01

Lesson #5:

Journalizing
YTISREVINU OAVAD ED OENETA

and Posting to
Ledger
 Importance
02

Definition of Terms

PRESENTATION Discounts

OVERVIEW Chart of Accounts

Examples of Journalizing

Adjusting Entries

Journals

Ledgers

Comprehensive Example

KEY TOPICS
Importance of and
Journalizing Posting to ledger

Aim: to record the economic

impact of transactions on the firm

in a journal, which is a form that

facilitates transfer to the

accounts
 Importance of Journalizing and Posting to Ledger

Journalizing
journalizing

Diri nimo makita kung unsa ba na transactions

ang nahitabo sa isa ka adlaw. Kung naka halin
baka, nagpautang o nanguntang ka, tanan naa
dinhi-a ang detailed explanation.

Importante ang pag journal sa tanan

transactions para naa kay records sa tanan
kay kining naa sa journal, ginagamit ni siya sa
sa third step, ang posting to the ledger.
Importance of and
Journalizing Posting to ledger

Aim: to transfer the information

from the journal to ledger for

classification
Importance of Journalizing and Posting to Ledger

Posting to Ledger
p o s t i n g t o l e d g e r

Ang ledger kay ang pag classify nimo sa

mga transactions kung asa ba na sha kung
sales, accounts receivable, or expense ba
na siya. Ginagamit nimo ni siya ang ledger
sa pagbuhat ug financial statements.

Kung unsa ang debit sa journal, mao pud

sa ledger, ug unsa ang credit sa journal
mao ra pud sa ledger.
Definition of Terms
 journal
base sa 'actual accounting system', diri una gina record and mga inpormasyon sa mga

transaction - tungod ani ginatawag sad ni ug 'book of the original entry'

General Journal
&
Special Journals
GENERAL JOURNAL
ginagamit ni aron i-record ang mga:

Entries na dili or wala ginarecord sa special journals

Correcting Entries o mga entries na gina buhat aron matama ang mga na entrada sa ni-
aging tuig

Adjusting Entries o mga entries na ginabuhat aron mo balanse ang nagamit na 'expenses'
sa nagasto na kwarta pambayad sa parehong 'expenses' sa kahumanan sa bulan.

Reversing Entries. Mga entrada na ginabuhat sa pagsugod sa bulan, kinahanglan ni aron

ma baliktad o mareverse ang mga 'adjusting entries' sa ni aging bulan.

Closing Entries. Mga entrada sa katapusan sa bulan. Kinahanglan ni aron ma ZERO o

mawala ang balanse sa revenue, expenses, ug mga withdrawals. Dpata kini buhaton aron

ang mga balanse sa revenue, expenses, ug withdrawals kay dili ma dala sa sunod tuig.
 GENERAL JOURNAL
PETSA

Nov 5 Sales Returns and Allowances (420) 1,000

Accounts Receivable - Customer 1 (120) 1,000
To record returned goods by customer
KANTIDAD
MGA ACCOUNT
TITLES
 chart of accounts

Source: Cooperative Development Authority

Link: https://cda.gov.ph/memorandum-circulars/mc-2016-06-revised-standard-chart-of-accounts-for-cooperatives/
Definition of Terms

SPECIAL JOURNAL
ginagamit ni sa pagrecord sa mga recurring transactions o mga kanunay nga mga

transakyon aron bagabot sa genral ledger ang balance na lang na naa sa journal ang

ibutang

mga sagarang ginagamit na journals kay, sales journal, purchases journal, cash receipts

journal, ug cash disbursements journal.

Definition of Terms

SALES JOURNAL
para kini sa pagrecord sa mga halin sa giutang na produkto sa customer

PURCHASE JOURNAL
Para ni sa pagrecord sa mga kinumpra nga produkto sa mga supplier

CASH RECEIPTS JOURNAL

Para ni sa pagrecord sa tanang transaksyon sa pagdawat ug kwarta

Kasagarang grupo: cash sales, collection from customer on account, ug cash from other

sources

CASH DISBURSEMENT JOURNAL

Para ni sa pagrecord sa tanang transaksyon sa paggasto o paggawas ug kwarta sama sa

mga purchases o pagbayad ug utang sa supplier.

 SALES JOURNAL
PETSA

KANTITAD

TOTAL
MGA PANGALAN
SA CUSTOMER
PURCHASE JOURNAL
CASH RECEIPTS JOURNAL
CASH DISBURSEMENT JOURNAL
LEDGERS
l e d g e r s

Definition of Terms

General Ledger

Diri gina record ang mga balanse sa kada journal.

Ang pagrecord sa ‘accounts’ ani nga ledger kay pareho sa pagkasunod-sunod sa

chart of accounts.
GENERAL LEDGER
Definition of Terms

SUBSIDIARY LEDGER
Diri na ledger gina record ang mga ‘supporting details’ sa mga account sa general

ledger sama sa Accounts Receivable nga account, dili makita sa general ledger

kung pila ka customer ang naay utang ug kung pila ang ilang utang kay kini na

mga impormasyon makita sa subsidiary ledger.

Ang duha nga kasagarang ledger kay:

Accounts Receivable Subsidiary Ledger

Accounts Payable Subsidiary Ledger

Definition of Terms

ACCOUNTS RECEIVABLE SUBSIDIARY LEDGER

Diri makita ang mga impormasyon sa mga utang sa kada customer

Gina han-ay kini sama sa alphabetical order kada customer. Ang balanse sa utang

sa tanang customer ani nga ledger kay dapat pareho sa balanse sa “Accounts

Receivable” sa general Ledger.

ACCOUNTS PAYABLE SUBSIDIARY LEDGER

Diri makita ang mga impormasyon sa mga gi-utang sa inyong business sa mga

supplier.

Gina han-ay kini sama sa alphabetical order kada supplier. Ang balanse sa utang

sa inyong business sa tanang supplier ani nga ledger kay dapat pareho sa balanse

sa “Accounts Payable” sa general Ledger.

ACCOUNTS RECEIVABLE
SUBSIDIARY LEDGER
ACCOUNTS PAYABLE
SUBSIDIARY LEDGER
 DISCOUNTS 11

TRADE CASH
DISCOUNT DISCOUNT
Purpose: Bulk buying Purpose: Prompt Payment

Invoice: Displayed vs Invoice: NOT Displayed

Journal Entry: NO Entry
Journal Entry: Journalized
Buyer:
Purchase Discount (Credit)
Seller:
Sales Discount (Debit)
 DISCOUNTS 11

Cash Discounts

credit terms: "2/10, n/30"

Discount

Can be availed within

this number of days

Period Payable
 ASSETS LIABILITIES
Debit Credit Debit Credit

increase decrease decrease increase

REVENUE EXPENSES

Debit Credit Debit Credit

decrease increase increase decrease

JOURNALIZING
COMMON TRANSACTIONS

Pagbili ng Asset Gamit ang Cash

Asset XX

Cash XX
JOURNALIZING
COMMON TRANSACTIONS

Pagbili ng Asset sa Pamamagitan ng Utang

Asset XX

Accounts Payable XX
 JOURNALIZING
COMMON TRANSACTIONS

Pagbili ng Asset sa Pamamagitan ng Cash at Utang

Asset XX

Cash XX

Accounts Payable XX
JOURNALIZING
COMMON TRANSACTIONS

Pagbayad ng Utang

Accounts Payable XX

Cash XX
JOURNALIZING
COMMON TRANSACTIONS

Pagbayad ng Expenses

Expense XX

Cash XX
JOURNALIZING COMMON
MERCHANDISINGTRANSACTIONS

Pagbili ng Inventory

Purchases XX

Cash/Accounts Payable XX
JOURNALIZING
MERCHANDISINGTRANSACTIONS

Pagbayad ng Purchases (on account)

Accounts Payable XX

Cash XX
JOURNALIZING
MERCHANDISINGTRANSACTIONS

Pagbayad ng Purchases (on account) na may

kasamang Discount
Accounts Payable XX

Purchase Discount XX

Cash XX
JOURNALIZING
MERCHANDISINGTRANSACTIONS

Pagsauli ng Inventory

Purchase Returns & Allowances XX

Purchases XX
JOURNALIZING
MERCHANDISINGTRANSACTIONS

Cash Sales

Cash XX

Sales XX
JOURNALIZING
MERCHANDISINGTRANSACTIONS

Sales on Account

Accounts Receivable XX

Sales XX
JOURNALIZING
MERCHANDISINGTRANSACTIONS

Sales with Discount

Cash
XX (discounted amount)

Sales Discount XX (discount)

Sales XX (Invoice Price)

ADJUSTING ENTRIES:
ENTRIES/ADJUSTMENTS MADE AT THE END OF THE PERIOD

ACCRUALS
Accruals - naunang naganap ang transaction bago ang bayad
Accrued Expenses - expenses na nagamit na pero di pa nababayaran

Accrued Revenue - nanunang magpadala ng proukto bago nakatanggap ng

bayad

DEFERRALS
Deferrals - pag-recognize ng mga transaction "in advance"
Prepaid Expense (Assets) - pagbayad "in advance" ng expenses na di pa

nagagamit
Unearned Revenue - pagtanggap ng bayad "in advance" nang di pa

nakakapag-render ng serbisyo o nakakapagpadala ng produkto

ADJUSTING ENTRIES
ACCRUALS

Accrued Expense
Example: Utility Expenses
Nung January 30, nakatanggap ang business ng electricity bill galing sa Davao Light
para sa buwan ng Enero sa halagang P5,000. Binayaran ang Bill nung February 1.

Entry pagkatanggap ng Bill: Entry matapos bayaran ang Bill:

Jan. 30 Utilities Expense 5000 Feb. 1 Utilities Payable 5000

Utilities Payable 5000 Cash 5000
ADJUSTING ENTRIES
ACCRUALS

Accrued Revenue
Example:
Nung January 1, nakabenta ang business ng mga produkto sa halagang P5000.
Binayaran ang halagang ito nung January 15.

Entry pagkabenta ng produto Entry pagkatanggap ng bayad:

Jan. 1 Accoounts Receivable 5000 Jan. 15 Cash 5000

Sales 5000 Accoounts Receivable 5000
ADJUSTING ENTRIES
DEFERRALS

Prepaid Expense (Asset)

Example: Prepaid Rent
Nung January 1, nagbayad ng 1 month advance at 2 months deposit na renta ang
business sa halagang P15,000 (o P5,000 na renta kada buwan).

Entry pagkabayad ng Renta Entry at the end of the Period

Jan. 1 Prepaid Rent 15000 Jan. 31 Rent Expense 5000

Cash 15000 Prepaid Rent 5000
ADJUSTING ENTRIES
DEFERRALS

Unearned Revenue (Liability)

Example:
Nung January 1, nakatanggap ang business ng P5000 bilang kabayran sa mga
produktong ipapadala pa lamang sa January 15.

Entry pagkatanggap ng Bayad Entry pagka-deliver ng mga Produkto

Jan. 1 Cash 5000 Jan. 15 Unearned Revenue 5000

Unearned Revenue 5000 Sales 5000
ADJUSTING ENTRIES
DEPRECI ATI ON

Depreciation Expense XX
Accumulated Depreciation XX

Computation: Straight Line Method

Depreciation Expense = (Cost of Asset - Salvage Value) / Useful Lfe

Example:
Bumili ang business ng delivery truck sa halagang P240,000. Ito ay may useful life na 10
years.
Annual Depreciation = 240,000 / 10 Monthly Depreciation = (240,000 / 10) / 12
= 24,000 = 2,000
comprehensive example
 comprehensive example:

Journal Entries

Dec. 1 Purchased merchandise inventory from Supplier

1, worth P50,000 on account, 1/15, n/30.
 comprehensive example:

Journal Entries

Dec. 1 Bought a new delivery truck amounting to P240,000

using cash. The useful life of the truck is 10 years.
comprehensive example:

Journal Entries

Dec. 5 Returned defective inventories worth P5,000.

 comprehensive example:

Journal Entries
Dec. 8 Sold merchandise inventory to customer A amounting
to P30,000 on account, 2/10, n/30.
 comprehensive example:

Journal Entries
Dec. 10 Sold merchandise inventory to customer B amounting
to P45,000 on account, 2/10, n/30.
comprehensive example:

Journal Entries
Dec. 14 Paid the purchases for December in full.
comprehensive example:

Journal Entries

Dec. 15 Cash Sales from Dec 1-15 amounted to P150,000.

 comprehensive example:

Journal Entries

Dec. 16 Received returned goods from customer A worth P5,000.

comprehensive example:

Journal Entries

Dec. 19 Received the full payment from customer A.

comprehensive example:

Journal Entries

Dec. 20 Received the full payment from customer B.

comprehensive example:

Journal Entries
Dec. 31 Paid the following expenses:
Utilities 36,000
Repairs and Maintenance 16,000.
 comprehensive example:

Journal Entries
Dec. 31 Depreciation of Transportation Equipment (Accrual)
comprehensive example:

Journal Entries

Purchase Journal
comprehensive example:

Journal Entries

Sales Journal
comprehensive example:

Journal Entries

Cash Receipts Journal

comprehensive example:

Journal Entries

Cash Disbursement Journal

comprehensive example:

Journal Entries

General Journal
comprehensive example:
Subsidiary Ledger

Accounts Receivable Subsidiary Ledger

comprehensive example:
Subsidiary Ledger

Accounts Payable Subsidiary Ledger

comprehensive example:
Ledger
Assets
comprehensive example:
Ledger

Liabilities
comprehensive example:
Ledger
Expenses
comprehensive example:
Ledger

Contra-Expense
comprehensive example:
Ledger

Revenue
comprehensive example:
Ledger

Contra-Revenue
 THANK
YOU!
YTISREVINU OAVAD ED OENETA