‫الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫‪V.04‬‬
 ‫‪INDEX‬‬
‫الفهرس‬

‫الباب األول‪ :‬السياسات العامة ‪4 .......................................................................................‬‬

‫( ‪ ) 1‬األهـداف العامة ‪4 ..............................................................................................‬‬
‫( ‪ ) 2‬ملف الموظف ‪5 ................................................................................................‬‬
‫( ‪ ) 3‬سرية ملفات وسجالت الموظفين وضوابط االطالع عليها‪6 ...........................................‬‬
‫( ‪ ) 4‬ضوابط االطالع على الملفات والسجالت الشخصية للموظفين ‪7 .....................................‬‬
‫( ‪ ) 5‬سجالت الموظف ‪7 ............................................................................................‬‬
‫( ‪ ) 6‬سجالت الموظفين العامة‪8 ...................................................................................‬‬
‫( ‪ ) 7‬ضوابط تصميم واستخدام بطاقة العمل للموظف )‪8 ............................. (Employee ID‬‬
‫( ‪ ) 8‬ضوابط إصدار وتصميم كروت التعريف للموظفين )‪9 ......................(Business Cards‬‬
‫( ‪ ) 9‬التعامل مع الوثائق الثبوتية الرسمية للموظف ‪10 ........................................................‬‬
‫الباب الثاني‪ :‬اإلجراءات العامة ‪11 ...................................................................................‬‬
‫( ‪ ) 1‬إجراءات استكمال المستندات بملف الموظف ‪12 ........................................................‬‬
‫( ‪ ) 2‬إجراءات طلب معلومات عن الموظف ‪13 ................................................................‬‬
‫( ‪ ) 3‬إجراءات استالم وثيقة ثبوتية من الموظف ‪14 ...........................................................‬‬
‫( ‪ ) 4‬إجراءات تسليم وثيقة ثبوتية للموظف‪15 ..................................................................‬‬
‫( ‪ ) 5‬إجراءات اإلبالغ عن فقدان وثيقة ثبوتية للموظف‪16 ...................................................‬‬
‫( ‪ ) 6‬إجراءات طلب طباعة واستالم كروت التعريف ‪17 .....................................................‬‬
‫( ‪ ) 7‬إجراءات اإلبالغ عن التغيير في البيانات الشخصية للموظف‪18 .....................................‬‬
‫( ‪ ) 8‬إجراءات تجهيز سجالت الموظف ‪19 .....................................................................‬‬
‫( ‪ ) 9‬إجراءات تجهيز وثائق التعريف بالموظف ‪20 ...........................................................‬‬
‫( ‪ ) 10‬إجراءات تجهيز سجالت الموظفين ‪21 ....................................................................‬‬
‫( ‪ ) 11‬إجراءات تسليم الوثائق للمتابعة‪22 .........................................................................‬‬
‫الباب الثالث‪ :‬نماذج العمل ‪23 .........................................................................................‬‬
‫المجموعة األولى ‪ :‬ملفات الموظفين‪24 ..........................................................‬‬ ‫)‪(1‬‬
‫) ‪ ( 1‬نموذج ‪ /‬نموذج استكمال ملف الموظف‪24 .................................................. FR.01-‬‬
‫) ‪ ( 2‬نموذج ‪ /‬طلب معلومات عن الموظف‪25 ..................................................... FR.02-‬‬
‫) ‪ ( 3‬نموذج ‪ /‬إشعار استالم وثيقة ثبوتية‪26 ........................................................ FR.03-‬‬
‫) ‪ ( 4‬نموذج ‪ /‬طلب استالم وثيقة ثبوتية‪27 ......................................................... FR.04-‬‬
‫) ‪ ( 5‬نموذج ‪ /‬اإلبالغ عن فقدان وثيقة ثبوتية‪28 ................................................... FR.05-‬‬
‫) ‪ ( 6‬نموذج ‪ /‬طلب طباعة كروت التعريف للموظف‪29 ......................................... FR.06-‬‬
‫نموذج ‪ /‬إقرار وتعهد بعدم إساءة استخدام كروت التعريف‪30 ........................... FR.07-‬‬ ‫)‪(7‬‬
‫نموذج ‪ /‬اإلبالغ عن التغيير في البيانات الشخصية للموظف‪31 ......................... FR.08-‬‬ ‫)‪(8‬‬
‫المجموعة الثانية ‪ :‬سجالت الموظفين ‪32 ........................................................‬‬ ‫)‪(2‬‬
‫نموذج ‪ /‬السجل العام للموظف‪32 .............................................................. FR.09-‬‬ ‫)‪(9‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل الغياب للموظف‪33 ............................................................. FR.10-‬‬ ‫) ‪( 10‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل تقييم األداء للموظف‪34 ........................................................ FR.11-‬‬ ‫) ‪( 11‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل بدل السكن للموظف‪35 ........................................................ FR.12-‬‬ ‫) ‪( 12‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل اإلجازات السنوية للموظف‪36 ............................................... FR.13-‬‬ ‫) ‪( 13‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل اإلجازات المرضية للموظف‪37 ............................................. FR.14-‬‬ ‫) ‪( 14‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل اإلجازات الطارئة وإجازة الحج للموظف‪38 .............................. FR.15-‬‬ ‫) ‪( 15‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل الدورات التدريبية للموظف‪39 ............................................... FR.16-‬‬ ‫) ‪( 16‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية للموظف‪40 .............................. FR.17-‬‬ ‫) ‪( 17‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل إصابات العمل للموظف‪41 ................................................... FR.18-‬‬ ‫) ‪( 18‬‬
‫المجموعة الثالثة ‪ :‬التعريف بالموظف‪42 ........................................................‬‬ ‫)‪(3‬‬
‫نموذج ‪ /‬بطاقة هوية موظف‪42 ............................................................... FR.19-‬‬ ‫) ‪( 19‬‬
‫نموذج ‪ /‬خطاب التعريف بالموظف‪43 ....................................................... FR.20-‬‬ ‫) ‪( 20‬‬
‫نموذج ‪ /‬خطاب التعريف المؤقت لإلقامة الجديدة‪44 ....................................... FR.21-‬‬ ‫) ‪( 21‬‬
‫نموذج ‪ /‬خطاب التعريف المؤقت لتجديد اإلقامة‪45 ........................................ FR.22-‬‬ ‫) ‪( 22‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل بطاقات الهوية للموظفين‪46 .................................................. FR.23-‬‬ ‫) ‪( 23‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية للموظفين‪47 ............................. FR.24-‬‬ ‫) ‪( 24‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل إصابات العمل للموظفين‪48 .................................................. FR.25-‬‬ ‫) ‪( 25‬‬
‫نموذج ‪ /‬سجل الوثائق المسلمة للتعقيب‪49 ................................................... FR.26-‬‬ ‫) ‪( 26‬‬
 ‫الباب األول‪ :‬السياسات العامة‬

‫األهـداف العامة‬

‫‪ . 1‬توثيق العالقة بين المنشأة والموظفين‪.‬‬

‫االحتفاااظ بالمسااتندات والوثااائق الرساامية والمراسااالت الخاصااة بااالموظفين بطريقااة‬
‫‪.2‬‬
‫منظمة‪.‬‬
‫‪ . 3‬تأكيد التعامل الرسمي بين المنشأة والموظفين والتي تقوم على أساس الوقائع المثبتة‪.‬‬
 ‫ملف الموظف‬
‫المادة (‪ : ) 1‬تعتمد المنشأة لتنظيم ملفات الموظفين السياسات التالية‪:‬‬
‫(‪ )1‬الاارقم الااوظيفي‪ :‬يااتم تخصااي رقاام (كااود وظيفااي موحااد ال يتكاارر) لكاال موظااف عنااد‬
‫التحاقه بخدمة المنشأة يبقى محتفظا ً به طوال مدة الخدمة‪.‬‬
‫(‪ )2‬تعتباار إدارة المااوارد البشاارية هااي المس ا ولة عاان تنظاايم ملفااات المااوظفين والتأكااد م ان‬
‫توثيق وصحة بياناتها وضبطها ومطابقتها للواقع‪.‬‬
‫(‪ )3‬يجب أن يكون ملف خدمة الموظف مصادقا ً لحالته وذلك بإدخال ما يطرأ من تعاديالت‬
‫على بيانات الموظف الواردة أوالً بأول‪.‬‬
‫(‪ )4‬ملف الموظف‪ :‬يتم فتح ملف شخصي خاص بالموظف عند التعيين ويشتمل علاى كافاة‬
‫المسااتندات والبيانااات والقاارارات المتعلقااة بحالتااه الوظيفيااة ابتاادا ًء ماان دخولااه الخدمااة‬
‫وحتى انتهائه من الخدمة‪ ،‬يتم تقسيمه إلى قسمين كما يلي‪:‬‬
‫( أ ) القسم األول‪ :‬توضع فيه جميع المراسالت التي تتم بين المنشاأة والموظاف طاوال‬
‫فترة خدمته ويتم تجزئته إلى أربعة أجزاء كما يلي‪:‬‬
‫‪ ‬الجاازء األول‪ :‬ويوضااع فيااه جميااع المواضاايع ذات الصاابغة التعاقديااة (طلااب‬
‫العمل‪ ،‬عقد العمل‪ ،‬الشهادات وغيرها)‪.‬‬
‫‪ ‬الجزء الثاني‪ :‬ويوضع فيه جمياع المواضايع ذات الصابغة المالياة (العاالوات‪،‬‬
‫البدالت‪ ،‬قرارات التعديل الوظيفي أو الترقي وغيرها)‪.‬‬
‫‪ ‬الجاازء الثالااث‪ :‬ويوضااع فيااه جميااع المواضاايع المتعلقااة باإلجااازات والغياااب‬
‫والدوام الرسمي والجزاءات وخالف ذلك‪.‬‬
‫‪ ‬الجزء الرابع‪ :‬ويوضاع فياه المراساالت األخارل والساجالت الخاصاة بخطاط‬
‫التدريب والتطوير للموظف‪.‬‬
‫( ب ) القسم الثاني‪ :‬توضع فيه جميع بيانات الموظف الطبية طوال فترة خدمته‪.‬‬
‫(‪ )5‬محتويات ملف الموظف‪ :‬يجب أن يشتمل ملف الموظف على البيانات التالية‪:‬‬
‫( أ ) عرض العمل‪.‬‬
‫( ب ) عقد العمل‪.‬‬
‫( ج ) نسخة عن المؤهالت والدورات التدريبية التي حضرها‪.‬‬
‫( د ) نسخة عن شهادة الخبرات العملية‪.‬‬
‫( ه ) صورة من بطاقة األحوال المدنية للموظفين السعوديين‪.‬‬
‫( و ) صااورة ماان جااواز الساافر‪ ،‬واإلقامااة شاااملة الماارافقين بالنساابة للمااوظفين غياار‬
‫السعوديين‪.‬‬
‫( ز ) الوضع الصحي (األمراض المزمنة‪ ،‬العاهات‪ ،‬الخ) واألمراض المكتسبة‪.‬‬
‫( ح ) تقييم األداء السنوي‪.‬‬
 ‫( ط ) الوصف الوظيفي‪.‬‬
‫( ي ) المكافآت‪.‬‬
‫( ك ) الجزاءات‪.‬‬
‫( ل ) الترقيات والزيادات‪.‬‬
‫( م ) خطابات الشكر والتقدير‪.‬‬
‫( ن ) العنوان الدائم للموظف‪.‬‬
‫( س ) عنوان ذو صلة للموظف لالتصال به في الحاالت االضطرارية فقط‪.‬‬
‫سرية ملفات وسجالت الموظفين وضوابط االطالع عليها‬
‫المادة (‪ : ) 2‬تعتمد المنشأة للمحافظة على سرية ملفات وسجالت الموظفين السياسات التالية‪:‬‬
‫(‪ )1‬تتعامل المنشأة مع كافة المعلومات والبيانات المسجلة المتعلقاة بموظفيهاا بسارية تاماة‪،‬‬
‫وذلك بغرض المحافظة على سرية معلومات الخاصة بهم‪ ،‬وإعطااءهم الراحاة النفساية‬
‫كون معلوماتهم سرية‪.‬‬
‫(‪ )2‬يتم المحافظة على سجالت وملفات الموظفين الرسمية وفق الضوابط التالية‪:‬‬
‫( أ ) إن المحافظة على سرية ملفات وسجالت الموظفين هي مسؤولية إدارة الموارد‬
‫البشااارية ويتوجاااب عليهاااا اتخااااذ كافاااة االحتياطاااات والترتيباااات واإلجاااراءات‬
‫الالزمة لذلك‪.‬‬
‫( ب ) يخضع االطالع على ملفات الموظفين لموافقة مدير الموارد البشرية‪.‬‬
‫( ج ) يسامح لمادراء األقسااام واإلدارات بااالطالع علاى الملفااات والساجالت الخاصااة‬
‫بالموظفين العاملين تحت إشرافهم‪.‬‬
‫( د ) تعتبر كافة سجالت الموظفين سرية لذا تحفظ في خزانات أو فاي ملفاات بياناات‬
‫مأمنه عندما ال تكون مستخدمة‪.‬‬
‫( ه ) يسمح باالطالع على سجالت وملفاات الماوظفين حساب متطلباات العمال لاذوي‬
‫الصالحية فقط‪.‬‬
‫( و ) يجااوز للمااوظفين االطااالع علااى ملفاااتهم لاادل إدارة المااوارد البشاارية لغاارض‬
‫التحقق من صحة المعلومات الشخصية المضامنة فيهاا علاى أن ياتم ذلاك حساب‬
‫ضوابط محدده وأن يكون تحت اإلشراف‪.‬‬
‫( ز ) يقااع علااى عاااتق المااوظفين مسا ولية إخطااار المنشااأة بااأي تغيياارات تطاارأ علااى‬
‫بياناااتهم الشخصااية مثاال تغيياار العنااوان والوضااع االجتماااعي أو أفااراد األساارة‬
‫المعولين‪.‬‬
 ‫ضوابط االطالع على الملفات والسجالت الشخصية للموظفين‬
‫(‪ )3‬يتم إطالع الموظفين والجهات األخرل علاى الملفاات والساجالت الشخصاية للماوظفين‬
‫وفق الضوابط التالية‪:‬‬
‫( أ ) يتم إطالع الموظفين على ملفاتهم الشخصية وفق الضوابط التالية‪:‬‬
‫‪ ‬تقديم طلب رسمي مكتوب بواسطة الموظف لمادير الماوارد البشارية بالساماح‬
‫له باالطالع على ملفه مع بيان األسباب‪.‬‬
‫‪ ‬تقااوم إدارة المااوارد البشاارية باتخاااذ كافااة التاادابير الالزمااة الطااالع الموظااف‬
‫على ملفه في حضور إداري من شؤون الموظفين‪.‬‬
‫‪ ‬عنااد وجااود أي تغيياارات تطاارأ علااى ملااف الموظااف‪ ،‬يقااوم الموظااف بتقااديم‬
‫المستندات الثبوتية الالزمة إلدارة الموارد البشرية‪.‬‬
‫( ب ) يتم إطالع الجهات األخرل على بيانات الموظفين وفق الضوابط التالية‪:‬‬
‫‪ ‬تحاااال كافاااة الطلباااات للمعلوماااات المتعلقاااة باااالموظفين والمقدماااة مااان جهاااات‬
‫خارجية إلى مدير إدارة الموارد البشرية‪.‬‬
‫‪ ‬يجااب أن تكااون كافااة طلبااات المعلومااات المقدمااة ماان جهااات خااارج المنشااأة‬
‫مكتوبة‪.‬‬
‫‪ ‬ماادير إدارة المااوارد البشاارية هااو الااذي يحاادد حجاام ونوعيااة المعلومااات التااي‬
‫يمكن تقديمها في كل حالة‪.‬‬
‫سجالت الموظف‬
‫المادة (‪ : ) 3‬ياااتم االحتفااااظ فاااي ملاااف كااال موظاااف بالساااجالت الخاصاااة التالياااة (ساااواء بطريقاااة‬
‫إلكترونية أو مطبوعة)‪:‬‬
‫(‪ )1‬سجل الموظف‪.‬‬
‫(‪ )2‬سجل تقييم األداء‪.‬‬
‫(‪ )3‬سجل الدورات التدريبية‪.‬‬
‫(‪ )4‬سجل بدل السكن‪.‬‬
‫(‪ )5‬سجل إصابات العمل‪.‬‬
‫(‪ )6‬سجل اإلجازات السنوية‪.‬‬
‫(‪ )7‬سجل اإلجازات األخرل وإجازة الحج‪.‬‬
‫(‪ )8‬سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية‪.‬‬
 ‫سجالت الموظفين العامة‬
‫المادة (‪ : ) 4‬يتم االحتفاظ بسجالت الموظفين العامة (سواء بطريقة إلكترونية أو مطبوعة) والتاي‬
‫تشمل السجالت التالية‪:‬‬
‫(‪ )1‬سجل استالم دليل الموارد البشرية وتعديالته‪.‬‬
‫(‪ )2‬سجل بطاقات الهوية‪.‬‬
‫(‪ )3‬سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية للموظفين‪.‬‬
‫(‪ )4‬سجل الدورات التدريبية للموظفين‪.‬‬
‫(‪ )5‬سجل إصابات العمل للموظفين‪.‬‬
‫ضوابط تصميم واستخدام بطاقة العمل للموظف )‪(Employee ID‬‬
‫المادة (‪ : ) 5‬مقترح لتصميم بطاقة العمل‪ :‬يتم تصميم بطاقة العمل للموظفين كما يلي‪:‬‬
‫(‪ )1‬الوجه األمامي للبطاقة‪ :‬يجب أن يشتمل على البيانات التالية‪:‬‬
‫( أ ) الجزء العلوي من البطاقة‪ :‬اسم المنشأة باللغتين العربية واإلنجليزية‪.‬‬
‫( ب ) الجزء األيمن من البطاقة ويشمل‪:‬‬
‫‪ ‬اسم الموظف باللغتين العربية واإلنجليزية‪.‬‬
‫‪ ‬الرقم الوظيفي‪.‬‬
‫‪ ‬رقم البطاقة‬
‫‪ ‬المسمى الوظيفي‪.‬‬
‫( ج ) الجزء األيسر من البطاقة‪ :‬صورة الموظف‪.‬‬
‫(‪ )2‬الوجه الخلفي للبطاقة‪ :‬يجب أن يشتمل على تعليمات وبيانات استخدام البطاقة‪.‬‬
‫(‪ )3‬مقاسات البطاقة‪ % 150:‬من حجم بطاقة التعريف )‪.(Business Cards‬‬
‫(‪ )4‬حجاام الخااط المسااتخدم‪ :‬يراعااى أن يكااون حجاام الخااط المسااتخدم فااي الوجااه األمااامي‬
‫واضحا ً وكبيرا ً وبما يمكن العميل من قراءة االسم والوظيفة بدون عناء‪.‬‬
‫(‪ )5‬حامل البطاقة‪ :‬يتم تصميم نوعين من حامل (الشريط) كما يلي‪:‬‬
‫( أ ) مشبك مع برواز خفيف بنفس حجم البطاقة يمكن استخدامه لتعليق البطاقة علاى‬
‫الجيب األيسر للثوب أو القمي أو الجاكيت‪.‬‬
‫( ب ) حبل مع برواز خفيف بنفس حجم البطاقة يمكن اساتخدامه لتعلياق البطاقاة حاول‬
‫العنق ويراعى أن يحمل الحبل اسم المنشأة‪.‬‬
‫(‪ )6‬استخدام بطاقة العمل‪ :‬يتم استخدام بطاقة العمل وفق الضوابط التالية‪:‬‬
‫( أ ) يجب على الموظف إظهار بطاقة العمل الخاصة باه‪ ،‬وتثبيتهاا أو تعليقهاا حساب‬
‫تعليمات المظهر والهندام في العمل منذ لحظة دخوله للمنشأة وأال يتم نزعهاا أو‬
‫إخفائها إالّ بعد مغادرة مكان العمل‪ ،‬وذلك تحت طائلة المسائلة والمحاسبة‪.‬‬
‫يُراعااي الموظااف ضاارورة تعليااق واسااتخدام البطاقااة منااذ لحظااة دخااول للمنشااأة‬ ‫(ب)‬
‫(وليس بعاد الادخول) وأال ياتم نزعهاا مان مكانهاا إالّ بعاد مغاادرة مكاان العمال‪،‬‬
‫وذلك تحت طائلة المسائلة والمحاسبة‪.‬‬
‫يُسلم للموظف بطاقتين إحداها بمشبك الجيب والثانية بحبل للعنق‪.‬‬ ‫(ج)‬
‫يتوجااب علااى الموظااف أن يعيااد بطاقتااه إلااى المنشااأة عنااد االسااتقالة أو إنهاااء‬ ‫(د)‬
‫خدماته‪.‬‬
‫تعتبر البطاقة عهادة لادل الموظاف يجاب المحافظاة عليهاا وعناد فقادانها يتحمال‬ ‫(ه)‬
‫الموظف جميع النفقات المترتبة على فقدانها وإصدار بدل فاقد‪.‬‬
‫ضوابط إصدار وتصميم كروت التعريف للموظفين )‪(Business Cards‬‬
‫المادة (‪ : ) 6‬يتم إصدار كروت التعريف وفق الضوابط التالية‪:‬‬
‫(‪ )1‬تصرف كروت التعريف للف ات التالية‪:‬‬
‫( أ ) موظفي اإلدارة العليا‪.‬‬
‫( ب ) موظفي اإلدارة الوسطى‪.‬‬
‫( ج ) الموظفين الذين تتطلب طبيعة عملهم التعامل مع الجهات الخارجية‪.‬‬
‫(‪ )2‬يراعى في كروت التعريف ما يلي‪:‬‬
‫( أ ) أن تكون موحدة للجميع‪.‬‬
‫( ب ) أن ت ُبرز اسم المنشأة وشعارها أكثر من اسم الموظف‪.‬‬
‫( ج ) أن يكون التصميم مهنيا ً من حيث‪:‬‬
‫‪ ‬حجم الكارت ونوعيته‪.‬‬
‫‪ ‬طريقة التصميم وعرض البيانات‪.‬‬
‫‪ ‬األلوان ونوعية الخط المستخدم‪.‬‬
‫( د ) استخدام اللغتين العربية واإلنجليزية‪.‬‬
‫( ه ) أن يحتوي الكاارت البياناات األساساية للتواصال ماع المنشاأة (العناوان والهااتف‬
‫والبريد اإللكتروني وخالف ذلك)‪.‬‬
‫( و ) تصرف كروت التعريف خالل فترة التجربة‪.‬‬
‫( ز ) يجب أن يوقع الموظف تعهد بعدم إساءة استخدام الكروت‪.‬‬
‫( ح ) تطبع الكمية التي تتناسب مع طبيعة عمل الموظاف والتاي يعاود تقاديرها للجهاة‬
‫المختصة‪.‬‬
 ‫التعامل مع الوثائق الثبوتية الرسمية للموظف‬
‫المادة (‪ : ) 7‬الوثائق الثبوتية‪ :‬يتم التعامل مع الوثائق الثبوتية الرسمية وفق الضوابط التالية‪:‬‬
‫(‪ )1‬تحتفظ إدارة الموارد البشرية بجوازات السفر وكافة المستندات المهمة للماوظفين غيار‬
‫السعوديين في خزنة حديدية مضادة للحريق بطريقة منظمة‪.‬‬
‫(‪ )2‬يسلم جاواز السافر للموظاف غيار الساعودي قبال موعاد السافر بياومين وعلياه أن يعياده‬
‫عند الرجوع من إجازته بحد أقصى خالل (‪ )2‬يوم من تاريخ العودة الفعلية‪.‬‬
‫(‪ )3‬علااى المااوارد البشاارية االحتفاااظ بصااورة ماان تأشاايرة الخااروج والعااودة أو الخااروج‬
‫النهائي للموظف‪.‬‬
‫الباب الثاني‪ :‬اإلجراءات العامة‬
 ‫إجراءات استكمال المستندات بملف الموظف‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫تحديااد األوراو والمسااتندات الرساامية التااي يجااب‬ ‫‪ .1‬الموظف المخت‬
‫‪FR.01‬‬ ‫‪1‬‬ ‫اسااتالمها ماان الموظااف لوضااعها فااي ملفااة حسااب‬
‫السياسات المعتمدة‪.‬‬
‫‪3‬‬ ‫تسليم المستندات المطلوبة‪.‬‬ ‫‪ .2‬الموظف المعني‬
‫التأكاااااد مااااان صاااااحة المساااااتندات ومقارنتهاااااا‬ ‫‪ .3‬الموظف المخت‬
‫‪1‬‬ ‫باألصول والتأكد من سالمتها‪.‬‬
‫وضع المستندات في الملف الشخصي للموظف‬
‫‪5‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
 ‫إجراءات طلب معلومات عن الموظف‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫تعب ااااة نمااااوذج طلااااب معلومااااات عاااان الموظااااف‬ ‫‪ .1‬الجهة الطالبة‬
‫‪FR.02‬‬ ‫‪0‬‬ ‫للمعلومات‬
‫وتسليمة للموظف المخت بالموارد البشرية‬
‫دراسااااة الطلااااب وماااادل أحقيااااة الجهااااة الطالبااااة‬ ‫‪ .2‬الموظف المخت‬
‫‪1‬‬ ‫بالحصول عليها وكتاباة التوصايات ورفعهاا لمادير‬
‫الموارد البشرية‪.‬‬
‫دراسااااة الطلااااب والموافقااااة و ‪ /‬أو عاااادم الموافقااااة‬ ‫‪ .3‬مدير الموارد‬
‫‪1‬‬ ‫البشرية‬
‫وإعادة الطلب للموظف المخت‬
‫تجهياااز البياناااات والوثاااائق (إن طلبااات) وتساااليمها‬ ‫‪ .4‬الموظف المخت‬
‫‪1‬‬ ‫للجهة الطالبة وتحديد موعد إلعادة الوثاائق للملاف‬
‫ومتبعة ذلك مع الجهة الطالبة‪.‬‬
‫‪3‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
 ‫إجراءات استالم وثيقة ثبوتية من الموظف‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫تحديد الوثيقة المطلوبة من الموظف (جاواز السافر‬ ‫‪ .1‬الموظف المخت‬
‫‪FR.03‬‬ ‫‪0‬‬
‫مثالً) والطلب من الموظف المعني تسليمها‪.‬‬
‫‪3‬‬ ‫تسليم الوثائق المطلوبة للموظف المخت ‪.‬‬ ‫‪ .2‬الموظف المعني‬
‫حفظ الوثائق المستلمة في مكان آمن وتعب ة نموذج‬ ‫‪ .3‬الموظف المخت‬
‫‪1‬‬
‫استالم وثيقة ثبوتية وتسليمة للموظف المعني‪.‬‬
‫‪4‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
 ‫إجراءات تسليم وثيقة ثبوتية للموظف‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫تحديااد الوثيقااة المطلوبااة وتعب ااة النمااوذج وتسااليمة‬ ‫‪ .1‬الموظف المعني‬
‫‪FR.04‬‬ ‫‪0‬‬
‫ورفعة للرئيس المباشر للموافقة‪.‬‬
‫استالم الطلب ودراسة الطلب المقادم مان الموظاف‬ ‫‪ .2‬الموظف المخت‬
‫‪2‬‬ ‫وبيااان ماادل األحقيااة النظاميااة وتحديااد الماادة التااي‬
‫يتوجب على الموظف إعادتها‪.‬‬
‫‪1‬‬ ‫استالم الوثيقة المطلوبة‬ ‫‪ .3‬الموظف المخت‬
‫‪3‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
‫مالحظات‬
‫متابعة الموعد المحدد الستالم الوثيقة ال ُمسلمة للموظف‪.‬‬ ‫‪ .1‬يتوجب على الموظف المخت‬
 ‫إجراءات اإلبالغ عن فقدان وثيقة ثبوتية للموظف‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫تعب ااااة النمااااوذج موضااااحا ً بااااه البيانااااات الخاصااااة‬ ‫‪ .1‬الموظف المعني‬
‫بالوثيقة المفقاودة وكيفياة فقادانها مرفقاا ً باه الصاور‬
‫‪FR.05‬‬ ‫‪0‬‬
‫المتااوفرة عاان الوثيقااة وتسااليم النمااوذج للموظااف‬
‫المخت ‪.‬‬
‫دراسااااة اإلبااااالغ وتحديااااد اإلجااااراءات الالزمااااة‬ ‫‪ .2‬الموظف المخت‬
‫‪2‬‬
‫إلصدار بدل فاقد للوثيقة من الجهة التي أصدرتها‬
‫اسااتكمال اإلجااراءات النظاميااة لاادل الجهااات ذات‬ ‫‪ .3‬الموظف المخت‬
‫‪0‬‬ ‫بالمتابعة‬
‫العالقة إلصدار بدل فاقد للوثيقة‪.‬‬
‫‪1‬‬ ‫استالم الوثيقة المطلوبة‬ ‫‪ .4‬الموظف المخت‬
‫‪3‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
‫مالحظات‬
‫‪ .1‬يعتمد تحديد المدة الالزمة إلصدار بدل فاقاد للوثيقاة علاى اإلجاراءات المتبعاة لادل الجهاة التاي‬
‫ستصدر بدل الفاقد للوثيقة‪.‬‬
 ‫إجراءات طلب طباعة واستالم كروت التعريف‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫تعب ااة نمااوذج طلااب كااروت التعريااف وتحديااد‬ ‫‪ .1‬الموظف المعني‬
‫‪FR.06‬‬
‫‪0‬‬ ‫الكمية المطلوبة‪.‬‬
‫رفع الطلب للرئيس المباشر إلبداء الرأي‪.‬‬
‫دراساااة الطلاااب وإباااداء المالحظاااات وفاااي حالاااة‬ ‫‪ .2‬الرئيس المباشر‬
‫‪1‬‬
‫الموافقة إرساله إلدارة الموارد البشرية‬
‫اساااتالم الطلاااب والتنسااايق ماااع المطبعاااة المعنياااة‬ ‫‪ .3‬الموظف المخت‬
‫‪1‬‬ ‫لطباعاااة الكاااروت بالكمياااة والمواصااافات المحاااددة‬
‫واالتفاو على موعد التسليم‬
‫طباعة الكروت وتسليمها للموظف المخات الاذي‬ ‫‪ .4‬المطبعة المعنية‬
‫‪7‬‬ ‫يقاااوم بالتأكاااد مااان صاااحة الكمياااات والمواصااافات‬
‫والجودة وعدم وجود أخطاء‪.‬‬
‫اساااتالم الكاااروت وتوقياااع تعهاااد المحافظاااة علاااى‬ ‫‪ .5‬الموظف المعني‬
‫‪FR.07‬‬ ‫‪1‬‬
‫استخداماتها‪.‬‬
‫‪10‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
 ‫إجراءات اإلبالغ عن التغيير في البيانات الشخصية للموظف‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫تعب اااة نماااوذج اإلباااالغ عااان التغييااار فاااي البياناااات‬ ‫‪ .1‬الموظف المعني‬
‫‪FR.08‬‬ ‫‪0‬‬
‫الشخصية وتسليمة للموظف المخت‬
‫استالم النموذج وتحديث البيانات حسب التغييارات‬ ‫‪ .2‬الموظف المخت‬
‫‪1‬‬
‫الموضحة واالحتفاظ باإلبالغ بملف الموظف‬
‫‪1‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
 ‫إجراءات تجهيز سجالت الموظف‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫‪FR.09‬‬ ‫تجهيااااز الساااااجالت الخاصااااة باااااالموظف حساااااب‬ ‫‪ .1‬الموظف المخت‬
‫‪FR.10‬‬ ‫الطريقاااة المعتمااادة (ساااواء إلكترونياااة أو يدوياااة)‬
‫‪FR.11‬‬ ‫وإبقاؤها جاهزة للتسجيل فيها في أي وقت‪.‬‬
‫‪FR.12‬‬
‫‪FR.13‬‬
‫‪0‬‬
‫‪FR.14‬‬
‫‪FR.15‬‬
‫‪FR.16‬‬
‫‪FR.17‬‬
‫‪FR.18‬‬
‫‪2‬‬ ‫تحديث البيانات في السجالت عند حدوثها‪.‬‬ ‫‪ .2‬الموظف المخت‬
‫‪2‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
‫مالحظات‬
‫‪ .1‬يتم إتباع اإلجراءات الموضحة أعاله لفتح السجالت التالية‪:‬‬
‫السجل العام للموظف‪.‬‬
‫سجل الغياب للموظف‪.‬‬
‫سجل تقييم األداء للموظف‪.‬‬
‫سجل بدل السكن للموظف‪.‬‬
‫سجل إصابات العمل للموظف‪.‬‬
‫سجل اإلجازات السنوية للموظف‪.‬‬
‫سجل اإلجازات المرضية للموظف‪.‬‬
‫سجل اإلجازات الطارئة وإجازة الحج للموظف‪.‬‬
‫سجل الدورات التدريبية للموظف‪.‬‬
‫سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية للموظف‪.‬‬
 ‫إجراءات تجهيز وثائق التعريف بالموظف‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫‪FR.19‬‬ ‫تجهيز وثائق التعريف للموظف حسب اإلجاراءات‬ ‫‪ .1‬الموظف المخت‬
‫‪FR.20‬‬
‫‪2‬‬ ‫المعتمااادة فاااي المنشاااأة‪ ،‬وتصاااديقها مااان الجهاااات‬
‫‪FR.21‬‬ ‫صاحبة الصالحية‪.‬‬
‫‪FR.22‬‬
‫‪1‬‬ ‫تسليم الموظف الوثيقة‪.‬‬ ‫‪ .2‬الموظف المعني‬
‫‪3‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
‫مالحظات‬
‫‪ .1‬يتم إتباع اإلجراءات الموضحة أعاله لتجهيز الوثائق التالية‪:‬‬
‫بطاقة هوية موظف‪.‬‬
‫خطاب التعريف بالموظف‪.‬‬
‫خطاب التعريف المؤقت لإلقامة الجديدة‪.‬‬
‫خطاب التعريف المؤقت لتجديد اإلقامة‪.‬‬
 ‫إجراءات تجهيز سجالت الموظفين‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫‪FR.23‬‬ ‫تجهيااااز السااااجالت الخاصااااة بااااالموظفين حسااااب‬ ‫‪ .1‬الموظف المخت‬
‫‪FR.24‬‬ ‫‪0‬‬ ‫الطريقاااة المعتمااادة (ساااواء إلكترونياااة أو يدوياااة)‬
‫‪FR.25‬‬ ‫وإبقاؤها جاهزة للتسجيل فيها في أي وقت‪.‬‬
‫‪2‬‬ ‫تحديث البيانات في السجالت عند حدوثها‪.‬‬ ‫‪ .2‬الموظف المخت‬
‫‪2‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
‫مالحظات‬
‫‪ .1‬يتم إتباع اإلجراءات الموضحة أعاله لفتح السجالت التالية للموظف‪:‬‬
‫سجل بطاقات الهوية للموظفين‪.‬‬
‫سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية للموظفين‪.‬‬
‫سجل إصابات العمل للموظفين‪.‬‬
 ‫إجراءات تسليم الوثائق للمتابعة‬
‫االرتباط التنظيمي‬
‫سياسة ‪ /‬الملفات والسجالت والبطاقات والوثائق الثبوتية‬

‫رقم‬ ‫الفترة‬
‫النموذج‬ ‫الزمنية‬ ‫وصف اإلجراء‬ ‫المسؤولية‬ ‫م‬
‫تجهيز الوثائق التي تحتاج إلجاراءات ومتابعاة ماع‬ ‫‪ .1‬الموظف المخت‬
‫‪FR.26‬‬ ‫‪2‬‬ ‫الجهااات األخاارل ماان حيااث المسااتندات والرسااوم‬
‫وخالف ذلك وتسليمها للموظف المعني بالتابعة‬
‫اسااتالم الوثااائق ماان الموظااف المخاات ومتابعتهااا‬ ‫‪ .2‬موظف المتابعة‬
‫‪1‬‬
‫لدل الجهات المعنية‬
‫اسااتالم الوثااائق ماان الجهااات المعنيااة بعااد اسااتكمال‬ ‫‪ .3‬موظف المتابعة‬
‫‪4‬‬
‫اإلجراءات الالزمة وتسليمها للموظف المخت ‪.‬‬
‫‪2‬‬ ‫تسليم الوثائق للموظفين المعنيين أو االحتفاظ بها‪.‬‬ ‫‪ .4‬الموظف المخت‬
‫‪9‬‬ ‫إجمالي الفترة الزمنية (يوم)‬
‫الباب الثالث‪ :‬نماذج العمل‬
 ‫المجموعة األولى‪ :‬ملفات الموظفين‬
‫نموذج ‪ /‬نموذج استكمال ملف الموظف‪FR.01-‬‬
‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫رقم الملف‪:‬‬ ‫الوحدة التنظيمية‪:‬‬
‫طلب العمل وتقارير المقابالت واعتماد التوظيف‬
‫صاااور شاااهادات الماااؤهالت العلمياااة والخبااارات‬
‫العملية‬
‫عقد العمل األصلي‬
‫تقرير الفح الطبي‬
‫سجل الموظف‬
‫نموذج مباشرة العمل‬
‫صورة بطاقة األحوال المدنية (السعودي)‬
‫صورة جواز السفر (غير السعودي)‬
‫صورة رخصة اإلقامة‬
‫صورة رخصة العمل‬
‫صورة رخصة القيادة‬
‫بطاقة االشتراك في التأمينات االجتماعية‬
‫بطاقة التأمين الطبي‬
‫طلبات اإلجازات السنوية‬
‫أخرل ‪....................‬‬
‫أخرل ‪....................‬‬
‫أخرل ‪....................‬‬
‫أخرل ‪....................‬‬
‫أخرل ‪....................‬‬
‫أخرل ‪....................‬‬
‫االسم‪:‬‬
‫التوقيع‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫‪FR.01‬‬ ‫رقم النموذج‬
 ‫نموذج ‪ /‬طلب معلومات عن الموظف‪FR.02-‬‬
‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬ ‫الوحدة التنظيمية‪:‬‬
‫(‪ )1‬البيانات العامة‬

‫المحترم‬ ‫السيد ‪ /‬مدير الموارد البشرية‬

‫السالم عليكم ورحمة هللا وبركاته‪،‬‬
‫يرجى تزويدي بالمعلومات ‪ /‬صور من المستندات التالية‪ ،‬والمتعلقة بالموظف أعاله‪:‬‬

‫األسباب‪:‬‬

‫التاريخ‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬

‫(‪ )2‬مالحظات الموارد البشرية‬

‫التوقيع باالستالم‬ ‫مدير الموارد البشرية‬

‫االسم‪:‬‬
‫التوقيع‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫‪FR.02‬‬ ‫رقم النموذج‬
 ‫نموذج ‪ /‬إشعار استالم وثيقة ثبوتية‪FR.03-‬‬
‫(‪ )1‬البيانات العامة للموظف‬
‫االسم‪:‬‬
‫الجنسية‪:‬‬
‫الوحدة التنظيمية‪:‬‬
‫الوظيفة‪:‬‬
‫(‪ )2‬بيانات الوثيقة‬
‫نوعية الوثيقة‪:‬‬
‫رقم الوثيقة‪:‬‬
‫تاريخ اإلصدار‪:‬‬
‫مكان الصدور‪:‬‬
‫تاريخ استالم الوثيقة‪:‬‬
‫(‪ )3‬مالحظات‬

‫مدير الموارد البشرية‬ ‫المستلم‬

‫االسم‪:‬‬
‫التوقيع‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫‪FR.03‬‬ ‫رقم النموذج‬
 ‫نموذج ‪ /‬طلب استالم وثيقة ثبوتية‪FR.04-‬‬
‫(‪ )1‬البيانات العامة للموظف‬
‫الجنسية‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫الوظيفة‪:‬‬ ‫الوحدة التنظيمية‪:‬‬
‫رقم الوثيقة‪:‬‬ ‫نوعية الوثيقة‪:‬‬
‫المدة المطلوب استالم الوثيقة خاللها‪_____________________________________ :‬‬
‫(‪ )2‬األسباب والمبررات‬

‫مدير الوحدة التنظيمية‬ ‫الرئيس المباشر‬ ‫الموظف‬

‫االسم‪:‬‬
‫التوقيع‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫(‪ )3‬الموافقة على التسليم‬
‫التاريخ‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫(‪ )4‬بيانات التسليم واالستالم‬
‫تاريخ االستالم‪:‬‬
‫التاريخ المتوقع لإلعادة‪:‬‬
‫التاريخ الفعلي لإلعادة‪:‬‬
‫مدة التأخير في اإلعادة‪:‬‬
‫(‪ )5‬مالحظات‬

‫التوقيع باالستالم‬ ‫الموارد البشرية‬

‫االسم‪:‬‬
‫التوقيع‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫‪FR.04‬‬ ‫رقم النموذج‬
 ‫نموذج ‪ /‬اإلبالغ عن فقدان وثيقة ثبوتية‪FR.05-‬‬
‫(‪ )1‬البيانات العامة للموظف‬
‫الوظيفة‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫الوحدة التنظيمية‪:‬‬
‫(‪ )2‬بيانات الوثيقة المفقودة‬
‫تاريخ الصدور‪:‬‬ ‫نوعية الوثيقة‪:‬‬
‫تاريخ االنتهاء‪:‬‬ ‫مكان الصدور‪:‬‬
‫مكان فقدان الوثيقة‪:‬‬ ‫تاريخ فقدان الوثيقة‪:‬‬
‫الصور المتوفرة عن الوثيقة‪:‬‬
‫الجهات التي تم إبالغها عن فقدان الوثيقة‪:‬‬
‫كيفية فقدان الوثيقة‪:‬‬

‫التاريخ‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬

‫(‪ )3‬مالحظات الموارد البشرية‬

‫(‪ )4‬اإلجراءات المقترحة‬

‫التاريخ‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬

‫(‪ )5‬بيانات الوثيقة الجديدة (بدل الفاقد)‬

‫التاريخ‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬

‫‪FR.05‬‬ ‫رقم النموذج‬
‫نموذج ‪ /‬طلب طباعة كروت التعريف للموظف‪FR.06-‬‬
‫(‪ )1‬البيانات العامة للموظف‬
‫االسم‪:‬‬
‫الوظيفة الحالية‪:‬‬
‫الوظيفة في كرت التعريف‪:‬‬
‫عدد الكروت المطلوبة‪:‬‬
‫النموذج (مرفق)‪:‬‬
‫تحمل التكاليف على‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫(‪ )2‬مالحظات الرئيس المباشر‬
‫المالحظات‪:‬‬

‫التاريخ‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬

‫(‪ )2‬مالحظات إدارة الموارد البشرية‬
‫تم إعداد البطاقات بتاريخ‪:‬‬
‫تم تسليم البطاقات بتاريخ‪:‬‬
‫المالحظات‪:‬‬

‫التاريخ‪:‬‬ ‫التوقيع‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬

 ‫‪FR.06‬‬ ‫رقم النموذج‬
‫نموذج ‪ /‬إقرار وتعهد بعدم إساءة استخدام كروت التعريف‪FR.07-‬‬

‫إقرار وتعهد‬

‫أقر أنا الموقع أدناه‪:‬‬

‫بأنني استلمت كروت التعريف )‪ (Business Cards‬الصادرة لي من المنشأة وأتعهد بما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬استخدام الكروت لألغاراض المخصصاة لهاا وهاي التعرياف باي وبالمنشاأة لادل الجهاات ذات‬
‫العالقة‪.‬‬
‫‪ .2‬عدم إساءة استخدام الكروت في أية عالقات قد تعود بالضرر على المنشأة‪.‬‬
‫‪ .3‬إعادة الكمية المتبقية من الكروت للمنشأة في حالة انتهاء خدماتي‪.‬‬
‫‪ .4‬عدم استخدام الكروت بعد انتهاء عالقتي بالمنشأة تحت أي ظرف من الظروف‪.‬‬

‫المقر بما فيه‬

‫االسم‪:‬‬
‫التوقيع‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫‪FR.07‬‬ ‫رقم النموذج‬
 ‫نموذج ‪ /‬اإلبالغ عن التغيير في البيانات الشخصية للموظف‪FR.08-‬‬
‫(‪ )1‬البيانات الشخصية للموظف‬
‫الجنسية‬ ‫االسم‬
‫الوظيفة‬ ‫الوحدة التنظيمية‬
‫الهاتف‬ ‫هاتف المنزل‬
‫الجوال‬
‫عنوان السكن‬
‫(‪ )2‬التغيير في البيانات‬
‫التغيير في البيانات‬ ‫الوضع الحالي‬

‫المقر بما فيه‬

‫االسم‪:‬‬
‫التوقيع‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫‪FR.08‬‬ ‫رقم النموذج‬
 ‫المجموعة الثانية‪ :‬سجالت الموظفين‬
‫نموذج ‪ /‬السجل العام للموظف‪FR.09-‬‬
‫(‪ )1‬البيانات الشخصية‬
‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫اسم الموظف‪:‬‬
‫تاريخ ومكان الوالدة‪:‬‬ ‫الجنسية‪:‬‬
‫تاريخ مباشرة الموظف‪:‬‬ ‫الحالة االجتماعية‪:‬‬
‫المؤهل العلمي‪:‬‬ ‫الوحدة التنظيمية‪:‬‬
‫الخبرات العملية‪:‬‬
‫العنوان الدائم‪:‬‬
‫(‪ )2‬أسماء المرافقين‬
‫تاريخ الميالد‬ ‫الجنس‬ ‫االسم‬ ‫تاريخ الميالد م‬ ‫الجنس‬ ‫االسم‬ ‫م‬

‫(‪ )3‬الوثائق الثبوتية‬

‫تاريخ االنتهاء‬ ‫مكان اإلصدار‬ ‫تاريخ اإلصدار‬ ‫الرقم‬ ‫الوثيقة‬
‫بطاقة األحوال المدنية‬
‫جواز السفر‬
‫اإلقامة‬
‫رخصة العمل‬
‫العنوان الدائم‬
‫(‪ )4‬التوظيف والتعاقد‬
‫تاريخ العقد‪:‬‬ ‫نوعية العقد‪:‬‬
‫مصدر التوظيف‪:‬‬ ‫مدة العقد‪:‬‬
‫(‪ )5‬مالحظات‬

‫‪FR.09‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل الغياب للموظف‪FR.10-‬‬
‫(‪ )1‬البيانات العامة للموظف‬
‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫اسم الموظف‪:‬‬
‫الوحدة التنظيمية‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬
‫(‪ )2‬بيانات الغياب‬
‫اإلجراء اإلداري‬ ‫األسباب‬ ‫تاريخ الغياب‬ ‫عدد أيام الغياب‬ ‫م‬

‫‪FR.10‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل تقييم األداء للموظف‪FR.11-‬‬
‫الوحدة التنظيمية‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫درجة التقدير‬ ‫الصفة الوظيفية‬ ‫مسؤول التقييم‬ ‫سنة التقييم‬ ‫تاريخ التقييم‬

‫‪FR.11‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل بدل السكن للموظف‪FR.12-‬‬
‫الوحدة التنظيمية‪:‬‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫تاريخ االستحقاو‪:‬‬ ‫األجر األساسي‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬
‫طريقة الدفع‪:‬‬ ‫تاريخ االستحقاو‪:‬‬ ‫بدل السكن السنوي‪:‬‬
‫مالحظات‬ ‫الفترة المدفوع عنها البدل‬ ‫تاريخ الصرف‬ ‫البدل المدفوع‬ ‫م‬

‫‪FR.12‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل اإلجازات السنوية للموظف‪FR.13-‬‬
‫الجنسية‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫عدد التذاكر المستحقة‬ ‫نوعية التذاكر‬ ‫عدد أيام اإلجازة السنوية المستحقة‬

‫بيانات اإلجازات السنوية‬

‫الرصيد المتبقي‬ ‫عدد التذاكر المصروفة‬ ‫عدد األيام المستخدمة‬ ‫عدد األيام المستحقة‬ ‫تاريخ اإلجازة‬ ‫م‬
‫اإلجازة األولى‬
‫اإلجازة الثانية‬
‫‪.............‬‬
‫‪.............‬‬
‫‪.............‬‬
‫‪.............‬‬
‫‪.............‬‬

‫‪FR.13‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل اإلجازات المرضية للموظف‪FR.14-‬‬
‫الجنسية‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫الرصيد‬ ‫اإلجازة المستخدمة‬ ‫اإلجازة المستحقة‬ ‫أسباب اإلجازة‬ ‫ملخ‬ ‫التاريخ‬ ‫السنة‬

‫‪FR.14‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل اإلجازات الطارئة وإجازة الحج للموظف‪FR.15-‬‬
‫الجنسية‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫إجازة الحج‬ ‫اإلجازة الطارئة‬
‫مدة اإلجازة‬ ‫التاريخ‬ ‫الرصيد‬ ‫المستخدمة‬ ‫المستحقة‬ ‫التاريخ‬ ‫السنة‬

‫‪FR.15‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل الدورات التدريبية للموظف‪FR.16-‬‬
‫الجنسية‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫إجمالي‬ ‫الفترة الزمنية‬
‫مالحظات‬ ‫مكان الدورة‬ ‫موضوع الدورة‬ ‫االسم‬ ‫م‬
‫التكلفة‬ ‫عدد األيام‬ ‫إلى‬ ‫من‬

‫‪FR.16‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية للموظف‪FR.17-‬‬
‫الجنسية‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫نوعية الجزاء الذي تم اتخاذه‬ ‫نوع المخالفة‬ ‫التاريخ‬

‫‪FR.17‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل إصابات العمل للموظف‪FR.18-‬‬
‫الجنسية‪:‬‬ ‫الوظيفة‪:‬‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫اإلجراء‬ ‫اإلصابة‬ ‫ملخ‬ ‫مكان اإلصابة‬ ‫تاريخ اإلصابة‬ ‫م‬

‫‪FR.18‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫المجموعة الثالثة‪ :‬التعريف بالموظف‬
‫نموذج ‪ /‬بطاقة هوية موظف‪FR.19-‬‬

‫بطاقة هوية موظف‬

‫)‬ ‫(‬ ‫الرقم الوظيفي‬

‫آخر غير صاحبها‪.‬‬ ‫‪ ‬هذه البطاقة شخصية وال يجوز استعمالها من قبل أي شخ‬
‫‪ ‬يجب إظهار هذه البطاقة ألي من المسؤولين عند الطلب‪.‬‬

‫االسم‪:‬‬
‫الوظيفة‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬
‫صورة شخصية‬
‫القسم‪:‬‬ ‫اإلدارة‪:‬‬
‫صالحة لغاية‪:‬‬ ‫التاريخ‪:‬‬

‫التوقيع‪:‬‬

‫الجزء الخلفي من البطاقة‬

‫اسم المنشأة __________________‬
‫يتم حمل هذه الهوية بشكل ظاهر أثناء تواجد الموظف في المنشأة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫هذه الهوية هي ملك ___________ ويجب إعادتها عند انتهاء الخدمات‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫في حالة فقدان البطاقة يجب إبالغ إدارة الموارد البشرية فورا ً التخاذ اإلجراءات الالزمة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫يرجى ممن يعثر عليها االتصال بإدارة المنشأة على العنوان ____________________‬ ‫‪.4‬‬
‫يتوجب على الموظف إبراز هذه البطاقة عند الطلب منة ذلك ألية جهة إلثبات انتسابه للمنشأة‪.‬‬ ‫‪.5‬‬

‫‪FR.19‬‬ ‫رقم النموذج‬

 FR.20-‫ خطاب التعريف بالموظف‬/ ‫نموذج‬
Name: ‫االسم‬
Employee I.D.# ‫الرقم الوظيفي‬
Citizen Of ‫من مواطني‬
Contract Start Date ‫تاريخ بداية العقد‬
Contract End Date ‫تاريخ نهاية العقد‬
Current Job Title ‫الوظيفة الحالية‬
M. Basic Salary ‫األجر األساسي الشهري‬
M. Housing Allow. ‫بدل السكن الشهري‬
M. Transp. Allow. ‫بدل المواصالت الشهري‬
Y. Edu. Allow. ‫بدل تعليم السنوي‬
This is to certify that : :‫تشهد المنشأة بأن‬
 The Above-Mentioned Employee ‫ الموظف المذكور أعاله يعمل لديها حسب‬
Worked For As Stated Above. .‫المعلومات أعاله‬
 This Certificate Has Been issued upon ‫ دون أدنى‬،‫ أصدرت هذه الشهادة بناء على طلبه‬
the Employee’s Request without Any .‫مسؤولية مالية أو قانونية أو خالفها على المنشأة‬
Responsibility Financial، Legal or ‫ وهذه الشهادة صالحة لالستعمال طالما أن التوقيع‬
Otherwise، on the Company Part. .‫والختم الرسمي ظاهرين عليها‬
 In addition, This Certificate Is Valid
Only When the Signature and the
Official Stamp Are Affixed.

:‫االسم‬
‫الختم الرسمي‬ :‫التوقيع‬
:‫التاريخ‬
FR.20 ‫رقم النموذج‬
 ‫نموذج‪ /‬خطاب التعريف المؤقت لإلقامة الجديدة‪FR.21-‬‬
‫البيانات العامة للموظف‬
‫الجنسية‪:‬‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫تاريخ اإلصدار‪:‬‬ ‫مكان اإلصدار‪:‬‬ ‫رقم جواز السفر‪:‬‬
‫تاريخ اإلصدار‪:‬‬ ‫مكان اإلصدار‪:‬‬ ‫رقم تأشيرة الدخول‪:‬‬
‫تاريخ اإلصدار‪:‬‬ ‫مكان الدخول‪:‬‬ ‫تاريخ الدخول للمملكة‪:‬‬
‫لمن يهمه األمر‬
‫تشاااااهد المنشاااااأة باااااأن الموظاااااف الموضاااااح بياناتاااااه أعااااااله قاااااد التحاااااق بخدماااااة المنشاااااأة اعتباااااارا ً مااااان تااااااريخ‬
‫________________ وأناااااه يجاااااري حالياااااا ً اساااااتخراج إقاماااااة نظامياااااة لاااااه مااااان إدارة الجاااااوازات بمنطقاااااة‬
‫_________________ وقد تم تزويده بهذا الخطاب لحين االنتهاء من استصدار اإلقامة‪.‬‬
‫مرفق صورة جواز السفر‪.‬‬
‫وفاااااي حالاااااة وجاااااود أي استفساااااار الرجااااااء االتصاااااال بناااااا علاااااى الهااااااتف رقااااام _____________ تحويلاااااة‬
‫_________________‬

‫المفوض بالتوقيع‬
‫االسم‪:‬‬
‫الختم الرسمي‬ ‫التوقيع‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫‪FR.21‬‬ ‫رقم النموذج‬
 ‫نموذج‪ /‬خطاب التعريف المؤقت لتجديد اإلقامة‪FR.22-‬‬
‫البيانات العامة للموظف‬
‫الجنسية‪:‬‬ ‫الرقم الوظيفي‪:‬‬ ‫االسم‪:‬‬
‫تاريخ االنتهاء‪:‬‬ ‫تاريخ اإلصدار‪:‬‬ ‫مكان اإلصدار‪:‬‬ ‫رقم اإلقامة‪:‬‬
‫لمن يهمه األمر‬

‫تشااهد المنشااأة بااأن الموظااف الموضااح بياناتااه أعاااله قااد تاام اسااتالم إقامتااه الحاليااة‪ ،‬وأنااه يج اري حالي اا ً‬
‫استخراج إقامة نظامية له من إدارة الجوازات بمنطقة _________________ وقد تم تزويده بهاذا‬
‫الخطاب لحين االنتهاء من تجديد اإلقامة‪.‬‬
‫مرفق صورة اإلقامة الحالية‪.‬‬
‫وفااي حالااة وجااود أي استفسااار الرجاااء االتصااال بنااا علااى الهاااتف رقاام _____________ تحويلااة‬
‫_________________‬

‫المفوض بالتوقيع‬
‫االسم‪:‬‬
‫الختم الرسمي‬ ‫التوقيع‪:‬‬
‫التاريخ‪:‬‬
‫‪FR.22‬‬ ‫رقم النموذج‬
 ‫نموذج‪ /‬سجل بطاقات الهوية للموظفين‪FR.23-‬‬
‫التوقيع‬ ‫تاريخ‬ ‫الوحدة‬ ‫الرقم‬
‫تاريخ اإلعادة‬ ‫اسم الموظف‬ ‫رقم البطاقة‬
‫باالستالم‬ ‫اإلصدار‬ ‫التنظيمية‬ ‫الوظيفي‬

‫‪FR.23‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل الجزاءات واإلجراءات التأديبية للموظفين‪FR.24-‬‬
‫الجزاء‬ ‫ملخ‬ ‫المخالفة‬ ‫ملخ‬ ‫الوحدة التنظيمية‬ ‫اسم الموظف‬ ‫التاريخ‬

‫‪FR.24‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج‪ /‬سجل إصابات العمل للموظفين‪FR.25-‬‬
‫ملخ‬ ‫مكان‬ ‫الوحدة‬ ‫الرقم‬
‫اإلجراء‬ ‫اسم الموظف‬ ‫التاريخ‬
‫اإلصابة‬ ‫اإلصابة‬ ‫التنظيمية‬ ‫الوظيفي‬

‫‪FR.25‬‬ ‫رقم النموذج‬

 ‫نموذج ‪ /‬سجل الوثائق المسلمة للتعقيب‪FR.26-‬‬
‫نوعية الوثيقة‪/‬‬
‫تاريخ اإلعادة‬ ‫التوقيع‬ ‫تاريخ االستالم‬ ‫بيان العمل المطلوب‬ ‫اسم الموظف‬ ‫م‬
‫‪1‬المستند‬

‫‪FR.26‬‬ ‫رقم النموذج‬