‫سياسة اختيار وتوفير األدوية وإدارة المخزون‪.

‬‬
‫الغرض‪:‬‬
‫‪ ‬توفير جميع احتياجات المستشفى من األدوية طبقا للوائح والقوانين‪.‬‬
‫السياسة‪:‬‬
‫‪ ‬اختياروتوفير األدوية وإدارة المخزون الدوائى طبقا للقانون عن طريق الشراء بالطرق القانونية لتوفير إمدادا‬
‫مستمرا من األدوية الضرورية حسب احتياجات المستشفى ووفقا لمعدالت استهالك فعلية لكل صنف على حدة‬
‫لمنع حدوث رواكد او نواقص اوادوية بطيئة الحركة‪.‬‬
‫‪ ‬ممارسة حكم مهنى سليم فى اختيار الدواء وشراؤة بجودة عالية وبتكلفة مناسبة‬
‫‪ ‬كما يجب ان تكون األدوية التى يتم توفيرها فى المستشفى مالئمة للمرضى طبقا لطبيعة الخدمة المقدمة لهم‬
‫ويحدد الصيدلي األول الكميات المطلوبة طبقا لالستهالك السابق واالحتياجات المتوقعة‪.‬‬
‫التعريفات‪:‬‬
‫‪ ‬الحد األقصى للمخزون (‪ )Maximum stock level‬كمية تكفى ‪ 3‬شهور‬
‫‪ ‬هو مستوى التخزين األفصى الذى اليجب ان يزيد عنة المخزون من الصنف فى الحاالت الطبيعية ويوضع‬
‫لتالفى التكدس الذى قد يؤدى الى فقدان كمية من الصنف نتيجة تجاوز مدة الصالحية أثناء تخزين الصنف‪.‬‬

‫‪ ‬الحد األدنى للمخزون (‪)Minimum stock level‬‬

‫‪ ‬هو مستوى التخزين األدنى الذى اليجب ان يقل عنة المخزون من الصنف بدون عمل طلبية جديدة او طلب‬
‫استعاضة‬
‫‪ ‬الحد األدنى للمخزون = كمية الصنف المطلوب توافرها خالل الوقت الالزم لوصول الكمية المطلوبة ‪ +‬حد‬
‫مخزون االمان‪.‬‬
‫‪ ‬حد األمان (‪)safety stock level‬‬
‫‪ ‬هو كمية المخزون من الصنف الذى يحتفظ به للحماية من وصول الكمية الى الصفر‪ ،‬نتيجة لتأخر وصول‬
‫الصنف او زيادة الطلب عنة‬

‫‪ ‬معدل اإلستهالك الشهرى (‪:)Average monthly consumption‬‬

‫‪ ‬هو متوسط كمية ما يستهلك شهريا معبراً عنه بوحدة الصرف حيث يتم اختيار ‪ 3‬اشهر منفصلين كان الدواء‬
‫متوفر فيهم و يتم حساب متوسط االستهالك ‪.‬‬
‫معدل اإلستهالك الشهرى = (الشهر األول ‪ +‬الشهر الثانى ‪ +‬الشهر الثالث)‪3/‬‬

‫‪ ‬ادوية راكدة ‪ -:‬هى األدوية التى لم تصرف منذ ‪ 6‬اشهر‬

‫‪ ‬أدوية بطيئة الحركة‪ -:‬هى األدوية ذات متوسط استهالك شهرى اليسمح بصرفها قبل انتهاء مدة صالحيتها‬
‫" اوال"‪ :‬اختياروطلب الدواء ‪:‬‬
 ‫‪ ‬يقوم الصيدلى األول بحصر األدوية المطلوب توافرها بجميع صيدليات المستشفى وفقا لمعدالت االستهالك‬
‫الشهرية وطبقا لقائمة األدوية األساسية التى تم اعتمادها من (لجنة الصيدلة والدواء) ومن مدير المستشفى‬
‫والتى تمت بناءاً على تحديد احتياجات األدوية للمرضى باألقسام المختلفة وذلك من خالل مناقصة األدوية‬
‫لوزارة الصحة مشتملة على جميع المجموعات الدوائية الالزمة‬
‫‪ ‬يقوم الصيدلى المسئول بالبدء فى اجراءات طلب األدوية عند وصول الرصيد الى حد اعادة الطلب ( ويتم‬
‫تحديد نقطة إعادة الطلب من كل صنف على حدة بحيث تكون كفيلة بورود الصنف قبل الوصول إلى الحد‬
‫األدنى الواجب توافره منه))‬
‫‪ ‬يتم توفير األدوية وذلك عن طريق أحد المصادر األتية ‪-:‬‬

‫‪ .a‬المخزن االقليمى بالمديرية ‪( -:‬للطلبيات المجانية)‬

‫‪ ‬يقوم الصيدلى المسئول بطلب األدوية من المخزن اإلقليمى التابع له المستشفى على طلب وإذن صرف ‪111‬ع‬
‫ح (نموذج ‪ - 2‬مخازن حكومة ) مكون من أصل وثالث صور يكتب فيه تاريخ تحرير اإلذن للتوريد من‬
‫المخزن الرئيسى بالمديرية ‪ ،‬ويكتب به أسماء األدوية والكميات المطلوبة و يتم اعتمادها من مدير المستشفى‬
‫وختمها بخاتم شعار الجمهورية الخاص بالمستشفى‪.‬‬
‫‪ ‬يتم صرف حصة المستشفى الشهرية من األدوية واذا ما قارب صنف ما على النفاذ خالل الشهر يتم صرف‬
‫حصص استثنائية للمستشفى من نفس المخزن‪.‬‬
‫‪ ‬يقوم الصيدلى المس ؤول فى حال ة ع دم ت وفربعض األدوي ة أونقص الكمي ات المص روفة من المخ زن اإلقليمى‬
‫بالمديرية وفى حالة وجود ميزانية للمجانى يتم شراؤها وتوري دها ب األمر المباشرمن الش ركات بع د احض ارما‬
‫يثبت ع دم وج ود أو قل ة الكمي ات المنص رفة من الص نف ب المخزن وموافق ة لجن ة ال دواء بالمستش فى وم دير‬
‫المستشفى وإدارة التموين الدوائي واعتمادها من إدارة الصيدلة‪.‬‬
‫‪ ‬يقوم الصيدلى المسؤول بعمل طلب لوكيل وزارة الصحة لشراء هذا الدواء تبعا لمناقصة وزارة الصحة ومدون‬
‫به رقم البند بمناقص ة وزارة الص حة والكمي ة المطلوب ة وس عر الوح دة واس تهالكه الش هرى وموق ع علي ه من‬
‫الصيدلى األول ومدير المستشفى‪.‬‬
‫‪ ‬فى حالة الموافقة على طلب الشراء يقوم صاحب العهدة بتحرير أمر توريد باسم الجهه المسئولة عن توريد هذه‬
‫الدواء ويحرر من أصل وصورتين ويكتب به ت اريخ أم ر التوري د ويكتب ب ه اس م ال دواء ورقم البن د بمناقص ة‬
‫وزراة الصحة وسعر الوحدة والكمية المطلوبة‪.‬‬
‫‪ ‬يق وم الص يدلى المس ؤول بإض افة األدوي ة ال واردة الى الص يدلية من مخ ازن المديري ة فى دف تر إذن اإلض افة‬
‫‪112‬ع ح (نموذج ‪ 1‬مخازن) مع كتابة السعر والقيمة وتاريخ الصالحية ورقم التشغيلة ‪.‬‬
‫‪ ‬يقوم الصيدلى المسؤول بإضافة األدوية الواردة فى دفتر العهدة ‪ 118‬ع ح (نموذج ‪ 3‬مخازن)‬

‫‪ .b‬شركات األدوية‪(:‬اقتصادى – نفقة الدولة)‬

‫مناقصة وزارة الصحة هى المرجع األساسى فى توفير قائمة األدوية‪.‬‬
‫يتم توفير الأدوية واختيارها من المناقصات العامة بوزارة الصحة والجارى العمل بها في كل عام‬ ‫‪‬‬
 ‫يتم توفير الأدوية الغير متوفرة في المناقصة العامة للعام المالي الجاري من مناقصات وزارة الصحة لالعوام‬ ‫‪‬‬

‫السابقة‪.‬‬

‫( اجراءات الشراء )‬
‫أوال ‪ :‬بالنسبة لألصناف المدرجة بمناقصة وزارة الصحة ‪:‬‬

‫‪ ‬يقوم الصيدلى المسئول بعمل هذه المستندات بالترتيب ‪:‬‬

‫‪ -1‬موافقة الشراء ( أصل ‪ +‬صورة )‬
‫يقوم الصيدلي األول بإعتماد طلب الشراء مستخدما ً نموذج "طلب شراء أصناف المخزون" من مديرالمستشفى‬
‫او من يفوضه متضمنا (رقم البند ‪ -‬االسم العلمى – الكمية المطلوبة)‬
‫‪ ‬يجب أن يكون لموافقة الشراء ( االرتباط المالى ) لنفس تاريخ أمر التوريد أو فى تاريخ سابق له‪.‬‬

‫‪ -2‬أمر التوريد ( أصل ‪ +‬صورة )‬

‫‪ ‬يقوم الصيدلى بعمل امر التوريد بناءا على طلب الشراء واعتمادة من مديرالمستشفى‪.‬‬
‫‪ ‬يتم كتابة امر توريد متضمنا (رقم البند ‪ -‬اسم العلمى للصنف ‪ -‬سعر الوحده– اجمالى السعر – الشكل‬
‫الصيدلى – التركيز‪ -‬الكمية المطلوبة‪ -‬السنة المالية للمناقصة) ويتم التوريد على حسب شروط كراسة‬
‫الوزاره‪.‬‬
‫‪ ‬يقوم الصيدلى بإرسال أوامر التوريد للشركات بالفاكس واالحتفاظ بتقرير الفاكس على أصل أمر التوريد او‬
‫عن طريق مندوب الشركة وتوقيعه باستالم أصل أمر التوريد أو عن طريق البريد المسجل واالحتفاظ بصورة‬
‫كربونية من أمر التوريد لحين إحضار الدواء‪.‬‬
‫‪ ‬يجب على الشركة ارسال الصنف المطلوب (أمر التوريد) في خالل المدة المحددة فى أمر التوريد‪.‬‬
‫‪ ‬اذا لم يتم ارسال الصنف في خالل المدة المحددة يتم عمل استعجال اول واذا لم يتم االرسال يتم عمل استعجال‬
‫ثاني ثم يتم عمل استعجال ثالث واعالم الشركة بأنة فى حالة عدم التوريد يتم شراء األصناف من شركة اخرى‬
‫على حسابه بذات الشروط والمواصفات وتحميله فرق السعر‪.‬‬
‫‪ ‬يقوم الصيدلى بتجميع أوامر التوريد المرسلة الى الشركات فى ملف خاص وبعمل سجل خاص (ألوامر‬
‫التوريد) كالتالى‪-:‬‬
‫‪ ‬فهرس بأسماء كل الشركات التى يتم التعامل معها ( أول صفحة )‬
‫‪ ‬كل صفحة يعمل بها جدول به البيانات التالية ( أمر التوريد ‪ -‬تاريخ االرسال ‪ -‬محتوى أمر التوريد)‬

‫‪ -3‬استالم األدوية‪:‬‬

‫‪ ‬تلتزم الشركة الموردة بتوريد األصناف المطلوبة والفاتورة وعدد (‪ )2‬صورة كربونية للفاتورة وصورة أمر‬
‫التوريد فى المواعيد المحددة فى أمر التوريد ‪.‬‬
‫‪ ‬يقوم الصيدلى المسئول عن العهدة بالمعاينة والفحص ظاهريا لألصناف الموردة من حيث تاريخ الصالحية‬
‫ومطابقة الصنف المورد مع العينة المقدمة والتأكد من تسجيل المنتج بوزارة الصحة والسكان وصحة بيانات‬
‫الفاتورة مع أمر التوريد وسالمة األصناف ظاهرياً‪.‬‬
‫‪ ‬فى حال ة وج ود اختالف فى األص ناف ظاهري ا (كمي‪99‬ة – ن‪99‬وع –‪ )......‬يتم رفض األص ناف وت دوين س بب‬
‫ارتجاع األصناف على الفاتورة دون ان يقوم باس تالمها من من دوب الش ركة وفي حال ة وج ود اختالف ال ي ؤثر‬
‫علي مطابقة الصنف فنيا اي ان االختالف يمكن قبوله يتم قبوله مبدئيا لحين العرض علي لجنة الفحص‬
‫‪ ‬فى حالة المطابقة ظاهري ا ً يتم اس تالم األص ناف والتوقي ع على ص ورة الف اتورة بم ا يفي د ان ه تم االس تالم تحت‬
‫المعاينة والفحص وتسليم الصورة لمندوب الشركة مع االحتف اظ باألص ناف فى مك ان منفص ل وكتاب ة االس تالم‬
‫تحت الفحص مع كتابة رقم التشغيلة وتاريخ انتهاء الصالحية على اصل الفاتورة حتى يتم تسجيلها بدفتر ‪(118‬‬
‫‪ 3‬م‪.‬ح)‪.‬‬

‫‪ -4‬محضر الجرد والفحص ( أصل ‪ 2 +‬صورة )‬

‫‪ ‬يحررمحضر الفحص (نموذج ‪ 12‬مخازن حكومية) من أصل وصورتين ويبين فية أسماء ومواصفات ومق ادير‬
‫االصناف واسباب القبول والرفض كما يبين فية تاريخ الصالحية للصنف ورقم التش غيلة والمالحظ ات الخاص ة‬
‫بالمواصفات الفنية‬
‫‪ ‬يتم عرض األصناف الموردة على لجنة الفحص واالستالم المشكلة بمعرفة السلطة المختصة على أن يتم تش كيل‬
‫لجنة الجرد والفحص برئاس ة ص يدلى أول المستش فى والص يدلى ص احب العه دة وع دد اث نين ص يادلة أعض اء‬
‫اللجنة‪ ،‬من غيراصحاب العهدة‬
‫‪ ‬تقوم لجنة الفحص بفحص األصناف الموردة فى غضون (‪ )5‬أيام على األكثرمن تاريخ استالم الصنف والتوقيع‬
‫على محضر الفحص بما يفيد القبول او الرفض مع تدوين سبب الرفض واعتماده من السلطة المختصة‪.‬‬

‫اإلجراءات التي تتبع في حالة رفض األصناف ‪-:‬‬

‫‪ ‬إذا رفضت لجنة الفحص صنفا أو أكثر من األصناف التي تم توريدها فيتم إخطار الشركة الموردة كتاب ًة بالبريد‬
‫المسجل بعلم الوصول باألصناف المرفوضة حتي يقوم بالتوريد بدال عنها‬
‫‪ ‬يجب أن يتـم ذلك اإلخطار فـور صـدور قـرار اللجنة في ذات اليوم أو اليوم التالي علـى األكثر‬
‫‪ ‬يلتزم المورد بسحب األصناف المرفوضة خالل سبعة أيام على األكثر مـن تاريـخ اليـوم التالي إلخطاره‬
‫‪ ‬إذا تأخر في سحب االصناف المرفوضة فيكون للجهة اإلدارية الحق في تحص يل مص روفات تخ زين بواق ع (‬
‫‪ )%2‬مـن قيمة األصناف عن كل أسبوع تأخير أو جزء منه لمدة أقصاها أربعة أسابيع‬
‫‪ ‬بعد انتهاء هـذه المـدة تتخذ إجراءات بيع االص ناف المرفوضة لحس اب الم ورد وتخص م مـن الثمن م ا يك ون‬
‫مستحقا لها‬

‫‪ -5‬اذن االضافة ( دفتر ‪112‬ع ح )‬

‫‪ ‬يقوم كاتب الشطب اوالصيدلى المسؤول بإضافة األدوية الواردة الى الص يدلية من الش ركات فى دف تر إذن‬
‫اإلضافة ‪112‬ع ح (نموذج ‪ 1‬مخازن) م ع اس تيفاء كاف ة البيان ات (الس‪99‬عر – القيم‪99‬ة االجم‪99‬الى – الكمي‪99‬ة‬
‫الواردة ‪.),,,,,,, -‬‬

‫مالحظات عامة‬
‫يتم ختم جميع صفحات هذا الدفتر بختم شعار الجمهورية الخاص بالمستشفى قبل بدء القيد في ة (وفى حال ة‬ ‫‪‬‬
‫ع دم تواج د ختم ش عار الجمهوري ة للمستش فى يتم اعتم اد جمي ع ص فحات ال دفتر بختم ش عار الجمهوري ة‬
‫الخاص بادارة الصيدلة بالمنطقة ‪ /‬المديرية)‬
‫يجب أن يتم القيد بجميع دفاتر العهدة اوال بأول طبقا لالئحة المخازن والحفاظ على جميع ص فحات ال دفتر‬ ‫‪‬‬
‫سليمة وال يجوز تمزيق أى صفحة أو جزء من الصفحة‬
‫يجب اعتماد اذن اإلضافة بعد قيد كل طلبية فى دفتر اإلضافة (نموذج ‪ -1‬مخازن)‬ ‫‪‬‬
‫يجب االحتف اظ ب دفتر اإلض افة (فى عه دة مس تلمه) بع د االنته اء من اس تعماله لم دة س نتين بخالف س نة‬ ‫‪‬‬
‫االستعمال‬
‫ممنوع قطعيا الشطب والكشط فى دفتر ‪ 112‬ع ح حيث أنه دفتر مالى ذو ارقام ومجموعة مسلسلة‬ ‫‪‬‬
‫فى حالة حدوث خطأ بسيط أثناء القيد فى الدفتر يتم وضع العبارة الخطأ بين قوسين ويكتب عليها قيد خطأ‬ ‫‪‬‬
‫والتوقيع بجانبها ثم يكتب البيان الصحيح بعد ذلك‬
‫فى حالة حدوث خطأ أثناء تسجيل الفاتورة فى الدفتر والرغب ة فى الغائه ا يتم عم ل خ ط عرض ى واض ح‬ ‫‪‬‬
‫على الصفحة بالكامل ويكتب عليها (الغى)‬
‫يحرر من أصل و‪ 5‬صور‬ ‫‪‬‬
‫اصل اذن االضافة ‪ ‬يبقى ثابتا فى الدفتر للرجوع الية عند الحاجة‬ ‫‪‬‬
‫صورة (‪ )1‬من اذن االضافة ‪ ‬مع باقى اوراق المطالبة الى الحسابات لسداد فيمة الفاتورة‬ ‫‪‬‬
‫صورة (‪ )2‬من اذن االضافة ‪ +‬صورة من الفاتورة ‪ ‬وحدة الشطب‬ ‫‪‬‬
‫صورة (‪ )3‬من اذن االضافة ‪ ‬الحاسب اآللى‬ ‫‪‬‬
‫صورة (‪ )4‬من اذن االضافة ‪ ‬المسئول عن العهدة لالضافة بها فى دفتر العهدة‬ ‫‪‬‬
‫صورة (‪ )5‬من اذن االضافة ‪ +‬صورة الفاتورة ‪+‬صورة محضر الفحص ‪ ‬وحدة مراقبة المخزون‬ ‫‪‬‬

‫‪ -6‬دفتر العهدة ( ‪ 118‬ع ح )‬

‫‪ ‬يقوم الصيدلى المسؤول بإض افة األدوي ة ال واردة الى الص يدلية من الش ركات فى دف تر العه دة ‪118‬ع ح‬
‫(نموذج ‪ 3‬مخازن) مع استيفاء كافة البيانات (تاريخ الف‪99‬اتورة – اذن االض‪99‬افة فى ‪ -112‬الجه‪99‬ة الم‪99‬وردة‬
‫– الكمية الواردة ‪.),,,,,,, -‬‬

‫مالحظات عامة‬

‫يتم ختم جميع صفحات هذا الدفتر بختم شعار الجمهورية الخاص بالمستشفى قبل بدء القيد في ة (وفى حال ة‬ ‫‪‬‬
‫ع دم تواج د ختم ش عار الجمهوري ة للمستش فى يتم اعتم اد جمي ع ص فحات ال دفتر بختم ش عار الجمهوري ة‬
‫الخ اص ب ادارة الص يدلة بالمنطق ة ‪ /‬المديري ة) م ع عم ل محض ر فتح لل دفتر بمعرف ة الجه ة الت ابع له ا‬
‫المستشفى‬
‫يجب أن يكون دفتر ‪ 118‬الوارد من مخازن التموين الطبى له رقم خاص به ومختوم بخاتم التموين‬ ‫‪‬‬
‫يتم قيد كل صنف فى صفحة مستقلة‬ ‫‪‬‬
‫عند اضافة صنف جديد يوضح رقم الفاتورة أو ‪ 111‬ع ح وتاريخ الفاتورة فى خانة اإلذن ويوضح ت اريخ‬ ‫‪‬‬
‫االستالم فى خانة التاريخ ورقم ‪ 112‬ع ح فى خانة المالحظات‬
‫اليجب اشتراك أى اضافة فى الدفتر مع أى إضافة أخرى أو منصرف فى نفس السطر الواحد‬ ‫‪‬‬
‫ممنوع قطعيا الشطب والكشط وفى حالة الخطأ يتبع نفس االجراءات‬ ‫‪‬‬

‫‪ -7‬طريقة تسوية الفواتير الواردة‬

‫فى حالة توريد الشركة لالصناف المطلوبة قبل انتهاء مهلة التوريد‪ -:‬يتم ارسال وتس‪99‬ليم االوراق االتي‪99‬ة الى‬ ‫‪‬‬
‫الحسابات على سركى خاص لذلك‬
‫‪ ‬اصل الفاتورة‬
‫‪ ‬الصورة الكربونية‪ 9‬ألمر التوريد موضح بها تاريخ ارسال أمر التوريد‬
‫‪ ‬أصل محضر الفحص‬
‫‪ ‬أصل موافقة الشراء أو ‪ 111‬ع ح‬
‫‪ ‬صورة من اذن االضافة ‪ 112‬ع ح (االستمارة الحمراء)‪9‬‬
‫‪ ‬صورة من موافقة المديرية (فى حالة الشراء باالمر المباشر)‬
‫يلتزم مسئول الحسابات بالمستشفى بإرفاق وعمل استمارة ‪ 50‬ع ح ويقوم الموظف المختص بالتوقيع على‬ ‫‪‬‬
‫سركى خاص باستالم الفواتير ومرفقاتها‪.‬‬
‫يحتفظ الصيدلى بصورة من كل (أمر التوريد ‪ -‬محضر الفحص ‪ -‬موافقة الش‪oo‬راء – الف‪oo‬اتورة – اذن االض‪oo‬افة –‬ ‫‪‬‬
‫صورة التقرير النهائى لمطابقة الصنف فى معامل وزارة الصحة او ص‪oo‬ورة من محض‪oo‬ر س‪oo‬حب العين‪oo‬ة م‪o‬ع ص‪oo‬ورة‬
‫‪ Quality control‬للشركة المنتجة‪ ) o‬ويتم تجميعه فى ملف خاص سنوى‪.‬‬
‫يقوم الصيدلى المس ئول بتس ليم ص ورة من إذن اإلض افة الى ك اتب الش طب وص ورة من إذن الص رف أو‬ ‫‪‬‬
‫الفاتورة‪.‬‬

‫‪ ‬فى حالة توريد الشركة جزء من االصناف المطلوبة ‪-:‬‬

‫‪ ‬يتم تسوية الفواتيربإرسال صورة من امر التوريد الى الحسابات وال يتم عمل أمر توري د جدي د م ع توض يح‬
‫(األصناف ال‪99‬تى تم توري‪99‬دها من قب‪99‬ل ‪ -‬ت‪99‬اريخ وص‪99‬ولها ‪ -‬رقم الف‪99‬اتورة ‪ -‬الكمي‪99‬ة المتبقي‪99‬ة من الص‪99‬نف المطل‪99‬وب)‬
‫والتى لم تورد على صورة أمر التوريد وكذلك الحال بالنسبة لموافقة الشراء يرس ل للحس ابات ص ورة منه ا‬
‫وال يتم عمل موافقة شراء جديدة‬

‫اإلجراءات التي تتبع في حالة تأخر المورد في توريد األصناف ‪-:‬‬

‫إذا تأخر المورد في توريد كل الكميات او االصناف المطلوبة أو جزء منها بعد انتهاء مهلة التوريد (شهر)‬ ‫‪‬‬
‫يتم عمل استعجال أول ثم عمل استعجال ثانى بعد أسبوعين من االستعجال االول ثم عمل انذار بعد أسبوع‬
‫من االستعجال الثانى لتحذير الشركة من أنه سيتم تطبيق الغرامات المنصوص عليها فى القانون ‪ 89‬لسنة‬
‫‪ 1998‬باالضافة لفرق السعر إن وجد‬
‫فى حالة عدم استجابة الشركة لالنذار يتم مخاطبة ادارة الصيدلة بالمديرية لتخاطب بدورها ادارة العقود‬ ‫‪‬‬
‫والمشتريات بوزارة الصحة ويوضح فى ذلك الخطاب تاريخ أمر التوريد واالستعجاالت‬
‫فى حالة رد ادارة العقود والمشتريات باعطاء تعليمات بالشراء من شركة جديدة يتم تنفيذ التعليمات مع‬ ‫‪‬‬
‫عمل خطاب موجة الى حسابات المستشفى بطلب احتساب غرامات التأخير وعدم التوريد على الشركة‬
‫المتأخرة واحتساب فرق سعر الشراء بين الشركتين على الشركة المتأخرة طبقا للمادة ‪ 94‬من القانون ‪89‬‬
‫لسنة ‪1998‬‬
‫فى حالة عدم رد العقود والمشتريات يتم استبدال الصنف بأقرب بديل له بمناقصة وزارة الصحة فإن لم‬ ‫‪‬‬
‫يوجد بديل يتم الشراء باألمر المباشر‬
 ‫‪ .c‬توفير ادوية باألمر المباشر ‪:‬‬
‫وذلك لالدوية التي ال توجد لها مثائل اوبدائل عالجية مناسبة فى مناقصة وزارة الصحة الحالية او المناقصات الس ابقة‬
‫طبقا لما يقرره الطبيب المعالج بناء على حالة المرضى وبنا ًءا على تقرير من الط بيب المع الج يفي د بحاج ة الم ريض‬
‫بالقسم الداخلي الماسة ألحد األصناف يتم الشراء باألمر المباشر بعد اتخاذ االجراءات القانونية‪.‬‬

‫االجراءات‬
‫يقوم الطبيب المعالج بملئ استمارة (اضافة ادوية جديدة) م ع ارف اق (تقري‪99‬ر ط‪99‬بى) بحال ة الم ريض يفي د بحاج ة‬ ‫‪‬‬
‫المريض الى الدواء بالقسم الداخلى‬
‫يقوم الصيدلى األول والصيدلى اإلكلينيكى بالفحص والمراجعة العلمية للدواء والتأكد بأنه غيرموجودة واليوجد له‬ ‫‪‬‬
‫بدائل متاحة بالمناقصات المعم ول به ا ويتم رفع ة للجن ة (الص يدلة وال دواء) بالمستش فى للمناقش ة واب داء ال رأي‬
‫النهائى ويرفع لمدير المستشفي لالعتماد‪.‬‬
‫يقوم الصيدلى االول بعمل مذكرة واخذ الموافقة على شراء الصنف ( أصل ‪ +‬صورة ) من إدارة التموين ال دوائي‬ ‫‪‬‬
‫واعتمادها من إدارة الصيدلة‪.‬‬
‫يقوم الصيدلى المسئول بطلب عروض اسعار من الشركات المنتج ة او الموزع ة للعق ار المطل وب ويفض ل ثالث‬ ‫‪‬‬
‫عروض أسعار من ثالثة شركات مختلفة او حسب المتاح من الشركات المعتم دة له ذا الص نف حيث توج د بعض‬
‫االدوية لها وكيل (موزع) وحيد للمنتج ويتم تحرير طلب الشراء وكتابة انه غير موجود بالمناقصة والتوقيع )‪.‬‬
‫يتم طلب األصناف مع اتباع الحد المالي األقصى المقرر قانونا ً طبقا لحدود صالحيات مدير المستشفي ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يتم توقيع طلب الشراء من صاحب العهدة والصيدلى األول‬ ‫‪‬‬
‫يقوم الصيدلى بإرسال أمر التوريد للشركة التى ق دمت أق ل األس عار عن د ورود الص نف يتم اتب اع نفس خط وات‬ ‫‪‬‬
‫االضافة السابق ذكرها (دفتر ‪112‬ع ح ‪ 118 -‬ع ح )‬

‫" ثانيا"‪ :‬توفير الدواء للمريض ‪:‬‬

‫(اوال)‪ :‬توفير الدواء للمريض من دوالب‪ /‬عربية الطوارئ‪:‬‬

‫‪ ‬يقوم أحد أفراد هيئة التمريض باألقسام باستالم عهدة طوارئ بكل قسم بحيث تشتمل علي األدوية الهامة و تحدد‬
‫بواسطة الطبيب رئيس القسم ‪.‬‬
‫‪ ‬يقوم الطبيب المعالج بوصف الدواء فى ملف المريض‪.‬‬
 ‫‪ ‬تقوم ممرضة القسم باستخدام الدواء من دوالب العهدة فى حالة الطوارئ وإعطاء الدواء للمريض فى فترة‬
‫إغالق الصيدلية من الساعه ‪ 2‬مساءا حتى ‪ 8‬صباحا على أن يتم االستعاضة‬
‫‪ ‬تقوم ممرضة القسم باالستعاضة من خالل كتابة (إذن صرف أدوية) تذاكر صرف مقيد بها اسم المريض‬
‫واألدوية وكميتها المصروفة له ويطلع الصيدلى عليها ويتم استكمال العدد الثابت لدوالب الطوارئ من الصيدلية‬
‫فى الفترة من ‪ 8‬صباحا حتى ‪ 2‬ظهرا‪.‬‬
‫‪ ‬تقوم رئيسة القسم فى حالة عدم تواجد الدواء بالصيدلية بتخصيمه من العدد الثابت لعهدة بالقسم على ان تقوم‬
‫الصيدلية بتوفيره حسب نوع الدواء‪.‬‬

‫‪:‬توفير الدواء للمريض فى حالة عدم توافره بالصيدلية ‪):‬ثانيا(‬

‫عند طلب الطبيب لدواء غير متوفر بالصيدلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يقوم الطبيب المعالج بكتابة الدواء المطلوب وتركيزه والتوص ية الطبي ة الخاص ة بالص نف والتش خيص على أن‬ ‫‪‬‬
‫يكون موقع ومختوم من الطبيب المعالج‪.‬‬
‫يقوم الصيدلى بالمراجعة وبكتابة عدم وج ود الص نف بالص يدلية وليس ل ه ب ديل والتوقيع ثم يتم رف ع الطلب إلى‬ ‫‪‬‬
‫مدير المستشفى أو من ينوب عنه لاعتماده‪.‬‬
‫يقوم مديرالمستشفى او من يفوضه بكتابة يشترى من الس لفة واالعتم اد نظ راً لحاجة الم ريض له وع دم ت وافره‬ ‫‪‬‬
‫بالصيدلية‬
‫يقوم الصيدلي األول فى بدء إجراءات توفير الصنف من عمل طلب شراء‬ ‫‪‬‬
‫يتم االحتفاظ بصورة من اذن صرف الدواء للمريض واذن طلب الشراء والفاتورة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫فى حالة االحتياج الفورى لدواء غير موجود بص يدلية المستش فى وليس ل ه ب ديل م ع تع ثر الص يدلية فى توف ير‬ ‫‪‬‬
‫الدواء بشكل عاجل وفورى اما لنقصه فى الشركات المنتجة او الموزعة يقوم احد اقارب المريض بشراء الدواء‬
‫بفاتورة رسمية‪.‬‬
‫يتوجه الفرد الذى قام بشراء الدواء الى صيدلية المستشفى ومعه الدواء والفاتورة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يقوم الصيدلى بفحص الدواء فنيا وفى حالة قبوله يتم عمل اجراءات الفحص واذن االضافة بموجب الفاتورة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يقوم المريض بالتوجه الى الخزينة السترداد ثمن الدواء الذى قام بشرائه و تسليم صورة اذن االضافة والفاتورة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪.‬‬

‫" ثالثا"‪ :‬تقدير االحتياجات من األصناف (‪)Estimating Drug Requirements‬‬

‫ويجب اتباع ومراعاة االتي‪:‬‬

‫‪ ‬االعتماد المالى‪ o‬المتاح ‪.‬‬

‫‪ ‬موسمية الصنف ( أصناف يزيد استهالكها فى بعض الفصول ويقل فى البعض اآلخر )‪.‬‬
 ‫‪ ‬النقص المتوقع لبعض األصناف ‪.‬‬
‫‪ ‬اى تغيير فى سياسات‪ o‬او ممارسات المستشفى مثل التوسع فى بعض الخدمات او استحداث خدمات جديدة‪.‬‬

‫ان النجاح في تقدير االحتياجات من االصناف المطلوبة يعتبر من اهم العناصر التي تجنبنا الكثير من المشاكل التى‬
‫تتعلق بضعف التقدير لالحتياجات سواء بالزيادة او النقص والتي منها‪:‬‬

‫‪ .1‬عدم االستغالل االمثل للتمويل المتاح لتوفير االدوية‪ :‬عند وج ود اعتم اد م الي مح دد مت اح لتوف ير االص ناف‬
‫المطلوبة من االدوية فيجب ان يتم طلب هذه االصناف بحيث ينحقق االستغالل االمثل لهذا التمويل‬
‫‪ .2‬ركود االصناف‪ :‬قد يتسبب سوء التقدير في طلب كميات اكثر من الحاجة الى زيادة المخ زون من الص نف وق د‬
‫ي ؤدي ه ذا الى رك ود الص نف مم ا يع رض كمي ات كب يرة من االص ناف للتل ف واه دار الم ال الع ام نتيج ة النته اء‬
‫الصالحية‬
‫‪ .3‬وجود نقص في بعض االصناف‪ :‬قد يتسبب سوء التقدير في طلب كميات اق ل من الحاج ه الى وج ود نقص في‬
‫بعض االصناف قد يؤدي الى ظهور مضاعفات سيئه او زيادة انتشار المرض الذي يعالجه الدواء وقد يلج أ المرض ى‬
‫الى تغيير العالج الذي يستخدمونه بأدوية بديلة اخرى قد تختلف فاعليتها واثارها الجانبية وقد تكون اغلى سعرا‬
‫بعض االمثلة لعدم االستغالل األمثل للتمويل المتاح لتوفير االدوية‪:‬‬

‫‪ .1‬طلب كميات اكبر من مع دل االس تهالك لبعض االص ناف ق د ي ؤثر ه ذا على طلب االحتياج ات من االص ناف‬
‫الهامة االخرى‬
‫‪ .2‬طلب كميات من االدوية م ع ع دم مراع اة مرتب ة ال دواء من حيث ك ون ال دواء ‪( :‬حي وي ‪ –vital‬ض روري‬
‫‪ – essential‬غير ضروري ‪)non- essential‬‬

‫وهذا ق د يتس بب في اس تهالك معظم التموي ل المت اح وزي ادة الم ديونيات نتيج ة لالس راف في طلب اص ناف غ ير‬
‫ضرورية مما قد ئؤثر على طلب االحتياجات من االصناف الحيوية والضرورية االخ رى ال تي يك ون االحتي اج اليه ا‬
‫اشد‬

‫طرق تقدير االحتياجات من االدوية‬

‫‪ -1‬طبقا لبيانات معدالت االستهالك السابقه من الصنف‬
‫‪ -2‬طبقا للتقديرات المبنيه على بيانات الحاالت المرضية‬

‫طبقا لبيانات معدالت االستهالك السابقه من الصنف‬ ‫‪.1‬‬

‫‪ ‬تعتمد هذه الطريقة لتقدير االحتياجات على وجود بيانات استهالك تاريخية للصنف المراد تقدير احتياجاته‬
‫‪ ‬المقصود ببيانات االستهالك للصنف هي الكميات التي تصرف من هذا الصنف للمرضى‬

‫االحتياجات المطلوبة من االدوية = الرصيد في بداية المدة ‪ +‬الكميات الواردة ‪ -‬الرصيد في نهاية المدة ‪ x‬المدة الكلية المطلوبة‬
‫مدة توافر الصنف‬
‫مثال‪ :‬نختار احد االصناف المراد توفيره وعمل مخزون منه يكفي الستهالك ‪ 3‬اش هر وليكن ص نف باراس يتامول اق راص‬
‫فنقوم بمعرفة حركة الص نف من خالل الس تة اش هر االخ يرة مثال وذل ك من دف تر العه دة ‪( 118‬نم‪99‬وذج ‪ 3‬مخ‪99‬ازن حكوم‪99‬ة)‬
‫وتحديد الرصيد‬
‫في بداية هذه المدة والكميات التى تم توريدها خالل تلك المدة‬

‫مالحظات‬ ‫الرصيد‬ ‫الكمية المنصرفة‬ ‫الكمية‬ ‫وارد‪/‬منصرف‬ ‫رقم االذن‬ ‫التاريخ‬

‫ص‪ooooooooo‬رفيات‬ ‫فعلى‪o‬‬ ‫المضافة‪o‬‬
‫اخرى‬
‫‪2000‬‬
‫‪1000‬‬ ‫‪1000‬‬
‫‪4000‬‬ ‫‪3000‬‬
‫‪2800‬‬ ‫‪1200‬‬
‫‪1700‬‬ ‫‪1100‬‬
‫‪900‬‬ ‫‪800‬‬
‫‪2900‬‬ ‫‪2000‬‬

‫‪ .a‬فعند تقدير االحتياجات المطلوبة لثالثة اشهر يتم التطبيق في المعادلة كاالتي‪:‬‬

‫الرصيد في بداية المدة (‪ + )2000‬الكميات الواردة(‪ - )5000‬الرصيد في نهاية المدة(‪ x )900‬المدة الكلية المطلوبة‬
‫مدة توفر الصنف(‪)6‬‬

‫=‪ )3050‬وهذه هي الكمية المطلوبة الستهالك ثالثة اشهر‬

‫‪ .b‬طريقة اخرى لتقدير االحتياجات بناء على وجود بيانات استهالك تاريخية للصنف المراد تقدير احتياجاته‪-:‬‬

‫إجمالى‪ o‬اإلستهالك الشهرى للصنف خالل "‪ "6‬أشهر‬

‫= ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ‪ X‬المدة الكلية المطلوبة‬
‫"‪ "6‬أشهر‬
‫التطبيق طبقا للبيانات الواردة في المثال السابق‪:‬‬

‫اجمالي االستهالك الشهري للصنف(‪ x)800+1200+800+1100+1200+1000‬المدة الكافية المطلوبة (‪)3‬‬

‫مدة توافر الصنف (‪)6‬‬

‫طبقا للتقديرات المبنية على بيانات الحاالت المرضية‪:‬‬ ‫‪.2‬‬

‫تتطلب هذه الطريقة توفير بيانات كاملة ودقيقة عن الحاالت المرضية وتوزيعها وعدد الحاالت والسن وك ذا ت وافر‬
‫العالج القياسي (‪ )Standard Treatment‬لكل حاله‬

‫االحتياجات المطلوبة = كمية الدواء الالزمة للعالج القياسي للحالة المرضية ‪ x‬اجمالي عدد الحاالت المرضية‬

‫مقارنة بين طريقتي تقدير االحتياجات من االدوية‬

 ‫طريقة بيانات معدل االستهالك‬ ‫طريقة بيانات الحاالت المرضية‬
‫‪ ‬ال تتطلب بيانات الحاالت المرض ية او العالج‬ ‫ال تتطلب وج ود بيان ات تاريخي ة عن‬ ‫‪‬‬ ‫المميزات‬
‫القياسي لها‬ ‫االستهالك وتكون مفي دة بالنس بة لالص ناف‬
‫‪ ‬يعتم د عليه ا اذا ك انت البيان ات التاريخي ة‬ ‫الجدي دة اوالالزم ة لتنفي ذ خط ة ص حية‬
‫الستهالك الصنف كاملة ودقيقة‬ ‫لمكافحة بعض االمراض‬
‫‪ ‬تتطلب عملي ات حس ابية اق ل من الطريق ة‬ ‫تعتمد عل وجود بيان ات الح االت المرض ية‬ ‫‪‬‬
‫االخرى‬ ‫والعالج القياسي لها‬
‫تحفز اعداد خريطة صحية لبيانات الح االت‬ ‫‪‬‬
‫المرضية‬
‫غير مناسبة لالصناف الجديدة ال تي ال يت وافر‬ ‫‪‬‬ ‫ص عوبة الحص ول على بيان ات الح االت‬ ‫‪‬‬ ‫العيوب‬
‫عنها بيانات تاريخية لالستهالك‬ ‫المرضية والعالج القياسي لها‬
‫ال تصلح لمراجعة وتحسين وصف واس تعمال‬ ‫‪‬‬ ‫ق د تختل ف النت ائج عن االحتياج ات الفعلي ة‬ ‫‪‬‬
‫الدواء‬ ‫للدواء‬
‫ال يعتمد عليها اذا ك انت هن اك ف ترات طويل ة‬ ‫‪‬‬ ‫تنوع االدوي ة المس تعملة لعالج نفس الحال ة‬ ‫‪‬‬
‫لنقص الصنف في الماضي‬ ‫المرض ية وع دم وج ودعالج قياس ي واح د‬
‫ال تش جع على اع داد س جالت جي دة للح االت‬ ‫‪‬‬ ‫للحالة المرضية‬
‫المرضية‬ ‫تتطلب عمليات حسابية تفصيلية ومعقدة‬ ‫‪‬‬

‫‪.‬‬
‫" رابعا"‪ :‬رواكد األدوية‬
‫‪ ‬يجب ان يكون طلب االصناف في حدود االحتياجات الفعلي ة والض رورية لس ير العم ل م ع مراع اة مس تويات التخ زين‬
‫ومعدالت االستهالك وذلك ترشيدا لالنفاق العام وحفاظا على موارد الدولة‬
‫‪ ‬ال يجوز ان تبقي بالمخازن اصناف زائدة عن الحاجة او مستغنى عنها او بط ل اس تعمالها او يخش ى عليه ا من التل ف او‬
‫عير صالحة للتلف‬
‫‪ ‬ال يجوز طلب اصناف توجد بالمخازن اصناف مماثلة لها او بديلة عنها تفي بالغرض‬

‫اسباب ظهور الرواكد‪:‬‬

‫سوء التخطيط واالسراف في تقديراالحتياجات من االصناف‬ ‫‪‬‬
‫التراخي والقصورفي تنفيذ التعليمات بشان طرق التصرف في االصناف الراكدة واعادة تدويرها بين الجهات المختلفة‬ ‫‪‬‬
‫عدم وجود رقابة بالنسبة لتنفيذ عملية الشراء‬ ‫‪‬‬
‫نقص كفاءة وخبرة العاملين بالمخازن وسوء القيم المادية والمعنوية‬ ‫‪‬‬
‫صنف توقف استعمالة فجاءة‬ ‫‪‬‬
‫كيفية منع ظهور الرواكد‬

‫‪ ‬ض رورة تق دير االحتياج ات المطلوب ة دون اس راف بن اءا على البيان ات المت وفرة عن مع دالت االس تهالك ومس تويات‬
‫التخزين حتى يتم الطلب في حدود االحتياجات الفعلية‬
‫‪ ‬يتم اعتماد اوامر التوريد من ادارة التموين الدوائى وذلك لمتابعة تنفيذ عملية الشراء‬
‫‪ ‬يجب استالم االصناف المطلوبة في الربع االول من تاريخ صالحية المستحض ر اال في ح االت الض رورة القص وى م ع‬
‫ضرورة التاكد من استهالك كل الكميات التي يتم تسلمها قبل انتهاء تاريخ الصالحية‬
 ‫كيفية التصرف في الرواكد‪:‬‬

‫يقوم الصيدلى المسئول بعمل نشرة داخلية لتعريف األطباء باألصناف بطيئة الحركة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫يقوم الصيدلى المسئول ارسال بيان شهرى من المستشفى الى المستوى األعلى التابعة له متضمن األصناف الراكدة‪/‬بطيئة‬ ‫‪‬‬
‫الحركه موضح بة (الكميات‪ – o‬تاريخ انتهاء الصالحية – متوسط االستهالك الشهرى) موقع من الص يدلى األول إلتخ اذ‬
‫الالزم‪.‬‬
‫يقوم الصيدلى األول بمخاطبة الجهات الموردة للمستحضر قبل انتهاء تاريخ صالحية الصنف بستة اشهر على االق ل عن‬ ‫‪‬‬
‫طريق البريد المسجل وذلك الستبدال هذه الكميات او ارجاعها‬
‫يقوم الصيدلى األول بمخاطبة المخزن اإلقليمى بالمديرية باالصناف الراكدة ‪/‬البطيئة التي ليس لها معدالت اس تهالك قب ل‬ ‫‪‬‬
‫‪ 6‬اشهرمن تاريخ انتهاء صالحيتها على االقل مصحوبا بصورة من امر التوريد وصورة من الصفحة الخاص ة بالص نف‬
‫بدفتر العهدة نموذج ‪ 3‬مخازن حكومة مع ذكر سبب ركود الصنف وذلك للمساهمة في محاول ة ت دوير ه ذه الرواك د على‬
‫المستشفيات االخرى فى نطاق الجهة الموجه لها الخطاب او مبادلة الصنف مع جهات اخ رى بص نف او اص ناف اخ رى‬
‫يمكن استعمالها‬
‫في حالة االحتياج الصناف راك دة باح د المستش فيات تق وم المستش فى بارس ال وتوص يل الص نف الراك د الى المستش فى‬ ‫‪‬‬
‫المحتاجه اليه مع اتخاذ كافة االجراءات المخزنية طبقا لالئحة المخازن‬
‫في حالة عدم اتباع هذه االج راءات وظه ور اص ناف منتهي ة الص الحية يتم مطالب ة المس ؤول بم ا ي ترتب على ذل ك من‬ ‫‪‬‬
‫الخسارة المالية ويتعرض للمسائلة القانونية في ذلك‪.‬‬

‫المسئول‪:‬‬
‫‪ ‬الصيدلى االول‪.‬‬
‫‪ ‬المسئول عن العهدة‪.‬‬
‫‪ ‬مسئول ادارة المشتريات‪.‬‬
‫النماذج‪:‬‬
‫‪ ‬نموذج ‪ 1‬مخازن حكومية‪.‬‬
‫‪ ‬نموذج ‪ 2‬مخازن حكومية‪.‬‬
‫‪ ‬نموذج ‪ 3‬مخازن حكومية‪.‬‬
‫‪ ‬نموذج طلب شراء (نموذج رقم "‪.)"5‬‬
‫‪ ‬أمر توريد (نموذج رقم "‪.)"6‬‬
‫‪ ‬محضر فحص االصناف (نموذج رقم "‪.)"7‬‬
‫المراجع‪:‬‬
‫‪ ‬الئحة المخازن‪.‬‬
‫‪ ‬دليل مراقبة المخزون وادارة الدواء‪.‬‬