BBDH4103 HUMAN RESOURCE DEVELOPMENT SEPTEMBER 2013

EVALUATE THE LEVELS OF NEEDS ANALYSIS IN A SELECTED ORGANISATION AND THE METHODS USED FOR THIS ANALYSIS.

NAME

Jumratiah Binti Jaani

MATRIC NUMBER IC NUMBER

: :

760423125166001 760423125166

TELEPHONE NUMBER

017-8986475

E-MAIL ADDRESS

jumratiahjaani@yahoo.com

TUTORS NAME

Mohd.Ismail B. Lanori

LEARNING CENTRE

Tawau Learning Centre

PENGENALAN KEPADA ORGANISASI Organisasi yang dipilih untuk tugasan pada kali ini merupakan sebuah sekolah XYZ yang terletak di Daerah Semporna, Sabah. Sekolah ini terletak diluar bandar dan jaraknya ke pekan berhampiran adalah lebih kurang tujuh kilometer. Walaupun berada di luar bandar, tetapi sekolah ini dilengkapi dengan kemudahan jalan raya, bekalan air dan alat komunikasi seperti telefon dan internet. Menyingkap sjarah pembukaan sekolah XYZ, sekolah ini telah dibuka pada 5 Januari 1979 untuk menampung bilangan pelajar sekolah menengah yang semakin bertambah di daerah Semporna. Visi dan misi organisasi ini adalah seperti berikut:

VISI SEKOLAH SMK Bugaya Cemerlang 2015

MISI SEKOLAH 1. Melahirkan Modal Insan Cemerlang Dalam Bidang Akademik. 2. Menjana Budaya Aktif Dan Berdaya Saing Dalam Aspek Ko-Kurikulum. 3. Membina Sahsiah Dan Disiplin Murid Yang Berketrampilan Dan Berkualiti Tinggi. 4. Mewujudkan Pengurusan Sekolah Yang Mempunyai Tahap Profesionalisme Dan Mampu Menggunakan Teknologi Moden. 5. Mewujudkan Persekitaran Sekolah Yang Kondusif. 6. Menjalin Hubungan Erat Dan Kerjasama Baik Dengan Masyarakat.

Organisasi ini diurus tadbir oleh sektor kerajaan dibawah Kementerian Pelajaran Malaysia. Kementerian Pelajaran Malaysia ialah sebuah kementerian di Malaysia yang bertujuan untuk membangunkan sebuah sistem pendidikan yang berkualiti bertaraf dunia bagi memperkembangkan potensi individu sepenuhnya dan memenuhi aspirasi negara Malaysia. Sekolah XYZ adalah salah sebuah sekolah yang terlibat dalam memberikan pendidikan percuma kepada pelajar-pelajar yang berhampiran dengan sekolah ini dan daerah Semporna khususnya.

Sekolah XYZ mempunyai seramai 119 orang pekerja yang terdiri daripada guru siswazah dan bukan siswazah dan seramai 21 orang pekerja pembantu am rendah. Guru-guru yang berkhidmat disekolah ini datang dari pelbagai latar belakang, etnik, bahasa dan agama. Sekolah ini mempunyai seramai 1772 orang pelajar yang terdiri daripada mereka yang berumur 13 hingga 18 tahun. Pelbagai jenis tugas telab dibuat oleh guru di Sekolah XYZ antaranya seperti kerja merekod butir-butir murid dalam daftar kedatangan iaitu nombor masuk sekolah, tarikh lahir, nombor kad pengenalan, biasiswa, nama, alamat, nombor telefon, pekerjaan ibubapa atau penjaga. Kerja menanda kedatangan pelajar pula dilakukan setiap hari. Adalah menjadi tugas guru darjah atau tingkatan untuk menghubungi ibubapa penjaga pelajar melalui pengetua jika pelajar di bawah jagaan mereka tidak hadir sekolah melebihi tiga hari. Perhubungan sedemikian biasanya dibuat secara bertulis. Pada tiap-tiap akhir bulan pula guru darjah atau tingkatan dikehendaki menutup jadual kedatangan pelajar. Rekod-rekod peribadi pelajar yang lain yang perlu diselenggara oleh guru darjah atau tingkatan ialah kad 001, M/OOIR, kad kesihatan dan kad ujian daya tenaga asas. Data-datanya dikemaskinikan dua kali setahun. Sesuai dengan kedudukan sebagai guru yang sepatutnya paling hampir kepada pelajar, guru darjah atau tingkatan diberi tugas untuk menyediakan surat akuan pelajar dan draf sijil berhenti sekolah pelajar. Satu lagi tugas perkeranian yang mengambil masa guru ialah mengurus dan mentadbir skim pinjaman buku teks (SPBT) di peringkat pelajar. Sesungguhnya urusannya dilakukan dua kali dalam setahun dalam keadaan biasa, tetapi masa-masa yang ditetapkan merupakan masa-masa persekolahan yang sibuk sekali iaitu awal dart akhir tahun. Guru darjah atau tingkatan juga bertanggungjawab merekodkan pertukaran pelajar atau berhenti sekolah dalam jadual kedatangan, buku rekod mengajar dan buku daftar kemasukan pelajar. Tugas dan aktiviti perkeranian ini banyak sekali membebankan tugas guru dan ini boleh menganggu tugas-tugas guru yang utama iaitu pengajaran dan pembelajaran. Berdasarkan huraian tugas-tugas pekerja di sekolah XYZ di atas jelaslah bahawa latihan dan kursus pembangunan sangat penting untuk organisasi ini demi mencapai visi dan misi yang telah direncanakan. Persoalannya bagaimanakah organisasi ini menganalisis latihan dan kaedah yang digunakan.

PERINGKAT ANALISIS KEPERLUAN DALAM PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA Analisis keperluan latihan boleh dijalankan pada tiga peringkat, iaitu peringkat organisasi, tugas dan individu. Analisis organisasi melibatkan tinjauan persekitaran dalaman dan luaran organisasi secara menyeluruh untuk mengenal pasti sama ada organisasi telah mencapai matlamat dan objektifnya. Analisis tugas pula lebih menjurus kepada analisis terhadap kerja tertentu bagi mengenalpasti jenis dan tahap pengetahuan, kemahiran sikap dan keupayaan yang diperlukan bagi menjalankan pekerjaan tersebut dengan cekap dan berkesan. Manakala analisis individu pula melihat kepada pekerja bagi menentukan sama ada mereka memerlukan latihan ataupun tidak bagi memiliki kecekapan yang diperlukan. i. Analisis Organisasi Analisis organisasi memberi maklumat tentang dibahagian mana latihan yang diperlukan dalam organisasi dan dalam keadaan apa latihan yang akan dijalankan. Ia mengenal pasti pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang pekerja akan perlukan pada masa depan. Analisis data HR boleh menunjukkan bahagian-bahagian di mana latihan boleh dilakukan untuk meningkatkan prestasi. Sebagai contoh, jabatan atau bahagian dengan perolehan yang tinggi, kadar ketidakhadiran yang tinggi, prestasi yang lemah, atau masalah-masalah lain boleh dikenalasti. Selepas analisis yang menyeluruh, objektif latihan boleh ditentukan dan latihan yang sesuai dibangunkan. Analisis keperluan organisasi juga boleh menangani rasa tidak puas hati pekerja, aduan pelanggan, isu-isu kawalan kualiti, rekod kemalangan dan sebagainya. Analisis organisasi melibatkan penilaian terhadap keperluan organisasi melalui visi, misi, matlamat jangka panjang dan juga matlamat jangka pendek yang telah ditetapkan. Pelbagai sumber maklumat dapat membantu mengenal pasti keperluan latihan pada peringkat ini seperti kenyataan misi dan visi organisasi, indeks pengurusan sumber manusia, inventori kemahiran, indeks iklim organisasi dan juga indeks kecekapan organisasi. Sumber maklumat ini dapat memberikan analisis seterusnya. ii. Analisis Tugas Analisis tugas adakalanya dikenali sebagai analisis operasi. Bagi langkah ini, hasil kerja yang diingini oleh organisasi bagi setiap jenis pekerjaan perlulah dikenal pasti 3

dan ditetapkan. Perkaitan antara satu kerja dengan kerja yang lain ataupun rantaian kerja, perlulah diambil kira untuk memastikan produk terakhir yang dicapai menepati kriteria hasil kerja yang telah ditetapkan. Biasanya penilaian di peringkat tugas dilakukan dengan merujuk kepada deskripsi dan spesifikasi kerja bagi mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang dijalankan untuk sesuatu tugas serta tahap kecekapan yang diperlukan untuk melaksanakannya. Terdapat lima langkah utama dalam analisis tugas: a. Senaraikan tugas dan tanggungjawab yang perlu untuk menjalankan kerja tersebut. Di sini kita akan menyenaraikan kesemua aktiviti atau langkah yang diambil untuk menyempurnakan kerja tersebut. b. Kenal pasti jenis dan tahap pengetahuan, kemahiran serta keupayaan yang perlu ada untuk melaksanakan tugas tersebut. c. Kenal pasti tahap prestasi yang perlu ditunjukkan dalam sesuatu tugas yang dijalankan. d. Kenal pasti tugas dan kecekapan yang perlu dimasukkan ke dalam program latihan untuk kerja tersebut. Penentuan ini akan melibatkan penilaian terhadap tahap kesukaran, kepentingan dan tempoh waktu yang perlu untuk melaksanakan sesuatu tugas. e. Susunkan keperluan latihan yang dikenal pasti mengikut keutamaan. Tugas dan kecekapan yang paling utama perlulah diselesaikan terlebih dahulu. Analisis tugas bermula dengan keperluan pekerjaan dan membandingkan pengetahuan dan kemahiran pekerja untuk menentukan keperluan latihan. Memeriksa deskripsi tugas dan menyediakan spesifikasi maklumat yang diperlukan mengenai apa yang diharapkan dan kemahiran pekerja yang diperlukan untuk mencapai kerja mereka. iii. Analisis individu Peringkat ketiga dalam fasa penilaian ini telah mengenal pasti keperluan latihan di peringkat individu untuk menentukan pekerja yang memerlukan latihan bagi meningkatkan prestasi kerja mereka. Dua persoalan utama yang perlu dijawab ialah siapa yang memerlukan latihan dan apakah jenis latihan yang diperlukan. Oleh itu, kita perlulah memastikan pekerja manakah yang mempunyai jurang atau kekurangan prestasi dengan membandingkan prestasi kerja semasa dengan prestasi kerja yang

telah ditetapkan. Jika wujud jurang prestasi ini, kita perlulah mengenal pasti jenis latihan yang sesuai yang dapat membantu pekerja mengatasi jurang tersebut. Analisis individu mensasarkan pekerja bagaimana mereka melaksanakan tugas dalam pekerjaan mereka. Menggunakan maklumat atau data daripada kajian prestasi pekerja dalam menentukan keperluan program latihan adalah kaedah yang paling biasa. Sekiranya kajian pekerja mendedahkan kekurangan, latihan boleh direka untuk membantu pekerja memenuhi standard prestasi. Pekerja juga boleh ditinjau, ditemu bual atau diuji untuk menentukan keperluan latihan mereka. Mereka boleh menunjukkan masalah yang dihadapi atau memberikan cadangan untuk

menyelesaikan masalah. wawancara ini boleh dijalankan secara individu atau dalam persekitaran kumpulan. Dari perbincangan di atas, dapatlah kita simpulkan bahawa analisis keperluan adalah proses yang dijalankan secara sistematik oleh organisasi bagi mengenal pasti sama ada latihan diperlukan atau tidak. Analisis keperluan yang berkesan dapat memberikan petunjuk kepada organisasi tentang beberapa perkara penting termasuklah: i. Keberkesanan organisasi mencapai matlamatnya membandingkan pencapaian prestasi sebenar dengan tahap prestasi yang telah ditetapkan. ii. Jurang kecekapan sekarang membandingkan pengetahuan, kemahiran, sikap dan keupayaan yang dimiliki pekerja sekarang dengan tahap dan jenis kecekapan yang diperlukan bagi melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. iii. Jurang kecekapan masa akan datang membandingkan kecekapan yang dimiliki sekarang dengan kecekapan yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan tanggunjawab pada masa akan datang.

KAEDAH DALAM ANALISIS KEPERLUAN DALAM PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA Terdapat pelbagai kaedah serta sumber maklumat yang boleh digunakan dalam fasa analisis keperluan ini. Empat kaedah yang sering digunakan apabila menjalankan analisis keperluan latihan adalah soal selidik, temu bual, pemerhatian dan penelitian dokumen setiap kaedah yang digunakan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh itu, untuk mendapatkan hasil analisis yang lebih baik, penggunaan lebih dari satu kaedah biasanya diamalkan. i. Soal selidik Kaedah yang menggunakan borang ini dapat melibatkan lebih ramai orang dalam masa yang singkat. Selain murah, ia juga mudah untuk dikenali dan dianalisis. Walau bagaimanapun, responsnya sukar dikawal. Tambahan pula soalan yang diberi tidak boleh terlalu banyak dan panjang kerana memerlukan masa yang lama untuk melengkapkan serta boleh menimbulkan rasa bosan. Kita juga sukar memperoleh maklumat yang lebih daripada borang tersebut. ii. Temu bual Kaedah temu bual sama ada melalui telefon atau secara bersemuka, amat berkesan untuk mengumpul maklumat dengan lebih terperinci. Namun, ia memakan masa yang panjang terutamanya jika kita ingin mendapatkan maklumat dari ramai responden. Maklumat yang diperoleh juga sukar dianalisis. Selain itu, kita memerlukan pekerja yang mahir untuk mengendalikan temu bual tersebut agar mendapat respons yang lengkap. Ia juga boleh menyebabkan berlakunya gangguan terhadap perjalanan kerja bagi mereka yang ditemu bual kerana terpaksa berhenti serta meluangkan masa untuk sesi temu bual tersebut. Cohen & Manion (dalam Marohaini 2001) berpendapat bahawa temu bual merupakan satu kaedah pengumpulan data yang paling biasa digunakan dalam penyelidikan sosial, termasuklah penyelidikan dalam bidang pendidikan. Pendapat ini disokong oleh Kagen (dalam Marohaini 2001). Menurut beliau, temu bual merupakan kaedah yang paling kerap digunakan dalam penyelidikan tentang pengetahuan dan kepercayaan guru. Kaedah temu bual mempunyai beberapa kebaikan, iaitu (Merriam dalam Maroha ini 2001) teknik temu bual merupakan satu cara yang cepat untuk mendapatkan maklumat yang banyak dalam satu masa yang singkat. Menurut Najib 6

(1999) pula, kebaikan kaedah temu bual adalah membolehkan penyelidik mendapatkan maklumat yang lebih lengkap. Di samping itu, terdapat tiga lagi kebaikan kaedah temu bual, iaitu: i. Fleksibel yang memudahkan seseorang yang ditemu bual boleh menerangkan perkara yang tidak difahami dengan lebih lanjut, ii. pengkaji boleh membuat pemerhatian terhadap orang yang ditemu bual dan dengan ini boleh menentukan sesuatu perkara berdasarkan reaksi yang diberi, dan iii. seperti mana dalam kaedah perbualan biasa, pertukaran penerangan boleh berlaku antara kedua-duanya.

iii.

Pemerhatian Kaedah ini menghasilkan maklumat yang lebih tepat tentang sesuatu kerja kerana catatan dibuat berdasarkan pergerakan kerja mereka yang terbabit. Namu begitu, ia memerlukan seseorang yang mahir bagi memastikan tiada aspek yang penting yang ditinggalkan. Selain itu, kaedah ini juga mengambil masa yang agak panjang untuk mendapatkan maklumat yang tepat dan lengkap.

iv.

Penelitian dokumen Penggunaan dokumen yang ada dapat memberikan maklumat yang tepat tentang sesuatu perkara. Namun begitu, dokumen yang ada mungkin telah lapuk dan tidak sesuai digunakan lagi. Selain itu, maklumat yang diperkukan mungkin sukar diperoleh dan memakan masa jika tiada sistem fail yang baik.

PERINGKAT DAN KAEDAH DIGUNAKAN DALAM KEPERLUAN ANALISIS FASA DALAM ORGANISASI TERPILIH

Pengenalan Latihan adalah suatu proses memperolehi dan memperbaiki kemahiran, pengetahuan dan sikap yang diperlukan untuk mempertingkatkan prestasi kerja. Ia juga merupakan suatu pelaburan yang dibiayai oleh organisasi. Walaupun latihan mempunyai berbagaibagai bentuk, namum matlamatnya sama iaitu untuk meningkatkan kebolehan melakukan tugas serta memperbaiki prestasi kerja. Peningkatan prestasi merupakan cabaran kepada organisasi dalam usaha mengekalkan saingan dalam pasaran global. Peningkatan prestasi ini dicapai sekiranya pekerja berkemahiran, berpengetahuan dan berkomitmen untuk menjadikan organisasi tempat kerja bertambah maju. Kebanyakkan pekerja ingin melakukan tugas dengan sebaik mungkin, tetapi kerana mereka tiada kemahiran yang diperlukan, masalah akan timbul. Maka tidak hairanlah pemimpin di sekolah XYZ sangat teliti dalam aspek latihan kerana latihan dianggap sebagai sesuatu yang penting untuk penyelesaian masalah. Perubahan juga sering berlaku. Kegagalan untuk mengenalpasti kesan cabaran luaran kepada organisasi akan mengundang bencana. Melengahkan atau mengabaikan perubahan yang perlu dibuat dalam organisasi boleh menyebabkan kesukaran organisasi untuk berada dalam daya bersaing. Oleh itu, bagi membolehkan peningkatan prestasi dan perubahan perlakuan, pemimpin sekolah XYZ akan memastikan latihan yang diberikan kepada pekerja dibawah seliaannya adalah yang terbaik. Penilaian dan analisis keperluan adalah asas sistematik untuk membuat keputusan bagaimana hendak mempengaruhi prestasi (Stout 1995). Ia akan bermula dengan mendirikan perhubungan, meneroka strategi, dan mentakrifkan proses penyelesaian. Kejayaan penilaian dan analisis keperluan bergantung kepada jawapan jurang perbezaan antara situasi masa kini dengan situasi yang diidami serta kejayaan menyalurkan sumbersumber kepada bahagian-bahagian yang diperlukan.

Peringkat Empat peringkat analisis keperluan latihan yang dijalankan oleh sekolah XYZ: 1. Menjalankan Analisa Jurang Langkah pertama ialah memeriksa prestasi sebenar organisasi dan pekerja dan membandingkannya dengan piawai yang ada atau menetapkan piawai baru. Langkah pertama ini dibahagikan kepada dua bahagian: a) Situasi sekarang Sekolah XYZ menentukan keadaan/tahap kemahiran, pengetahun dan kebolehan masa kini atau masa hadapan pekerja. Analisis ini juga meliputi matlamat Sekolah XYZ, keadaan pasaran, kekangan luaran dan dalaman. b) Situasi dikehendaki atau diperlukan Sekolah XYZ mengenalpasti keadaan perlu dan dikehendaki untuk kejayaan sekolah dan pekerja. Analisis difokus kepada pelaksanaan sesuatu tugas, termasuklah kemahiran, pengetahuan dan kebolehan yang diperlukan untuk menjalankan tugas dengan cemerlang. Adalah penting bagi pemimpin Sekolah XYZ untuk mengenalpasti tugas-tugas yang perlu ada dan bukan setakat pemerhatian pada amalan-amalan masa kini. Perbezaan hams dibuat antara keperluan sebenar dengan persepsi keperluan. Perbezaan atau jurang yang wujud akan memberi panduan kepada apakah keperluan, tujuan dan objektif latihan. 2. Mengenalpasti Keutamaan dan Kepentingan Daripada langkah pertama Sekolah XYZ menyenaraikan keperluan untuk i) latihan dan pembangunan; ii) pembangunan kerjaya; (iii) pembangunan organisasi atau lain-lain intervensi. Langkah seterusnya ialah meneliti senarai tersebut dengan melihat kenyataan, kekangan dan matlamat organisasi. Sekolah XYZ menentukan keperluan yang dikenalpasti itu benar dan perlu ditangani. Haruslah menyatakan kepentingannya dan sama ada ia isu yang mendesak. Contoh: a) Keberkesanan kos: bagaimana kos masalah berbanding dengan kos menyelesaikan maslah tersebut? Perlulah melakukan analisis faedah-kos? b) Mandat undang: adakah undang-undang memerlukan organisasi menyelesaikan masalah? (contoh keakuran pada peraturan keselamatan, akta kerja dsb.) c) Tekanan eksekutif: Adakah pegawai atasan menghendaki penyelesaian?

d) Populasi: adakah ramai yang terlibat atau adakah orang orang penting dalam organisasi terlibat? e) Pelanggan: apakah pengaruh daripada spesifikasi dan jangkaan pelanggan? Sekiranya keperluan rendah dari segi kepentingan, maka adalah lebih berfaedah sekiranya masalah lain dalam organisasi di beri perhatian. 3. Mengenalpasti sebab wujud masalah dan peluang dalam prestasi Setelah menentukan keutamaan dan memfokus kepada keperluan kritikal organisasi dan individu, sekolah XYZ juga mengenalpasti bidang masalah secara spesifik dan peluangpeluang yang wujud dalam organisasi. Sekolah XYZ mengetahui tuntutan bagi mencapai prestasi baik supaya penyelesaian yang terbaik dapat diambil. Ada dua soalan yang perlu ditanya bagi setiap keperluan yang telah dikenalpasti iaitu. a) Adakah pekerja menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan? b) Adakah pekerja tahu bagaimana hendak menjalankan tugas mereka? Untuk menjawab soalan-soalan ini, perlulah ada penyiasatan dan analisa terperinci mengenai pekerja, pekerjaan mereka dan status organisasi sama ada di masa kini atau sebagai persiapan untuk masa depan. 4. Mengenalpasti penyelesaian-penyelesaian dan pembangunan peluang-peluang. Dalam situasi di Sekolah XYZ, jika pekerja menjalankan tugas dengan berkesan, tidak perlulah membuat cadangan-cadangan untuk pekerja menjalani latihan. Walau bagaimanapun sekiranya oranganisasi memberatkan pembangunan pekerjaan latihan ini sebenarnya adalah peluang-peluang dan intervensi yang dapat merangsang dan memajukan pekerja. Jika pekerja tidak menjalankan tugas dengan berkesan, maka latihan adalah jawapan kepada masalah pekerja yang berprestasi rendah.

Kaedah Dalam membuat analisis keperluan latihan, banyak pendekatan boleh digunakan. Namun pendekatan yang baik hendaklah disesuaikan dengan situasi. Tidak seperti kerja penyiasatan, dalam melaksanakan analisis keperluan latihan, organisasi sebenarnya cuba mencari kelemahan-kelemahan dalam proses latihan (Smith and Delahaye 1983). Berikut adalah kaedah-kaedah yang digunakan dalam menganalisis keperluan latihan dalam organisasi Sekolah XYZ; 10

1. Pengawasan Pengawasan adalah aktiviti yang dilakukan secara berterusan oleh sekolah XYZ, bukan hanya apabila hendak membuat persediaan untuk analisis keperluan latihan. Teknik ini memerlukan pentadbir di sekolah XYZ sentiasa mempunyai informasi mengenai isu-isu semasa di semua peringkat dalam organisasi. Untuk membolehkan gambaran meluas tersebut diperolehi, maka perlulah diketahui data-data penting dalam organisasi. Contohnya matlamat dan objektif jangkamasa panjang organisasi serta membiasakan diri mengenai tatacara interaksi antara pekerja-pekerja dalam pelbagai lapisan. Kemudian perhubungan dengan semua bahagian hendaklah diperkembangkan dipelbagai peringkat dalam organisasi, supaya sikap dan pendapat pekerja lain diketahui. Walaupun maklumat ini adalah subjektif, tetapi ia dapat memberi tanggapan yang tidak mungkin diperolehi sekiranya hanya berbincang dengan pihak atasan. Akhirnya, pihak pentadbir sekolah XYZ hendaklah sentiasa mengikut perkembangan semasa polisi, piawai dan 'trend'. Lebih banyak maklumat yang diketahui mengenai sekolah lebih efektiflah program latihan yang bakal dijalankan.

2. Penyiasatan Teknik ini menjadi keperluan bagi sekolah XYZ apabila pihak pengurusan mengendalikan program latihan atau anda menjangkakan ada keperluan untuk latihan. Dengan menggunakan data yang perolehi semasa diperingkat pengawasan, Pentadbir sekolah menyiasat lebih lanjut lagi mengenai isu pemasalahaan yang dihadapi untuk mengesahkan bahawa latihan adalah satu jalan penyelesaian. Beberapa teknik yang boleh membantu penyiasatan adalah pemerhatian, temubual, soalselidik, diari, sample kerja, penilaian prestasi, dan ujian psaikologi.

11

CADANGAN MENINGKATKAN ANALISIS KEPERLUAN BAGI ORGANISASI TERPILIH Kepentingan latihan kepada organisasi tidak dapat dinafikan. Latihan yang efektif akan memberi kesan kepada prestasi dan kejayaan organisasi, Ia haruslah mengikuti kitaran latihan yang bermula dengan analisis keperluan latihan, merekabentuk latihan, melaksana dan menilai program latihan (Brooks 1995; Goldstein 1993). Dalam situasi sekolah XYZ, penilaian keperluan telah memberi peluang untuk berunding dengan berbagai orang dalam organisasi. Idea yang diperolehi menerusi perundingan itu telah meningkatkan minat kepada proses latihan dan memberi fokus kepada perlaksanaan. Untuk meningkatkan analisis keprluan latihan di Sekolah XYZ, beberapa perkara berikut telah dikenalpasti sebagai perkara yang wajar diberi perhatian oleh organisasi ini. 1. Konsep dan objektif analisis keperluan latihan Konsep asas keperluan latihan boleh digunakan secara praktik kepada situasi yang meluas. Jabatan Pemasaran dan Jualan misalnya, sentiasa cuba mengetahui apakah keperluan pelanggan mereka. Doktor pula mahu mengetahui keperluan perubatan pesakit, bermula dengan tandatanda dan kemudian memberi penjelasan kepada sebab berlaku. Seorang penghibur akan sentiasa mencari minat dan kemahuan peminat supaya ia sentiasa dapat memenuhi citarasa peminatnya. Oleh yang demikian, analisis keperluan adalah explorasi sistematik mengenai jawapan kepada satu set soalan-soalan yang khusus. Jawapannya amat penting kepada pengurusan organisasi dan 'trainer' professional. Ia menjawab soalan-soalan seperti: a) siapa yang perlu belajar dan mempelajari apa? b) Kenapa mereka perlu mempelajarinya? c) Setakat mana perlukan pembelajaran? Ada dua kaedah bagaimana hendak mempelajari keperluan latihan. Kaedah pertama adalah pendekatan yang proaktif iaitu seorang 'instructional designer' akan menilai system dan mencari masalah atau berpotensi menjadi masalah. Matlamatnya adalah supaya sistem menjadi lebih effektif dan menghindar masalah daripada timbul pada masa akan datang. Kaedah yang kedua pula adalah apablia penyelia atau pengurus datang ke Jabatan latihan untuk menyelesaikan masalah. Masalah-masalah ini biasanya berkaitan dengan pekerja baru, kenaikan pangkat, pertukaran, penilaian atau pengenalan teknologi baru (Clark 1998). 12

Jabatan Latihan harus bertindak segera apabila masalah timbul dan penyelesaian melalui latihan diperlukan. Sebagai langkah pertama, jabatan harus menyiasat masalah tersebut. Keperluan latihan wujud apabila pekerja kekurangan pengetahuan atau kemahiran untuk menjalankan tugas dengan memuaskan. Masalah juga timbul apabila terdapat variasi antara apa yang perlu dilakukan untuk melaksanakan tugas dengan bagaimana pekerja itu melaksanakan tugas sebenarnya. Clark juga berpendapat analisis keperluan hanya menjawab soalahsoalan siapa, apa, bila dan di mana tetapi bukan soalan bagaimana (apa yang perlu diajar). Dengan mengambil kira matlamat dan strategi yang sedia ada, pihak pengurusan akan menimbang semula kemahiran, pengetahuan dan sikap pekerja dan kemudian mengenalpasti keperluan latihan mereka. Ini akan membantu pihak pengurusan untuk mengambil tindakan terhadap maklumat secara berkesan, cekap dan cepat berbanding dengan sekiranya latihan tidak dijalankan. Analisis keperluan latihan memberi penekanan kepada keperluan individu, kumpulan kerja atau keseluruhan tenaga kerja. Individu memerlukan latihan apabila i) mula menyertai dan bekerja dalam organisasi; ii) dipindahkan ke bahagian `telecommuting' atau `telework' dan iii) dikenalpasti mempunyai prestasi kerja yang buruk.

2. Mengenalpasti keperluan latihan Proses mengenalpasti keperluan latihan boleh dilakukan pada beberapa peringkat dalam organisasi. Sebagai contoh; diperingkat korporat, jabatan, pasukan atau individu. Ia juga boleh dilakukan oleh kumpulan-kumpulan tertentu seperti pengurus, penyelia atau pekerja baru. Keperluan latihan boleh dijelaskan dengan melihat komponenkomponen seperti pengetahuan, kemahiran dan kecekapan, sikap serta nilai daninformasi. Perlu menjelaskan komponen-komponen ini supaya keperluan latihan boleh dibincang mengikut tajuk, bidang latihan dan module-module. Ia juga membolehkan seseorang 'trainer' untuk memilih aktiviti latihan yang sesuai dan membina objektif program. a) Pengetahuan Pengetahuan membawa maksud pemahaman kritis terhadap teori, konsep, prinsip-prinsip dan isu-isu yang berkaitan dengan pekerjaan peserta latihan serta applikasi pengetahuan itu kepada situasi spesifik dalam pelaksanaan tugas atau interaksi sosial. Contohnya, pendekatan dan strategi pembangunan, prinsipprinsip pengurusan efektif, masalah remaja, teori aksi sosial dan dinamika perlakuan manusia.

13

b) Kemahiran dan Kecekapan Kemahiran dan kecekapan dimanifestasikan ke dalam tindakan, sama ada prestasi sebenar berkaitan dengan pekerjaan atau aspek kehidupan yang lain. Ia memandu aktiviti dan menjurus kepada output yang jelas dan terbukti hasilnya. Pengetahuan dikongsi melalui komunikasi verbal atau bertulis. Bagi kemahiran dan kecekapan pula ia terdapat pada minda dan ia dapat dilihat melalui tindakan dan tugas-tugas yang telah diselesaikan. Jika sekiranya seseorang mempunyai kemahiran dan kecekapan yang diperlukan untuk melaksanakan kerja, bermakna ia berkeupayaan menjalankan tugas tersebut secara efisien dan berkesan. Adalah perlu untuk membezakan antara kemahiran fizikal (telcnikal) dengan kemahiran mental. Latihan teknikal memberi penekanan kepada pembangunan kemahiran fizikal. Contohnya bagaimana cara memandu kereta, melakukan operasi mesin, membuat perabut atau menjalankan kegiatan pertanian. Aktiviti ini berkaitan dengan pembangunan kemahiran fizikal walaupun dalam melaksanakan tugas tadi, masih menggunakan akal untuk berfikir. Sekiranya seseorang individu mempunyai kemampuan merancang projek atau membentuk alat untuk menjalankan survey, maka kamahiran ini boleh dirujuk sebagai kemahiran mental. Kebanyakan kemahiran pengurusan dan perancangan adalah kemahiran mental. Kemahiran mental melibatkan kebolehan untuk menganalisa situasi atau masalah, kemudian mengambil keputusan untuk bertindak. Proses ini memerlukan seseorang berfikir, mengambil keputusan dan bertindak untuk melaksanakan tugas atau aktiviti. Dalam program latihan, kemahiran dan kecekapan dikembangkan melalui latihan atau pengulangan sesuatu aktiviti supaya biasa melakukan kerja atau tugas.

c) Sikap dan nilai Kedua-dua ciri personal ini penting dalam latihan kerana ia memandu seseorang untuk berkelakuan dalam situasi-situasi tertentu. Sikap dan nilai menjadi relevan dalam situasi latihan kerana sesetangah ni lai dan sikap boleh menghadkan keberkesanan melaksanakan tugas oleh individu. Semasa latihan peserta membawa bersama mereka pengetahuan dan kecekapan. Peserta juga membawa kecenderungan personal, pra sangka, sikap dan nilai masing-masing. Tiap-tiap individu ada cara unik menilai dan membuat interpretasi situasi dan berkomunikasi dengan orang lain. Tindakbalas mereka terhadap manusia, keadaan dan

14

masalah kerapkali dipandu oleh atribut-atribut tersebut. Oleh itu sikap akan menentukan bagaimana seseorang berkelakuan dalam situasi-situasi tertentu. Ciri-ciri personal ini juga mungkin memberi kesan kepada perhubungan interpersonal dengan rakan sekerja atau penyelia dalam organisasi. Oleh yang demikian adalah perlu bagi peserta latihan peka dengan nilai dan sikap masing-masing yang akan menentukan kejayaan sesuatu program latihan. Sejauhmana peranan sikap dan nilai dalam latihan bergantung kepada jenis dan skop latihan. Sesetengah program pembangunan sahsiah mungkin akan memperkenalkan sikap dan nilai yang dikehendaki yang boleh menyumbang kepada peningkatan mutu kerja dan mengeratkan hubungan antara peserta dengan subordinat, rakan sekerja dan penyelia. Ini akan mendorong pembangunan personal.

d) Maklumat/informasi Informasi boleh diperolehi daripada data statistik yang asas, fakta dan perangkaan yang merupakan sebahagian daripada imput latihan. Contohnya seperti data demografi sesuatu komuniti, skema dan program yang dianjurkan oleh kerajaan atau bukan kerajaan bagi sesuatu bahagian dalam populasi, specifikasi kerja, dan laopran-laporan prestasi. Informasiinformasi ini akan membantu dalam mereka bentuk aktiviti latihan yang lebih produktif. Informasi (sama ada dicetak atau dokumen) boleh digunakan sebagai bahan dalam latihan.

15

RUMUSAN Latihan merupakan kaedah atau proses yang sistematik untuk mengubah gelagat pekerja ke arah mempercepat pencapaian matlamat pengurus sumber manusia dan organisasi milikan mereka pada masa hadapan. Oleh itu, setiap program latihan yang telah dikenal pasti perlu diberi kepada pekerja, hendaklah mampu mengubah tingkah laku pekerja ke arah pencapaian prestasi yang lebih baik berbanding dengan sebelum mengikuti program latihan. Program latihan kepada pekerja amat penting bagi organisasi. Melalui program latihan ini, dapat membangunkan pengetahuan dan kemahiran baru yang diperlukan. Latihan yang berterusan akan mengurangkan masa dan kos untuk memahami teknik baru dalam melaksanakan sesuatu tugas. Oleh itu, pengurus sumber manusia merupakan orang yang bertanggungjawab memastikan latihan dijalankan di organisasi mereka. Mereka sepatutnya memberi keutamaan kepada program latihan kerana ia akan memberi kesan langsung kepada daya saing organisasi. Program latihan yang telah dikenal pasti perlu diberi kepada pekerja itu, hendaklah mampu mengubah tingkah laku pekerja ke arah pencapaian prestasi yang lebih baik berbanding dengan sebelum mengikuti program latihan. Program latihan kepada pekerja amat penting bagi organisasi. Melalui program latihan tersebut, dapat membangunkan pengetahuan dan kemahiran baru yang diperlukan. Latihan yang berterusan akan mengurangkan masa dan kos untuk memahami teknik baru dalam melaksanakan sesuatu tugas. Oleh itu, pengurus sumber manusia ialah orang yang bertanggungjawab memastikan latihan dijalankan di organisasi mereka. Mereka sepatutnya memberi keutamaan kepada program latihan kerana ia akan memberi kesan langsung kepada daya saing organisasi. Menurut Blanchard dan Thacker (1999) pula, analisis keperluan adalah untuk menentukan kekurangan pengetahuan, kemahiran dan sikap yang diperlukan untuk melakukan sesuatu kerja dan latihan yang diperlukan oleh sesebuah organisasi. Kadangkala pihak pengurusan organisasi terpaksa membetulkan sesuatu latihan yang telah direka bentuk bagi menyesuaikan keperluan individu akibat halangan dan kekangan semasa menjalani latihan agar pengetahuan, kemahiran dan sikap yang hendak diserapkan lebih bermakna dan tercapai.

16

RUJUKAN Cohen, L., & Manoin, L. (1989). Research Methods in Education (3rd ed.). London: Routledge. Binkerhoff, R.O., (1987) Achieving Results from Training. Jossey-Bass Inc.: San Francisco. Brookes, J., (1995). Training and Development Competence: A practical Guide. London: Kogan Page. Buckley, R., & Cape, J., (1996). The Theory and Practice of Training. (3rd. Edition). London: Kogan Page. Clark, D. (1998). Instructional System Design - Analysis Phase - Chap II. Available : http : //www. nwl ink . com/ donclark/hrd/sat2. html . Dick, W. & Carey, L. (1996). The Systematic Design of Instruction, (4th Edition). New York: Harper Collins. Ford, K.J., & Noe, A.R., (1987). Self Assessed Training Needs: The Effects of Attitudes towards Management Level and Function, Personal Psychology No.40, ms 39-53. Gilbert, T. (1988). Performance Engineering In what Works at Work: Lessons from the Masters. Minneapolis: Lakewood Books. Goldstein L., (1993). Training in Organization. (3rd Edition). (California): Brookes/Cole Publishing. Monterey, CA. Ibrahim Mamat, (1996) Rekabentuk dan Pengurusan Latihan: Konsep &Amalan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa & Pustaka.

17