JABATAN KEBANGSAAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

ARAS 7 & 8 BLOK D4, PARCEL D
62502 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
PROGRAM / PROGRAM NCS - CORE ABILITIES (Z-009)

TAHAP / LEVEL L1

NO. DAN TAJUK

05 - HANDLING INFORMATION
MODUL/MODULE NO. AND TITLE

5.2 DOCUMENT INFORMATION, PROCEDURE &

KEBOLEHAN/ABILITIES
PROCESS

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE

ABLE TO :
OBJEKTIF MODUL / MODULE
1. IDENTIFY & GATHER INFORMATION
OBJECTIVE
2. DOCUMENT INFORMATION, PROCEDURE &
PROCESS

NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 1 drp : 12

TAJUK: DOKUMENTASI MAKLUMAT

TUJUAN:

Memberi pengetahuan kepada pelatih untuk mengenalpasti jenis-jenis maklumat serta

dokumen yang diperolehi untuk dikumpulkan dan diletakkan di tempat yang bersesuaian.
 NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 2 drp : 12

PENERANGAN:

1. PENGENALAN

Penyusunan segala jenis surat, dokumen yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-
mana jabatan atau organisasi dalam apa-apa juga bentuk sekalipun untuk tujuan
menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.

2. MATLAMAT DOKUMENTASI

2.1 MATLAMAT DOKUMENTASI

(a) Sebagai simpanan tetap/rekod/arkib
(b) Sebagai bahan rujukan dan kajian
(c) Sebagai bahan bacaan umum
(d) Sebagai asas laporan
(e) ”Back-up” (sekiranya berlaku kehilangan atau kerosakan data)

3. BERKONGSI MAKLUMAT
Berkongsi maklumat adalah terbahagi kepada dua cara iaitu :

3.1 KLASIFIKASI PERIMUSTAHAK MAKLUMAT

(a) Wajib ada
(b) Patut ada dan
(c) Bagus kalau ada.

3.2 KLASIFIKASI RELEVEN

(a) Sangat releven
(b) Releven
(c) Kurang Relevan
NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 3 drp : 12

4. MEREKOD MAKLUMAT

Pengurusan rekod ialah penggunaan kawalan saintifik kepada pewujudan,

penggunaan, penyimpanan dan pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan rekod-
rekod sesebuah organisasi.

Berikut adalah format paling sesuai untuk merekod maklumat

(a) Kesesuaian format bergantung kepada tujuan maklumat dan kumpulan sasaran
maklumat
(b) Misal tujuan : makluman – guna surat/faks/e-mail
(c) Siaran
(d) Papan notis/paparan & kain rentang

5. ETIKA MAKLUMAT

Antara etika maklumat yang perlu dipatuhi adalah seperti ;

a) Umum/Terbuka
b) Rahsia : Tidak boleh didedahkan kepada umum kerana :
(i) Sumber maklumat mensyaratkannya
(ii) Jika didedahkan akan memudaratkan pihat tertentu terutamanya sumber
maklumat
(iii) Kadang-kadang sumber maklumat membenarkan nama mereka
didedahkan tetapi perangkaan atau maklumat sebenar di ”ubahsuai”
c) Mematuhi Akta rahsia rasmi (OSA)
d) Tidak boleh disalahguna
e) Pinjam mengikut prosedur yang telah ditetapkan
f) Pulangkan mengikut masa yang telah ditetapkan
g) Hanya untuk tujuan rasmi sahaja
h) Tidak boleh dibawa keluar sembarangan
NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 4 drp : 12

6. MENGIKTIRAF SUMBER MAKLUMAT

Antara sebab-sebab untuk mengiktiraf sumber manusia adalah seperti :
(a) ” Intellectual Honesty” – Kejujuran & ketelusan
(b) Hakcipta – undang-undang
(c) Membolehkan pembaca merujuk kepada sumber asal dan mengesahkan kesahihan
maklumat.

6.1 MEMFAIL & MENYIMPAN MAKLUMAT

(a) Fail/simpan maklumat mengikut sistem organisasi
(b) Pelbagai cara menyimpan rekod – elektronik dan bukan elektronik
(c) Isu ”Access Rights” – Kebenaran untuk menyemak rekod
NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 5 drp : 12

SURAT DIBUKA

COP “TERIMA”

HANTAR KE PENERIMA”

PENERIMA MEMBACA

“RELEASE MARK”

UNTUK DIFAILKAN

Rajah 1 menunjukkan cara merekod fail mengikut prosedur

NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 6 drp : 12

7. MENYIMPAN DOKUMEN

Fail yang disimpan hendaklah direkodkan mengikut dimana ia didaftarkan. Setiap fail
disusun mengikut ”alphabetical” mengikut nama, subjek, indeks, nombor serta
kabinet fail dan sebagainya.

8. KLASIFIKASI FAIL

Berikut adalah tiga jenis susunan fail iaitu :-

8.1 ALPHABETICAL FILING (SUSUNAN FAIL MENGIKUT ABJAD)

Kebanyakan organisasi/syarikat menggunakan susunan fail mengikut abjad
sebagai cara penyelenggaraan faill. Berikut adalah peraturan tertentu yang
harus/perlu diikuti dan biasanya digunakan pada surat menyurat. Ia terdiri
daripada :

(a) Fail nama

(b) Fail koresponden
(c) Fail umum dan maklumat
(d) Fail perkara

Contoh :
(i) Sanda
(ii) Sander
(iii) Sandy B (Difailkan apabila mempunyai nama yang sama)
(iv) Yakob B D
(v) Yakob B N
(vi) Yakob 1
NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 7 drp : 12

8.2 NUMERICAL FILING (SUSUNAN FAIL MENGIKUT NOMBOR)

Pemfailan ini sesuai diletakkan di ”file pocket cabinet” Ia terdiri daripada :

(a) Nombor Bersiri
(b) Nombor berbentuk ”block”
(c) Nombor berbentuk kod tertentu
(d) Nombor Perpuluhan (Decimal)

8.3 SUBJECT FILING (SUSUNAN FAIL MENGIKUT SUBJEK)

Susunan dokumen difailkan mengikut topik dan sub-topik. Ia dibahagikan
kepada kategori iaitu :

8.4 ALPHA NUMERICAL FILING (SUSUNAN FAIL MENGIKUT GABUNGAN

ANTARA ABJAD & NOMBOR)
Gabungan antara kedua-duanya.

9. TEMPAT MELETAKKAN FAIL

Terdapat 3 jenis fail kabinet yang biasa digunakan iaitu :

9.1 VERTICAL CABINET
Fail diletakkan secara berdiri dan disokong oleh poket yang dirangkaikan dan
disambungkan bersama.

9.2 LATERAL CABINET

Kabinet ini tidak mempunyai laci untuk penyimpanan fail. Fail-fail disusun di
dalam rak atau poket fail. Kabinet tersebut adalah tinggi dan tiada ruang untuk
meletakkan laci.

9.3 HORIZONTAL CABINET

Susunan fail secara bertingkat dan dokumen yang akan difailkan akan
diletakkan di dalam tray pemfailan.
NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 8 drp : 12

Literature Filing System

Office Mail Sorter

Filing System Organizer

Literature Organizer

Rajah 2 menunjukkan contoh-contoh cabinet/rak fail yang biasa digunakan

NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 9 drp : 12

10. MEMASTIKAN KESELAMATAN FAIL

a) Suhu Bilik
(i) Suhu Bilik pemfailan mestilah sederhana

b) Kipas
(i) Jika di dalam bilik tersebut tidak menggunakan kipas, pastikan kipas
tersebut tidak dipasang terlalu laju bagi mengelakkan dokumen/fail
hilang atau terbang
(ii) Lebih baik sekiranya bilik tersebut menggunakan air-cond.

c) Alat Pemadam Api

(i) Di dalam bilik tersebut mestilah mempunyai alat pemadam api untuk
mengelakkan kebakaran.
(ii) Jauhkan dan elakkan daripada bahan-bahan api di dalam bilik
pemfailan contohnya lilin, mancis, ubat nyamuk dan lain-lain lagi.

d) Blackout
(i) Jika berlaku blackout, elakkan daripada menggunakan bahan api
contohnya mancis dan lilin
(ii) Seelok-eloknya gunakanlah atau pasangkan bilik pemfailan tersebut
dengan lampu kecemasan. Ini memudahkan seseorang pekerja
membuat kerja ketika blackout

e) Rak Bertingkat
(i) Jika di dalam bilik tersebut menggunakan rak bertingkat, letakkan atau
susun fail-fail penting dibahagian paling atas dan bahagian kurang
penting di bahagian bawah.

f) Alat Penyelamat Pemancut Air

(i) Pastikan ada penyelamat pemancut air (alat kecemesan) apabila berlaku
kebakaran.
g) Kunci Bilik Fail
(i) Pastikan kunci bilik fail hanya diperolehi atau dipegang oleh kerani fail
dan juga ketua jabatan
(ii) Rekod dalam log book
(iii) Setiap peminjam dokumen atau fail mestilah menulis maklumat diri atau
merekod di dalam log book supaya mudah dirujuk.
NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 10 drp : 12

h) Opening New Fail

(i) Membuka fail baru

i) Opening A Continuation File

(i) Ia perlu menukar jilid

j) Landing A File

(i) Tanggungjawab ini diuruskan oleh kerani pemfailan

(ii) Peminjam mesti mengisi borang atau log book yang terdapat dalamnya
butir-butir seperti berikut :
 Nama Peminjam
 Nama Fail
 Nama Department/syarikat
 Tarikh Pinjam
 Tarikh Pulang
 Tandatangan
- Kerani hendaklah memastikan fail sentiasa dikemaskinikan
dan pastikan peminjam memulangkan fail tersebut tepat pada
tarikh yang telah ditetapkan.
- Kerani hendaklah m,enyimpan rekod peminjam fail

k) Passing Slip (memindahkan fail dari pinjaman yang pertama)

(i) Peminjam yang pertama hendaklah menguruskan hal tersebut
(ii) Contohnya :
 Memaklumkan kepada kerani fail maklumat tentang peminjam tersebut.
 Mengisi rekod @ log book pinjaman fail
- Peminjam yang pertama hendaklah bertanggungjawab ke
atas fail tersebut.

l) Access Control
(i) Hanya orang tertentu sahaja yang boleh
membuka/meminjam/menguruskan fail tersebut.
(ii) Seharusnya kerani fail mempunyai senarai nama orang yang boleh
meminjam/ membuka/menguruskan fail tersebut.
NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 11 drp : 12

m) Removing A Document From File

(i) Tidak seharusnya dikeluarkan dokumen-dokumen tersebut tanpa
mengetahui oleh sesiapa
(ii) Ini kerana risiko kehilangan dokumen amat tinggi.
NO. KOD Z-009 / M05 / P(2) Muka : 12 drp : 12

Soalan :

1. Senaraikan 5 perkara yang dimaksudkan dengan matlamat dokumentasi?

___________________________________________________________
___________________________________________________________

2. Apakah yang dimaksudkan dengan merekod maklumat?

___________________________________________________________
___________________________________________________________

3. Sebutkan 10 etika maklumat?

___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________

4. Apakah yang mengiktiraf sumber maklumat?

___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________

RUJUKAN:

1. Internet : filing system literature organizer.htm