TAKLIMAT PROGRAM

PELUPUSAN REKOD
ARKIB NEGARA MALAYSIA

1
 KANDUNGAN TAKLIMAT

 PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN REKOD

 PENGENALAN KEPADA PELUPUSAN REKOD

 PERUNDANGAN DALAM PELUPUSAN REKOD

 TATACARA & KAEDAH PELUPUSAN REKOD

2
PENGENALAN KEPADA
PENGURUSAN REKOD

3
REKOD AWAM
Rekod yang diterima secara rasmi atau yang
dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi
perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana
pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam
perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod
perusahaan kerajaan dan juga termasuk segala rekod
yang, pada permulaan kuatkuasa Akta ini, adalah
dalam jagaan atau dibawah kawalan Arkib Negara
Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara
1966 [Akta 511].

Sek. 2(Tafsiran) Akta ANM 2003 (Akta 629)

4
 APA ITU PENGURUSAN REKOD?

Satu bidang pengurusan yang

bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan
secara efisyen dan sistematik ke atas
pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan,
penggunaan dan pelupusan rekod. Kawalan
ini termasuk memelihara bukti dan maklumat
dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan
transaksi sesebuah organisasi.

Dokumen ISO 9001: 2000

5
 PERINGKAT KITARAN HAYAT
REKOD

Penggunaan
Pewujudan dan Pelupusan
Pemeliharaan

( 3 peringkat kitaran hayat rekod )

6
PENGENALAN KEPADA
PELUPUSAN REKOD

7
PROGRAM PELUPUSAN REKOD

Merupakan satu komponen program

pengurusan rekod jabatan yang
menetapkan tempoh penyelenggaraan
serta prosedur pelupusan rekod.

8
 PELUPUSAN REKOD

Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan

pemusnahan, pemindahan atau selainnya (penangguhan
pemindahan).

Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

9
 PEMUSNAHAN
Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan
apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang
ditetapkan.

Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

10
BILA BUAT PELUPUSAN REKOD?
 Tindakan keatas rekod awam telah
ditamatkan bagi tempoh yang lebih drpd 5
tahun
 Habis tempoh yang dipersetujui antara KP
dengan Ketua Pentadbir pejabat awam
 Keadaan fizikalnya tidak mengizinkan
pemeliharaan yang berterusan

Seksyen 26 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)

11
 TAMAT TINDAKAN

Penetapan yang menjelaskan penyelesaian

segala urusan atau tiada tindakan lanjut
dikehendaki diambil tentang rekod
tersebut.

Sek.2 (Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

12
 SIAPA YANG
BERTANGGUNGJAWAB?

 Ketua Pentadbir pejabat awam

 Pegawai Rekod Jabatan
 Pegawai Kerani Rekod
 Ketua Pengarah Arkib Negara

13
PERUNDANGAN DALAM
PELUPUSAN REKOD

14
PELUPUSAN – PERUNDANGAN,
PERATURAN DAN ARAHAN:
 Akta ANM 2003(Akta 629)
 Surat Pekeliling Am Bil 1/1997, 5/2007-
Panduan Pengurusan Pejabat
 Surat Pekeliling Perbendaharaan 9/1986
 Arahan Perbendaharaan 150 & 299
 Arahan Keselamatan(rekod terperingkat)
 Arahan dan Peraturan Jabatan:
Arahan Perkhidmatan Bab V,
Perintah Tetap KPN (Rekod Polis) dsb.
15
 AKTA ARKIB NEGARA 2003 (AKTA 629)

Seksyen 25(1) melarang mana-mana penjawat awam daripada

memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam
kecuali dengan kebenaran bertulis Ketua Pengarah Arkib.

Seksyen 25(2) (a) dan (b) Jabatan yang hendak memusnahkan mana-mana
rekod awam hendaklah memberitahu Ketua Pengarah Arkib dalam borang
yang ditetapkan dan menyatakan sifat rekod awam yang berkenaan.

Seksyen 25(3) Ketua Pengarah Arkib meminta Jabatan menyediakan rekod

awam berkenaan untuk pemeriksaan.

Seksyen 25(5) mana-mana orang yang melanggar peraturan ini dan

disabitkan kesalahannya boleh didenda tidak melebihi RM 5000 atau
dipenjara selama 1 tahun atau kedua-duanya sekali.

16
TATACARA DAN KAEDAH
PELUPUSAN REKOD

17
KOMPONEN PELUPUSAN REKOD

A. Pengasingan Rekod
B. Permohonan Pelupusan Rekod
C. Pelaksanaan Pelupusan Rekod

18
A. Pengasingan Fail
i) Mengenalpasti fail yang tidak aktif
Segala tindakan telah selesai/tamat
Tidak digunakan/dirujuk oleh jabatan

ii) penutupan fail tidak aktif

palang - dakwat merah

catatan - dakwat biru/hitam : DITUTUP PADA

19
 Fail juga akan ditutup apabila
mengandungi 100 lampiran atau tebal
4cm(yang mana terdahulu) dan jilid 2
dibuka.
 Penutupan dibuat semasa
mengkandungkan lampiran ke dalam fail
Jilid 2.
 Ada fail-fail jilid awal/asal boleh dianggap
tidak aktif.

20
iii) Penyimpanan Fail Tidak Aktif
Fail yang tidak aktif dan telah ditutup dipindahkan
daripada bilik registri dan disimpan sementara di bilik
rekod/pusat rekod bagi tujuan berikut:

i) simpanan sementara bagi tujuan penyediaan

Borang Permohonan Pelupusan

ii) mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam

Jadual Pelupusan Rekod

21
 KAEDAH PELUPUSAN REKOD
(TOOLS)

KAEDAH A KAEDAH B

BORANG BORANG PERMOHONAN

PERMOHONAN PELUPUSAN (MEMPUNYAI
PELUPUSAN REKOD JADUAL) - JPR
(TIDAK MEMPUNYAI
JADUAL)

JPR FUNGSIAN JPR AM JPR

JABATAN KEWANGAN

22
 KAEDAH A

Permohonan pelupusan rekod yang belum

mempunyai Jadual Pelupusan

23
 PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )

- Kenalpasti dan asingkan rekod mengikut kumpulan.

- Susun seturut mengikut siri dan nombor rujukan
fail/nombor rekod/doket dsb.

24
 JENIS-JENIS REKOD & BORANG
• Jadual Pelupusan Rekod - Arkib 1/08
• Borang Permohonan - Arkib 2/08
Bagi Pemusnahan Rekod Awam
•Borang Permohonan - Arkib 3/08
Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik
•Borang Permohonan - Arkib 4/08
Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan
dan Perakaunan
• Borang Permohonan Bagi - Arkib 5/08
Pelupusan Fail (Yang Tidak Dinyatakan
Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
• Borang Permohonan Bagi - Arkib 6/08
Pelupusan Rekod Kartografi (Yang Tidak Dinyatakan
Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
25
• Borang Permohonan Bagi - Arkib 7/08
Pelupusan Rekod Seni Bina
(Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
• Borang Permohonan Bagi - Arkib 8/08
Pelupusan Rekod Pandang Dengar
(Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
• Borang Permohonan Bagi - Arkib 9/08
Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Pencetak
(Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
• Borang Permohonan Bagi - Arkib 10/08
Pelupusan Rekod Elektronik
(Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod)
• Borang Senarai Pemindahan - Arkib 11/08
Rekod Awam
• Borang Pengesahan Pemusnahan - Arkib 12/08
Rekod Awam
• Borang Pengesahan Pemusnahan - Kewangan Arkib 13/08
Rekod Kewangan dan Perakaunan 26
- setiap unit rekod atau fail disenaraikan secara terperinci menggunakan borang
yang ditetapkan bagi jenis rekod tersebut.

Arkib 4/07

PENILAIAN
OLEH
JABATAN
YANG
MEMOHON

27
PROSES KERJA PERMOHONAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )

 nyatakan cadangan musnah/simpan bagi setiap

unit rekod/fail yang disenaraikan.
 Lengkapkan borang permohonan pelupusan dalam
3 salinan
 Majukan 2 salinan kepada ANM
 Terima no. permohonan pelupusan daripada ANM
 Kebenaran pelupusan ANM sama ada bagi tujuan
pemusnahan atau pemindahan akan diberitahu
dalam tempoh masa 6 bulan dari tarikh penerimaan
permohonan.

28
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT
KEBENARAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD )

PEMUSNAHAN REKOD
 Rekod dimusnahkan mengikut tatacara
pemusnahan rekod (Srt.Kem.Kwgn. 3 Nov 1993)
 Rekod terperingkat dimusnahkan mengikut Akta
Rahsia Rasmi dan Arahan Keselamatan.
 Sijil Pengesahan Maklumat Pemusnahan Rekod
(Arkib 12/08) dikembalikan ke ANM bagi
pengesahan pemusnahan rekod./

29
30
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT
KEBENARAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD ) samb.

PEMINDAHAN REKOD

 Rekod disusun mengikut kumpulan, siri dan

nombor rujukan fail/nombor rekod/doket dsb.

 Senaraikan setiap fail secara terperinci

menggunakan Borang Senarai Pemindahan Rekod
(Arkib 11/08)

31
32
PROSES KERJA SELEPAS MENDAPAT
KEBENARAN PELUPUSAN
( BELUM MEMPUNYAI JADUAL PELUPUSAN REKOD ) samb.

 Borang Senarai Pemindahan Rekod dimajukan

ke ANM untuk pengesahan.
 Terima Surat Arahan Pindah dan salinan Senarai
Pemindahan Rekod yang telah disahkan.
 Pindahkan rekod ke Cawangan Perolehan dan
Pemprosesan, Arkib Negara di Petaling Jaya atau
Arkib Negara cawangan negeri yang berkenaan.

33
 KAEDAH B

Permohonan pelupusan rekod yang

mempunyai Jadual Pelupusan

34
 TAFSIRAN
JADUAL PELUPUSAN REKOD

“Satu jadual yang mengenalpasti rekod yang

mempunyai nilai arkib untuk dipelihara/disimpan
dan membenarkan pemusnahan rekod yang
telah memenuhi tempoh simpanan yang
ditetapkan/ditentukan.”

Sek. 29 (3)Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

35
KENAPA JABATAN PERLU
JADUAL PELUPUSAN REKOD?
i) Memenuhi kehendak undang-undang
- Akta Arkib Negara 2003
Seksyen 27 (I) Ketua Pentadbir sesuatu
pejabat awam hendaklah menyediakan
dan mengemukakan Jadual Pelupusan
Rekod awam kepada Ketua Pengarah
untuk kelulusan.

ii) Mewujudkan satu prosidur pemisahan

yang teratur dan sistematik
36
Jenis-Jenis Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
JPR Urusan Am (Housekeeping Records)
Berdasarkan fungsi dan aktiviti-aktiviti asas berkaitan urusan
pentadbiran dan aktiviti sokongan jabatan. Meliputi rekod-
rekod berkaitan dengan pentadbiran am, perkhidmatan
kakitangan, aset, bekalan dan kelengkapan dan kewangan.

JPR Fungsian (Functional Records)

Mencerminkan aktiviti-ativiti teras jabatan dan berbeza antara
satu jabatan dengan jabatan yang lain.

37
 Jadual Tempoh Simpanan Rekod
Kewangan Kerajaan (JANM)
Jenis Rekod Kewangan Kod Simpanan
A. Borang-borang dan daftar

1. Borang kawalan KEW 302 7 Tahun

kelompok
2. Baucar Jurnal KEW 306 7 Tahun
3. Waran Peruntukan KEW 308 1 Tahun

B. Payroll Sistem R1 7 Tahun

1. Borang permintaan
KEW.44 (PAP 051)
R4 3 Tahun
2. Penyata Gaji Bulanan
(Salinan jabatan)

38
  
Senarai Rekod Kewangan Yang Dipohon Untuk Dimusnahkan
 
Kementerian / Jabatan : …………………………………………………….
 
BIL JENIS REKOD KEWANGAN   TEMPOH TEMPOH
  DILIPUTI SIMPANAN
DIPERLUKAN
       
1.   Borang Kawalan Kelompok 1991-1995 7 tahun
 
       
2.  Baucar Bayaran (Kew. 304A)
1991-1995 7 tahun
 
       
Mac 1991 - 1995 3 tahun
 
3. Resit Kew.38
 
       
4.  Laporan Terperinci Amanah Sept. 1991 – Feb 1995 7 Tahun
 

Disyor oleh:
Tandatangan:
Nama:
Jawatan:
Tarikh:

39
 Jadual Pelupusan Rekod Am – Housekeeping Records

Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan

Pelupusan
Laporan Kemajuan
Kerja

1. Laporan
Mengandungi laporan dan Tidak ada tindakan Rekod
kemajuan
perangkaan kemajuan/aktiviti lanjut dimusnahkan
kerja bulanan
pegawai/kakitangan jabatan setelah tamat
dan hal-hal yang berkaitan tempoh simpanan 2
tahun di jabatan
Perhubungan
dipatuhi.
Kakitangan

1. Perhubungan
Mengandungi surat panggilan Tidak ada tindakan Rekod dipindahkan
kakitangan – Majlis
mesyuarat, minit-minit lanjut ke Arkib Negara
Bersama Jabatan
mesyuarat, usul-usul yang dibawa setelah tamat
oleh wakil-wakil pekerja, ulasan tempoh simpanan
kepada usul-usul yang 5 tahun di jabatan
dikemukakan oleh wakil-wakil dipatuhi.
pekerja serta hal-hal berkaitan.

40
 Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan
Penilaian dan Perkhidmatan Harta, Majlis
Perbandaran Klang
Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan

SIRI PENILAIAN
 
1. Fail Induk Harta Fail mengandungi :- Selepas tarikh   Rekod
(Industri, Kediaman,
Perniagaan, Khas,
-    - Salinan Sijil Layak kuatkuasa dimusnahkan
Kerajaan - Menduduki (CFO) penilaian terkini selepas tempoh
Persekutuan/Negeri, -    - Pelan Lokasi dan tiada simpanan 6 tahun
Badan Berkanun) -    - Pelan Tapak tindakan lanjut. di Jabatan
  -    - Pelan Bangunan   dipatuhi.
-    - Kertas Perbandingan  
-    - Kertas Siasatan Nilaian Bagi rekod yang
-    - Senarai pembeli melibatkan kes
  perundangan, rekod
dimusnahkan 6
tahun selepas
keputusan
muktamad
mahkamah.

41
 Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Majlis
Daerah Tampin, Negeri Sembilan

Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tamat Tindakan Tindakan Pelupusan

       
Siri Pelan Fail mengandungi:
Setelah Sjil Perakuan Rekod dimusnahkan
Bangunan -Pelan bangunan Layak Menduduki selepas tempoh
-Pelan R.C bangunan di simpanan 7 tahun di
keluarkan dan wang jabatan dipatuhi. Pelan
-Sijil carian rasmi asal pertaruhan As-Built dan salinan sijil
2. Cadangan dikembalikan. CFO disimpan kekal di
-Salinan K.P
Rumah Sebuah Jabatan.
(Individu) -Salinan Cukai Taksiran
-Salinan Cukai Tanah
-Bil bayaran proses pelan
-Bil bayaran deposit
-Surat-menyurat
-Borang lawatan tapak
-Surat ulasan dan sokongan
daripada JPP, JBA, JKR, JPS
-Borang lawatan CFO
-Minit mesyuarat CFO
-Keputusan mesyuarat

42
FAIL YANG TELAH DITUTUP/TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMENUHI TEMPOH
SIMPANAN YANG DITETAPKAN DALAM JADUAL DIKUMPUL MENGIKUT SIRI
DAN DIIKAT BUNDLE

43
44
MODUS OPERANDI PENYEDIAAN JADUAL
PELUPUSAN REKOD
-Penubuhan Jawatankuasa
-Pengumpulan maklumat mengenai organisasi, objektif
dan fungsi jabatan berkenaan.
-Analisa fungsi jabatan
-Penilaian Rekod - Nilai utama (primary value)
- Nilai sekunder (secondary value)
- Penyediaan Inventori Rekod
-Penyediaan deraf Jadual Pelupusan Rekod
-Kelulusan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian di antara
Ketua Jabatan dengan Ketua Pengarah Arkib Negara
45
Faedah Program Pelupusan
Rekod
i) Meningkatkan kecekapan pengesanan dan pencapaian
maklumat dan rekod.
ii) Meningkatkan keupayaan penyenggaraan dan kawalan
maklumat dan rekod dengan lebih baik.
iii) Keakuran kepada keperluan perundangan – mengenalpasti
perundangan dan tempoh simpanan yang sesuai bagi
rekod jabatan.
iv) mengurangkan kos, ruang, peralatan dan penyenggaraan
serta kos penjagaan rekod.

46
JENIS-JENIS BORANG

47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
 SEKIAN
TERIMA KASIH

61