Chương trình Đào Tạo Mini MBA

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

VÀ ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN
Effective Planning & Implementation

1 Giảng Viên : Trần Minh Lộc

 Mục tiêu khoá học
Kết thúc chuyên đề, học viên sẽ có khả năng:
• Ứng dụng kỹ năng lập kế hoạch vào công việc
• Nhận biết được các cơ sở lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu
kế hoạch
• Hiểu biết về các loại kế hoạch và các công cụ lập kế hoạch
• Nâng cao kỹ năng viết một bản kế hoạch hoàn chỉnh và có
tính khoa học, thực tiễn cao trong công việc hàng ngày
• Nhận biết các vấn đề liên quan đến tổ chức thực hiện công
việc hiệu quả
• Hiểu và áp dụng các phương pháp đảm bảo tối ưu hoá sự
phối hợp giữa các bộ phận
 Nội dung
2
Phần 1: Kỹ năng Lập kế hoạch

Phần 2: Điều Phối Thực Hiện Kế Hoạch

 PHƯƠNG PHÁP

Bài giảng

Động Não

Thảo luận nhóm

Bài tập tình huống

Thực hành

4
 Nguyên Tắc Của Lớp Học

Chỉ có giải pháp phù hợp

THÔNG TIN CẦN BIẾT

EXIT
Các Anh Chị mong đợi được điều
gì trong khóa học ?
Phần 1: Kỹ Năng Lập Kế Hoạch
 Thảo luận nhóm
• Tại Sao phải lập kế hoạch?
• Các nguyên tắc và phương pháp nào áp dụng
để lập kế hoạch ?
• Các công cụ nào dùng để áp dụng lập kế
hoạch hiệu quả ?
 KHÁI NIỆM

Lập kế hoạch là quá trình thiết lập mục tiêu, trù bị

những phần việc cần thực hiện trong tương quan
tổng thể, trong đó có việc sử dụng và phối hợp
các nguồn lực theo phương cách tối ưu nhất để
đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra một cách
hiệu quả nhất trong thời gian đã định.
 MỤC ĐÍCH

• Nhằm đạt được các mục tiêu đề ra một

cách hiệu quả nhất.
• Xác lập mục tiêu - bước đầu tiên của lập
kế hoạch
»Mục tiêu: Đích đến
»Kế hoạch: Phần chi tiết của chiến
lược để đạt kết quả mong đợi
 Tầm quan trọng của kế hoạch
• Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
• Phối hợp mọi nguồn lực, nhân lực và vật lực của tổ chức
hữu hiệu hơn.
• Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
• Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp
với các bên liên quan.
• Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của
môi trường bên trong và bên ngoài
• Giúp giao việc hiệu quả
• Tạo sự thuận lợi cho việc kiểm tra, đánh giá
• Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra
 Cán bộ quản lý
ĐỐI VỚI CẤP TRÊN
• Hiểu và san sẻ mục tiêu công
việc của quản lý cấp trên.
• Chủ động lên lịch kế hoạch
thực thi.
• Có các giải pháp dự phòng
• Trình bày kế hoạch với cấp trên
rõ ràng.
• Trình bày phương án dự phòng
với cấp trên.
ĐỐI VỚI CẤP DƯỚI
• Xây dựng kế hoạch triển
khai chi tiết.
• Lên kế hoạch uỷ thác cho
từng cá nhân
• Có kế hoạch giám sát, hỗ
trợ cho từng cá nhân, khu
vực
• Có kế hoạch hỗ trợ dự
phòng

ĐỐI VỚI BẢN THÂN

Làm gương, tuân thủ và cam kết thực hiện kế hoạch
Khung Thời Gian
 Nguyên tắc lập kế hoạch

Phải theo đúng trình tự Mục tiêu

S.M.A.R.T
 Mục tiêu SMART

S Specific (cụ thể)

M Measurable (có thể đo lường)

A Achievable (có tính khả thi)

R Relevant (phù hợp/liên quan)

T Time-bound (giới hạn thời gian)

 Xác Định Mục Tiêu

• Tầm nhìn - Mục đích - Mục tiêu

• Mục tiêu dài hạn & Mục tiêu ngắn hạn
• Các câu hỏi dùng để xác định mục tiêu:
– Chúng ta làm việc này cho ai?
– Ai là khách hàng của chúng ta?
– Chúng ta mong muốn đạt được gì?
– Khách hàng hưởng lợi gì? Đến mức độ nào?
 Bài tập nhóm

• Mỗi nhóm viết ra 2 mục tiêu SMART liên quan đến

công việc việc cụ thể của mình.
 Phương Pháp Lập Kế Hoạch
Phân tích SWOT (TOWS)
 Phân tích SWOT
1. Nếu đối tượng phân tích là công việc kinh doanh, mục tiêu phân
tích là cải thiện, thì SWOT sẽ được hiểu đơn giản như sau:
“Điểm mạnh” (Duy trì, xây dựng & làm đòn bẩy)
“Cơ hội” (Đánh giá một cách lạc quan)
“Điểm yếu” (Phương thuốc để sửa chữa hoặc để thoát khỏi điểm yếu)
“Thách thức/rủi ro” (Các trở ngại từ bên ngoài)
2. Một công ty không nhất thiết phải theo đuổi các cơ hội tốt nhất, có
thể thay vào đó là tạo dựng khả năng phát triển lợi thế cạnh tranh
bằng cách tìm hiểu mức độ phù hợp giữa các điểm mạnh của
mình & cơ hội sắp đến. Trong một số trường hợp, công ty có thể
khắc phục điểm yếu của mình để giành được những cơ hội hấp
dẫn
 Phân tích SWOT
3. Các chiến lược cơ bản

O T
S Theo đuổi những cơ Xác định những cách thức có
hội phù hợp với các thể sử dụng điểm mạnh của
điểm mạnh mình để giảm khả năng bị thiệt
hại vì các nguy cơ từ bên ngoài
W Khắc phục các điểm Hình thành chiến lược phòng
yếu để theo đuổi & thủ để ngăn không cho các
nắm bắt cơ hội điểm yếu làm cho công ty trở
nên dễ bị tổn thương trước các
nguy cơ thách thức từ bên
ngoài
Các câu hỏi căn bản để tránh
nhầm lẫn trong phân tích
SWOT
ĐIỂM MẠNH (S)
-Công ty bạn có gì tốt nhất?
-Bạn có thể làm được gì tốt hơn người
khác?
-Người khác thấy bạn có điểm mạnh gì?
ĐIỂM YẾU (W)
-Bạn cần phải cải tiến cái gì?
-Bạn cần phải tránh điều gì đã làm sai?
Các câu hỏi căn bản để tránh
nhầm lẫn trong phân tích
SWOT
CƠ HỘI (O)
-Đâu là cơ hội tốt nhất?
-Đâu là xu thế mà bạn mong đợi?
-Những cơ hội nào mang lại hiêu quả (có ích)?:
thay đổi về công nghệ, thị trường, về dân số,
cách sống, sự kiện tại địa phương
THÁCH THỨC/RỦI RO (T)
-Trở ngại lớn nhất từ tác động bên ngoài là gì?
-Đối thủ đang làm gì? Họ lấy điểm mạnh gì của
họ để tạo Rủi Ro cho đối thủ?
-Thay đổi công nghệ, chính sách, luật pháp,
kinh tế có ảnh hưởng gì?
 Yếu tố cần quan khi lập Kế Hoạch

P.E.S.T
•P
olitical Factors (Các yếu tố Chính trị- Luật pháp)

•E
conomics Factors (Các yếu tố Kinh tế)

•S
ocial Factors (Các yếu tố Văn hóa- Xã Hội)

•T echnological Factors (Các yếu tố Công nghệ)

 Lập Kế Hoạch với

Strategy - chiến lược

Structure - cơ cấu
System - hệ thống
Style - phong cách
Shared Value - giá trị chung
Staff - đội ngũ nhân viên
Skill - kỹ năng
Bạn làm thế nào xác định thứ tự
ưu tiên để xử lý công việc?
 Nguyên tắc 20/80

20%  20% đầu vào tạo ra 80% kết

quả
80%
 80% kết quả đạt được do
80%
20% nỗ lực
20%
 80% doanh thu tới từ 20%
khách hàng quan trọng nhất

• 80% giá trị được sản xuất ra từ 20% nguồn lực

• 80% sai sót có thể được loại bỏ bằng cách tập trung sửa chữa 20%
• nguyên nhân gây sai sót
 Nguyên tắc 20/80

• Nhận diện và có thể loại bỏ

80% các công việc ít giá trị
• Tập trung 80% nỗ lực &
suy nghĩ của bạn vào 20%
những công việc mang lại
giá trị cao nhất
 Lập trật tự ưu tiên
+ Khẩn cấp

Làm nhanh và
Ưu tiên hàng
đơn giản, ủy
đầu
thác

- Quan trọng + Quan trọng

Bỏ qua, ủy thác Thực hiện sớm và

cẩn thận

- Khẩn cấp
 Lập kế hoạch
Sử dụng công thức 5W3H:
• What: làm công việc gì?
• Why: tại sao phải làm việc đó?
• Who: ai thực hiện/hỗ trợ/phối hợp? (Chỉ rõ các
bộ phận liên quan phối hợp)
• When: khi nào thực hiện?
• Where: thực hiện ở đâu?
• How: thực hiện bằng cách nào?
• How much: chi phí bao nhiêu?
• How to evaluate: làm thế nào để đánh giá?
 Lập kế hoạch

• 2C – Kiểm tra và kiểm soát

– Check and Control
• 5M – Phối hợp nguồn lực
– Man
– Money
– Materials
– Machine
– Methods
 Xác định nguồn lực

Các câu hỏi cần đặt ra:

• Cần kiến thức và kỹ năng nào?
• Cần máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu
nào?
• Cần các nguồn lực đặc biệt hoặc các
nguồn lực không thông dụng nào?
• Chi phí bao nhiêu?
 Phân tích rủi ro
Các câu hỏi cần đặt ra:
• Đối với công việc/nhiệm vụ này, điều gì có thể
sai sót?
• Các nguyên nhân có thể đối với vấn đề tiềm tàng
này?
• Làm thế nào hạn chế việc xảy ra của các nguyên
nhân này?
• Ta sẽ làm gì nếu vấn đề tiềm tàng này xảy ra
trên thực tế?
• Điều gì sẽ khởi động kế hoạch dự phòng?
 Lập lịch làm việc

• Lên lịch các công việc phải làm.

• Làm các việc Quan Trọng và Khẩn Cấp
trước
• Tại công ty, CÔNG VIỆC là ưu tiên
• Áp dụng nguyên tắc 80/20
• Nếu bạn uỷ thác công việc, hãy lên lịch
theo dõi
Công Cụ Lập Kế Hoạch Hiệu Quả
 Biểu đồ GANTT
Phòng:
Thực hiện: Mr Quang- Tháng 01/2016

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG 2016

ST NĂM 2015
CÔNG VIỆC Phân công
T T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10T11T12
1 Xây dựng đội ngũ
2 Chiến dịch Chăm sóc Khách hàng VIP
3 Xây dựng Văn hoá phòng ban/ đơn vị
4 Xây dựng chuẩn mực phục vụ RATER
5 Chiến dịch huy động
6 Cảm ơn khách hàng
7
FLOW CHART
 Công cụ định hướng

• GOSM là một hệ thống định hướng, hỗ

trợ triển khai mục tiêu cho công ty hay tổ
chức, trong đó nêu rõ:
– Mục tiêu Goals
– Chỉ tiêu (Objective)
– Các chiến lược/ kế hoạch hành động
(Strategies)
– Các thước đo (Measures)
 GOSM là gì?
Goals Objectives Strategies Measures
Mục tiêu Kế Hoạch Hành Động Chỉ số /Thước Đo
Chỉ Tiêu
Những gì chúng ta Các kết quả cụ thể Bằng cách nào Làm sao biết
cần đạt được chúng ta cần có được chúng ta đạt được được hoặc đo
để đạt được các Mục các Chỉ tiêu và Mục được mức độ
Dựa vào Sứ Mạng Tiêu
(Mission), Kế Tiêu? thành công của
-Định nghĩa cụ thể và
Hoạch Chiến Lược Thường ở hình các kế Hoạch
rõ ràng “thành công”
(Strategic Plan), Kế của các Mục Tiêu là gì thức các Dự Án Tác Chiến
hoạch Kinh Doanh Chỉ tiêu phải theo tiêu hoặc các Kế Hoạch Các chỉ số được
(Business Plan), chuẩn S.M.A.R.T. Cụ /Chương trình hành dùng làm cơ sở
Cần đơn giản và dễ thể, Đo được, Có thể động đánh giá kết quả
hiểu đạt được, Liên quan, Phải là những hoạt động của
Có thời hạn rõ ràng) quyết định cụ thể Tổ chức và các
nhân viên
(NGÔN TỪ) (CON SỐ/NGÀY THÁNG) (NGÔN TỪ) (CON SỐ/NGÀY
THÁNG)

CÁI GÌ BẰNG CÁCH NÀO

Phần 2: Tổ chức triển khai kế hoạch
 Thảo luận nhóm

Mỗi nhóm đưa ra 3 khó khăn khi tổ chức

triển khai kế hoạch? Cho biết lý do?

42
 Phương Pháp Quản Lý

1. MBO : Quản lý theo Mục tiêu

2. MBP : Quản lý theo Quy Trình
3. MBV: Quản lý theo Giá Trị
 QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU -
MBO

• Chúng ta không quản lý được những gì

không đo lường được
• Chúng ta không đo lường được những gì
không mô tả được

44
 QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU - MBO
TÀI CHÍNH
FINANCIAL

Initiatives
Measures
Objective
Làm thế nào

Targets
để
How do we ta đáp
chúng
look to
ứng mong đợi
shareholders?
của cấp trên?

CUSTOMER INTERNAL
QUY TRÌNH BUSINESS
KHÁCH HÀNG
Initiatives
Measures
Objective

Initiatives
Measures
Objective
PROCESS
Targets

KINH DOANH

Targets
Làm thế SỨ MÊNH,
How nào
do our
Vision
để khách hàng
customers
TẦM NHÌN
and
VÀ CHIẾN
NỘI
WhatBỘ
must
Strategy we excel at?
nhậnsee us?
biết ra LƯỢC Chúng ta bắt
chúng ta? Buộc phải nổi
HỌC TẬP VÀ and
LEARNING bật ở điểm
TĂNG nào?
Initiatives
Measures
Objective

GROWTH Targets
TRƯỜNG
Can we
Liệu chúng
continue tota
Có thể tiếp
improve tục
and
create value? Source: A Management Guide for the
nâng cao và
deployment of strategic metrics, Ratheon
gia tăng giá
trị?
45
 QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU
- MBO
Thước đo:
– Dụng cụ đo lường.
– Ví dụ: Chất lượng dịch vụ có thể đo bằng tỷ lệ
khách hàng rời bỏ công ty, thời gian chờ để
thực hiện giao dịch…
Số đo
– Số đo thành công
– Số đo triển khai

46
 LỜI KHUYÊN
Tại sao nhiều tổ chức lại
thực thi kế hoạch chiến lược thất bại?

#1: Họ không thể quản lý #2 Họ không quản lý Kế hoạch

điều mà họ không thể Chiến lược
mô tả nó
• 60% tổ chức không liên
• Không có cách kết chiến lược với ngân
miêu tả chiến lược sách và kế hoạch
một cách thông
dụng • 70% không liên kết các
chính sách khuyến khích
quản trị với chiến lược
• 95% nhân viên
thông thường không • 85% các ban điều hành
hiểu chiến lược dành ít hơn 1 giờ hàng
tháng thảo luận chiến
47
lược
 Kiểm soát các mục tiêu
• Kiểm soát đầu ra
• Kiểm soát quá trình
• Kiểm soát chất lượng
• Kiểm soát thời gian
• Kiểm soát nguyên vật liệu
• Kiểm soát chi phí
• Kiểm soát thành tích của nhân viên
• Kiểm soát sự thay đổi

48
 Các bước kiểm soát
• Xác định các yếu tố chính để kiểm soát
• Đo lường những gì đang xảy ra với các yếu tố
chính này
• So sánh những gì đang diễn ra với kế hoạch
• Tìm nguyên nhân chênh lệch giữa kế hoạch và
thực tế
• Quyết định hành động sửa đổi
• Thực hiện hành động

49
 Bài tập

• Giao việc cho nhân viên

Hỏi và Đáp
 Thảo luận và trình bày nhóm
• Chọn một công việc cụ thể/ Dự án cụ thể
đã liệt kê , Các Anh lập kế hoạch thực
hiện ?
- Dựa vào GOSM
- Dựa vào 5W3H