Nhatnghe - Ebook-QUAN LY TAI CHINH CHI PHI XAY DUNG

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 1
Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

Ebook kỹ năng dành cho Kỹ sư Xây dựng
TẬP 3:
HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG
TRONG GIAI ĐOẠN THI CÔNG
PHẦN 1: PHẦN CĂN BẢN

Biên soạn: Huỳnh Nhất Linh và cộng sự
Sách Kỹ năng tự học dành cho Kỹ sư Xây dựng
Phát hành lần thứ 1
********************************************************************************
“Tiền là kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh”
“Bạn đang làm việc cật lực ngày đêm để tạo ra tiền, nếu bạn không biết cách
quản lý tiền nghĩa là bạn đang lãng phí trí tuệ, thời gian và sức lực của
mình.”
“Nếu chọn một yếu tố cuối cùng để đánh giá HIỆU QUẢ của dự án chắc chắn
đó phải là lợi nhuận mà dự án mang lại dù là dài hạn hay ngắn hạn.”
Vì bạn là dân kỹ thuật nên bạn không giỏi quản lý tiền, điều này không đúng
mà nguyên nhân chính là vì bạn không học cách quản lý tiền nên bạn không
giỏi quản lý tiền.
********************************************************************************

ĐÂY LÀ 1 TRONG 8 CUỐN EBOOK KỸ NĂNG CHO NGƯỜI XÂY DỰNG
Những cuốn ebook kỹ năng khác bao gồm:
1 - Báo cáo quản lý chi phí dự án Xây dựng

2 - Ứng dụng Excel thực chiến dành cho Kỹ Sư Xây dựng
3 - Tính toán và quản lý khối lượng dự án Xây dựng
4 - Tối ưu hóa công việc bằng các công cụ của google
5 - Quản lý chi phí và tài chính cơ bản trong giai đoạn thi công xây
dựng
6 - Lập tiến độ thi công thực chiến
7 - Ứng dụng Power BI trong báo cáo quản lý Xây dựng
8 - Lập kế hoạch chi phí trong giai đoạn thi công Xây dựng

LỜI TÁC GIẢ
Chào bạn, những người làm nghề Xây dựng.
Tôi vô cùng biết ơn bạn vì bạn đã rất tin tưởng tôi và đã cho tôi một cơ hội để chia sẻ
những kiến thức cũng như kinh nghiệm trong công tác Quản lý dự án Xây dựng, đặc biệt
là trong công tác Quản lý chi phí Dự án Xây dựng của mình đến cộng đồng.
Tất cả tư duy, kiến thức và kỹ năng được viết trong cuốn sách này là trải nghiệm của cá
nhân tôi với vai trò là một người có kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực Quản lý chi phí
dự án.
Tôi từng gặp rất nhiều khó khăn với vai trò là người thực thi khi chập chững bước vào
nghề.
Tôi cũng từng gặp rất nhiều khó khăn trong vai trò là Quản lý với vai Trưởng phòng QS
của một trong những tập đoàn Xây dựng hàng đầu Việt Nam với Doanh thu mỗi năm gần
20.000 tỷ với hơn 100 dự án đang hoạt động cùng lúc.
Và tôi cũng từng nỗ lực rất nhiều với rất nhiều câu hỏi hóc búa từ các tình huống của hơn
1000 Kỹ sư QS trong các khóa Huấn luyện với vai trò là một người dẫn dắt.
Bằng kinh nghiệm cá nhân tôi đã nhận ra, giải quyết triệt để những bài toán hóc búa thực
tế trong quá trình làm việc và Huấn luyện. Thành công có, bài học cũng rất nhiều.
Đây là cuốn sách tập hợp những tinh hoa thông qua kinh nghiệm làm việc, Huấn luyện
thực tế sâu sắc nhất mà tôi nhận ra và áp dụng vào công việc. Tôi hy vọng nó sẽ giúp cho
những người đang làm việc có một góc nhìn rộng hơn, cách làm dễ dàng hơn, khoa học
hơn. Đồng thời giúp cho những người mới bước chân vào nghề rút ngắn thời gian hiểu biết
thông qua các câu chuyện, bài toán trải nghiệm thực tế thông qua nội dung trong cuốn
sách này.
Tôi luôn sẵn lòng đón nhận những phản hồi, chia sẻ về mọi thứ: Tư duy – Kiến thức – Kỹ
năng từ những người đã có kinh nghiệm làm việc hoặc những người đang làm việc để học
hỏi và cải thiện năng lực của mình.
Học tập trọn đời – Áp dụng sức mạnh đòn bẩy tri thức để đi nhanh hơn, đó là tiêu chí khi
tôi quyết định chia sẻ những kiến thức này. Nó hoàn toàn là kinh nghiệm cá nhân có tham
khảo, học tập từ những tài liệu quý giá cũng như từ những Người Thầy thực tế. Nếu bạn

có điều gì hay muốn chia sẻ, xin hãy sẵn lòng – Tôi luôn đón nhận nó một cách chân
thành và đầy trân quý.
Và một lần nữa, nếu bạn là một Kỹ sư Xây dựng, là một nhà Quản lý dự án và bạn đang
thực sự khó khăn hoặc không biết cách Quản lý chi phí các Dự án giống như những người
tôi từng gặp như:
• Quản lý dòng tiền Sản lượng/ Chi phí

• Quản lý Ngân sách dự án
• Quản lý tiến độ thi công
• Quản lý cung ứng nguồn lực
• Quản lý hao hụt vật tư/ năng suất/ hiệu suất làm việc
• Quản lý thanh toán A&B cho các Dự án
• Quản lý tỷ lệ chuyển đổi trong dự án (thực tế thực hiện và thanh toán)
Thì tôi tin chắc chắn cuốn sách này chính xác là dành cho bạn. Hãy đọc, thực hành theo
và tận hưởng nó.
Tiền không phải quan trọng mà là rất quan trọng, nếu muốn quản lý tốt Dự án bạn
nhất định phải quản lý tốt những thứ liên quan đến tiền.
Vì sự thành công của bạn.
Thật vinh hạnh cho chúng tôi khi nhận được góp ý và phản hồi của bạn.
Mọi ý kiến của bạn xin gửi về:
Email: ngheqs@gmail.com
Hotline: 0983.234.949
Fapage: Huỳnh Nhất Linh

Mục đích
Với mong muốn lớn nhất của tác

giả là sau khi đọc và áp dụng
xong cuốn sách này, những
người làm Xây dựng sẽ có một
cái nhìn đúng đắn và không còn
cảm tính về những công việc
mình làm. Đặc biệt là trong lĩnh
vực quản lý chi phí dự án, một
lĩnh vực đã làm đau đầu biết bao nhiêu thế hệ đàn Anh Xây dựng, “làm gì
cũng được nhưng đừng làm quản lý chi phí vì đau đầu lắm”.
Vì sao cũng làm Xây dựng, nhưng những người làm về mảng kinh doanh
trong Xây dựng lại có cuộc sống kinh tế khá giả, còn Kỹ sư thì thường là
không được như ý. Phải chăng có sự khác biệt nào đó mà những Kỹ sư Xây
dựng, những người trụ cột trong lĩnh vực của mình không biết?
“Chúng ta làm việc để tạo nên một cuộc sống thịnh vượng và đủ đầy
hơn, nhưng nếu không quản lý được tài chính/ chi phí thì làm sao có
thể làm được?”
Sau khi đọc xong cuốn sách này bạn sẽ biết được:
Sai lầm thường gặp trong công tác quản lý chi phí dự án
Tư duy quan trọng mà người quản lý chi phí cần biết
Kiến thức cần có của một người làm công tác quản lý chi phí
Những kỹ năng cứng có của một người làm công tác quản lý chi phí
Những kỹ năng mềm có của một người làm công tác quản lý chi phí
Vai trò thực sự của người làm công tác quản lý chi phí dự án

Những công việc mà một người làm công tác quản lý chi phí thường
gặp.
Nếu đây chính xác là điều bạn mong muốn, hãy kiên nhẫn đọc và làm theo
hướng dẫn, khi bạn gặp khó khăn hãy mạnh dạn liên hệ với đội ngũ hỗ trợ để
được giúp đỡ và tạo ra kết quả như mong đợi.
Trong nội dung cuốn sách này, tôi sẽ truyền tải tổng quan về kinh nghiệm,
kiến thức thực tế. Tôi có quá nhiều thời gian để đi sâu vào từng công việc cụ
thể. Nếu bạn thực sự hứng thú, hãy chờ và tôi và đội nhóm trong phần ra
mắt của cuốn sách kế tiếp. Trong cuốn sách phần 2, tôi sẽ đi rất chi tiết và
hướng dẫn cụ thể từng công việc để bạn có thể áp dụng ngay vào trong công
việc của mình.

Chương 1: Đặt vấn đề
“Nếu tiền là máu thì người quản lý chi phí chính là trái tim”
Đối với cá nhân, tài chính là một trong những yếu tố đánh giá sự thành công
trong cuộc sống.
Đối với doanh nghiệp, tài chính là một trong những yếu tố quyết định sự sống
còn trong kinh doanh.
Đối với đất nước, tài chính là một trong những nguồn lực quan trọng để xây
dựng và phát triển.
Tiền quan trọng hay rất quan trọng? Câu trả lời của bạn chắc chắn là rất
quan trọng rồi đúng không?
Ví như tiền là máu thì người quản lý tiền chính là người điều phối dòng máu
hay chính là trái tim của dự án hay doanh nghiệp. Thế nhưng, trừ những
người được đào tạo những chuyên môn về kiến thức tài chính và kế toán còn
lại chúng ta chỉ được đào tạo về kỹ năng làm việc chứ không phải là kỹ năng
để tạo ra tài sản.
Có một câu hỏi mà chắc không chỉ riêng tôi mà ngay cả những người đã đi là
nhiều năm trong nghề mà chúng ta đang thắc mắc: “Tại sao những người
làm về tài chính và kế toán thường sẽ có cuộc sống thịnh vượng hơn?”.
Phải chẳng họ giỏi hơn hay có một nguyên nhân nào khác? Liệu có phải họ
hỏi kiến thức về quản lý tài chính hơn hay không?
Không phải tất cả những người làm kinh doanh đều thành công mà chỉ có
những người giỏi quản lý tài chính mới phát triển được một doanh nghiệp
thành công.

1.1. Các sai lầm thường gặp trong công tác quản lý chi phí
1.1.1. Không có kế hoạch hoặc kế hoạch không phù hợp.
Nếu không có kế hoạch nghĩa là bạn đã lên kế hoạch cho sự thất bại. Trong
công tác quản lý chi phí nếu không lập kế hoạch thì sẽ không có cơ sở để
đánh giá được hiệu quả của công tác quản lý chi phí. Không có kế hoạch
cũng giống như là đá bóng mà không có cầu môn vậy, cả cầu thủ và khán giả
chẳng có động lực và không có cơ hội để thể hiện. Tất cả đánh giá chỉ là cảm
tính.
Nếu một kế hoạch không phù hợp với thực tiễn thì không thể quản lý được.
Theo khảo sát từ rất nhiều doanh nghiệp và kể cả các chương trình đào tạo,
hầu hết sẽ dùng dự toán để quản lý chi phí. Điều này dẫn đến không thể
quản lý được chi phí và không đánh giá được hiệu quả. Dự toán là để mang
tiền về dựa trên các đầu mục sản lượng/ doanh thu còn chi phí là để quản lý
dòng chi tiền ra. Vậy nên, với những đơn vị dùng dự toán để lập kế hoạch chi
phí gần như là hoàn toàn không quản lý được.
1.1.2. Có lập kế hoạch nhưng lại không tập trung quản lý theo kế
hoạch.
Không có kế hoạch không thể làm được nhưng nếu có kế hoạch mà không
bám sát kế hoạch thì thà không lập sẽ hay hơn. Không quản lý theo kế hoạch
có nhiều nguyên nhân, có thể do không biết, có thể do không có ý thức về
tầm quan trọng của nó hoặc cũng có thể do sợ kết quả.
Nếu không quản lý theo kế hoạch, nghĩa là bạn không thể nào biết được hiệu
quả công việc mình làm tới đâu và sẽ không có sự phản hồi để rút kinh
nghiệm cho bản thân và doanh nghiệp.

1.1.3. Không xem trọng thực sự
Khi hỏi bất kỳ một kỹ sư Xây dựng nào về điều họ quan tâm nhất khi tham
gia hoạt động quản lý xây dựng bạn có thể nhận câu trả lời là: Chất lượng,
tiến độ hoặc một vài khía cạnh khác, hiếm khi kết luận là chi phí. Có thể vì nó
khó hoặc có thể vì họ không được hoặc chưa được giao nhiệm vụ. Thế
nhưng, nếu một người làm công tác quản lý thi công mà không ý thức được
tầm quan trọng của quản lý chi phí thì sẽ có những hậu quả rất nặng nề.
1.1.4. Thiếu kiến thức
Một trong những khó khăn đầu tiên là thiếu kiến thức về quản lý chi phí và
quản lý tài chính dự án. Trong tất cả cái thiếu thì cái làm người ta khổ sở
nhất là thiếu kiến thức. Có thể do không được đào tạo hoặc không chịu học,
nếu ở Việt Nam bạn sẽ khó tìm ra một trung tâm hay chương trình nào có thể
đào tạo về kiến thức này.
1.1.5. Nghĩ ngắn hạn
Một trong những lý do khiến người ta phải trả giá đắt và loay hoay trong bất
kỳ lĩnh vực nào đó là suy nghĩ ngắn hạn. Biết rằng quản lý chi phí quan trọng
nhưng lại không chịu đầu tư học tập, không tập trung nên khó quản lý. Biết
rằng quản lý chi phí quan trọng nhưng vì lợi ích trước mắt nên không chịu
mất mát nhỏ, từ đó dẫn đến.
Dự án không đạt chất lượng => mất tiền
Dự án không an toàn => Mất tiền
Dự án không đúng tiến độ => Mất tiền
Dự án gặp sự cố => Mất tiền
Công ty mất uy tín => Mất rất nhiều tiền

Dù có bất kỳ vấn đề gì trong dự án thì sự mất mát cuối cùng chính là số tiền
bạn phải bỏ ra để sửa chữa những sai lầm đó.
Vậy nên, khi suy nghĩ ngắn hạn, bạn thường tìm cách để hoàn thành công
việc của bạn nhưng không mang lại lợi ích cho cho người thừa hưởng hoặc
cho doanh nghiệp mà bạn đang công tác.
1.1.6. Không đo đếm bằng con số
Cái gì không đo đếm được thì không quản lý được, tất cả phải được định
lượng cụ thể bằng con số. Mà con số thì không có con số nào thú vị và ấn
tượng hơn là số tiền bạn đạt được hoặc bị mất đi.
Nếu biết rằng không tuân thủ chất lượng, tiến độ, an toàn lao động hoặc hợp
đồng sẽ mất uy tín, sẽ mất bao nhiêu tiền trong tương lai thì chắc chắn tư
duy về quản lý sẽ khác nhiều. Hầu hết người ta ít quan tâm các tiêu chí trên
chỉ vì không biết là sẽ mất gì và mất bao nhiêu?
1.1.7. Không biết cách tổ chức dữ liệu
Chúng ta có một đội hình rất mạnh nhưng “mạnh ai người đó làm”, đây là
câu nói vui mà Sếp tôi khi nói về cách tổ chức công việc và dữ liệu trong các
công ty hoặc các dự án. Một trong những vấn đề lớn ở đây là công tác tổ
chức dữ liệu kém dẫn đến thiếu sự liên kết và nhất quán trong quá trình phối
hợp cùng làm việc. Điều này gây ra rất nhiều sự lãng phí trong công tác tổ
chức nguồn lực.
Tổ chức dữ liệu là từ khóa quan trọng mà bất kỳ học viên nào trong khóa
Huấn luyện Kỹ sư QS phải thuộc nằm lòng và xem trọng hàng đầu. Trong
công tác quản lý chi phí, nếu bạn tổ chức dữ liệu tốt bạn sẽ:
Quản lý thông tin tốt, mất không quá nhiều thời gian để truy cập thông
tin.
Đúc rút bài học kinh nghiệm hay cho thế hệ sau, dự án sau

Thường xuyên có được những số liệu cần thiết để ra quyết định
Phối hợp tốt giữa các cá nhân và bộ phận trong dự án
Muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, nhất định phải làm
tốt công tác tổ chức và quản lý dữ liệu.
1.1.8. Không có hệ thống – quy trình quản lý
Có quy trình sẽ giết chết sự sáng tạo, nhưng nếu không có quy trình thì sẽ
không có chuẩn mực, không có quy trình thì sẽ không có cơ hội cải tiến. Làm
việc không có quy trình là làm việc theo phong cách của sự tùy tiện, lười
biếng và nó được gọi với cái tên mĩ miều “linh động”. Linh động là tốt, thế
nhưng cái gì cũng linh động thì chắc chắn sẽ mang lại thiệt hại nhiều hơn.
1.1.9. Không chịu thay đổi
Albert Einstein đã từng nói: “Thật ngu ngốc khi lặp đi lặp lại hành động cũ và
đòi kết quả mới”.
Bạn không thể cứ làm 1 công việc ngày này qua ngày khác theo cách cũ mà
lại mong chờ các kết quả khác nhau. Hay nói cách khác, bạn không thể duy
trì mãi tư duy cũ để mong kết quả mới. Thế nhưng thực trạng về cách quản
lý của công tác quản lý chi phí lại không có nhiều thay đổi qua nhiều năm và
họ vẫn mong có kết quả tốt hơn.
1.2. Thực trạng về công tác đào tạo về quản lý chi phí.
Trước làm sao thì sau làm vậy, thực trạng hiện nay về công tác đào tạo là
học từ thực tế.
Kiến thức ở trường không sát với thực tế nên khi vừa ra trường Kỹ sư
không thể bắt tay vào làm ngay được.

Các trung tâm đào tạo hiện nay cũng không có một bức tranh rõ ràng về
quản lý chi phí, chỉ nằm ở một vài giai đoạn hoặc chỉ vài khía cạnh nhỏ của
quản lý chi phí.
Kiến thức chủ yếu được thu thập từ việc tự học hoặc học từ người đi
trước, nhưng người đi trước cũng rất vất vả trong công việc của mình, chưa
kể là người Xây dựng thường giỏi làm hơn là đào tạo.
Việc học chủ yếu từ SAI – RÚT KINH NGHIỆM – ĐÚNG.
Nếu bạn may mắn được học kiến thức từ các chương trình đào tạo chuyên
nghiệp từ một vài nơi nào đó thì khi áp dụng vào thực tế bạn lại gặp chướng
ngại về sự “chủ quan” của các đàn Anh kiểu như “tao kinh nghiệm biết bao
nhiêu năm mà còn không làm được, tao không tin”. Điều này cũng dễ dàng
đẫn đến tình trạng mất lửa hoặc chán nản không muốn cải tiến.
Học từ thực tế: Nghề Xây dựng nói chung hay đặc biệt là nghề Quản lý chi
phí thường sẽ được đào tạo kiểu “trước làm sao thì sau làm vậy” thế nhưng
“Bạn không thể học được phương pháp tốt từ một người Thầy tệ”. Hãy quan
sát xem đàn Anh mình có làm tốt hay không? Nếu không thì sao có thể đào
tạo để bạn làm tốt được. Hãy chọn một người Thầy, người Sếp có cách làm
việc khoa học, nhẹ nhàng để học tập cải tiến công việc. Đừng “dùng cả thanh
xuân để tính khối lượng hoặc quản lý thanh toán, phát sinh” bạn nhé.
1.3. Ai là người được quản lý chi phí:
Trong một khóa đào tạo cho nhóm Kỹ sư hạt giống của Tập đoàn có một Kỹ
sư trẻ hỏi tôi “Em cần có kinh nghiệm bao nhiêu năm thì mới được làm Quản
lý chi phí (QS). Tôi đáp “có thể ngay bây giờ hoặc không bao giờ”. Vì sao? Vì
nghề nào cũng có nhiều cấp độ, quan trọng là em muốn mình thành thạo ở
cấp độ nào?

Lại có vài Kỹ sư chia sẻ “Mình sẽ không bao giờ có cơ hội để quản lý chi phí
vì việc này quá quan trọng không bao giờ đến tay mình, phải là người thân
thuộc với Sếp mới được làm”. Không sai, nhưng chưa đủ. Vì bạn chỉ cần có
kiến thức, kỹ năng và tố chất phù hợp thì công tác quản lý chi phí sẽ được
giao về tay bạn, quan trọng nhất là bạn làm nó thế nào.
Chưa kể quản lý chi phí cũng có nhiều cấp độ:
• Cấp độ cao nhất - Quản trị: dành cho QLDA hoặc Chủ doanh nghiệp
• Cấp độ thứ nhì - Quản lý: Dành cho Chỉ huy hoặc người có vai trò
tương đương
• Cấp độ thứ 3 - Chuyên nghiệp: Đây là cấp độ dành cho chuyên gia có
kiến thức chuyên sâu và tổng quan.
• Cấp độ thứ 4 - Nâng cao: Đây là cấp độ dành cho người kinh nghiệm
nhiều năm, có nhiều cải tiến trong công việc.
• Cấp độ thứ 5 - Cơ bản: Dành cho người mới bắt đầu tiếp cận
Vậy nên, tùy theo năng lực tới đâu bạn sẽ được giao nhiệm vụ theo từng cấp
độ, điều này không phụ thuộc vào độ tuổi.
1.4. Tình hình chung tại các Dự án xây dựng.
Tôi có thời gian khá lâu làm việc với vai trò là nhân viên, chuyên gia, quản lý
và tư vấn cũng như đào tạo về quản lý chi phí. Trong thời gian đó, tôi đã tìm
hiểu thực tế cũng như lắng nghe chia sẻ từ nhiều Kỹ sư đang làm việc tại các
dự án, thường họ gặp những khó khăn sau:
• Không được giao nhiệm vụ quản lý chi phí.

• Không có bức tranh tổng quan giữa các công việc Quản lý chi phí.
• Không có nhân sự đủ giỏi để quản lý.
• Thiếu quy trình, quy chế quản lý.
• Không biết bắt đầu từ đâu.

• Không có công cụ để kiểm soát.
• Không được hướng dẫn thực hiện.
• …………….
Đối với các doanh nghiệp thường sẽ gặp các khó khăn sau:
• Thiếu niềm tin do không biết công cụ quản trị.

• Không nắm được tổng quan, phối hợp giữa các bộ phận.
• Nhận được báo cáo không trung thực nhưng không thể kiểm chứng.
• Thiệt hại do lực lượng lao động thường xuyên thay đổi.
• Thiếu công tác lập kế hoạch và báo cáo kết quả thực hiện thường
xuyên.
• …………..
Dù có là nguyên nhân gì đi chăng nữa, nhưng kết quả thì không đạt được
như mong muốn. Dưới thì bảo trên cứng nhắc, không tin tưởng; Trên thì bảo
dưới thiếu năng lực và không đủ niềm tin. Chủ yếu vẫn là không đủ kiến thức
và công cụ cũng như quy trình để quản trị và thực hiện.
1.5. Quản chi phí là quản lý cái gì?
Không có một tiêu chuẩn hay quy định nào về việc quản lý chi phí. Nó chỉ
nằm trong mô tả công việc trong các quy trình của các công ty hoặc trong các
mô tả của các thông tin tuyển dụng. Và những mô tả này lại không phải do
một người có chuyên môn viết ra, vậy nên ở đâu đó có vài sự thiếu sót nhất
định.
Nói về quản lý chi phí, tất cả mọi thứ chung quy lại chỉ là 1 chữ “tiền”. Tất cả
những gì diễn ra có liên quan đến tiền là phải quản lý. Tuy nhiên, có cần phải
biết hết không? Không cần, đó là câu trả lời. Quan trọng nhất trong quản lý
chi phí vẫn là quản lý thông tin. Chỉ cần có công cụ để quản lý thông tin thì

công tác quản lý chi phí sẽ rất dễ dàng. Với người làm nghề quản lý chi phí
thì “THÔNG TIN LÀ TIỀN – TIỀN LÀ THÔNG TIN”.
Làm nghề quản lý chi phí chỉ đơn giản vậy, khó hay dễ? Khó khi chưa có đủ
trải nghiệm và rút ra những bài học kinh nghiệm. Và nó sẽ dễ vô cùng khi bạn
nếm đủ mùi “đau” khi phải mất tiền vì quản lý không tốt.
1.6. Các cấp độ quản lý chi phí
Tôi cũng giống như nhiều những Anh em làm trong nghề Quản lý chi phí.
Không có bất kỳ một quy định hay tiêu chuẩn nào cho nghề. Bạn giỏi món gì
là vì bạn được giao nhiệm vụ làm việc đó, đẳng cấp hay không là do rèn
luyện và học hỏi. Sự khác biệt lớn nhất là người có khả năng nắm bắt tổng
quan và quản trị hệ thống một cách khoa học và liền mạch.
Khi còn là một trưởng nhóm QS, tôi hỏi Sếp rằng “tại sao bạn cũng như em
mà lại làm Chỉ Huy Trưởng còn em thì không?” Sếp bảo “Làm nghề nào cũng
vậy QS hay bất kỳ vai trò CHT hay GDDA cũng có nhiều cấp độ. Càng rành
rỏi bao nhiêu thì công việc nhẹ nhàng hiệu quả bấy nhiêu. Sau rất nhiều năm
nắm giữ vai trò quản lý chi phí dự án, tôi nhận ra rằng cấp độ cao nhất của
một người QS là Giám đốc Dự án. Đây là vai trò mà nếu chỉ đơn thuần về kỹ
năng chuyên môn hay kiến thức mà có thể làm được, đó là cả một nghệ
thuật.
Bỏ qua các yếu tố khác, nếu là một kỹ sư QS thì những kỹ năng bạn phải có
để có thể đảm nhận vai trò là một người quản lý chi phí theo từng cấp độ như
sau:

CÁC CẤP ĐỘ CỦA MỘT NGƯỜI PHỤ TRÁCH CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ
Cấp Cấp độ Cấp Cấp độ

Các kỹ năng – nhiệm vụ độ 1 2 độ 3 4
Soạn thảo quy trình
Quản lý thanh toán A
Quản lý thanh toán nhà thầu
Tính toán và quản lý khối lượng dự án

qua nhiều giai đoạn
Lập dự toán dự án Xây dựng
Quản lý hao hụt vật tư
Lập kế hoạch và quản lý tài chính
Lập kế hoạch và quản lý ngân sách
Lập và quản lý hồ sơ mời thầu
Tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu/ NCC
Lập kế hoạch và quản lý nguồn lực

khác
Lập và quản lý hợp đồng Xây dựng
Lập hồ sơ và quản lý phát sinh – EOT
Báo cáo tổng quan sức khỏe dự án
Tự động hóa quản lý chi phí dự án

CÁC CẤP ĐỘ CỦA MỘT NGƯỜI PHỤ TRÁCH CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ
Cấp Cấp độ Cấp Cấp độ

Các kỹ năng – nhiệm vụ độ 1 2 độ 3 4
Ra quyết định
Dù sao đây cũng là suy nghĩ chủ quan qua quá trình làm việc và đào tạo gần
20 năm của cá nhân tôi, rất mong rằng nó sẽ làm rõ và giúp ích được cho
các bạn trên con đường chinh phục nghề Xây dựng, đặc biệt là lĩnh vực quản
lý chi phí.
1.7. Làm thế nào để quản lý tốt chi phí
Điều nguy hiểm thứ nhất là thiếu tư duy, thứ 2 là kiến thức, nguy hiểm hơn
cả thứ nhất là thiếu đạo đức.
• Sự lựa chọn: Quan trọng nhất là chọn người phù hợp, giao việc
không đúng người là tự làm khó mình.
• Đào tạo: Không ai chưa làm đã giỏi, trừ những người được đào tạo.
Hoặc bạn trả phí hoặc phải trả giá bằng sai lầm và tuổi trẻ.
• Luôn có kế hoạch: Thời gian là nhân tố bí ẩn giúp tối ưu chi phí. Bạn
sẽ không thể tối ưu được chi phí khi không có đủ thời gian. Để có đủ
thời gian, nhất định phải có kế hoạch trước khi thực hiện bất kỳ hoạt
động nào trong Dự án.
• Quy trình làm việc: Có quy trình chưa chắc đã làm tốt nhưng khả
năng tối ưu và kiểm soát sẽ rất cao.
• Kiểm soát bằng các báo cáo: Kiểm soát bằng các báo cáo trong tiến
trình – tham khảo thêm “7 báo cáo Quản lý chi phí dự án”
• Hệ thống hóa quy trình làm việc: Khi có hệ thống bạn sẽ quy tụ
thông tin quản trị về 1 chỗ sẽ dễ dàng kiểm soát hơn.

• Kiểm soát kết quả và đo đếm bằng con số: Hãy nói chuyện với nhau
bằng kết quả, và kết quả phải đo đếm bằng con số. Không nói chung
chung và định tính. Chỉ có con số mới tạo ấn tượng và sự tập trung
cũng như có tính thuyết phục cao.
Chương 2: Câu chuyện nghề nghiệp
1.8. Học ở trường
Một người Thầy, là giảng viên một trường Đại Học có tiếng tại TP HCM chia
sẻ với tôi rằng “Thực trạng các Kỹ sư và Kiến trúc sư khi họ thiết kế và quản
lý một dự án, họ không biết là sẽ hết bao nhiêu tiền?”. Ngày trước tôi cũng
vậy, đa phần các chương trình thường tập trung nhiều về Kỹ thuật và hầu
như ít đề cập đến hiệu quả kinh tế của thiết kế hoặc tổ chức để tối ưu chi phí,
chưa kể là quản lý chi phí trong quá trình thi công. Có thể làm được bước
đầu tiên là lập dự toán cho dự án là đã quá tốt rồi.
1.9. Những ngày đầu mới ra trường
3 năm đầu tiên khi mới ra trường, tôi từng làm 2 dự án Cầu, 3 dự án dân
dụng và 1 dự án cấp thoát nước. Đây là các dự án khá nhỏ, nhưng có lẻ vì
nhỏ nên chuyện tiền bạc là rất tế nhị. Bao nhiêu đầu mục chi phí đều vào tay
một người. Lúc đó, tôi chỉ thấy sếp lúc nào mặt cũng cau có và than vãn vì lỗ,
vì gấp, vì chậm nhưng tuyệt nhiên không thấy một kế hoạch nào, tiền thì tới
đâu chi tới đó. Có thể vì mình không được tham gia cùng, nhưng nhìn chung
sếp tôi rất ư là rất vất vả. Lúc này, điều tôi nhìn thấy quản lý chi phí đơn
thuần ở công tác lập dự toán và quản lý thanh toán. Hết.
Làm việc không có kế hoạch, tới đâu sẽ tổ chức tới đó. Điều này dẫn đến sự
bị động trong quá trình làm việc và không mang lại hiệu quả kinh tế cao. Lúc
này, kỹ năng xử lý sự vụ là một trong những kỹ năng mà một kỹ sư mới ra
trường phải học. Có đôi lúc, người ta biện hộ cho quá trình quản lý thiếu

khoa học bằng những từ như: thiếu linh động, xử lý tình huống kém … “Bạn
luôn có những việc gấp và quan trọng vì bạn làm việc không có kế hoạch”.
1.10. Tính khối lượng và lập dự toán
Sau 3 năm với vai trò là một kỹ thuật, việc duy nhất liên quan đến quản lý chi
phí là tính khối lượng, tôi khăn gói vào TP HCM với vai trò là một người Kỹ
sư Dự toán, khối lượng và làm việc với một công ty Tư vấn Thiết kế. Lúc này
bắt đầu với việc tính khối lượng, vẽ kết cấu và lập dự toán. Nhờ có người
dẫn dắt, tôi tiếp cận nhanh và chỉ trong một năm tôi đã tính toán khối lượng
và lập dự toán cho khoảng 5 dự án có giá trị +-10 tỷ. Khi kinh nghiệm đã kha
khá, tôi bắt đầu nhận tính dự toán cho các đơn vị đối tác. Trong thời gian hơn
1 năm nhưng tôi đã tính khối lượng và lập dự toán cho hơn 200 Dự toán lớn
nhỏ và lúc này thực sự kỹ năng lập dự toán của tôi đã được nâng lên 1 tầm
cao mới. Sau hơn 1 năm công tác ở đơn vị này tôi chính thức gia nhập tập
đoàn Xây dựng Hòa Bình. Vai trò của tôi lúc này là Kỹ sư QS, thực sự tôi
cũng không biết nó là gì? Tôi chỉ nghĩ đơn giản là khối lượng, dự toán chấm
hết.
1.11. Đam mê học tập nâng cấp bản thân
Lần đầu tiên gặp sếp tôi, Anh hỏi “Nếu Anh yêu cầu em tính khối lượng của
một dự án 10 tầng, em sẽ tính trong bao lâu?” 10 ngày, tôi đáp rất nhanh
không do dự. Mãi sau này khi được giao nhiệm vụ tính lại khối lượng dự án
23 tầng ở Trần Quang Khải, tôi vật vã mãi 3 tháng mới xong. Anh cười và nói
“mày xạo tạo” và cười, đây cũng là câu chuyện mãi sau này Anh nhắc lại mỗi
khi tôi chắc chắn về một chuyện gì đó.
Ngoài khối lượng, tôi bắt đầu được yêu cầu tính dự toán phát sinh và thanh
toán. Thực sự là không biết bắt đầu từ đâu, hỏi các Anh chị hay các bạn có
kinh nghiệm thì xấu hổ, mà cái cảm giác là giống như họ sợ mình biết hay
mình giỏi hơn. Vậy nên, thực sự tôi cũng không biết bắt đầu từ đâu. Lúc này,

ước mơ của tôi là có ai đó giúp mình biết: thanh toán, cung ứng, phát sinh,
hợp đồng, dòng tiền, VE nhưng thực sự thì chỉ nghe thôi. Thời điểm này kinh
tế khó khăn khi phải một mình mình làm mà nuôi cả 3 người, tôi chọn giải
pháp tăng ca. Thế nhưng vì công việc đơn giản nên Sếp cho tăng ca, cứ đến
giờ là về. Sau khi gần hoàn thành phần ngầm dự án bị tạm dừng vì Chủ đầu
tư sai phép. Lúc này, tôi không biết mình sẽ bị đuổi hay sẽ đi đâu về đâu.
Nếu bị đuổi, tôi thực sự chỉ biết khóc vì cuộc sống lúc này quá khó khăn. May
mắn thay, lúc đó tập đoàn có dự án mới khoảng 10 tầng. Sếp chỉ huy phó lúc
đó được giao nhiệm vụ Chỉ huy trưởng cho dự án này. Những người khác
chê Anh nên không theo, tôi thì khác được trao cơ hội mừng như bắt được
vàng. Anh nỗ lực đào tạo cho tôi về: Kiến thức, kỹ năng và cả cách sống. Có
thể nói, đây là người Thầy dù có đi đâu cũng không quên Anh được, một
người trẻ, tài năng và nhiệt huyết. Anh đã truyền cảm hứng để tôi tự tin vào
chính mình bằng câu nói “khi bằng tuổi Anh, em sẽ giỏi hơn Anh” khi tôi khen
Anh quá giỏi. Đến bây giờ cũng không bằng Anh được. Nhờ có người dẫn
dắt tôi bắt đầu với vai trò là một người QS chính hiệu, làm tất cả mọi việc từ:
Khối lượng, thanh toán, phát sinh, cung ứng … và đặc biệt là Excel. Tôi cực
kỳ tâm đắc với câu nói của Anh khi sửa bài Excel của tôi “bản tính là bản mặt
của em, hãy nghĩ vậy để có động lực mà làm. Nếu em cứ tiếp tục sai lỗi, Anh
sẽ thuê một người về chỉ làm vai trò sửa lỗi và em phải chia lương”. Nhờ vậy,
trình excel và kể cả những kỹ năng khác đặc biệt khả năng giao tiếp và làm
việc với các bên của tôi ngày càng tiến bộ. Làm việc với Anh được hơn 1
năm, tôi khăn gói theo Sếp lớn về Cần Thơ để tham gia dự án lớn vì “lương
cao hơn nhưng xa không ai chịu đi”. Đây cũng là quyết định khiến tôi nuối
tiếc nhưng vì cơm áp gạo tiền nên đành phải chia tay Anh.
1.12. Phần mềm cùi bắp
Về Cần Thơ, tôi chỉ là một trong số ít những người được tham gia dự án từ
đầu đến cuối và nhận được rất nhiều giá trị đặc biệt là cái giá của sự nỗ lực

và cơ hội của người chịu phấn đấu. Do dự án xa và ít người chịu tham gia
nên tôi mặc nhiên làm vai trò quản lý chi phí chính nội nghiệp với vai trò là 1
Kỹ sư QS chính thống. Thằng chột làm vua xứ mù, đây chính xác là điều mà
tôi may mắn. Nếu ở TP HCM, kỹ năng văn phòng của tôi gần hạng bét thì ở
đây tôi lại ở trong tốp đầu. Bên cạnh sự may mắn đó, tôi học tập và nâng cấp
không ngừng các kỹ năng về Ms Project, Excel và một vài kỹ năng khác. Bên
cạnh là một người đóng vai trò chính trong công tác quản lý chi phí của dự
án, tôi còn là một kỹ sư công trường chuyên phụ trách công tác đổ bê tông
cho toàn dự án. Những trải nghiệm trong thời gian này giúp tôi trưởng thành
rất nhiều. Vì thời gian thì có giới hạn nhưng việc thì rất nhiều, từ tính khối
lượng, dự toán, thanh toán, cung ứng, vật tư, tìm kiếm nhà thầu, nhà cung
cấp đến tất cả các công tác liên quan đến chi phí dự án gần như tôi phải
đóng vai trò chính. Thời gian là thứ tôi cần nhất, có nhiều đêm tang ca đến
sáng để đổ bê tông thì sáng ra vẫn đi làm bình thường vì kham nhiều vai.
Trong giai đoạn này thứ quý giá nhất với tôi chính là thời gian. Đặc biệt là các
thời gian làm báo cáo cho tổng công ty tận TP HCM, có những lúc gần như
tôi kiệt sức. Không phải vì việc nhiều mà là do tổ chức và quản lý kém và
quan trọng nhất vẫn là thiếu người hướng dẫn kèm cập.
Lúc này, khi kỹ năng excel đã kha khá nhờ học từ các tiền bối trên mạng. Tôi
bắt đầu biết đến VBA và các công thức excel khác, tôi bắt đầu nghĩ đến việc
tạo ra một bảng theo dõi chung giữa thanh toán – vật tư – báo cáo. Vì thời
gian là quá cần thiết với mình, thế nên tôi biết mình phải chịu khó nỗ lực
trong thời gian nữa để tối ưu công việc mới mong thoải mái về sau. Phần
mềm được viết ra bởi lệnh “record marcro” chuyên để quản lý vật tư và khối
lượng thanh toán ra đời trong bối cảnh đó. Mặc dù chỉ áp dụng cho nội bộ cá
nhân và “sự ích kỷ” của tôi lớn vậy nên tôi chỉ dung 1 mình, tôi gọi đây là
“phần mềm cùi bắp”. Mặc dù ứng dụng mang tính cá nhân và không cao
nhưng đây chính là mấu chốt để tôi tạo ra giải pháp tự động hóa để quản lý:

Chất lượng, khối lượng, tiến độ, ngân sách, thanh toán, vật tư sau này. Đến
bây giờ nó đã được viết thành giải pháp và áp dụng được khoảng 4 doanh
nghiệp, tập đoàn.
1.13. Biệt danh Nhất Linh QS
Khi hỏi những người đã làm cùng thời với tôi ở Tập đoàn, họ thường nói gọn
biệt danh của tôi là “Nhất Linh QS”. Đơn giản vì mình làm nghề này quá lâu,
5 năm làm nhân viên và hơn 3 năm là một trưởng nhóm. Cái may mắn là tôi
tham gia vào tập đoàn ở thời điểm có nhiều cải tiến, cộng với Sếp tôi là
người giỏi giang, thế nên hầu hết cái gì mới tôi thường là người được “thí
điểm” đầu tiên. Từ ERP, Ngân sách, Báo cáo … gần như mình được trải
nghiệm trước nên bao nhiêu khó khăn và bao nhiêu trở ngại mình được trải
qua. Khi trải qua trước thì mình có kinh nghiệm hơn, vậy nên các Giám đốc
Dự án sau này khi cần hỗ trợ thường họ sẽ nhờ tôi tư vấn cho dự án. Chưa
kể, vì làm nội nghiệp nhiều nên quy trình công ty tôi nắm khá kỹ. Trong các
giai đoạn sau này, tôi còn là người đào tạo cho rất nhiều Anh em kỹ sư, Chỉ
huy trưởng về Quản lý chi phí. Nhất Linh QS là biệt danh của tôi, mãi đến khi
rời khỏi tập đoàn tôi vẫn là Nhất Linh QS.
1.14. Nỗi khổ của Sếp
Khi còn là nhân viên, mỗi khi đến kỳ báo cáo hoặc họp với các đối tác, bộ
phận khác là cực hình của Sếp và cả nhân viên. Thông tin, thông tin, thông
tin đây là điều mà Sếp thèm khát nhưng cá nhân tôi lại không đủ năng lực để
có thể đáp ứng được kỳ vọng của Sếp. Đặc biệt khi cần ra quyết định nhanh
thì chỉ có thể dựa vào cảm tính. Việc này xuất phát từ trên xuống dưới, trên
thì không biết mình muốn gì? Mà dưới thì không biết làm thế nào để đáp ứng
được kỳ vọng của Sếp. Có rất nhiều lúc thấy Sếp mình vật vã mà tôi thực sự
không cam long. Khi đã là một quản lý cấp trung, có một lần tôi hỏi Sếp “điều
mà làm Anh trăn trở và mong muốn nhất lúc này là gì?” Anh chia sẻ:

• Thứ nhất, nâng cấp năng lực của các Anh em trong đội ngũ
• Thứ hai, quy trình quản lý thông tin dự án một cách khoa học
• Thứ ba, có một hệ thống báo cáo thông tin và chi phí dự án.
“Nhưng những thứ Anh nói làm gì đã có?”, tôi hỏi lại Anh. “Thì vậy tao mới
nói là mong muốn, thường người ta chỉ muốn những cái mà ta cần thôi” Anh
bộc bạch.
Đúng vậy, dù có hệ thống hay quy trình có hay đến mấy thì cũng chỉ cho ra
những con số vô hồn, chưa kể nếu người thừa hành năng lực yếu và không
ý thức được tầm quan trọng của việc này thì thái độ làm việc sẽ hờ hững, vô
trách nhiệm từ đó con số chưa hẳn đã đúng với thực tế. Vậy nên, con người
vẫn là nhân tố hàng đầu, nhưng như đã chia sẻ ở trên. Có quá ít kiến thức
chính thống về quản lý chi phí thực dụng mà các Kỹ sư có thể học được.
• Quy trình thì dễ dàng để áp dụng

• Hệ thống có thể thuê hoặc mua bằng tiền
• Con người, đây mới là điều quan trọng
Và cũng chính là nỗi đau của những người Sếp.
Nỗi khổ thực sự của Sếp chính xác nhất là RA QUYẾT ĐỊNH nhưng lại
THIẾU THÔNG TIN, đặc biệt là thông tin về Chi phí.

Chương 3: Những việc mà một người làm quản lý chi phí phải thành
thạo.
Khổ sở nhất là làm một việc mà không biết là mình đang làm cái gì?
Kết thúc công việc không phải là hoàn thành công việc mà là bắt đầu
một giai đoạn mới.
Khó khăn nhất đối với người làm quản lý chi phí đó chính là không có sự
thừa hưởng. Bạn dễ dàng tìm thấy ở bất kỳ doanh nghiệp nào về điều này.
Giai đoạn sau luôn là “gỡ bom, hốt rác” của giai đoạn trước. Vì sao vậy?
Cốt lõi vẫn là tổ chức dữ liệu và quản lý không tốt. Và thêm nữa đặc trưng
của nghề Xây dựng là con người và công việc mang yếu tố “ngắn ngày”. Đôi
khi làm cho xong nhiệm vụ để kết thúc công việc chứ không phải hoàn thành
công việc. Việc này cũng dễ hiểu vì trong nghề Xây dựng hiếm khi ai đó
được làm một việc từ đầu đến cuối dự án, vậy nên các giai đoạn quản lý luôn
bị đứt gãy thông tin hoặc thông tin không liền mạch.

Trong quản lý chi phí thi công Xây dựng, thường sẽ trải qua 3 giai đoạn gồm:
KẾ HOẠCH – THỰC THI – KẾT THÚC DỰ ÁN
1.15. Giai đoạn 1: Khởi tạo - lập kế hoạch
Có câu “Nếu không có kế hoạch thì bạn đã lên kế hoạch cho sự thất
bại”.
Lập kế hoạch chính là giai đoạn hoạch định mục tiêu Dự án, và là cơ sở cho
việc kiểm soát – quản lý sau này. Có rất nhiều ý kiến về việc lập kế hoạch
kiểu như:
• Không đủ thời gian.

• Thời gian làm còn không có lấy đâu ra thời gian lập kế hoạch.
• Lập kế hoạch rồi có làm đúng được đâu.
Và hàng tá các nguyên nhân khác khiến người ta không thèm lập kế hoạch
mà hệ quả là: Làm việc không có kế hoạch. Khi làm việc không có kế hoạch

thì sẽ mất rất nhiều thứ mà nguy hiểm nhất vẫn là mất lòng nhau và hàng tá
các hệ lụy khác như:
• Tranh cãi nhau vì không tuân thủ quy trình

• Công việc gấp gáp không an toàn, chất lượng
• Không có đủ thời gian để deal giá tốt.
• Không có đủ thời gian để tìm nhà thầu phù hợp
• Không có đủ thời gian để … làm những việc đúng ra là phải làm.
Quan trọng hơn hết là không có thời gian để lập kế hoạch. Vậy chúng ta cần
tối thiểu phải lập những kế hoạch nào để có thể quản lý tốt được chi phí của
dự án, bạn có thể tham khảo danh mục những kế hoạch sau:
1. Tiến độ
2. Ngân sách/ chi phí
3. Sản lượng/ chi phí
4. Thanh toán A&B
5. Cung ứng nguồn lực
6. Phối hợp cung ứng
7. Quản lý thông tin
Chúng ta cùng tìm hiểu từng kế hoạch cụ thể.
1.15.1. Kế hoạch tiến độ
Tiến độ là điều đầu tiên mà người ta sẽ hỏi đến sau giá trị hợp đồng. Tiến độ
chính là cơ sở ban đầu quan trọng nhất mà bất kỳ Dự án nào cũng cần phải
có đầu tiên. Trong hầu hết các dự án, tiến độ là thứ sẽ được điều chỉnh khi
nhận được thư trúng thầu vì cảm giác của bất kỳ nhà quản lý dự án nào
“Tiến độ đấu thầu chỉ để đấu thầu”. Vậy nên công tác lập lại tiến độ để đảm
bảo các mốc dự án hoàn thành đúng thời hạn là điều phải làm trước tiên để
lên kế hoạch cho các công tác cung ứng đi kèm. Nếu không điều chỉnh gần

như tiến độ không thể quản lý được. Tiến độ chính là mục tiêu của dự án về
yếu tố thời gian. Với chủ đầu tư, có đôi khi nó là quan trọng hơn cả tiền. Vì
với nhà đầu tư “thời gian là tiền”.
Các yêu cầu tối thiểu với một tiến độ thi công của dự án:
• Bám theo kế hoạch tổng thể dự án – công trình.

• Khả thi – có thể thực hiện được: thời gian, công nghệ, địa lý, thủy văn.
• Đầy đủ nội dung – phạm vi công việc dự án.
• Có sự phối hợp giữa các bộ môn.
• Phân cấp WBS tương đồng với Dự toán/ BOQ.
• Kết hợp với các kế hoạch khác: Thi công/ cung ứng.
• Thể hiện đường gant (Critical part) của Dự án.
• Có thể cập nhật – kiểm soát trong quá trình thực hiện tiến trình.

1.15.2. Kế hoạch Ngân sách – kế hoạch chi phí
Dự án lời chưa chắc đã hiệu quả, mà dự án hiệu quả chưa chắc đã lời.
Cùng xem một ví dụ tôi thường dùng trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS để nói
về ý nghĩa của Ngân sách như sau:
Đơn vị tính: Tỷ đồng
Đơn vị tính: 1 tỷ đồng HỢP ĐỒNG NGÂN SÁCH CHI PHÍ THỰC TẾ
DỰ ÁN A GIÁM ĐỐC A 1.000 1050 980
DỰ ÁN B GIÁM ĐỐC B 1.000 950 960
Câu hỏi là:
1. Dự án nào lợi nhuận nhiều hơn?

2. Giám đốc Dự án nào quản lý hiệu quả hơn?
Nhiều doanh nghiệp thường chi trả tiền thưởng dựa vào lợi nhuận dự án,
nhưng xét ở ví dụ này rõ ràng là điều này không hợp lý vì những điểm như
sau:
• Giá trị hợp đồng cao hay thấp tùy thuộc vào định hướng và khách hàng
của doanh nghiệp chứ không phụ thuộc vào giá trị thực của Dự án. Để
ký một hợp đồng có mức lợi nhuận cao phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố:
Thương hiệu, năng lực, thị trường … và đây là giai đoạn đấu thầu
không thuộc giai đoạn thi công.
• Hiệu quả là tính trên khả năng quản lý chi phí đạt mục tiêu dự án (Ngân
sách) chứ không phải so với giá trị hợp đồng, đây là khả năng quản lý
tài chính/ chi phí của người quản lý. Để có được hiệu quả, người quản
lý phải vận dụng rất nhiều kỹ năng, kiến thức để tối ưu hóa chi phí như:
Giải pháp thi công; biện pháp thi công; tiến độ; cung ứng và cả dòng
tiền.

Cũng giống như:
• Một người có mức lương cao là vì khả năng làm việc tốt – Ký hợp đồng
giá cao, đây là khả năng kiếm tiền tốt
• Một người chi tiêu hợp lý là chi tiêu cá nhân trong phạm vi cho phép,
đây là khả năng quản lý tiền tốt.
Lập kế hoạch chi phí thế nào thì mới hợp lý? Trong quá trình đào tạo và tư
vấn cũng như làm việc nhiều năm với cương vị là “người chỉ biết làm về quản
lý chi phí” tôi nhận thấy có rất nhiều kiểu kế hoạch:
1. Không có kế hoạch: Nhận dự án xong là triển khai, không có mục tiêu

là dự án này phải lời lỗ bao nhiêu thì mới đạt chỉ tiêu. Trường hợp này
ít gặp nhưng nó lại là rất phổ biến. Đây là kiểu làm “tới đâu thì tới”,
không chủ động, không kiểm soát mà chờ vận may.
2. Giao kế hoạch kiểu bốc thuốc: Lấy dự toán, BOQ hạ xuống 1 tỷ lệ
nào đó ví như 5%, 10%, 15% hoặc 20% … để giao cho Ban Chỉ huy.
Những trường hợp này thường sẽ biết được lợi nhuận khi kết thúc dự
án hoặc kết thúc đã lâu vẫn không thể biết được là lợi nhuận bao
nhiêu. Ở Việt Nam có đến hơn 95% các doanh nghiệp vừa và nhỏ thực
hiện theo cách này.
3. Có lập kế hoạch nhưng không thực tế: Đây là kiểu làm rất vất vả,
đặc biệt là vì lập ra nhưng lại không kiểm soát được hoặc kiểm soát
kiểu tự phát và phụ thuộc năng lực của từng cá nhân. Không có quy
chế, quy trình, báo cáo kiểm soát bài bản. Với cách này sẽ gây ra rất
nhiều áp lực cho người thực thi và người kiểm soát. Phần đông những
người làm nghề là chán nản nhất là khi gặp cảnh này.
4. Có kế hoạch bài bản nhưng không quản lý được: Trường hợp rất ít
nhưng lại cũng là một vấn đề mà các nhà quản lý rất đau đầu. Trong

trường hợp này, chủ yếu là do nhân sự không đồng đều và không
được đào tạo bài bản.
5. Có kế hoạch bài bản và quản lý được: Chỉ có tối đa 2% các doanh
nghiệp có thể làm được việc này. Trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS,
đây chính là điều mà các học viên rất hào hứng. Họ tự mình lập được
kế hoạch và hướng dẫn cách quản lý. Để biết được bạn có thể lập ra
một kế hoạch hợp lý hay không chỉ cần nhìn vào các báo cáo về: Quản
lý dòng tiền, ngân sách, tiến độ, vật tư. Nếu họ quản lý được nghĩa là
kế hoạch của họ là 1 kế hoạch có thể quản lý được.
6. Mẫu kế hoạch Ngân sách – kế hoạch chi phí:
Đây là mẫu kế hoạch Ngân sách - chi phí được đề xuất sau gần 20
năm vất vả với nghề. Với mẫu này bạn sẽ nhận được rất nhiều thứ
trong đó có cả “tự động hóa quản lý chi phí dự án”.
Trong biểu mẫu này cần lưu ý những nội dung sau:

• Chi phí trực tiếp: Là những chi phí buộc phải có để cấu thành nên dự
án.
o Chi phí các tổ đội: Các tổ đội chỉ thi công phần nhân công
o Chi phí nhà thầu, thầu phụ: Các đơn vị có năng lực, đơn giá bao
gồm vật tư và nhân công.
o Chi phí vật tư chính được mua trực tiếp từ các nhà cung cấp
o Chi phí vật tư phụ: Các vật tư có giá trị nhỏ
o Chi phí MMTB: Có thể mua (khấu hao) hoặc thuê
o Chi phí lương để điều hành quản lý Dự án
o Chi phí phục vụ thi công khác như: Giàn giáo, hệ thống tạm
o Chi phí bảo hiểm, bảo lãnh …
• Chi phí gián tiếp:
o Chi phí quản lý: Bộ phận quản lý tại Head office
o Chi phí lãi vay ngân hàng: Tính cho dự án
• Các khoản thuế: Thuế thu nhập doanh nghiệp ….
Khi Ban Chỉ huy Dự án quản lý chi phí (không tính phát sinh) của dự án mà:
Thực tế > Kế hoạch: Không hiệu quả => Phạt
Thực tế < Kế hoạch: Hiệu quả => Thưởng
Kế hoạch Ngân sách không chỉ là cơ sở vững chắc và thuyết phục để tính
toán thưởng cho các bộ phận mà còn để tạo lập cơ sở dữ liệu cho Doanh
nghiệp. Nếu doanh nghiệp nào không có kế hoạch chi phí hoặc có mà không
quản lý được thì chắc chắn họ sẽ gặp khó khăn trong tổ chức và quản lý dữ
liệu.
7. Các yêu cầu tối thiểu đối với công tác lập kế hoạch chi phí
• Được sự thống nhất các bên tham gia quản lý dự án.
• Bám sát thực tế.

• Bao gồm toàn bộ các khoản mục chi phí buộc phải quản lý trong
quá trình thi công.
• Có thể quản lý và cập nhật thông tin thường xuyên
• Có thể đối chiếu được số liệu với bộ phận kiểm soát công nợ (kế
toán – tài chính)
• Phù hợp với tiến độ thi công
• Là cơ sở để lập kế hoạch chi phí và chi thực tế.

1.15.3. Kế hoạch dòng tiền: Sản lượng (Doanh thu) – chi phí
Nếu không thể quản lý được dòng tiền có thể bạn đã mất rất nhiều tiền mà
bạn không biết.
Đối với một người tham gia công tác quản lý chi phí, quản lý dự án hoặc chủ
doanh nghiệp thì dòng tiền là yếu tố sống còn nhất định phải có đầu tiên.
Như vậy ý nghĩa thực tế của dòng tiền là gì?
Có câu “Nếu Doanh nghiệp không có tiền thì có thể không phá sản ngay –
Nhưng nếu không quản lý được tiền thì phá sản lúc nào không biết” đó chính
là ý nghĩa của việc quản lý dòng tiền. Thực tế ở Việt Nam, có rất nhiều doanh
nghiệp phá sản trong khi kết quả kinh doanh có vẫn có lời, đây là cái chết
đáng tiếc nhất. Thậm chí có vài doanh nghiệp kinh doanh thua lỗ nhưng vẫn
gối đầu và tồn tại được cũng nhờ dòng tiền, từ đó để lại rất nhiều hậu quả
đau lòng.
Nói như vậy để đủ thấy tầm quan trọng của dòng tiền như thế nào? Theo
bạn, trong một dự án cần phải quản lý bao nhiêu dòng tiền? Đa phần trả lời
là 2: “Thu và Chi” nếu đây là câu trả lời của bạn thì đúng rồi, nhưng hãy để
tôi bổ sung thêm để cho đầy đủ hơn. Cùng tham khảo bảng sau:

Từ bảng dữ liệu trên ta hoàn toàn thể hiện trên biểu đồ sau:
Mục đích: Xác định lợi nhuận dự án từng thời điểm

Kế hoạch sản lượng chi phí chính là cơ sở để kiểm soát tiến độ dự án, chỉ số
sức khỏe dự án khi triển khai thi công.

1.15.4. Kế hoạch thanh toán A&B: Kế hoạch thực thu và thực chi
Câu hỏi kinh điển: “ĐỂ THI CÔNG DỰ ÁN 1000 TỶ CẦN CHUẨN BỊ BAO
NHIÊU TIỀN?” sẽ chỉ được trả lời khi bạn lập được kế hoạch thu chi. Trong
kế hoạch này bạn hoàn toàn trả lời được các câu hỏi:
• Mình có bao nhiêu tiền

• Mình cần bao nhiêu tiền, thời điểm nào?
• Khi nào mình sẽ đi vay hoặc gửi tiền ngân hàng hoặc đầu tư.
• Còn nợ hoặc đang dư nợ bao nhiêu tiền, ở đâu?
Nếu bạn không thể lập kế hoạch dòng tiền thì chắc chắn bạn không thể nào
trả lời được câu hỏi này và bên cạnh đó còn nhiều hệ lụy khác đặc biệt khi có
quá nhiều dự án đang khởi chạy cùng lúc của Doanh nghiệp.
Trong tình hình chung, đa số các doanh nghiệp nằm vào các trường hợp
sau:
1. Không biết có kế hoạch dòng tiền

2. Biết nhưng không biết làm thế nào?
3. Biết nhưng chưa đủ.
4. Biết và làm khá chỉn chu (trường hợp này rất hiếm)
Bạn có thể không tin, nhưng chỉ cần bạn biết vài kỹ năng rất nhỏ về Excel
hoặc Ms Project là có thể lập được kế hoạch dòng tiền. Trong khóa Huấn
luyện Kỹ sư QS, các học viên của tôi, không quan tâm kinh nghiệm bao nhiêu
năm. Họ chỉ mất 15 phút học và 15 phút thực hành để nhuần nhuyễn kỹ năng
này, rất dễ đúng không?
Điều quan trọng nhất: Sự kết hợp giữa tiến độ, hợp đồng, kế hoạch chi phí là
bộ 3 thông tin cần thiết để có thể thực hiện được. Thêm vào đó, tư duy “tổ
chức dữ liệu” là yếu tố được coi trọng hàng đầu.

1.15.5. Kế hoạch cung ứng nguồn lực: Nhân lực, máy móc thiết bị,
nhà thầu
Trên các dự án, doanh nghiệp Xây dựng Việt Nam bạn thường gặp rất nhiều
trường hợp để đẩy nhanh hoặc đảm bảo tiến độ chúng ta phải:
• Thuê mướn máy móc thiết bị máy móc cao hơn giá thị trường.
• Mua vật tư giá cao hơn giá thị trường
• Bị ép giá, các điều kiện thương lượng công nợ …
• Dự án tới ngày thi công mà nguồn lực chưa sẵn sàng.
• …………..
Trong trường hợp này, bạn mới thực sự hiểu ý nghĩa của việc lập kế hoạch
cung ứng quan trọng thế nào đúng không? Lúc này câu nói “thời gian là
vàng” thực sự rất đúng. Chưa kể nếu việc gấp thường gây ra rất nhiều hệ luy
như: Mâu thuẫn, mất kiểm soát chất lượng, rủi ro thanh toán … và rất nhiều
rủi ro khác. Vậy nên, kế hoạch cung ứng là một trong những yếu tố thực sự
ảnh hưởng rất nhiều đến chi phí dự án.
Mẫu đề xuất: xem hình
Các nội dung tối thiểu trong 1 bảng cung ứng:
1. Tên gọi, ký hiệu nguồn lực

2. Đặc tính kỹ thuật, các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt
3. Thương hiệu/ nhà sản xuất/ xuất xứ
4. Thời gian cần dùng đến: Bắt đầu và kết thúc thi công
5. Khối lượng trong mức cho phép (Ngân sách)

1.15.6. Kế hoạch phối hợp cung ứng tổng thể: Trình mẫu, biện
pháp thi công, Nhà thầu, bản vẽ …
Đã đến ngày triển khai thi công thì bạn chợt phát hiện:
• Mẫu chưa được duyệt hoặc

• Vật tư chưa ký hợp đồng hoặc
• Nhà thầu chưa ký hợp đồng hoặc
• Chưa phê duyệt bản vẽ shop/ bản vẽ thiết kế hoặc
• Chưa phê duyệt biện pháp thi công hoặc
• ………..
Chuyện này xảy ra rất quen trong ngành Xây dựng. Đối với các dự án nhỏ,
các nội dung công việc đơn giản có thể xử lý được nhưng đối với các biện
pháp thi công phức tạp, vật liệu đặc biệt phải mất nhiều thời gian để sản
xuất, nhập khẩu hoặc gia công thì nó sẽ là thảm họa. Đây cũng là lý do mà
đối với các đơn vị thi công chuyên nghiệp họ sẽ có một bộ phận độc lập gọi
là “quản lý cung ứng”. Họ chuyên kiểm soát và quản lý thông tin của các
công việc cung ứng. Nếu không có kế hoạch cung ứng tổng thể chỉ có 1 từ
có thể miêu tả cho sự thiếu sót này là “nản”.
Mẫu đề xuất:
Các thông tin tối thiểu phải có trong 1 bảng kế hoạch phối hợp cung ứng:
1. Thời gian thi công

2. Thời gian thực hiện và phê duyệt bản vẽ
3. Thời gian thực hiện và phê duyệt biện pháp thi công
4. Thời gian thực hiện và phê duyệt mẫu vật tư
5. Thời gian thực hiện và phê duyệt nhà cung cấp/ nhà thầu
6. Thời gian sản xuất hoặc gia công hoặc vận chuyển

Lưu ý: Các công tác này phải phối hợp nhịp nhàng tùy theo quy định tại
mỗi doanh nghiệp hoặc Dự án.
Đây là bảng kế hoạch phối hợp giữa nhiều bộ phận/ phòng ban cùng tham
gia và nó là yêu cầu mà bất kỳ nhà quản lý dự án chuyên nghiệp nào cũng
nhất định phải có và quản lý tốt.
Sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn làm tốt mọi việc mà lại nguồn lực lại
không đáp ứng được nhu cầu của bạn, đó là sự lãng phí.

1.15.7. Kế hoạch quản lý thông tin.
Trong chương trình đào tạo dành cho cấp quản lý của tập đoàn Xây dựng có
tiếng, một tiến sĩ từng tham gia rất nhiều dự án nổi tiếng đã chia sẻ “Nói tới
bất động sản là nói tới Location (vị trí) – Nói tới Xây dựng là nói tới
Communication (thông tin)”.
Trong bất động sản, vị trí sẽ quyết định giá thành. Còn trong quản lý Xây
dựng ai nắm thông tin người đó thắng. Trong ngành Xây dựng, đặc biệt với
các dự án D&B thì thiết kế luôn luôn có những thay đổi liên tục. Một số thay
đổi có chủ đích, một số thông tin thay đổi theo thực tế dự án như các mục:
Phát sinh mới, thay đổi do điều kiện thực tế không phù hợp. Bạn thường
nghe
• Anh ơi, phát sinh bây giờ em vẫn chưa lấy được.
• Anh ơi, phát sinh thiếu hồ sơ chứng cứ quá trời luôn.
• Anh ơi, phát sinh được duyệt rồi mà kiểm toán đòi xuất toán.
• Anh ơi, Dự án quá nhiều khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng Anh ạ.
• Anh ơi, có những khối lượng em không biết thanh toán thế nào?
• Anh ơi khối lượng thanh toán chênh lệch so với thực tế quá nhiều mà
em không biết giải trình thế nào?
• Anh ơi, hạng mục này tháo ra làm lại nhưng em không biết ai chịu trách
nhiệm.
• ………………
Và quan trọng nhất là bạn không biết trả lời thế nào? Vậy đây là câu thần chú
bạn phải thuộc: “Tiền này ai trả?” Đây là câu nói quyền năng để có thể truy
đến nguyên nhân và người chịu trách nhiệm cuối cùng. Nếu chấp nhận, phải
chấp nhận ngay từ đầu nếu không thì phải có đủ hồ sơ, chứng cứ ngay từ
đầu.

Một người phụ trách công tác kiểm toán kinh nghiệm họ thường truy xuất các
lỗi của đơn vị Xây dựng từ các Hồ sơ pháp lý như: Phát sinh, Thư từ/ công
văn; Thư thay đổi thiết kế, làm rõ thiết kế bạn có biết vì sao không? Vì họ biết
người Xây dựng quản lý thông tin không thực sự tốt.
Ngoài việc phục vụ cho công tác hàng ngày quản lý thông tin còn nắm vai trò
rất quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề mâu thuẫn giữa các bộ phận/
tổ chức Dự án; giải quyết các hồ sơ phát sinh, EOT và nhiều những chức
năng khác.
Thông tin là tiền, tiền là thông tin. Đặc biệt trong thời đại bước sang giai đoạn
chuyển đổi số như hiện tại thì việc chuẩn hóa dữ liệu để tối ưu hiệu quả trong
công tác quản lý thông tin là cực kỳ quan trọng. Nó phải được xem là một
trong những yêu cầu hàng đầu tối thiểu của doanh nghiệp.

1.16. Giai đoạn 2: Thực thi - Quản lý tiến trình
Nếu không có kế hoạch thì bạn quản lý dựa trên điều gì? Đây là câu hỏi mà
bảo đảm rằng nếu là một nhà quản lý Dự án chuyên nghiệp họ cũng sẽ
không trả lời được. Việc kiểm soát mà không có kế hoạch cũng giống như là
đá bóng không cầu môn, các cầu thủ sẽ chẳng còn hứng thú nữa, khán giả
cũng sẽ không tới sân và trọng tài cũng sẽ không còn cần thiết nữa.
Lập kế hoạch những gì thì thực thi cái đó, đây là câu trả lời cho câu hỏi về
“quản lý tiến trình”. Ngoài những công tác liên quan đến:
1. Tiến độ
2. Ngân sách/ chi phí
3. Sản lượng/ chi phí
4. Thanh toán A&B
5. Cung ứng nguồn lực
6. Phối hợp cung ứng
7. Quản lý thông tin
Thì người làm quản lý chi phí phải nắm và nhuần nhuyễn kỹ năng và nghiệp
vụ khác. Theo kinh nghiệm của cá nhân tôi sau nhiều năm thực chiến tại các
dự án Xây dựng cũng như tư vấn và đào tạo cho rất nhiều Kỹ sư QS tại các
công ty tập đoàn tại Việt Nam thì trong giai đoạn thực thi là giai đoạn làm
nhiều nhưng lại rất khỏe nếu như, lại nếu như “Công tác kế hoạch làm thật
tốt”.

Các công việc liên quan đến giai đoạn thực thi bao gồm:
1. Quản lý và tính toán khối lượng

2. Lập dự toán giá thành
3. Quản lý hao hụt vật tư
4. Quản lý cung ứng – mua sắm
5. Tìm kiếm và trình mẫu
6. Hợp đồng – Thanh toán TP
7. Quản lý Hợp đồng – Thanh toán Khách hàng
8. Lập và cập nhật ngân sách
9. Quản lý EOT – Phát sinh
10. Báo cáo TÀI CHÍNH

1.16.1. Quản lý và tính toán khối lượng
• Tính toán và quản lý là 2 chuyện hoàn toàn khác nhau
Khối lượng dự án là nhân tố ban đầu và cốt yếu để xác định:
1. Giá thành dự án
2. Tiến độ dự án
3. Thái độ làm việc (giá cao hay thấp – mặn mà hay không?)
4. Quy mô dự án/ nhà thầu
Nếu không có khối lượng thì không có gì cả. Khối lượng là cơ sở để xác định
giá thành của các giai đoạn: Khái toán, dự toán, dự thầu, kế hoạch, thanh
quyết toán, cung ứng, hợp đồng …. Khối lượng còn ảnh hưởng đến giá
thành dự án. Vậy mới thấy vai trò to lớn của khối lượng trong quản lý dự án.
Thế nhưng, có rất nhiều Kỹ sư đã không học cách để “Quản lý”, ý tôi là quản
lý chứ không phải là tính toán.

Thật không ngoa khi nói rằng, tính toán khối lượng không cần đến bằng cấp
Kỹ sư (có một bài thi lớp 5 có cả tính dự toán và giá thành của 1 hạng mục
sơn nước). Vậy sự khác biệt đó là gì? Đó chính là tư duy tổ chức dữ liệu và
tối ưu hóa việc quản lý để không mất nhiều thời gian và tiền bạc vào nó. Đây
mới chính là tư duy của một nhà quản lý chi phí chân chính (chưa đẳng cấp
đâu nhé).
• Ma trận khối lượng – đẳng cấp của một người tính khối
lượng
Ma trận khối lượng, là từ khóa mà bạn có thể search để biết thêm về nó. Tôi
tin trong vài năm nữa tất cả các Kỹ sư Xây dựng Việt Nam sẽ biết và áp dụng
thành thạo. Vì sao ư? Vì nó quá hay và quá dễ để áp dụng ngoài ra khi bạn
lập được bảng tính khối lượng theo dạng ma trận ngoài việc tiết kiệm thời
gian nó còn đơn giản, dễ dùng và phục vụ được nhiều giai đoạn. Đương
nhiên là nó sẽ trừ những người chưa chịu tìm hiểu về cách dùng.
• Tổ chức dữ liệu, điều chúng ta không được dạy và không

làm nhưng lúc nào cũng chịu ảnh hưởng.
Nếu cho tôi 6 giờ để chặt cây thì tôi sẽ dùng 4 giờ để mài rìu. Việc tổ chức
dữ liệu cũng vậy. Nếu bạn không biết cách làm có thể tự mày mò hoặc học
cách nhưng nếu bạn lười “tổ chức” thì phần còn lại là chuỗi ngày sắp xếp,
tổng hợp. Nếu bạn biết cách thức tổ chức dữ liệu thật sự tốt, tôi dám cá với
bạn là bạn sẽ “sướng điên” lên giống như cách mà các học viên trong khóa
Huấn luyện Kỹ sư QS đã làm được. Dù trước đó họ cũng như bạn “dành cả
thanh xuân để tính toán khối lượng và thanh toán”.

• Tư duy của một người tính khối lượng.
“Một người lo bằng một kho người làm” đó là câu nói thể hiện sự khác biệt về
tư duy trong tính toán và quản lý khối lượng. Một người có tư duy bạn
thường thấy quá trình thực hiện của họ có những đặc điểm sau:
➢ Chỉ tính 1 lần áp dụng nhiều lần (Dự thầu – Kế hoạch – Thực thi –
Quyết toán)
➢ Mỗi cấu kiện chỉ tính 1 lần – dùng chung 1 bảng đánh dấu theo dõi
thanh toán.
➢ Sự tương quan giữa các hạng mục (Bê tông – Ván khuôn; Xây-Tô; Cán
nền - ốp lát – Trần- sơn nước; Cửa – Lanh tô …)
➢ Số liệu sau phải dùng được số liệu trước
➢ Sự phù hợp giữa tính toán lý thuyết và thực tế
➢ Sự nhất quán trong việc kiểm tra tính toán khối lượng.
➢ Nguyên tắc trừ ra và cộng vào (Phần này bạn cần tìm hiểu kỹ hơn)
• Sợ nhất không phải tính và quản lý khối lượng mà là thứ này
Theo bạn, mục đích tối thượng của công tác tính khối lượng là gì? Đây là câu
hỏi mang hàm ý tư duy cao hơn kỹ năng và kiến thức. Việc tính toán khối
lượng thì “đúng” phải là yếu tố đầu tiên. Thế nhưng, bạn có để ý thấy có
những người tính khối lượng có sai nhưng vẫn được duyệt – lại có người
tính khối lượng chỉ sai có 1 tí thôi là không được chấp thuận. Vì sao vậy? Vì
họ không biết những điều sau:
➢ Tính thế nào cũng được nhưng nhất định phải giải trình được.
➢ Con số đúng là con số được các bên chấp nhận chứ không nhất định
phải theo nguyên tắc nào.
➢ Tính khối lượng không phải chỉ để cho bạn biết mà còn để kiểm tra.
➢ Mục đích tính khối lượng cho mỗi giai đoạn khác nhau, vậy nên cách tổ
chức cũng khác nhau (Nếu bạn biết Ma trận khối lượng thì không sao)

➢ Quan điểm tính toán là thứ không thể kiểm soát được và mỗi người sẽ
có một quan điểm khác nhau.
➢ Sự hài lòng, đó mới chính là đích đến.
Vậy nên, nếu bạn không biết “mục đích cuối cùng của tính khối lượng cũng
chỉ để giải trình” thì bạn sẽ mất rất nhiều thứ và thứ mất đáng sợ nhất là “mất
niềm tin và mất lòng”.
Để giải quyết triệt để những khó khăn này bạn cần phải biết và thực hiện một
số điều sau:
1. Thống nhất cách làm – quan điểm tính toán

2. Thống nhất quy trình – form mẫu
3. Biết đối tác muốn gì để điều chỉnh cách thực hiện cho phù hợp
4. Cái gật đầu của đối tác quan trọng hơn kỹ năng của bạn.
Trong phạm vi cuốn sách này, tôi không thể truyền tải hết thông tin đến bạn.
Vui lòng chờ đón cuốn “Nghệ thuật tính toán khối lượng dự án Xây dựng” để
nắm rõ hơn về cách tính toán và quản lý.

1.16.2. Lập dự toán giá thành
• Nếu bạn không biết lập dự toán.
Nếu không biết dự toán mà bạn lại bắt đầu hành nghề thì thực sự nó là 1
thảm họa cho chính bạn, cho đồng nghiệp cũng như Sếp bạn và công ty bạn.
Vì những điều sau:
➢ Bạn không thể lập được kế hoạch thi công

➢ Bạn không thể lập được tiến độ một cách chính xác
➢ Bạn không kiểm soát được hiệu suất công việc
➢ Bạn không thể quản lý được nguồn lực dự án: Ca máy, nhân công, vật
tư
➢ Bạn không thể …..
➢ Bạn đừng bao giờ đề cập đến quản lý chi phí khi không biết dự toán.
Có lẻ vì vậy, bộ môn Dự toán là một trong những bộ môn mà bất kỳ Kỹ sư

nào cũng được học và trong các đồ án luôn buộc phải áp dụng. Thế nhưng
kiến thức này là không đủ để dùng trong công việc trừ phi bạn thực sự biết
được vai trò quan trọng của nó và nghiêm túc với bộ môn này.
• Dự toán không phải chỉ để lập dự toán
Dự toán không phải chỉ để lập dự toán và đấu thầu, khi bạn nắm được dự
toán bạn sẽ nhận ra rất nhiều thứ như:
➢ Định mức nguồn lực: Nhân công, vật tư, MMTB, khác
➢ Phạm vi công việc
➢ Nội dung công việc
➢ Kiểm soát chất lượng (liên quan đến định mức vật tư)
➢ Hiệu quả công việc của nhân công
➢ Hiệu quả của việc sử dụng nguồn vật tư (mất mát, hao phí)

➢ …… và rất nhiều các việc khác mà nếu như bạn không biết dự toán thì
thực sự là bạn khó lòng kiểm soát được.
• Các loại dự toán
Trong thị trường Xây dựng hiện nay có rất nhiều kiểu dự toán điển hình nhất
có một số loại sau:
1. Dự toán nhà nước: Dành cho các dự án vốn Ngân sách Nhà nước
hoặc có được đầu tư từ các nguồn khác nhưng lại chịu sự quản lý của
Nhà nước. Đặc điểm loại dự toán này là “THEO QUY ĐỊNH” và nhất
định phải được cơ quan thẩm tra, thẩm định, kiểm toán nhà nước chấp
nhận.
2. Dự toán chuyên nghiệp: Đối với các dự án được các chủ đầu tư nước
ngoài hoặc Chủ đầu tư Việt Nam nhưng lại thuê các đơn vị tư vấn
nước ngoài hoặc các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp thực hiện.
3. Dự toán tùy ý: Tùy theo khả năng của đơn vị tư vấn quản lý tự mình sẽ
có những cách làm khác nhau. Đây là cách làm mà ở Việt Nam bạn sẽ
gặp nhiều nhất. Đây là cách làm dễ sai, dễ thiếu mà khó kiểm soát nhất
nhưng nó lại là loại đại trà nhất.
Dù có là loại nào thì mục đích cuối cùng là để dự trù kinh phí. Việc lập một
dự toán chính xác hay không chủ yếu vẫn là phụ thuộc vào năng lực của
người thực hiện.
• Cấu trúc dự toán chi phí
Dự toán - Chi phí = Khối lượng * Đơn giá * Thời gian (nếu có)
Đây là công thức có thể tính bất kỳ loại chi phí Xây dựng nào. Đối với các
loại chi phí xây dựng trực tiếp thì không cần có yếu tố thời gian. Đối với các
loại chi phí còn lại sẽ bao gồm các biến số thời gian thì mới đầy đủ.

Dù có là loại dự toán theo phương pháp nào thì một dự toán đầy đủ phải bao
gồm các yếu tố sau:
Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp Khác
Nhân công trực tiếp Chi phí thuê mướn Bảo hiểm
Vật liệu, vật tư Tiện ích phục vụ dự án Bảo lãnh
Sản xuất, cung cấp Chi phí quản lý chung Khác …
Trong một số trường hợp, chi phí sẽ khó phân định thuộc nhóm chi phí nào,
lúc này việc phân bổ chi phí vào mục nào sẽ do kinh nghiệm của người lập
dự toán và sự thống nhất của các bên để dễ dàng cho việc quản lý sau này.
Lập dự toán quan trọng nhất là phù hợp với mong muốn về quản lý của các
bên tham gia.

• Dự toán chỉ là dự toán
Chính vì dự toán phụ thuộc vào nhiều yếu tố, đặc biệt là yếu tố về giá thành
luôn biến thiên theo thời gian, vậy nên khó lòng đưa ra một dự toán chính
xác. Cái tên “dự toán” cũng chính là kết quả. Dự toán chỉ là dự toán nó sẽ
không bao giờ có sự chính xác tuyệt đối quan trọng nhất là bạn giải trình
được với đối tác là được.
• Một dự toán bài bản và đẳng cấp
Như đã chia sẻ ở phần trên, có rất nhiều cách để lập dự toán và kết quả cuối
cùng của dự toán thường phụ thuộc vào kinh nghiệm và kỹ năng của người
lập. Giỏi hay dở cũng vậy, miễn giải thích được là được không có bất kỳ cái
chuẩn nào được áp dụng một cách tuyệt đối. Quan trọng là tương đồng về
cách nghĩ và cách làm. Một người làm nghề đủ lâu thì đặc điểm của dự toán
sẽ có những điều sau:
1. Rõ ràng, dễ hiểu
2. Có cơ sở giải thích, diễn giải chi tiết
3. Tùy biến nhu cầu sử dụng theo từng giai đoạn
4. Phối hợp được với các bộ môn: Khối lượng, tiến độ, cung ứng …
5. Dễ dàng kiểm soát, truy xuất thông tin.
6. Đẹp (đây là phụ nhưng lại dễ ghi điểm nhất)
7. Giải trình dễ dàng – quan trọng nhất.

1.16.3. Quản lý hao hụt vật tư
• Tại sao phải quản lý hao hụt vật tư?
Cùng xem bảng thống kê các dự án thực tế ở bảng trên và cùng trả lời
các câu hỏi sau:
Tại sao phải quản lý hao hụt vật tư?
Tại sao nó lại phải là nhiệm vụ của một người làm công tác quản lý chi phí
Câu trả lời là: Tỷ trọng vật tư chiếm quá nhiều và vì nó có liên quan đến hiệu
quả dự án.
Vậy nên nếu là một người làm quản lý chi phí dự án chuyên nghiệp thì việc
quan tâm đến hao hụt vật tư trong dự án là điều nhất định phải làm.
• Không quản lý được hao hụt vật tư, bạn sẽ mất gì?
Cùng tìm câu trả lời trong bài toán giả định sau:

1 - Giá trị dự án: 1000 tỷ
2 - Giá trị vật tư Dự án: (50-70)% = 600 tỷ
3 - Hao hụt tăng 5% so với tổng vật tư = 30 tỷ tương đương 3% giá
thành dự án.
Một dự án Xây dựng hiện tại giá trị lợi nhuận ròng khoảng 10% đã là rất cao.
Nếu bạn không quản lý tốt thì số tiền này sẽ đi về đâu hoặc gây hệ lụy gì?
• Hao hụt vật tư có liên quan đến chất lượng Xây dựng:
Nếu hao hụt quá nhiều sẽ gây lãng phí, nhưng nếu hao hụt dưới mức cho
phép nghĩa là chất lượng Xây dựng không đảm bảo. Sẽ rất ngây thơ nếu như
lúc nào cũng kè kè bên người công nhân khi họ làm việc để đảm bảo định
mức hay phải kiểm tra, thẩm định chất lượng dự án khi hoàn thành. Thay vì
vậy, hãy kiểm soát hao hụt vật tư, bạn sẽ làm được nhiều hơn thế.
• Hao hụt vật tư không phải chỉ là trách nhiệm của người quản
lý chi phí.
Hao hụt vật tư có liên quan đến chất lượng xây dựng, giá thành xây dựng và
xa hơn là hiệu quả dự án. Vậy nên, công việc quản lý hao hụt vật tư không
chỉ dành riêng cho người làm về quản lý chi phí mà dành cho tất cả các chủ
thể tham gia trong một dự án Xây dựng.
• Hao hụt vật tư khác với sự mất mát
Trong quá trình làm việc, tư vấn và huấn luyện về quản lý chi phí tôi nhận
thấy rất nhiều Kỹ sư không phân biệt được giữa hao hụt và mất mát. Đây là
điều rất đáng trách, tuy nhiên cũng chưa có một chương trình nào hay giải
pháp nào trong trường hợp này. Có lẽ vì vậy, đến hơn 95% các Kỹ sư và nhà
quản lý không biết được cách xác định được hao hụt vật tư dự án khi đang
triển khai thi công.

• Các sai lầm và giải pháp?
Trong các doanh nghiệp hiện nay, có 3 trạng thái kiểm soát hao hụt vật tư
1. Bỏ ngỏ, không kiểm soát

2. Khi kết thúc mới biết mất gì
3. Kiểm soát tiến trình nhưng rất khó khăn
4. Kiểm soát tốt tiến trình, có báo cáo từng giai đoạn và cảnh báo
Hãy cùng xét lại tình trạng của nơi bạn đang làm việc xem, chúng ta đang ở
trạng thái nào để có giải pháp phù hợp.
Khi không kiểm soát thì chắc chắn 100% bạn sẽ không biết mình mất gì. Dù
sao nỗi đau này còn dễ dàng chấp nhận hơn là khi kết thúc mới biết mình
mất gì. Vậy nên, giải pháp tốt nhất là kiểm soát vật tư trong tiến trình và báo
cáo liên tục để tránh những nỗi đau không đáng có.
Giải pháp tốt nhất trong trường hợp này là: Có quy trình thực hiện, tập trung
kiểm soát và lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Chỉ cần
có ý định kiểm soát thôi là bạn đã giảm được hơn 50% nguy cơ mất tiền
trong khía cạnh này.

1.16.4. Quản lý cung ứng – mua sắm
Bạn có từng gặp các trường hợp này trong quá trình quản lý dự án: Công
việc đã đến ngày triển khai nhưng bạn lại phát hiện ra là:
• Chưa có nhà thầu, chưa ký hợp đồng hoặc

• Bản vẽ chưa được duyệt hoặc
• Biện pháp thi công chưa được phê duyệt hoặc
• Vật tư chưa được duyệt, chưa ký hợp đồng hoặc
• Chưa có máy móc thiết bị phù hợp để tối ưu năng suất làm việc
Lúc này bạn bắt đầu nỗ lực tối đa để có thể điều chuyển nguồn lực hoặc tận
dụng, nhưng có lẽ mọi thứ không suôn sẻ. Bạn mất nhiều thời gian, mất
nhiều công sức nhưng công việc vẫn không được như bạn muốn. Đây chỉ là
kết quả của quá trình quản lý không sát sao và đặc biệt là thiếu sự giám sát
tiến trình hoặc nguy hiểm hơn chính là do công tác kế hoạch không thực hiện
và được quản lý bài bản.
Nguồn lực chính là yếu tố kiến tạo nên thành công của dự án. Để thực hiện
được mục tiêu của dự án thì nhất định phải quản lý được nguồn lực. Một nhà
quản lý dự án thành công khi và chỉ khi quản lý được nguồn lực để thực thi
dự án một cách tốt nhất. Đã có rất nhiều vấn đề của dự án gây ra lãng phí về
chi phí và gây chậm trễ tiến độ cũng như giảm thiểu chất lượng rất nhiều
như:
❖ Nguồn lực không đủ để đáp ứng tiến độ

❖ Thời gian quá ngắn nên thi công không đạt chất lượng
❖ Lãng phí tiền bạc lưu kho và quản lý
❖ Thời gian quá ngắn không thể tìm kiếm nguồn lực phù hợp để triển
khai dự án.
❖ Luôn phải giải quyết những vấn đề của dự án vì không có đủ thời
gian và nguồn lực không phù hợp.

❖ Hao tổn chi phí quá nhiều vì không rõ ràng về yêu cầu của nguồn
lực.
❖ ………..
Đối với người quản lý, thời gian để xử lý vấn đề thường chiếm 80%, 20 %
còn lại là để xử lý vấn đề của dự án. Nguyên nhân chính vì thiếu sự chuẩn bị
hoặc không đủ thời gian. Một nhà quản lý dự án xuất sắc, nghĩa là không
những giỏi về chuyên môn mà công tác kế hoạch và nguồn lực luôn ở trạng
thái sẵn sàng.
Để quản lý tốt công tác cung ứng thì nhà quản lý cung ứng phải là người có
kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc.
Để tránh bị động và ảnh hưởng tiến độ, ngay từ đầu phải xác định được các
hạng mục nào bạn sẽ là người trực tiếp mua sắm và hạng mục nào cần phải
làm việc qua các đơn vị trung gian như Nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ dựa
vào lưu đồ mối quan hệ cung ứng như sau:
Khi đã xác định được các nội dung trên bạn sẽ có kế hoạch quản lý và thời
gian xử lý phù hợp.
1.16.5. Tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu phụ, nhà cung cấp.

Lựa chọn quan trọng hơn nỗ lực, đặc
biệt là đối với nguồn lực là các nhà thầu
phụ hoặc nhà cung cấp cho Dự án. Đúng
pháp luật, đúng người, đúng thời điểm và
đúng yêu cầu là 4 từ khóa mà một người
làm công tác quản lý chi phí cần phải hết
sức thấu đáo. Việc lựa chọn sai người
dẫn đến rất nhiều hệ lụy trong quá trình
thi công dẫn đến những sự cố ngoài mong muốn.
Lựa chọn người phù hợp sẽ đảm bảo được sự hao tổn nguồn lực ít nhất và
đạt được kết quả tốt nhất và đồng hành với nhau lâu dài nhất.
Ngoài tiền, uy tín cũng là một trong những điều gây ảnh hưởng rất nhiều đến
công tác tìm kiếm lựa chọn nhà thầu:
• Nếu có uy tín, bạn sẽ có nhiều người theo.

• Nếu có uy tín, bạn hoàn toàn có thể đàm phán với một mức giá thấp.
• Nếu có uy tín, bạn sẽ có bạn đồng hành.
• Nếu có uy tín, bạn thương lượng với mức công nợ tốt.
• Nếu có uy tín, bạn sẽ được giúp đỡ.
• Nếu có uy tín, người “TỐT” sẽ tìm đến bạn.
Việc quản lý khó khăn là do quá trình lựa chọn không đủ tốt, trong quá trình
tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu, nếu bạn biết điều này thì đầu tiên phải có uy
tín, sau đó những vấn đề kỹ thuật sẽ được giải quyết dễ dàng và nhẹ nhàng.
Hãy kiểm tra năng lực của một nhà quản lý hoặc một người làm xây dựng về
khả năng huy động nguồn nhân lực của họ, đừng chỉ hỏi. Đặc biệt là trong
lĩnh vực xây dựng bạn chỉ có thể kiểm tra năng lực thông qua việc họ làm
được mà thôi.

Để lựa chọn người phù hợp bạn nhất định phải có bảng tiêu chí đánh giá sự
phù hợp dựa vào 4 yếu tố trên.

1.16.6. Tìm kiếm và trình mẫu.
Tìm kiếm một sản phẩm đúng tuyệt đối theo yêu cầu của thiết kế là việc dễ
nhất mà tôi từng chứng kiến và thực hiện. Việc tìm kiếm một sản phẩm có
phù hợp với:
• Yêu cầu kỹ thuật đạt yêu cầu thiết kế

• Công năng sử dụng phù hợp với thiết kế
• Giá cả sản phẩm phù hợp với ngân sách
• Một sản phẩm tối ưu phương pháp thi công
• Một sản phẩm vẫn còn sản xuất và không bị khan hiếm
Mới thực sự là một sự tìm kiếm thực sự. Chi phí vật tư chiếm tỷ trọng khá lớn
trong xây dựng, thường từ 40%-70% giá thành xây dựng. Vậy nên, nếu bạn
chủ động trong việc tìm kiếm và có kế hoạch cụ thể thì khả năng bạn tiết
kiệm được một khoản chi phí lớn cho Ngân sách dự án là hoàn toàn khả thi.

1.16.7. Quản lý hợp đồng – Thanh toán
Quản lý hợp đồng
Đối với một người phụ

trách công tác quản lý chi
phí thì hợp đồng chính là
điều kiện tiên quyết để
tham chiếu và nó chi phối
hầu hết tiến trình dự án.
Vậy quản lý hợp đồng là
quản lý cái gì của hợp
đồng?
Đối với những người mới bước chân vào nghề, đa số điều họ quan tâm đầu
tiên chính là “điều kiện thanh toán”. Thế nhưng, đây mới chỉ là 1 phần rất nhỏ
của công tác quản lý hợp đồng.
Đối với những người đã thực sự tham gia vào quản lý hợp đồng chuyên sâu,
thì những điều sau đây chính là những điều tối thiểu họ phải thuộc nằm lòng
• Điều kiện thanh toán

• Tiến độ thực hiện
• Phạm vi công việc
• Điều kiện pháp lý/ thứ tự ưu tiên.
• Điều kiện phát sinh, thay đổi
Tất cả các điều kiện trong hợp đồng chắc chắn có liên quan đến công việc
quản lý chi phí thế nhưng, những điều trên đây chính là điều nhất định phải
nắm thì mới làm tròn vai trò. Đặc biệt là trong trường hợp có tranh chấp xảy
ra thì người nào nắm thông tin kỹ càng và chi tiết người đó sẽ là người chiến
thắng trên bàn đàm phán.

Quản lý thanh toán
Tháp quyền lực:
Trong quản lý thanh toán, người

thông minh là người khéo léo
chứ không phải người giỏi. Tôi
từng gặp rất nhiều trường hợp
mặc dù hồ sơ chỉn chu nhưng lại
phải mất rất nhiều thời gian để
có thể qua được các ải quản lý
thanh toán. Cũng có những
trường hợp có sai nhưng vẫn
được chấp nhận phê duyệt hồ sơ kèm với “sẽ bổ sung sau”. Bạn càng khéo
léo bạn càng dễ dàng vì chắc chắn không có bất kỳ cái chuẩn nào cho 1 bộ
hồ sơ hoàn hảo. Trong tất cả tình huống thì sự linh động luôn là điều dễ dàng
được chấp nhận nhất. Nếu bạn giỏi, bạn có quyền thiếu khéo léo, thế nhưng
nếu đã không thực sự xuất sắc mà lại không khéo léo thì thực sự nó là thảm
họa. Thế nên, những người được giao nhiệm vụ xử lý hồ sơ thanh toán
thường sẽ là “không cần biết nhiều – chỉ cần biết điều”.
Biết điều ở đây không đồng nghĩa với việc phải biết “lót tay” hay “xu nịnh” mà
nó là cả một kỹ năng rất rộng từ: giao tiếp, thương lượng đàm phán, ra quyết
định và khai thác thông tin, quản lý thông tin.
Nếu bạn không đủ khéo léo bạn sẽ bị tháp quyền lực đè đến ngạt thở mới
thôi. Sự khéo léo ở đây không chỉ là từ dưới lên trên mà kể cả từ trên xuống
dưới. Nói sao cũng được, đừng để gặp nhau không thể nhìn nhau là được vì
nghề xây dựng là một vòng tròn và luật nhân quả thì không trừ một ai.
Vòng tròn luẩn quẩn:

Nếu bạn không đủ tỉnh táo để nhận
ra việc cần phải làm, bạn sẽ rơi vào
“Vòng tròn luẩn quẩn”. Đây là điều
đang diễn ra ở hầu hết các doanh
nghiệp Xây dựng. Đặc biệt là các
doanh nghiệp có nguồn vốn hạn
hẹp.
Trong ngành Xây dựng Việt Nam

hiện nay, hầu hết các công đoạn
đều được thực hiện bởi đội ngũ nhân công trực tiếp. Chi phí cho đội ngũ
nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng rất thấp, họ lại nằm ở tầng dưới cùng của
tháp quyền lực, vậy nên đây chính là đội ngũ cần được quan tâm nhất. Lực
lượng này đa phần lấy công làm lời, dễ bị bắt nạt và không rành pháp lý.
Là một người quản lý chi phí đẳng cấp, chân chính và có trách nhiệm bạn
nhất định phải hiểu điều này. Trách nhiệm của bạn là “thay vì tìm cách thanh
toán cho các nhà thầu trễ hạn hãy tìm cách lấy tiền từ Chủ đầu tư đúng hạn”
và đây không phải chỉ là trách nhiệm của các nhà thầu mà còn là vai trò cực
kỳ quan trọng của các nhà tư vấn và quản lý dự án. “Hãy trả tiền đúng hạn
cho người giúp bạn kiếm thật nhiều tiền”, đó cũng là nguyên tắc cốt lõi
vậy.

Việc quản lý thanh toán chỉ cần tuân thủ nguyên tắc: Đúng – đủ là xem như
chúng ta đã làm tốt được vai trò của mình góp phần giúp Dự án đi đúng nhịp
và mang lại lợi ích cho tất cả các bên.

1.16.8. Quản lý ngân sách dự án
Quản lý dự án mà không biết lời lỗ thế nào thì thật ra bạn đã không làm
tròn trách nhiệm?
Bạn có thấy vô cùng vô lý khi mà, bạn đang giữ vai trò là người quản lý chi
phí hoặc quản lý dự án mà không thực sự biết chắc dự án đang lời lỗ thế nào
không? Nếu đúng là bạn cũng nghĩ như tôi, thật ra trước đây tôi lại không
biết điều này và hầu hết những người làm quản lý dự án mà tôi từng gặp họ
không dám trả lời chắc chắn về điều này. Hầu hết là “đoán hoặc bốc thuốc”
nghĩ buồn đúng không?
Cái quan trọng nhất của dự án, cái đánh giá được hiệu quả của dự án mà
bạn không thể biết thì những việc còn lại nó có còn ý nghĩa nữa không?
Trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS, đây là câu trả lời mà hầu hết tất cả những
người tham gia phải trả lời được:
• Theo kế hoạch - dự án lợi nhuận bao nhiêu %

• Ở thời điểm hiện tại – Dự án lời lỗ bao nhiêu %
• Khi kết thúc Dự án lời lỗ bao nhiêu %
Nếu là một người phụ trách công tác Quản lý chi phí mà bạn không trả lời
được thì thật là vô lý đúng không? Nếu ta không biết lời lỗ ra sao thì giống
như làm việc mà không có mục tiêu vậy. Và khi đã không kiểm soát được thì
chắc chắn rồi, “MẤT KIỂM SOÁT TIỀN LÀ MẤT TẤT CẢ”, bạn đồng ý chứ?
Những câu trả lời tôi thường gặp là:
1. Hãy hỏi kế toán

2. Lấy thu trừ chi là biết ngay thôi
3. Tôi không biết
Câu số 03 sẽ là câu trả lời thành thật nhất mặc dù là phũ phàng nhất và cũng
là vô trách nhiệm nhất. Nếu có cơ hội gặp nhau, bạn hãy nói thêm 1 câu phía

sau đó là “Tôi chưa biết – hãy giúp tôi” tôi nhất định sẽ giúp bạn làm rõ vấn
đề này. Bật mí là, tôi cũng chỉ mới vừa biết đây thôi mặc dù đã có kinh
nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực này.
Con số không biết nói dối, nếu bạn nói rằng bạn quản lý Chi phí và Ngân
sách hiệu quả hãy thể hiện nó bằng con số.
Có thể bây giờ bạn chưa biết, nhưng chắc chắn bạn phải biết điều này.

1.16.9. Quản lý phát sinh - EOT
• Phát sinh – Từ ngữ ám ảnh người xây dựng
Nếu dự án Xây dựng mà không có phát sinh thì đó không phải là một dự án
Xây dựng. Cá biệt, có những dự án mà khối lượng phát sinh nhiều đến nỗi
đến vài trăm mục là bình thường. Và đối với người làm quản lý chi phí thì
phát sinh cũng là điều mà hầu hết mọi người đều cảm thấy vô cùng đau đầu
lúc bạn đầu và vô cùng đau đớn khi kết thúc. Cũng có những tình huống, nhờ
phát sinh mà dự án từ lỗ chuyển sang lãi hoặc lợi nhuận tăng lên từ đó khá
nhiều. Vậy nên hiểu thế nào cho đúng?
Các loại phát sinh: Tùy theo điều kiện hợp đồng cụ thể, tình huống cụ thể mà
sẽ có những phát sinh khác nhau:
1- Theo phạm vi công việc: Phát sinh tăng & phát sinh giảm
2- Theo điều kiện hợp đồng: Phát sinh trong hợp đồng và phát sinh ngoài
hợp đồng
3- Theo nội dung công việc hợp đồng
Các nguyên nhân gây phát sinh:
Đầu tiên phải kể đến đó là Dự án xây dựng là kiểu công việc khá đặc thù. Nó
phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó phải kể đến như: Năng lực các bên
tham gia dự án, điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế và kể cả sự cố ý tạo ra
phát sinh. Các nguyên nhân chính thường bao gồm do chủ quan và khách
quan như sau:
4- Bàn giao mặt bằng chậm

5- Chậm ban hành bản vẽ
6- Chậm phê duyệt hồ sơ
7- Thay đổi tiến độ bàn giao
8- Thay đổi bản vẽ

9- Thay đổi chủng loại vật liệu
10- Thay đổi biện pháp thi công
11- Thay đổi công năng sử dụng
12- Những phát sinh, thay đổi khác từ đại diện chủ đầu tư
13- Các trường hợp bất khả kháng, lụt bão, dịch bệnh,…
Chìa khóa để quản lý phát sinh
“Khi bắt đầu lập hồ sơ phát sinh, hãy

nghĩ là lúc quyết toán cần gì?” đây là
câu nói của một người Sếp mà tôi đã
từng được chung vai trong rất nhiều dự
án khiến tôi nhớ nhất.
Phát sinh là nỗi ám ảnh với tất cả những

người làm công tác quản lý chi phí nhưng
lại là cơ hội đối với người biết cách quản lý. Hầu hết người ta thất bại vì
không biết 3 điều này
1- Tính pháp lý
2- Tính thời điểm
3- Sự tập trung
Về tính pháp lý: Đa phần các phát sinh không được giải quyết triệt để và
được thanh toán trọn vẹn vì gần như một lý do duy nhất “thiếu hồ sơ pháp
lý”. Vậy nên, các hồ sơ pháp lý là yếu tố cần có đầu tiên và là cuối cùng để
đảm bảo phát sinh được duyệt
Về tính thời điểm: Các hồ sơ phát sinh thiếu pháp lý thường do nhiều yếu
tố, tuy nhiên yếu tố quan trọng nhất chính là thời điểm. Đa phần thường sẽ
đợi đến khi kết thúc dự án mới lập hồ sơ phát sinh hoặc sự dễ dãi trong quan
hệ dẫn đến khó khan khi phê duyệt. Phát sinh là một thứ khó nói, thường rất
dễ hứa nhưng lại khó làm. Hãy lưu ý điều này “án tại hồ sơ”. Hồ sơ phát sinh

cũng giống như một hợp đồng mới vậy, thế nên nếu chưa duyệt hồ sơ pháp
lý đầy đủ tốt nhất khoan hãy triển khai thi công vì đã thi công rồi thì áp lực
phê duyệt hồ sơ sẽ không còn nữa. Đã có rất nhiều trường hợp, do sự thay
đổi nhân sự dự án nên có những phát sinh mãi nằm trong đầu chứ không
nằm trong tài khoản.
Sự tập trung:
Tôi có người bạn là chuyên gia giải quyết các hồ sơ phát sinh, sau khi tổng
kết thì giá trị lợi nhuận của các phát sinh lại mang về chiếm tỷ trọng rất lớn
trong dự án. Tất cả bí quyết cũng chỉ là 2 nội dung trên và sự tập trung. Tập
trung ở đâu ở đó sẽ có kết quả. Quản lý hồ sơ phát sinh cũng vậy, nếu không
tập trung bạn sẽ mất những gì mà đáng ra bạn được hưởng.
• EOT – Extension of time: Gia hạn thời gian hoàn thành
Thời gian là tiền bạc luôn đúng với mọi khía cạnh trong cuộc sống chứ không
riêng trong lĩnh vực quản lý dự án. Thế nhưng, có vẻ như theo một luật lệ bất
thành văn nếu tiến độ trễ là nhà thầu bị phạt, có thể đó là văn hóa tôn trọng
đối tác, thế nhưng khi việc này kéo dài quá lâu nó lại trở thành vấn nạn.
Thường thì có 2 dạng để gia hạn thời gian hoàn thành:
• Phát sinh thêm công việc mới

• Kéo dài thời gian hoàn thành không do lỗi của nhà thầu
Với cả 2 trường hợp trên, các đơn vị nhà thầu hoàn toàn có thể tính toán
thêm những khoản chi phí để duy trì dự án hoặc kéo dài thời gian hoàn thành
như: Chi phí quản lý, chi phí lương, chi phí thuê mướn thiết bị, chi phí huy
động nguồn lực khác …
Đây là câu hỏi quan trọng: “mỗi ngày trôi qua, dự án tiêu hao bao nhiêu chi
phí?” Nếu bạn trả lời được, bạn sẽ ngay lập tức biết mình nên làm gì? Nếu

bạn không trả lời được, bạn không phải là một người có trách nhiệm sâu sắc
với công việc.
Mỗi hồ sơ phát sinh là một dự án mới, hãy quản lý nó giống như cách bạn
quản lý một dự án. Nó nhất định phải bao gồm: Pháp lý, kế hoạch, thực thi và
kết thúc. Chỉ có cách đó bạn mới tránh rơi vào các trường hợp đáng tiếc khi
mà phải bỏ ra rất nhiều tiền mà lại không nhận lại khoản doanh thu tương
ứng.

1.16.10. Quản lý TÀI CHÍNH – DÒNG TIỀN
Nỗi đau lớn nhất là khi quản lý dự án mà không biết lời lỗ ra sao?
Hơn cả nỗi đau lớn nhất là thi công hùng hục mà không lấy được tiền hoặc
luôn bị chậm trễ.
Kỹ sư thường giỏi thi công hơn là quản lý, nhưng nếu bạn biết được rằng,
nếu một chút lơ là, một chút hờ hững của bạn sẽ mất bao nhiêu tiền thì chắc
chắn bạn sẽ có thái độ khác biệt ngay đúng không? Còn với cá nhân tôi thì
chỉ suy nghĩ đơn giản rằng “đã mất bao nhiêu công sức để làm thì nhất
định phải lấy được tiền, nếu không lấy được tiền tốt nhất đừng làm” vì
như vậy công sức Anh em kỹ sư hiện trường lại đổ song đổ biển hết.
Từ việc quản lý công việc giai đoạn thi công đến khi mang dòng tiền về bạn
nhất định phải đo đếm để đánh giá được hiệu quả của từng giai đoạn và từng
bộ phận từ: Thi công => Chất lượng => Thanh toán => Nhận tiền.
BÁO CÁO TỶ LỆ CHUYỂN ĐỔI
ĐÁNH GIÁ ĐÁNH GIÁ (THANH

SẢN LƯỢNG- SẢN LƯỢNG - SẢN LƯỢNG - ĐÁNH GIÁ (THANH
STT NỘI DUNG (NGHIỆM TOÁN/NGHIỆM
THỰC HIỆN NGHIỆM THU THANH TOÁN TOÁN/THỰC HIỆN)
THU/THỰC HIỆN) THU)
NC_BT1 Công tác đất 11.875.000 11.637.500 9.123.800 98% 78% 77%
Công tác chống
NC_BT2 24.000.000 20.400.000 15.606.000 85% 77% 65%
thấm
Công tác ván
NC_CT1 73.500.000 72.030.000 45.883.110 98% 64% 62%
khuôn
NC_CT2 Công tác cốt thép 59.400.000 57.024.000 48.173.875 96% 84% 81%
Công tác hoàn
NC_VK_1 220.000.000 220.000.000 165.000.000 80% 75% 75%
thiện khác
NC_VK_2Mặt dựng 96.000.000 52.800.000 28.749.600 55% 54% 30%
TỔNG CỘNG 484.775.000 433.891.500 312.536.385 90% 72% 64%

Từ việc đánh giá tỷ lệ chuyển đổi, các nhà quản lý dự án hoàn toàn có thể
đánh giá được tiến độ thực hiện và cả năng lực các bộ phận thực hiện từng
giai đoạn.
Trong quản lý tài chính dòng tiền, bạn nhất định phải nắm được tối thiểu 2
dòng tiền sau để có thể thực sự thấu hiểu được dự án:
Stt Tên gọi Kế hoạch Thực tế Dự kiến khi hoàn thành
A Dòng tiền kinh doanh
1 Sản lượng x x x
2 Chi phí x x x
3 Lợi nhuận x x x
B Dòng tiền tài chính
3 Thực thu x x x
4 Thực chi x x x
3 Cân đối thu - chi x x x
Để đánh giá được hiệu quả kinh doanh bạn phải kiểm soát được lợi nhuận
của dự án mang lại.
Để huy động tài chính, nguồn vốn bạn nhất định phải kiểm soát được dòng
thu và chi của dự án.
Đã có rất nhiều sự nhầm lẫn về quản lý dòng tiền, tôi hy vọng rằng đến thời
điểm này bạn đã rất rõ ràng và có góc nhìn tổng quan về dòng tiền của dự
án.

1.16.11. Tối ưu hóa chi phí với VE (Value Engineering)
VE – Value engineering là giải pháp kỹ thuật để tối ưu chi phí. Đây chính là
lúc Kỹ sư sử dụng chất xám của mình để tối ưu chi phí mà chỉ liên quan
thuần đến kỹ thuật.
Mặc dù chưa được áp dụng ở Việt Nam nhiều, tuy nhiên đây lại là xu thế để
tăng khả năng cạnh tranh giá đấu thầu và tối ưu chi phí xây dựng dự án mà
vẫn giữ được công năng hoạt động của công trình.
Trong xây dựng, VE không chỉ dành cho giải pháp kỹ thuật mà ngay cả việc
tối ưu vật liệu sử dụng, biện pháp thi công và cả công năng sử dụng cũng là
1 dạng VE dưới tên gọi phát sinh. Những nhà quản lý dự án có năng lực
thường dùng các giải pháp này để gia tăng lợi nhuận cho Dự án.

1.1. Giai đoạn 3: Bàn giao – Kết thúc dự án.
“Tất cả mọi người rồi sẽ ra đi, chỉ còn ta ở lại” đó là tình cảnh của hầu hết
các Kỹ sư quản lý chi phí. Thời gian ở lại lâu hay nhanh, làm việc vất vả hay
không phụ thuộc nhiều yếu tố, thế nhưng chủ yếu là giai đoạn trước làm tốt
bao nhiêu thì giai đoạn này nhàn hạ bấy nhiêu.
Đây chỉ là giai đoạn kết thúc thi công, nó sẽ bắt đầu chuyển tiếp qua một giai
đoạn mới: Vận hành.
Trong giai đoạn vận hành, trách nhiệm của nhà thầu là không quá nhiều
nhưng lại khá quan trọng vì nó liên quan đến chi phí quyết toán và bảo hành
dự án. Đối với doanh nghiệp Xây dựng, thường thì chi phí bảo hành và bảo
trì chính là một phần lợi nhuận của dự án. Đây cũng là giai đoạn rất cần sự
tận tâm, nếu không lợi nhuận xem như không còn nhiều, có rất nhiều trường
hợp rơi vào trạng thái “cốc mò cò xơi”. Với vai trò là một người làm công tác
quản lý chi phí bạn cần hết sức cẩn trọng trong giai đoạn này.
Nếu bạn làm tốt công tác kế hoạch thì giai đoạn thực thi nhẹ nhàng
Nếu bạn làm tốt công tác thực thi thì khi kết thúc chỉ chờ hái quả ngọt.

Đối với hầu hết những người làm nghề quản lý dự án, quản lý chi phí thì giai
đoạn kết thúc dự án là giai đoạn mang nhiều cung bậc cảm xúc, bạn có thể:
• Tự hào vì mình đã lại một lần nữa xây dựng thêm cho xã hội một công
trình
• Hồi hộp vì đây là giai đoạn tổng kết, tốt xấu, lời lỗ sẽ rõ ràng
• Lo lắng vì những quả bom nổ chậm mà bạn cài cắm bây giờ đến lúc
nổ.
Dù có cảm xúc gì thì nó cũng phải kết thúc và đây là lúc ăn mừng vì bao
nhiêu công sức, mồ hôi, nước mắt và cả máu đã đến ngày được ghi nhận.
Khách hàng vui, doanh nghiệp vui, sếp vui và ... bạn thì sao?
Đối với người làm về quản lý chi phí thực sự đây sẽ là giai đoạn áp lực nhất.
Bạn không còn được quyền sử dụng các đòn bẩy để thúc đẩy phê duyệt hồ
sơ hoặc các nội dung tồn đọng, công việc lại rất nhiều trong một khoảng thời
gian rất ngắn. Giá như, hầu hết sẽ là “giá như tôi nghĩ trước về điều này thì
mọi việc đã khác” là điều mà hầu hết những người ở lại nghĩ đến.
Trong giai đoạn này bạn sẽ phải trả giá và thấm thía rất nhiều vì những sai
lầm trong quá trình thực hiện.
• Không đủ hồ sơ pháp lý
• Không kịp giải trình
• Không kịp ký hồ sơ
• Thiếu thông tin
• Thiếu người hỗ trợ
Và rất nhiều những vấn đề khác, trong khi đó áp lực về việc giải quyết hồ sơ
sẽ vô cùng lớn. Vậy nên, hãy làm thật tốt những yêu cầu trong tiến trình
trước khi dự án hoàn thành. Giai đoạn cuối cùng có rất nhiều việc phải thực

hiện, nhưng đối với một người làm quản lý chi phí thì những điều tối thiểu
sau đây bạn phải chuẩn bị để quyết toán dự án:
1. Hồ sơ hoàn công.
2. Danh mục vật tư thi công thực tế.
3. Dự trù khối lượng vật tư bảo hành bảo trì.
4. Các quy trình bảo hành, bảo trì dự án.
5. Hồ sơ quyết toán dự án: hợp đồng/ phát sinh.
6. Hồ sơ nghiệm thu dự án/ hồ sơ pháp lý dự án.
7. Đúc kết bài học kinh nghiệm.
Tùy theo yêu cầu mỗi dự án, các hồ sơ sẽ khác nhau. Thế nhưng nếu bạn
không có sự chuẩn bị từ trước thì đây sẽ là giai đoạn cực hình, đặc biệt nhất
là khi nhân sự dự án có sự chuyển dịch, việc thống nhất và giải trình cũng
như xác nhận sẽ rất khó khăn. Chưa kể một số dự án phải kiểm toán sau
thời gian hoàn thành, nếu không sẵn sàng thì “chả mất gì – chỉ mất tiền”.
Cách làm tốt nhất là “xong đến đâu – gọn đến đó” đừng bao giờ ỷ lại vào thời
gian quyết toán chật hẹp này trong khi trong quá trình thi công bạn có quá
nhiều thời gian.

Chương 4: Những kỹ năng cứng tối thiểu
Không ngoa khi nói rằng, người giỏi giang và đa năng nhất trong dự án
không ai khác hơn chính là những người làm về quản lý chi phí – những Kỹ
sư QS.
• Họ giỏi Cad
• Họ giỏi Excel
• Họ giỏi Word
• Họ giỏi Ms Project
• Họ giỏi những phần mềm ứng dụng
• Kỹ năng đọc bản vẽ
• Kỹ năng tính toán và quản lý khối lượng
• Kỹ năng lập dự toán giá thành
• Họ giỏi luật, giỏi quy trình và rất là nhiều những thứ liên quan khác.
• Cá biệt có những người rất giỏi lập trình và các ứng dụng tiên tiến
khác
Tại sao vậy? Vì họ nắm giữ vai trò quan trọng và ảnh hưởng rất nhiều đến
hoạt động của dự án nên để làm tốt nhất buộc họ phải học tập để trở nên cừ
khôi hơn. Nếu họ không giỏi, họ sẽ bị loại ra khỏi cuộc chơi. Không nhất định
phải giỏi tới mức xuất sắc nhưng nhất định bạn phải giỏi ứng dụng công cụ
vào trong công việc.

Chương 5: Những kỹ năng mềm nếu không biết không thể làm tốt được
Đối nội, đối ngoại và cả tự nỗ lực học tập cải thiện bản thân và nâng cấp mỗi
ngày là đặc điểm của một nhà quản lý chi phí dự án có năng lực. Chưa kể,
người làm công tác quản lý chi phí phải theo đuổi dự án xuyên suốt từ khởi
đầu đến khi kết thúc. Khả năng khai thác nắm bắt thông tin, kiểm soát thông
tin cũng là một trong những kỹ năng mà để trở thành một kỹ sư QS giỏi bạn
phải có. Các kỹ năng tối thiểu mà bạn phải đào luyện mỗi ngày để phát triển
gồm:
• Kỹ năng làm việc nhóm

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng thương lượng đàm phán
• Kỹ năng thuyết trình/ giải trình
• Kỹ năng xử lý thông tin, khai thác thông tin
• Khả năng dẫn dắt và điều phối
Tại sao vậy? Vì họ nắm giữ vai trò quan trọng và ảnh hưởng rất nhiều đến
hoạt động của dự án nên để làm tốt nhất buộc họ phải học tập để trở nên cừ
khôi hơn. Nếu họ không giỏi, họ sẽ bị loại ra khỏi cuộc chơi.

Chương 6: Điều Sếp cần - Nắm được chi phí để ra quyết định
Khi cần ra quyết định bạn sẽ dựa vào yếu tố nào để:
• Bạn muốn đẩy nhanh tiến độ

• Bạn muốn dừng lại
• Bạn muốn chấm dứt hợp đồng với một nhà thầu
• Bạn muốn ký hợp đồng với đối tác mới
• Bạn muốn lựa chọn một loại vật liệu cho dự án
• Khi bạn quyết định lựa chọn một giải pháp thi công
• Khi bạn đưa ra quyết định lựa chọn biện pháp thi công
Yếu tố thứ nhất: Kỹ thuật, đây là điều chắc chắn không cần phải bàn cải
Yếu tố thứ 2: Yêu cầu của dự án về kỹ thuật, an toàn chất lượng, tiến độ …
Nhưng những yếu tố trên liệu có thể hiện được năng lực của người quản lý
dự án hay không khi nó phải tiêu tốn quá nhiều chi phí?
Câu cửa miệng của sếp tôi khi có bất kỳ sự thay đổi hoặc giải pháp mới thay
thế là “Phương án nào tối ưu hơn, phương án nào tốn phí nhiều hơn?”
Khi đưa ra một phương án kỹ thuật hay bất kỳ một sự thay đổi nào, sau khi
cân nhắc những yếu tố chủ yếu hãy luôn hỏi “chi phí như thế nào?” bạn sẽ có
được sự quyết định cuối cùng luôn là đúng đắn hơn.

Chương 7: Hãy nói chuyện với nhau bằng con số mới là đẳng cấp.
Một người QS chuyên nghiệp, họ chỉ nói chuyện với nhau bằng con số. Có
thể là tỷ lệ % hay ấn tượng hơn nữa là số tiền.
Hãy xét các tình huống sau khi nói về hao hụt thép:
1. Tỷ lệ hao hụt thép là cao lắm

2. Hao hụt thép là 10%
3. Hao hụt thép là 15 tấn
4. Chúng ta mất 225.000.000 đ
5. Nếu cứ tiếp tục tình trạng này chúng ta sẽ mất khoảng 2.500.000.000 đ
Bạn bị ấn tượng bởi tình huống nào nhất?
Đây chỉ là tình huống giả định cho một loại vật tư, hãy thử tưởng tượng rằng
nếu toàn bộ các nội dung dự án như:
• Số tiền mất mát do hao hụt vật tư

• Số tiền lợi nhuận hoặc mất đi do thay đổi phương án thi công là …
• Chi phí chung trên mỗi ngày chậm trễ
• Số tiền bị phạt mỗi ngày khi chậm tiến độ
• Số tiền phải trả lãi ngân hàng do thanh toán chậm
• Số tiền mất đi do mất đi cơ hội
• Số tiền mất đi do … rất nhiều nguyên nhân.
Hãy nói chuyện với nhau bằng con số, đó mới thực sự là đẳng cấp của một
người quản lý chi phí. Và chắc chắn rồi, Sếp bạn thích điều đó.

Chương 8: Quyền lực của người làm quản lý chi phí
Trong dự án Xây dựng thì cái gì là

quan trọng nhất? 100% những người
làm nghề xây dựng đều sẽ nói là tiền.
Ví như “tiền là máu thì người quản
lý tiền chính là trái tim của dự án”.
Trong cơ thể con người thì tay, chân,
mắt, mũi và tất cả các bộ phận đều rất
quan trọng nhưng cơ thể vẫn hoạt động nếu như thiếu một trong số những
bộ phận kia cơ thể vẫn hoạt động được. Nhưng nếu thiếu bộ não (người dẫn
đầu) hoặc tim ngừng đập thì chuyện gì sẽ diễn ra? Vậy nên không cần phải
đề cập quá nhiều về quyền lực của người giữ vai trò cầm trịch trong dự án,
người quản lý chi phí là người không thể thiếu trong bất kỳ dự án nào và kiến
thức về quản lý chi phí là không thể thiếu trong “não bộ” của bất kỳ kỹ sư Xây
dựng nào.
Quyền lực hay không là do năng lực, không do vị trí. Tuy nhiên, nếu bạn nắm
giữ được một trong những vai trò quan trọng thì cơ hội lại cao hơn.

Chương 9: Công cụ gợi ý, tài liệu tham khảo
Như bạn đã quan sát từ đầu đến thời điểm này của cuốn sách, nếu bạn
không có các kỹ năng sử dụng công cụ và phần mềm thì chắc chắn bạn
không thể làm được như tôi.
Bạn đừng lo lắng về điều này, bạn chỉ cần trả lời câu hỏi quan trọng: Những
điều mà chỉ có không quá 5% người làm nghề làm được và phục vụ cho lợi
ích của bản thân, doanh nghiệp thì bạn có muốn chú tâm thực hiện hay
không? Nếu câu trả lời là có, hãy mạnh dạn đầu tư thời gian và thêm chút
tiền bạc để phát triển.
Người thông minh là người biết dùng sức của người khác, hãy sử dụng đòn
bẩy tri thức để làm những điều bạn muốn.

1.2. Các công cụ mà bạn nên sử dụng trong công việc
➢ Excel
➢ Ms Project
➢ Power BI
➢ Word
➢ Google sheet

1.3. Các tài liệu tham khảo
➢ Excel thực chiến

➢ Lập tiến độ thực chiến
➢ Hướng dẫn sử dụng Power BI
➢ Hướng dẫn sử dụng công cụ google
➢ Giải mã bí mật nghề quản lý chi phí
➢ Nội dung khóa Huấn luyện Kỹ sư QS
➢ Và một số tài liệu khác

Chương 10: Lời kết
Để hoàn thành và ra mắt được cuốn Ebook này tặng bạn, chúng tôi đã mất
rất nhiều thời gian để cân nhắc, biên soạn, sửa chữa và thực hiện việc không
quản ngày đêm, thức khuya dậy sớm. Và điều chúng tôi mong muốn nhận
được đó chính là sự ủng hộ của các bạn và niềm vui của chúng tôi không gì
khác hơn là giúp cho Anh em ngày càng tối ưu công việc của mình.
Để cuốn sách này tới tay Anh em, đội ngũ Nhất Nghệ đã thực hiện việc rất
cật lực trong đó không thể không nói tới:
• Anh Huỳnh Nhất Linh với vai trò chủ trì và biên soạn
• Đội ngũ hỗ trợ đã làm việc ngày đêm để sửa chữa, góp ý.
• Các Kỹ sư trong khóa Huấn luyện Kỹ sư QS đã chia sẻ những
kiến thức bổ ích và kỹ năng để góp phần làm nội dung thêm phong
phú.
Và đặc biệt nhất chính là bạn, những người đã luôn ngày đêm ủng hộ chúng
tôi. Bạn chính là động lực để chúng tôi có thể viết nên những quyển Ebook
này. Bên cạnh quyển Quản lý chi phí Dự án trong giai đoạn thi công Xây
dựng, chúng tôi đã ra mắt và đang biên soạn 8 cuốn Ebook khác giúp cho Kỹ
sư xây dựng có thể cải thiện được kỹ năng của mình để đạt hiệu quả cao
nhất trong công việc.
Cuốn sách này được viết trên trải nghiệm cá nhân và đã ứng dụng mang lại
hiệu quả rất nhiều cho Doanh nghiệp cũng như những học viên trong Khóa
Huấn luyện Kỹ sư QS. Vậy nên, cũng không thể nào tránh khỏi những thiếu
sót, rất mong nhận được đóng góp từ các bạn để có được phiên bản tốt hơn
trong những lần tới.

Nếu bạn thấy cuốn sách này hữu ích, đừng ngần ngại chia sẻ cho những
người bạn của mình để cùng nhau xây dựng cộng đồng Kỹ sư tri thức và
giàu kỹ năng.
Có bất kỳ ý kiến đóng góp nào, xin các bạn vui lòng gửi về cho chúng tôi theo
thông tin dưới đây
• Email: ngheqs@gmail.com
• Hotline: 0983.234.949
• Fanpage: Huỳnh Nhất Linh
Đội ngũ Công ty Cổ Phần Đầu tư Nhất Nghệ chân thành cảm ơn sự đóng
góp của bạn.
Vì sứ mệnh NÂNG TẦM XÂY DỰNG VIỆT xin hãy cùng chung tay.

2. Chương 11: Giới thiệu về tác giả và Nhất Nghệ

GiỚI THIỆU VỀ NHẤT NGHỆ

Cảm nhận của đối tác, học viên khi tham gia các chương trình của Nhất
Nghệ, ngoài ra có thể tham khảo thêm tại kênh Fanpage hoặc Youtube
Huỳnh Nhất Linh

Các Ấn phẩm sắp ra mắt bộ sách Kỹ năng tự học cho người Xây dựng

MỤC LỤC
LỜI TÁC GIẢ ................................................................................................. 4
1. Chương 1: Đặt vấn đề................................................................................ 8
1.1. Các sai lầm thường gặp trong công tác quản lý chi phí ........................ 9
1.1.1. Không có kế hoạch hoặc kế hoạch không phù hợp. ....................... 9
1.1.2. Có lập kế hoạch nhưng lại không tập trung quản lý theo kế hoạch. 9
1.1.3. Không xem trọng thực sự ............................................................. 10
1.1.4. Thiếu kiến thức ............................................................................. 10
1.1.5. Nghĩ ngắn hạn .............................................................................. 10
1.1.6. Không đo đếm bằng con số .......................................................... 11
1.1.7. Không biết cách tổ chức dữ liệu ................................................... 11
1.1.8. Không có hệ thống – quy trình quản lý ......................................... 12
1.1.9. Không chịu thay đổi ...................................................................... 12
1.2. Thực trạng về công tác đào tạo về quản lý chi phí. ............................ 12
1.3. Ai là người được quản lý chi phí:........................................................ 13
1.4. Tình hình chung tại các Dự án xây dựng. ........................................... 14
1.5. Quản chi phí là quản lý cái gì? ........................................................... 15
1.6. Các cấp độ quản lý chi phí ................................................................. 16
1.7. Làm thế nào để quản lý tốt chi phí ...................................................... 18
2. Chương 2: Câu chuyện nghề nghiệp ....................................................... 19
2.1. Học ở trường...................................................................................... 19
2.2. Những ngày đầu mới ra trường .......................................................... 19

2.3. Tính khối lượng và lập dự toán .......................................................... 20
2.4. Đam mê học tập nâng cấp bản thân ................................................... 20
2.5. Phần mềm cùi bắp ............................................................................. 21
2.6. Biệt danh Nhất Linh QS ...................................................................... 23
2.7. Nỗi khổ của Sếp ................................................................................. 23
3. Chương 3: Những việc mà một người làm quản lý chi phí phải thành thạo.
..................................................................................................................... 25
3.1. Giai đoạn 1- Khởi tạo: Đây là giai đoạn lập kế hoạch ......................... 26
3.1.1. Kế hoạch tiến độ ........................................................................... 27
3.1.2. Kế hoạch Ngân sách – kế hoạch chi phí ....................................... 29
3.1.3. Kế hoạch dòng tiền: Sản lượng (Doanh thu) – chi phí .................. 34
3.1.4. Kế hoạch thanh toán A&B: Kế hoạch thực thu và thực chi ........... 37
3.1.5. Kế hoạch cung ứng nguồn lực: Nhân lực, máy móc thiết bị, nhà
thầu ........................................................................................................ 39
3.1.6. Kế hoạch phối hợp cung ứng tổng thể: Trình mẫu, biện pháp thi
công, Nhà thầu, bản vẽ … ...................................................................... 41
3.1.7. Kế hoạch quản lý thông tin. .......................................................... 44
3.2. Giai đoạn 2 – Thực thi - Quản lý tiến trình: ......................................... 46
3.2.1. Quản lý và tính toán khối lượng .................................................... 48
• Tính toán và quản lý là 2 chuyện hoàn toàn khác nhau .................... 48
• Ma trận khối lượng – đẳng cấp của một người tính khối lượng......... 49
• Tổ chức dữ liệu, điều chúng ta không được dạy và không làm nhưng
lúc nào cũng chịu ảnh hưởng. ................................................................ 49

• Tư duy của một người tính khối lượng.............................................. 50
• Sợ nhất không phải tính và quản lý khối lượng mà là thứ này .......... 50
3.2.2. Lập dự toán giá thành................................................................... 52
• Nếu bạn không biết lập dự toán. ....................................................... 52
• Dự toán không phải chỉ để lập dự toán ............................................. 52
• Các loại dự toán................................................................................ 53
• Cấu trúc dự toán chi phí.................................................................... 53
• Dự toán chỉ là dự toán ...................................................................... 55
• Một dự toán bài bản và đẳng cấp...................................................... 55
3.2.3. Quản lý hao hụt vật tư .................................................................. 56
• Tại sao phải quản lý hao hụt vật tư? ................................................. 56
• Không quản lý được hao hụt vật tư, bạn sẽ mất gì? ......................... 56
• Hao hụt vật tư có liên quan đến chất lượng Xây dựng: ..................... 57
• Hao hụt vật tư không phải chỉ là trách nhiệm của người quản lý chi
phí. ......................................................................................................... 57
• Hao hụt vật tư khác với sự mất mát .................................................. 57
• Các sai lầm và giải pháp? ................................................................. 58
3.2.4. Quản lý cung ứng – mua sắm ....................................................... 59
3.2.5. Tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu phụ, nhà cung cấp. ..................... 60
3.2.6. Tìm kiếm và trình mẫu. ................................................................. 63
3.2.7. Quản lý hợp đồng – Thanh toán ................................................... 64
3.2.8. Quản lý ngân sách dự án.............................................................. 68

3.2.9. Quản lý phát sinh - EOT ............................................................... 70
• Phát sinh – Từ ngữ ám ảnh người xây dựng .................................... 70
• EOT – Extension of time: Gia hạn thời gian hoàn thành ................... 72
3.2.10. Quản lý TÀI CHÍNH – DÒNG TIỀN ............................................. 74
3.2.11. Tối ưu hóa chi phí với VE (Value Engineering) ........................... 76
3.1. Giai đoạn 3: Bàn giao – Kết thúc dự án. ............................................. 77
4. Chương 4: Những kỹ năng cứng tối thiểu ................................................ 80
5. Chương 5: Những kỹ năng mềm nếu không biết không thể làm tốt được 81
6. Chương 6: Điều Sếp cần - Nắm được chi phí để ra quyết định................ 82
7. Chương 7: Hãy nói chuyện với nhau bằng con số mới là đẳng cấp. ........ 83
8. Chương 8: Quyền lực của người làm quản lý chi phí ............................... 84
9. Chương 9: Công cụ gợi ý, tài liệu tham khảo ........................................... 85
9.1. Các công cụ mà bạn nên sử dụng trong công việc ............................. 86
9.2. Các tài liệu tham khảo ........................................................................ 87
10. Chương 10: Lời kết ................................................................................ 88
11. Chương 11: Giới thiệu về tác giả và Nhất Nghệ ..................................... 90


Nhatnghe - Ebook-QUAN LY TAI CHINH CHI PHI XAY DUNG

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Nhatnghe - Ebook-QUAN LY TAI CHINH CHI PHI XAY DUNG

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 1

Huỳnh Nhất Linh - Nhà đào tạo, Tư vấn và Huấn luyện Kỹ sư QS

HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG

TRONG GIAI ĐOẠN THI CÔNG

PHẦN 1: PHẦN CĂN BẢN

Sách Kỹ năng tự học dành cho Kỹ sư Xây dựng

Phát hành lần thứ 1

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 2

Những cuốn ebook kỹ năng khác bao gồm:

1 - Báo cáo quản lý chi phí dự án Xây dựng

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 3

Chào bạn, những người làm nghề Xây dựng.

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 4

• Quản lý dòng tiền Sản lượng/ Chi phí

Vì sự thành công của bạn.

Mọi ý kiến của bạn xin gửi về:

Fapage: Huỳnh Nhất Linh

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 5

Với mong muốn lớn nhất của tác

Tư duy quan trọng mà người quản lý chi phí cần biết

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 6

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 7

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 8

1.1.1. Không có kế hoạch hoặc kế hoạch không phù hợp.

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 9

1.1.4. Thiếu kiến thức

1.1.5. Nghĩ ngắn hạn

Dự án không đạt chất lượng => mất tiền

Dự án không an toàn => Mất tiền

Dự án không đúng tiến độ => Mất tiền

Dự án gặp sự cố => Mất tiền

Công ty mất uy tín => Mất rất nhiều tiền

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 10

1.1.6. Không đo đếm bằng con số

1.1.7. Không biết cách tổ chức dữ liệu

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 11

Phối hợp tốt giữa các cá nhân và bộ phận trong dự án

1.1.8. Không có hệ thống – quy trình quản lý

1.1.9. Không chịu thay đổi

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 12

Việc học chủ yếu từ SAI – RÚT KINH NGHIỆM – ĐÚNG.

1.3. Ai là người được quản lý chi phí:

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 13

Chưa kể quản lý chi phí cũng có nhiều cấp độ:

1.4. Tình hình chung tại các Dự án xây dựng.

• Không được giao nhiệm vụ quản lý chi phí.

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 14

• Thiếu niềm tin do không biết công cụ quản trị.

1.5. Quản chi phí là quản lý cái gì?

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 15

1.6. Các cấp độ quản lý chi phí

EBOOK – QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN XÂY DỰNG – PHẦN CƠ BẢN 16

Cấp Cấp độ Cấp Cấp độ

Soạn thảo quy trình

Quản lý thanh toán A

Quản lý thanh toán nhà thầu

Tính toán và quản lý khối lượng dự án

Lập dự toán dự án Xây dựng

Quản lý hao hụt vật tư

Lập kế hoạch và quản lý tài chính

Lập kế hoạch và quản lý ngân sách

Lập và quản lý hồ sơ mời thầu