SMKM/ 01 / 02 / 001 (
Kod SubSubjek Kod kecil sub-subjek

Nama ringkas organisasi/ sekolah

Kod Subjek Utama

Pengkelasan Sistem Fail Memberi Tajuk Fail : 01 ASRAMA 02 HAL EHWAL PELAJAR 03 KEMUDAHAN FIZIKAL 04 KEWANGAN DAN AKAUN 05 KO-KURIKULUM 06 KURIKULUM 07 PENTADBIRAN AM 08 PERHUBUNGAN MASYARAKAT 09 PERJAWATAN & PERKHIDMATAN KAKITANGAN 10 PENGAUDITAN 15 PANITIA MATA PELAJARAN

MEMBUKA FAIL BARU

LANGKAH-LANGKAH SEBELUM MEMBUKA FAIL
Semak setiap memo yang diterima Semak perkara utama dalam surat Semak panduan-panduan/doket abjad/ senarai fail/buku daftar Pastikan fail belum dibuka atas perkara tersebut

MEMBUKA FAIL BARU

Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaan Kandungkan surat mengikut taraf terperingkat Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail.

MEMBUKA FAIL BARU

KECUAIAN BOLEH MENYEBABKAN:

Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan Wujud dua fail degan tajuk yang berlainan tetapi nombor yang sama

MENYELENGGARA FAIL:
Peringkat tindakan fail SEGERA / SERTA MERTA Masukkan kertas minit di sebelah kiri fail dan surat di sebelah kanan fail Tebuk kira-kira 1 inci dari bucu kiri atas Rekod surat keluar dan masuk ke dalam kertas minit.

SURAT MASUK
DAKWAT MERAH

SURAT KELUAR
DAKWAT BIRU / HITAM

MENULIS MINIT
SURAT MASUK
BILANGAN SURAT PERKARA TARIKH SURAT DARIPADA PENGHANTAR TARIKH DIKANDUNG

CONTOH COP SURAT MASUK

Bil. Surat/Memo berhubung perkara bertarikh . dimasukkan pada.. daripada .

SURAT KELUAR
BILANGAN SURAT PERKARA TARIKH SURAT SURAT KEPADA TARIKH DIHANTAR

CONTOH COP SURAT KELUAR

Bil. Surat/Memo berhubung perkara . bertarikh dihantar pada kepada .

MENYELENGGARA FAIL:
Rekod surat keluar/masuk diberi nombor turutan Tulis nombor turutan dalam bulatan di tepi sebelah kanan surat sebagai nombor kandungan fail Rekod yang koyak perlu dibaiki : gunakan gam kanji tepung ubi (white glue)

MENYELENGGARA FAIL:
Bilik Fail dijaga dan dibersihkan. Jangan jadikan tempat makan-minum Jangan jadikan stor pejabat Memelihara keselamatan kandungan fail mengikut AK( 45a -45h)

PROSEDUR MENUTUP FAIL

Mengandungi 100 kandungan surat atau ketebalan kandungan melebihi 1 inci. Fail yang ditutup hendaklah dipalang dan ditulis dengan perkataan huruf besar TUTUP DAN LIHAT JILID II dan seterusnya Catat tarikh fail ditutup

MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

Jadikan fail sambungan sebagai Jilid II dan seterusnya Mulakan dengan kandungan
1

MEMBUKA FAIL SEMENTARA

Fail hilang / tidak dapat dikesan Fail yang sama yang memerlukan tindakan lebih daripada seorang pegawai Gunakan sampul kecil (fail warna kuning/brown) Fail sementara dijadikan satu kandungan bagi fail asal sebaik sahaja ianya dijumpai

MEMELIHARA DAN MENJAGA KESELAMATAN FAIL

Bilik Simpanan Yang Sesuai
Tidak lembab Tidak bocor Tidak berlubang Selamat dari serangga Mempunyai ruang yang mencukupi

 Penggunaan Rak-Rak
6 inci di antara lantai dengan rak Guna dieldrin (ubat kayu) jika rak kayu

Mengering rekod dan lain-lain tindakan :

Anginkan /keringkan jika basah Musnahkan serangga / anai-anai jika ada

PELUPUSAN FAIL
Asingkan fail-fail mati disatu tempat atau tempat yang sesuai dan rekodkan /daftarkan. Fail-fail mati yang berusia 5 tahun keatas hendaklah dilupuskan Senaraikan mengikut keutamaan (Pelupusan) dalam 3 salinan

SISTEM YANG DIGUNAKAN

SISTEM:
KAD INDEKS (AM 89 DAN AM 89A)

(Am 89 Rekod Nombor) (Am 89A Rekod Abjad) DOKET (2 TIANG ATAU 4 TIANG)
KAD (PERPUSTAKAAN)
KAD PERGERAKAN FAIL (REGISTRI 1)