Mo hd b in Oth ma n

1
• Rasional
• Latar Belakang
• Objektif
• Isu & Masalah
• Tanggungjawab Urusetia
• Tindakan Pra-Mesyuarat
• Tindakan Semasa Mesyuarat
• Tindakan Pasca Mesyuarat
• Mesyuarat Yang Berjaya
• Mesyuarat Yang Berkesan

2
• Terdapat PEGAWAI AWAM termasuk
PENGURUS PENDIDIKAN belum mendapat
pendedahan mengenai pengendalian
MESYUARAT YANG BERKUALITI.

• Terdapat PENGERUSI MESYUARAT yang

GAGAL mengendalikan MESYUARAT
secara berkesan.

• Keadaan semasa amat memerlukan

pelaksanaan MESYUARAT yang
BERKUALITI dengan memberi penekanan
terhadap tatacara yang lebih praktikal.
3
• Memberi pendedahan tentang beberapa
fenomena mesyuarat.

• Membicarakan pelaksanaan
MESYUARAT YANG BERKUALITI dari
segi tatacara dan kos efektif.

• Mempertingkatkan KUALITI Penguruan

Mesyuarat mealui PKPA.

4
• Pemaham an, Peneri maan dan Amal an
Mesyuarat.

• Pem iki ran, Si kap, Persepsi, dan Reaks i

terhadap Amal an Mesyuarat.

• Gel agat Ahl i-Ahl i Mesy uar at dan

Impl ikasi
terhadap or ganisasi .

• Kebi jaksanaan Pengerusi

5
• Mesyuarat merupakan komunikasi lisan
yang paling popular dan paling baik untuk
melaksanakan sesuatu kerja supaya
menjadi lebih mudah.

• Pengurusan Mesyuarat sebenarnya

memerlukan gabungan TEORI dan
PRAKTIKAL.

6
• Fenomena Mesyuarat dapat dilihat daripada beberapa
sudut.

• Perancangan PENGERUSI dan URUSETIA

• PERSEDIAAN URUSETIA

• Kewibawaan Pengerusi

• Kesediaan Untuk Bermesyuarat

• Gelagat dan Tabiat Ahli-Ahli Mesyuarat.

7
• Pengerusi menetapkan tarikh mesyuarat
mengikut kelapangan dirinya sendiri.

• Ada kalanya tarikh mesyuarat dijadualkan

secara “ad hoc”, dan urusetia tidak
mempunyai banyak masa untuk membuat
persiapan, tidak efisien.

• Ada kalanya, urusetia mempunyai kefahaman

mengenai selok-belok mesyuarat, tetapi
pengerusi (Ketua Jabatan) mengenepikan
tatacara mesyuarat yang sepatutnya.
8
• Urusetia megedarkan minit mesyuarat
pada hari mesyuarat berkenaan
berlangsung.

• Banyak terdapat kesilapan minit :

format, ejaan dan fakta.

• Tempat mesyuarat : tidak teratur,

peralatan yang tidak berfungsi, dan
suasana yang tidak selesa.

9
• Memonopoli keseluruhan perjalanan
mesyuarat, dan mengenepikan perasaan
ahli-ahli mesyuarat.

• Tidak mengikut agenda dan mengabaikan

peruntukan masa.

• Gagal mengawal perjalanan mesyuarat kerana

melayani selera sendiri, berbicara hal-hal yang
tidak relevan dengan agenda yang diatur, dan
tiada kejelasan keputusan.
10
• Pengerusi tidak begitu bersedia untuk
bermesyuarat, tetapi terikat dengan
penjadualan atau didesak oleh isu-isu semasa
yang memerlukan tindakan segera.

• Urusetia tidak dapat membuat persediaan

mesyuarat yang teratur kerana kesuntukan
masa, tetapi perlu patuh keapada arahan
Pengerusi (Ketua Jabatan).

• Ahli-Ahli Mesyuarat kurang bersedia kerana

kurang sesuai dari segi tarikh, masa dan
agenda. 11
• Ahli Mesyuarat tidak membuat persediaan
untuk bermesyuarat, merungut terhadap
notis mesyuarat yang amat singkat, dan
dibuat secara “ad hoc”.

• Ahli Mesyuarat menganggap mesyuarat yang

dihadirinya sebagai membuang masa kerana
kelemahan tatacara mesyuarat .

• Ahli Mesyuarat tidak membaca minit yang

diedarkan sebelum mesyuarat, dan tidak
membawanya semasa menghadiri mesyuarat.
12
• Ahli Mesyuarat tidak fokus kepada isu,
masalah atau persoalan.
• Ahli Mesyuarat kurang memberi perhatian
terhadap perjalanan mesyuarat :
mengelamun, bercakap-cakap, dsbnya.
• Ahli Mesyuarat mempunyai agenda
persendirian yang berjadual dan mereka
tidak dapat memberi tumpuan
terhadap mesyuarat yang berlangsung.

13
• Tujuan Mesyuarat Tidak Jelas
• Agenda Mesyuarat Terlalu Banyak
• Minit Mesyuarat Diedarkan Semasa
Mesyuarat
• Adakalanya Bilik Mesyuarat Tidak Kondusif
• Peralatan : Tidak Berfungsi
• Suasana Mesyuarat adakalanya agak panas
dan menjadi tempat melepaskan geram.
• Perjalanan Mesyuarat Tidak Terkawal dari
segi masa dan emosi.
• Perjalanan Masa Terlalu Lama.
• Tiada Keputusan dan Tiada Tindakan
Susulan.
14
 TANGGUNGJAWAB
URUSETIA

• TINDAKAN PRA-MESYUARAT
• TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
• TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

15
 PRA-MESYUARAT

• MENENTUKAN AGENDA, TARIKH,

MASA dan TEMPAT MESYUARAT.
• TEMPAHAN BILIK MESYUARAT
• MENENTUKAN KERTAS
PERBINCANGAN
• MENGHANTAR SURAT JEMPUTAN

16
sambungan…….pra-mesyuarat

• PERSEDIAAN DI BILIK
MESYUARAT
• MENENTUKAN KEHADIRAN
• PERBINCANGAN PRA-
MESYUARAT BERSAMA
PENGERUSI
• ETIKET MESYUARAT
17
SEMASA MESYUARAT
(Minit Mesyuarat)

• SENARAI KEHADIRAN
MESYUARAT
• PERBINCANGAN PENTING
• KEPUTUSAN-KEPUTUSAN
YANG DIBUAT
• TINDAKAN SUSULAN
18
SELEPAS MESYUARAT

• PENYEDIAAN MINIT
• FORMAT MINIT MESYUARAT
• SUSUNAN NAMA AHLI
MESYUARAT
• CATATAN PERBINCANGAN
• PENGESANAN MAKLUMAT

19
 CABARAN PENGERUSI
MESYUARAT

• BIJAKSANA MENGENAI TATACARA

MESYUARAT
• BERKEPRIBADIAN : TENANG,
PERAMAH, JELAS dan
BERPENGETAHUAN
• BERKEWIBAWAAN
20
MESYUARAT BERKESAN

• BERPAKAIANN KEMAS
• BERSOPAN-SANTUN
• MENYUMBANGKAN IDEA
• TIDAK MENYAKITI HATI
ORANG LAIN

21
MESYUARAT BERJAYA
• NYATAKAN TUJUAN dan HASIL
MESYUARAT
• EDARAN AGENDA
• PENGERUSI PERLU MENGAWAL
AGENDA MESYUARAT
• TINDAKAN SUSULAN MENGIKUT
KEPUTUSAN

22
23