Çevre Yönetim Sistemi Prosedürleri

Sayfa 5/1
ÇYS Uygunsuzlukları ve Tarih
Revizyon 0
İyileştirme
Belge ÇYS-08

1. AMAÇ
ÇYS kapsamında meydana gelen uygunsuzlukların irdelenerek ÖRNEK A.Ş. ÇYS veri
tabanının oluşturulması, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin çevre etkileriyle orantılı olarak
başlatılması ve yapılan düzeltici ve önleyici faaliyetlerin etkinliğinin takip edilmesi.
2. KAPSAM
ÖRNEK A.Ş.’ın faaliyet gösterdiği tüm birimlerde (şirket merkezi, şantiyeler, atölyeler,
makina park sahaları, vb.) bu prosedür uygulanır.
3. REFERANSLAR
ISO 14001 Madde 4.5.2
ÇYS-09 Çevre Yönetim Sisteminin Tetkiki prosedürü
4. TANIMLAR

Bakınız ÇYS-06-T01 Çevre Yönetim Sistemi Tanımları

5. SORUMLULUKLAR
5.1 Prosedürün onaylanması
Bu prosedür Genel Müdür tarafından onaylanır ve yürürlüğe sokulur.
5.2 Prosedürün yürütülmesi
Yönetim SEÇ temsilcisi ve birimlerin SEÇ sorumluları bu prosedürün yürütülmesinden
sorumludur.
Uygunsuzluklarının tespitinden, kayıt altına alınmasından ve düzeltici faaliyetlerin
uygulanmasından bütün ÖRNEK A.Ş. personeli sorumludur.
6. PROSEDÜR
6.1 Kaydedilir uygunsuzluk

ÇYS kapsamında tespit edilen uygunsuzluklar iki sınıfta değerlendirilir:

Kaydedilir uygunsuzluk:
Hazırlayan: Onaylayan:
Yönetim SEÇ Temsilcisi Genel Müdür
 Çevre Yönetim Sistemi Prosedürleri
Sayfa 5/2
ÇYS Uygunsuzlukları ve Tarih
Revizyon 0
İyileştirme
Belge ÇYS-08

ÖRNEK A.Ş. ÇYS politikaları, hedefleri ve birimlerin çevre boyutları değerlendirme

çalışmalarına göre ele alındığında müdahale edilmeyi gerektirecek seviyedeki
uygunsuzluk durumları.

Çevre yönetim sisteminin kendisine yönelik her türlü uygunsuzluk durumu kaydedilir
uygunsuzluk olarak ele alınacaktır.

Kayda değmeyen uygunsuzluk:

Önemli bir çevre etkisi olmayan, çevre yönetim sistemi açısından sistematik bir
müdahaleyi gerektirmeyen uygunsuzluk durumları. Bu tür durumların tespitinde ilgili
sorumlular gerekli düzeltme faaliyetlerini gerçekleştirirler fakat yapılan tespit ve
düzeltme faaliyetlerinin kayıt altına alınması gerekmez. Kayda değmeyen nitelikteki
uygunsuzluklar yapılan düzeltici faaliyetlere rağmen süreklilik arzeder ve tekrarı
engellenemez ise kaydedilir uygunsuzluk kapsamına alınmalı ve bundan sonraki işlemler
ona göre sürdürülmelidir.

Bu prosedürün bundan sonraki bölümlerinde kullanılan “uygunsuzluk” ifadesi “Çevre

yönetim sistemi kapsamında kaydedilir uygunsuzluk” olarak kabul edilecektir.

6.2 Uygunsuzlukların tespiti ve kaydedilmesi

Çevre yönetim sistemi uygunsuzluklarının tespitinden ve kayıt altına alınmasından bütün

ÖRNEK A.Ş. personeli sorumludur.

Uygunsuzlukların tespit edilmesinden sonra ÇYS-08-F01 Uygunsuzluk Tespit Formu

kullanılarak uygunsuzluk kaydı oluşturulur.

Uygunsuzluk kayıtları şu hallerde ve bunlarla sınırlı kalmamak kaydıyla oluşturulur:

- ÖRNEK A.Ş. çalışanları sürdürülen ÇYS faaliyetlerine ilişkin yaptıkları

uygunsuzluk tespitlerinde bu kaydı oluştururlar.
- ÇYS-09 Çevre Yönetim Sisteminin Tetkiki prosedürü kapsamında yapılan iç
denetimlerde ortaya çıkan uygunsuzluk tespitlerinin her biri için (tetkik
raporundan ayrı olarak) tetkiki gerçekleştiren ekibin başkanı tarafından
uygunsuzluk kayıtları oluşturulur.
- Çevre konuları kapsamında gerçekleşen kazalar ve istenmeyen durumlar için
uygunsuzluk kayıtları oluşturulur.

Hazırlayan: Onaylayan:
Yönetim SEÇ Temsilcisi Genel Müdür
 Çevre Yönetim Sistemi Prosedürleri
Sayfa 5/3
ÇYS Uygunsuzlukları ve Tarih
Revizyon 0
İyileştirme
Belge ÇYS-08

- Müşteri, resmi makamlar, taşaronlar ve ilgili diğer taraflardan gelen çevre ile
ilgili şikayet, uyarı ve talepler birim yöneticisi, SEÇ sorumlusu ve ilgili
çalışanlarca değerlendirildikten sonra gerekliliğine karar verirlirse uygunsuzluk
kaydı oluşturulur. Bu gibi durumlarda merkez yönetiminden de görüş istenebilir.
- Birim içerisinde yürütülen denetim çalışmaları sonucunda tespit edilen
uygunsuzluklarda kayıt oluşturulur.

Uygunsuzluk kaydını oluşturan kişi tarafından uygunsuzluğun giderilmesine yönelik

öneriler de form üzerinde belirtilmelidir.

Uygunsuzluk tespiti formları birim SEÇ sorumlusuna teslim edilir. Uygunsuzlukla ilgili
yapılacak faaliyetlerin takibi ve arşivleme için form üzerindeki takip numarası kullanılır.
SEÇ sorumlusu 1’den başlayarak sıralı bir şekilde bu formları numaralandırır. Bu konuyla
ilişkili bundan sonra oluşturulacak her doküman ve kayıt üzerinde bu numara bulundurulur.

6.3 Çevre etkilerinin kontrol edilmesi

ÇYS uygulamalarının ve çevre etkilerinin düzenli ve sistematik bir şekilde kontrol

edilebilmesi amacıyla birim içerisinde planlama ve organizasyonel görevlendirme
yapılmalıdır. Çevre etkilerinin ne şekilde kontrol altına alınacağına ilişkin uygulama ve
yöntemler ilgili birimin Çevre Yönetim Programı içerisinde yer alır.

6.4 İyileştirme önerileri

ÖRNEK A.Ş. çalışanları çevre yönetim sisteminin ve uygulamaların geliştirilmesi amacıyla

önerilerini ortaya koymalıdırlar. Her ÖRNEK A.Ş. çalışanının bu işlemi gerçekleştime
yetkisi vardır.

Çalışanlar bu kapsamdaki önerilerini ÇYS-08-F02 Çevre Yönetim Sistemi İyileştirme

Önerisi formunu kullanarak yaparlar.

İyileştirme önerisi formları birim SEÇ sorumlusuna teslim edilir. Uygunsuzlukla ilgili
yapılacak faaliyetlerin takibi ve arşivleme için form üzerindeki takip numarası kullanılır.
SEÇ sorumlusu 1’den başlayarak sıralı bir şekilde bu formları numaralandırır. Bu konuyla
ilişkili bundan sonra oluşturulacak her doküman ve kayıt üzerinde bu numara bulundurulur.

6.5 Düzeltici ve önleyici faaliyetler

Hazırlayan: Onaylayan:
Yönetim SEÇ Temsilcisi Genel Müdür
 Çevre Yönetim Sistemi Prosedürleri
Sayfa 5/4
ÇYS Uygunsuzlukları ve Tarih
Revizyon 0
İyileştirme
Belge ÇYS-08

Uygunsuzluk durumlarının ve iyileştirme önerilerinin SEÇ sorumlusuna aktarılmasından

sonra SEÇ sorumlusunun koordinasyonunda birim yöneticisi, ilgili çalışanlar ve SEÇ
sorumlusu yapılan bildirimin analizini yaparlar ve gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetleri
kararlaştırırlar. Yapılacak çalışmalara yönelik bir uygulama programı oluşturulmalıdır. Bu
program çalışmalardaki sorumluluk atamasını ve zaman planlamasını da içermelidir.

Alınan kararların ve bahsi geçen program çerçevesinde yapılacak uygulamalar SEÇ

sorumlusu tarafından ÇYS-08-F03 Çevre Yönetim Sistemi Düzeltici Faaliyetler formu
kullanılarak kayıt altına alınır. Hazırlanan belgenin birim yöneticisi tarafından
onaylanmasından sonra bir kopyası Yönetim SEÇ Temsilcisine gönderilir. Yönetim SEÇ
Temsilcisi düzeltme taleplerinde bulunabilir ve bunların akabinde düzeltici ve önleyici
faaliyetlere ilişkin çalışma programı son halini alır ve uygulamaya koyulur.

6.6 Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin takibi

Birim yöneticileri uygulanmasına karar verilen düzeltici ve önleyici faaliyetlerin hedefine

ulaşmasını sağlamaktan sorumludur. Birim SEÇ sorumlusu yapılan çalışmaları takip eder
ve etkinliğini sağlamak için gerekli koordinasyonu gerçekleştirir.

Yapılan düzenlemelerin amaçlanan hedefleri ve sonuçları sağladığının takibini birim SEÇ

sorumlusu yapar. Arzu edilen sonuçların alınamadığının belirlenmesi durumunda düzeltici
ve önleyici faaliyetlerle ilgili planlama aşamasına geri dönülür ve yeniden analiz ve
program oluşturma çalışmaları başlatılır.

Sonuçların arzu edilen şekilde alınmasından sonra SEÇ sorumlusu gerçekleştiren

çalışmaları ve alınan sonuçları ÇYS-08-F04 ÇYS Uygunsuzluklarının Kapatılması formunu
kullanarak kayıt altına alır. Bu formdan bir kopya Yönetim SEÇ temsilcisine de gönderilir.

6.7 Dosyalama

Bu prosedür kapsamında üretilen tüm doküman ve kayıtların muhafazasından ve erişilebilir

bir şekilde dosyalanmasından birim SEÇ sorumlusu sorumludur. Bu sorumluluğun yerine
getirilmesinde izlenecek yöntemler hususunda SEÇ sorumlusu serbesttir.

6.8 Bağlı dokümanlar

Hazırlayan: Onaylayan:
Yönetim SEÇ Temsilcisi Genel Müdür
 Çevre Yönetim Sistemi Prosedürleri
Sayfa 5/5
ÇYS Uygunsuzlukları ve Tarih
Revizyon 0
İyileştirme
Belge ÇYS-08

- ÇYS-08-F01 Uygunsuzluk Tespit Formu

- ÇYS-08-F02 Çevre Yönetim Sistemi İyileştirme Önerisi Formu
- ÇYS-08-F03 Çevre Yönetim Sistemi Düzeltici Faaliyetler Formu
- ÇYS-08-F04 ÇYS Uygunsuzluklarının Kapatılması Formu

7. REVİZYON KAYITLARI

Tarih Rev. Açıklama Sorumlu

01.09.20.. 0 İlk yayın

Hazırlayan: Onaylayan:
Yönetim SEÇ Temsilcisi Genel Müdür